Orientaciones para el Éxito P A R T E VI CAPÍTULO 22 Reglas Prácticas para la Eficacia 1 Un Hábito se adquiere y se mantiene por intermedio de la repetición reiterada. Si alguien desea adquirir y/o perfeccionar un Hábito determinado, debe dividirlo en procedimientos ordenados y practicar cada procedimiento de la manera correcta, en el orden correcto, con Disciplina. Generalmente, un conjunto de procedimientos puede ser explicitado por Reglas prácticas y simples, sin pretensiones, capaces de permitir que cualquier persona –a pesar de la edad o del nivel de instrucción- adquiera nuevos Hábitos, por medio de la repetición disciplinada de esas Reglas prácticas. La Eficacia y su práctica deben ser un HÁBITO en la Organización Odebrecht. Para lo cual, cada Integrante de la Organización debe seguir siempre las siguientes REGLAS PRÁCTICAS PARA LA EFICACIA: 1. USO DEL TIEMPO – planear y administrar bien la distribución del tiempo disponible, que es el único recurso irrecuperable, identificando dónde y cuándo reside la Oportunidad. 2. ENFOQUE EN LA CONTRIBUCIÓN – dirigir la atención hacia una contribución significativa para los Demás, corrigiendo rápidamente los errores provenientes de sus Decisiones y transformándolos en Oportunidades para DECIDIR y ACTUAR mejor. ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia 3. TORNAR LAS FUERZAS PRODUCTIVAS – construir a partir de sus fuerzas, de las fuerzas de sus Compañeros de Trabajo, al igual que de la fuerza de las Circunstancias, formulándose continuamente la Pregunta: - ¿Qué resultado le prometí a mi Líder y negocié con él? 4.CONCENTRACIÓN EN LAS PRIORIDADES – focalizar su atención en los pocos Frentes en los cuales un buen Desempeño podrá producir grandes Resultados, orientando los esfuerzos para lograrlos. 5.TRANSFORMAR LA DECISIÓN EN RESULTADOS – tomar Decisiones, pocas pero fundamentales, que tengan significado para su Negocio, decidiendo y actuando sobre el Presente, al tiempo en que se mentaliza el Futuro. Después de haber observado atentamente esas Reglas prácticas, cualquier Persona terminará absorbiéndolas y, de esa forma, adquirirá el Hábito de la Eficacia, o sea, se convertirá en un Ser Humano eficaz. Las Reglas Prácticas señaladas son bastante simples. Para asegurar que sean bien comprendidas y evitar que el uso incorrecto de las mismas conduzca a la formación de Hábitos nocivos, es prudente discutirlas al detalle. 1. USO DEL TIEMPO 3 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia Un Negocio tranquilo es el que se fundamenta en un Programa de Acción formulado correctamente, cuyo Responsable planeó bien el USO de su propio TIEMPO y el de los demás. Es tranquilo, porque las Decisiones y Acciones ocurren en los momentos adecuados y generan los Resultados acordados. En un negocio que se planea de ese modo, son dispensables “heroísmos”, “vuelcos” y actos “dramáticos” destinados a “tapar pozos”. Al fin y al cabo, es la primera condición para el BUEN USO. La segunda condición para el buen uso del tiempo es contar con Profesionales altamente cualificados en un número estrictamente necesario. Aquí, la clave de Éxito reside en seleccionar al Profesional con el Perfil adecuado para realizar las tareas que deban ser delegadas. Esa medida debe seguir el eje Cliente Accionista e involucrar desde el Responsable de cada Centro de Resultados hasta los Representantes de los Accionistas. En el sentido Accionistas Cliente, empezando por los Representantes de los Accionistas, deberán partir diversos ejemplos para obtener Estructuras escuetas, como forma de reducir la pérdida de tiempo en interacciones inútiles que dificulten el logro de Resultados. 4 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia O sea, por ese motivo, de eliminar interacciones inútiles: debe respetarse el límite de tres Ámbitos en la Estructura Organizativa; y los Apoyos indispensables deben mantenerse al margen de la Línea. Es necesario estar alerta contra el uso abusivo del término Equipo. El trabajo en equipo no exige de ninguna forma para que sus Integrantes permanezcan reunidos todo el tiempo en un solo local. Trabajo en Equipo es el que cada uno sabe qué hacer por sí solo y cuyas acciones, integradas a las de los demás, conduzcan a los Resultados que el Equipo – en la correcta acepción de la palabra – haya acordado. Esa es la única y verdadera fuente de Sinergia. 2. ENFOQUE EN LA CONTRIBUCIÓN Determinado Responsable de Resultados es eficaz cuando se indaga permanentemente y encuentra la Respuesta correcta a la siguiente Pregunta: 5 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia - ¿Cómo puedo contribuir para mejorar los Resultados de mi Centro de Resultados, de mi Empresa y de mi Organización? El enfoque en la Contribución, tornado evidente por la Pregunta, es una de las claves de la Eficacia, pues contribuir es: identificar soluciones que deben ser transmitidas a Todos los demás que las necesiten; prever y preparar, hoy, las Decisiones que habrá que enfrentar mañana. El enfoque en la Contribución ofrece los cuatro requisitos básicos de Relaciones Humanas eficaces, pues abarca: : la Comunicabilidad; el auténtico trabajo en Equipo, traducido en el Espíritu de Equipo; el empeño con el autodesarrollo y el empeño con el Desarrollo de los Demás, el TODO. Para que suceda el enfoque en la Contribución, se necesita el Espíritu de Apertura; o sea: los Seres Humanos tienen que saber convivir con lo nuevo, oír distintas opiniones y decidir con base en lo que es correcto, manteniéndose alineado a la Visión de Futuro (Espíritu del Tiempo). La Comunicabilidad se vuelve posible y realmente fácil cuando el deseo de practicar el enfoque en la Contribución lleva al Líder a preguntarle al Liderado: 6 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia − ¿Cuál es la contribución que le puedo ofrecer para que usted pueda contribuir mejor con su Centro de Resultados, su Empresa y su Organización? − ¿Cuándo va a necesitar de mi contribución? - ¿De qué forma? En el caso específico de las Preguntas dirigidas al Liderado, cumple indagar: − ¿Qué podemos esperar de Usted? − ¿Cuáles son las contribuciones por las cuales debemos considerarlo Responsable? − ¿Cuál es el mejor uso para sus Virtudes, Conocimientos, Capacitaciones y Habilidades? Si esas peguntas se generalizan, inclusive entre los Apoyos, habrá realizado un auténtico trabajo en Equipo, sin necesidad de que sus Integrantes permanezcan “reunidos todo el tiempo”. El que se pregunte cómo puede contribuir se está preguntando a sí mismo: − ¿Qué Virtudes debo adquirir y/o desarrollar? − ¿Qué Conocimientos, Capacitación y Habilidades debo ampliar, para contribuir más y mejor? − ¿Qué Actitudes debo mudar? − ¿Qué Fuerzas debo tornar más productivas, para aumentar mi Desempeño en el trabajo? 7 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia − ¿Qué estándar de Desempeño debo establecer como Evaluación? Una Persona con Humildad y Coraje suficientes para formularse esas Preguntas es un Ser Humano responsable, involucrado y comprometido con su autodesarrollo. En la medida en que encuentre las Respuestas que busca y ejecute las acciones que esas Respuestas le exijan, estará ofreciendo el ejemplo e induciendo a los demás a desarrollar Comportamientos semejantes: en suma, contribuirá para que Todos se desarrollen. La Tecnología Empresarial Odebrecht tiene en miras buscar lo que es correcto para Todos, a lo largo del eje Cliente Accionista Por lo cual cada Líder necesita identificar lo que es correcto, en vez de tratar de saber “quien está en lo correcto” o “quien está equivocado”. Al proceder de esa manera, asegurará la Eficacia del relacionamiento en la Organización Odebrecht y entre los que la integran y cada Cliente. Lo que es mejor para Todos, ante la dinámica empresarial, cambia continuamente y torna prácticamente inevitable que con el intento de acertar ocurran errores. 8 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia En vez del temor de decidir y actuar, Todos deben tener en mente que: El peor error es la inactividad. Los Liderados necesitan Rumbo y, por lo tanto, un Líder comprometido con el ejercicio permanente de la Pedagogía de la Presencia. El Líder necesita tiempo para estar presente y ofrecer a sus Liderados su experiencia y su ejemplo, principalmente al comienzo del proceso decisorio. Esa es la Razón por la cual el Líder debe combatir su tendencia natural a constituir una “burocracia” para enfrentar lo que él pueda considerar “dominado” o “secundario” El Líder debe aprovechar esa Oportunidad para formar Sucesores, o sea, para desarrollar Personas de Conocimiento quienes –al enfrentar diariamente esos asuntos- puedan adquirir Virtudes, Conocimientos, Capacitación y Habilidades que les permitan convertirse en Empresarios. Para ello, es necesario crear, implantar y operar un Sistema de Comunicación e Informaciones, fundado en el diálogo personal y directo, que funcione en los dos sentidos: Flujo y Reflujo. 3. CONVERTIRLAS EN FUERZAS 9 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia PRODUCTIVAS El Líder eficaz, conciente de que sus Resultados dependen del apoyo de los demás, sabe de antemano que todos los Seres Humanos – inclusive él mismo- poseen Fuerzas y Debilidades y que no se construye nada sobre las Debilidades. El Líder sabe asimismo que es imposible eliminar todas las Debilidades de un Liderado. Sabe también que esas Debilidades pueden reducirse e inclusive volverse irrelevantes, si las Fuerzas de ese Liderado se amplían y se vuelven Productivas. Para generar Resultados, es indispensable que cada uno aumente y torne más Productivas todas las Fuerzas disponibles, o sea: sus propias fuerzas, las únicas que él puede controlar efectivamente las de los Liderados; las de los Colegas; las de los Líderes; las de los Clientes; las de los Proveedores y demás Agentes Económicos dispuestos a actuar en Sociedad; y en particular, la Fuerza de las Circunstancias. Por lo cual no se debe preguntar: 10 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia "− ¿Qué es lo que esa persona es incapaz de hacer? Lo correcto es preguntar: «− ¿Qué puede hacer extraordinariamente bien?” Como el trabajo obliga frecuentemente al Ser Humano a convivir con otros que poseen maneras de ser, decidir y actuar diferentes del suyo, ese Ser Humano, en vez de preguntarse: "− ¿Qué me desagrada en esa persona?”; "−¿Por que antipatizo con ese Liderado?”; "− ¿Él será aceptable?", Debe preguntarse: “- ¿En qué Tarea esa Persona podrá ser más eficaz y productiva?” En suma, es un error pretender identificar “a quien está en lo correcto” o “a quien está equivocado”; lo importante es identificar lo que es correcto. 4. CONCENTRACIÓN EN LAS PRIORIDADES Hay una Virtud muy singular, que el Líder debe identificar y valorar en sus Liderados. 11 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia Es la forma por la cual una Persona de Conocimiento ejerce, en la práctica, el coraje de imponer, al tiempo y a los acontecimientos, sus Decisiones sobre lo que realmente importa y marca la diferencia. Es la Virtud por excelencia de un Líder, de un Ser Humano que se niega a ser “esclavo de la fatalidad” y quiere, de hecho, dirigir su Vida y los Destinos de su Negocio; en suma, ser «Agente de seu propio Destino». Para practicar, de forma sistemática, esa Virtud, hay reglas muy simples de formular, aunque muy difíciles de seguir: 1. olvidar lo que dejó de ser Productivo; 2. trasformar problemas en Oportunidades; 3. realizar una cosa por vez; 4. concentrarse al realizar todas las cosas al mismo tiempo, por medio de la Delegación Planeada a sus Liderados y 5. al delegar, tener más Coraje que Análisis. 5. TRANSFORMAR LA DECISIÓN EN RESULTADOS 12 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia Tomar Decisiones es la Tarea más noble del Líder, pero pocos se dan cuenta que el Líder dedica la mayor parte de su tiempo a transformar cada Decisión en Resultados. Acordarse de que el Coraje, más que el Análisis, es la fuente de los Resultados. Quien desee ser Eficaz debe tomar Decisiones con Seguridad y Criterio. En la Vida Empresarial, difícilmente la Verdad sale a flote; casi siempre yace cubierta por la “apariencias”. Separar lo importante de los “accesorios” es un pre requisito para que un Ser Humano Decida con Eficacia: solo así podrá actuar sobre las Causas, en vez de perder tiempo con las “apariencias” o “síntomas”. Sucede que, aunque se hayan determinado las Causas sobre las cuales actuar, antes de Decidir hay que saber: en beneficio de quién actuar con quién atuar; cuándo actuar. De los comentarios precedentes, es un grave error concluir que las Decisiones deban ser “ampliamente maduradas”; Como se observó, en el Área Operacional, el Coraje de actuar, más que el Análisis, es el fundamento del Éxito. 13 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia La Decisión tomada en el Área Operacional, para ser Eficaz, debe tener principalmente en vista el Impacto en los Resultados que la Técnica. Inclusive en esa Área, para evitar que los Liderados “queden en el aire”, llenos de dudas sobre qué hacer, cualquier Decisión es mejor que ninguna, desde que sea corregida, si corresponde, lo más rápidamente posible. Al igual que ocurre con el Líder de la Gran Empresa, el Líder de la Pequeña Empresa debe establecer con los respectivos Liderados un Diálogo en que revele la disposición y la capacidad de HOY (= siempre): resolver los problemas del Cliente, de cada Liderado y de los Accionistas y transformar todos esos problemas y los suyos en Oportunidades. Oportunidades que estimulen el Crecimiento de su Empresa y el Desarrollo de los Seres Humanos que lidera, además del propio. Por lo tanto, HOY (= siempre), el auténtico Líder debe estar capacitado para, al mismo tiempo, con relación a su Empresa: 14 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia identificar y realizar el potencial de Crecimiento de su Empresa; tornar eficiente y productiva la Estructura actual (Seres Humanos + Negocios + Comunicación); y mentalizar la Estructura, con vistas a las necesidades del Futuro. Esas tres Responsabilidades del Líder auténtico son inseparables porque constituyen ecuaciones simultáneas que deben ser resueltas HOY (= siempre). Dichas ecuaciones deben ser solucionadas al mismo tiempo, por intermedio de los siguientes Preceptos de la Tecnología Empresarial Odebrecht, cuya práctica conducirá al aumento progresivo de la Productividad de sus Líderes: 1. el Desarrollo del Ser Humano (Discípulo) es el punto de partida y el punto de llegada del deber de Servir de los Líderes de la Organización Odebrecht; 2. la Educación, el Entrenamiento y la Formación de nuevos y mejores Empresarios y Equipos son los medios de que disponen los Líderes para poner en práctica el deber de Servir, hoy, mañana y siempre; 3. el Empresario de la Organización Odebrecht, en vez de tener compromisos con Personas, 15 tiene compromisos con los ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia Principios, Conceptos y Criterios que integran la Tecnología Empresarial Odebrecht; 4. los Resultados económicos son solamente un medio para promover el Desarrollo de los Seres Humanos y el Crecimiento orgánico de las Empresas; 5. las Oportunidades, los Resultados y, en gran parte, los Recursos Materiales sólo existen fuera de las Empresas de la Organización; dentro de las mismas solo existen problemas y Costos; 6. los problemas de nuestros Clientes deben ser tratados por medio de la identificación de sus Causas y de su transformación en Oportunidades; 7. los Resultados se generan mediante el aprovechamiento ético y moral de Oportunidades que puedan transformarse en Negocios ventajosos para el Cliente, la Comunidad, los Accionistas y los que Sirven; 8. forma parte inseparable de ese aprovechamiento ético y moral la seguridad en el Trabajo, la conservación del Medio Ambiente y la promoción del bienestar de la Comunidad; 9. para producir Resultados es necesario tornar eficaz y contributivo el propio Equipo, con respecto al uso productivo del Patrimonio Moral y Material de los Accionistas; 16 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia 10. los Resultados se conquistan en la medida en que el Cliente es Servido y satisfecho; 11. cualquier posición de Liderazgo sobre os Competidores es transitoria o, por lo menos, de corta duración; 12. lo que existe se está volviendo superado; 13. lo que existe puede estar distribuido de forma equivocada y está a la espera de quien lo modifique para tornarlo más Productivo; 14. la capacidad de Concentración es la clave para que el Empresario haga una cosa prioritaria de cada vez; y 15. la capacidad de Delegación es la clave para que el Empresario haga todas las cosas prioritarias al mismo tiempo. Las Responsabilidades del Empresario con relación al Presente y al Futuro pueden ser expuestas de forma simultánea, si el Líder se formula, continuamente, la pregunta-clave: − ¿Cómo identificar y realizar plenamente el potencial de mis Liderados? y obtenga la única Respuesta correcta. 17 ORIENTAÇÕES PARA O SUCESSO Regras Práticas para a Eficácia El Líder Auténtico debe proceder siempre así porque de acuerdo con el siguiente Principio Filosófico de la Organización Odebrecht: el Ser Humano es el origen y el fin de todas las acciones en la Sociedad, y su Trabajo es el medio primordial de Supervivencia, Crecimiento y Perpetuación de la Especie. 18