manual para la incorporación de textos completos

Biblioteca Virtual de
Desarrollo Sostenible
Y Salud Ambiental
MANUAL PARA LA INCORPORACIÓN DE
TEXTOS COMPLETOS
Lima, Agosto 2009
Organización Mundial de la Salud
Organización Panamericana de la Salud
Area de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental – Centro de Gestión del Conocimiento. Representación Perú
Tabla de contenido
1.
1.1
1.2
2.
2.1
2.2
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5.
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
6.
7.
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
Introducción..........................................................................
Textos completos…………………………………………………………………………
Importancia……………………………………………………………………………………..
Ventajas................................................................................
Selección de los textos completos…………………………………………..
Captación………………………………………………………………………………………….
Criterios de selección………………………………………………………………………
Consideraciones para el escaneo…………..……………………………….
Preparación del material……………………………………………………………...…
Tamaño de los archivos………………………………………………………………….
Estructuración………………………………………………………………………………..…
Asignación de nombres a los archivos y directorio………………… …....
Tabla de referencia para la estructuración de documentos…………...
Parámetros recomendados……………………………………………………………….
Resolución………………………………………………………………………………………...
Edición……………………………………………………………………………………………….
Almacenamiento……………………………………………………………………………...
Control de calidad…………………………………………………………………………….
Escaneo o Digitalización…………………………………………………………….
Captación de un texto completo en Internet…………………………………..
Conversión a documento pdf……………………………………………………………
Escaneo del texto del documento………………………..………….……………..
Escaneo de fotos ……………………………………...
Unión de páginas en un sólo documento……………...
Escaneo de carátulas………………………………………………………………………..
Uso del Acrobat…(versión 6.0)…………..………………………………………..
Documentos PDF con vínculos internos……………………………….………..
Documentos PDF con vínculo a otro documento……………………………
Documentos PDF con vínculo a otro web……………………………………….
Unión de documentos PDF…………………………………………………………..…..
Correcciones y edición de texto……………………………………………………….
Colocación de metadatos al documento pdf…………………………………...
Reducción del “peso” de los documentos pdf………………………………….
Elaboración de la página índice en html…………………………………..
Procedimientos para la incorporación en la base de datos...
Copia física para la biblioteca………………………………………………………..…
Ruta de los archivos………………………………………………………………………...
Tamaño o peso de los archivos………………………………………………………..
Registro en la base de datos bibliográfica……………………………………...
Visualización del texto completo en Web………………………………………..
Textos completos
-2-
Pág.
4
5
5
5
6
6
6
7
7
7
7
8
8
8
9
9
10
10
11
11
11
12
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18
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26
29
30
30
30
30
31
31
Agosto 2009
Introducción
El manual para la incorporación de textos completos forma parte del
conjunto de instrumentos metodológicos que son utilizados en la Biblioteca
Virtual de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental (BVSDE), desarrollada por
el Área de Desarrollo Sostenible (SDE), Organización Panamericana de la Salud
(OPS) Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud (OMS), en base
a nuestra experiencia con la digitalización de los textos completos.
El propósito del presente manual es orientar a las instituciones que
construyen sus BVSDE en la producción de sus textos completos.
Habiéndose constituido en el servicio preferido por los usuarios al
acceder a la BVSDE y luego de nuestra experiencia en la formación de
colecciones digitales, sumado al afán de mejorar la calidad del servicio, hemos
enriquecido el presente manual con procesos involucrados en este quehacer
Textos completos
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1. Textos completos
1.1 Importancia
La fuente de información de mayor demanda en la BVSDE es la de textos
completos, conforme a las estadísticas de uso de nuestro WWW, por lo cual
debemos tratar de incorporar la mayor cantidad de textos digitalizados
posibles.
La digitalización de documentos en papel consiste en su conversión a imágenes
electrónicas, por medio de un escáner, las cuales son capturadas por medio de
almacenamiento electrónico.
Se recomienda archivos en formato PDF porque:
ƒ Para abrirlos sólo se necesita tener el software gratuito Adobe Reader
ƒ Los archivos PDF son compactos, permiten búsquedas y puede
accederse a ellos en cualquier momento
ƒ Es un formato normalizado, que se prefiere para imprimir y ver
documentos de páginas múltiples
1.2 Ventajas
Disminuye el tiempo profesional invertido en la búsqueda y traslado de
documentos y los gastos de impresión.
Facilita significativamente la diseminación de materiales reunidos. El acceso en
línea a documentos permite eliminar costos de impresión múltiple de un mismo
documento.
Los documentos pueden consultarse simultáneamente.
Los textos completos se pueden almacenar en CD-Roms y DVD’s.
Evita el almacenamiento de grandes cantidades de papel, es decir permite un
mejor aprovechamiento del espació físico.
Se reduce el riesgo de robo o extravío de documentos.
Hace posible la formación de colecciones para la puesta en marcha de
bibliotecas virtuales.
Textos completos
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2.-Selección de textos completos
2.1 Captación
Los textos completos a incorporarse pueden obtenerse por:
• Documentos disponibles en Internet
• Documentos escaneados
• Documentos dentro de CDs
2.2 Criterios de selección
Para todos los casos se debe tener en cuenta:
• Rigor científico.- La procedencia de la publicación debe ser de una
institución o autor de prestigio
•
Fuente.- Debe contener datos de la fuente que los origina, es decir
como mínimo: autor, título, fecha, ciudad o país de publicación. En
caso no lo tuviera, se tiene que elaborar una portada con dichos datos.
Por ejemplo se hace en Word, se convierte a pdf y se une al
documento, conforme los procedimientos que se explican mas adelante.
•
Temática.- Los documentos deben estar acorde con los temas que
trabaja la institución.
•
Estado físico.- Los documentos deben presentar condiciones físicas
aptas para ser digitalizados, es decir completos, legibles y con páginas
ordenadas consecutivamente.
•
Verificación de la inexistencia del documento digital.- Buscar en
la base de datos bibliográfica y también en Internet, ya sea para que no
ingresen duplicados, o para no escanear inútilmente.
•
Derechos de autor.- Verificar si corresponde pedir permiso al autor o
a la institución.
o Se recomienda gestionar por escrito el permiso para reproducirlo,
es decir deben ser legalmente reproducibles.
o Se debe tener en cuenta también el derecho moral del autor, por
lo tanto respetar el contenido del documento.
•
Extensión del documento.- No se ingresan artículos muy pequeños;
como mínimo, deben tener dos páginas de extensión.
•
Aprobación.- El documento seleccionado debe ser aprobado por
asesor del área o por el analista de información.
el
Nota.- En el caso que sea muy difícil imprimir o "bajar" de Internet un
archivo de interés, dicha referencia se ingresará a la base Localizador de
información (LISA).
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3.-Consideraciones para el Escaneo
3.1. Preparación del material
En el caso de material que se va a escanear:
• Revisar que el documento cumpla con los criterios de selección,
descritos anteriormente.
•
Determinar si serán previamente fotocopiados, teniendo en cuenta la
manipulación del documento (empastados) y/o la calidad de las
imágenes.
3.2. Tamaño de los archivos
Los documentos que pesan hasta 3 MB se escanean como un todo y se
guardan en un directorio.
Tener en cuenta la manipulación de las imágenes en los procesos de
almacenamiento, procesamiento y sobre todo en la transmisión de
información, que determinará la velocidad de acceso a la información
por parte de los usuarios.
Los documentos que pesan más de 3 MB se estructuran en partes,
es decir que si un documento tiene muchas páginas o tiene muchos
gráficos, ilustraciones o fotos, (“muy pesado”) éstos deberán ser
escaneados por capítulos o partes, pero ningún archivo debe de exceder
de 3 MB
3.3. Estructuración
Se hace con el fin de manipular los archivos con facilidad tanto en el Web
como en otros medios electrónicos.
En este caso definir una estructura lógica de los nombres de archivos que
conforman el documento. Se puede tomar como referencia la estructura
propia del documento (separación por partes, capítulos, apartados
subtitulados y/o numerados correlativamente, etc.).
La carátula se escanea aparte y se guarda dentro del mismo directorio
creado para el documento
Si no se dispone de una definición clara, bastará con tomar en cuenta la
finalización de un párrafo para concluir la sección. Es decir se debe cuidar
que dichas desagregaciones no provoquen interrupciones inconvenientes
en el contenido expuesto en el documento.
Hacer una página índice en HTML
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3.4. Asignación de nombres a los archivos y directorio
•
•
Crear un directorio y asignarle un nombre
Nombrar cada capítulo o archivo con ocho dígitos
Tanto los nombres de los directorios como el de los archivos deben estar
en minúsculas, sin ningún signo diacrítico (acentos, diéresis), no mayor
de ocho dígitos y nemotécnico (compatible con el título).
Para crear los directorios se usarán los 5 primeros caracteres del título del
documento, seguido de un guión y P para la carátula ó portada y para los
archivos: la numeración correlativa: 01, ó 02, ó 03
Ejemplo: Dentro del directorio filtrolen irían los archivos:
• filtrolen -p
• filtrolen -01
• filtrolen -02
• filtrolen -03
Se debe obtener finalmente un documento completo, legible, con una
secuencia lógica de sus partes y con una calidad de imagen no menor a la del
documento original y codificado según especificaciones.
3.5. Tabla de referencia para la estructuración de documentos
Descripción del
archivo
Número aprox.
de páginas
Tamaño aprox. del
archivo
Texto simple,
relativamente limpio y
legible
Texto simple, un poco
“sucio” y legible
Una fotografía en blanco
y negro del tamaño de
una página
Páginas de color
15-20
700kb a 850kb
12-15
700kb a 800kb
1
700kb a 1 Mb
6-10
750kb a 1.2 Mb
Escaneado con una resolución
de 200 dpi
3.6. Parámetros recomendados
•
Resolución recomendada 200 dpi
•
Para páginas borrosas un máximo de 300 dpi
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•
Rango dinámico: grises 1 bit / colores 8-24 bits
3.7. Resolución:
Determinar la resolución necesaria para capturar los detalles importantes,
sin que el documento aumente mucho el peso.
Tipo de documento
Resolución DPI
A color
Texto blanco y negro, tamaño letra normal y bien definida
Texto blanco/negro, tamaño letra normal y poco definida
Texto blanco/ negro, tamaño de letra pequeña y bien definida
Texto blanco/negro, tamaño de letra pequeña y poco definida
Fotografías blanco y negro
200
200
250
250
300
200
3.8. Edición
Una vez escaneado el documento, se hace necesario editar el archivo,
aplicando una serie de técnicas para lograr la calidad y nitidez final
deseada.
Se recomienda el uso del Adobe Photoshop para mejorar y editar las
imágenes
•
Limpieza: eliminar todo aquello que no sea parte del contenido del
documento, tales como manchas, rayas, efecto granulado y otras
inconsistencias producto de la manipulación.
•
Recorte: Para suprimir bordes oscuros de la página producidos por
el escaneo y fotocopiado, o para mover alguna imagen del texto.
•
Enderezado.- Corregir eventuales inclinaciones de las páginas,
producidas por el escaneo o fotocopiado.
•
Reducción.- Al reducir el tamaño original de una imagen, ésta ocupa
menos espacio de almacenamiento.
Tener cuidado de usar la resolución adecuada, para no perder nitidez
•
•
•
•
•
Minimización.- Se puede lograr bajar el peso de un archivo, sobre
todo cuando se trabaja con hojas a color con un peso de 2 MB
aproximadamente.
Si la imagen se recorta y se pega en una hoja blanca, el tamaño se
reduce hasta en un 90%
Esto se puede hacer con el Pagis editor, el cual algunos escaners lo
traen incorporado
Se debe tener cuidado de no empobrecer demasiado la resolución.
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•
Reconstrucción del texto.- En caso que el material se encuentra
dañado pero se puede leer el documento original, reconstruir la
página con un editor de texto.
•
Ampliación del texto en la fotocopia.- Puede contribuir al
mejoramiento de las imágenes y del texto, haciéndolo más legible o
detallando mejor la imagen.
3.9. Almacenamiento
El archivo en formato PDF (Portable document format), es uno de los
más utilizados para desplegar documentos, razón por la cual la mayoría
de los manuales y documentación que encontramos en Internet están en
formato PDF.
Para abrir un archivo PDF sólo se necesita tener el software gratuito
Adobe Reader.
Los archivos PDF son compactos, permiten la realización de búsquedas y
puede accederse a ellos en cualquier momento.
3.10 Control de calidad
Constatar en el documento digitalizado:
•
Resolución de calidad no menor a la del documento original, legible,
con sus páginas consecutivamente ordenadas, completo y con
imágenes claras y nítidas.
•
Codificación correctamente aplicada
•
El tamaño del archivo debe ajustarse a las restricciones establecidas.
Se debe chequear el tamaño del archivo después de la edición, porque
en algunas ocasiones este podría aumentar.
Si el archivo sobrepasó el límite definido
(3 Mb), es necesario
estructurarlo o subdividirlo y adaptar de nuevo la nomenclatura o
código.
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4. Escaneo o Digitalización
4.1. Captación de un texto completo en Internet
Existen muchos documentos a texto completo que están disponibles en
Internet, ya sea en formato pdf u otro. Si se trata del Web de una
institución conocida, simplemente se puede tomar la dirección y hacer un
link o un enlace a esa página Web.
Para mayor seguridad se deberá copiar el texto completo en el propio
servidor, ya que por mucho que se conozca a la institución, pueden
cambiar la dirección (“link roto”) o retirar el texto completo y se perderá
la información.
Nosotros aconsejamos además, tener copia del texto completo en CD, ya
que por cualquier motivo se puede perder la conexión a Internet y
siempre existirá en la Biblioteca una copia de respaldo del texto.
Se puede copiar en un CD:
a.
Un documento, en este caso se procesa en la Biblioteca el CD
como si fuera un libro
b.
Varios textos completos. Hacer procesamiento del CD en forma
global y tenerlos en una colección separada con el Prefijo CD
4.2 Conversión a documento pdf
El documento puede estar en formato Word, Excel, Power Point o html.
1. Posicionarse en el software de origen
2. A fin de evitar problema de Copyright, escribir dentro de un recuadro,
bien visible en la parte superior izquierda de la primera página de
cada documento:
PARA ESTUDIO O INVESTIGACIÓN
3.
Después de tener el documento abierto, clic en Imprimir y
seleccionar ADOBE.PDF
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4. Presionar el botón Aceptar y aparecerá una nueva ventana:
5.
6.
Indique el nombre del archivo, así como el directorio donde debe
grabarse , siguiendo las recomendaciones del presente manual.
Inmediatamente después, el archivo es generado en PDF.
4.3. Escaneo de documentos
Cada escáner tiene su propia forma de operar, los procedimientos que
siguen a continuación se aplican con el uso del escáner modelo HP 7400.
En la experiencia de la BVSDE, para que los archivos no sean muy grandes
y después haya que partirlos, es necesario escanear cada página como un
archivo independiente y después unir cada una de ellas utilizando la función
del Acrobat Writer.
Recuerde que la carátula se escanea por separado y que debe seguir las
instrucciones del punto 3.6. Para el resto de documentos, seguir los
siguientes pasos:
1. Levante la tapa del escáner y coloque el original con la cara hacia abajo
en la parte superior central del porta original.
2. En la pantalla de la PC, haga doble clic en el icono HP Precision
3. Haga clic en la ventana Explorar y luego en la opción Nueva
exploración, luego aparecerá la imagen preliminar escaneada.
4. En la imagen preliminar, utilice el cursor para cubrir el área deseada de
escaneo (marcar) y notará que después de marcado, aparece la zona
delineada.
5. Una vez determinada el área de escaneo, haga clic en la ventana Tipo
de salida, busque la opción Texto e Imagen y haga click en ésta.
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6. Vuelva a la ventana Explorar y haga clic en la opción Guardar como,
para archivar el documento:
a. Ponga nombre de archivo
b. Seleccionar “Guardar como archivo” y clic en extensión PDF.
c. Clic en guardar
7. Luego del proceso de guardar el documento aparecerá una pantalla:
a. Si es una sóla página, clic Terminado
b. Si escanea varias páginas del documento, retire la página
escaneada y coloque la otra página y elija la opción Explorar, y así
sucesivamente. Si desea dar por terminada la sesión, elija la
opción Terminado
8. Remover documento escaneado.
4.3. Escaneo de imágenes o fotos
1.
Levante la tapa del escáner y coloque el original con la cara hacia abajo
en la parte superior central del porta original.
2.
En la pantalla de la PC, haga doble click en el ícono HP Precision.
3.
Haga click en la ventana Explorar y haga click en la opción Nueva
Exploración, luego aparecerá la imagen preliminar escaneada.
4.
En la imagen preliminar, utilice el cursor para cubrir el área deseada de
escaneo.
5.
Una vez determinada el área del escaneo, haga click en la ventana Tipo
de salida, busque la opción deseada:
a.
Click en “Color verdadero” para imágenes a color.
b.
Click en “Escala de grises” para imágenes en blanco y negro.
En este punto si la foto es a color tiene esas 2 opciones, pero si la
foto es en blanco y negro tiene solo una (escala de grises)
6.
Click en la ventana Herramientas, elija la opción Cambiar resolución
a.
Click en 75 dpi, para imágenes a ser utilizadas en la página web o
en documentos internos.
b.
Click en 300 dpi, para imágenes a ser utilizadas en documentos
impresos.
7.
Vuelva a la ventana Explorar y elija Guardar como, para archivar sus
documentos:
a.
Ponga Nombre de Archivo.
b.
Seleccionar “Guardar” el archivo:
Click en extensión JPEG, para imágenes que se utilizarán en la
página web o documentos internos.
Click en extensión TIFF (*.tif) para imágenes que se utilizarán
en documentos impresos.
c.
Click en “Guardar”.
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7.
Salir.
8.
Remover documento escaneado.
NOTA:
Cuando usted tenga un documento que contiene texto y foto debe utilizar este
procedimiento.
Dependiendo del tipo de escáner y el tipo de material que este
escaneando, se elige la extensión en la que se debe de guardar, si el
archivo es muy grande, probar con otro tipo de extensión, como GIF o
JPG, la extensión PDF es lo más sencillo, pero los archivos muchas
veces quedan muy pesados
A manera de ejemplo, se escaneó dos páginas de este manual, se
le asignaron los nombres prueba02 y prueba03, miren los
tamaños de los archivos, según el tipo de archivo:
Luego de esta prueba se vió que para ese tipo de texto, era mas
conveniente el tipo de archivo GIF.
3.
Unir el documento usando el Acrobat Writer
4.4. Unión de páginas escaneadas en un sólo documento
Una vez terminado de escanear el documento, ir al Acrobat Writer y
seguir los siguientes pasos:
1. Seleccioar los botones:
• Archivo
• Crear PDF
• De varios archivos
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2. Aparecerá la siguiente pantalla:
3. Presionar el Botón Examinar y seleccionar todos los achivos
que se desee, y presione el botón Agregar:
4. Aparecerá la siguiente pantalla:
5. Presionar el Botón Aceptar y aparecerá la siguiente pantalla:
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El Acrobat writer le asigna un nombre automáticamente, el cual debera ser
cambiado usando la opción de Guardar como.
Siguiendo el ejemplo el archivo generado se llamó Prueba.pdf y pesó 128KB
4.6 Escaneo de carátulas
Las carátulas de los documentos se deben escanear separadas para
después poder presentarlas la páginas HTML con el documento
estructurado con más de 3 Mb.
Se deberán tener las siguientes pautas:
•
•
•
•
El ancho deberá ser siempre de 156 píxeles
El alto 208 píxeles aprox.
En todo caso se debe trabajar restringiendo proporciones.
La extensión de preferencia jpg, porque permite ediciones posteriores.
Se recomienda cuando se escaneen gráficos, en este caso carátulas,
guardar los archivos originales en un CD, para cuando haya que hacer
alguna edición, no se tenga que volver a escanear.
Para trabajar y editar los gráficos provenientes de diferentes formas de
escaneo, usar el Photoshop.
Para gráficos provenientes del Corell
Ingresar al Corell
Archivo – Abrir
Con el icono de flechita Seleccionar la imagen
Archivo- Exportar
Aparece una ventana de diálogo: Indicar la ruta y hacer check en sólo
seleccionado
Exportar
Aparece otra ventana de diálogo:
Color: RGB
Anchura 156
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Verificar que el candado esté cerrado (esto restringe proporciones)
Darle el ancho de 156
No forzar el alto (alrededor de 208)
Resolución: 150 pp
Aceptar – Aceptar
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5.
Uso del Acrobat (versión 6.0)
El programa Acrobat reader es de uso público y se puede descargar de Internet
en forma gratuita: http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep.html
El Acrobat Professional es comercial; por lo tanto, cada institución
debe adquirir la última versión disponible en el mercado e instalarla en
su computadora.
5.1.
Documentos PDF con vínculos internos
Es aconsejable presentar dentro de la BVSDE el texto completo de los
documentos en un solo archivo pdf con enlace o links, de acuerdo con la
tabla de contenido, ya que de esta forma se navega mejor.
Estamos hablando de documentos que pesan menos de 3 MB
Siga los siguientes pasos:
1. Abra un documento pdf que tenga tabla de contenido; por
ejemplo, el manual de la base de datos LISA.
2. En la opción Herramientas,
herramienta vínculo (cadena)
seleccionar
Edición
avanzada,
3. Presionar el botón cadena, para hacer el vínculo
4. Marque la sección que desea vincular, El cursor tiene forma de
una + y circular la parte deseada.
5. Aparece una ventana de diálogo
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6. Marcar la opción Abrir una página de este documento
7. En el recuadro página indicar el número hacia donde va el link –
8. Aceptar
9. Hacer clic con el botón derecho del Mouse
10. Hacer clic en Propiedades y aparece otra ventana de diálogo
11. En tipo de vínculo seleccionar: Rectángulo invisible
12. Estilo de resultado: Ninguno
13. Cerrar
14. Ir a la opción manito y probar el vínculo, debe aparecer un
dedito
Textos completos
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5.2.
Documentos PDF con vínculo a otro documento
1.
2.
4.
Abrir el documento desde Archivo
En la opción Herramientas, seleccionar Edición avanzada,
herramienta vínculo (cadena)
Con la herramienta cadena trazar una marquesina que rodee la
fila que se desea vincular
Aparece la ventana de diálogo
5.
Marcar Abrir un archivo y luego Examinar
6.
7.
Seleccionar el documento hacia el cual hará el vínculo.
Aparece ventana de diálogo y marcar: Nueva ventana
8.
Aceptar
3.
Seguir los mismos pasos 9, 10, 11, 12 y 13 y 14 de la sección 5.1
Textos completos
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5.3.
Documentos PDF con vínculo a otro web
1. Abrir el documento desde Archivo
2. Que esté visible: Herramientas – Edición avanzada – Clic en Mostrar
barra de herramientas edición avanzada
3. Con la herramienta cadena trazar una marquesina que rodee el
texto que se desea vincular
4. Aparece la ventana de diálogo
5. Marcar: Abrir una página web
6. En Dirección colocarle la ruta del web que se desea vincular
7. Aceptar
Seguir los mismos pasos 9, 10, 11, 12 y 13 y 14 de la sección 5.1
Textos completos
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5.4
Unión de documentos pdf
Para unir varios archivos se debe seguir los siguientes pasos:
1. Convierta cada archivo en pdf, conforme al capítulo
instrucciones para generar documentos usando Acrobat.
3:
2. Abra el primer archivo en pdf, presione la opción Documento
seleccione Páginas y luego Insertar página.
3.
Se abre la opción para seleccionar el otro archivo que desea unir;
Textos completos
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4.
aparecerá el siguiente recuadro.
5. Indique los siguientes valores:
• Ubicación: después.
• Última
• Aceptar
6. Si desea unir más archivos, repita el procedimiento.
7. Finalmente grabar el documento con los cambios efectuados
Igualmente se puede insertar hojas al inicio o intermedias y también extraer
reemplazar y eliminar.
Textos completos
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5.5 Correcciones y edición del texto
1. Abrir el documento
2. Hacer clic en la herramienta retocar texto (T) y llevar el puntero
hacia la ventana del documento. Observar que el texto aparece
enmarcado y el puntero se convierte en puntero de texto
3. Colocarse donde se desea editar o agregar algún texto pequeño y
hacer clic.
4. En el punto de inserción aparece un cursor intermitente.
5. Teclear lo que se desea
6. Hacer clic en un área en blanco para deseleccionar
Editar el aspecto del texto
7. Seleccionar el texto con la herramienta retocar texto (T) e iluminarlo
8. Hacer clic con el botón derecho del Mouse y seleccione propiedades.
Aparece una ventana de diálogo con una gran variedad de controles
para establecer las propiedades del texto seleccionado (color,
espaciado, tamaño etc.)
Textos completos
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5.6. Colocación de metadatos al documento pdf
A fin de que los motores de búsqueda de Internet, como Google pueda
recuperar la información del texto completo, es que se le asignan los
metadatos. Seguir los siguientes pasos:
1. Abrir el documento en Acrobat
2. Abrir la opción: Avanzadas
3.
4.
Seleccionar Metadatos del documento
En la ventana que se abre colocarle los datos de autor, título y
descriptores.
5. Grabar el documento, presionando el botón Si
Esto permitirá que los buscadores ubiquen al documento
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5.7. Reducción del “peso” de los documentos pdf
La mayoría de los documentos .pdf (no todos), pueden ser reducidos de
“peso” usando el Acrobat Professional.
5.7.1 Primera opción
Abrir el documento PDF
Archivo – Reducir tamaño de archivo – Darle la ruta y nombre donde se
guardará
5.7.2 Segunda opción
Abrir el documento PDF
Avanzadas – Optimizador de PDF
Textos completos
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Agosto 2009
Se abre otra ventana y se bajan los valores teniendo cuidado de no
quitarle mucha resolución al documento – Aceptar - Guardar
5.7.3 Tercera opción
Abrir el documento con Acrobat y guardarlo seleccionando la opción
PostScript*.ps
Se forma un nuevo documento Ej. monograf.ps
Desde la opción Avanzadas abrir el Acrobat Distiller . Aparece una ventana
de diálogo y seleccionar la opción: Tamaño mínimo
Textos completos
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Ir a la opción de Archivo y seleccionar Abrir el documento con la
extensión .ps, siguiendo el ejemplo: monograf.ps, y automáticamente
se realiza la conversión:
Ahora se habrá creado el archivo con la extensión pdf. Eliminar el
archivo con la extensión ps
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6.
Elaboración de la página índice en HTML
Se ha preparado una plantilla para elaborar la página índice rápidamente.
En la versión electrónica de este manual exite un directorio PAGIND, que
contiene la plantilla y los gráficos necesarios para dicha página. Cada
institución puede cambiar los gráficos para incluir el logo de su institución
o cualquier otro gráfico.
Para elaborar la página índice, seguir los siguientes pasos:
1. Crear una carpeta, siguiendo todos los parámetros mencionados en
el capítulo anterior, conteniendo:
a. Archivo GIF o JPG con la carátula
b. Archivos con cada parte del libro en formato pdf
Ejemplo: desastres
2. Usar un editor de páginas html, como el Homesite, Frontpage,
Dreamweaver u otro que conozca.
3. Usar plantillas y gráficos que están en la carpeta PAGIND
4. Si va a trabajar un documento en español, abrir el archivo
nuevotexesp.html, si la publicacion es en ingles, abrir el archivo
nuevotexeng.html
5. Grabar la nueva página HTML en la carpeta creada, usando el
mismo nombre de la carpeta con la extensión html
Ejemplo: desastres.html
6. En el archivo html se insertan los gráficos, que se encuentran el la
carpeta PAGIND. Se pueden cambiar los gráficos por los que
identifiquen mas a su institución. Los gráficos de la plantilla son:
Plantilla en español
Logoblanco.gif
head – fulltextn.gif
lefttxcom.gif
caraesp.gif
Textos completos
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Agosto 2009
Plantilla en inglés
Logoblancoeng.gif
Headfulltextn.gif
Leftcompeng.gif
Cara.gif
7. Procedimientos para la incorporación en la base de datos
El procedimiento para la incorporación de textos completos es el siguiente:
7.1 - Copia física para la biblioteca
Físicamente debe haber una copia en Biblioteca; ésta puede ser impresa
o en CD, por lo tanto, si se capta de Internet una publicación de interés,
imprímala o grábela en un CD y entréguesela a la persona encargada de
la base de datos bibliográfica, junto con la ruta del archivo electrónico,
conforme al siguiente punto.
7.2 - Ruta de los archivos
Los archivos que conforman la BVSDE tienen un orden lógico. En el
CEPIS lo tenemos dividido por directorios, en base a las subdivisiones
temáticas o portales.
Por ejemplo un documento sobre aguas residuales se guardará en:
/bvsdear/fulltext/
Ver anexo 1 Ruta de los archivos de los textos completos en CEPIS
7.3 - Tamaño o peso de los archivos
Cuando un documento a texto completo está constituido por más de un
archivo (pesa mas de 3 MB) se le divide en partes, según el peso de
cada una de ellos. (documento estructurado)
Se crea un directorio que contenga la carátula, los archivos que
constituyen las partes del documento y una página índice en HTML
Textos completos
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Agosto 2009
Ejemplo de un documento estructurado:
Se crea la carpeta calidad y dentro de ella
/bvsdeca/e/fulltext/calidad/calidad-p
/calidad-01.pdf
/calidad-02.pdf
/calidad-03.pdf
Para mayores detalles sobre la asignación de nombres a los archivos,
ver la sección 3.7
7.4.- Registro en la Base de datos bibliográfica
En el campo 08 de la hoja de ingreso se coloca la ruta del texto
completo, si es un documento en varias partes, se pone la dirección de
la hoja html índice.
La persona encargada de la base de datos bibliográfica/textos completos
hace el ingreso correspondiente y efectúa el seguimiento hasta su
aparición “en línea”
7.5. Visualización del texto completo en el Web
Los documentos que pesan hasta 3 MB se visualizan directamente al
hacer clic en el título del documento.
Los que pesan más de 3 MB se presentan en una página índice en HTML,
que permite informar al usuario sobre el contenido y datos generales de
los documentos digitalizados.
Facilitan su manejo y constituyen una forma atractiva de presentar los
documentos tratados. Dicha página debe contener:
• Contenido: Partes del documento con links hacia los archivos
• Gráfico con la carátula que muestre el título del documento.
La página índice en HTML se elabora manualmente, usando un editor
como el FrontPage o Dreamweaver (ver parte 6)
Textos completos
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