Seguimiento de Solicitudes.

SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES.
En esta sección aprenderás como dar seguimiento a una solicitud de información
vía sistema, este procedimiento es sencillo ya que el sistema te permite darle
seguimiento mediante el cambio de estatus o estados.
Estatus: son una serie de etapas o procesos por los cuales puede pasar el
seguimiento de tu solicitud desde que esta ingresa al sistema hasta que se
concluye.
Mediante el cambio de estatus, es cómo vas dándole seguimiento a tu solicitud
de información, pero antes que nada deberás ingresar al SAIMEX con tu perfil de
unidad de información
Paso 1
Imagen 1
Paso 2
Una vez que ingresaste al sistema, visualizarás la pantalla con el menú principal
como aparece a continuación.
Opción 2
1
Opción 1
1
Imagen 2
Cómo puedes observar el sistema te envía mensajes (Opción 1) de aviso ya sea
que tengas solicitudes de información ingresadas, aclaraciones o incluso recursos
de revisión, (véase apartado de seguimiento Recurso de Revisión).
Esta acción de revisar el sistema debes hacerlo de forma cotidiana porque tal y
como lo establece el artículo 46 de la Ley en materia, el término que tienes para
dar atención a una solicitud de información es a partir de la recepción de la
misma, de ahí la importancia de hacerlo.
Para poder revisar las solicitudes de información puedes situarte en las opciones
del menú principal que se titula “Solicitudes de Información” y luego “Seguimiento
solicitudes” (Opción 2). Apareciéndote la siguiente pantalla.
Opción 1
1
Opción 3
1
Opción 2
1
Opción 4
1
Imagen 3
Como puedes apreciar en la figura anterior, se visualiza lo que se denomina
“Tablero de control” donde contienen las siguientes columnas:
Tipo de Acceso: aparecerá un @ si la solicitud es electrónica y una F si es física.
Folio de la Solicitud: es el folio de acuse que genera el sistema al momento que el
ciudadano ingresa su solicitud de información.
Sujeto Obligado: el nombre de la Dependencia a la que se le dirigió la solicitud de
información.
Tipo de Solicitud: IP si es de Información Pública, AD si es de Acceso a Datos
Personales y MD si es de Modificación de Datos.
Fecha de Recepción: la fecha en la que el ciudadano ingresó la solicitud y es a
partir de la cual contarán los términos que establece la Ley en la materia para su
respectiva contestación.
DT: Días Transcurridos o bien es el número de días que han transcurrido desde que
ingresó la solicitud de información.
DR: Días Restantes o bien es el número de días que tienes para darle respuesta a
tu solicitud de información.
DA: Días de atención o bien es el número de días en que contestaste una solicitud
de información y que por Ley este no debe exceder de 15.
Estado Actual: es la etapa o estatus en que se encuentra actualmente tu solicitud
de información y mediante el cual puedes darle seguimiento.
Semáforo: aparecerá en color verde del día 0 al 11, amarillo del día 12 al 13, rojo
del 14 en adelante, naranja que la solicitud de información ya fue atendida,
estando en espera de que pueda recurrir o interponer un recurso de revisión, y
color azul, que la solicitud fue atendida y la respuesta que se le dio al ciudadano
fue satisfactoria.
Fecha de Respuesta: corresponde a la fecha en tu le das contestación o atención
a la solicitud de información.
Detalle de Seguimiento: muestra todas las etapas por las cuales has dado
seguimiento a la solicitud de información.
Existe dentro de este tablero de control una opción donde puedes buscar ciertas
palabras que recuerdes en lo solicitado dentro de una solicitud de información,
dicha opción aparece como “Búsqueda” (Opción 1, Imagen 3), y aparecerá la
siguiente imagen.
Opción 1
1
Opción 2
1
Imagen 4
Como puedes observar en el campo de texto basta con solo escribir la palabra o
frase que recuerdes de alguna solicitud (Opción 1), e inmediatamente oprimir el
botón de “Buscar” (Opción 2), para que el sistema haga una búsqueda y te
muestre solo aquellas solicitudes que coincidan con la palabra o frase escrita.
Así mismo y dentro del tablero de control hay una opción donde puedes filtrar
todas tus solicitudes de información por distintos criterios, esta opción resulta muy
útil cuando a través del tiempo deseas hacer búsquedas avanzadas de las
solicitudes ingresadas, dicha opción aparece como “Filtrar Solicitudes” (Opción 2,
Imagen 3), y aparecerá la siguiente imagen.
Opción 1
1
Imagen 4
Opción 2
1
Como puedes observar en la imagen anterior, aparecen diversas opciones por las
que puedes hacer búsquedas de tus solicitudes de información esto es: filtrar por
año de recepción, fecha de recepción, folios de las solicitudes, entidad
federativa, Municipio, siendo estos donde se registraron los Ciudadanos, Tipo de
Solicitud (Información Pública, Acceso a Datos o Modificación a Datos), Tipo de
Acceso (Electrónica o Física) y Semáforo; e inmediatamente oprimir el botón de
“Filtrar Solicitudes” (Opción 2), para que el sistema haga una búsqueda y te
muestre solo aquellas solicitudes que coincidan con los criterios seleccionados.
Regresando al Tablero de Control de la Imagen 3, lo primero que se debe hacer
para empezar a dar trámite una solicitud de información, es visualizar el formato
de acuse de la solicitud de información, para ello tienes que dar clic en la
columna de folio de la solicitud (Opción 3). Apareciéndote la siguiente pantalla.
Opción 1
1
Opción 2
1
Imagen 4
Como se muestra en la imagen anterior, el acuse de una solicitud de información,
se divide en dos conceptos, los datos del solicitante (Opción 1) y los datos de lo
solicitado (Opción 2). Una vez que hayas terminado de revisar en su totalidad el
acuse de la solicitud de información, se procederá a realizar un cambio de
estatus, para ello deberemos regresar a la pantalla del tablero de control Imagen
3, y en la columna de “Estado Actual”, deberás ingresar (Opción 4),
apareciéndote entonces la siguiente pantalla.
Opción 1
1
Imagen 5
De acuerdo a la imagen 5, el sistema despliega una serie de estatus, los cuales tu
puedes seleccionar según la naturaleza del procedimiento a seguir en la solicitud
de información, para este ejemplo realizaremos el caso, cuando la Unidad de
Información realiza requerimientos a los servidores públicos habilitados, si deseas
saber más acerca de cada uno de los estatus que aparecen en el SAIMEX,
remitirse a la Tabla 1.
Una vez que elegiste el estatus indicado (Opción 1, Imagen 5), el sistema
desplegará la siguiente pantalla.
Opción 1
1
Imagen 6
De acuerdo a la imagen 6, lo primero que debes hacer es realizar un
requerimiento al Servidor Público Habilitado, entonces debes dirigirte al botón
“Nuevo Turno” (Opción 1). Apareciendo la siguiente figura.
Opción 1
1
Opción 2
1
Opción 3
1
Opción 4
1
Imagen 7
En esta pantalla tu diriges el requerimiento a un servidor público en específico,
primeramente debes conocer a quien dirigir el requerimiento (Opción 1), segundo
debes describir el requerimiento de forma clara y precisa de acuerdo a la
solicitud de información (Opción 2), tercero y no es obligatorio, puedes adjuntar
algún archivo adicional a tu comentario (Opción 3) y finalmente debes dar clic
en el botón “Guardar Datos” (Opción 4). Y entonces te aparecerá la siguiente
pantalla.
Opción 1
1
Imagen 8
En donde lo único que debes hacer es oprimir el botón “Aceptar” (Opción 1).
Desplegándote la siguiente pantalla.
Opción 1
1
Opción 2
1
Imagen 9
Algo muy importante que te sirve de comprobante electrónico de recepción es el
número que aparece como “Folio de Turno”, (Opción 1), así mismo deberás estar
al pendiente cuando tu servidor público habilitado te responda para poder
avanzar al siguiente nivel del trámite de respuesta de la solicitud, ya que hasta
ahorita aparece en la pantalla como “Pendiente de Respuesta”, (Opción 2).
Puedes repetir el procedimiento cuantas veces sea necesario de acuerdo a los
puntos solicitados en el acuse de la solicitud de información. (Imagen 6)
Véase apartado de Seguimiento a Requerimiento de Información para conocer el
procedimiento de cómo responder un requerimiento de información por parte de
los Servidores Públicos Habilitados.
Una vez que tus Servidores Públicos Habilitados te hayan enviado la(s) respuesta(s)
podrás ver la pantalla que a continuación se muestra.
Opción 1
1
Opción 2
1
Opción 3
1
Imagen 10
Cómo puedes observar en tu tablero de requerimientos, aprecias las respuestas
enviadas para la atención de tus requerimientos (Opción 1), donde debes revisar
cada una de las respuestas enviadas y si consideras que falta alguna información
o que existe algún error, aún puedes realizar requerimientos, dirigiéndote al botón
“Nuevo Requerimiento” (Opción 2), o si ya todo está correcto, podrás dirigirte al
botón “Terminar Requerimientos” (Opción 3), y entonces te mostrará la siguiente
pantalla.
En este caso ya solo existe un solo estatus para notificar respuestas, por lo que si se
clasificó la información (Reservada o Confidencial) o se va a declarar inexistencia
recuerda que como parte de tu respuesta, debes adjuntar el acta del Comité de
Información respectiva.
Opción 1
1
Opción 2
1
Opción 3
1
Opción 4
1
Opción 5
1
Imagen 11
La pantalla anterior, corresponde a la respuesta que será enviada al ciudadano
considerando las respuestas que tus Servidores Públicos Habilitados te han
enviado en atención a tus requerimientos de información emitidos, así es que
primeramente deberás elegir si lo deseas la(s) respuesta(s) de tus Servidores
Públicos Habilitados (Opción 1), seguido deberás seleccionar si la información va
con costo o no, esto de acuerdo a la modalidad de entrega (Opción 2), luego
podrás escribir algún mensaje para que el Ciudadano lo pueda leer en la sección
de Texto que será entregado al particular como parte de respuesta (Opción 3),
después puedes adjuntar archivos ya sea que correspondan a acuerdo de
notificación para la entrega de la información, acta del Comité de Información o
algún otro documento si se desea (Opción 4) y finalmente deberás dirigirte al
botón “Entregar Información” (Opción 5) para que en ese momento la
información sea enviada al Ciudadano y cumplas con la solicitud de información,
apareciéndote la siguiente pantalla.
Imagen 12
Debes recordar que una vez que enviaste información como respuesta a una
solicitud de información, ya no se puede agregar más información, ni tampoco se
puede retroceder el estatus, y a partir de ese momento tu solicitud queda en
espera de que el Ciudadano vea la respuesta enviada y si lo considera
interpondrá recurso de revisión el cual te aparecerá como mensaje en la pantalla
principal del sistema; véase apartado de Seguimiento de Recurso de Revisión.
Núm.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Tabla 1 “Descripción de Estados”
Estado/Estatus
Descripción
Análisis de la Solicitud. Este estado, corresponde al inicial cuando
ingresa la solicitud de información.
Requerimiento
de Este estado corresponde cuando la Unidad de
Aclaración,
Información
requerirá
al
particular
una
Complementación o aclaración, de acuerdo a lo estipulado en el
Corrección de Datos artículo 44 LTAIPEMYM.
de la Solicitud.
Solicitud
que
no Este estado corresponde cuando la Unidad de
cumple
con
los Información ha determinado que la presente
Requisitos.
solicitud, no cumple con lo establecido en el
artículo 43 de la LTAIPEMYM.
Información
de Este estado corresponde cuando la Unidad de
competencia de otro Información ha determinado que lo solicitado
Sujeto Obligado.
no es competencia de la dependencia y esta lo
debe orientar de acuerdo a lo estipulado en el
artículo 45 de la LTAIPEMYM.
Turnado a Servidor Este estado corresponde cuando la Unidad de
Público Habilitado.
Información
ha
encontrado
la
Unidad
Administrativa encargada o responsable de la
entrega de la información.
Entrega
de Este estado corresponde cuando la Unidad de
Información
Información ya cuenta con la respuesta, ya sea
que esta sea por que se trate de Información
Pública de Oficio o porque ya sea respuesta
correspondiente a anteriores solicitudes.
Análisis de Aclaración, Este estado corresponde cuando el particular ya
Complementación o contestó su aclaración a través del sistema.
Corrección
de
la Teniendo para elegir las opciones 3, 5 y 6 de la
Solicitud.
presente tabla.
Contestación de Turno Este estado es automático pues se activa
a
Servidor
Público cuando el Responsable de la Unidad de
Habilitado
Información ha terminado los Requerimientos en
el tablero de requerimiento.
Información
de Este estado corresponde cuando la Unidad de
Competencia de otro Información ha determinado que lo solicitado
Sujeto Obligado.
no es competencia de la dependencia y esta lo
debe orientar de acuerdo a lo estipulado en el
artículo 45 de la LTAIPEMYM.
En
Proceso
de Este estado corresponde cuando se haya
Notificación
recibido de parte del Servidor Público Habilitado
Reservada,
la propuesta de clasificación de la información
Confidencial o No o la declaratoria de inexistencia, esto es antes
Obra en los Archivos.
de sesionar al Comité de Información.
No Obran Archivos.
Este estado corresponde cuando habiendo
efectuado una búsqueda exhaustiva en los
12
No Procede por ser
Reservada.
13
No Procede por ser
Confidencial.
14
En
Proceso
Información
Pública
Total o Parcial
15
Respuesta o Entrega
de Información.
16
Turnado
a
Comisionado Ponente
17
Envío de Informe de
Justificación.
18
Recepción
del
Recurso de Revisión.
19
Notificación
Resolución.
20
Respuesta al Recurso
de Revisión o Entrega
de Información.
de
la
archivos del Sujeto Obligado, el Comité de
Información declara que lo solicitado no existe,
debiendo adjuntar el acta debidamente
rubricada por los integrantes del Comité de
Información.
Este estado corresponde cuando una vez
habiendo
sesionado
ante
Comité
de
Información, este declara que la información se
clasifica en su totalidad como reservada.
Este estado corresponde cuando una vez
habiendo
sesionado
ante
Comité
de
Información, este declara que la información se
clasifica en su totalidad como confidencial.
Este estado corresponde cuando una vez
habiendo
sesionado
ante
Comité
de
Información, este declara que la información se
clasifica de manera parcial ya sea como
confidencial o reservada.
Este estado corresponde cuando la información
es en su totalidad pública y esta lista para ser
enviada como respuesta al Particular.
Este estado corresponde cuando el Particular ha
interpuesto su recurso de revisión y se está en
espera de que la Unidad de Información remita
a través del Sistema su respectivo Informe de
Justificación.
Este estado corresponde cuando la Unidad de
Información remitirá al Instituto el respectivo
Informe de Justificación para dar cumplimiento
a lo que establece el numeral 68 de los
Lineamientos para la Recepción, Trámite y
Resolución de las Solicitudes de Acceso a la
Información Pública, así como para su Registro
en el Sistema de Control de Solicitudes de
Información del Estado de México.
Este estado corresponde cuando el recurso ha
sido turnado al Instituto y este lo resolverá dentro
de un término de 30 días hábiles contados a
partir de la fecha de interposición tal y como lo
establece el artículo 75 de la Ley en materia.
Este estado corresponde cuando el Instituto ha
resuelto en definitiva el Recurso de Revisión, y
este ha sido notificado de su resolución tanto al
Sujeto Obligado como al Particular.
Este estado corresponde cuando la Unidad de
Información dará cumplimiento a lo notificado
en el resolutivo tal y como lo establece el
21
artículo 76 de la Ley en materia.
Informe
de Este estado corresponde cuando la Unidad de
Cumplimiento
del Información remitirá al Instituto su respectivo
Recurso de Revisión.
Informe de Cumplimiento a un resolutivo
previamente notificado, tal y como lo establece
el numeral 71 de los Lineamientos antes citados.
Tabla 1