Directiva N°14 Comisiones evaluadoras

DIRECTIVA DE CONTRATACION PUBLICA N° 14
RECOMENDACIONES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS COMISIONES
EVALUADORAS
1.- OBJETIVO DE LA DIRECTIVA
Mediante la presente directiva se busca establecer recomendaciones y orientaciones básicas, que
faciliten ci correcto funcionamiento de las comisiones evaluadoras designadas al amparo del artIculo 37
del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la icy N°
19886.
2.- CONCEPTO Y AMBITO DE APLICACION
El artIculo 37 del reglamento de la icy N° 19.886 dispone que las entidades licitantes debeirtn evaluar
los antecedentes que constituyen la oferta de los proveedores, a través de un análisis económlco y
técnico de los beneficios y los costos presentes y futuros dci bien y servicio ofrecido en cada una de las
ofertas.
Dicha norma reglamentaria precisa que en las licitaciones en las que la evaluación de las ofertas revista
gran complejidad y en todas aquelias superiores a 1.000 UTM, las ofertas deberán ser evaluadas por
una comisión evaluadora, de manera de garantizar ia imparcialidad y competencia entre los oferentes.
Lo anterior, en todo caso, no obsta a que dichas comisiones también puedan ser designadas en las
licitaciones inferiores al monto indicado.
Por iirtimo, de acuerdo a Ia citada disposición, la integracitin de Ia comisión evaluadora deberá set
publicada en el Sistema de Información de Compras y Contratacitin Piiblica, wv.mercadopublico.cl.
3.- INSTRUCCIONES Y RECOMENDACIONES BASICAS
3.1.- De la designacion de los integrantes de la comisión y de su composición:
3.1.1.- Para efectos de resolver la integracion de las comisiones evaluadoras, la autoridad
competente deberá tomar en cuenta las consideraciones profesionales y de probidad de sus potenciales
lntegrantes.
31.2.- Se recomienda estabiecer como requisito de composición de las comisiones, la circunstancia de
que la mayorIa de sus miembros, con la excepción de los asesores externos que las integren, hayan
aprobado, al menos en una oportunidad, la prueba de acreditación que efectha la Dirección
ChileCompra, y que tiende a certificar el nivel de conocimiento de los usuarios acerca de la normativa
de compras piiblicas y ci uso de la plataforma ww.mcrcadopublico.cl.
3.1.3.- Se recomienda que los miembros de las cornisiones evaluadoras sean designados con
anterioridad a Ia fecha de apertura de las ofertas. Dc esta manera, los integrantes de dichas
comislones podrán estar presentes durante el acto de apertura, lo que les permitirá resolver cuaiquier
cuestionamiento que surja de esa instancia.
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3.1.4.- La integración de la comisión evaluadora debe encontrarse sancionada a través de un acto
administrativo, dictado poe la autoridad competente, el cual deber publicarse en ci Sistema de
Inforrnación de Compras y Contratación Pi1blica, www.mercadopublico.cl.
3.1.5.- Dc acuerdo al artIculo 37 del reglamento de la ley N° 19.886, los miembros de la comisión
evaluadora no podrán tener conflictos de interés con los ofererites. Por ello, una vez designados, se
recomienda solicitar a todos los integrantes de la comisión la suscripción de declaraciones juradas en
las que expresen no tener conflicto de interés alguno en reiación a los actuales o potenciales
oferentes en ci respectivo proceso iicitatorio. En el evento de que un conflicto de interés solo se hiciese
patente con posterioridad a la apertura de las ofertas, y no ai momento de la designaciOn de la
comisiOn, el integrante afectado por dicho conflicto deber3 abstenerse de participar en la comisiOn,
debiendo poner en conocirniento de su superior jerilrquico la implicancia que le afecta, en ejercicio del
artIculo 62, N° 6, de la icy N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la AdministraciOn
del Estado, y del artIculo 12 de la ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos
administrativos que rigen los actos de los Organos de la AdministraciOn del Estado. En dicho evento, ci
funcionario que se hubiese abstenido deberá ser remplazado poe otro funcionario idóneo, enediante
acto administrativo dictado por la autoridad competente.
3.1.6.- Ni la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y PrestaciOn de
Servicios, ni su reglamento, contienen normas especIficas que regulen la composiciOn que debieran
tener las comisiones evaluadoras. A este respecto, el artIculo 37 del reglamento del citado cuerpo legal
sOlo se limita a indicar que las comisiones se integrarán por al menos tres funcionarios pOblicos,
internos o externos al organismo respectivo, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia
entre los oferentes. Sobre este particular, se recomienda que las comisiones evaluadoras se compongan
por un nümero impar de miembros, evinindose de ese modo la posibilidad de empates en las
decisiones de la comisión. En cuanto a la calidad jurIdica de los integrarites de la respectiva cornisiOn,
por regia general, aquéllos deberán ser funcionarios de planta o a contrata. Excepcionairnente, y de
manera fundada, podrán integrar esta cornisión personas contratadas a honorarios u otras personas
ajenas a la administracifln y siempre en un ntimero inferior a los funcionarios pOblicos que la integran.
Asimismo, en virtud del citado artIculo 37 del reglamento, la entidad licitante podni proveer a la
cornisiOn evaluadora de la asesorla de expertos de reconocido prestigio en las materias técnicas a
revisar en los procesos de licitaciOn.
3.1.7.- Al momento de su designaciOn, se recomienda otorgarle a la comisión un perfil heterogeneo en
su composición, apuntando a contar con profesionales no sOlo conocedores de los aspectos
admmistrativos y funcionales de la plataforma www.mercadopubiico.cl, sino que de los aspectos
técnicos y econOmicos. Ello, sin perjuicio de la posibilidad de requerir asesorIas externas, de
conformidad al ya mencionado artIculo 37 del reglamento.
3.1.8.- A fin de evitar prácticas contrarias a la probidad, deberá existir una clara distinción en Ia
asignación de roles y responsabilidades durante ei curso del proceso de compra. Dc este modo,
ci roi de integrante de la comisiOn evaluadora no debiera confundirse con ci de aquel funcionario que
elaborO las bases, ni con ci del asesor jurIdico de la comisiOn, ni con ci ml de la autoridad competente
quc debe adoptar la decisiOn de adjudicaciOn, ni menos adn con ci rol de los funcionarios encargados
de la administración de los contratos. Lo anterior quiere decir que los funcionarios destinados a cada
una de las funciones seflaladas, debieran ser personas distintas. SOlo de esa manera se logrará evitar que
un solo funcionario 0 Un reducido grupo de funcionarios, tenga una rnjemencia excesiva en las
decisiones de compra.
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3.1.9.- Con la misma finalidad, debiera evitarse, en la medida de lo posible, que un mismo funcionario
o un mismo grupo reducido de funcionarios, integre permanentemente las comisiones evaluadoras
relativas a una misma materia en particular. Dc esta forma, se impedirá una excesiva injerencia de
funcionario, o de ese grupo reducido de funcionarios, en las decisiones de compra que la autoridad
fmalmente adopte.
3.2.- Del funcionamiento de la comisión evaluadora:
3.2.1.- Las comisiones evaluadoras debieran funcionar en base a una estructura formal de trabajo. Dc
este modo, debieran sesionar en forma continua, con la asistencia de todos sus miembros, quedando
constancia escrita en actas del contenido de sus deliberaciones. Dichos documentos deberán ser
suscritos por todos los miembros de la comisiiin.
3.2.2.- Los miembros de la comisión evaluadora deben adoptar las medidas que aseguren el correcto
almacenamiento de los documentos que deben revisar en el ejerclcio de sus funciones. Entre otras
medidas, se sugiere Ilevar registros, enumerar los documentos y almacenar los documentos en forma
centralizada. Adems, debe implementarse un sistema de acceso limitado a dichos documentos, de
modo tal que aquellas personas que no pertenecen a la comisión no puedan acceder a ellos libremente.
3.2.3.- La confidencialidad de las deliberaciones de la comisión, durante ci periodo de evaluación, es
esencial para asegurar la integridad del respectivo procedimiento licitatorio. En ese marco, debiera
solicitarse a todos los integrantes de la comisión evaluadora la suscripción de una declaración jurada
que contenga un compromiso de confidencialidad en cuanto al contenido de las bases y a todas las
deiberaciones que se ileven a cabo durante el proceso de evaluación.
3.2.4.- Tal como lo dispone el artIculo 37 del reglamento de Ia Icy 19.886, los miembros de la comisión
evaluadora no podrân tener contactos con los oferentes, salvo a través del mecanismo de las
aclaraciones, las visitas a terreno establecidas en las Bases y cualquier otto contacto especificado en las
Bases
3.2.5.- Es fundamental que la comisión, durante el proceso de evaluaciôn, cuente con la colaboración
permanente de un asesor jurIdico. Dicho asesor deberá prestar asesorIa permanente en todas las
cuestiones de orden jurIdico que se susciten durante el proceso de evaluación. Con todo, sin perjuicio
de su labor de asesorla, no resulta recomendable que el asesor jurIdico integre formalmente la comisión
evaluadora, por cuanto ello harIa inviable el ejercicio de su labor de contraparte ante las decisiones de
dicha comisión.
3.3.- Del informe de evaluación:
3.3.1.- Debe tenerse en cuenta que la comisión evaluadora no es el órgano facultado para adoptar la
decisión final de adjudicación. Con todo, a la comisión le corresponde proponer la adjudicación a la
autoridad competente, la que deberá adoptar Ia decision final, a través de un acto administrativo
fundado. Tanto la resoluciOn que materialice la adjudicaciOn como la proposiciOn de adjudicaciOn,
contenida en un informe final de evaluación, deben encontrarse debidamente fundamentados en la
regulación contenida en Ia Icy N° 19.886 y su reglamento, asi como en las respectivas bases de
licitaciOn,
3.3.2.- La proposiciOn de adjudicación de la comisiOn debe contenerse en un informe completo y
fundado, suscrito pot todos los miembros de la comisiOn. En ci informe final de evaluaciOn debieran
detallarse, a lo menos, los siguientes aspectos:
1°) Las ofertas que fueron rechazadas al rnomento de la apertura y las razones para dicho rechazo;
2°) Los criterios y ponderaciones de evaluación utilizados en la revision de las ofertas (naturalmente,
dichos criterios y ponderaciones deben ser los mismos establecidos en las bases);
3°) Las ofertas que, fruto de la evaluaciOn, deben declararse inadmisibles, por no cumplir con los
requlsitos establecidos en las bases, debiéndose especificar los requisitos incumplidos;
4°) La asignaciOn de puntajes en cada criterio y las fOrmulas de cOlculo aplicadas para la asignaciOn de
dichos puntajes;
5°) La designaciOn expresa del proveedor o de los proveedores adjudicados, indicándose los puntajes
Finales tanto del adjudicatario como del resto de los oferentes;
6°) La propuesta de adjudicaciOn, dirigida a la autoridad facultada para adoptar la decisiOn.
3.3.3.- El informe debiera contener, adems, un análisis económico de los productos o servicios cuya
contrataciOn se licita, de tal forma de poder comparar los valores ofertados con otros que provengan de
licitaciones anteriores por otras entidades compradoras, o con una investigaciOn de mercado más
amplia, que pueda contener análisis de la realidad nacional e internacional.