MANUAL DE LA CALIDAD

MANUAL DE LA CALIDAD
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION
Sección: 5
5.1
Versión: 1
Fecha: 17/04/2008
Responsabilidad de la Dirección
La Dirección de la Corporación orienta todos los esfuerzos y recursos para la
implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad,
enfocándose en el fortalecimiento de los procesos a través de la estructuración de
proyectos de mejora, y la adopción de acciones correctivas y preventivas. De igual
forma y con el propósito de comunicar a los servidores públicos de la Corporación
la importancia de satisfacer los requisitos legales y del usuario, la Dirección
desarrolla canales y espacios de comunicación, dejando evidencia en actas. Estos
canales son los siguientes:
-
Comité de Dirección y Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI.
Reuniones con las diferentes áreas, como herramienta de interlocución de
la Dirección con los funcionarios.
Reuniones periódicas con todo el personal para la divulgación oportuna de
la política y objetivos de la calidad definidos en este Manual, así como las
directrices del sistema.
Así mismo, como se describe en el numeral 5.6, la Dirección realiza revisiones
periódicas al Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de establecer su
comportamiento y el cumplimiento de los requisitos del servicio prestado; producto
de dichas revisiones se obtiene el documento “Informe de Revisión por la
Dirección”.
Como se identifica en cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad, la Dirección dispone de los recursos necesarios para el desarrollo
efectivo de los mismos, con indicación en el presupuesto de funcionamiento e
inversión, especificando en este ultimo los rubros a afectar por cada proyecto. La
Corporación ha desarrollado líneas de información a través de sus niveles
jerárquicos con el fin de comunicar la importancia de satisfacer los requisitos del
usuario. El Comité de Dirección y las reuniones en cada Gerencia constituyen
herramientas fundamentales para cumplir con el compromiso de la divulgación de
los requerimientos de los usuarios.
La política y los objetivos de calidad se establecen en el presente Manual. Así
mismo la Corporación a través de sus medios y disposiciones para la
comunicación, divulga de manera oportuna y constante los cambios del Sistema
de Gestión de la Calidad, incluyendo los objetivos del mismo.
La Alta Dirección a través del “Informe de Revisión por la Dirección” realiza de
manera periódica seguimiento al estado del Sistema de Gestión de la Calidad.
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Víctor Agudelo Ríos
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Roberto Calderón C.
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Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI.
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Mediante la descripción de los procesos se establecen los recursos necesarios,
los cuales son suministrados a través del proceso de Gestión de la Infraestructura.
5.2
Enfoque al Usuario
La Corporación define al usuario como todas aquellas personas naturales o
jurídicas que hacen uso o aprovechamiento de los recursos naturales de su
jurisdicción y requieren servicios ambientales en virtud de la competencia de la
entidad, o que de algún modo se vean beneficiadas por sus proyectos de
inversión. En consecuencia se identifican como usuarios a la comunidad en
general, entes territoriales, Juntas de Acción Comunal, ONG’s, asociaciones y
sectores económicos, localizados en el área de jurisdicción de la Corporación.
La normatividad colombiana aplicable a los procesos del sistema de gestión de la
calidad determina los requisitos de los usuarios de la Corporación. Todo el
concepto de usuario se fundamenta en la naturaleza jurídica que le confiere la Ley
99 de 1993, la cual se evidencia en el mapa de procesos y en el documento “PEOT-001, Especificaciones Requisitos para la Prestación de Servicios“, en donde se
determinan las necesidades del usuario asÍ como el método para evaluar la
percepción que cada uno de éstos tiene del servicio.
5.3
Política de Calidad
La política de calidad se encuentra documentada en este Manual en su sección 3.,
y fue establecida de acuerdo con la Misión y Visión de la Corporación. En ella se
establece el compromiso de la organización con respecto al mejoramiento de los
servicios y la importancia del cumplimiento de los requisitos de los usuarios. Es
coherente con el Plan de Acción Trienal - PAT y demás mecanismos de
planificación sectorial.
Así mismo la Política de la Calidad se comunica a todos los servidores públicos y
particulares que ejercen funciones publicas dentro de la entidad, en reuniones
generales de la Corporación.
5.4
Planificación
La Dirección mediante el proceso de planeación estratégica determina los
objetivos de la calidad y las consideraciones para el sistema de gestión de la
calidad.
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5.4.1
Objetivos de la calidad
Los objetivos son establecidos de acuerdo con la política de la calidad y sus
logros, se miden a través de indicadores. Dichos objetivos se encuentran insertos
en las funciones y niveles adecuados de la Corporación y se describen en el
documento “CM-OT-001 Otros tablero de control de indicadores”.
5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad
Para lograr la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se requieren
cambios en éste, la planificación e implementación de las modificaciones se hace
bajo la vigilancia y control del Coordinador de Calidad, quien los evalúa y los
presenta para la aprobación por parte del Comité de Calidad, Mejoramiento y
MECI, y al(os) Directivo(s) a quien(es) le(s) afecte según la naturaleza de la
modificación.
5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
La Dirección en aras de garantizar la implementación y mantenimiento del sistema
de gestión de la calidad ha determinado una estructura especifica para el
funcionamiento del sistema. De igual modo ha establecido los canales de
comunicación requeridos para la divulgación y control del sistema.
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad
La estructura organizacional creada para la implementación y mantenimiento del
sistema de gestión de la calidad,, liderada por el Director a través del Gerente de
Calidad y MECI, el Coordinador de Calidad y los responsables de los procesos
(Gerentes y funcionarios designados), tienen la responsabilidad de definir y aplicar
mecanismos de control en los procesos y procedimientos para garantizar la
adecuada protección de los recursos, la eficacia, la eficiencia y transparencia en
las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el
cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales.
Es función del Director propiciar los espacios y asignar los recursos necesarios
que posibiliten la adecuada implementación del Sistema de Gestión de la Calidad
en la Corporación.
La estructura del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación, se describe
a continuación, con sus respectivos niveles de responsabilidad y autoridad:
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5.5.1.1 Director:
En el marco de la función que le asigna la Ley 99 de 1993 (Art. 29) de “Dirigir,
coordinar y controlar las actividades de la entidad...” a continuación se presentan
las responsabilidades del Director General respecto al Sistema de Gestión de la
Calidad.
Funciones relativas a la Calidad :
•
•
•
•
•
•
•
Establecer y modificar la política y los objetivos de la calidad orientados al
cumplimiento de la estrategia de la entidad formulada en el Plan de Acción
Trienal y las directrices gubernamentales.
Definir y proporcionar los recursos humanos, de infraestructura y
económicos requeridos para la implementación, mantenimiento y mejora del
Sistema de Gestión de la Calidad.
Evaluar periódicamente el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad,
en conjunto con el Gerente de Calidad y MECI y el Coordinador de Calidad.
Participar en el Comité de la Calidad, Mejoramiento y MECI directamente o
a través de su representante.
Realizar la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad y validar su Plan
de Mejoramiento.
Las demás que se asignen en el proceso de Planeación Estratégica.
Adoptar mediante resolución el manual de funciones respecto al Sistema de
Gestión de la Calidad.
5.5.1.2 Gerente de Calidad y MECI para el Sistema de Gestión de la Calidad y
Sistema de Control Interno
El Gerente de Calidad y MECI es un servidor del nivel directivo y fue designado
mediante acto administrativo expedido por el Director.
Las funciones relativas a la calidad se encuentran relacionadas en la Resolución
00128 de 2007.
5.5.1.3 Coordinador de Calidad
El Coordinador de Calidad es un servidor del nivel profesional, el cual se
encuentra designado mediante acto administrativo expedido por el Director.
Las funciones relativas a la calidad se encuentran relacionadas en la Resolución
00128 de 2007.
5.5.1.4 Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI
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El Comité es de carácter técnico y realiza un seguimiento detallado al
funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, asegurando el cumplimiento
de los requisitos de de calidad propuestos por la Corporación, la norma NCGP
1000:2004 e ISO 9001:2000 y la legislación vigente.
El Director de la Corporación preside el comité y en su conformación ha
asegurado la representación de los líderes de los diferentes procesos del Sistema
de Gestión de la Calidad.
Las funciones relativas a la calidad se encuentran relacionadas en la Resolución
00128 de 2007
5.5.1.5 Responsables del Sistema de Gestión de Calidad en los Procesos
Los Gerentes y servidores designados lideran la implementación, mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la Calidad en cada uno de los procesos.
Funciones relativas a la calidad:
•
•
•
•
•
•
•
Coordinar con los servidores ejecutores en cada proceso, las actividades
necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión de la
Calidad.
Revisar periódicamente el cumplimiento de las disposiciones establecidas
en cada uno de los procedimientos y demás documentos del SGC.
Informar al Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI sobre el estado de
implementación, mantenimiento y mejora de los procesos a su cargo.
Proponer cuando sea pertinente acciones correctivas, preventivas y de
mejoramiento para el Sistema de Gestión de la Calidad.
Participar en la ejecución de la estrategia de divulgación, sensibilización y
comunicación del proyecto según se lo indique la planeación de
actividades.
Las demás que le hayan sido establecidas en las descripciones de
procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad..
Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos del
Sistema de Gestión de la Calidad.
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5.5.1.6 Ejecutores del Proceso
Los servidores ejecutores realizan cada una de las actividades de los procesos a
su cargo, tal como se describen de manera detallada en cada uno de los
procedimientos e instructivos documentados.
Responsabilidades:
•
•
•
•
Desarrollar las actividades contempladas en cada uno de los procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad, acorde con las disposiciones
establecidas y la normatividad vigente.
Proponer acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento para el
Sistema de Gestión de la Calidad.
Proponer los cambios necesarios para mantener la integridad del Sistema
de Gestión de la Calidad.
Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos del
Sistema de Gestión de la Calidad.
5.6 REVISION POR LA DIRECCION
5.6.1 Generalidades
El Comité de Calidad y Mejoramiento realiza trimestralmente, en los meses de
marzo, junio, septiembre y diciembre, la revisión del documento denominado
“Informe de revisión por la Dirección” de acuerdo con lo establecido en la
caracterización de proceso, contenido en el Anexo 1.
Se considera como Quórum para la Revisión de dicho documento la mitad más
uno de los integrantes del Comité de la Calidad y Mejoramiento.
5.6.2 Información para la Revisión
El documento “informe de revisión por la Dirección” incluye la siguiente
información:
a. Resultados de auditorias (Evaluación Independiente): hallazgos por
procesos, no conformidades por procesos, observaciones y puntos
positivos.
b. Retroalimentación del usuario: quejas y felicitaciones en cuanto a la gestión
de la Corporación.
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c. Desempeño de los procesos y conformidad del servicio: Indicadores
establecidos en cada uno de los procesos.
d. Estado de acciones correctivas y preventivas: Abiertas, cerradas,
porcentaje de cumplimiento, etc.
e. Acciones de seguimiento de revisiones por la Dirección previas: información
sobre las revisiones anteriores.
f. Cambios realizados durante el periodo a revisar.
g. Recomendaciones sugeridas por el Representante de la Dirección.
h. Seguimiento y actualización de riesgos
5.6.3 Resultados de la revisión
El Comité de la Calidad, Mejoramiento y MECI registra los resultados de la
revisión en un acta que incluya las decisiones y acciones, así como los
responsables de realizarlas, en cuanto a:
a. la mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos
b. la mejora del servicio en relación con los requisitos de calidad y
c. las necesidades de recursos.
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