Manual de Organización Departamento de Administración Interna
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Presidencia de la República Oficina Nacional de Servicio Civil Manual de Organización Departamento de Administración Interna Guatemala, diciembre de 2010 PRESENTACIÓN La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institución de servicio, necesita contar para el ejercicio de sus funciones con instrumentos técnicos que le permitan realizar una gestión eficaz y oportuna. Entre estas herramientas de carácter administrativo figuran los Manuales de Organización y de Procedimientos. Dichos documentos presentan una panorámica general de la Organización, conteniendo como parte toral la descripción de los puestos que detallan el que hacer de los mismos a lo interno de cada Unidad Administrativa de la Institución. Dentro de ese marco de referencia y en vista de la necesidad que se tiene en los diferentes Departamentos y/o Unidades de la Oficina, de contar con estos instrumentos administrativos, se ha elaborado el Manual de Organización del Departamento de Administración Interna, con la finalidad de que el mismo contribuya a lograr la eficiencia y eficacia en el desempeño de las competencias que la ley le asigna. Es por ello que la Dirección de esta Institución, consciente del valor que reviste para una organización el contar con herramientas de esta naturaleza, autoriza a que el documento en referencia sea utilizado como un medio que facilite y coadyuve en la ejecución de las diversas actividades cotidianas que competen al Departamento. Guatemala, diciembre del 2010 Lic. Marcotulio Meoño Ramírez Director Oficina Nacional de Servicio Civil Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional CONTENIDO Introducción i I. Antecedentes Históricos de la Oficina Nacional de Servicio Civil 1 II. Estructura Organizacional de la Oficina Nacional de Servicio Civil 5 III. Organigrama Estructural Oficina Nacional de Servicio Civil 6 IV. Base Legal del Departamento 7 V. Misión y Visión del Departamento 8 Misión 8 Visión 8 Objetivos del Departamento 9 General 9 Específicos 9 VI. VII. Estructura Organizacional del Departamento 10 VIII. Organigrama del Departamento 11 IX. Organigrama de Puestos del Departamento 12 X. Funciones del Departamento de Administración Interna 13 XI. Descripción de cada Órgano 14 Jefatura y Subjefatura 14 Secretaría 14 Apoyo Administrativo 14 Sección de Compras y Suministros 14 Sección de Servicios Generales 15 Sección de Recursos Humanos 15 Clínica Médica 15 Descripción de Puestos 16 Jefe(a) del Departamento 16 Subjefe del Departamento 21 XII. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional Secretaria del Departamento 25 Encargado de Apoyo Administrativo 29 Jefe de la Sección de Compras y Suministros 33 Encargado de Almacén 37 Jefe de la Sección de Servicios Generales 42 Encargados de Mantenimiento 47 Conductor de Vehículo 51 Encargados de Electricidad y Telefonía 55 Encargado de Carpintería 59 Encargado de Imprenta 63 Auxiliar de Imprenta 67 Encargados de Seguridad 71 Encargado de Mensajería 75 Jefe de la Sección de Recursos Humanos 79 Secretaria de Recursos Humanos 84 Recepcionista 88 Analista de Recursos Humanos 92 Encargado de Nómina 97 Médico General 102 Auxiliar de Enfermería 107 Anexos 112 Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional INTRODUCCIÓN El Departamento de Desarrollo Institucional de la Oficina Nacional de Servicio Civil, en aras de fortalecer el rol de la Institución a través de la correcta administración de los recursos humanos ha realizado la actualización del Manual de Organización del Departamento de Administración Interna, el cual es un documento técnico que contiene entre otros apartados, la estructura organizacional del mismo, las funciones de las unidades administrativas que la integran, así como los deberes y responsabilidades que corresponden a cada uno de los puestos de trabajo que dispone el Departamento, para el ejercicio de sus labores. El Manual, constituye un instrumento de suma utilidad para el personal de la Oficina, ya que contiene información real y objetiva sobre el accionar del referido Departamento. • Disponer de un documento administrativo que sirva de medio de consulta dentro del Departamento y la Oficina en general. • Definir con claridad las relaciones de autoridad y responsabilidad entre los diferentes puestos de trabajo del Departamento. • Describir con exactitud las funciones que corresponden a cada puesto de trabajo. • Identificar los canales de comunicación a través de los cuales se realiza el proceso de comunicación formal. • Delimitar el ámbito de acción de cada unidad administrativa. • Disponer de un instrumento administrativo que facilite el proceso de reclutamiento y selección de personal. Dada la importancia que tiene el Manual de Organización en el funcionamiento de este Departamento y en cumplimiento a las funciones del Departamento de Desarrollo Institucional, se considera necesario que el mismo sea actualizado periódicamente, con el fin de adaptarlo a los diferentes cambios que se realicen en el futuro como parte de la dinámica de administración de personal. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional -i- I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL Antes de la Constitución de 1945 las relaciones entre el Estado como patrono y los servidores públicos eran reguladas por diferentes leyes, lo que provocaba cierto desorden en su aplicación, además no se contaba con una reglamentación que garantizara a los empleados un mínimo de derechos y les asegurara estabilidad laboral y estímulo en su trabajo. A partir de 1947 las relaciones entre patronos y trabajadores del sector privado, han sido reguladas por el “Código de Trabajo”; sin embargo, los empleados públicos no contaban con la misma protección y prerrogativas que otorgaba dicho instrumento, por lo que durante mucho tiempo estuvieron desprotegidos. En ese tiempo la administración de personal se realizaba en forma empírica y casuística y se padecía dentro del Sector Público en general, de una desorganización administrativa con relación al sistema de ingreso al servicio y una falta de normativos que regularan las acciones de personal y el régimen de retiro; lo cual permitía que las decisiones se tomaran en forma subjetivas e impregnadas de favoritismo político o conveniencias personales y no con criterios técnicos jurídicamente respaldados. De esa cuenta el 4 de febrero de 1955, a través de Acuerdo sin número, se creó la Oficina de Censo y Clasificación de Empleados Públicos con miras a emitir el Estatuto del Servidor Público. El 29 de febrero de 1956, por Decreto Presidencial número 584, se aprobó el Estatuto Provisional de los Trabajadores del Estado, el cual constituyó un primer avance en el intento por regular las relaciones mencionadas, aunque no con mucho éxito, ya que el recurso humano del Estado necesitaba de un macrosistema técnico de administración de personal. El 5 de abril de 1957, a través del artículo 1º. de Acuerdo sin número, el Presidente Constitucional de la República, crea como dependencia directa de la Secretaría General de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Personal, el cual el 9 de enero de 1858 fue denominado Departamento de Servicio Civil y pasó a depender del Ministerio de Trabajo y Bienestar Social, su principal función era realizar estudios encaminados a la elaboración de un Plan de Clasificación de Puestos y el Registro de Acciones de Personal de los Empleados Públicos del Orden Civil. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional -1- La Constitución Política de la República de 1965 en el título X de Disposiciones Transitorias y Finales, en el Capítulo Único, Artículo 2, señala que el Congreso de la República debía emitir la Ley de Servicio Civil, prevista en el artículo 120 de la referida Constitución, para establecer un sistema técnico, armónico, eficiente y dinámico de la Administración Pública. Con este objeto en el año 1967 se instaló una Comisión Bipartita conformada con representantes de los Organismos Ejecutivo y Legislativo, con el propósito de emitir el proyecto de Ley de Servicio Civil. En la exposición de motivos de dicho proyecto, se destacó como una necesidad impostergable poner orden jurídico y técnico en los aspectos de la Administración del Recurso Humano del Estado. Para el efecto se propuso el llamado Sistema de Servicio Civil, a fin de contar con un régimen laboral de derecho para regular las relaciones entre la Administración Pública y sus trabajadores, que constituyera el instrumento para garantizar dignidad y estabilidad laboral a quienes hacen carrera en el servicio público. Fue así como finalmente el 02 de mayo de 1968 el Congreso de la República emitió la Ley de Servicio Civil, según Decreto 1748, misma que cobró vigencia el 01 de enero de 1969. Así se creo finalmente la Oficina Nacional de Servicio Civil, -ONSEC- cuya misión es constituirse en el órgano ejecutivo encargado de la aplicación y cumplimiento de esta Ley, en todo el territorio de la República de Guatemala. La misma debe estar integrada por un Director, un Sub-director y el personal indispensable para su funcionamiento; la cual puede a juicio del Presidente de la República crear oficinas regionales dependientes de la ONSEC. Sin embargo, con el fin de lograr los propósitos y principios para los cuales se promulgó la Ley de Servicio Civil, era necesario desarrollar sus preceptos, así como, precisar los procedimientos para su correcta aplicación, ya que durante varios años se regularon las relaciones entre el Estado y sus trabajadores, sin que existiera un reglamento específico que fijara las normas y especialmente los procedimientos para la aplicación de éstas. Esta ley ha sido de suma importancia para los trabajadores del Estado hasta la fecha, ya que integra en un solo cuerpo todos los elementos de un Sistema de, Administración de Personal, a efecto de garantizar a los empleados estabilidad laboral y establecer las normas para la aplicación. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional -2- Su ámbito de aplicación se extiende a los servidores públicos del Organismo Ejecutivo y a algunas Entidades Descentralizadas del Estado que carecen de su propia Ley y Reglamento en materia de Recursos Humanos. La Oficina Nacional de Servicio Civil no dispuso de Manual de Organización y Funciones, hasta el mes de abril de 1974, mediante resolución DSC-1-74 a través de la cual se aprobó el “Manual de Organización Interna de la Oficina Nacional de Servicio Civil”. Su estructura organizacional tuvo cambios progresivos que facilitaron el desarrollo de las funciones asignadas y el logro de los objetivos propuestos; al mes de enero de 1986 estaba integrada de la forma siguiente: • • Dirección Sub – Dirección Departamentos • • • • • • • Clasificación de Puestos y Salarios Jurídico Clases Pasivas Servicios Administrativos Nombramientos y Registros Reclutamiento y Selección de Personal Racionalización Administrativa La Ley de Servicio Civil, contiene en el capítulo I los Órganos Directores que deberán velar por su correcta aplicación, siendo ellos: Dirección Suprema: • Presidente Constitucional de la República Órganos Superiores: • • Junta Nacional de Servicio Civil Oficina Nacional de Servicio Civil Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional -3- El 15 de enero de 1998 mediante Acuerdo Gubernativo No. 18-98, se aprobó el “Reglamento de Ley de Servicio Civil”, el cual ha sido modificado parcialmente en su articulado por los Acuerdos Gubernativos, 564-98, publicado en el Diario Oficial el 31 de agosto de 1998; 77-2002, publicado el 8 de marzo del 2002; 128-2002, publicado el 23 de abril del 2002; y, 134-2002, publicado el 25 de abril del 2002, 150-2008 publicado el 3 de junio de 2008 y el 196-2010 publicado el 14 de junio de 2010. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional -4- II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL Por medio del Acuerdo Gubernativo No. 691-95 de fecha 12 de diciembre de 1995, se aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil. En el Acuerdo Gubernativo No.217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeron las unidades de Administración Financiera -UDAF- y Auditoría Interna -UDAI- en las entidades del Sector Público no Financiero y para atender los términos del mismo, se emitieron los Acuerdos de Dirección números D-97-0047 y D-98-006 con la finalidad de establecer dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidades mencionadas. A través del Acuerdo de Dirección No. D-2005-016 del 12 de mayo de 2005, la Unidad de Cómputo fue trasladada del Departamento de Desarrollo Institucional, a la Dirección de ONSEC, como una dependencia adscrita a la misma. Cabe mencionar que de conformidad con lo establecido en el Decreto 57-2008, de fecha 23 de septiembre de 2008, se establecen las Unidades de Información Pública en las Entidades del Sector Público, por lo que hace necesario crear la Unidad de Información Pública de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC, acción que se realizo mediante el Acuerdo de Dirección número D-2009-0018 de fecha 7 de abril de 2009. Asimismo a través del Acuerdo de Dirección No. D-2010-088 de fecha 27 de septiembre de 2010 se creo la Unidad de Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público y por medio del el Acuerdo de Dirección No. D-2010090 de fecha 27 de septiembre de 2010 se crea la Unidad de Soporte de Nómina con carácter permanente. Dirección: • Dirección • Subdirección Departamentos: • Asuntos Jurídico – Laborales • Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas • Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos • Normas y Selección de Recursos Humanos • Previsión Civil • Desarrollo Institucional • Administración Interna Unidades: • Administración Financiera • Auditoría Interna • Cómputo • Información Pública • Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público • Soporte de Nómina Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional -5- III. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL DIRECCIÓN DIRECCIÓN SUB-DIRECCIÓN UNIDAD DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN PERMANENTE DEL SERVIDOR PÚBLICO* UNIDAD DE SOPORTE DE NÓMINA* UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA UNIDAD DE CÓMPUTO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DESARROLLO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTODE DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS, PUESTOS, Y REMUNERACIONES REMUNERACIONES Y AUDITORÍAS AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE NORMAS Y NORMASDE Y SELECCIÓN SELECCIÓN RECURSOS DE RECURSOS HUMANOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO REGISTROS Y DE REGISTROSDE Y VERIFICACIÓN VERIFICACIÓN ACCIONES DE DE ACCIONES DE RECURSOS RECURSOS HUMANOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICOASUNTOS JURÍDICOLABORALES LABORALES DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO PREVISIÓN CIVIL DE PREVISIÓN CIVIL Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Fecha: enero de 2011 Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional -6- IV. BASE LEGAL DEL DEPARTAMENTO El Departamento de Administración Interna fue creado con la finalidad de brindar apoyo logístico a la Oficina, fundamenta su accionar en las leyes y disposiciones legales siguientes: • Constitución Política de la República de Guatemala del 3 de junio de 1985. • Decreto No. 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, publicado el 23 de mayo de 1968. • Acuerdo Gubernativo No. 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y sus reformas. • Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No. 101-97 del Congreso de la República y sus reformas. • Acuerdo Gubernativo No. 691-95, Reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil, publicado el 21 de diciembre de 1995. • Acuerdo de Dirección No. D-2005-004 de la Oficina Nacional de Servicio Civil, del 10 de febrero de 2005. • Acuerdo de Dirección No. D-2005-004 de la Oficina Nacional de Servicio Civil, del 28 de febrero de 2005. • Presupuesto General de Ingresos y Egresos, Decreto que emite el Congreso de la República cada año. • Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo. • Ley de Compras y Contrataciones del Estado. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional -7- V. MISIÓN Y VISIÓN DEL DEPARTAMENTO MISIÓN Somos el Departamento responsable de brindar apoyo logístico a los Departamentos y/o Unidades de Oficina, para el efectivo desarrollo de sus funciones, coordinando actividades programas y actividades establecidas en el Plan Operativo Anual -POA-, institucional y que esto permita contar con un clima organizacional eficiente, responsable y un manejo trasparente de los recursos asignados a la Oficina para su funcionamiento a nivel interno. VISIÓN Ser el Departamento encargado de la implementación del sistema de gestión de recursos administrativos en forma eficiente, así como la prestación de los servicios de mantenimiento y resguardo de las instalaciones de la Oficina, con eficiencia y empeño en el desarrollo de los procesos. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional -8- VI. OBJETIVOS GENERAL • Proporcionar los servicios de apoyo administrativo y logístico a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina dentro y fuera de las instalaciones de la misma, para que realicen sus funciones adecuadamente. ESPECÍFICOS • Recopilar en cada Departamento y/o Unidad que integra la Oficina la correspondencia oficial para su traslado a donde corresponda. • Prestar el servicio de seguridad, resguardo a las instalaciones de la Oficina y el parqueo de los funcionarios. • Mantener en óptimas condiciones los vehículos de trasporte con que cuenta la Oficina contratando para ello los servicios de mecánica automotriz correspondiente. • Atender con eficiencia las solicitudes de trabajo de carpintería, electricidad, plomería y telefonía que se requieren para mejorar las instalaciones de la ONSEC, así mismo brindar el servicio de limpieza que permita mantener limpia la Oficina. • Prestar servicios médicos a los colaboradores de la Oficina, cuando estos lo requieran, así mismo desarrollar jornadas médicas especiales. • Optimizar los procesos de compras de acuerdo a los procedimientos de control establecidos internamente, para la efectiva supervisión y fiscalización de los mismos, abasteciendo al almacén de materiales y suministros y que estos estén disponibles cuando sean requeridos. • Garantizar el resguardo de la propiedad, planta y equipo a través del cumplimiento de las políticas y normas de control interno implementadas por la Institución, en congruencia con las establecidas por la Dirección nacional de Adquisiciones y contrataciones de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional -9- VII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO El Departamento de Administración Interna, para el cumplimiento de sus funciones se integra de la siguiente manera: • Jefatura • Subjefatura • Apoyo Administrativo • Secretaría • Sección de Compras y Suministros Almacén • Sección de Servicios Generales Mantenimiento Trasporte Electricidad y Telefonía Carpintería Reproducción Seguridad Mensajería • Sección de Recursos Humanos Recursos Humanos Nómina • Clínica Médica Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 10 - VIII. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO Jefatura Subjefatura Apoyo Administrativo Secretaría Sección de Compras y Suministros Sección de Servicios Generales Sección de Recursos Humanos Clínica Médica Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Autorizado Por: La Jefatura del Departamento de Administración Interna Fecha: diciembre de 2010 Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 11 - IX. ORGANIGRAMA DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO Jefe del Departamento Asesor Profesional Especializado IV Subjefe del Departamento Profesional Jefe I Encargada de Apoyo Administrativo Secretaria del Departamento Trabajador Especializado II Secretario Ejecutivo III Jefe de la Sección de Compras y Suministros Jefe de la Sección de Servicios Generales Profesional Jefe II Asistente Profesional Jefe Encargado de Electricidad y Telefonía (2) Encargado de Almacén Encargado de Mantenimiento (6) Conductor de Vehiculo (3) Técnico III Trabajador Operativo IV Trabajador Operativo IV Encargado de Imprenta (1) Jefe Técnico II Encargado de Carpintería (1) Técnico III Trabajador Operativo IV Encargado de Seguridad (4) Trabajador Especializado II Trabajador Operativo IV Trabajador Operativo IV Jefe de la Sección de Recursos Humanos Médico General Asistente Profesional IV Asesor Profesional Especializado II Recepcionista Secretaría de Recursos Humanos Trabajador Especializado II Técnico III Encargado de Mensajería (1) Analista de Recursos Humanos Trabajador Especializado Jefe II Técnico Profesional en Informática II Auxiliar de Enfermería Trabajador Operativo IV Encargado de Nómina Asesor Profesional Especializado I Auxiliar de Imprenta (1) Asistente Profesional Jefe Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Autorizado Por: La Jefatura del Departamento de Administración Interna Fecha: diciembre de 2010 Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 12 - X. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA • Proporcionar los servicios médicos generales a los colaboradores de la Oficina, a los parientes considerados dentro del grado de la Ley y en casos necesarios efectuar evaluaciones a domicilio, dando el seguimiento clínico correspondiente si fuere necesario, así mismo realizar jornadas médicas especiales. • Brindar los servicios de mensajería, transporte, mantenimiento, reproducción de documentos y seguridad, de igual manera en lo que se refiere a higiene y limpieza de las instalaciones del edificio. • Estimar en forma programática, conforme la disponibilidad presupuestaria, la compra de bienes, materiales y suministros que utilizan los Departamentos y/o Unidades de la Oficina, realizando el trámite de las requisiciones de compra o contratación de servicios. • Registrar y controlar las acciones de personal, que ejecutan los colaboradores que integran la Oficina, así mismo mantener una base de datos actualizada que contenga candidatos a conformar la Oficina y que llenen los requerimientos mínimos para su contratación. • Registrar y crear las partidas a los colaboradores de nuevo ingreso a la Oficina en Guatenóminas, además debe elaborar la nómina mensual para el pago de salarios y mantener actualizada la misma registrando las acciones de personal de los colaboradores de la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 13 - XI. DESCRIPCIÓN DE CADA ÓRGANO JEFATURA Y SUBJEFATURA Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades que le corresponde desarrollar al Departamento en materia de administración y distribución de los materiales y suministros que se asignan a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina, de acuerdo a la normativa interna legal vigente, así como velar por el eficiente desempeño del recurso humano que tienen a su cargo, y por el cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual (POA). SECRETARÍA Brindar apoyo a la Jefatura en actividades secretariales, específicamente en la recepción, control, redacción, transcripción y archivo de documentos de correspondencia oficial, así como atender al público que requiere información o audiencia con la Jefatura del Departamento, realizar los procedimientos establecidos para llevar el control de documentos y expedientes internos del Departamento. Hacer las requisiciones de materiales y suministros. Distribuir los materiales y suministros al personal del Departamento y mantener el control de existencias de los mismos. APOYO ADMINISTRATIVO Brindar apoyo a la Jefatura en actividades de logística cuando se realizan eventos de capacitación a nivel interno y otras actividades especiales que son competencia del Departamento, así como la realización de trabajos misceláneos consistentes en cubrir ausencias de personal y entrega de periódicos y correspondencia a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. SECCIÓN DE COMPRAS Y SUMINISTROS Revisar analizar y evaluar por medio del Comprobante Único de Registro -CURla correcta aplicación y ejecución presupuestaria, así mismo realizar gestiones con otras Instituciones Públicas y Privadas para la cotización de materiales y suministros, procurando con ello optimizar la utilización de los recursos asignados a la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 14 - SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Prestar los servicios de mensajería, transporte, mantenimiento, reproducción de documentos, seguridad y limpieza e higiene de las instalaciones del edificio, así como la realización de trabajos de carpintería, electricidad y telefonía, vigilancia y guarda del edificio que ocupa la Oficina Nacional de Servicio Civil. SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Atender y resolver las necesidades de Dirección, Departamentos y/o Unidades de la Oficina, en cuanto a la administración de personal se refiere, con base en las normas establecidas en la Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo y otras disposiciones legales relacionadas, asimismo, realizar el proceso de inducción para el personal de primer ingreso, dotándolos de los conocimientos técnicos y profesionales en áreas específicas, para estimular el desempeño de sus labores. . CLÍNICA MÉDICA Proporcionar los servicios de medicina general a los colaboradores de la Oficina y si fuere necesario a sus familiares de acuerdo al programa de citas previas, con el fin de prevenir molestias y enfermedades que puedan afectar su desempeño, además prescribir tratamiento y medicamentos que se considere adecuados al caso que se presente y si fuere necesario ordenar su traslado al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, así mismo llenar la historia clínica en el expediente médico de los colaboradores de la Oficina que lo soliciten. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 15 - XII. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Contiene una panorámica general y específica de cada una de las funciones de los puestos y los requisitos mínimos que debe llenar la persona para ocuparlos. JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL ASESOR PROFESIONAL CÓDIGO: 9840 HORARIO: DEL PUESTO: ESPECIALIZADO IV 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CÓDIGO DE 0007 FUNCIONAL: ADMINISTRACIÓN INTERNA ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: DIRECTOR (A) DE LA ONSEC SUB-ALTERNOS: TODO EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades que ejecuta el personal del Departamento, así como brindar apoyo logístico a la Dirección, Departamentos y/o Unidades administrativas de la Oficina, en las áreas de recursos humanos, compras de materiales y suministros, servicios generales, atención médica y seguridad. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que desarrolla el personal que del Departamento, para garantizar la calidad en el trabajo. • Revisar, corregir y aprobar, los documentos que se emiten en el Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 16 - • Supervisar la ejecución de los programas y proyectos contenidos en el Plan Operativo Anual del Departamento. • Programar, coordinar y supervisar la entrega de materiales y suministros a los Departamentos y/o Unidades administrativas de la Oficina, para el desarrollo de sus funciones. • Elaborar informes sobre la ejecución de las actividades que lleva a cabo el Departamento, que le son solicitados por la Dirección de la Oficina. • Planificar y supervisar los proyectos de infraestructura del edificio, ejecutándolos de acuerdo a los requerimientos y/o necesidades que presentan los Departamento y/o Unidades de la Oficina. • Establecer lineamientos para un mejor aprovechamiento de los recursos asignados, a fin de cumplir con los objetivos planteados por el Departamento. • Coordinar, supervisar y controlar el mantenimiento de las instalaciones del edificio, de acuerdo a la programación establecida, así mismo velar porque el personal de seguridad cumpla con la vigilancia permanente del mismo. • Velar porque las acciones del recurso humano de la Oficina se registren en el sistema de control, así como verificar el control de horarios del personal y mantener actualizada la base de datos. • Velar por el debido cumplimiento de las normas administrativas internas que rigen el Departamento. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Participar en reuniones de trabajo con las Autoridades Superiores, Jefes de Departamento y/o Unidades de la Oficina. • Integrar comisiones de trabajo de acuerdo a instrucciones giradas por las Autoridades Superiores de la Oficina, con el fin de mejorar la infraestructura de la misma. • Asumir la responsabilidad de las instalaciones de la Oficina, en ausencia de las Autoridades Superiores. • Realizar reuniones de trabajo con los Jefes de Sección para realizar estudios y proyectos que tienden a mejorar el desempeño de las actividades que desarrolla el personal del Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 17 - • Observar el monitor de las cámaras del circuito cerrado de la Oficina, a fin de detectar las anomalías que se presenten en la conducta de los colaboradores, así como del personal que la visita, velando por el orden y conducta adecuada de las personas dentro de las instalaciones. • Autorizar permisos y vacaciones del personal del Departamento de acuerdo la normativa interna legal vigente. • Aplicar medidas correctivas y disciplinarias al personal del Departamento, cuando el caso lo amerite. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Director(a) de la Oficina. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión sobre el personal del Departamento de Administración Interna. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias y de las que desarrolla el personal del Departamento, así como las que le indique la Dirección de la Oficina y por el manejo de información y documentos confidenciales. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 18 - V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisión, revisión, análisis y aprobación de los documentos que se emiten en el Departamento. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 19 - • Externamente con los diferentes proveedores de materiales y suministros, así como con aquellos que prestan servicios considerados especiales relacionados con el mantenimiento del edificio y el mobiliario que pertenece a la Oficina. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afín al puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado III y ser colegiado activo. OPCIÓN B: Acreditar título universitario en el grado académico de Licenciado en la carrera profesional que el puesto requiera. Siete años de experiencia en labores afines y ser colegiado activo. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 20 - SUBJEE DEL DEPARTAMENTO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL PROFESIONAL JEFE I CÓDIGO: 5060 HORARIO: DEL PUESTO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO SUBJEFE DEL CÓDIGO DE 0007 FUNCIONAL: DEPARTAMENTO ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DE DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: TODO EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en asesorar y apoyar a la Jefatura del Departamento en la planificación, organización, dirección, coordinación y supervisión de las actividades técnico administrativas que ejecuta el personal asignado al mismo, sustituyendo a la Jefatura en caso necesario. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Velar por el cumplimiento de las funciones y objetivos planteados por el Departamento. • Brindar apoyo en la elaboración de mecanismos de control que coadyuven a alcanzar las actividades encomendadas a las Secciones que componen el Departamento. • Apoyar y supervisar que los Departamentos y/o Unidades administrativas de la Oficina, dispongan de los materiales y suministros necesarios para el desarrollo de sus funciones en el tiempo exacto. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 21 - • Participar en reuniones de trabajo con la Jefatura y Jefes de Sección del Departamento, proponiendo soluciones a los problemas que se presenten en el que hacer diario. • Elaborar informes que solicitan la Dirección y/o Sub-Dirección de la Oficina y Jefaturas de Departamento y/o Unidades, sobre el proceso y avance de las diferentes actividades que le competen al Departamento. • Coordinar las unidades de trasporte con que cuenta la Oficina, velando por que estén disponibles cuando sean requeridas por los colaboradores. • Velar por el debido cumplimiento de las normas administrativas internas que rigen el Departamento. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Sustituir al Jefe(a) de Departamento, en caso de ausencia. • Participar en reuniones de trabajo cuando sea citado por la Dirección y con los Jefes de Departamentos. • Elaborar y autorizar requisiciones de materiales, en casos especiales. • Apoyar en la consolidación del Plan Operativo Anual -POA-, Anteproyecto de Presupuesto y programa de ejecución presupuestaria y Memoria de Labores del Departamento. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión sobre el personal del Departamento de Administración Interna, con excepción de la Jefatura. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 22 - c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento, así como por el manejo de información y documentos confidenciales. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) • ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisión, revisión, análisis y aprobación de los documentos que se emiten en el Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 23 - • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • Externamente con los proveedores de materiales y suministros, así como con aquellos que prestan servicios considerados especiales relacionados con el mantenimiento del edificio y mobiliario que pertenece a la Oficina. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, seis meses de experiencia como Profesional III en la misma especialidad, que incluya supervisión de personal y ser colegiado activo. OPCIÓN B: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, dos años de experiencia profesional en labores relacionadas con el puesto, que incluya supervisión de personal y ser colegiado activo. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 24 - SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL SECRETARIO EJECUTIVO III CÓDIGO: 6200 HORARIO: DEL PUESTO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO SECRETARIA DEL CÓDIGO DE 0006 FUNCIONAL: DEPARTAMENTO ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ACTIVIDADES FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: SECRETARIALES JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en asistir a la Jefatura del Departamento en la realización de las actividades secretariales, observando los procedimientos establecidos para el registro, archivo, custodia y traslado de documentos, así como la elaboración de oficios, providencias, circulares y otros documentos que le sean solicitados. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Elaborar oficios, providencias, circulares y otros documentos oficiales relacionados con las funciones del Departamento, llevando su control en orden correlativo. • Atender llamadas telefónicas, recibir mensajes y realizar llamadas telefónicas oficiales a solicitud de la Jefatura del Departamento. • Atender a los colaboradores de la Oficina, a fin de orientarlos en consultas que presentan al Departamento. • Brindar apoyo secretarial en las reuniones programadas por la Jefatura del Departamento Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 25 - • Gestionar la reproducción de fotocopias de los documentos oficiales requeridos por el Departamento. • Entregar a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina los documentos oficiales que son emitidos en el Departamento. • Organizar y archivar documentos diversos del Departamento. • Elaborar requisiciones de útiles de oficina, imprenta y compras del Departamento. • Elaborar el informe mensual de las acciones de recursos humanos realizadas que se envía al Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Reportar a la Unidad de Recursos Humanos del Departamento la inasistencia eventual del personal. • Solicitar la reparación del mobiliario y equipo que se encuentra en mal estado. • Recopilar la información para la elaboración del informe trimestral de labores. • Transcribir el informe mensual del Plan Operativo Anual -POA- para trasladarlo al Departamento de Desarrollo Institucional. • Elaborar reportes de personal, desperfectos de maquinaria y equipo, energía eléctrica y otros. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 26 - b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 27 - e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido a que necesita poner en práctica los conocimientos secretariales que posee, así como manejar procedimientos administrativos para el desarrollo de sus funciones. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución se relaciona con las secretarias de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • Externamente con el público en general que solicita información sobre las gestiones que realiza el Departamento con los proveedores de materiales, suministros y servicios. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título a nivel de educación media y seis meses de experiencia como Secretario Ejecutivo II. OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe y dos años de experiencia en labores secretariales. En el caso de que se requiera, dominio de un idioma. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 28 - ENCARGADA DE APOYO ADMINISTRATIVO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL TRABAJADOR ESPECIALIZADO CÓDIGO: 6200 HORARIO: DEL PUESTO: II 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO ENCARGADA DE APOYO CÓDIGO DE 0339 FUNCIONAL: ADMINISTRATIVO ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: RELACIONES FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: LABORALES JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en asistir a la Jefatura del Departamento en la realización de actividades de reparto y vigilancia de las instalaciones del edificio, observando los procedimientos establecidos para resguardar el área física de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Recoger periódicos en recepción y llevarlos a donde corresponde. • Entregar tarjetas de felicitación a los cumpleañeros de la Oficina e invitaciones a otras actividades especiales relacionadas con el que hacer del Departamento. • Apoyar en procesos de compras menores. • Brindar apoyo logístico en las reuniones programadas por la Jefatura del Departamento • Fotocopiar los documentos oficiales que son solicitados por las Secretarias de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. • Mantener limpia las fotocopiadoras del Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 29 - • Entregar a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina los documentos oficiales que son emitidos en el Departamento. • Apoyar en la organización y archivo de documentos diversos del Departamento. • Cubrir a la recepcionista durante la hora de almuerzo. • Apoyar a las Secciones del Departamento en actividades de traslado de documentos y solicitudes de los colaboradores de la Oficina. • Elaborar el informe mensual de fotocopiado de documentos. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Reportar a la Jefatura del Departamento cualquier anomalía que observe dentro de las instalaciones de la Oficina. • Elaborar reportes de trabajo que le son solicitados por la Jefatura del Departamento. • Reportar a la Jefatura del Departamento los desperfectos o fallas que tenga la fotocopiadora. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) • RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 30 - • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales en el área reparto y encomienda. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90% en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de entrega de documentos y control de las instalaciones ya que la mayoría del tiempo permanece de pie y en movimiento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 31 - f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • Externamente con el público en general que solicita información sobre las gestiones que realiza el Departamento con los proveedores de materiales, suministros y servicios. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título a nivel de educación media y seis meses de experiencia como Secretario Ejecutivo II. OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe y dos años de experiencia en labores secretariales. En el caso de que se requiera, dominio de un idioma. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 32 - JEFE DE LA SECCIÓN DE COMPRAS Y SUMINISTROS INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: PROFESIONAL JEFE II CÓDIGO: 5070 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO JEFE DE LA SECCIÓN DE CÓDIGO DE 0070 FUNCIONAL: COMPRAS Y SUMINISTROS ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: COMPRAS Y FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: SUMINISTROS JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: ENCARGADO DE ALMACEN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en realizar actividades relacionadas con el proceso de compra y adquisición de materiales y suministros necesarios para el funcionamiento de la Institución, observando las normas presupuestarias legales y los procedimientos administrativos internos vigentes. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Realizar la programación y organización de la compra de materiales y suministros, conforme los requerimientos del almacén de la Oficina. • Ejecutar el programa de compras, verificando que el mismo se ajuste a la programación presupuestaria. • Realizar cotizaciones de equipo, materiales y suministros, en forma personal o por medios electrónicos. • Organizar la lista de requisiciones de compra de la ONSEC. • Clasificar las requisiciones por renglones de gasto, para evaluar la asignación presupuestaria. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 33 - • Verificar que las requisiciones de compra cumplan con los requisitos legales correspondientes para hacerlas efectivas. • Realizar las compras autorizadas por la Dirección de la Oficina. • Elaborar sumario que compara las cotizaciones a los proveedores y oferentes para que se autorice la compra, seleccionando la mejor propuesta. • Preparar la papelería necesaria para ingresar las compras realizadas al almacén y registrarlas en el inventario correspondiente. • Preparar la papelería para la realización del pago correspondiente a la compra, que incluye la revisión de las facturas emitidas por los proveedores. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Realizar la programación cuatrimestral de compras de materiales y suministros, tomando en cuenta las requisiciones de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. • Realizar inventario en el almacén, a efecto de verificar las entradas y salidas de materiales y suministros, con el apoyo del Encargado del Almacén. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión sobre el Encargado de Almacén. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 34 - c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto, y de las que realiza el personal a su cargo y otras que le indique la Jefatura del Departamento. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) • ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de compra y adquisición de materiales y suministros que realiza el Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 35 - • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con el personal de la Contraloría General de Cuentas y proveedores de materiales y suministros. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afín al puesto. Cuatro años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto y ser colegiado activo. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 36 - ENCARGADO DE ALMACÉN INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: TÉCNICO III CÓDIGO: 3030 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO ENCARGADO DE ALMACÉN CÓDIGO DE 0027 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ALMACENAJE FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE COMPRAS Y SUMINISTROS SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo técnico que consiste en registrar, organizar, custodiar y controlar el flujo de materiales y suministros del almacén, atendiendo para ello las normas legales vigentes y los procedimientos internos previamente establecidos. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Recibir y organizar la documentación que se utiliza como respaldo de los movimientos de almacén. • Revisar que la documentación que acompaña los materiales y suministros cumpla con los requisitos necesarios para hacer efectivo el ingreso al almacén. • Revisar que los suministros ingresados al almacén coincida con el detalle de la factura recibida. • Controlar y mantener al día los registros de ingresos y egresos de equipo, materiales y suministros del almacén. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 37 - • Llevar el control de las requisiciones de materiales y suministros solicitados por los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. • Registrar en la base de datos la información de egreso e ingreso de materiales y suministros en orden correlativo, generando la impresión correspondiente. • Almacenar y custodiar los materiales ingresados al almacén, en el orden y clasificación respectiva. • Elaborar las constancias de ingreso a almacén, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas -formas 1-H. • Entregar a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina, los materiales solicitados en la requisición de materiales y suministros mensualmente. • Revisar que los materiales que van a ingresar al almacén, correspondan a lo que compro, para cumplir con las demandas de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. • Archivar los documentos que respaldan los movimientos de materiales y suministros del almacén. • Realizar mensualmente el inventario físico-kardex de los materiales existentes en almacén. • Elaborar mensualmente el pedido de suministros y materiales, según las necesidades del almacén, trasladando la información a la Unidad de Compras. • Realizar el informe mensual de existencias y del estado de los materiales y suministros almacenados. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Rendir la información solicitada por la Delegación de Auditoría de la Contraloría General de Cuentas. • Rendir el informe de los movimientos de almacén a la Unidad de Auditoría Interna de la ONSEC y realizar el inventario correspondiente en forma conjunto. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección de Compras. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 38 - IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en la Unidad de Almacén, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el puesto y las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina, así como por el resguardo de los materiales y suministros existentes en el almacén. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en el área asignada para el almacén. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 39 - d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales de control y resguardo, de los materiales y suministros. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90%, en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de control y entrega de materiales y suministros ya que la mayoría del tiempo permanece de pie y en movimiento. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con empresas privadas de proveedores de materiales y suministros de almacén. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educción media y seis meses de experiencia como Técnico II en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar título o diploma del nivel de educación media y cuando sea necesario acreditar cursos de capacitación o adiestramiento en el área específica y un año de experiencia en tareas relacionada con la especialidad del puesto. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 40 - VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 41 - JEFE DE LA SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL ASISTENTE PROFESIONAL CÓDIGO: 9760 HORARIO: DEL PUESTO: JEFE 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO JEFE DE LA SECCIÓN DE CÓDIGO DE 0007 FUNCIONAL: SERVICIOS GENERALES ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: PERSONAL DE LA SECCIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo técnico administrativo que consiste en asistir a la Jefatura del Departamento en la planificación, organización, ejecución y control de las actividades relacionadas con la prestación de servicios generales a la Oficina y brindar apoyo logístico para la realización de eventos internos cuando se le solicite, observando las normas y los procedimientos administrativos vigentes, así mismo supervisar que se realicen las actividades de vigilancia, resguardo y custodia del edificio. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Elaborar solicitudes de materiales y suministros para el correcto funcionamiento de los servicios de transporte, mensajería, mantenimiento, carpintería, electricidad, telefonía, seguridad. • Gestionar ante la Jefatura del Departamento los recursos financieros para el mantenimiento del edificio. • Llevar el control de la cantidad de productos y suministros entregados al personal a su cargo y supervisar su correcta utilización. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 42 - • Supervisar diariamente las tareas que realiza el personal a su cargo, en los diferentes ambientes donde ejecutan su trabajo. • Elaborar oficios, conocimientos, providencias, etc., relacionadas con las actividades que tiene asignadas el personal a su cargo. • Coordinar los trabajos de carpintería que son requeridos por los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. • Supervisar diariamente el funcionamiento de los elevadores del edificio. • Coordinar y supervisar que las actividades de vigilancia, guardia y custodia del edificio se ejecuten de acuerdo a lo planificado. • Registrar, controlar y hacer reportes de reparaciones de planta y equipo de la Oficina. • Elaborar informes mensuales y trimestrales sobre los productos consumidos por el personal a su cargo, en la prestación de los diferentes servicios. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Velar por el abastecimiento de agua potable en el edificio. • Planificar y coordinar el apoyo logístico que solicitan los Departamentos de la Oficina, cuando organizan eventos especiales autorizados por la Dirección de la Oficina. • Coordinar la limpieza de cisterna de agua cada 6 meses. • Coordinar la reparación de los oasis de agua ubicados en los Departamentos y/o Unidades de la Oficina, cuando sea requerido. • Solicitar la reparación de los ascensores, en caso de desperfectos. • Brindar apoyo al encargado del almacén. • Llevar el control y realizar el reporte de reparaciones del mobiliario y equipo de la Oficina. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 43 - IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión sobre el personal de la Sección de Servicios Generales. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto, así como las que realiza personal a su cargo y las que le indique la Jefatura del Departamento. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 44 - d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 20% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de supervisión y control de personal. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 80% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece de pie y movimiento supervisando el desempeño de los colaboradores de la Unidad. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con el personal de la CONRED, Cuerpo de Bomberos Voluntarios, SEGEPLAN, proveedores de materiales y suministros y empresas que prestan servicios técnicos. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de una carrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como Asistente Profesional en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisión de personal. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 45 - OPCIÓN B: Acreditar haber aprobado el octavo semestre en una carrera universitaria afín al puesto y un año de experiencia en tareas relacionadas con el mismo, que incluya supervisión de personal. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 46 - ENCARGADO DE MANTENIMIENTO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL TRABAJADOR OPERATIVO IV CÓDIGO: 1040 HORARIO: DEL PUESTO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO ENCARGADO DE CÓDIGO DE 0076 FUNCIONAL: MANTENIMIENTO ESPECIALIDAD: NÚMERO DE SEIS ESPECIALIDAD: CONSERJERÍA FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo operativo que consiste en la realización de actividades relacionadas con la limpieza y mantenimiento de las instalaciones de la Oficina, las cuales debe ejecutar de acuerdo a las especificaciones del Jefe de la Sección y el nivel asignado por el mismo, debiendo observar las normas de higiene y seguridad para su ejecución. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Barrer, trapear y lustrar el piso del área o nivel asignado dentro del edificio. • Limpiar el mobiliario y equipo, así como desinfectar sanitarios, colocar jabón y aplicar desodorante ambiental. • Limpiar vidrios en la parte interior y persianas del área asignada. • Servir agua purificada y proporcionar papel higiénico al personal del nivel asignado. • Solicitar al Jefe de la Sección los materiales, suministros y utensilios de limpieza que utiliza para realizar su trabajo. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 47 - La persona de mantenimiento asignada al Departamento de Administración Interna adicionalmente a las funciones permanentes anteriores debe: • Preparar café, para los colaboradores de la Oficina. • Servir café con su respectiva azúcar a los colaboradores en los niveles del edificio. • Limpiar las cafeteras y resguardarlas en el lugar designado. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Apoyar en la movilización de mobiliario y equipo, cuando lo requiera el Jefe de la Sección. • Colaborar en la ejecución de otros trabajos relacionados con su función principal, en otro nivel del edificio, cuando sea necesario. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el puesto y las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 48 - V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en el nivel asignado dentro de las instalaciones de la Oficina. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el desarrollo de sus funciones se pueden dar por no tomar las medidas de precaución necesarias para realizar su trabajo, por la manipulación de los materiales que utiliza. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de las medidas de seguridad e higiene industrial correspondientes durante el desarrollo de sus funciones. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales en el área operativa, para el desempeño de las funciones que realiza. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90%, en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de limpieza y mantenimiento, ya que la mayoría del tiempo permanece de pie y en movimiento. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal que del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 49 - VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar seis meses de experiencia como Trabajador Operativo III en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar tercer grado de educación primaría y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 50 - CONDUCTOR DE VEHÍCULO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL TRABAJADOR OPERATIVO IV CÓDIGO: 1040 HORARIO: DEL PUESTO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO CONDUCTOR DE VEHÍCULO CÓDIGO DE 0382 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE TRES ESPECIALIDAD: CONDUCCIÓN DE FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: VEHÍCULOS JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo especializado que consiste en la conducción de vehículos, para trasladar al personal de la Institución a diferentes comisiones dentro y fuera de la ciudad, observando el Reglamento de Transito. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Conducir el vehículo asignado para transportar a las autoridades y personal de la Oficina. • Realizar la limpieza y velar por el buen funcionamiento del vehículo asignado. • Controlar el consumo de combustibles y lubricantes del vehículo bajo su responsabilidad. • Registrar la cantidad de kilómetros diarios recorridos por el vehículo asignado. • Reportar al Jefe de la Sección los de desperfectos del vehículo asignado. • Guardar el vehículo en el parqueo asignado. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 51 - • b) Solicitar vales de combustible para el vehículo asignado. PERIÓDICAS O EVENTUALES • Recoger y trasladar documentos remitidos de las Instituciones del Estado a la Oficina. • Solicitar aceites, lubricantes y servicios generales para el vehículo asignado. • Reparar fallas mecánicas sencillas realizar cambio de llantas en caso de pinchazo y realizar servicio menor al vehículo asignado. • Apoyar en actividades de mensajería, cuando sea necesario. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto, se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable del debido cumplimiento de las tareas que desarrolla, así como las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO Debe velar por el buen uso y cuidado del vehículo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene bajo su responsabilidad, así como por los documentos de valor (vales de combustible), que le son entregados. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 52 - V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza fuera de las instalaciones del la Oficina. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el desarrollo de sus funciones se pueden dar por no tomar las medidas de precaución necesarias en la conducción de vehículo que tiene asignado. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan consecuencia de percances o colisiones que puedan correrse al no tomar las medidas de precaución necesarias. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales en el área de conducción de vehículos. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90%, en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de conducción de vehículos, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado manejando. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamento y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con las Instituciones del Estado, que tienen relación con la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 53 - VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar seis meses de experiencia como Trabajador Operativo III en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar tercer grado de educación primaría y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 54 - ENCARGADO DE ELECTRICIDAD Y TELEFONÍA INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL TÉCNICO III CÓDIGO: 3030 HORARIO: DEL PUESTO: TRABAJADOR OPERATIVO IV 1040 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO ENCARGADO DE CÓDIGO DE 0134 FUNCIONAL: ELECTRICIDAD Y TELEFONÍA ESPECIALIDAD: NÚMERO DE DOS ESPECIALIDAD: ELECTICIDAD FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo especializado que consiste en localizar, identificar, revisar y reparar averías en los sistemas eléctricos y al sistema de telefonía del edificio que se encuentra dentro de la Oficina. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Realizar el programa de actividades de revisión del cableado, según las necesidades que se registren en el edificio • Cumplir con el programa de revisión del sistema eléctrico y telefónico establecido con el Jefe de la Sección. • Realizar trabajos de mantenimiento general de las instalaciones eléctricas y de telefonía en el edificio. • b) • Realizar informe mensual de las actividades realizadas y trabajos finalizados. PERIÓDICAS O EVENTUALES Limpiar paneles de contadores. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 55 - • Revisar tableros eléctricos. • Cambiar cables eléctricos dañados. • Instalar tomacorrientes 110, swica. • Instalar lámparas. • Instalar y trasladar redes telefónicas. • Realizar trabajos de canaleteado y entubado. • Instalar cableado de aire acondicionado 220. • Hacer instalaciones eléctricas en los diferentes ambientes de la Oficina. • Realizar requisiciones de materias primas. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas que desarrolla, así como las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO Debe velar por el buen uso y cuidado de la herramienta y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 56 - V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en el taller de electricidad, así como en el edificio en general. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el desarrollo de sus funciones se pueden dar por no tomar las medidas de precaución necesarias para realizar su trabajo, y por la manipulación de los materiales que utiliza. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por no tomar la medidas de seguridad e higiene industrial correspondientes. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales en el área de electricidad y telefonía. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90% en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de electricidad y telefonía, ya que la mayoría del tiempo permanece de pie, en movimiento, subiendo y bajando escaleras. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con el personal de la Empresa Eléctrica de Guatemala, TELGUA y con empresas proveedoras de materiales y suministros eléctricos. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 57 - VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA TÉCNICO III OPCIÓN A: Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y seis meses de experiencia como Jefe Técnico I en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisión de personal. OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y cuando se requiera, los cursos de capacitación o adiestramiento en el área específica y tres años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto, que incluya supervisión de personal. TRABAJADOR OPERATIVO IV OPCIÓN A: Acreditar seis meses de experiencia como Trabajador Operativo III en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar tercer grado de Educación Primaría y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 58 - ENCARGADO DE CARPINTERÍA INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL TRABAJADOR OPERATIVO IV CÓDIGO: 1040 HORARIO: DEL PUESTO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO ENCARGADO DE CÓDIGO DE 0056 FUNCIONAL: CARPINTERÍA ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: CARPINTERÍA FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo especializado que consiste en ejecutar actividades de mantenimiento, reparación y carpintería en general en las instalaciones de la Oficina, utilizando para ello maquinaría y herramienta industrial. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Solicitar los materiales para realizar los trabajos de carpintería solicitados. • Trasladar los materiales de carpintería al área de trabajo. • Cortar y cepillar piezas de madera. • Fabricar muebles de diferentes tipos que le solicitan, de acuerdo a las necesidades de la Oficina. • Pintar ó barnizar muebles y otros objetos. • Instalar puertas y ventanas. • Instalar chapas, bisagras y pasadores. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 59 - • Construir y reparar estructuras de madera, con previa solicitud y autorización. • Calcular los materiales a utilizar para el tipo de mueble solicitado. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Brindar apoyo en trabajos de tipo operativo, cuando sea necesario. • Apoyar en el manejo de mobiliario y equipo, por instrucciones del Jefe de la Sección. • Realizar informes de trabajo, que sean requeridos por el Jefe de la Sección. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) • RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas que desarrolla, así como las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO Debe velar por el buen uso y cuidado de la herramienta y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 60 - V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en el taller de carpintería, que es compartido con el personal de imprenta. Y en el edificio en general. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el desarrollo de sus funciones se pueden dar por no tomar las medidas de precaución necesarias para realizar su trabajo y por la manipulación de las herramientas y materiales que utiliza. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por no tomar la medidas de seguridad e higiene industrial correspondientes. e) • ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales en el área de carpintería y mantenimiento. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90% en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de carpintería, ya que la mayor parte del tiempo permanece de pie y en movimiento. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 61 - VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar seis meses de experiencia como Trabajador Operativo III en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar tercer grado de educación primaría y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 62 - ENCARGADO DE IMPRENTA INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL JEFE TÉCNICO II CÓDIGO: 2060 HORARIO: DEL PUESTO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO ENCARGADO DE IMPRENTA CÓDIGO DE 0192 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: IMPRESIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUB-ALTERNOS: ASISTENTE DE IMPRENTA UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo especializado que consiste en realizar trabajos de imprenta en general para la reproducción de documentos, formularios y otros trabajos especiales, que son requeridos por la Dirección, Departamentos y/o Unidades de la Oficina. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Revisar y ejecutar las requisiciones de trabajos de impresión. • Llevar el control de los trabajos de impresión y encuadernación realizados, para elaborar el reporte de actividades al Jefe de la Sección. • Resguardar el equipo, herramientas y material que utiliza en la imprenta. • Quemar placas y máster para revelar la impresión de documentos que solicitan los Departamento y/o Unidades de la Oficina. • Imprimir los diferentes formularios y documentos oficiales que le solicitan. • Compaginar, pegar y engrapar los folletos impresos. • Encuadernar y empastar documentos oficiales y reportes diversos. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 63 - • Atender solicitudes de corte de cartulinas y otros materiales de uso común en la imprenta. • Limpiar y lubricar el equipo y maquinaria utilizada en trabajos de impresión y encuadernación. • Elaborar la requisición para darle mantenimiento y servicio al equipo y maquinaria al servicio del taller de reproducción. • Asignar y supervisar las tareas que realiza el auxiliar de imprenta para garantizar la calidad del trabajo. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Trasladar los materiales al área de trabajo. • Elaborar trabajos especiales a solicitud de la Jefatura del Departamento. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión sobre el auxiliar de imprenta. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto, así mismo las que realiza personal a su cargo y las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO Debe velar por el buen uso y cuidado de la maquinaria y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 64 - V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en el taller de imprenta, que es compartido con el carpintero. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el desarrollo de sus funciones se pueden dar por no tomar las medidas de precaución necesarias para realizar su trabajo y por la manipulación de las herramientas y materiales que utiliza. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por no tomar la medidas de seguridad e higiene industrial correspondientes. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales en el área de reproducción e impresión de documentos. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90% en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de imprenta, ya que la mayoría del tiempo permanece de pie y en movimiento. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 65 - VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y seis meses de experiencia como Jefe Técnico I en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisión de personal. OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y cuando se requiera, los cursos de capacitación o adiestramiento en el área específica y tres años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto, que incluya supervisión de personal. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 66 - AUXILIAR DE IMPRENTA INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL TRABAJADOR ESPECIALIZADO CÓDIGO: 2030 HORARIO: DEL PUESTO: III 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO AUXILIAR DE IMPRENTA CÓDIGO DE 0192 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: IMPRESIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: ENCARGADO DE IMPRENTA SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo especializado que consiste en realizar trabajos de impresión, corte, encuadernado y empastado de los documentos que le son asignados y brindar apoyo al encargado de la imprenta en los trabajos que son solicitados por los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Colaborar en el mantenimiento del taller de imprenta. • Quemar y revelar placas y máster, de acuerdo a las actividades designadas por el encargado de la imprenta. • Apoyar al encargado de la imprenta en la Impresión de documentos que solicitan los Departamentos y/o Unidades que integran la Oficina. • Realizar el montaje en la maquinaria para atender las solicitudes de impresión. • Compaginar, pegar y engrapar folletos impresos que le son designados por el encargado de la imprenta. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 67 - • Apoyar al encargado de la imprenta en la encuadernación y empastado de documentos diversos. • Colaborar en el corte de cartulinas y otros materiales de uso común en el taller de imprenta. • Apoyar en el lavado, limpieza y lubricación del equipo y maquinaria que se utiliza en el taller de imprenta. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Elaborar requisiciones de material o útiles necesarios para el mantenimiento de la maquinaria y equipo del taller. • Trasladar los materiales que utilizan para la impresión de documentos de la bodega de suministros al taller de imprenta. • Ingresar, registrar y llevar el respectivo de las requisiciones de trabajos de impresión. • Sustituir al encargado de la imprenta en caso necesario. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el encargado de la imprenta. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) • RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las atribuciones asignadas al puesto, así como las que adicionalmente le indique el encargado de la imprenta. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 68 - • BIENES Y EQUIPO Debe velar por el buen uso y cuidado de la maquinaria y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en taller compartido con el carpintero. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el desarrollo de sus funciones se pueden dar por no tomar las medidas de precaución necesarias para realizar su trabajo y por la manipulación de las herramientas y materiales que utiliza. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por no tomar la medidas de seguridad e higiene industrial correspondientes. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales en el área de reproducción e impresión de documentos. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90% en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de imprenta, ya que la mayor parte del tiempo permanece de pie y en movimiento. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 69 - • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar sexto grado de educación primaria y seis meses de experiencia, como Trabajador Especializado II, en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar sexto grado de educación primaria, diploma de adiestramiento ocupacional en la especialidad que el puesto requiera y seis meses de experiencia afín al puesto. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 70 - ENCARGADO DE SEGURIDAD INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: 2) TRABAJADOR ESPECIALIZADO II 2) TRABAJADOR OPERATIVO IV ENCARGADO DE SUGURIDAD CÓDIGO: 2020 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. 1040 TÍTULO CÓDIGO DE 0182 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE CUATRO ESPECIALIDAD: RESGUARDO FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: Y VIGILANCIA JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo operativo que consiste en realizar actividades de vigilancia, resguardo y custodia del edificio que ocupa la Oficina, así como del parqueo dónde se estacionan los vehículos propiedad de la misma, observando las normas y los procedimientos administrativos vigentes para el desarrollo de sus funciones. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Realizar labores de vigilancia durante el turno y horario que le corresponde en el primer nivel de las instalaciones. • Inspeccionar las instalaciones y bienes que pertenecen a la Oficina. • Colocar y quitar los candados y llave de las puertas y persianas del edificio en los horarios establecidos. • Subir y bajar las persianas del edificio en los horarios establecidos para ello. • Abrir y cerrar las puertas de la Oficina al inicio y final de la jornada de trabajo, de acuerdo al horario indicado. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 71 - • Recibir los periódicos y entregarlos en recepción. • Reportar al Jefe de la Sección las incidencias y resultados de cada turno realizado. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Realizar rondas en las instalaciones de la Oficina en el turno de vigilancia, de acuerdo a la programación establecida en el cronograma de distribución de turnos. • Apoyar en eventos especiales que organiza la Oficina y en otras áreas que sea necesario, por instrucciones del Jefe de la Sección. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las atribuciones asignadas al puesto, así como las que adicionalmente le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO Debe velar por el buen uso y cuidado del equipo (arma y municiones), así como de los bienes que utiliza para realizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 72 - V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en el lobby del edifico (recepción de personal) y en el parqueo. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es en dos turnos rotativos uno diurno de 06:00 a 18:00 horas y uno nocturno de 18:00 a 06:00, de lunes a domingo. c) RIESGOS Los riesgos en el desarrollo de sus funciones se pueden dar por no tomar las medidas de precaución necesarias para realizar su trabajo y por la manipulación del arma de fuego que utiliza. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por no tomar la medidas de seguridad e higiene industrial correspondientes. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales en el área de seguridad y resguardo. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90% en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de seguridad, ya que la mayor parte del tiempo permanece de pie y en movimiento. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con el personal de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 73 - • A nivel externo con el personal de las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que visitan la Oficina y con el publico en general. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA TRABAJADOR ESPECIALIZADO II OPCIÓN A: Acreditar quinto grado de educación primaria y seis meses de experiencia como Trabajador Especializado I, en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar quinto grado de educación primaria, diploma de adiestramiento ocupacional y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. TRABAJADOR OPERATIVO IV OPCIÓN A: Acreditar seis meses de experiencia como Trabajador Operativo III en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar tercer grado de educación primaría y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 74 - ENCARGADO DE MENSAJERÍA INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: TRABAJADOR ESPECIALIZADO CÓDIGO: JEFE II 2070 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO ENCARGADO DE MENSAJERÍA CÓDIGO DE 0182 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: MENSAJERÍA FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo especializado que consiste en la recopilación y clasificación de correspondencia, relacionada con trámites administrativos específicos de la Oficina y la entrega de documentos oficiales en las Instituciones del Organismo Ejecutivo, Entidades Descentralizadas y privadas, en forma oportuna cumpliendo con las normas y los procedimientos establecidos. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Reunir la correspondencia y documentos oficiales que serán enviados a las diferentes Instituciones del Estado. • Recibir instrucciones específicas para realizar los trámites correspondientes. • Firmar los conocimientos por recepción de correspondencia o documentos que van a ser trasladados y entregados a donde corresponda. • Clasificar por orden de importancia la correspondencia a distribuir. • Registrar en el cuaderno de control personal los documentos que va a distribuir. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 75 - • Entregar correspondencia en la Institución o empresa que corresponda. • Esperar la papelería o respuesta de los conocimientos entregados, de acuerdo a las instrucciones recibidas. • Devolver copias y correspondencia a las personas que las enviaron, por medio de cuaderno de conocimientos. • Realizar depósitos monetarios y cambiar cheques de la Oficina en los bancos correspondientes. • Controlar el consumo de combustible y aceite de la motocicleta bajo su responsabilidad, solicitando los mismos. • Registrar la cantidad de kilómetros recorridos por la motocicleta bajo su responsabilidad. • Elaborar el reporte de los desperfectos de la motocicleta asignada. • Reparar fallas mecánicas sencillas. • Guardar la motocicleta en el parqueo de la Oficina. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Sustituir a los pilotos de la Oficina, en el traslado de personal a las diferentes comisiones oficiales. • Recoger recibos de agua, teléfono y luz cuando se le solicite y estados de cuenta en el Banco de Guatemala. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 76 - b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas que desarrolla, así como las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO Debe velar por el buen uso y cuidado de la motocicleta o vehículo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene bajo su responsabilidad, así como los documentos de valor (vales de combustible) que le son asignados. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza fuera de las instalaciones del la Oficina. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el desarrollo de sus funciones se pueden dar por no tomar las medidas de precaución necesarias para realizar su trabajo y el manejo de la motocicleta que utiliza. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por no tomar la medidas de seguridad e higiene industrial correspondientes. e) • ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales en el área de conducción de motocicleta o vehículo. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 77 - • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90% en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de conducción de motocicleta o vehículo, ya que la mayor parte del tiempo permanece en movimiento y sentado manejando. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con Instituciones del Organismo Ejecutivo, e Entidades Descentralizadas y empresas Privadas que tienen relación con la Oficina. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar sexto grado de educación primaria y seis meses de experiencia como Trabajador Especializado Jefe I en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisión de personal. OPCIÓN B: Acreditar sexto grado de educación primaria, diploma de adiestramiento ocupacional y dos años de experiencia en tareas afines al puesto que incluya supervisión de personal. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 78 - JEFE DE LA SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL ASISTENTE PROFESIONAL IV CÓDIGO: 9740 HORARIO: DEL PUESTO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO JEFE DE LA SECCIÓN DE CÓDIGO DE 0015 FUNCIONAL: RECURSOS HUMANOS ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: DE RECURSOS HUMANOS JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: PERSONAL DE LA SECCIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional, que consiste en planear, organizar, coordinar y controlar la gestión de recursos humanos Oficina, conforme lo establece la Ley de Servicio Civil y su Reglamento, el pacto colectivo de condiciones de trabajo vigente y otras Leyes relacionadas con la administración de recursos humanos en el Sector Público. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Coordinar y supervisar las actividades asignadas al personal de la Sección, para garantizar la calidad en el trabajo que realizan. • Revisar y trasladar para su aprobación los oficios, circulares y providencias elaboradas por el personal de la Sección. • Revisar actas administrativas suscritas, relacionadas con las acciones de recursos humanos. • Revisar acuerdos de renuncia, destitución y nombramientos de puestos exentos, del personal de la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 79 - • Revisar mensualmente la nómina de recursos humanos de la Oficina. • Girar instrucciones para la actualización de documentos en los expedientes del personal • Notificar a los colaboradores de la Oficina sobre las directrices para el manejo del personal y que es necesario que tengan conocimiento. • Revisar el cálculo de indemnizaciones y prestaciones laboradas, elaboradas por el encargado de nómina. • Realizar el proceso de convocatoria interna para llevar a cabo los ascensos de personal. • Elaborar el plan de capacitación anual de la Oficina, basado en el diagnóstico de necesidades y el presupuesto asignado. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Elaborar el informe estadístico de las acciones de personal, que solicita el Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas y la Sección de Planificación y Proyectos del Departamento de Desarrollo Institucional. • Elaborar el Plan Anual de Trabajo, Memoria de Labores, Plan Operativo Anual -POA- y Anteproyecto de Presupuesto de la Sección. • Elaborar informes estadísticos mensuales de las actividades que realiza el personal de la Sección. • Convocar a oposición los puestos vacantes para ascensos, previa autorización de la Dirección. • Elaborar el proyecto del reglamento disciplinario aplicar al personal de ONSEC. • Participar en la elaboración de anteproyecto de nómina de salarios de ONSEC. • Participar en reuniones con Instituciones del Estado relacionadas con actividades de capacitación, con previa autorización del Jefe de Departamento. • Elaborar informes especiales asignados por la Jefatura del Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 80 - • Apoyar a la Sección de Comunicación Social en la coordinación de las actividades socioculturales encaminadas a fortalecer la comunicación y el clima organizacional en la ONSEC. • Trabajar en conjunto con el Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos, el proceso de selección de personal para ascensos dentro de la Oficina. • Trasladar a la Jefatura del Departamento las propuestas financieras estimadas que realiza el encargado de la nómina, para llevar a cabo los eventos de capacitación interna para la gestión correspondiente. • Revisar el material de apoyo que será impartido en las capacitaciones internas y aprobarlo para su reproducción. • Entregar mensualmente a la Unidad de Acceso a la Información Pública la nómina de personal actualizada. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión sobre el personal de la Sección de Recursos Humanos. c) • RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto, así mismo las que realiza personal a su cargo y las que le indique la Jefatura del Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 81 - • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de supervisión y control de personal. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 82 - • Dentro de la Institución con los Departamentos de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con los Directores y/o Jefes de Recursos Humanos de las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al séptimo semestre de una carrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como Asistente Profesional III o Jefe Técnico Profesional III, en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al séptimo semestre de una carrera universitaria afín al puesto y un año de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del mismo. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 83 - SECRETARIA DE RECURSOS HUMANOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL TÉCNICO II CÓDIGO: 3020 HORARIO: DEL PUESTO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO SECRETARIA DE RECURSOS CÓDIGO DE 0015 FUNCIONAL: HUMANOS ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: DE RECURSOS HUMANOS JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo de Oficina que consiste en realizar actividades relacionadas con los asuntos administrativos que conlleva las acciones de personal, con base las normas y procedimientos internos, así como lo que establece la Ley de Servicio Civil y su Reglamento, el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente y otras leyes convexas en materia de recursos humanos. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Llevar el control del período de vacaciones del personal de la Oficina. • Revisar los formularios para realizar préstamos en el Banco de los Trabajadores que presenta el personal. • Elaborar constancias de ingresos que son solicitadas por el personal de la ONSEC. • Archivar los documentos de las acciones de personal que se generen en los expedientes de los trabajadores de la Oficina. • Llevar el control de licencias, vacaciones y suspensiones del personal. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 84 - • Elaborar certificados del IGSS que solicitan los empleados de la Oficina. • Transcribir resoluciones y acuerdos relacionados con las acciones de personal que solicita el personal de la Oficina. • Elaborar las tarjetas de felicitación para los cumpleañeros. • Solicitar las declaraciones de probidad al personal afecto. • Confrontar los expedientes de prestaciones laborales de ex trabajadores de la Oficina. • Archivar documentos personales en los expedientes de los trabajadores de la Oficina. • Llevar el control del archivo físico de los expedientes del personal pasivo de la Oficina. • Elaborar modelos de oficios, circulares y providencias que se relacionan con las acciones de personal. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Apoyar al Jefe de la Sección en la organización de eventos especiales. • Llevar el control del archivo físico de los expedientes del personal activo de la Oficina. • Apoyar en la elaboración del programa de actividades para los eventos de capacitación que se desarrollan en la Oficina. • Llevar el control estadístico de las capacitaciones internas realizadas, así como de los participantes. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 85 - b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 86 - e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido a que necesita poner en práctica los conocimientos secretariales que posee, así como manejar procesos administrativos para el desarrollo de sus funciones. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y seis meses de experiencia como Técnico I en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y cuando sea necesario cursos de capacitación o adiestramiento en el área específica y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 87 - RECEPCIONISTA INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL TRABAJADOR ESPECIALIZADO CÓDIGO: 2020 HORARIO: DEL PUESTO: II 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO RECEPCIONISTA CÓDIGO DE 0007 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo de Oficina que consiste en realizar actividades relacionadas con la organización, coordinación y supervisión de la recepción, así como llevar el control de asistencia del personal de la Oficina, a través del sistema de “reloj controlador”. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Brindar atención y orientación al público que visita la Oficina en el área de recepción y operar la planta telefónica. • Revisar diariamente que la hora del reloj controlador, esté acorde con la hora oficial. • Llevar el control de asistencia del personal a través del sistema de reloj controlador. • Ingresar al sistema de reloj controlador, las inasistencias, vacaciones, citas y suspensiones del IGGS, licencias, permisos especiales de los colaboradores de la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 88 - • Llevar el control de los documentos de respaldo que presenta el personal por los permisos concebidos, así como recibir y verificar los datos de los pases de salida y licencias, que solicita el personal que se ausenta de las instalaciones de la Oficina. • Llevar el control de horas otorgadas por reposición de tiempo extraordinario. • Elaborar diariamente el reporte de inasistencia de personal y trasladarlo al Jefe de la Sección para el trámite correspondiente. • Entregar gafetes al público y controlar que se anoten en el cuaderno de visitas y recoger el documento de identificación para colocarlo en la división que corresponde. • Orientar a los usuarios que realizan trámites sobre la ubicación de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. • Reportar las entradas tardías del personal de la ONSEC. • Recibir y verificar los datos de las boletas y constancias del IGSS, y trasladarlas al Jefe de la Sección. • Trasladar a la Sección de Recursos Humanos el libro de registros del personal que se ausenta de las instalaciones de la Oficina. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Apoyar en eventos especiales que se organizan y en otras áreas que sea necesario. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en la recepción, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 89 - c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en la recepción ubicada en el lobby del edificio. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) • ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 80% de esfuerzo mental, debido a que necesita poner en práctica los conocimientos secretariales que posee, así como manejar procesos administrativos para el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 90 - • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 20% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con el personal de las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas, así como con el público que vista la Oficina. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar quinto grado de educación primaria y seis meses de experiencia como Trabajador Especializado I, en la especialidad que el puesto requiera. OPCIÓN B: Acreditar quinto grado de educación primaria, diploma de adiestramiento ocupacional y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 91 - ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: TÉCNICO PROFESIONAL EN INFORMÁTICA II CÓDIGO: 4220 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO ANALISTA DE RECURSOS CÓDIGO DE 0015 FUNCIONAL: HUMANOS ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: DE RECURSOS HUMANOS JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo técnico que consiste en realizar de planes y programas enfocadas a la administración de personal, a fin de contribuir con el desarrollo de los procesos administrativos relacionados con la gestión de recursos humanos, conforme los procedimientos internos establecidos y que regula la Ley de Servicio Civil y su Reglamento, el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente y otras leyes relacionadas con la administración de recursos humanos. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Revisar los formularios únicos de movimiento de personal, mediante los cuales se registran las diferentes acciones de personal. • Gestionar los documentos e información necesaria para el pago de prestaciones laborales de los ex trabajadores de la Oficina, que solicita el Departamento de Asuntos Jurídico Laborales. • Suscribir actas administrativas para asentar los movimientos de personal. • Elaborar resoluciones y acuerdos relacionados con las diferentes acciones de personal. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 92 - • Diseñar e imprimir diplomas de reconocimiento a los expositores y participantes en los eventos de capacitación. • Velar por el uso adecuado y resguardo del material y equipo que se utiliza durante los eventos de capacitación interna. • Llevar el control del archivo físico de los expedientes del personal activo de la Oficina. • Solicitar boleto de ornato a los colaboradores de la Oficina. • Realizar gestiones para el otorgamiento de los bonos por antigüedad al personal de la Oficina. • Tramitar la creación y prorroga de puestos en el renglón presupuestario 022. • Realizar los trámites para la asignación del complemento personal al salario a empleados de ONSEC. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Elaborar el informe estadístico de las acciones de personal realizadas. • Certificar las copias de las actas de la toma de posesión del Director(a) de la Oficina (representaciones legales), requeridas por la Dirección y los Departamentos de Administración Interna, Asuntos Jurídico laborales y la Unidad de Administración Financiera -UDAF-. • Extender constancias de trabajo requerido por trabajadores y ex trabajadores de la Oficina. • Gestionar ante el banco correspondiente la apertura de cuentas bancarias de Depósito Monetario para el personal de la Oficina. • Contactar a empresas privadas e instituciones públicas, con el fin de obtener la información sobre los cursos que de acuerdo a las necesidades y al programa de trabajo que puedan impartirse al personal de la Oficina. • Elaborar y coordinar el programa de inducción para el personal de nuevo ingreso a la Oficina. • Atender consultas sobre aspectos relacionados con el área de capacitación. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 93 - • Realizar otras funciones afines al puesto que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 94 - d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que se emiten en la Sección. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar seis meses de experiencia como Técnico Profesional en Informática I y haber aprobado los cursos equivalentes al tercer semestre de una carrera universitaria en el campo de la informática. OPCIÓN B: Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al tercer semestre de una carrera en el campo de la Informática y un año de experiencia en labores de programación. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 95 - VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 96 - ENCARGADO DE NÓMINA INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO No. PÁGINAS 5 I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL ASESOR PROFESIONAL CÓDIGO: 9810 HORARIO: DEL PUESTO: ESPECIALIZADO I 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO ENCARGADO DE NÓMINA CÓDIGO DE 0157 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: FINANZAS FECHA: NOVIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DE LA SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en operar el ingreso de las acciones de personal en el Sistema de Nómina y Registro de Personal en Guatenóminas, conforme las normas y procedimientos legales vigentes en esta materia, así como ejecutar en dicho Sistema los pasos necesarios para liquidar la nómina de pago del personal de la Oficina. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Elaborar mensualmente la nómina de pago al personal de la Oficina, actualizar la nómina de plazas vacantes, puestos exentos y el personal profesional que debe presentar su constancia de colegiado activo. • Realizar el registro de las acciones de personal en el Sistema Guatenómina. • Actualizar la información del personal de la Institución en el Sistema de Guatenomina, tomando de base la documentación que recibe. • Efectuar los cuadres y revisión de las cifras que contienen los reportes emitidos por el Sistema de Guatenomina en la liquidación de la nómina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 97 - • Controlar la programación de pagos de nómina: mensual, adicional y 029. • Controlar y generar reintegros que el personal debe efectuar, en el caso de ascensos, suspensiones de IGSS, etc. • Dar seguimiento a las disposiciones o cambios que envía la Dirección de Contabilidad del Estado, Dirección Técnica de Presupuesto y Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), para el manejo del Sistema de Guatenomina. • Registrar y deducir en el Sistema Guatenomina los descuentos judiciales al personal de la Oficina, de acuerdo al mandato del juez respectivo. • Realizar los pasos necesarios en el Sistema Guatenomina para operar el pago de bonos por antigüedad, previo al dictamen que emite el Departamento de Asuntos Jurídico Laborales. • Realizar los pasos necesarios en el Sistema de Guatenomina para operar el pago de complemento personal al salario, reclasificación de puestos de acuerdo a la Providencia de la Dirección Técnica de Presupuesto. • Realizar el cálculo de indemnizaciones y prestaciones del personal. • Archivar la documentación relacionada con el Sistema de Nómina y Registro de personal de Guatenomina. • Analizar las partidas presupuestarias de nómina para la aprobación de pago conjuntamente con la UDAF. • Elaborar y generar el CUR (Comprobante Único de Registro) de la nómina y reportes de la nómina mensual, adicional y 029. • Generar los archivos de acreditamiento para operar pago de salarios del personal. • Realizar el acreditamiento para el pago de beneficiarios de descuentos judiciales. • Enviar reportes de nómina a la UDAF para soporte contable y el análisis respectivo. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 98 - b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Elaborar oficios y/o conocimientos para el traslado de documentos y/o expedientes. • Llevar el control y registro del boleto de ornato en el Sistema Guatenómina para el descuento de nómina. • Realizar el informe del boleto de ornato ante la Municipalidad de Guatemala. • Realizar el cálculo del ISR en a la declaración jurada proyectada y definitiva. • Elaborar constancias de retenciones laborales del Impuesto Sobre la Renta (ISR). • Tramitar la devolución por exceso de retenciones judiciales. • Revisar y verificar el listado de empleados con movimientos de personal para el pago de bono 14, conforme a los días que a cada uno le corresponde. • Realizar los pasos necesarios en el Sistema Guatenomina para operar el pago de las nóminas de bono 14 y aguinaldo. • Realizar en el mes de enero la conciliación y cálculo del Impuesto sobre la Renta (ISR), de los empleados de la Oficina para presentarlo a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). • Efectuar el cálculo de prestaciones irrenunciables. • Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 99 - c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el puesto y las que le indique el Jefe de la Sección. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) • ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de operación de las acciones de personal en el Sistema de Nómina y Registro de Personal. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 100 - • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con la Municipalidad de Guatemala, entidades bancarias, Dirección Técnica de Presupuesto, Dirección de Contabilidad del Estado, Superintendencia de Administración Tributaria y Sistema Integrado de Administración Financiera -SIAF-. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en una carrera afín al puesto. Cuatro años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto y ser colegiado activo. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 101 - MÉDICO GENERAL INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL ASESOR PROFESIONAL CÓDIGO: 9820 HORARIO: DEL PUESTO: ESPECIALIZADO II 4 HORAS 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO MÉDICO GENERAL CÓDIGO DE 0236 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: MEDICINA FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: ENFERMERA UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en brindar atención médica preventiva y curativa a los colaboradores de la Oficina, que padecen quebrantos de salud, en la clínica médica de la Institución. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Atender de acuerdo al programa de citas previas, al personal que solicita consulta médica, así como atender las emergencias que se puedan dar en la Oficina. • Prescribir el tratamiento y los medicamentos que considere adecuados para cada caso en particular y cuando lo estime necesario referirlos al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. • Supervisar que la auxiliar de enfermería cumpla con las funciones de asistencia médica, con el horario de trabajo y medidas de higiene y seguridad que el puesto requiere. • Responder por la aplicación de inyecciones y demás medicamentos prescritos. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 102 - • Elaborar el expediente médico de cada trabajador que asiste a solicitar el servicio. • Elaborar pedidos de medicamentos necesarios para el funcionamiento de la clínica. • Establecer comunicación con empresas médicas para informarse de nuevos medicamentos. • Realizar gestiones a casas médicas para ver la posibilidad de conseguir donaciones. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Efectuar a solicitud del Jefe del Departamento, visitas a domicilio al personal que se ha reportado ausente por enfermedad. • Consultar a la Unidad de Recursos Humanos de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos, para la atención a los familiares de los colaboradores de la Oficina. • Suspender de sus labores con goce de sueldo hasta por un máximo de tres días a los empleados cuando su estado de salud lo amerite, elaborando la suspensión en el formulario respectivo, con copia al Jefe de Departamento al que pertenece el interesado y al Departamento de Administración Interna para los controles correspondientes. • Planificar y realizar programas de medicina preventiva para el personal de la Oficina. • Elaborar el reporte y registro de medicinas recibidas en concepto de donación. • Elaborar y controlar el inventario semestral de existencias de medicina. • Elaborar el plan anual de trabajo de la clínica médica. • Extender certificados médicos, debiendo los solicitantes cubrir el pago o proporcionar los timbres. • Atender a los visitadores médicos. • Efectuar jornadas de especiales. vacunación y desparasitación y jornadas médicas Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 103 - • Llevar el control de los medicamentos registrados en el libro de Control de Medicamentos de la Contraloría General de Cuentas. • Cumplir otras disposiciones emitidas por las autoridades de la Oficina respecto a la prestación del servicio. • Realizar otras tareas afines al puesto que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión sobre la auxiliar de enfermería. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias y de las que desarrolla la auxiliar de enfermería, así como las que le indique la Jefatura del Departamento y por el manejo de información confidencial. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en la clínica médica. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 12:00 horas, de lunes a viernes. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 104 - c) RIESGOS Los riesgos se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el diagnostico o prescripción de medicamentos equivocados, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales de la medicina, para aplicarlos según el cuadro clínico que se le presente. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con los familiares de los colaboradores de la Oficina, con la Contraloría General de Cuentas y Visitadores Médicos. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 105 - VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afín al puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado I y ser colegiado activo. OPCIÓN B: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera. Cinco años de experiencia en labores afines al mismo y ser colegiado activo. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 106 - AUXILIAR DE ENFERMERÍA INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL TRABAJADOR OPERATIVO IV CÓDIGO: 9820 HORARIO: DEL PUESTO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO AUXILIAR DE ENFERMERÍA CÓDIGO DE 0139 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ENFERMERÍA FECHA: DICIEMBRE 2010 PLAZAS: JEFE INMEDIATO: MÉDICO GENERAL SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo especializado que consiste en realizar actividades de apoyo paramédico sobre la atención médica del personal de la Oficina y parientes en los grados de consanguinidad que considera la Ley, que soliciten consulta médica. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES • Auxiliar y cumplir con las instrucciones que le da la doctora cuando presta atención médica a los colaboradores de la Oficina. • En ausencia de la doctora brindar atención especial, en los casos de emergencia que se presenten, proporcionando la ayuda inmediata, de acuerdo con su capacidad. • Atender llamadas telefónicas del personal que solicita programando la cita y anotándola en el libro correspondiente. • Velar porque el equipo y local, reúnan las normas de orden e higiene establecidas. consulta, Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 107 - • Atender y organizar al personal de la Oficina de acuerdo al programa de citas previas, realizadas con ocho horas de anticipación y las emergencias sin previa cita. • Limpiar la clínica después de atender a un paciente, velando porque este en condiciones para la próxima cita. • Desinfectar, esterilizar y empacar el instrumental médico. • Aplicar el procedimiento de asepsia a las diversas áreas de la clínica. • Preparar anestesias para el servicio médico que lo requiera. • Actualizar fichas de control de los pacientes. • Registrar, custodiar y controlar el flujo de materiales y suministros necesarios para el uso de la clínica. • Llevar estricto control de las medicinas e implementos médicos en cuanto a fechas de vencimiento y al número de unidades existentes. • Guardar el secreto profesional de la información que se le haya confiado, así como de la enfermedad que padezca cualquier colaborador de la Oficina. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES • Inyectar a los pacientes bajo la indicación de la doctora. • Llevar control del material médico y quirúrgico para la actualización del libro de control de medicamentos de la Contraloría General de Cuentas. • Realizar el informe mensual de las consultas realizadas y de la medicina que receta a los pacientes atendidos. • Atender a los pacientes en ausencia de la doctora. • Apoyar a la doctora en las capacitaciones que se efectúan. • Apoyar a la doctora en la realización del inventario semestral de medicinas, manteniendo en orden los medicamentos. • Registrar citas y llevar el control de las consultas médicas para los familiares de trabajadores de la Oficina. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 108 - • • Informar al personal de recepción y a la Jefatura del Departamento sobre los familiares que tienen cita para facilitarles el ingreso a la clínica. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Médico. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD • ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique la doctora. • BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes de oficina y equipo médico que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en la clínica médica. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 109 - c) RIESGOS Los riesgos se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el diagnostico o prescripción de medicamentos equivocados, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS • ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un esfuerzo mental en un 95%, debido a la aplicación de procedimientos técnicos de trabajo, debiendo utilizar sus conocimientos para aplicarlos a cada caso que se presente. • ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de un esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO • A nivel interno con el personal del Departamento. • Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. • A nivel externo con los familiares de los colaboradores de la Oficina, con la Contraloría General de Cuentas y Visitadores Médicos. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar seis meses de experiencia como Trabajador Operativo III en la especialidad que el puesto requiera. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 110 - OPCIÓN B: Acreditar tercer grado de educación primaria y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 111 - ANEXO No 1 Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 112 - Disposiciones Legales e Instrumentos Utilizados • Constitución Política de la República de Guatemala • Ley de Servicio Civil y su Reglamento • Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento • Código de Trabajo • Digesto de la Administración de Personal del Sector Público • Documentos Conexos (Acuerdos Gubernativos, Decretos del Congreso de la República, Acuerdos de Dirección, etc.) • Documentos internos elaborados en la Oficina • Historia Legal de la Institución • Manuales de Organización del Departamento • Manuales de Normas y Procedimientos del Departamento • Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo suscrito entre ONSEC y SONSEC • Políticas y Procedimientos sobre Administración de Recursos Humanos • Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala • Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No.101-97 del Congreso de la República, y suReglamento y su reforma • Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) • Ley de Probidad • Ley de Compras y Contrataciones del Estado • Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 113 - ANEXO No 2 Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 114 - DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE PUESTOS A través del análisis del puesto se logra identificar la importancia relativa de cada puesto dentro de la institución y las características físicas, psicológicas y cognoscitivas que debe poseer la persona que lo ocupe, permitiendo, al mismo tiempo, que el personal conozca claramente sus deberes y responsabilidades. La descripción técnica de puestos proporciona beneficios tales como: • Facilidad para la administración del recurso humano • Mayor objetividad en la evaluación del desempeño • Asignación de puestos de trabajo atendiendo el marco legal aplicable • La administración de recursos humanos conoce su ubicación física, las funciones que cumple y el perfil que debe llenar la persona que lo ocupe Sin embargo, cabe aclarar que las descripciones de puestos son enunciativas y no limitativas de las funciones que cada miembro de la institución debe desempeñar; siendo necesario comprender que las actividades indicadas para cada puesto son las mínimas responsabilidades que debe cumplir. En esta técnica organizacional es importante la constante actualización de las descripciones de puestos, para facilitar la inducción y entrenamiento del personal de nuevo ingreso. La descripción de puestos está dividida en varias partes y pueden mencionar las siguientes: • • • • • • entre ellas se Información general Descripción general Descripción específica o analítica Condiciones organizacionales: Ubicación administrativa Tipo de responsabilidad (atribuciones y bienes) Condiciones físicas necesarias para la realización del trabajo Especificación del puesto (educación y experiencia requerida) En lo que se refiere a los requisitos mínimos para optar a los diferentes puestos, fueron establecidos por esta Oficina en la Resolución número D-97-89 del 16 de enero de 1997, la cual constituye una modificación a lo establecido en el Plan de Clasificación de Puestos y Salarios del Organismo Ejecutivo. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 115 - Para realizar la actualización de la descripción de puestos contenidos en este manual, se utilizó la información contenida en el Manual de Organización y Puestos del Departamento de Administración Interna, elaborado en octubre de 2005, así como la obtenida por medio del cuestionario para la actualización del manual de organización, proporcionado a cada uno de los empleados que actualmente desempeñan los puestos correspondientes. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 116 - ANEXO No 3 Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 117 - GLOSARIO DE TÉRMINOS • ADMINISTRACIÓN: Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajen en común acuerdo para lograr propósitos eficientes seleccionados. • CONTROL: Función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. Implica medir el desempeño con metas y planes, mostrar dónde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregirlas. • CODIGO DE CLASE: Es el número que formalmente se ha asignado a cada puesto del Organismo Ejecutivo, para efectos de ordenamiento y fácil localización, según el Manual de Especificaciones de Clases de Puestos y que es el que aparece en la nómina. • CODIGO DE ESPECIALIDAD: Es el número que formalmente se ha asignado a cada especialidad de los puestos, del Organismo Ejecutivo para efectos de ordenamiento y fácil localización, según el Manual de Especificaciones de Clases de Puestos, que aparece en la nómina. • DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA: Es el departamento que brinda apoyo logístico a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil, para que éstos puedan cumplir con las actividades planteadas en el plan de trabajo. Atiende requisiciones de mantenimiento de las instalaciones, carpintería, electricidad entre otros. Asimismo se encarga que todas las instalaciones estén limpias y funcionando adecuadamente. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 118 - • DESCRIPCION DEL PUESTO: Estructuración de un trabajo en términos de su contenido, función y relación puede centrar su atención en puestos individuales o en grupo de trabajo. • EFICACIA: Consecución de los objetivos, logro de los efectos deseados. • EFICIENCIA: Logro de los fines con la menor cantidad de recursos y menor costo. • EFICIENCIA ADMINISTRATIVA: Medida y cantidad de recursos utilizados por una organización para dar lugar a una unidad de producción. • EVALUACIÓN: Herramienta que es utilizada para medir el grado de conocimientos y habilidades. Destrezas de una persona; el grado de eficiencia, eficacia, gestión, resultado, impacto, desempeño, etc., generando información que pueda ser utilizada para la toma de decisiones. • MANUAL: Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre la historia, organización, procedimientos de una empresa o institución, que se consideran necesarios para la mejor comprensión y ejecución del trabajo. • MANUAL DE ORGANIZACIÓN: atribuciones tanto de la organización global como de sus unidades administrativas y puestos que la conforman. Así mismo se contempla lo relativo a niveles jerárquicos, grado de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación y coordinación, descripción de puestos y los organigramas. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 119 - • OBJETIVOS: Fines hacia los que se dirige la actividad. Un fin que una organización procura lograr. • OPERACIÓN: Negociación o contrato sobre los valores y mercaderías. • PUESTO: Es una unidad de trabajo específica e impersonal. Es la determinación de lo que cada persona concreta que va a ocupar el puesto debe hacer y lo que se requiere que tenga esa persona para poder ocuparlo. Es impersonal porque es una unidad teórica, porque no se refiere a personas concretas que lo ocupen, por lo que un puesto puede estar ocupado por varias personas simultáneamente. • RESPONSABILIDAD: Obligación que los subordinados le deben a sus superiores, con respecto al ejercicio de la autoridad que le fue delegada, como una forma de lograr los resultados esperados. • SAG: Sistema de Auditoria Gubernamental, es uno de los componentes del control gubernamental aplicado a todo el sector público, por lo que el trabajo y enfoque del mismo se ajusta a los lineamientos de la Contraloría General de Cuentas, como órgano rector del control gubernamental. • SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera, es el elemento de mayor importancia para la Auditoria Interna, ya que su apoyo y revisión es permanente. • TAREAS PERIÓDICAS O EVENTUALES: Son todas las actividades que debe realizar la persona que ocupa el puesto específico, en forma ocasional, no existe tiempo determinado para su repetición. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 120 - • TAREAS PERMANENTES: Son todas las actividades que deben realizar las personas que ocupen el puesto específico, en forma constante. • TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: Es el nombre con el que formalmente se ha denominado a cada puesto del Organismo Ejecutivo, según el Manual de Especificaciones de Clases de Puestos. • TÍTULO FUNCIONAL DEL PUESTO: Es el nombre que se le da al puesto que está ejecutando el servicio público, en un área específica. Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - 121 -
