Informe sobre el desarrollo y avance de la Aplicación Gespro

INFORME SOBRE EL DESARROLLO Y AVANCE
DE LA APLICACIÓN GESPRO
BREVE HISTÓRICO:
Diciembre 2002 - Enero 2003: Preliminares
- Análisis de las carencias de las herramientas actuales
- Análisis interno de necesidades.
- Análisis de la vida de un proyecto y de su gestión
- Análisis de las casuísticas diferenciales entre las ONGs financiadoras y las
ONGs receptoras, para la adaptación a ambas.
- Reuniones de acuerdos con Accenture
Enero 2003 – Marzo 2003: Accenture desarrolla la 1ª fase del desarrollo de la aplicación.
- Análisis de requerimientos
- Desarrollo de calendario
- Diseño de un prototipo para su aprobación
- Diseño de la aplicación
- Establecimiento del alcance de la 1ª fase.
Febrero 2003: Visita de Camilo.
- Participación en la verificación del prototipo
- Requerimientos de la Federación.
- Revisión del avance y del alcance previsto
Abril 2003 – Julio 2003: Accenture desarrolla la 2ª fase del desarrollo de la aplicación.
- Establecimiento preliminar del alcance de la 2ª Fase
- Correcciones y Mejoras a lo desarrollado en la 1ª fase.
- Diseño de la aplicación en las funcionalidades de la 2ª fase.
- Diseño de la Aplicación de Consulta
- Diseño de la Aplicación de Consolidación
- Diseño del Manual de Usuario
- Incorporación de la persona encargada del mantenimiento futuro de la
Aplicación.
Mayo 2003: Visita de Maurizio
- Revisión y Aprendizaje en la configuración e instalación de la aplicación.
- Desarrollo junto con Javier de los Manuales de Instalación.
- Requerimientos de la Federación en cuanto a Hardware y en cuanto a
Terminología y Metodología.
Agosto 2003: Implantación final de lo desarrollado por Accenture
- Puesta en marcha en Real.
Agosto 2003 – Hoy: Trabajo de Mantenimiento de la aplicación por Pedro
- Correcciones y Mejoras a lo desarrollado por Accenture
- Nuevas funcionalidades no abordadas por Accenture
- Ayuda en las instalaciones en la Federación (Venezuela). Envío de
Actualizaciones.
ARQUITECTURA DE LA APLICACIÓN:
Atendiendo a las posibilidades de las FyAs y a sus requerimientos se decidió implantar la
siguiente arquitectura:
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Aplicación desarrollada en formato Web (lenguajes html, asp, visual basic…)
para poder ser ejecutada desde el Internet Explorer.
Base de Datos en SQL: Requiere de un servidor SQL, pero no puede plantearse
el desarrollarla en Access, pues éste no es suficientemente potente.
La Aplicación podrá ser instalada en cualquier PC, preferiblemente en un
Servidor con Windows 2000 Server o superior, aunque podrá estar en un
Windows XP.
La Base de Datos podrá estar instalada en un Servidor SQL propio (en la
propia oficina usuaria) o en un servidor de la Federación visible para la FyA
usuaria a través de Internet.
o Ventajas de la primera opción:
 Funcionamiento mas rápido de la Aplicación (por no trabajar en
Internet, sino en la Intranet)
 Acceso permanente a los datos. No se depende de posibles
desconexiones de Internet. No requiere conexión permanente a
Internet.
 Ubicación local de la Base de Datos
o Ventajas de la segunda opción:
 No se requiere el Servidor SQL (lo tiene ya la Federación)
 No se requiere un técnico con conocimientos de SQL para la
instalación y mantenimiento de las Bases de Datos
SE RECOMIENDA EN LO POSIBLE EMPLEAR LA PRIMERA
OPCION.
Una vez instaladas la Aplicación y la Base de Datos (o en su defecto el acceso
a ella vía Internet), los PCs de la red interna de cada FyA podrán acceder a la
aplicación desde Internet Explorer.
Cada FyA que quiera emplear la aplicación necesitará el CD de Instalacion y
los Manuales.
Independientemente del uso completo de la aplicación, existirá una versión en
Internet llamada “Aplicación de Consulta”, que en cuanto esté instalada en un
proveedor, podrá ser visitada por cualquier FyA sin requerir nada, a través del
Internet Explorer, y en la que se podrán consultar los datos (simplificados) de
la FyA que emplee ese proveedor.
Se empezará instalando en el proveedor de Internet de España, con lo que
todas las FyAs (mediante validaciones de Usuario y Contraseña) podrán
consultar los datos de España. Posteriormente se instalará en el proveedor de la
Federación, con lo que podrán consultarse sus datos, etc.
Por último, para la realización de evaluaciones y estadísticas sobre el
acumulado de los datos de todas las FyAs, existirá otra versión de la aplicación
que se llamará “Aplicación de Consolidación”, que será instalada en un
servidor de la Federación y que almacenará una versión simplificada de los
datos de todas las FyAs (excepto de España, por ser sus datos una repetición de
los de cada FyA).
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Desde cada Aplicación individual de cada FyA se enviará periódicamente a la
Federación un fichero con los datos a consolidar.
ALCANCE DE LA APLICACIÓN GESPRO:
Alcance de la 1ª Fase:
Las grandes Funcionalidades que ha cubierto la Fase 1ª son:
 Datos Básicos de Proyectos
 Datos de Financiadores y Presupuestos asociados
 Gestión de Cuentas Bancarias
 Gestión de Cobros
 Gestión de Envíos
 Calendario de Informes
 Seguimiento Técnico
 Consultas
 Búsquedas de Proyectos
 Gestión de Usuarios
Alcance de la 2ª Fase:
Las grandes Funcionalidades que ha cubierto la Fase 2ª son:
 Mejoras en la funcionalidad de la Fase I
o Mejoras en la navegación y estructura general de la aplicación.
o Incorporación de un menú auxiliar
o Mejoras en el seguimiento de la ejecución de un proyecto
o Nuevas salidas específicas.
o Mejoras en la administración de la base de datos.
o Datos de referencia
o Perfiles de usuarios
o Cálculo automático del código contable.
o Mejoras en proyectos.
o Mejoras en Calendario de Informes.
o Mejoras en Calendario de Cobros.
o Mejoras en Calendario de Envíos.
o Mejoras en la información de financiación.
o Mejoras en el módulo de cuentas bancarias.
o Mejoras generales
 Convocatorias
 Programas y subprogramas
 Seguimiento de la ejecución del proyecto
 Calidad de la gestión del proyecto
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Informes y consultas fase II
Consultas por Internet
Interfaz contable
Gestión de históricos
Perfiles de usuarios
Ayuda de la Aplicación
Posteriores funcionalidades desarrolladas o corregidas por Pedro:
Las siguientes funcionalidades han sido desarrolladas o corregidas por Pedro desde Agosto
del 2003 hasta hoy:
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Proyecto de la aplicación para la consolidación de las BBDD de las
distintas FYA.
Desarrollo para la gestión de las financiaciones provenientes de campañas.
Desarrollo para el control de los proyectos, programas, subprogramas,
financiaciones, etc. vinculadas a ONG-Ejecutoras, Financiadores y
Entidades de Seguimiento bloqueadas.
Gestión de los Envíos: Corrección y ampliación del procedimiento de
gestión de un envío en todas sus fases.
Solución Informática para la gestión de las Bajas de las financiaciones.
Corrección de errores detectados en Entreculturas y en la FI.
Labores de asesoramiento y mantenimiento de la implantación y
explotación del entorno de gestión corporativo (Gespro) en la Federación
Funcionalidades que faltan por desarrollar o corregir:
Se ha identificado hasta el momento las siguientes funcionalidades que faltan por
desarrollar o corregir.
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Corrección de errores detectados en Entreculturas y en la FI.
Gestión de los ficheros contables para su importación al entorno contable.
Estandarización de los formatos numéricos de Gespro para su utilización
por parte de FI y las FYA’S.
Integración completa de los entornos de trabajo Contable, Gestión de
Proyectos y Gestión de Socios y Colaboradores.
Estandarización de los procesos de Gestión de Envíos, Cobros e Informes.
Mantenimiento y Desarrollo de distintas mejoras propuestas por los
usuarios para la mejor realización de su trabajo.
Otras Acciones a llevar a cabo:
1) Revisión de los Manuales de Instalación: agregando elementos aprendidos durante
la instalación de la aplicación en la Federación. (a desarrollar por Javier)
2) Revisión y actualización del Manual de Usuario: este manual, de 142 paginas hasta
el momento, quedó con una tercera parte sin revisar, tras su primera escritura por
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Accenture. Además de esto, nuevas funcionalidades o modificaciones que se han
desarrollado tras el trabajo de Accenture no han sido todavía reflejados en el
Manual. Esta tarea requiere de varias horas y jornadas de trabajo, para lo que
actualmente no se dispone del recurso necesario.
Taller de capacitación en el uso de Gespro en Bolivia. Esta previsto realizar un
taller en Marzo del 2004 en la ciudad de Santa Cruz (Bolivia) con representantes
de los departamentos de Proyectos de todas las FyAs, con el fin de que todos
empiecen a conocer la herramienta para su uso en la Aplicación de Consulta por
Internet y posteriormente en su Aplicación propia. Esta tarea será llevada a cabo
por personal de proyectos de Entreculturas – FyA España.
Preparación del Taller: para la realización del taller, debe instalarse previamente la
aplicación en un servidor del aula donde se desarrollará y probarse en todos los
equipos de la misma. Esta tarea se deberá llevar a cabo por una persona encargada
de FyA Bolivia con la coordinación de Javier y de Pedro, durante el mes de
Febrero.
Desarrollo de un ejecutable autoinstalable que automatice lo más posible la tarea
de instalar la aplicación y su base de datos, reduciendo al mínimo la intervención
requerida del informático y los posibles errores que pudieran surgir. Esta tarea
deberá ser llevada a cabo por Pedro.
Instalación, pruebas y puesta en funcionamiento en FyA Venezuela: según los
acuerdos ésta será la próxima institución en la que se instalará la aplicación, y será
llevado a cabo por Maurizio, gracias a la experiencia ya adquirida con la
instalación en la Federación y a la cercanía de ambas oficinas.
Instalación, pruebas y puesta en funcionamiento en FyA Rep. Dominicana: los
mismos criterios llevan a desarrollar esta tarea seguidamente, y coordinada por
Maurizio.
Instalación de la Aplicación de Consulta en el proveedor de Entreculturas: tarea
que deberá ser llevada a cabo por Javier.
Instalación de la Aplicación de Consulta en el proveedor de la Federación: tarea
que deberá ser llevada a cabo por Maurizio.
RECOMENDACIONES
Todos estos desarrollos y acciones requieren de una fuerte dedicación en recursos
humanos que actualmente sentimos se halla escaso.
1) La jornada parcial de Pedro está resultando bastante limitada para resolver con
rapidez los errores y mejoras reportados por Entreculturas y por la Federación.
2) Por otro lado, su contrato de un año finaliza teóricamente en julio del 2004, fecha
en la que aún se estima habrá mucho por desarrollar.
Sentimos por tanto que habría que replantearse su jornada y su renovación.
3) La revisión del Manual de Usuario es por otro lado una tarea de suma importancia,
especialmente para el momento en que el uso de la aplicación comience a
extenderse, y que sin embargo no tiene una persona asignada, habida cuenta del
tiempo y del conocimiento de la aplicación que va a requerir.
Creemos que también deberemos plantearnos este problema.
4) Por último, sentimos que en el momento de la instalación y del uso de la aplicación
en las FyAs, la Federación irá tomando protagonismo en la coordinación y la
asistencia técnica; requiriendo cada vez menos de Entreculturas, cuyo papel irá
reduciéndose según nos parece conveniente, a exclusivamente la programación de
nuevos desarrollos y de actualizaciones. Para ello se requerirá que la Federación
disponga de un recurso suficientemente liberado (Maurizio evidentemente sería el
ideal)
5) Además deberá mantenerse un Comité de Gespro entre la Federación, las FyAs
más representativas y Entreculturas, para la coordinación y aprobación de los
nuevos desarrollos. Consideramos que a este Comité deberán pertenecer entre
otros:
a. Maurizio y Camilo (de la Federación)
b. Javier y Angela (de Entreculturas)
c. Representantes de las FyAs miembros.