PR01A Protocolo para la implementación de Sistemas de Gestión (4)

PROTOCOLO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE
SISTEMAS DE GESTIÓN AREAS ADMINISTRATIVAS
FACULTAD DE
MEDICINA
CÓDIGO
PR-01A
VERSIÓN
01
FACULTAD DE MEDICINA
1
Objetivo
Brindar acompañamiento en la construcción e implementación de un sistema de gestión a las
diferentes dependencias o grupos de trabajo de la Facultad de Medicina, con el propósito de
identificar, definir e implementar los procesos asociados a cada área.
2
Alcance
El alcance del acompañamiento va desde la sensibilización del personal hasta la etapa de
implementación del sistema de gestión.
3 Metodología
Fase
Tema
1
2
3
Detalle
• Reunión con el líder de la dependencia o grupo de trabajo que se va a
intervenir, el coordinador de calidad, el profesional de apoyo y el
Asistente de Proyectos Decanato.
Sensibilización
• Explicación de la importancia de desarrollar el proyecto en su
al líder
dependencia, metodología, objetivos, alcance y alcance del proyecto
de implementación de sistema de gestión.
• Entrega de protocolo y firma de las partes como manifestación de
aceptación y compromiso con el proceso.
• Reunión del líder de la dependencia o grupo de trabajo con el
profesional de apoyo.
Reconocimiento • Identificación de los servicios o productos, usuarios, proveedores,
del area
personal involucrado, “¿quiénes somos?”, “¿para dónde vamos?”,
operaciones principales.
• Determinar el cronograma de trabajo (tiempos y actividades)
• Reuniones con todo el equipo de trabajo, apoyadas por profesionales
de sicología que realicen actividades que conduzcan a la apertura y
disposición al cambio (opcional).
Sensibilización • Explicación del proyecto y la metodología de implementación de
al equipo
sistema de gestión.
• Presentación del profesional de apoyo y explicación de las funciones y
responsabilidades de cada uno.
• Elección de un líder del Sistema de Gestión
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MEDICINA
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FACULTAD DE MEDICINA
Fase
Tema
4
Diagnóstico
5
Capacitación
6
Estructuración
7
8
9
10
11
Detalle
• Revisión de información preliminar, Estudios de Tasa Ocupacional,
tabulación de cuestionarios y encuestas, análisis del recurso humano
que participa.
• Elaboración de Informe de diagnóstico
• Socialización del diagnóstico con el líder y luego con el equipo de
trabajo
• Definición del plan de intervención con los ajustes relacionados con las
oportunidades de mejora identificadas en el diagnóstico, en compañía
con el líder.
Definición del cronograma de capacitaciones, según temas definidos por la
coordinación de calidad y acordados con el líder de acuerdo a las
necesidades evidenciadas en el diagnóstico
• Determinación de la plataforma estratégica deseada, (misión, políticas
y objetivos) en compañía con el líder y puesta a consideración del
equipo de trabajo completo.
Identificación de los procesos actuales
Identificación de la estructura orgánica actual
Basados en el concepto de Gestión por Procesos se realizara la:
• Construcción del Mapa de Procesos, subprocesos e interacciones
Diagramación
(Propuesta de mapa de procesos deseado para el Sistema de Gestión).
• Construcción de la estructura orgánica deseada para el Sistema de
Gestión
Levantamiento • Caracterización de los procesos definidos en la etapa anterior.
de Procesos
• Definición de la documentación necesaria para el Sistema de Gestión
• Implementación de la documentación transversal construida para las
áreas administrativas de la Facultad (control de documentos, control
de registros, acciones correctivas, acciones preventivas, producto y
Documentación
servicio no conforme y auditorias).
• Construcción de los manuales, procedimientos, flujogramas,
instructivos, formatos y demás documentación que se haya definido
como necesaria.
Determinación de los indicadores necesarios para medir el desempeño de
Definición
de
los procesos.
indicadores
Validación
•
Realización de pruebas de implementación con base a la
documentación construida con la participación del líder, el equipos de
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Fase
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Tema
Detalle
trabajo los usuarios y otras partes interesadas.
• Ajustes a documentación base.
• Implementación de la documentación Aprobada y demás definiciones
Implementación
del Sistema de Gestión.
• Validación y ajustes
Nota: El desarrollo de esta metodología está enmarcado en el modelo Gestión Por Resultados (GPR),
tomando como base conceptual el ciclo Planificar, Hacer, Verificar, Actuar referenciado en los
sistemas de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2008.
Es necesario aclarar que si bien se planten elementos conceptuales bajo la norma ISO 9001:2008 no
se busca la certificación por parte del ente certificador en los puntos de intervención.
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Requisitos por parte del área.
•
Disponibilidad horario de los funcionarios del equipo de trabajo para efectuar reuniones,
entrevistas, capacitaciones, construir y revisar documentación.
Disponibilidad y acceso a la información base para el profesional de apoyo.
Compromiso y aceptación del líder hacia el proyecto de implementación del Sistema de
Gestión.
Establecimiento de un Comité Operativo Interno que se reúna periódicamente.
Nombramiento de un líder del Sistema de Gestión.
•
•
•
•
5
Responsabilidades del profesional de apoyo
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Planificar las etapas de construcción e implementación del sistema de gestión en compañía
con el líder de la dependencia o grupo de trabajo.
Realizar el acompañamiento en la construcción de la documentación soporte del Sistema de
Gestión.
Hacer seguimiento a los compromisos emanados del Comité Operativo.
Apoyar la construcción de planes de mejoramiento
Apoyar la elaboración de indicadores y hacerles seguimiento hasta la etapa final del proceso.
Planeación y coordinación de auditorías internas.
Apoyo en la construcción del informe de la revisión por la dirección.
Efectuar reportes periódicos al Comité central de calidad de la Facultad.
Generar informes periódicos a la Coordinación de Calidad.
Observación: Las fases de la metodología pueden ser modificadas por consenso en el equipo
de calidad y puestos a consideración del líder del grupo de trabajo, dependiendo de los
requerimientos del área a intervenir.
Fecha Acuerdo
firma
Faber Andrés Gallego
Coordinador de Calidad
Medellín, 09 Septiembre de 2014
firma
Gloria Lucía Jiménez
Asistente Proyectos
Decanato
firma
firma
Carlos Palacio Acosta
Decano
Líder de la dependencia
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