dpe-pr-01 procedimiento plan de accion 05 sep

COPIA NO CONTROLADA
Código: DPE-PR-01
PROCEDIMIENTO PLAN DE ACCIÓN
Versión: 01
Fecha: 05 de Septiembre
de 2012
DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN -UNPPROPOSITO
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Contar con una herramienta gerencial, que a partir de la formulación de planes de acción, permita operativizar las
estrategias establecidas en los planes y programas que aborda la Unidad Nacional de Protección.
ALCANCE
Va desde el análisis de los instrumentos establecidos para formulación del Plan de Acción,
hasta la evaluación y el reporte de su cumplimiento a la Dirección General de la UNP
RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
RESPONSABILIDADES
Responsable de cada Subdirección de la UNP
Formular los planes de acción, de acuerdo a los compromisos institucionales y la
optimización de los recursos financieros, técnicos y administrativos.
Adoptar el plan de acción de la entidad, como un instrumento de programación y
control de proyectos, que permita alinear la gestión de cada Subdirección con la
planeación estratégica
de la entidad.
Subdirecciones de la UNP
Hacer seguimiento a los planes de acción de cada Subdirección
Ejecutar las Acciones preventivas, correctivas y de mejora que se identifiquen en
la revisión trimestral del plan de acción
DEFINICIONES
TERMINO
DEFINICIÓN
Acción Correctiva
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.
Acción Preventiva
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable
Actividad
Es el medio de intervención sobre la realidad secuencial e integrada de diversas acciones necesaria para alcanzar las metas y objetivos específicos de
un proyecto.
Plan De Acción
Un plan para tratar paso a paso el área específica de la institución o su programa que necesita mejoramiento. Este especifica quién estará envuelto con
cada paso, da un límite de tiempo y declara el modo de asegurar el progreso para el seguimiento continuo de las recomendaciones y las notaciones
Plan
Esquema o método de actuar o hacer o proceder, etc.; Esquema diseñado para lograr un fin, organización de un conjunto de tareas y recursos para
lograr un fin.; Un proyecto o propósito específico; Proyecto o curso de acción tentativo, conjunto de tareas o acciones previstas, esperadas, tentativas
Sireci
Sistema de Rendición Electrónico de la Cuenta e Informes
Producto
Conjunto de atributos tangibles e intangibles que pueden satisfacer las necesidades del mercado. El producto puede ser un bien físico, un servicio, una
idea, un lugar, una organización e, incluso, una persona.
Resultado
Efecto de una acción, de un hecho o de un cálculo.
Gestión
Todas aquellas actividades que en forma integral asume la organización con el propósito de obtener los objetivos y metas que a través del proceso de
planeación se ha propuesto
Indicador
Expresión cuantitativa o cualitativa de una variable que permite describir algún aspecto de la intervención y ayuda a valorar lo alcanzado en relación un
parámetro de referencia.
Estrategia
Planteamiento conjunto de una serie de pautas a seguir en cada una de las fases de un proceso, para el logro de una meta o fin propuesto
Meta
Objetivo global hacia el cual se prevé que contribuya una intervención.
Evidencia
Una evidencia (del latín, video, ver) es un conocimiento que se nos aparece intuitivamente de tal manera que podemos afirmar la validez de su
contenido, como verdadero, con certeza, sin sombra de duda.
CONSIDERACIONES GENERALES
Este plan de acción se debe realizar anualmente con la colaboración de cada Subdirección teniendo en cuenta que debe hacerse durante el primer semestre del año, ya que
los planes de acción que tenga la entidad deben estar alineados con la planeación del presupuesto.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
INTERNOS
Formato plan de acción
Guía para la elaboración del plan de acción
Actas de reuniones
Reporte de seguimiento del plan de acción
EXTERNOS
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Fecha: 05 de Septiembre de 2012
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QUÉ?
QUIÉN?
CUÁNDO?
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CÓMO?
DOCUMENTO SOPORTE
POR QUÉ / PARA QUÉ?
¿DÓNDE?
Inicio
1. Analizar la información de
entrada
para formulación del Plan de
Acción
2. Elaborar propuesta del plan de
acción para la vigencia
0
3. los planes de
acción se
ajustan a los
compromisos
institucionales?
4. Remitir los planes de acción
elaborados.
El responsable de cada
Subdirección con el apoyo de la
Oficina Asesora de planeación e
Información
El responsable de cada equipo con el apoyo de la Oficina
Para que todos los planes de
Se hace en los mimos tiempos en
Asesora de Planeación e Información debe realizar junto
acción de cada subdirección
que se hace en el anteproyecto de
Formato plan de acción y guía para la
con los integrantes de su grupo lectura de la Guía para la
queden en el mismo formato y En las oficinas de cada Subdirección
presupuesto, es decir en el primer
elaboración del plan de acción
elaboración del Plan de Acción y análisis del formato de
de esta forma quede
semestre del año.
Plan de Acción
parametrizado.
El responsable de cada
Subdirección con el apoyo de la
Oficina Asesora de planeación e
Información
Se hace en los mimos tiempos en
que se hace en al anteproyecto de
presupuesto, es decir en el 1
semestre del año.
Con base en los compromisos
institucionales (marco normativo, políticas, planes y
programas ) a los que aporte, debe elaborar el Plan de
Acción, para la vigencia correspondiente, según
directrices de la Dirección General, tomando como
referente lo establecido en la "Guía para elaboración del
Plan de Acción"
Después que se haya hecho la
propuesta del plan de acción de
cada Subdirección
Con base en la propuesta elaborada por las
Subdirecciones y los compromisos institucionales
establecidos y socializados por la Dirección General,
cada subdirector determina si la propuesta se ajusta o no
y procede a validarlo como compromiso de la
Subdirección con la Dirección de la entidad.
SI: Continua con la actividad 4
NO: Continua con la actividad 2
Subdirectores de la UNP
Jefes de Oficinas asesoras
Secretario General
Subdirectores de la UNP
Jefes de Oficinas asesoras
Secretario General
Cuando cada Subdirector haya dado
el visto bueno al plan de acción
Se remite los planes de acción elaborados por cada
presentado, en las fechas
Subdirección para la revisión y unificación por parte de la
establecidas por la Oficina Asesora
Oficina Asesora de planeación e Información
de Planeación e Información
Formato de propuesta de
Plan de Acción
Formato de propuesta de
Plan de Acción
Planes de acción de cada
Subdirección a ser avalados por la
Oficina Asesora de Planeación e
Información
Correo Electrónico
Para cumplir
consecuentemente todos los
pasos establecidos en la Guía En las oficinas de cada Subdirección
para elaboración del Plan de
Acción
Para que la cada Subdirector
avale lo propuesto en el plan
de acción
En las oficinas de cada Subdirección
Para que la oficina de
Planeación los sintetice y haga
el plan de acción de la Unidad
Oficina Asesora de Planeación e
Información
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2
SI
5. Se
necesitan
ajustes en los
planes de
acción
Jefe de la Oficina de Planeación e
Información
En el momento en el que la Oficina
de Planeación e Información
sintetiza los planes de acción de
cada Subdirección. en las fechas
establecidas por la Oficina Asesora
de Planeación e Información
Con base en los lineamientos y compromisos
institucionales la oficina de planeación determina en
términos de conveniencia y oportunidad si se
necesitan ajustes en los planes de acción elaborados
Si: Continua con la actividad 2
No: Continua con la actividad 6.
Jefe de la Oficina de Planeación e
Información
Se remite el plan de acción elaborado para validación y
aprobación de la Dirección. Una vez el plan de acción se
encuentre avalado por los
una vez se realicen los ajustes en el
responsables de grupo, subdirectores y la oficina de
plan de acción elaborado
planeación; ésta última deberá remitir el documento a la
Dirección General para la respectiva validación y
aprobación
Director de la Entidad
Una vez la Oficina de Planeación le
haya dado el último visto bueno al Revisa que el plan dela UNP esté acorde al plan nacional
plan de acción de la entidad y remita
de desarrollo y a la misión y visión de la Entidad
el documento a la Dirección
Jefe de la Oficina de Planeación e
Información
El funcionario de la Oficina de Planeación e Información,
con base en el plan de acción aprobado carga el Plan de
Acción para la vigencia
Antes del mes de Abril de cada año
correspondiente en la página web de la UNP y en SIRECI
(Sistema de Rendición Electrónico de la Cuenta e
Informes)
Plan de Acción UNP
Correo Electrónico
Para evitar posibles errores en
la elaboración del plan de
acción.
Oficina Asesora de Planeación e
Información
Para la aprobación por parte
del Director
Oficina del Director
Para que finalmente sea
avalado por la Dirección
Oficina del Director
Para que haya un registro
sistemático del avance del
plan de acción
Oficina Asesora de Planeación
No
6. Remitir el plan de Acción
elaborado
7. Validar y aprobar los planes de
acción
8. Cargar plan de acción en la
página web de la UNP y en SIRECI
(Sistema de Rendición Electrónico
de la Cuenta e Informes)
Plan de acción UNP
Oficio de entrega del plan de acción
UNP
Acta de reunión y plan de acción
Plan de acción registrado en la
plataforma del SIRECI
9. Implementar Plan de acción.
Subdirectores de la UNP
Jefes de Oficinas asesoras
Secretario General
Durante la el periodo fiscal del plan Implementando las estrategias establecidas en el plan de Registros de la implementación de las Para dar cumplimiento al plan
de acción
acción
estrategias
de acción de la UNP
UNP
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10. Realizar seguimiento de los
planes de acción.
Subdirectores de la UNP
Jefes de Oficinas asesoras
Secretario General
11. Generar informe sobre
ejecución y avance del plan de
acción
Responsable de cada Subdirección
de la UNP
12. Acciones
preventivas,
correctivas y de
mejora
Subdirecciones responsable
Trimestralmente
Cada responsable de área debe verificar que las
acciones pertenecientes a su Subdirección planteadas en
el plan de acción de la unidad , se estén cumpliendo
oportunamente, con base en las
tareas asignadas, de acuerdo a los tiempos estimados y
con la calidad
que cada una amerita.
Reporte de seguimiento
Para poder tener soportes de
seguimiento en el momento en
que cualquier entidad pública
lo requiera. Adicionalmente
para tomar las acciones
correctivas o preventivas que
lo ameriten
Todas las Subdirecciones
Trimestralmente
Cada Subdirección genera el informe sobre ejecución y
avance de los puntos que le pertenecen del plan de
acción, el cual es presentado al Comité Directivo de la
Unidad Nacional de Protección, según el orden del día.
Acta de Reunión comité
directivo, y reportes de seguimiento
de cada Subdirección
Para poder tener soportes de
seguimiento en el momento en
que cualquier entidad pública
lo requiera
Sala de juntas
En los meses siguientes antes de la Se analizan las causas del incumplimiento de las metas o
Dependiendo de las acciones
nueva revisión de metas del plan de
de los posibles riesgos detectados, continua con el
correctivas o preventivas Generadas
Acción de la UNP
procedimiento de acciones preventivas y correctivas
Para que quede evidencia que
si se siguieron las acciones
recomendadas por el Comité
Directivo
Todas las Subdirecciones
Fin
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