REF.: MOMENTO EN QUE SE DEBE EFECTUAR EL RECONOCIMIENTO CONTABLE
DE LA CAPITALIZACIÓN DE UN PASIVO (SOCIEDAD LIMITADA)
Se recibió el escrito radicado con el número 2008-01-059650 el 4 de abril de 2008, mediante
el cual indica que existen eventos en las sociedades objeto de registro contable y
generalmente producen tres actos, que se dan en diferentes fechas. Ejemplo, mediante
acta se autoriza la capitalización de un pasivo; dicha acta se eleva a escritura pública; y esa
escritura se registra en la Cámara de Comercio. Por tanto consulta, cuando los tres actos
ocurren en meses diferentes, con cual se hace el registro contable, y en caso de no ser en
la fecha de registro en la Cámara de Comercio, que sucede cuando las cifras emitidas en
los estados financieros, difiere de lo certificado por la Cámara de Comercio.
Previo a atender su solicitud, es necesario aclararle que las consultas que se presentan a
esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las
facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de
las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se
circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo
cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite
su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.
Sobre el particular y antes de resolver los interrogantes planteados en la consulta es
conveniente hacer algunas precisiones en cuanto a los documentos soportes que son de
gran importancia no solo para la comprobación o justificación de las transacciones
económicas que lleva a cabo un ente económico en desarrollo del objeto social, sino que
además se constituyen en un elemento esencial para el registro en la contabilidad. Son una
prueba integra y verificable por terceras personas.
Es así, que el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993, señala: "Teniendo en cuenta los
requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos
económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los
soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando
constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de
tal manera que sea posible su verificación..."
Este orden de ideas, son soportes internos los que sirven para registrar operaciones que
no afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los diferidos, las
salidas de inventarios, la distribución de costos y gastos, etc., y deben contener fecha,
número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.
Son soportes externos los documentos que se producen para registrar operaciones
realizadas con terceros, como las facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes
de pago, los comprobantes de devoluciones, etc., y deben contener las fechas de
expedición, número de serie, detalle, valor y forma de pago, y lógicamente que tratándose
de pagos efectuados por la sociedad relacionados con el desarrollo del objeto social, a los
comprobantes de pago o de egreso se les debe adjuntar el documento que dio origen a la
erogación, valga decir, facturas expedidas por proveedores, cuentas de cobro por
prestación de servicios (transportes, asesorías etc.) extractos de cobro de entidades
bancarias y demás documentos que permitan probar el pago que se esta realizando.
En lo referente al capital, el artículo 83 del decreto antes citado, en el inciso segundo
dispone: "El capital debe registrarse en la fecha en la cual se otorgue el documento de
constitución o de reforma, o se perfeccione el compromiso de efectuar el aporte, en las
cuentas apropiadas, por el monto proyectado, comprometido y pagado, según el caso". (Se
subraya).
De otra parte, el artículo 158 del Código de Comercio establece que toda reforma del
contrato de sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se registrará como
se dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la cámara de comercio
correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma. Sin los requisitos anteriores, la
reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos
entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los estatutos.
Concordante con lo anterior, es procedente concluir, que el aumento de capital, en este
caso por la capitalización de un pasivo, debe registrarse en la fecha en la cual se otorgue
la escritura pública, documento que como ya se señaló, debe ser registrado en la cámara
de comercio.
Por lo anterior, cumplido el requisito del registro ante la Cámara de Comercio, esta entidad
procederá a la actualización del nuevo monto del capital, momento en el cual, deberá existir
la debida concordancia entre lo registrado en la contabilidad de la sociedad y lo inscrito en
el registro mercantil.
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