Ejecución y control de una presentación

Operación Microsoft PowerPoint 97
Ejecución y control de una presentación
Formas de ejecutar una presentación
En función de las necesidades, una presentación con diapositivas puede
ejecutarse de tres formas diferentes. A través de la opción Configurar
presentación en el menú Presentación se puede acceder a las tres formas de que
PowerPoint dispone para la ejecución de una presentación:
Realizada por un orador
(pantalla completa). Permite
ejecutar la presentación en
una pantalla completa (el
método más habitual), donde
normalmente existe un orador
que dirige la presentación,
controlándola por completo,
pudiendo
ejecutarla
automática o manualmente,
detenerla para agregar actas de reuniones o elementos de acción, e incluso
grabar la narración a medida que evoluciona la misma. También se puede
utilizar este modo para proyectar una presentación con diapositivas en una
pantalla más grande o utilizar una presentación de ejecución remota.
Examinada de forma individual (ventana). Permite ejecutar la presentación
en una pantalla más pequeña (por ejemplo, si va a ser examinada de forma
individual en la red de una organización). La presentación aparece en una
ventana más pequeña, donde se dispone de comandos para desplazarse a lo
largo de la presentación y para modificar, copiar e imprimir diapositivas. Si se
opta por este modo, se puede trasladar de una diapositiva a otra mediante la
barra de desplazamiento y se puede tener otros programas abiertos al mismo
tiempo. Asimismo, se puede mostrar la barra de herramientas Web, de forma
que pueden examinarse otras presentaciones y documentos de Office.
Examinada en exposición (pantalla completa). Permite ejecutar la
presentación de forma automática (por ejemplo, en una exposición o
convención). Si se cuenta con un stand en una exposición u otra ubicación
donde se quiere ejecutar automáticamente una presentación con diapositivas,
se puede configurar la presentación de forma que la misma se ejecute con la
mayoría de los menús y comandos no activos y que se reinicie
automáticamente después de cada sesión.
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Presentaciones automáticas
Las presentaciones automáticas constituyen una buena manera de comunicar
información sin necesidad de que un interlocutor realice una presentación con
diapositivas. Por ejemplo, se puede configurar una presentación para que se
ejecute sin supervisión en un stand de una exposición o convención. En estos casos
se puede hacer que la mayoría de los controles no estén disponibles para que los
usuarios no puedan realizar cambios en la presentación. Una presentación
automática se reinicia cuando termina y también después de estar parada en una
diapositiva de avance manual durante más de 5 minutos.
Al diseñar una presentación automática se debe tener en cuenta el entorno
donde se ejecutará, el grado de control que se le va a conceder a los usuarios y
cómo prevenir los usos incorrectos, como por ejemplo el de evitar que alguien
detenga o realice modificaciones a la presentación.
Para
configurar
una
presentación automática, se debe
seleccionar la opción Configurar
presentación
en
el
menú
Presentación y, a continuación,
hacer un clic en Examinada en
exposición (pantalla completa). Al
elegir esta opción, PowerPoint
selecciona
automáticamente
la
casilla de verificación Repetir el
ciclo hasta presionar "Esc".
De este modo se ejecuta la
presentación con diapositivas en
modo pantalla completa como una
presentación automática que se
reanuda después de 5 minutos de
inactividad. El público podrá avanzar
las diapositivas o hacer clic en
hipervínculos y botones de acción
incorporados pero no podrá modificar la presentación.
Las opciones que se pueden utilizar al diseñar una presentación automática
incluyen:
Intervalos automáticos o manuales Se puede establecer una presentación
con diapositivas para que se ejecute por sí sola con intervalos automáticos, o
bien puede establecerse de forma que los usuarios puedan desplazarse por
ella a su propio ritmo utilizando el ratón para hacer clic en los botones
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correspondientes. Los clics se pasan por alto a menos que se hagan en objetos
para los cuales se haya creado un hipervínculo.
Hipervínculos Se pueden establecer hipervínculos que permiten al usuario
desplazarse por la presentación con diapositivas o saltar a otras diapositivas
y programas.
Narración sonora Se puede agregar narración grabada para que se
reproduzca con la presentación con diapositivas.
Controles ActiveX Se pueden utilizar los controles ActiveX incluidos con
PowerPoint para crear una diapositiva de respuesta en la presentación. Por
ejemplo, se puede agregar un cuadro de texto para que las personas escriban
en él información que posteriormente se puede utilizar para futuras
decisiones.
Establecer los intervalos para una presentación
Para no desplazarse manualmente de una diapositiva a otra en una
presentación, existen dos métodos que se podrán utilizar, y de esta forma
establecer el tiempo que una diapositiva aparecerá en pantalla. El primero consiste
en establecer manualmente un intervalo para cada diapositiva para posteriormente
ejecutar la presentación y ver los intervalos establecidos. El segundo consiste en
utilizar la función de ensayo, con la que se podrán registrar los intervalos
automáticamente a medida que se ensaye.
Es posible establecer los intervalos de las diapositivas antes de ensayar, o
bien establecerlos automáticamente durante el ensayo. Si se los establece antes
de ensayar, resultará más fácil trabajar en la vista Clasificador de diapositivas,
donde se verán en miniaturas cada una de las diapositivas que componen la
presentación.
Establecer manualmente los intervalos
Para establecer manualmente los intervalos para la presentación con
diapositivas, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
En la vista Diapositiva o en la vista Clasificador de diapositivas, seleccionar
la diapositiva o diapositivas cuyos intervalos se deseen establecer.
2.
En el menú Presentación, escoger la opción Transición de diapositiva.
3.
En la sección Avanzar, hacer clic en la casilla de verificación
Automáticamente después de y, a continuación, introducir la cantidad de
segundos que se quiere que la diapositiva aparezca en pantalla.
4.
Para aplicar el intervalo a las diapositivas seleccionadas, hacer clic en
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Aplicar. Para aplicar el intervalo a todas las diapositivas de la presentación,
hacer clic en Aplicar a todas.
5.
Repetir el proceso para cada diapositiva cuyo intervalo se desee establecer.
Para ver los intervalos establecidos, hacer clic en Presentación con
diapositivas en la barra de modos de visualización.
Establecer automáticamente los intervalos
Para establecer automáticamente los intervalos de diapositivas durante los
ensayos, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
En el menú Presentación, escoger la opción
iniciar la presentación en modo de ensayo.
Ensayar intervalos para
2.
En el cuadro de diálogo que se presenta hacer
clic en el botón de avance
cuando se
quiera pasar a la siguiente diapositiva luego de
transcurrido el intervalo de tiempo que se crea
pertinente. A la izquierda se muestra el tiempo
transcurrido para toda la presentación y en el cuadro de la derecha se
muestra el tiempo transcurrido para la diapositiva actual. En este último se
puede ingresar directamente el tiempo si se sabe cual es el intervalo que se
desea para la diapositiva visualizada. El botón Repetir permite restablecer el
cronómetro a cero para la diapositiva que se está mostrando, de modo que
pueda repetirse el ensayo.
3.
Al llegar al final de la presentación, PowerPoint pide confirmación para
guardar los intervalos establecidos. Si estos se confirman, los mismos se
observarán en la vista Clasificador de diapositivas, en la parte inferior
izquierda de cada una de las diapositivas que componen la presentación.
Para ver los intervalos establecidos hacer clic en Presentación con
diapositivas en la barra de modos de visualización.
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Medidor de diapositivas
Si se han estableció intervalos para una presentación con diapositivas pero se
desea controlar la presentación haciendo pasar manualmente dichas diapositivas,
se podrá utilizar el Medidor de diapositivas el que nos permitirá apreciar el avance
en comparación con los tiempos ensayados. Esta característica resulta de utilidad,
por ejemplo, si se dispone de un tiempo limitado para la presentación pero se
desean asignar algunos minutos para preguntas y respuestas.
Para iniciar el medidor, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Iniciar la Presentación con diapositivas escogiendo dicha opción de la barra
de modos de visualización.
2.
Presionar el botón secundario del ratón durante la presentación y, sin
soltarlo, hacer clic en la opción Medidor de diapositivas.
Los números situados en la parte superior
del medidor muestran el tiempo transcurrido de
la diapositiva actual, y los números situados
cerca de la parte inferior reflejan el tiempo
transcurrido de la presentación. La barra de
progreso del centro mide el desarrollo de la
presentación en comparación con el tiempo
ensayado. Si no se ha sobrepasado el tiempo ensayado, aparecerán cuadros verdes;
si se va retrasado con respecto al tiempo ensayado, los cuadros serán amarillos; y
si se va muy retrasado, serán de color rojo. La barra situada a lo largo de la parte
inferior del medidor indica si va demasiado rápido o demasiado lento en relación
con los intervalos ensayados.
Manejo de hipervínculos en una presentación
Un hipervínculo es un medio que proporciona un enlace; es cualquier texto o
gráfico en colores y subrayado donde se puede hacer clic para saltar a un archivo,
a una parte determinada de un archivo, a una página HTML de Internet o de una
Intranet.
Mediante la opción
Configuración de la acción del menú Presentación,
se puede crear un hipervínculo a partir de cualquier objeto incorporado en la
presentación como lo puede ser texto, formas, tablas, gráficos o imágenes, y
utilizarlo para saltar a otro lugar de la misma presentación, a otra presentación, a
un programa distinto, como Word, o a una dirección de Internet.
Los hipervínculos se activan al ejecutar la presentación con diapositivas, no
en el momento en que se está creando. Se pueden asociar diferentes acciones,
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incluso sonido, al mismo objeto, dependiendo de si se hace clic en el objeto o se
mueve el ratón por encima de él. Los hipervínculos de texto aparecen subrayados y
su color coordina con la combinación de colores.
Se puede modificar o cambiar el destino de un hipervínculo o se puede
cambiar el objeto que representa al hipervínculo sin perder el propio hipervínculo;
sin embargo, se perderá si se elimina la totalidad del texto o todo el objeto a que
hace referencia el mismo.
Al crear un hipervínculo se puede definir la ruta hasta el destino como vínculo
absoluto (ubicación de archivo fija que identifica el destino según la dirección
completa del mismo como por ejemplo C:\Mis Documentos\Conferencia.doc) o
puede definirse la ruta como vínculo relativo. Cuando un hipervínculo utiliza una
ruta basada en un vínculo relativo, se puede mover tanto el archivo que contiene el
hipervínculo como el archivo de destino sin romper dicho hipervínculo. Sin embargo,
estos archivos deben moverse juntos; es decir, es necesario mover la estructura
de ruta de acceso completa para que se mantenga dicho hipervínculo.
También se pueden establecer hipervínculos rápidamente haciendo clic
en el botón Insertar hipervínculo de la barra de herramientas Estándar o
escogiendo la misma opción en el menú Insertar.
Establecer un hipervínculo en una presentación
Para establecer un hipervínculo
en una presentación, se debe realizar
el siguiente procedimiento:
1.
Guardar la presentación en la que
se desea insertar el hipervínculo.
Si no se guarda la presentación
antes de insertar el hipervínculo,
no se podrá crear un vínculo
relativo.
2.
Seleccionar el texto u objeto que
se desea que esté representado
por el hipervínculo.
3.
En el menú Presentación, hacer
clic en la opción Configuración de
la acción.
4.
Escoger una de las dos fichas:
•
Para saltar haciendo clic en
el objeto seleccionado, hacer clic en la ficha Clic del mouse.
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•
Para saltar moviendo el ratón por encima del objeto, hacer clic en la
ficha Acción del mouse.
5.
Hacer clic en Hipervínculo a y, a continuación, indicar a dónde se desea
saltar. Si se escoge una diapositiva ya sea de la misma presentación como de
otra presentación de PowerPoint se despliega un cuadro de diálogo donde se
debe indicar la diapositiva a la cual saltar, las que se encuentran
representadas por su título.
6.
Si se desea, seleccionar otras opciones:
•
Reproducir sonido para elegir un sonido de la lista, el que se reproducirá
en el momento de seleccionar el hipervínculo.
•
Clic para resaltar para resaltar el objeto seleccionado cuando se hace
clic en él o cuando se pasa el ratón por encima del mismo. Esta casilla de
verificación no está disponible cuando la selección actual es texto.
Para obtener una vista previa del hipervínculo en la presentación con
diapositivas hacer clic en Presentación con diapositivas en la barra de
modos de visualización.
Si se establece un hipervínculo con una sola diapositiva, también se deberá
agregar un hipervínculo para permitirnos regresar a la original.
Mediante el botón
Insertar hipervínculo de la barra de herramientas
Estándar o escogiendo la misma opción en el menú Insertar se pueden
establecer hipervínculos rápidamente.
En
este
caso
se
presenta una ventana de
diálogo donde se debe
indicar en el primer cuadro
Vincular
al
archivo
o
dirección URL el nombre del
documento al que se desea
vincularlo o de lo contrario
localizarlo a través del botón
Examinar.
En el segundo cuadro
Ubicación
dentro
del
archivo (opcional) se puede
establecer
una
posición
específica
dentro
del
documento al cual se desea
saltar.
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Modificar o quitar o un hipervínculo
Para quitar un hipervínculo, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Seleccionar el texto u objeto que representa al hipervínculo que se desea
quitar.
2.
Dependiendo de cómo se estableció el hipervínculo en principio, realizar una
de las siguientes acciones:
☞
•
En el menú Presentación, hacer clic en la opción Configuración de la
acción y, a continuación, en la ventana de diálogo que se despliega hacer
clic en la opción Ninguno.
•
En el menú Insertar, hacer clic en la opción Hipervínculo y, a
continuación, en la ventana de diálogo que se despliega hacer clic en el
botón Quitar vínculo.
Para quitar un hipervínculo y el texto u objeto que lo representa en la
presentación, seleccionar el objeto o todo el texto y, a continuación,
presionar la tecla =.
De igual forma se procedería para modificar o cambiar el destino de un
hipervínculo.
Iniciar una presentación con diapositivas
Se puede iniciar una presentación con diapositivas de varias maneras. Una
manera consiste en guardar una presentación de forma que al abrirla, comience
siempre como una presentación con diapositivas. Otra manera es iniciar una
presentación con diapositivas desde PowerPoint, o bien si no se desea iniciarla
desde PowerPoint, puede crearse un acceso directo en el escritorio e iniciar desde
ahí la presentación con diapositivas.
También se puede establecer una presentación automática, como por ejemplo
para una exposición y que se ejecute de forma continua.
Para guardar una presentación para que se abra siempre como una
presentación con diapositivas, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
Abrir la presentación que desea guardar como una presentación con
diapositivas.
2.
En el menú Archivo, hacer clic en la opción Guardar como.
3.
En la lista Guardar como tipo, escoger la opción Presentación con
diapositivas de PowerPoint.
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La extensión de un archivo guardado como una presentación con
diapositivas es *.pps y se encuentra representado por dicho icono. Al abrir
este tipo de archivo, bien desde PowerPoint o desde el escritorio, se iniciará
automáticamente como una presentación con diapositivas. Si se inicia la
presentación desde el escritorio, PowerPoint se cierra cuando termina la
presentación y se muestra de nuevo el escritorio. Si inicia la presentación
desde PowerPoint, la presentación permanece abierta cuando termina y es
posible modificarla.
Para iniciar una presentación con diapositivas desde PowerPoint, se debe
realizar una de las acciones siguientes:
•
Hacer clic en el botón
modos de visualización.
Presentación con diapositivas en la barra de
•
En el menú Presentación, hacer clic en la opción Ver presentación.
•
En el menú Ver, hacer clic en la opción Presentación con diapositivas.
Para iniciar una presentación con diapositivas desde el escritorio, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1.
En Mi PC o en el Explorador de Windows, se debe buscar el archivo que
desea abrir como una presentación con diapositivas.
2.
Con el botón secundario del ratón, hacer clic en el nombre del archivo y
después en el menú contextual que se despliega escoger la opción Mostrar.
Configurar una presentación para que se repita el ciclo continuamente
Para configurar una presentación de modo que se repita el ciclo
continuamente, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.
En el menú Presentación, hacer clic en la opción Configurar presentación.
2.
Activar la casilla de verificación Repetir el ciclo hasta presionar 'Esc'.
Para generar una presentación con diapositivas de forma automática como lo
puede ser para una exposición, hacer clic en Examinada en exposición (pantalla
completa) en el cuadro de diálogo Configurar presentación. Con ello la
presentación se mostrará una y otra vez evitando que los usuarios puedan
cambiarla.
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