Uso de CA ClarityTM PPM para la gestión de la cartera de

INFORME:
Gestión de la cartera de aplicaciones | Febrero de 2012
Uso de
CA Clarity PPM
para la gestión
de la cartera de
aplicaciones (APM)
TM
David Werner
Gestión de carteras y servicios de CA
agility
made possible™
Gestión de la cartera de aplicaciones
índice
Resumen ejecutivo 3
Sección 1:
Demasiadas aplicaciones
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Redundantes, infrautilizadas y obsoletas
Ralentizan la empresa
No están alineadas con su estrategia de TI
¿Por dónde empezar?
Sección 2:
Inventarios y evaluaciones
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Un inventario preciso
Establecimiento del valor de negocio
Determinación del estado técnico
Proceso de 10 pasos
Ampliación de los esfuerzos en APM
Sección 3: 8
Transformación de la cartera de aplicaciones
Mejor alineación con la empresa
Estrategia para trasladarse a la nube
Disponibilidad de recursos mejorada
Costes reducidos
Sección 4: Conclusión
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Gestión de la cartera de aplicaciones
resumen ejecutivo
Reto
Con el tiempo, las empresas acumulan un amplio surtido de aplicaciones. En la actualidad, es posible que alguna
de ellas sea redundante, esté infrautilizada o se haya quedado obsoleta. Además, puede que algunas no cumplan
las políticas o no estén alineadas con las direcciones de las plataformas estratégicas de la empresa. Otras pueden
estar complicando los procesos empresariales o, simplemente, no estar alineadas con las necesidades de la
empresa. La falta de gobernanza de dichas aplicaciones ralentiza a la empresa y aumenta los costes de TI.
El proceso de identificar las aplicaciones que se deben reducir o retirar puede parecer abrumador. Ya que el simple
hecho de realizar el inventario de las aplicaciones puede ser difícil, la perspectiva de transformar dicho inventario
de aplicaciones puede parecer inalcanzable.
Oportunidad
La gestión de la cartera de aplicaciones (APM) le proporciona información completa de sus aplicaciones. Gracias
a APM, puede pasar de tener un inventario de aplicaciones confuso y con información limitada de cada aplicación,
a tener un inventario definido con datos completos del valor de negocio y el estado técnico de cada una de ellas.
Gracias a las potentes capacidades de gestión de carteras de CA Clarity™ Project & Portfolio Management
(CA Clarity PPM), podrá analizar su inventario para tomar decisiones que transformen verdaderamente su cartera
de aplicaciones. Identificará las aplicaciones que debe optimizar, actualizar, retirar o mover a la nube.
Ventajas
¿Le gustaría liberar fondos para invertir en nuevos proyectos? ¿O quizás aligerar la carga de trabajo del personal
para que se puedan centrar en otras áreas? ¿Quiere tener una estrategia clara acerca de las aplicaciones que se
deberían mover a la nube?
Resultaría demasiado largo enumerar todas las ventajas que se derivan de transformar la cartera de aplicaciones.
Van desde la capacidad de tomar decisiones estratégicas hasta disminuir costes innecesarios inmediatamente.
APM le ofrece la capacidad de analizar su cartera de aplicaciones al inicio y mantenerla alineada con las
necesidades de su empresa y sus estrategias de TI sobre la marcha. Gracias a CA Clarity PPM para la gestión de la
cartera de aplicaciones (CA Clarity PPM para APM), puede mantener una cartera de aplicaciones que apoye de
forma eficiente a la empresa y que respete las estrategias y políticas de TI.
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Gestión de la cartera de aplicaciones
Sección 1:
Demasiadas aplicaciones
Es posible que su empresa ejecute tantas aplicaciones que le resulte difícil saber con seguridad si se les está
dando un uso óptimo o no, o incluso si son necesarias. Puede que algunas creen gastos generales innecesarios
e ineficiencias en el negocio. Sin embargo, no dispone del conocimiento del valor de negocio y del estado técnico de
las aplicaciones, lo que es necesario para hacer que la cartera sea más eficiente y se alinee mejor con la empresa.
Redundantes, infrautilizadas y obsoletas
Las aplicaciones se acumulan mediante adquisiciones y evolución técnica, y a lo largo del tiempo. Pueden formar
un panorama complejo de arquitecturas incoherentes que no cumplan las estrategias de plataforma o las políticas.
Es posible que el desconocimiento del número de aplicaciones y la falta de información acerca de su uso
e importancia para la empresa imposibilite progresar en su reducción. Todos los años se malgastan recursos de
hardware, tiempo del personal y tarifas de mantenimiento. Las inversiones y los recursos malgastados en estas
aplicaciones se podrían utilizar para nuevas iniciativas y áreas con poca financiación.
Ralentizan la empresa
Muchas aplicaciones antiguas están ralentizando la empresa debido a que no son compatibles con procesos
empresariales que requieren funcionalidades más sólidas o a que hay aplicaciones duplicadas que se utilizan para
funciones similares. Otras ralentizan la empresa literalmente debido a que su rendimiento no es el adecuado
o a que ofrecen poca disponibilidad. A menudo, la organización de TI no dispone de conocimientos acerca del
uso empresarial para identificar cómo se pueden modificar o reducir estas aplicaciones. Los mismos usuarios
empresariales muchas veces no disponen de suficientes perspectivas de la información como para entender cómo
se pueden optimizar dichas aplicaciones. Desde la perspectiva del rendimiento, puede que la organización de TI no
disponga de las herramientas de rendimiento de las aplicaciones que son necesarias para proporcionar métricas
adecuadas de comparación y evaluación del rendimiento.
No están alineadas con su estrategia de TI
Muchas de las aplicaciones no están alineadas con las políticas y estrategias de TI y, aun así, continúan
utilizándose. Hace falta una evaluación en profundidad para identificar las áreas en las que estas aplicaciones se
ejecutan en contra de sus estrategias. Es posible que resulte difícil argumentar que se deben cambiar o actualizar
esas aplicaciones sin disponer de estos conocimientos y sin un gestor de programas de APM objetivo que evalúe las
opciones y le ofrezca recomendaciones.
¿Por dónde empezar?
Controlar su cartera de aplicaciones puede parecer una tarea abrumadora. La recolección y la evaluación de datos
necesarias pueden ser desalentadoras. Afortunadamente, CA Clarity PPM ofrece una potente funcionalidad de
gestión de la cartera de aplicaciones y la flexibilidad de trabajar con las metodologías establecidas que elija o con
las suyas propias.
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Gestión de la cartera de aplicaciones
Sección 2:
Inventarios y evaluaciones
Cada empresa tiene su propia colección de aplicaciones. Del mismo modo, cada empresa debe realizar sus
evaluaciones propias y exclusivas de las direcciones estratégicas y el valor de dichas aplicaciones.
Un inventario preciso
Es posible que no disponga de una lista completa de las aplicaciones que tiene, en parte porque tal vez la
organización de TI no haya definido qué es una aplicación y qué no lo es. Se requiere recopilar un inventario preciso
de las aplicaciones antes de poder tomar cualquier decisión transformacional relacionada con la cartera.
El inventario debe incluir todos los datos relevantes sobre cada aplicación y debe permitir analizar las aplicaciones
de forma individual, por segmentos y en conjunto.
Establecimiento del valor de negocio
Se necesita un conocimiento en profundidad del valor de negocio de cada aplicación. Sin este conocimiento,
la organización de TI no puede tomar decisiones informadas sobre cómo optimizar las aplicaciones que utiliza la
empresa o sobre cuáles retirar. La evaluación completa del valor de negocio se obtiene recopilando datos de entrada
de varios temas que provenga de personas con diversos roles y puntos de vista. CA Clarity PPM permite recopilar
todas estas métricas y procesarlas para analizarlas desde varias perspectivas.
Determinación del estado técnico
Aunque el valor de negocio de una aplicación es el factor más determinante de la evaluación, el estado técnico
también se debe tener en cuenta. El estado técnico de la aplicación es, entre otras métricas, su calidad,
rendimiento, disponibilidad y adaptación estratégica dentro de la arquitectura. Su organización de TI ya cuenta con
mucha de esta información, pero obtener información de los diversos roles, como usuarios, gestores de aplicaciones
y personal de asistencia le proporcionará una visión más completa. Los informes de los sistemas de asistencia
como CA Service Desk Manager pueden identificar el tiempo utilizado en problemas y, por tanto, identificar el coste
real de propiedad. Además, las métricas de rendimiento se pueden extraer de herramientas como CA Application
Performance Management e importar a CA Clarity PPM.
CA Application Performance Management: Las métricas de CA Application Performance Management
proporcionan una evaluación más sólida del estado técnico, tanto en las evaluaciones iniciales como en la
gobernanza de aplicaciones continua. CA Application Performance Management le permite controlar y analizar las
transacciones de todo su entorno de TI, ya sea físico, virtual o en la nube, y a generar informes. CA Application
Performance Management y CA Clarity PPM para la gestión de la cartera de aplicaciones son una potente
combinación para transformar la cartera de aplicaciones.
Proceso de 10 pasos
Los siguientes 10 pasos proporcionan una vista de alto nivel de un proceso típico de APM con CA Clarity PPM. Puede
elegir entre muchas metodologías de APM establecidas, incluidas las de Gartner y Forrester. La flexible arquitectura
de CA Clarity PPM le permite utilizar cualquiera de ellas o crear una propia. Sin importar qué metodología utilice,
es probable que no difiera mucho de los 10 pasos aquí listados. CA Clarity PPM aceptará el proceso que elija y le
proporciona la capacidad de organización y la accesibilidad necesarias para que los distintos roles contribuyan en
el esfuerzo.
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Gestión de la cartera de aplicaciones
Paso 1: Designación de un gestor de programas de APM
Designar al gestor de programas de APM adecuado con el fin de que guíe el proceso es clave para que este esfuerzo
tenga éxito. Este gestor debe contar con la autoridad necesaria para liderar los esfuerzos y mantener la objetividad
y la perspectiva durante la evaluación y el análisis de la cartera. El gestor debe dar pie al debate sin intentar
persuadir hacia una resolución predispuesta. Estos son los criterios que se deben tener en cuenta para designar a un
gestor de programas de APM:
• Su puesto no debe estar más de dos niveles por debajo del director de TI (CIO)
• Afiliación a la oficina de gestión de proyectos (PMO) o a la arquitectura
• Amplia experiencia en tecnología
• Experiencia o conocimientos financieros
Paso 2: Definición de qué es una aplicación para la empresa
La organización de TI debe establecer la definición adecuada de aplicación para la gestión de la cartera de
aplicaciones. Las definiciones pueden variar según las necesidades empresariales, el panorama de aplicaciones
o, simplemente, las opiniones, pero hace falta una definición con la que trabajar a fin de crear el inventario.
A continuación le mostramos un ejemplo de definición de aplicación:
Aplicación: Ejecutable que proporciona asistencia directa a un proceso empresarial, ya sea mediante una interfaz
propia o como servicio empresarial mediante otra interfaz de usuario.
Paso 3: Realización de un inventario
Recopilar información relevante de todas las aplicaciones que cumplan la definición y reflejar los datos en
CA Clarity PPM, manualmente o mediante importación. Recopilar los datos en categorías predefinidas configuradas
en CA Clarity PPM, como, por ejemplo:
• Estado
• Proceso empresarial
• Fuente de adquisición
Recopilar conocimientos más profundos de las aplicaciones del inventario mediante encuestas a interesados que
pertenezcan a distintos roles para obtener diversas perspectivas acerca de cuestiones como las siguientes:
• ¿Quién es responsable de la aplicación?
• ¿Qué necesidad empresarial satisface dicha aplicación?
• ¿Qué aplicaciones similares satisfacen la misma necesidad empresarial?
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Gestión de la cartera de aplicaciones
Paso 4: Definición de las métricas de evaluación
Para tomar las decisiones necesarias a fin de transformar la cartera de aplicaciones, debe disponer de métricas
previamente acordadas sobre la toma de decisiones. Las metodologías de grupos como Gartner y Forrester tienen
sus propias sugerencias, pero la organización es quien debe determinar qué métricas darán mejores resultados para
las decisiones que hay que tomar. CA Clarity PPM admitirá cualquier métrica que elija. A continuación, se incluyen
ejemplos de los tipos de métricas clave que se utilizan a menudo:
• Valor de negocio
• Costes
• Beneficios
• Adaptación estratégica
• Estado técnico
• Calificación del distribuidor
Paso 5: Evaluación del valor de negocio
Evalúe varios roles de la empresa para recopilar sus puntos de vista sobre el valor de negocio de cada aplicación.
Recopile opiniones de roles como contribuidores particulares, gestores, analistas empresariales y gestores de
aplicaciones. A continuación, se incluyen ejemplos de preguntas acerca de cada aplicación para descubrir su valor
de negocio:
• ¿Por qué se introdujo la aplicación?
• ¿Hasta qué punto satisface esta aplicación las necesidades funcionales actuales?
• ¿Cómo están de contentos los usuarios con la aplicación?
Paso 6: Evaluación del estado técnico
El estado técnico de la aplicación es, entre otras métricas, su calidad, rendimiento, disponibilidad y adaptación
estratégica dentro de la arquitectura. Esta información se puede recopilar al entrevistar a integrantes de los
diversos roles, como usuarios, gestores de aplicaciones y empleados de asistencia. Las métricas de rendimiento
y calidad se pueden extraer de herramientas como CA Application Performance Management e importar
a CA Clarity PPM. A continuación, se incluyen algunos ejemplos de las métricas que se deben recopilar de cada
una de las aplicaciones para evaluar su estado técnico:
• Número de incidentes relacionados con la aplicación
• Costes asociados con la resolución de incidentes
• Disponibilidad
• Cumplimiento con las políticas y la estrategia de TI
Paso 7: Evaluación del riesgo
Desarrolle un perfil de riesgo para las aplicaciones que tenga en cuenta aspectos como la seguridad, la recuperación
ante desastres y la viabilidad del distribuidor. Es posible que se deba incluir el cumplimiento de las normativas,
la privacidad y otros asuntos según las necesidades de la empresa. Se puede personalizar un sistema de valoración
para el enfoque de la evaluación de riesgos y configurarlo en CA Clarity PPM.
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Gestión de la cartera de aplicaciones
Paso 8: Análisis de la cartera
Analice cada aplicación de la cartera según las métricas de evaluación. La sólida función de gestión de carteras
de CA Clarity PPM le ayudará a analizar cada aplicación de forma individual, dentro de los segmentos de la cartera
o como parte de la cartera en su totalidad. Además, la flexibilidad de CA Clarity PPM le permite trabajar con
recomendaciones analíticas de Gartner y Forrester, o con cualquier otra metodología.
Paso 9: Decisión de las acciones que se van a emprender
El gestor de programas de APM desarrolla varios escenarios de posibles acciones en función de los análisis de las
aplicaciones. Los escenarios deben incluir un resumen de los resultados esperados en caso de que se aplicara dicho
escenario, incluido el impacto en el presupuesto, el personal, las políticas y la estrategia. A continuación, el equipo
de gestión correspondiente debe revisar los escenarios y determinar cuáles deben llevarse a cabo. Las decisiones se
recopilan en CA Clarity PPM, donde también se les realiza un seguimiento.
Paso 10: Implementación de las decisiones
Las acciones que se han decidido a menudo generan nuevos proyectos de TI. Entre los proyectos típicos se incluyen:
• Migración de aplicaciones
• Retiro de aplicaciones
• Modernización de aplicaciones
Estos proyectos normalmente requieren el mismo tratamiento que cualquier otro proyecto de TI. Por tanto,
requieren planificación, asignación de recursos, coste, plan de distribución y otros componentes de proyecto.
Puesto que esta información ya se incluye en CA Clarity PPM es posible transformar rápidamente las decisiones en
proyectos que se pueden gestionar hasta su finalización con las capacidades de CA Clarity PPM.
Ampliación de los esfuerzos en APM
Para las organizaciones interesadas en esfuerzos de APM más sólidos y que vayan más allá de las funciones de
CA Clarity PPM, CA Technologies se ha asociado con Troux y otros proveedores con el fin de ofrecer soluciones más
amplias. Las soluciones pueden incluir la recopilación de datos y la elaboración de informes acerca de los posibles
impactos que tendrían los escenarios propuestos, así como comparaciones de métricas de calidad para posibles
actualizaciones. Estas soluciones de los partners pueden ayudarle a conseguir el nivel avanzado de gestión de la
cartera de aplicaciones necesario para su empresa.
Sección 3:
Transformación de la cartera de aplicaciones
Cada acción emprendida como resultado de las decisiones tomadas durante el proceso de APM beneficiará a la
cartera de aplicaciones y a la empresa. A continuación, se muestran algunas de las transformaciones que pueden
aportar estos cambios.
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Gestión de la cartera de aplicaciones
Mejor alineación con la empresa
La gestión de la cartera de aplicaciones le permite optimizar las aplicaciones que atiendan mejor a la empresa
o invertir en ellas, así como eliminar y consolidar aquellas que la ralentizan. El proceso de APM inicial alineará
la cartera con las necesidades de la empresa y su uso con las gobernanzas actuales lo mantendrá alineado.
Más adelante, la organización de TI será un mejor partner estratégico para la empresa al disponer de mayor
conocimiento del valor de negocio de las aplicaciones que gestiona. Además, la empresa será un mejor partner para
las iniciativas estratégicas de TI que afecten a las aplicaciones clave cuando se presenten datos exhaustivos de las
condiciones técnicas y del valor de negocio.
Velocidad y eficiencia mejoradas: La eliminación y la consolidación de aplicaciones que complican las prácticas
empresariales liberarán a la empresa de obstáculos e ineficiencias. La mejora o la sustitución de las aplicaciones
con problemas de rendimiento, calidad o disponibilidad aumentarán literalmente la velocidad de los procesos
empresariales. Casi todas las acciones que se tomen como resultado del proceso de evaluación de APM tendrán un
efecto positivo en el área de negocios.
Estrategia para trasladarse a la nube
Gracias a la adición de las métricas relacionadas con la nube a las evaluaciones de riesgos, de estado técnico y de
empresa, CA Clarity PPM proporciona un análisis para decidir qué aplicaciones de la cartera se pueden mover a la
nube. Las decisiones y los escenarios propuestos pueden incluir mover a la nube las aplicaciones o funciones que
cumplan los requisitos, así como recomendar que se tenga en cuenta moverlas a la nube en el futuro. Las
candidatas a la nube se pueden analizar con más detalle para obtener las ventajas, los inconvenientes y la
priorización al utilizar las capacidades de toma de decisiones de CA Clarity PPM. Como resultado, su organización de
TI puede crear una estrategia clara sobre qué aplicaciones se deberían mover a la nube, así como el momento y las
razones para hacerlo.
Disponibilidad de recursos mejorada
Las acciones emprendidas para eliminar y consolidar aplicaciones ayudan, en última instancia, a aumentar la
disponibilidad de los recursos de TI. Actualizar o sustituir aplicaciones problemáticas que requieran demasiada
atención del personal reducirá la carga de trabajo. La capacidad de los recursos de hardware, como servidores,
aumentará a medida que las aplicaciones se reduzcan o se muevan a la nube. Todo esto se suma a la disponibilidad
mejorada de recursos para su organización de TI; disponibilidad que se puede utilizar para nuevos proyectos
e iniciativas, o para áreas que requieran más atención.
Costes reducidos
Las aplicaciones eliminadas o reducidas como resultado del proceso de APM suelen tener asociados costes de
asistencia, mantenimiento e importe de licencia. Eliminar o reducir dichas aplicaciones conlleva rebajar dichos
costes. En algunas empresas, esta reducción de costes puede ser considerable. Se sabe que los clientes que utilizan
CA Clarity PPM para APM han ahorrado millones de dólares durante los primeros años.
ROI inmediato: A medida que los costes asociados con una aplicación se recopilan durante el inventario, se conoce
de forma inmediata la reducción de costes asociada con la eliminación o la reducción de dicha aplicación. Además,
se puede realizar el seguimiento del efecto financiero de todas las decisiones, de modo que se puede hacer un
informe del retorno de la inversión del esfuerzo de APM en cualquier momento.
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Gestión de la cartera de aplicaciones
Sección 4:
Conclusión
Controlar su cartera de aplicaciones puede parecer una tarea abrumadora. Sin embargo, el uso de CA Clarity PPM
para la gestión de la cartera de aplicaciones hace que esta tarea sea manejable y que aporte enormes ventajas
potenciales a la organización de TI y a la empresa.
La empresa puede obtener resultados que van desde el aumento de la eficacia de los procesos hasta la reducción
de los costes. La organización de TI obtendrá ventajas que van desde un aumento de la disponibilidad del personal
hasta una clara estrategia en la nube. No obstante, la principal ventaja de la gestión de la cartera de aplicaciones la
experimentarán tanto la empresa como la organización de TI, ya que las necesidades de ambos se alinearán mejor.
APM le ayuda a mantener una cartera de aplicaciones que puede asistir a la empresa de forma eficiente al tiempo
que cumple con las políticas y las estrategias de TI.
CA Technologies es una empresa de software y soluciones de gestión de TI
con experiencia en todos los entornos, desde el mainframe y los entornos
físicos hasta los virtuales y en la nube. CA Technologies gestiona los
entornos de TI y garantiza su seguridad, lo que permite a los clientes prestar
unos servicios de TI más flexibles. Los innovadores productos y servicios de
CA Technologies proporcionan la comprensión y el control fundamentales
para que las organizaciones de TI impulsen la agilidad empresarial.
La mayoría de las compañías que figuran en la lista Global Fortune
500 confían en CA Technologies para gestionar sus ecosistemas de TI
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