MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PORSALUD IPS Edición No. 02

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Edición No. 02
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PORSALUD IPS
Fecha
19-09-2012
DISPENSACION DE
MEDICAMENTOS
Código FARPORSALUD-05-01
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos básicos a cumplir para la dispensación de
medicamentos y dispositivos médicos por parte del Servicio Farmacéutico; según
las necesidades de los pacientes, garantizando oportunidad, accesibilidad,
seguridad y continuidad.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la recepción de la prescripción de la orden médica, prosigue
con la interpretación, el alistamiento y culmina con la dispensación al paciente y/o
al profesional sanitario respectivo, por parte del personal encargado del servicio
farmacéutico.
3. RESPONSABLES
Auxiliar de Farmacia
Director Técnico del Servicio Farmacéutico.
4. CONCEPTOS
Dispensación.- Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos
a un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el Químico
Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia. Cuando la dirección
técnica esté temporalmente a cargo de personas que no ostenten título de
Químico Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia la información que
debe ofrecer al paciente versará únicamente sobre los aspectos siguientes:
condiciones de almacenamiento; forma de reconstitución de medicamentos cuya
administración sea la vía oral; medición de la dosis; cuidados que se deben tener
en la administración del medicamento; y, la importancia de la adherencia a la
terapia.
Prescripción, fórmula u orden médica. Orden escrita emitida por un médico o
profesional de la salud autorizado por la ley, para que uno o varios medicamentos,
especificados en ella, sea(n) dispensado(s) a determinada persona.
Servicio farmacéutico. Es el servicio de atención en salud responsable de las
actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y
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administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos médicos
utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y
rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e
integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.
5. PROCEDIMIENTO DE DISPENSACION
La dispensación es un acto profesional realizado por profesionales de farmacia,
consistente en la interpretación de una fórmula médica y la entrega oportuna del
medicamento correcto al paciente o usuario indicado en el momento apropiado,
acompañado de la información para su buen uso y el cumplimiento de los
objetivos terapéuticos buscados. Constituye una parte sustancial de la atención
farmacéutica.
5.1. Recepción de la prescripción médica
El personal de la farmacia debe verificar la calidad de la prescripción y el
cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2200 de 2005 para medicamentos en
general, además de lo reglamentado en la Resolución 1478 de 2006 en caso de
tratarse de medicamentos de control especial; por lo que se hace necesario
remitirse al procedimiento respectivo de estos medicamentos.
5.1.1. Características: Toda prescripción de medicamentos deberá hacerse por
escrito, previa evaluación del paciente y registro de sus condiciones y diagnóstico
en la historia clínica, utilizando para ello la Denominación Común Internacional
(nombre genérico) y cumpliendo los siguientes requisitos:
1. Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo
con su competencia (Médico u odontólogo).
2. La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias
para su administración.
3. Se hará en idioma español, en forma escritas ya sea por copia mecanográfica,
medio electromagnético y/o computarizado.
4. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos,
abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas
por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución.
5. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y
el medicamento dispensado.
6. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con
el diagnóstico.
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7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal
y en casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera.
8. Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de
prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes con su
respectiva cantidad.
5.1.2. Contenido: La prescripción del medicamento deberá realizarse en un
formato el cual debe contener, como mínimo, los siguientes datos cuando éstos
apliquen:
1. Nombre del Prestador de Servicios de Salud o Profesional de la Salud que
prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica.
2. Lugar y fecha de la prescripción.
3. Nombre del paciente y documento de identificación.
4. Número de la historia clínica
5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro).
6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional
(Nombre genérico).
7. Concentración y forma farmacéutica.
8. Vía de administración.
9. Dosis y frecuencia de administración.
10. Período de duración del tratamiento.
11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en
números y letras.
12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
13. Vigencia de la prescripción.
14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro
profesional.
Adicional a las exigencias de Ley deben tenerse en cuenta en el servicio
establecido por IPS PORSALUD de manera específica
El encabezado del formato debe aparecer el término “Medicamento Listado”
Sexo
Sede donde está adscrito el paciente.
Diagnóstico
Todos los medicamentos deben aparecer con código.
El documento debe ser exclusivo para prescripción, no se acepta otros
procesos u órdenes adicionales.
7. En los casos de transcripción de órdenes generadas por médico externo,
debe anexarse una copia de la orden para verificar la transcripción, la cual
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solo puede ser elaborada por otro médico o enfermera jefe, y en la
transcripción debe aparecer el nombre del médico tratante.
El siguiente es el formato estándar de prescripción en PORSALUD IPS
5.2. Verificación de los derechos del paciente
El personal de farmacia debe verificar los derechos de los pacientes, así como la
sede de atención ingresando por la siguiente página
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Una vez verificado los derechos se procede a observar las últimas entregas para
evitar errores en la dispensación, para esta actividad se ingresa por el sistema de
información en el modulo asistencial, haciendo clic en entrega de medicamentos
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Se ingresa el número de documento y/o de la admisión y se realizan los cargos en
los espacios destinados.
5.3. Alistamiento
El funcionario realiza el alistamiento en el ÁREA DE ALISTAMIENTO, verificando
lo ordenado con los medicamentos, posteriormente se digita en el aplicativo, en el
siguiente orden:
Número de autorización
Posteriormente el consecutivo de la fórmula.
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Tipo de usuario
Nombre del médico
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Y el diagnóstico
Se especifica dosis, frecuencia (expresada en horas), cantidad ordenada y días de
tratamiento.
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En caso de que el paciente aún tenga medicamento debe aparecer la siguiente
alerta
Se realiza la dispensación al usuario teniendo en cuenta la vigencia de la fórmula
y utilizando la siguiente secuencia de información:
1. Nombre genérico y comercial
2. Dosis o cantidad de producto
3. Vía de administración
4. Número de veces por día y en que momento.
5. Duración de tratamiento
6. Precauciones durante su utilización
7. Efectos secundarios más frecuentes.
En la eventualidad de que el paciente no reciba el medicamento aduciendo
consideraciones ajenas a la prescripción o al servicio farmacéutico, el funcionario
de farmacia debe llenar el formato de no aceptación, informar a la Coordinación
del centro médico y a la Dirección Operativa.
Se tendrá atención preferencial en la dispensación a aquellos pacientes adultos
mayores y a mujeres embarazadas.
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Si la prescripción presenta algún error se debe notificar al médico y a la
coordinación del Centro Médico, además se reporta utilizando el siguiente formato
Fecha
IPS PORSALUD Ltda.
REPORTE DE ERROR DE PRESCRIPCION
Autorizaciòn No
Sede
Nombre del paciente
Documento
Médico prescriptor
Registro Médico
Medicamento
Error detectado
Letra ilegible
Medicamento sin código
No se especifica dosis y/o cantidad y/o via de
administración y/o frecuencia y/o duración del
tratamiento.
Medicamento con nombre comercial
Formula enmendada o tachada
Medicamento ordenado que no coincide con la
descripción en dosis, via, frecuencia y duración
del tratamiento.
Medicamento ordenado antes del tiempo de
terminación del tratamiento actual.
Se ordena una cantidad mayor al del tiempo de
tratamiento.
Falta nombre del prescriptor y registro mèdico
Auxiliar que reporta
En caso de que la Dispensación se realice al personal asistencial para la
realización de procedimientos quirúrgicos, se hará entrega periódica de un listado
de medicamentos y dispositivos médicos; los cuales serán almacenados como
stock en el área de almacenamiento continuo a Cirugía, para la realización de los
diferentes procedimientos quirúrgicos en la Institución.
En el caso de medicamentos de control especial y monopolio del estado para la
realización de cirugías, serán dispensados los medicamentos en el Servicio
Farmacéutico frente a lo solicitado en la fórmula médica correctamente
diligenciada como lo establece el Decreto 2200/2005 y Resolución 1478/2006,
solicitándole al personal que recibe la verificación de los productos entregados en
presencia del Auxiliar de Farmacia.
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En cuanto a la dispensación de medicamentos que requieran cadena de frío, se
entregará el medicamento al paciente en la nevera que éste trae a la Institución
junto con geles de refrigeración suministrados; ya que se deben garantizar las
condiciones adecuadas de almacenamiento del producto.
5.4. Obligaciones del dispensador
En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2200 de 2005 del Ministerio de
Protección Social, las siguientes son las obligaciones del dispensador:
1. Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente
y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción,
establecidos en el presente decreto.
2. Verificar que las preparaciones: magistrales, extemporáneas, estériles; nutrición
parenteral; y, mezclas de medicamentos oncológicos, contengan en el rótulo o
etiquetas la información sobre el paciente hospitalizado o ambulatorio, según el
caso; de la preparación o de la mezcla; y, la firma del responsable.
3. Exigir la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en la
etiqueta la leyenda "Venta Bajo Fórmula Médica".
4. No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción
posibles errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional.
5. Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los
prescritos.
6. Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto
terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como:
condiciones de almacenamiento, cómo reconstituirlos, cómo medir la dosis, que
cuidados debe tener en la administración, interacciones con alimentos y otros
medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la
importancia de la adherencia a la terapia. Cuando la dirección técnica de la
Droguería, esté a cargo de persona que no ostente título de Químico
Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia la información que debe
ofrecer al paciente está señalada en el artículo 30 del presente decreto.
7. Brindar a los usuarios pautas sobre el uso adecuado de los medicamentos de
venta sin prescripción facultativa o de venta libre.
8. Recibir la capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del
Sector Salud y/o capacitarse continuamente en los conocimientos teóricos y
destrezas necesarias en el ejercicio del cargo u oficio, a fin de ir aumentando
progresivamente las competencias laborales.
5.6. Prohibiciones del dispensador
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En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2200 de 2005 del Ministerio de
Protección Social, las siguientes son las prohibiciones del dispensador:
1. Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.
2. Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de
administración, frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.
3. Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.
4. Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña.
5. Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos.
6. Tener muestras médicas de medicamentos.
7. Tener envases y empaques vacíos, en el servicio farmacéutico, o en aquellos
establecimientos farmacéuticos que no estén autorizados para realizar los
procesos de reenvase o reempaque de medicamentos.
8. Inducir al paciente o consumidor a la compra de un medicamento que
reemplace o sustituya al prescrito o al solicitado.
6. MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS PENDIENTES
Los medicamentos pendientes son aquellos del Listado Básico que por
disponibilidad en el mercado, su nivel de rotación o su costo promedio no
permanecen en el stock de los puntos de dispensación, para el manejo de estos
medicamentos se debe tener en cuenta:
- Ubicar el medicamento en otro punto de dispensación si el paciente acepta
reclamarlo personalmente.
- Tramitar con el punto donde está el medicamento para el traslado, siguiendo el
proceso de distribución.
- De no existir en otro punto solicitar al Depósito para su consecución.
- Tener en cuenta en el formato de faltantes para incluirlo en la adquisición y
reposición.
- Llamar vía telefónica al paciente con la finalidad de informarle que el Servicio
Farmacéutico ya cuenta con el producto que había quedado pendiente y registrar
la fecha de entrega de los medicamentos al paciente en el formato y/o en la base
de datos respectivos. En el formato se solicita firmar al usuario el recibido a
conformidad.
- Se debe dar prioridad a la entrega de los medicamentos que habían quedado
como pendientes para entrega a los usuarios respectivos.
- Se llevarán registros de los datos respectivos para medición de Indicadores.
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6.1. Generación del pendiente
El sistema genera automáticamente los pendientes y éstos aparecen reflejados en
la consulta del paciente.
Sin embargo el funcionario debe registrar la información del pendiente en la
planilla correspondiente y tramitar la consecución oportuna del medicamento.
PLAN DE CONTINGENCIA SOLICITUD DE CANTIDADES DIFERENTES A LAS
CONTENIDAS EN BLÍSTER
En caso que el profesional competente prescriba al paciente una cantidad
diferente (inferior o superior) a la contenida en el blíster de sólidos orales, la
Institución entregará el blíster completo del medicamento solicitado; ya que
PORSALUD IPS no entrega fracciones de blíster por efectos de seguridad del
paciente y por trazabilidad del producto. Adicionalmente, se le informará al
paciente sobre la cantidad de medicamento necesaria para dar cumplimiento a su
tratamiento.
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7. ANEXOS
Formato 4. Formato de no aceptación de medicamentos.
Bogota, ______________________________
Señores
PORSALUD IPS
Ciudad
Respetados Señores
Con la presente quiero manifestar ante su institución mi decisión de no aceptar los medicamentos
indicados en la formula médica que anexo y que la entidad me dispensa en presentación genérica.
Los medicamentos son:
Los motivos con que justifico esta decisión son:
En constancia firmo
NOMBRE
DOCUMENTO
TELEFONO
Testigo _________________________
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8. FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE DISPENSACION
Dispensación de productos farmacéuticos a Usuarios:
Recepción, revisión y
evaluación de la fórmula
médica
Verificación de documentación y
derechos del paciente.
Cumple
No cumple
Verificar tipo de
medicamento
(POS)
Informar al Director
Técnico y a Oficina de
Calidad
Alistamiento
Pendiente
Procedimiento
para
medicamentos
Pendientes
Dispensación a
usuarios
FIN
No aceptación de medicación
Diligenciamiento del formato
de no aceptación
Notificación a Dirección
Técnica, Dirección
Operativa y a
Coordinación de la IPS
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Dispensación
de
productos
Procedimientos Quirúrgicos:
Alistamiento de los
medicamentos e insumos
médico-quirúrgicos
solicitados para stock en
servicio de Cirugía
Recepción de las fórmulas de
medicamentos control especial
y monopolio del estado en
Servicio Farmacéutico.
farmacéuticos
para
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realización
de
Dispensación de los productos
farmacéuticos a la Enfermera
Jefe, solicitando firma y sello de
recibido a conformidad.
Validación y
alistamiento
de la
solicitud
Dispensación a la Enfermera
Jefe, solicitando firma y
sello
de
recibido
a
conformidad como soporte.
Devolución de productos
Tras la realización del procedimiento quirúrgico se podrán recibir en Farmacia
aquellos medicamentos de control que no hayan sido empleados en la cirugía y
que cumplan con las condiciones físicas pertinentes, tales como: Productos sin
alteración del empaque o envase y productos sin reconstituir, previo
diligenciamiento del Formato de Devoluciones (ver anexo).
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CONTROL DE CAMBIOS REALIZADOS:
Alcance
Responsables
Procedimiento: Inclusión medicamentos de control especial y normatividad,
Inclusión de Paquetes Quirúrgicos, Exclusión Base de Datos de Usuarios del
Magisterio, Flujogramas, Inclusión de Actividad de Devolución de productos,
Formato Devolución.
DISEÑÓ / ELABORACION
REVISÓ
APROBÓ
Q.F.
AURA
CHAPARRO Dra. DEISY MOSCOTE Dra. CLAUDIA FORERO
ARAQUE
AUDITORÍA CALIDAD
GERENTE
DIRECCION TECNICA
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