INTRODUCCIÓN r la comunicación

INTRODUCCIÓN
Entender la comunicación como oportunidad de encuentro con el otro, plantea
una amplia gama de posibilidades de interacción en el ámbito social, porque es allí
donde tiene su razón de ser, ya que es a través de ella como las personas logran el
entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento y
desarrollo de las organizaciones.
Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se
establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y
se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser
parte de aquella. ¿ De qué otra manera se predicen e interpretan comportamientos, se
evalúan y planifican estrategias que movilicen el cambio, se proponen metas
individuales y grupales en un esfuerzo conjunto, de beneficio común, si no es a
través de una comunicación motivada, consentida y eficaz?
Por estas razones, toda institución que se respete, debe priorizar dentro de su
estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice
los procesos que a nivel interno vivifican la entidad y la proyectan hacia su área de
influencia.
Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la
integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra
sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales
y grupales.
La carencia de estrategias comunicativas al interior de la institución, la falta
de canales o la genera lentitud en los procesos y en las acciones, retardo en las
respuestas y desinformación acerca de las políticas, todo lo cual imposibilita la
verdadera interacción a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no
se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institución con
la realidad del entorno.
El ideal de una institución es lograr la excelencia lo cual se consigue si la
información fluye sin impedimentos en todos los ámbitos y niveles.
LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
La comunicación se entiende como el proceso mediante el cual el hombre se
interrelaciona con su entorno social, donde vive y participa. Es algo más que
transportar un mensaje, es el proceso que incluye la respuesta, la interpretación y la
réplica, cerrando el circuito significante que va del emisor al receptor y viceversa
La comunicación es un elemento básico que penetra en todas las actividades
de la organización. Representa un factor del trabajo a través del cual los individuos
comprenden su rol laboral y acceden a la integración de las diferentes unidades que
la constituyen. Además, un adecuado sistema de comunicación es un medio por el
cual se facilita el proceso de toma de decisiones y de obtención de respuestas que
posibilita la corrección y adecuación de objetivos a cada una de las situaciones por
las que atraviesa la organización.
El proceso de comunicación consiste en un intercambio de información y
comprensión en una situación de interacción personal en la que operan las ideas,
pensamientos, sentimientos y valores de las personas que participan en dicho
proceso. Por tanto, constituye una fuente de comprensión en la que se comparten
emociones y saberes. Como consecuencia, se afirma que así como un acto
comunicativo influye en el funcionamiento de la organización, la estructura
organizativa contribuye al funcionamiento del proceso de comunicación.
En toda organización se producen diferentes tipos y niveles de comunicación
(interna, externa, formal, informal, ascendente, descendente, multidireccional...) que
se aglutinan bajo el concepto general de "comunicación global".
"La comunicación "global"... dice y subraya lo que la empresa ya expresa por
medio de sus actos, pero además traza la perspectiva, la lógica y la finalidad de todo
ello. Armoniza entre sí, no los "decir", sino los "decir" con los "hacer", los discursos
y los actos, los enunciados y las realidades de la empresa.
Toda organización necesita de una estrategia global de comunicación, con el
fin de traducir sus objetivos en programas de acción concretos y coherentes
A nivel empresarial, si en una organización se obtienen respuestas vagas e
inapropiadas se debe a que en el proceso existen fuentes de distorsión como las
siguientes:
La Codificación se realizó con descuido.
Selección limitada de símbolos
Confusión en el contexto del mensaje.
Selección de un canal inapropiado.
Nivel de ruido alto.
Prejuicios, conocimientos y habilidades de percepción del receptor limitadas.
Poca atención y cuidado en el proceso de decodificación.
Todos estos factores pueden provocar que el mensaje se interprete de manera
diferente a la imaginada por el emisor. Es por ello que para que la comunicación sea
efectiva en una empresa u organización se necesita de un buen flujo en la
comunicación.
FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
Es la manera en que fluye la información en una organización. La
Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensión vertical puede
ser dividida, además, en dirección ascendente o descendente.
DESCENDENTE: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u
organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes
para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención,
proporcionar instrucciones. Ejemplo:
Gerente
Supervisor
Empleados, obreros, técnicos, etc.
ASCENDENTE: Esta comunicación fluye en forma opuesta a la anterior, es
decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para
proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos,
problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten en sus puestos, con sus
compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar
cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones
son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de
problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de
ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los
empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el
rendimiento laboral. Ejemplo:
Obrero, empleados, técnicos, clientes
Supervisor
Gerente
Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente
o
Informes de desempeños preparados por supervisores
o
Buzones de sugerencia
o
Encuesta de actitud de los empleados
o
Procedimientos para expresar quejas
o
Encuestas.
LATERAL: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de
una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por
ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos.
Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y
lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción.
LAS PRINCIPALES ESTRUCTURAS DE FLUJO DE COMUNICACIÓN

Estructuras centralizadas y estructuras descentralizadas
El flujo de comunicación está centralizado cuando todo el poder de decisión se
concentra en un único punto. La centralización es el mejor medio para coordinar la toma
de decisiones cuando la información no produce una sobrecarga, lo cual limitaría la
eficacia de la coordinación.
El flujo de comunicación está descentralizada cuando la información se reparte
entre varios individuos. Descentralizar el flujo de comunicación permite una mayor
reacción ante el ambiente y es un estímulo de motivación.
Hay cinco tipos de descentralización:
1.- Cuando el poder formal se dispersa conforme se baja por la cadena de mando.
2.- Cuando en un nivel jerárquico el proceso de decisión lo controlan personas no
directivas: descentralización horizontal.
3.- Cuando se refiere a la dispersión física de los servicios.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
Comunicador: Es una persona con ideas, intenciones, información y un
propósito para su comunicación.
Codificación: La función de la codificación es proveer una forma en la cual
se puedan expresar las ideas y propósitos como si fueran un mensaje.
Mensaje: El mensaje es lo que la persona espera poder comunicar al presunto
receptor, y su formato exacto depende en grado sumo del medio utilizado para llevar
el mensaje.
Medio: El medio es el portador del mensaje. Este puede ser: contacto
personal, teléfono, etc.
Decodificación-receptor: Decodificación implica interpretación. Cuanto más
se acerque el mensaje decodificado a la intención deseada por el comunicador, tanto
más eficaz será la comunicación.
Retroalimentación: La retroalimentación de la comunicación le puede llegar
de muchas formas: las dos personas están frente a frente, con intercambios verbales,
expresiones faciales de descontento o de mal entendimiento (medios directos).
Medios indirectos: descensos de la productividad, mala calidad de la producción,
aumentos en ausentismo o rotación.
Ruido: son aquellos factores que deforman el mensaje pretendido.
BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA
ORGANIZACIÓN
o
La filtración es la manipulación de la información del emisor para que
sea vista más favorablemente por el receptor. Los intereses personales y las
percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen están presentes en los
resultados de la información, lo que hace imposible que los receptores consigan
información objetiva. Mientras más vertical es la estructura de la organización más
posibilidades de filtración habrá.
o
Percepción selectiva en el que los receptores ven y escuchan en forma
selectiva basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que
no permite que se perciba la realidad y en su lugar se interprete según el parecer de
cada cual.
o
Defensa. Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en
formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en
formas que retardan la comunicación eficaz
o
Lenguaje. La edad, la educación y los antecedentes culturales son
variables que influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras significan
diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades en la comunicación.
LA ESCUELA DE PALO ALTO
La Escuela de Palo Alto irrumpe en el campo de la comunicación como una
gran arteria capaz de concebir los problemas de conducta desde una perspectiva
sistémica. Es decir, esta corriente de pensamiento encaró uno de los principales
paradigmas que dominaban tanto en la psicología como en la psiquiatría, en el
sentido de que las dificultades observadas en una persona no podían sólo ser
atribuidas a escala individual, sino que debían ser analizadas, evaluadas y –en su
caso—rehabilitadas teniendo en cuenta a las demás personas con las que convivía o
interactuaba el paciente. En menos palabras, se trataba de concebir al
comportamiento como el resultado complejo y múltiple de las relaciones e
interacciones con los demás.
Esta
contribución,
generaría
importantes
movimientos
teóricos
y
metodológicos cuando se comenzó a pensar en los campos de la comunicación
interpersonal, la proxemia (concepción, estructuración y uso del espacio,
proximidad al interlocutor).
y, en general, en el ámbito de los modelos
comunicacionales lineales que sólo concebían: fuente-emisor-mensaje-canal-receptor
y que se empleaban para estudiar fenómenos como el impacto de los medios de
comunicación y más específicamente la influencia de las campañas mediáticas en las
audiencias radiofónicas.
Las aportaciones de la Escuela de Palo Alto constituyen parte de las raíces de
lo que hoy concebimos como el complejo fenómeno de la comunicación, en tanto
que con esas contribuciones se logró poner de manifiesto la trascendencia de lo
interaccional para analizar el comportamiento tanto individual como social. Desde
mi punto de vista, precisamente lo interaccional constituye uno de los aspectos
neurálgicos del fenómeno comunicativo y por ello me parece necesario hacer un
somero recuento de algunos de los planteamientos de esta importante escuela del
pensamiento comunicacional.
COMUNICACIÓN REFERENCIAL / CONITIVO

Referencial: Transmite información, es sinónimo de contenido del
mensaje.

Conativo: Indica qué tipo de mensaje debe entenderse que es, y por
ende, se refiere a la relación entre los comunicantes. Puede definirse como
metacomunicación (comunicación acerca de la comunicación), pudiendo aparecer
en forma verbal (ej. “es una broma”, “es una orden”), no verbal (ej. grito, risa), o
contextual (ej. circo, universidad).
COMUNICACIÓN ANÁLOGA /DIGITAL
Según los resultados alcanzados por la escuela de Palo Alto, en California
toda comunicación es analíticamente des compresible en dos dimensiones la
analógica y la digital, siendo la analógica la encargada de transmitir la información
sobre las relaciones sociales contraídas por los intercomunicadores y siendo la digital
la encargada de transmitir la información acerca de los objetos de referencia externos
a dichas resanciones sociales. Esta bidimensionalidad analógico/digital se ve
representada a nivel micro social (conversaciones cara a cara, oral o interpersonal)
como a nivel macro social (comunicaciones de masa).
Así la comunicación analogía se encarga de establecer las distancias sociales,
la proxemia ( gráfico 1.1) , mediante la comunicación analógica no verbal, los
interlocutores se ponen en la posición que a cada uno le corresponde, señalando y
marcando la posición social que cada uno posee.
Comunicación análoga: todo lo que sea comunicación no-verbal (postura,
gestos, expresión facial, la inflexión de la voz, la secuencia y el ritmo, y, la cadencia
de palabras).
El hombre es el único organismo que utilizó tanto la comunicación análoga
como digital.
Comunicación digital: el habla, el lenguaje.
Toda comunicación tiene un aspecto de contenido y un aspecto relacional,
ambos modos no sólo existe lado a lado, sino que se complementan entre sí en cada
mensaje.
El aspecto relativo al contenido se trasmite en forma digital, mientras que el
relativo a la relación es de naturaleza analógica.
Diferencias: El material del mensaje digital es de mucha mayor complejidad,
versatilidad y abstracción que el material analógico, en este último no hay
equivalentes para elementos de vital importancia para el discurso como "si luego",
"o....o", etc. la expresión de conceptos abstractos resulta imposible como la escritura
primitiva, donde cada concepto puede representarse por medio de una similitud
física.
Además, en el mensaje analógico suele ser ambiguo y tener varios
significados (llanto de alegría, de tristeza), y no posee indicadores de presente,
pasado o futuro que existen en la comunicación digital.
Los seres humanos se comunican de las dos formas. El lenguaje digital cuenta
con una sintaxis lógica sumamente compleja y poderosa pero carece de una
semántica adecuada en el campo de la relación mientras que el analógico posee la
semántica pero no una sintaxis adecuada para la definición inequívoca de la
naturaleza de las relaciones.
ESPACIO
DISTANCIA
Íntimo
15 a 46 cm.
Personal
46 cm a 1.20 m
Social
1.20 a 3.6 m
Público
Más de 3.6 m
Gráfico 1.1
CONCLUSIONES
La Organización y comunicación son realidades estrechamente vinculadas.
Las organizaciones son entidades dotadas de personalidad propia, que
comunican, lo quieran o no, de forma intencional o desintencionada, planificada o
no.
La comunicación para que sea efectiva no puede constituirse como un
proceso fortuito, sino que debe responder a un plan general en el que se contemplen,
tanto cuáles son las cuestiones prioritarias como los aspectos correspondientes a la
comunicación interna y externa dentro de un criterio de coherencia entre uno y otro
nivel.
La importancia de un adecuado proceso comunicativo en el seno de una
organización se manifiesta a través de la eficacia y funcionamiento en el seno de la
organización y en la relación de esta con el entorno.
El término comunicación se ha incorporado al lenguaje de las organizaciones
por el proceso de adaptación al que se ven obligadas debido a la realidad del mercado
en el que operan. Una realidad cambiante, en proceso de globalización, en la que se
ha producido una hiperconcurrencia de la oferta que dificulta la definición de la
demanda. La organización ha tomado la palabra, es decir la empresa ya no habla sólo
a través de sus productos, fuerza de venta, puntos de venta o marcas, sino que habla
ella como institución. La organización actual es más sujeto de comunicación en la
medida en que quiere llegar a sus interlocutores, no sólo a través de sus productos
sino de forma más directa y completa mediante su imagen corporativa e institucional,
en un intento de diferenciación en ese contexto de hiperconcurrencia.