TERCERA REUNIÓN DE MINISTROS EN MATERIA DE SEGURIDAD PÚBLICA DE LAS AMÉRICAS (MISPA-III) 17-18 de noviembre de 2011 Puerto España, Trinidad y Tobago Las delegaciones pueden consultar los documentos de la reunión en la siguiente página web: www.scm.oas.org/MISPA-III BOLETÍN INFORMATIVO 1. Sede y fecha La Tercera Reunión de Ministros en Materia de Seguridad Pública de las Américas (MISPAIII) se llevará a cabo los días 17 y 18 de noviembre de 2011, en Puerto España, República de Trinidad y Tobago. Todas las sesiones se llevarán a cabo en el salón Regency del Hotel Hyatt Regency Trinidad, ubicado en 1 Wrightson Road, Port of Spain, Trinidad, West Indies. La sesión inaugural dará comienzo a las 9:00 a. m. del 17 de noviembre en el salón antes indicado. El calendario de sesiones de trabajo de esta reunión se distribuirá oportunamente, y también estará disponible en la sede del evento. 2. Coordinación Nacional La Coordinación Nacional está a cargo de: Sra. Antoinette Lucas-Andrews Asesora de Relaciones Internacionales Ministerio de Seguridad Nacional 52-60 Abercromby Street, Port of Spain Trinidad and Tobago Teléfono: (868) 627-7843 Fax: (868) 625-5009 Correo electrónico: [email protected] Sra. Sharon Alfred Coordinadora de Conferencias Ministerio de Seguridad Nacional 52-60 Abercromby Street, Port of Spain Trinidad and Tobago Teléfono: (868) 624-3310; (868) 623-2441 ext. 13116 / (868) 468-0005 Fax: (868) 623-7685 Correo electrónico: [email protected] 3. Hoteles Se ha reservado un gran número de habitaciones en el Hotel Hyatt Regency Trinidad, sede del evento. Las solicitudes de reserva deberán hacerse en la siguiente página web: www.trinidad.hyatt.com, para lo cual deberá utilizar el código de grupo G-MISP. Asimismo, si así lo desean, los delegados pueden llenar el formulario adjunto (anexo I) y enviarlo por correo electrónico a [email protected] por fax al número (868) 821-6401, con copia a la Secretaría Nacional, correo electrónico [email protected], o por fax al número (868) 6237685. Hyatt Regency Trinidad 1 Wrightson Road Port of Spain Trinidad, West Indies Teléfono: 1 + (868) 623-2222 Fax: 1 + (868) 821-6401 Sitio Web: www.trinidad.hyatt.com Correo electrónico: [email protected] CÓDIGO: G-MISP Habitación King Costo Tarifa preferencial: US$ 169.00 Tarifa en ocupación sencilla, sujeta a un impuesto del 21%, e incluye desayuno bufé y servicio de Internet. US$ 20.00 por persona adicional. Deluxe Tarifa preferencial: US$204.00 Tarifa en ocupación sencilla, sujeta a un impuesto del 21%, e incluye desayuno bufé y servicio de Internet. US$ 20.00 por persona adicional. La reservas pueden hacerse directamente en el sitio web, con el nombre de la reunión MISPA III o completando el formulario adjunto (anexo II) y enviándolo por correo electrónico a [email protected] o por fax al número (868) 625-4166, con copia a la Secretaría Nacional, correo electrónico [email protected], o por fax al número (868) 623-7685. Crowne Plaza Hotel & Resort Wrightson Road & London Street, Port of Spain Trinidad, West Indies Teléfono: 1 + (868) 625-3361 Fax: 1 + (868) 625-4166 Sitio web: www.crowneplaza.com Correo electrónico: [email protected] CÓDIGO: MISPA III Habitación Costo Sencilla Tarifa preferencial: US$ 120,00 + 21% de impuesto Desayuno bufé incluido Doble Tarifa preferencial: US$135.00 + 21% de impuesto Desayuno bufé incluido Se han negociado tarifas especiales para los delegados tanto en el Hotel Hyatt Regency Trinidad como en el Crowne Plaza Hotel & Resort. Toda solicitud de reserva deberá estar acompañada del número de una tarjeta de crédito vigente para ser confirmada. La reserva de habitación será asignada por estricto orden de recepción y conforme a la información que aparezca en la solicitud. La cuenta del hotel será cancelada directamente por cada participante al final de la reunión. Las tarifas especiales se harán válidas para todas las reservas de habitación que, sin excepción, hayan sido confirmadas antes del 3 de noviembre con el Hotel Hyatt Regency Trinidad y el Crowne Plaza Hotel & Resort. Las cancelaciones de reservas que se hagan después de la fecha antes indicada estarán sujetas a las reglas y prácticas vigentes en la industria hotelera internacional. En la República de Trinidad y Tobago existe la política de “huésped ausente”, es decir que una vez efectuada la reserva queda comprometido el pago de la primera noche. 4. Transporte aéreo Se recomienda a los delegados que hagan sus reservas de vuelos de ida y vuelta, lo antes posible y directamente con las compañías de aviación o con sus agencias de viajes. Los delegados deberán proporcionar los detalles de su itinerario a la Secretaría Nacional, utilizando para ello el formulario adjunto (anexo III) y enviándolo a la dirección de correo electrónico: [email protected]) o al número de fax (868) 623-7685. 5. Requisitos de entrada y salida del país Se ruega a las personas que requieran visa para ingresar a Trinidad y Tobago que, además del formulario de registro, presenten a la Secretaría Nacional una copia de la página de biodatos de su pasaporte, con el fin de facilitar el otorgamiento de exenciones de visado. La información relativa a visas se encuentra en el anexo V. 6. Inmigración y aduanas El país anfitrión contará con personal para recibir a los delegados en el aeropuerto y para orientarlos en la realización de los trámites de inmigración y aduana. Se tiene prevista la designación de una sección especial en la que los delegados puedan realizar estos trámites de manera expedita. 7. Traslado del aeropuerto al hotel Los delegados tendrán a su disposición transporte de cortesía de y hacia el aeropuerto, mientras dure la reunión y para los eventos sociales planeados por el país anfitrión. Al fin de facilitar el transporte, se ruega a los delegados que utilicen el formulario anexo para proporcionar los detalles de su itinerario de viaje a la Secretaría Nacional. 8. Seguridad El Gobierno de la República de Trinidad y Tobago, a través del Ministerio de Seguridad Nacional, se hará responsable de la seguridad del evento desde la llegada de los delegados y hasta su salida del país, incluidas todas las actividades sociales organizadas por el país anfitrión. 9. Inscripción y acreditación Se ruega a los delegados que llenen el formulario de inscripción adjunto (anexo IV), que incluyan una fotografía reciente de 2"x2" y que la envíen a la Organización de los Estados Americanos (OEA), con copia a la Secretaría Nacional antes del 10 de noviembre de 2011. Se ruega a las delegaciones, observadores e invitados especiales que dirijan sus cartas credenciales y cualquier otro tipo de correspondencia relacionada con la reunión al Secretario General de la OEA, a más tardar el 10 de noviembre de 2011, a la siguiente dirección: Secretaría del Consejo Permanente Atn: Carolina Santa María 17th Street and Constitution Avenue, N.W. Washington, D. C., 20006 Teléfono: (202) 458-6437 Fax: (202) 458-3929 Correo electrónico: [email protected]; [email protected] cc: Secretaría Nacional ([email protected]); fax (868) 623-7685. Las inscripciones tardías y entrega de identificaciones se realizará en el salón Sapphire del Hotel Hyatt Regency Trinidad, en los siguientes días y horarios: - Martes, 15 de noviembre de 2011 Miércoles, 16 de noviembre de 2011 - Jueves, 17 de noviembre de 2011 5:00 p. m. - 7:30 p. m. 7:00 a. m. - 9:30 a. m. 5:00 p. m. - 7:00 p. m. 7:00 a. m. - 9:30 a. m. Por razones de seguridad, se exigirá a todos los participantes portar la tarjeta de identificación durante todas las sesiones de la reunión. 10. Idiomas y documentos de trabajo Las sesiones de trabajo se llevarán a cabo en los idiomas oficiales de la Organización: español, francés, inglés y portugués. Habrá interpretación simultánea en estos idiomas. Las delegaciones pueden consultar los documentos de la reunión en la siguiente página web: www.scm.oas.org/MISPA-III Esta reunión ministerial se llevará a cabo de conformidad con la política institucional de respeto al medio ambiente y no se imprimirá ningún documento. Se invita a los participantes a que traigan sus computadoras portátiles para así poder tener acceso a los documentos de la reunión. 11. Evento social El Gobierno de la República de Trinidad y Tobago ofrecerá un coctel a los delegados, el cual se llevará a cabo en The Esplanade del Hotel Hyatt Regency Trinidad, el 16 de noviembre de 2011, de 7:00 p. m. a 9:00 p.m. 12. Comunicaciones Las llamadas telefónicas tanto nacionales como internacionales, así como el uso de fax serán por cuenta del usuario. Habrá computadoras con acceso a Internet en el salón para delegados. 13. Moneda La moneda local en la República de Trinidad y Tobago es el dólar de Trinidad y Tobago, y la paridad con respecto al dólar estadounidense es TT$ 6.45 por US$ 1.00. Las tarjetas de crédito de circulación internacional son aceptadas en la mayoría de los establecimientos comerciales. Los bancos abren de 8:00 a. m. a 2:00 p. m., de lunes a jueves, y el viernes de 8:00 a. m. a 1:00 p. m., y de 3:00 p. m. a 5:00 p. m. Las sucursales bancarias ubicadas en todos los centros comerciales abren todos los días de 10:00 a. m. a 6:00 p. m., excepto sábados y domingos. 14. Clima La temperatura ambiente promedio durante el día en el mes de noviembre es de 31 °C/87 °F, moderada con vientos alisios del noreste. La temperatura ambiente promedio durante la noche es de 21 °C/69 °F, con una máxima de 26 °C/80 °F. 15. Hora local Una hora menos que en Washington, D. C., durante el mes de noviembre. 16. Corriente eléctrica: La corriente eléctrica es de 110/120 voltios. 17. Permiso para poseer y portar armas La Ley sobre Armas de Fuego de la República de Trinidad y Tobago dispone en su sección 34 (1), que es delito poseer y tener bajo control personal cualquier arma de fuego o municiones, sin la debida autorización, al abordar, al intentar abordar o al desembarcar de un aeronave. Los delegados que deseen entrar a la República de Trinidad y Tobago con armas de fuego deberán solicitar al Comisionado de Policía lo siguiente: (i) Un permiso de importación de armas de fuego, en el que se especifique la cantidad, tipo, número de serie y calibre del arma así como de las municiones. (Formulario12 adjunto Form 12 application_for_firearm_import_permit.rtf). (ii) Una licencia para usar armas de fuego. La solicitud deberá ser firmada por el interesado e ir acompañada de dos fotografías a color, tamaño pasaporte de la misma persona a quien se habrá de conceder el permiso. (Formulario 1 adjunto Form 1 application_for_firearm.rtf). (iii) un permiso para llevar armas al exterior (en el que se especifique el tipo, calibre, número de serie, motivo y destino del arma de fuego y municiones) a fin de facilitar su re-exportación. Este permiso es necesario para todas las armas de fuego que salgan del país. (Formulario 14 adjunto Form 14 application_to_take_firearms_abroad.rtf). Estos formularios deberán ir acompañados de una carta del Ministerio de Relaciones Exteriores del solicitante en la que se detallen las fechas y horas de llegadas y salidas, y deberán ser presentados a la Coordinación Nacional ([email protected]) para su trámite y aprobación por lo menos un mes antes del inicio de la reunión. El Comisionado de Policía asignará un oficial superior de policía que entregará los permisos/certificados al personal de seguridad a la llegada del interesado a la República de Trinidad y Tobago y antes de que se presente ante las autoridades aduaneras. Una vez que se entreguen los documentos aprobados, se requerirá personal armado para resguardarlos y transportarlos durante su permanencia en la República de Trinidad y Tobago y hasta entregarlos al funcionario de aduanas designado en el punto de salida. 18. Servicio médico Se dispondrá de un servicio de ambulancia durante las 24 horas del día en la sede del evento. Westshore Medical ha sido designado como centro de atención médica en casos de emergencia para los delegados en el Hotel Hyatt Regency Trinidad. Los costos de dicha atención médica correrán por cuenta del paciente. La Secretaría Nacional debe ser informada de cualquier dieta especial o enfermedad que padezca algún delegado o participante antes de o inmediatamente después de su llegada. Se ruega a los delegados proporcionar la información antes indicada en el formulario de inscripción adjunto. Anexo I / Appendix I THIRD MEETING OF MINISTERS RESPONSIBLE FOR PUBLIC SECURITY IN THE AMERICAS / TERCERA REUNIÓN DE MINISTROS EN MATERIA DE SEGURIDAD PÚBLICA DE LAS AMERICAS 17-18 de noviembre de 2011/November 17-18, 2011 Port of Spain, Trinidad and Tobago HYATT REGENCY TRINIDAD RESERVATION FORM Type Reservation: X Hotel Name Hyatt Regency Trinidad GROUP CODE G-MISP CUT OFF DATE November 03, 2011 Cancellation: Arrival Date Departure Date Number of rooms Room type Please Select King Rooms: US$ 169.00 Deluxe Rooms: US$ 204.00 Regency Club Room: US$ 219.00 1 Bedroom Regency Suite: US$ 294.00 Rates are subject to 21% taxes, include Buffet breakfast & guest room Internet Single Occupancy. US$ 20 for an additional person. Rate Plan Guest name Gold Passport No. Company Name CR Number Street City Country Phone Fax E-Mail Caller Name Caller Phone Credit Card + Exp Cut off-Date for booking VIP Status Estimated Arrival Time Confirmation requested Billing Instructions Comments : e-mail form to : [email protected] fax : 1+ 868-821-6401 Anexo II / AppendixII THIRD MEETING OF MINISTERS RESPONSIBLE FOR PUBLIC SECURITY IN THE AMERICAS / TERCERA REUNIÓN DE MINISTROS EN MATERIA DE SEGURIDAD PÚBLICA DE LAS AMERICAS 17-18 de noviembre de 2011/November 17-18, 2011 Port of Spain, Trinidad and Tobago CROWNE PLAZA TRINIDAD RESERVATION FORM CODE MISPA III NAME ADDRESS HOTEL ROOM SUITE ARRIVING DEPARTING TOTAL NUMBER OF NIGHTS RATES QUOTED SINGLE US$120.00 plus taxes DOBLE US$135.00 plus taxes DEPOSIT $ HOW WILL ACCOUNT BE SETTLED CASH __________________________________________ CHEQUE _______________________________________ COMPANY ______________________________________ CREDIT CARD ___________________________________ COUPON ________________________________________ LETTER REQUESTED MADE BY DATE LETTER TO FILE LISA RESERVATION CHARLES BY PHONE Comments: e-mail form to: [email protected] or faxing it to (868) 625-4166. Anexo III / Appendix III THIRD MEETING OF MINISTERS RESPONSIBLE FOR PUBLIC SECURITY IN THE AMERICAS / TERCERA REUNIÓN DE MINISTROS EN MATERIA DE SEGURIDAD PÚBLICA DE LAS AMERICAS 17-18 de noviembre de 2011/November 17-18, 2011 Port of Spain, Trinidad and Tobago TRAVEL SCHEDULE FORM Name……………………………………………………………………………………………… Block Letters Last First Designation……………………………………………………………………………………….. Country………………………………………Organization………………………………………. Telephone: …………………… Fax: …………………… Email ……………………………….. Arrival Information: Date of arrival…………………………..Time of arrival:………………… Airline and Flight No…………………… Departure Information: Date of departure…………………… Time of departure:-……………… Airline and Flight No.…………….. Name of Hotel booked………………………………………………………………………………………………... Special Dietary Information:-………………………………………………………………………………….……... Relevant Medical Information:-……………………………………………………………………………………… e-mail form to: National Secretariat at [email protected] by October 10th, 2011. Anexo IV/ Appendix IV TERCERA REUNIÓN DE MINISTROS EN MATERIA DE SEGURIDAD PÚBLICA DE LAS AMERICAS/ THIRD MEETING OF MINISTERS RESPONSIBLE FOR PUBLIC SECURITY IN THE AMERICAS 17-18 de noviembre de 2011/November 17-18, 2011 Port of Spain, Trinidad and Tobago FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN/ REGISTRATION FORM PAÍS U ORGANIZACIÓN/COUNTRY OR ORGANIZATION: _______________________________________ REPRESENTANTE TITULAR /PRINCIPAL REPRESENTATIVE REPRESENTANTE SUPLENTE /ALTERNATE REPRESENTATIVE OBSERVADOR/OBSERVER ÓRGANOS, ORGANISMOS Y ENTIDADES DE LA OEA/ORGANS, ORGANIZATIONS AND ENTITIES OF THE OAS OTRO/OTHER Información Personal/Personal Information Apellidos/Last Name Nombre/First Name Cargo/Designation Organización/Organization País /Country Teléfono/Telephone Fax Correo Electrónico/ Email En caso de emergencia, avisar a/ In case of emergency, notify: Por favor enviar este formulario a la Secretaría del Consejo Permanente, a mas tardar el 10 de noviembre de 2011/ Please submit this form to the Secretariat of the Permanent Councilt no later than November 10, 2011. e-mail: [email protected]; [email protected] and copy to: [email protected] Anexo V/ Appendix V INFORMACIÓN SOBRE VISAS PARA LA REPÚBLICA DE TRINIDAD Y TOBAGO Los nacionales de los siguientes países requieren visa para ingresar a la República de Trinidad y Tobago, con cualquier propósito: Bolivia Haití Nigeria Corea del Norte Japón República Popular de China Los nacionales de los siguientes países no requieren visa para ingresar a la República de Trinidad y Tobago, con cualquier propósito: Alemania Austria Barbados Belize Dinamarca Finlandia Grenada Islas Vírgenes Británicas Montserrat Reino Unido San Vicente y las Granadinas Suecia Aruba Bahamas Bélgica Canadá Dominica Francia Guyana Luxemburgo Reino de los Países Bajos Saint Kitts y Nevis Santa Lucía Suriname Los nacionales de los siguientes países no requieren visa para ingresar a la República de Trinidad y Tobago, con cualquier propósito hasta por 90 días: Chile Ecuador Guatemala México Panamá República Dominicana Cuba El Salvador Honduras Nicaragua Perú Los nacionales de los siguientes países no requieren visa para ingresar a la República de Trinidad y Tobago, por negocios o de placer solamente, hasta por 90 días: Argentina Brasil Colombia Corea del Sur (República de Corea) Estados Unidos India Noruega Suiza Uruguay Venezuela CP27150S04