CONSULTAS RESPECTO DE LAS SUBVENCIONES A

CONSULTAS RESPECTO DE LAS SUBVENCIONES A REDES
EuropeAid/134602/M/ACT/R06
Convocatoria restringida a las Instituciones Superiores/Terciarias de Formación
Docente y/o Universidades de Argentina, Brasil, Paraguay y Uruguay para la
presentación de propuestas de creación de redes que desarrollen estudios y
proyectos de mejora en el marco del “Programa de Apoyo al Sector Educativo del
MERCOSUR (PASEM)”
MERCOSUR - Argentina, Brasil, Paraguay y Uruguay
FORMULARIOS DE SOLICITUD
1. ¿Quién es el órgano de contratación?
Lea la carátula de la Guía del Solicitante que en su encabezado dice: Órgano de Contratación
Dirección General Unidad de Financiamiento Internacional (DGUFI) del Ministerio de
Educación de la República Argentina, en nombre del Grupo Mercado Común (MERCOSUR)
2. ¿Dónde debo enviar la solicitud si la llevo en mano?
Dra. Paula Pogré
Directora
Programa de Apoyo al Sector Educativo del MERCOSUR
Dirección General Unidad de Financiamiento Internacional
Ministerio de Educación de la Nación
Lavalle 2540 (C1052AA) - 4to Piso, Of. 404
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, Argentina
3. En el caso de los Institutos de Formación Docente ¿Puede firmar el Rector del Instituto
presentando el decreto o resolución de nombramiento como comprobante de su legitimidad
como autoridad? O en su defecto ¿Debe hacerlo una autoridad ministerial?
Sí, pueden firmar. Debe firmar quien tenga la autorización legal para hacerlo en nombre de la
entidad solicitante o co-solicitante.
4. En relación al punto 3.3.3. del Formulario de Solicitud Completo, ¿los montos pueden ser
presentados en pesos argentinos? ¿Cuáles son los datos que deben completarse en el cuadro
"Número de trabajadores (equivalente a tiempo completo)"? ¿Refiere a todos los
trabajadores del solicitante?
Los montos deben ser presentados en pesos argentinos. En cuanto al número de
trabajadores, del total de trabajadores del solicitante hay que estimar cuántos trabajan a
tiempo completo, y marcar lo que corresponda al caso del solicitante..
5. En el Punto 2.3. Experiencia. 2.3.1. Experiencia del solicitante. ¿A qué se refiere cuando
menciona la descripción detallada de las acciones en el mismo sector y de escala comparable
a aquellas para la que solicita la subvención que hayan sido gestionadas por su organización
en los últimos tres años? ¿Son los proyectos con la Unión Europea tipo ALFA, Erasmsus
Mundus? si son estos, ¿sólo los que coordinó xxxx también en los que participó como socio?
¿Sólo hay que completar el cuadro o poner información aparte?
Se refiere a informar de las acciones en las que participó la entidad solicitante o co
solicitantes, en los últimos tres años (entiéndase por estas otros antecedentes/ proyectos/
iniciativas/ actividades) relacionadas a la temática de la presente convocatoria Pueden ser
acciones que hayan sido financiadas por la Unión Europea u otro donante (el cuadro no dice
que tengan que ser financiados por la UE, pregunta quién fue el donante) Se pueden incluir
acciones donde se haya coordinado o participado. No se debe enviar información adicional,
solo completar el cuadro de dicha sección.
SOBRE CO – SOLICITANTES
6. ¿Los co-solicitantes tienen que tener el nº de PADOR?
No necesariamente. Ver el punto 2.2 de la Guía del solicitante.
7. Los co-solicitantes deben mandar algún formulario? experiencias del solicitante y cosolicitantes? Si fuera así, se puede mandar por separado la documentación?
No se puede recibir documentación por separado. El formulario es uno solo, y solicita
información sobre cada tipo de participante. Lo que sí deben añadirse son los MANDATOS
firmados (en el caso de co – solicitantes) y DECLARACIONES (en el caso de entidades afiliadas)
8. En el caso de una acción presentada con dos co solicitantes que son Centros Regionales de
Profesores de Uruguay (CERP) ¿Los mandatos de ambas instituciones pueden ser firmados
por sus respectivos directores? ¿Los mandatos firmados deben ser entregados en hoja aparte
al igual que la declaración del solicitante?
Sí, los mandatos deben ser firmados por la máxima autoridad del Centro Regional. Los
mandatos deben estar en hoja aparte al igual que la declaración del solicitante.
PRESUPUESTO
9. ¿Debe completarse el 100% de la Acción, incluyendo el 25% de la contraparte? En caso
afirmativo ¿En qué columna se consigna este 25%? ¿Puede incluirse en este porcentaje
aportes de los co solicitantes o es solo del solicitante? ¿Se debe presentar algún tipo de
comprobante de este 25%?
El presupuesto debe completarse por el 100% del costo estimado de la acción, teniendo en
cuenta que se podrá solicitar hasta un 80% del coste final total al Órgano de Contratación. El
saldo 'deberá cofinanciarse con recursos propios del solicitante o de sus socios a partir de
fuentes ajenas al presupuesto de la Unión Europea '(ver 1.3 de la Guía para los solicitantes.
No hay diferenciación en las columnas para imputar un gasto y otro, pero sí deberá
distinguirse en la hoja 3 de Fuentes de Financiación Previstas los montos globales de
contribución de cada parte que cofinanciará la acción. Ello constituye el compromiso de los
solicitantes de la subvención, no hace falta en este momento ningún otro comprobante.
10. ¿El rubro salarios es un coste elegible en la financiación de esta convocatoria?
Ver claúsula 14 de las Condiciones generales del modelo de contrato de subvención (anexo
G), donde en particular se menciona: 'serán elegibles los siguientes costes directos del
Beneficiario:
a) los costes del personal asignado a la Acción, correspondientes a sueldos brutos reales más
cotizaciones a la seguridad social y otros costes que forman parte de la remuneración, que no
deberán superar los sueldos y costes normalmente sufragados por el Beneficiario'
RESPECTO DEL PRESUPUESTO DE ACCIÓN:
11. Recursos Humanos: 1.1 Salarios. Nuestra universidad se ha comprometido con la
contraparte del 20%. Es probable que con la información salarial de nuestros coordinadores
sea suficiente para alcanzar ese porcentaje de contraparte. ¿Es suficiente con alcanzar el
porcentaje o es necesario incluir también los salarios de los co-solicitantes?.
El presupuesto de la acción debe incluir todos los costes que son necesarios para llevar a cabo
la misma. Ello puede incluir rubros de recursos humanos, equipos, viajes, etc.. De ese total, se
decide cuánto se solicita a la entidad contratante, y el resto son aportes de los socios. Cómo
se distribuyen los aportes entre solicitante y cosolicitantes son acuerdos internos entre
ustedes. De todas formas en la ventana fuentes de financiación del presupuesto, se podría
indicar qué porcentaje aporta cada organización si ya estuviera determinado.
¿Debemos incluir en el punto 1.1.2. Personal Administrativo y de Apoyo, un costo estimado
del Auditor externo?
No, el rubro 1 se refiere a recursos humanos del los solicitantes o cosolicitantes. El rubro 5 es
para costos de servicios externos, como es el caso de la auditoría, que deben incluir en el
punto 5.3, titulado 'Costes de verificación de gastos'
12. Dentro de "Otras Contribuciones" entre paréntesis dice Solicitante, otras donaciones, etc.
¿Allí debemos incluir el porcentaje de contraparte o es para otras donaciones?
En ese casillero se debe consignar la cofinanciación que deberá aportar la red proveniente de
' recursos propios del solicitante o de sus socios a partir de fuentes ajenas al presupuesto de
la Unión Europea '(ver 1.3 de la Guía para los solicitantes. Pueden ser recursos directos de la
contraparte o que provengan de donaciones.
13. ¿Cuáles son los costos indirectos?
Ver clausula 14.7 de las condiciones generales del contrato:
Los costes indirectos de la Acción son aquellos gastos elegibles que no pueden identificarse
como gastos específicos directamente vinculados a la ejecución de la Acción ni pueden
imputarse directamente a ella de acuerdo con las condiciones de elegibilidad del artículo
14.1. Sin embargo, son costes incurridos por el Beneficiario en relación con los costes directos
elegibles de la Acción. No podrán incluir costes no elegibles, según lo establecido en la
cláusula 14.9, ni costes ya declarados como parte de otros componentes o partidas de gastos
del presupuesto del presente Contrato.
Podrá reclamarse un porcentaje fijo del importe total de los costes directos elegibles de la
Acción no superior al porcentaje establecido en la cláusula 3 de las Condiciones Particulares
para cubrir costes indirectos de la Acción. No es preciso que la financiación a tipo fijo en
relación con costes indirectos esté apoyada por documentos contables. Esta cantidad no se
tendrá en cuenta a efectos del importe máximo de las opciones de costes simplificadas.
14. ¿Si el personal de una institución asociada o afiliada viaja para una actividad prevista en el
proyecto puedo pagar pasajes y/o viáticos?
Sí, siempre que haya estado contemplado en la acción y en el presupuesto.
15. ¿Los impuestos (IVA) son financiables por la donación?
Sí, son financiables bajo el concepto de “costos aceptados”. Ver el anexo J que explica que los
impuestos, incluido el IVA, no son elegibles y, por lo tanto, se considerarán parte del total
estimado de costes aceptados de la Acción a los efectos de cofinanciación en la medida en
que el Beneficiario (o, en su caso, sus entidades afiliadas) pueda demostrar que no puede
reclamarlos.
16. ¿Qué son los costos aceptados?
Los costos aceptados incluyen impuestos no recuperables si los hubiere.
17. ¿Puede haber honorarios para coordinación general, pedagógica, técnico-administrativa
para la red y un responsable por cada institución, viáticos, expertos para talleres, encuentros
(viáticos, catering), publicaciones, página web (asistencia técnica), difusión (folletos, banner),
evaluación externa? Esto formaría parte de los costes elegibles
Sí, siempre que cumplan los requisitos de elegibilidad indicados en el art 14 de las
condiciones generales, en particular ser 'necesarios, estar justificados y cumplir los principios
de buena gestión financiera'. Ver también 2.1.5 de la Guía en la que se llama la atención
sobre el interés en presentar un presupuesto realista y con una buena relación entre coste y
eficacia'.
Tener en cuenta que dichos gastos deben encuadrarse en el detalle de presupuesto que
figura en el Excel donde ya están estipuladas las categorías.
18. ¿Hay que prever gastos de auditoría? ¿Alguien para verificación de gastos?
Sí, la auditoria debe ser contratada por cada beneficiario (red) y su coste entrará en los costes
de la acción. El contrato a firmarse con el auditor deberá cumplir con el ANEXO VII PLIEGO DE
CONDICIONES APLICABLE A LA VERIFICACIÓN DE GASTOS DE UN CONTRATO DE SUBVENCIÓN
Los costos de auditoria deben indicarse en el rubro 5.3 del presupuesto "verificación de
gastos".
19. ¿Cómo se recibe el pago y cómo se rinde?
El beneficiario de la subvención hará una solicitud de pago a la entidad contratante indicando
la cuenta bancaria donde se debe hacer el depósito. El pago se hará mediante transferencia
bancaria a la cuenta informada en el ANEXO V SOLICITUD DE PAGO. Se rinde a través de los
formularios incluidos en el MODELO DE INFORME FINANCIERO, en los plazos establecidos en
el contrato.
20. Contraparte financiera: ¿Cómo se justifica el 20%? ¿Sueldos de los participantes? ¿Recibos
de sueldos? ¿Como se justifica los costos de RRHH de la contraparte?
Ver respuestas 9 a 12 sobre contraparte financiera. En particular si se aportan sueldos de
personal de las organizaciones beneficiarias que vayan a estar dedicados al proyecto, se
justifica con comprobantes como recibos de sueldos y copia de los contratos, en caso de los
consultores que no estén en relación de dependencia. Cuando un recurso humano no dedica
el 100% de su tiempo a la acción, debería existir una resolución o documento de la institución
indicando el % de tiempo que dicha persona tiene asignado al proyecto, y ello verse reflejado
en el valor de su remuneración asignada al proyecto.
21. ¿Se puede comprar algún equipamiento y bibliografía pertinente para que quede en los
IFD involucrados?
Sí, siempre y cuando tenga estricta relación con el desarrollo de la acción. Justificarlo en la
sección de presupuesto (Excel).
22. Qué significa la frase: “La compra de equipamiento solo será admitida si el mismo es
subsidiario de la acción propuesta y deberá ser bien justificado”. ¿Hay restricciones de
compras de equipamiento? ¿Por ejemplo su origen?
Esta indicación implica que el principal motivo de la acción no puede ser la compra de
equipamiento.
La compra de equipamiento debe estar relacionada con la acción y debe ser justificada su
adquisición. Cuando se deba recurrir a contratación se deberán seguir los procedimientos del
anexo IV del modelo de contrato de subvención, que incluyen entre otras reglas de origen.
23. En el caso que el solicitante sea argentino, ¿cómo se implementará las transferencias de
fondos al extranjero? ¿De acuerdo a las normativa vigentes en Argentina? ¿Puede comprar un
co-solicitante pasaje para otro solicitante o co-solicitante?
Eso es una cuestión interna a resolver al interior de cada red.
24. Detalle del procedimiento de auditoria externa que se exige. ¿Costes de auditoria
externa? ¿%?
Ver anexo de verificación de gastos del Anexo VII. Testear el mercado de auditorías para
calcular el precio, irá en función del coste total estimado de la acción.
25. Si Argentina es coordinador: ¿Necesita contratar una auditoría externa? ¿O alcanza con la
SIGEM? ¿Hay auditoria de los demás participantes?
Todo solicitante tendrá que contratar un auditor externo, sea cual fuere su nacionalidad. Se
deberán verificar todos los gastos de la acción, sean incurridos por solicitantes, co-solicitantes
o afiliados. Para más información leer el anexo VII de verificación de gastos.
26. Costes indirectos elegibles - Que significa: “Si alguno de los solicitantes o entidades
afiliadas reciben una subvención de funcionamiento financiada por la UE, no podrá incluirse
ningún coste indirecto en el presupuesto propuesto para la Acción” ¿A quiénes afecta? ¿Qué
pasa si el solicitante/co-solicitante ya tiene otro proyecto Alfa? ¿Eso se aplicaría a todo el
proyecto, o solamente a las acciones del solicitante que ya tiene un proyecto europeo?
Subvención de funcionamiento es la que financia los gastos recurrentes de funcionamiento de
una institución. No es el caso de las subvenciones ALFA.
27. Todos los costos deben ser en $ARS?
Sí, el coste de la Acción y la aportación solicitada al Órgano de Contratación han de
expresarse en pesos argentinos. Ver Punto 2.2 del formulario Parte B.
28. ¿A qué se refiere con "período de validez" del auditor? ¿Períodos de auditoría?, ¿período
del cargo del auditor?
Ver el anexo VII de verificación de gastos donde consta todo lo que debe tener en cuenta el
proceso de auditoría.
29. En la parte financiera: como se distribuyen los fondos; Requisitos para el traspaso de los
mismos; Quien los recibe, como se costean las actividades; Monto de las partidas y
formalidades de la rendición.
Los fondos se transfieren al solicitante, único interlocutor ante el órgano de contratación.
Luego el solicitante se deberá ocupar de la transferencia a los otros miembros de la red. Ver
condiciones generales y modelo de informe financiero anexos al contrato para formalidades
de rendición.
OTRAS INFORMACIONES
•
En relación al punto 3.3.3.¿A qué refiere el ítem del primer cuadro "volumen de
negocios o equivalente?
Si no tienen ingresos por venta de servicios, tienen ingresos presupuestales, que serán los
que podrán informar.
•
¿Sería factible realizar las transferencias a través de una fundación con la cual la
Universidad habitualmente desarrolla proyectos de carácter internacional?. Se trata de una
fundación legalmente constituida con experiencias en la gestión de proyectos internacionales.
Por ejemplo, los fondos provenientes de los proyectos ALFA gestionados por la UNE solemos
canalizarlos mediante esta fundación. Para ello la UNE firma un acuerdo con la fundación.
No es factible que se trabaje con esta Fundación ya que debería haber figurado en el
Documento de Síntesis como solicitante o entidad asociado.
•
Detalle del manejo de fondos: Como se manejan los fondos? Que significa la frase: “El
reembolso de los costes elegibles… “? El financiamiento es por reembolso? (2.1.5. Elegibilidad
de los costes: costes que pueden incluirse)
En primer lugar recibirán un pre financiamiento de hasta el 80% del presupuesto del primer
año. Luego la institución hará solicitudes adicionales, informando el consumo de los recursos
anteriores.
•
En el detalle sobre Recursos Humanos, no queda clara la diferencia entre:
1.1 Salarios (importes brutos, incluyendo cargas de la seguridad social y otros gastos
relacionados, personal local) 1.1.1 Personal técnico Por mes Por mes1.1.2 Personal
administrativo y de apoyo Por mes Por mes
1.2 Salarios (importes brutos, incluyendo cargas de la seguridad social y otros gastos
relacionados, personal expatriado/ internacional)
La diferencia es que en uno se registran los salarios de personal local y en otro el de personal
expatriado/ internacional. Por ejemplo, en caso de tender personal extra MERCOSUR
involucrado en la acción.