Gestión de Apoyo al Proceso de Admisión Código PPI.DP

Código
PPI.DP-04 v.01
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Gestión de Apoyo al Proceso de Admisión
1. Objetivo y Alcance
Describir las actividades necesarias para la realización de admisiones a estudiantes de
posgrados de la Universidad de Pamplona.
El presente procedimiento inicia desde la oferta académica hasta la graduación de los
estudiantes de posgrado.
2. Responsable
El responsable de la adecuada aplicación y ejecución del presente documento, es el (la)
Líder del Proceso de Postgrados de la Universidad.
3. Definiciones
3.1 Inscripción.
Ingreso al Sistema de la Información Asociada a los procesos de inscripción, admisión,
matricula que se generan a cada estudiante.
3.2 Admisión.
Proceso de selección según la normatividad institucional, de los aspirantes inscritos en los
diferentes programas de Postgrado ofrecidos por la Universidad de Pamplona
3.3 Aspirante.
Solicitante que cumple con todos los requisitos de inscripción y es candidato a ser
admitido según los criterios de selección.
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Socorro Guerrero Meaury
Firma
Socorro Guerrero Meaury
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
21 de Noviembre de 2014
Fecha
21 Noviembre de 2014
Fecha
3 de Diciembre de 2014
Código
PPI.DP-04 v.01
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Gestión de Apoyo al Proceso de Admisión
4. Contenido
N° DE
ACTIVIDAD
ACTIVIDADES
1
OFERTA ACADÉMICA
TIEMPOS
RESPONSABLE
Permanente
Dirección de
Programa
FORMATOS
Remite mediante FGT-12 “Memorando”
y/o
correo electrónico a la Dirección
Administrativa de Postgrados la oferta
académica
1.1
1.2
- FAC-08 “Acta de Reunión” del Comité
Curricular Del Programa de Posgrado
- El plan de estudios del programa.
- El Registro Calificado del Programa
aprobado por el MEN. Y los demás
requerimientos necesarios para el
ejercicio de las actividades académicas
aprobadas por el Comité Curricular de
Programa.
Y demás información de importancia.
Revisa y verifica la información remitida y
realiza la publicación en el sub-portal, se
envía el reporte de viabilidad económica a
la Dirección Administrativa de postgrados
quien la evalúa y envía a la oficina de
Presupuesto para la Expedición del
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
y El Registro Presupuestal
2
PREINSCRIPCION
2.1
Diligencia el “Formulario de Inscripción Posgrados” en línea.
Descarga del Aplicativo el recibo de pago y
lo imprime.
2.1
NOTA: Al realizar el pago el interesado
queda inscrito dentro del Aplicativo, se
habilita el formulario de Inscripción para su
impresión.
3
INSCRIPCIÓN
FGT-12
“Memorando”
FAC-08 “Acta de
Reunión”
Permanente
Director
Administrativo de
Postgrados
Auxiliar
Administrativa
Permanente
Interesado
Página web de
Posgrados, y
Página Principal de
la Universidad
Emisoras
institucionales
“Formulario de
Inscripción Posgrados”
Página web de la
Universidad
Consolida los requisitos en una carpeta
Multiguía Norma tamaño oficio:
1.
2.
3.1
3.
4.
5.
6.
FPI.DP-10 “Lista de Chequeo
Entrega
de
Documentos
de
Inscripción Postgrado”
Imprime el “Formulario de Inscripción”
generado en línea debidamente
firmado al cual se anexa una foto
reciente 3x4 fondo azul
Fotocopia de formato del pago
realizado por concepto de inscripción
Fotocopia ampliada del documento de
identidad
Fotocopia del diploma o acta de
grado del pregrado
Certificado Electoral vigente (si lo
Permanente
Interesado
FPI.DP-10 “Lista de
Chequeo Entrega
de Documentos
Inscripción
Postgrado”
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Gestión de Apoyo al Proceso de Admisión
7.
tiene), La Auxiliar Administrativa de
Posgrados, se encarga de revisar lo
relacionado al certificado electoral.
Solo para aspirantes a Maestrías.
Certificado oficial de calificaciones del
programa de pregrado con promedio
no inferior a tres punto cinco (3.5). (Si
es egresado de Unipamplona, la
Oficina de Admisiones, Registro y
Control Académico verifica y Anexa
dicho Promedio)
Documentación adicional (Solo para
Maestrías)
según
especificaciones
de cada
programa para el
respectivo
Departamento:
1.
2.
3.
Hoja de vida
Certificado de suficiencia en Inglés (de
no presentarlo al ingreso, contará con
un año para el cumplimiento de éste
requisito) sólo para programas de
Maestría
Propuesta de investigación
Entrega los documentos a la Dirección de
Programa quien se encarga de verificar
cada uno de los requisitos, consolida la
cohorte y cita al Comité Curricular del
Programa para la selección de admitidos.
NOTA: Si los documentos requisitos se
encuentran
incompletos
es
responsabilidad de la Dirección de
Programa
SELECCIÓN DE ADMITIDOS y
APROBACION DE DESCUENTOS
4
El Comité Curricular del Programa revisa,
verifica las hojas de vida (solo para
Maestría) y selecciona a los admitidos,
determinando:
4.1
4.2
-
Descuentos a que tengan derecho.
Becas.
Dejando constancia en el FAC-08 “Acta
de Reunión”.
Remite a la División Administrativa de
Posgrados, donde se realiza la recepción
del Acta de Comité Curricular, y
nuevamente
el
chequeo
de
los
documentos;
mediante
FGT-12
“Memorando” las carpetas de los
admitidos junto con el FAC-08 “Acta de
Reunión” del Comité Curricular del
Programa.
Remite mediante memorando a Pagaduría
los documentos (Fotocopia del Diploma y
Fotocopia del certificado de descuento
electoral para la aplicación de los
descuentos
1 semana
Comité Curricular del
Programa.
FAC-08 “Acta de
Reunión”.
Director (a) de
Programa
1 día
Directora División
Administrativa de
Posgrados
Auxiliar
Administrativa de
Posgrados
FGT-12
“Memorando”
FAC-08 “Acta de
Reunión”
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Gestión de Apoyo al Proceso de Admisión
4.3
5
5.1
5.2
NOTA:
Se
debe
remitir
la
documentación solo cuando se haya
completado la cohorte de lo contrario no
lo recibe el Proceso de Registro y
Control Académico.
Envía copia a la División Administrativa de
postgrados del recibido del FGT-12
“Memorando” enviado a Registro y
Control Académico y de Pagaduría, junto
con el FAC-08 “Acta de Reunión” del
Comité Curricular de Programa de
Admisiones.
Realiza el trámite según lo descrito en el
instructivo IPI.DP-02 Matricula Académica
Estudiante Posgrado Envía mediante
correo electrónico a la oficina Admisiones
Registro y Control Académico la solicitud
de creación del rol estudiante postgrado,
para que se genere el Usuario y la
contraseña del campus TI.
Se generan las liquidaciones de cada uno
de los estudiantes admitidos y se hacen los
descuentos correspondientes (Descuento
electoral, por ser Egresado, Acuerdos
Sindicales)
MATRICULAS ACADÉMICAS
6.1
Realiza el trámite según lo descrito en el
instructivo IPI.DP-02 Matricula Académica
Estudiante de Posgrado
7.1
8
8.1
9
9.1
FGT-12
“Memorando”
FAC-08 “Acta de
Reunión”
ADMISIONES
6
7
1 día
Director (a) de
Programa
1 Día
Funcionario de
Admisiones Registro
y Control Encargado
del Procedimiento de
Posgrados
Reporte por
Cohorte
1 Día
Técnico
Administrativo
Pagaduría y
Tesorería
Reporte de
Descuentos por
Cohorte
1 Día
Técnico
Administrativo
Registro y Control
Académico
Reporte Matricula
por Cohorte
1 día
Director Programa de
Posgrado
Director División
Administrativa de
Posgrados
INDUCCION
Es el proceso por el cual se da la
bienvenida a los nuevos estudiantes.
Posgrado, se da a conocer el reglamento
de posgrados, deberes y derechos de los
estudiantes.
Evidencias
Fotográfica.
FGH-07 Control de
Asistencia.
SEMINARIOS
Se realiza la programación de todos los
seminarios correspondiente al posgrado
donde se especifican las fechas del
seminario y el docente que va impartir la
cátedra
CANCELACIÓN DE
SEMINARIOS
El docente que dicta el seminario envía
cuenta de cobro firmada con los
documentos de Procuraduría y Contraloría
y el rut para que la oficina de posgrados
trámite ante la oficina de Presupuesto el
pago de los honorarios del Docente
1 Semestre
Funcionario de
Posgrados
Reporte y planilla
de Seminarios por
Cohorte y Fecha de
Seminario
1 día
Funcionario de
Posgrados
Causación
Contable y Cheque
correspondiente a
los Honorarios
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Gestión de Apoyo al Proceso de Admisión
10
10.1
11
11.1
CIERRE
ACADÉMICO
La oficina de Registro y control académico
procede a realizar el cierre académico
verificando que todos los estudiantes
tengan las notas correspondientes en el
sistema, solicitud que realiza la Directora
Administrativa de Posgrados a solicitud de
los Directores de Programas de Posgrado,
mediante correo electrónico.
PROCESO DE
GRADO
1 día
Funcionario de
Registro y Control
Académico
Informe de Cierre
Académico
Se procede según el PDE.SG-03 Grados
1 mes
Auxiliar
Administrativo Oficina
de Registro y Control
Académico
Listado de
Estudiantes para
Grados
5. Documentos de Referencia
-
NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
IPI.DP-02 Matricula Académica Estudiante Posgrado
PDE.SG-03 Grados
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
7. Anexos.
“No aplica”.
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
documento según lo
descrito en el FAC-08
“Acta de Reunión” N°
015 del 21 de
noviembre de 2014
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación
21 de noviembre
de 2014
3 de diciembre de
2014