PRINCIPALES DIFICULTADES identificadas y que debemos

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G e s t i ó n d e P r o y e c t o s “De la Idea al proyecto”. Tomo II
PRINCIPALES DIFICULTADES identificadas
y que debemos intentar minimizar con una buena gestión de proyectos
Durante la preparación y
ejecución de las intervenciones
No tener en cuenta, en el concepto y la estrategia del
proyecto, uno o varios de los factores indispensables
para que se realice con éxito el futuro proyecto:
• No incorporación de los proyectos
dentro de un marco racional de política
sectorial;
• No incorporación de actores importantes,
con roles y funciones aclarados
• No definición clara y realista de los
objetivos concretos que se deseen
alcanzar, y que deberán converger
siempre en la creación de beneficios
duraderos para los grupos metas a los
que van dirigidas las intervenciones;
• Fal ta de una rel ación l ógica y
comprensible entre objetivos y medios
para lograrlos;
• No empleo de tecnologías apropiadas
(utilizando, por ejemplo, los recursos que
se puedan renovar localmente);
• No incorporaci ón de acci ones
encaminadas a la renovación, protección
y/o conservación del medio ambiente;
• No respeto a los valores socioculturales
de las principales partes implicadas;
• Falta de un adecuado enfoque de género
y generacional, deficiente análisis de
grupos meta;
• No incorporaci ón de acci ones
encaminadas a reforzar la capacidad de
gestión de los organismos involucrados
directamente;
• No haberle dado la importancia a los
distintos aspectos necesarios para lograr
una sostenibilidad de los impactos
intencionados (económicos - productivos,
ecológicos, sociales e institucionales);
• Falta de considerar acciones de prevención
y mitigación de riesgos para el desarrollo y
sostenibilidad de las inversiones.
Durante el ciclo de vida de programas
y proyectos
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No realización de estudios o exámenes de factibilidad previa de inversiones importantes.
Ausencia de un seguimiento continuo para saber en qué
medida se alcanzan o no sus objetivos, la reflexión y la
toma de decisiones que se impone en consecuencia;
La falta de un Sistema de Monitoreo y Evaluación (M+E)
debidamente articulado, que permita la toma de
decisiones para reorientar la propia concepción del
proyecto.
Hacerse esclavo de los instrumentos, seguir ciegamente
los planes, concentrarse en metas en lugar de objetivos
Olvidarse del alrededor del proyecto, haciéndolo una isla
en el mar de la realidad.
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I.1. Un acercamiento al contexto de la planificación
“La planificación es, ante todo, un proceso de aclaración y de entendimiento entre actores que
se proponen modificar conjuntamente una situación. En su transcurso se elaboran los elementos
de un plan. Un plan es la intención de hacer ciertas cosas proyectada hacia el futuro. En él se
prevén las contribuciones necesarias para lograr un objetivo determinado. Sirve de orientación a
todas las partes involucradas para coordinar sus acciones encaminadas al objetivo definido y
posibilita un manejo racional de recursos, por lo general escasos.
Una buena
Planificación
describe:
Todos estamos planificando individualmente todo el tiempo
lo que queremos hacer y lograr en la vida, inconscientemente y sin documentar lo planificado.
En la planificacación de un proyecto el desafío es considerar
los criterios de todos los actores involucrados y manejar el
proceso de forma tal que todos se sientan representadas e
identificadas.
¿Para qué? (objetivos)
¿Para quiénes? (beneficiarios/as)
¿Qué hay que hacer? (la acción)
¿Quién lo hace? (responsables y
participantes)
¿Cómo se hace? (metodología,
instrumentos)
¿Qué recursos (humanos,
financieros, materiales, etc.) son
necesarios y cómo obtenerlos?
¿Cuándo se hace y cuándo se debe
terminar? (tiempo)
¿Cómo medir el avance y el efecto
de las actividades?
(sistema de monitoreo y
evaluación)
La Planificación, es uno de los temas metodológicos más complejos, pero a la vez, también es el
que más exigen las organizaciones de desarrollo, en cualquiera de sus niveles. Existen diferentes
métodos de planificación, adaptados a su contexto específico, entre ellos son los siguientes dos
de especial interés para nosotros.
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Hacia lo interno de la organización, empresa,
comunidad o en programas de desarrollo a
largo plazo
PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
INSTRUMENTO DE
DESARROLLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL
Elaboración y actualización cada cinco años con una
revisión semestral o anual (programa continuo).
¿Cómo estamos ahora?
Cómo queremos estar en el futuro (visión)?
¿Quiénes somos, cuál es nuestra razón de ser
(misión)?
¿Qué queremos alcanzar a corto y mediano
plazo?
¿A través de qué ejes de acción lo logramos?
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Con Grupos Meta y Actores Principales
PLANIFICACIÓN DE PROGRAMAS
Y PROYECTOS
Conjunto de actividades para lograr, en un tiempo limitado
(generalmente entre tres y cinco años, es decir tiene inicio y fin),
un objetivo acordado entre los actores.
¿Qué debería ser distinto después del proyecto?
¿Qué pasos principales deberían darse?
¿Qué hacer para llegar a ellos y cómo?
¿Qué se necesita para poner en práctica las medidas
acordadas?
¿Quién van a financiar o contribuir de otra forma para
realizar las actividades necesarias?
¿Cómo nos damos cuenta que hemos logrado los pasos
principales y el objetivo?
Principales Pasos
Análisis FODA (Fortalezas, Debilidades,
Amenazas y Oportunidades).
Definición de Visión, Misión, Valores y
Principios.
Líneas / Metas Estratégicas (largo plazo).
Objetivos Estratégicos (mediano plazo – 5
años)
Estrategia Operacional (p. ej. Según área
de Empresa o según Programa)
Plan táctico operacional.
Indicadores estratégicos, tácticosoperativos y presupuesto.
Establecimiento de Sistema de M+E
estratégico y táctico-operativo.
Aquí
enfocaremos el
contenido de
este material de
consulta.
La PLANIFICACIÓN de un PROGRAMA y/o PROYECTO: es la fase después del DIAGNÓSTICO. Esta es la fase donde definimos un conjunto de actividades para lograr en un tiempo determinado, los objetivos acordados. Cuando enfrentamos un proceso de planificación, lo hacemos
con el objetivo de “ayudarnos” en el desarrollo de nuestro trabajo, de forma “organizada” y
“lógica”, y para encontrar las respuestas adecuadas a cada paso del proceso.
Momentos e
instrumentos
fundamentales
de la
PLANIFICACIÓN en
el ciclo de gestión
de proyectos
Formulación
del Proyecto
Ejecución
del Proyecto
Marco Lógico
Estructura de funcionamiento
Cronograma General de Actividades
Presupuesto
Sistema de M&E
Planificación Operativa Anual
Plan Individual Mensual
Otros planes específicos según interés
del propio proyecto
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Como explicamos anteriormente, el ciclo de vida de un proyecto no es algo que se hace paso a
paso, “quemando etapas estrictas”. Es más bien un proceso iterativo, donde – al realizar un
proceso de reflexión y darse cuenta que algo no anda bien – hay que volver a rehacer parte del
proceso con el objetivo de perfeccionarlo y adaptarlo a nuevas condiciones. Imaginemos que el
ciclo del proyecto estuviera constituido por muchos ciclos pequeños, llamados “ciclos de reflexión y aprendizaje”.
El seguimiento ciego de un plan sería hacerse esclavo del
instrumento en lugar de que el plan sea un instrumento y una ayuda para nosotros. ¡LOS PLANES SON PARA CAMBIARLOS! pero debemos ganar en objetividad para que los cambios no sean excesivos.
Adicionalmente, es obvio, que en el momento de planificar un proyecto, no se puede planificar
todos los detalles de un proyecto, sino que hay que detallar el plan en el momento adecuado para
hacerlo operable.
Una vez realizada la planificación, se elabora una propuesta del programa y/o proyecto que
contiene además toda la información necesaria para presentarla ante los organismos nacionales competentes, para su aprobación y para la presentación a las entidades de cooperación al
desarrollo para su co-financiamiento.
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¿Para qué planificamos?
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Para acordar adonde queremos llegar en conjunto.
Para definir responsabilidades de cada uno de los
actores involucrados.
Para organizar el trabajo del equipo del proyecto.
Para consensuar las acciones.
Para saber quién debe hacer, cuándo y qué cosa.
Para lograr un entendimiento / una percepción común de
la problemática y las estrategias para resolverlas.
Para definir el concepto y la estrategia de la intervencion
del proyecto.
Para negociar aportes de las y los actores.
Para poder trabajar con eficiencia (recursos) y eficacia
(impacto)
Para crear transparencia del proceso.
Para comunicar el proyecto hacia afuera.
Para justificar un presupuesto.
Todas estas respuestas nos deben
presentar la visión general del programa
o proyecto que estamos en proceso de
elaborar y promover, con el objetivo de
obtener respuesta a una situación
problemática identificada, en la que
queremos actuar y cambiar.
Un proyecto o un programa es algo complejo.
No planificarlo significaría caer en el
“accionismo”, provocar conflictos entre
actores y malgastar recursos.
Implementar un proyecto sin planificarlo es
“arar en el mar”
I.2. De lo simple a lo complejo. Niveles y Proceso de Planificación en la
Cooperación al Desarrollo.
En este proceso es muy importante definir “en qué nivel estamos planificando” para evitar confusiones, minimizar los problemas y tratar las “complejidades” de cada eslabón correspondiente. El
siguiente gráfico nos da un par de ideas sobre posibles diferentes niveles de planificación.