Avance Junio 30 de 2014 Casi Seguro Posible Descripción

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN VIGENCIAS 2013 Y 2014
Versión 3o. Actualizado: Junio 30 de 2014
Misión: “Formular y adoptar políticas dirigidas al aprovechamiento sostenible de los recursos mineros y energéticos, para contribuir al desarrollo económico y social del país".
ANÁLISIS
IDENTIFICACIÓN
Riesgo
Proceso, Procedimiento u Objetivo
Causas
No.
Probabilidad de Materialización
Controles
Descripción
Casi Seguro
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
Posible
Descripción
Preventivo
Correctivo
Criterios de medición
Existen Existen En el tiempo herramientas manuales y/o que lleva la de control
procedimient herramienta
sí
no
sí
no
sí
no
Administración del Riesgo
Evitar
SEGUIMIENTO
Acciones
Responsable
Indicador
Avance Dic 30 de 2013
Avance Marzo 30 de 2014
Direccionamiento Estratégico
Ausencia de mecanismos para que la información fluya adecuadamente por la entidad y no crear o respetar los conductos regulares de comunicación
1
Información distorsionada y ausencia de canales de comunicación
X
Contar con procedimientos claros para el manejo de la información interna y externa
X
X
X
X
X
Grupo de Revisar los procedimientos relacionados Se revisarán los con la comunicación interna, fortalecerlos Comunicaciones y imientos relacionados s
cedimiento para la comunicación interna y su modificación y mejora está en pr
procedimientos relacionados
prensa
y socializarlos.
Gestión Contractual
En el confeccionamiento de los pliegos de condiciones o términos de referencia se establecen reglas, fórmulas matemáticas, condiciones o requisitos para favorecer a
determinados proponentes.
2
Facilita el favorecimiento de la adjudicación de un contrato a una determinada persona.
X
Cumplimiento de los procedimientos y las normas de contratación
X
X
X
X
X
Buscar la efectividad de los mecanismos de control para imponer las sanciones a los infractores del estatuto contractual.
Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Control Interno Disciplinario.
Servidores Públicos sancionados.
Reducir el número de funcionarios encargados de contratar en virtud de la delegación de funciones.
Secretaría General
Porcentaje de reducción de la delegación de contratación.
3
Controles precarios. Pliego de condiciones a la medida. Violación de los principios de transparencia y selección objetiva. Controles precarios. Violación de los principios de transparencia y selección objetiva. Controles precarios. Violación de los principios de transparencia y selección objetiva. Desconocimiento de las normas. Falta de seguimiento del proceso de contratación. Colusión
4
5
6
7
Elaboración de estudios previos y pliegos de condiciones a la medida de un solo proponente. Exigencia de condiciones técnicas, profesionales, licencias, y en general condiciones que sólo pueden ser cumplidas por un único oferente.
Interpretación amañada de las normas sobre procedimientos de selección para el favorecimiento de un oferente previamente determinado. Utilización indebida de las causales de contratación directa para el favorecimiento de un tercero. Consentir y/o participar en acuerdos restrictivos de la competencia en procedimientos de selección.
Avance Junio 30 de 2014
Reducir
No se registran investigaciones por este motivo
No se registran investigaciones ni sanciones por este motivo
El procedimiento "para el Suministro de la Iinformación que Genera el Ministerio para los Funcionarios de la Entidad" , esta publicado en la página web de este Ministerio. No se registran investigaciones ni sanciones por este motivo
Se concentró la contratación en la Secretaría General; ya Mediante resoluciones Nos. 9 0005 del 7 de enero de 2014 y 9 0025 del 10 de Mediante resoluciones Nos. 9 0005 del 7 de enero de 2014 y 9 0025 del 10 de enero enero de 2014, las funciones de contratación que estaban delegadas en la no intervienen la Oficina de 2014, las funciones de contratación que estaban delegadas en la Oficina Asesora Asesora Jurídica ni la Oficina Asesora Jurídica y en la Subdirección de Talento Humano se asignaron Jurídica y en la Subdirección de Talento Humano se asignaron a la Secretaría General.
Subdirección de Talento a la Secretaría General.
Humano
X
Comités, participación de proponentes en revisión prepliegos, seguimiento a matriz de riesgos generales del proceso de contratación y anticorrupción. Revisión procesos Grupo Gestión Contractual y Asesores de Secretaría General
X
X
X
X
X
Incluir en el Manual de contratatación del MME los puntos de control para disminuir Grupo de Gestión Contractual
los espacios que generen posibles riesgos de corrupción.
Manual ajustado
Riesgo nuevo
Se revisará el Manual del MME para incluir los controles.
Se tiene un preliminar del Manual de Contratación , el cual fue trabajado por todos
los responsables , se adecuó al Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio Minas y Energía y se tiene para su aprobación el 31 de julio de 2014. X
Comités, participación de proponentes en revisión prepliegos, seguimiento a matriz de riesgos generales del proceso de contratación y anticorrupción. Revisión procesos Grupo Gestión Contractual y Asesores de Secretaría General
X
X
X
X
X
Incluir en el Manual de contratatación del MME los puntos de control para disminuir Grupo de Gestión los espacios que generen posibles riesgos Contractual
de corrupción.
Manual ajustado
Riesgo nuevo
Se revisará el Manual del MME para incluir los controles.
Se tiene un preliminar del Manual de Contratación , el cual fue trabajado por todos
los responsables , se adecuó al Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio Minas y Energía y se tiene para su aprobación el 31 de julio de 2014. X
Comités, participación de proponentes en revisión prepliegos, seguimiento a matriz de riesgos generales del proceso de contratación y anticorrupción. Revisión procesos Grupo Gestión Contractual y Asesores de Secretaría General
X
X
X
X
X
Incluir en el Manual de contratatación del MME los puntos de control para disminuir Grupo de Gestión los espacios que generen posibles riesgos Contractual
de corrupción.
Manual ajustado
Riesgo nuevo
Se revisará el Manual del MME para incluir los controles.
Se tiene un preliminar del Manual de Contratación , el cual fue trabajado por todos
los responsables , se adecuó al Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio Minas y Energía y se tiene para su aprobación el 31 de julio de 2014. X
Comités, participación de proponentes en revisión prepliegos, seguimiento a matriz de riesgos generales del proceso de contratación y anticorrupción. Revisión procesos Grupo Gestión Contractual y Asesores de Secretaría General
X
X
X
X
X
Incluir en el Manual de contratatación del MME los puntos de control para disminuir Grupo de Gestión los espacios que generen posibles riesgos Contractual
de corrupción.
Manual ajustado
Riesgo nuevo
Se revisará el Manual del MME para incluir los controles.
Se tiene un preliminar del Manual de Contratación , el cual fue trabajado por todos
los responsables , se adecuao al Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio Minas y Energía y se tiene para su aprobación el 31 de julio de 2014. Falta de supervisión y seguimiento del contrato. Violación del principio de economía. Desviación de recursos. Los ciudadanos desconocen las Trámites y/o servicios internos condiciones, trámites y servicios que y externos
ofrece la entidad.
Manipulación y demora en trámites
Ausencia de controles o controles precarios
8
Desvió de los recursos físicos y económicos de la entidad durante la ejecución de los contratos
X
Comités, participación de proponentes en revisión prepliegos, seguimiento a matriz de riesgos generales del proceso de contratación y anticorrupción. Revisión procesos Grupo Gestión Contractual y Asesores de Secretaría General
X
9
No claridad en las reglas de juego; reprocesos; se incrementan los costos de operación
X
Identificar y documentar los trámites hacia el ciudadano
X
10
Incumplimiento de los procedimientos o requisitos establecidos para adelantar trámites
X
Aplicar los procedimientos formales aplicados
X
11
Ausencia de controles en el desarrollo de las actividades ejecutadas por la entidad.
X
Procedimientos formales aplicados y Seguimiento al Plan Operativo del MME
X
X
Tráfico de influencias
12
Influencia de funcionarios hacia otros funcionarios con el fin de obtener beneficios propios o hacia terceros.
X
Establecer
procedimientos internos
claros, con controles
efectivos, con
indicadores de
medición, que
contengan las etapas
de Planear, Hacer,
Verificar y Actuar, lo
Cual permitirá mitigar
su ocurrencia
Consulta previa
13
Incumplimiento en la normatividad relacionada con la consulta previa
X
Normas claras y
aplicadas
X
De información y documentación
Indebido uso de la información
14
Inadecuado uso de información legal o pública, para beneficios de terceros o propios
X
Establecer mecanismos
de control para evitar
este uso indebido de
información
X
Servicio al ciudadano
No disponer canales de
interacción ciudadana para recibir
comentarios, sugerencias,
inquieutdes para facilitar control
social y participación en toma de
decisiones
15
No permitir la intervención ciudadana para control social o para la toma de decisiones en la entidad
X
Ejecutar actividades
que permitan la
intervención ciudadana
a través de canales de
atención
X
De investigación y sanción
Sobornos (Cohecho)
16
Aceptar o exigir dadivas para obtener un beneficio posterior o inmediato X
Establecer mecanismos
para evitar este riesgo
X
De actividades regulatorias
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Incluir en el Manual de contratatación del MME los puntos de control para disminuir Grupo de Gestión Contractual
los espacios que generen posibles riesgos de corrupción.
X
Se revisarón y se actualizarón diez( 10 ) trámites de los cuales seis (6) trámites son de la Dirección de Hidrocarburos, tres (3) de la Dirección de Energía Eléctrica, y uno (1) de la Oficina Asesora Jurídica , estos trámites se pueden consultar en el Se revisarón y se actualizarón diez ( 10 ) trámites de las cuales seis (6) SUIT V3, en la pagína Web de este Ministerio. Se publicó un OPA "Certificación de trámites son de la Dirección de Hidrocarburos, tres (3) de la Dirección de municipio no incluido en áreas de servicio exclusivo de gas natural ", de la Dirección
Oficina de Hacer revisión y seguimiento permanente Energía Eléctrica, y uno (1) de la Oficina Asesora Jurídica , para ser migrados
Se migraron del SUIT 2 al de Hidrocarburos; Se envío oficio con radicado 2014035517 del 4 de junio de 2014, Planeación y Gestión No. De trámites al SUIT 3, del Departamento del SuitV2 al SuitV3, se pueden consultar en la pagína Web de este SUIT 3, diez trámites del al Departamento Administrativo de la Función Pública, con el fin de considerar Administrativo de la Función Pública y a Internacional y áreas publicados en el SUIT Ministerio. Tambien se está revisando un OPA "Certificación de municipio no MME, dando claridad a los revisíon y adopción implementación de un nuevo trámite para el sector de los procedimientos internos del MME 3 incluido en áreas de servicio exclusivo de gas natural para migrar", con la responsables de ciudadanos sobre el proceso.
Hidrocarburos , en la Dirección de Hidrocarburos "Proceso de registro o para du identificación y documentación
Dirección de Hidrocarburos; y se está identificando un nuevo trámite en esta trámites
actualización de datos en el Sistema SICOM de las EDS automotriz, al interior del Dirección: "Proceso de registro o actualización de datos en el Sistema SICOM país(No Zonas de Frontera)" . El Departamento Administrativo de la Función Publica
de las EDS automotriz, al interior del país(No Zonas de Frontera)" dio respuesta con radicado 2014042022 de julio 4 del 2014, en donde nos manifiesta realizar una mesa de trabajo que pemita conocer el alcance de dicho trámite.
Hacer seguimiento al cumplimiento de los términos definidos en los trámites.
X
X
X
Dueños de procesos
No de procesos con controles
Se tienen los procesos con controles pero se seguirá su revisión
Estudiar posibles mecanismos de control
Grupo Control Interno Disciplinario
No. Procedimientos con estos controles revisados y ajustados
Se hará la revisón de los procesos que contengan estas medidas de control
Aplicar las normas relacionadas para cumplir con el procedimiento
Responsables de proceso
Definir los controles en los procedimientos y procesos
X
X
X
X
X
X
Subdirección Definir los perfiles y roles de los Administrativa y Registro generado por diferentes funcionarios para el acceso y Financiera ‐ Grupo el sistema de gestión manejo del sistema de gestión Gestión Documental documental (P8)
documental (P8) del MME
y Grupo TIC
X
Ejecutar acciones de interacción con ciudadanos a traves de varios canales de atención
Grupo de Participación y Servicio al Ciudadano
No. De acciones implementadas para intervención ciudadana
Estudiar posibles mecanismos de control
Grupo Control Interno Disciplinario
Mecanismos establecidos
x
x
Riesgo nuevo
Se revisará el Manual del MME para incluir los controles.
Se tiene un preliminar del Manual de Contratación , el cual fue trabajado por todos
los responsables , se adecuao al Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio Minas y Energía y se tiene para su aprobación el 31 de julio de 2014. No. De trámites Grupo Participación Verificación de cada uno de los trámites para elaborar matriz de condiciones y Se buscará mecanismo para atendidos en los y Atención al tiempos requeridos en cada uno, para posterior establecimiento de hacer este seguimiento
tiempos establecidos ciudadano
procedimiento (está en proceso de identificación)
en el SUIT
X
X
X
Manual ajustado
X
X
x
X
En el segundo trimestre del 2014, se revisarón los siguientes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, evaluando los puntos de control: 1‐ Proceso de En el primer trimestre del 2014, se revisarón los Procedimientos Contratación . 2‐ Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad. 3‐ Documentos obligatorios de norma evaluando los puntos de control . Estos fueron . 1‐ de Politicas de Operación .4‐ Procedimiento de Declaratoria Utilidad e Interes Social Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad 2‐ Procedimiento para el 5‐ Procedimiento Suministro de Información para los diferentes Grupos de Interes . control de los documentos. 3‐ Procedimiento control del prooducto y / o 6‐ Procedimiento Manejo de Red Twitter. 7‐ Instructivo de Verificación de Agenda servicio No Conforme .4‐ Procedimiento Mejora Continua 5)
Regulatoria de la CREG. 8‐ Instructivo para revisión de Actas y Resoluciones de la CREG. 9‐ Formulación y Analisis y Seguimiento de Proyectos Regulatorios ‐CREG. Se definió el Procedimiento Disciplinario CD‐P‐01, versión 01 del 05/02/2014, Se definió el Procedimiento Disciplinario CD‐P‐01, versión 01 del 05/02/2014, el cual el cual se aplicará en el evento que se presente la situación descrita.
se aplicará en el evento que se presente la situación descrita.
Se revisarán los Se definirá un mecanismo con los responsables del proceso, para garantizar No. Incumplimientos procedimientos relacionados que se cumpla con este requisito.
a la normatividad
para verificar su ocurrencia
Se revisarán los posibles mecanismos de control.
Riesgo nuevo
Se actualizaron los trámites en la página web armonizandolos con los trámites validados en el SUIT.
Se definirá un mecanismo con los responsables del proceso, para garantizar que se cumpla con este requisito.
Se define el control a implementar (Registro generado por el sistema de Se define el control a implementar (Registro generado por el sistema de gestión gestión documental). No se registra ningún protocolo documental). No se registra ningún protocolo de violación del sistema
de violación del sistema
Conversación virtual con la ciudadanía sobre el Plan de Acción 2014
Se desarrolló la Conversación virtual: Espacio de interacción ciudadana previo a la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Sectorial 2013 ‐ 2014. Se implementó el proceso de documentos en discusión (Publicación, divulgación y seguimiento a comentarios de documentos propuesta, generados en Minminas.
Se optimizó la base de conocimiento Minminas para la atención de la ciudadanía a través del asesor virtual.
Se revisarán los posibles Se definió el Procedimiento Disciplinario CD‐P‐01, versión 01 del 05/02/2014, Se definió el Procedimiento Disciplinario CD‐P‐01, versión 01 del 05/02/2014, el cual mecanismos de prevención y el cual se aplicará en el evento que se presente la situación descrita.
se aplicará en el evento que se presente la situación descrita.
control.