sistema nuevo de contratos de actas y finiquitos

Preguntas frecuentes de los usuarios del sistema de registro de
contratos y actas de finiquito.
1.- ¿Cómo pasan los contratos que constaban en el sistema anterior con el estado
de “Legalizados” al sistema nuevo?
Los contratos “Legalizados” pasarán al nuevo sistema con el estado “Registrado”, y no
son susceptibles de modificación con el objeto de precautelar la información sellada por el
inspector de trabajo.
2.- ¿Cómo pasan las actas de finiquito que constaban en el sistema anterior con el
estado de “Legalizadas” al sistema nuevo?
Las actas de finiquito “Legalizadas” pasarán al nuevo sistema con el estado “Registrado”,
y no son susceptibles de modificación con el objetivo de precautelar la información que ya
estaba sellada por el inspector de trabajo.
3.- ¿Cómo pasan los contratos que constaban en el sistema anterior en un estado
diferente a “Legalizado” al sistema nuevo?
Los contratos no “Legalizados” pasaran al nuevo sistema con el estado “Pendiente”, y
una vez que el nuevo sistema esté en operación el empleador debe subir el contrato
firmado entre las partes y el aviso de entrada del IESS en formato PDF con el propósito
de regularizar el registro.
Efectuada la carga de estos archivos, el nuevo sistema actualizará los contratos subidos
al estado “Registrado” y terminará el proceso.
4.- ¿Cómo pasan las actas de finiquito que constaban en el sistema anterior en un
estado diferente a “Legalizado” al sistema nuevo?
Las actas de finiquito no “Legalizadas” pasaran al nuevo sistema con el estado
“Pendiente”, y una vez que el nuevo sistema entre en operación el empleador debe
ingresar y subir el acta de finiquito suscrita entre las partes y el comprobante de pago al
trabajador, estos documentos deben ser escaneados en formato PDF con el propósito de
regularizar el registro.
Efectuada la carga de estos archivos, el nuevo sistema actualizará los contratos subidos
al estado “Registrado” y terminará el proceso.
5.- ¿Puedo seguir usando mi usuario y contraseña del anterior sistema en el
sistema actual?
Sí. Usted como empleador puede ingresar al nuevo sistema con su mismo usuario y
contraseña, cuando ingrese por primera vez el sistema le va a solicitar que cambie su
contraseña y que actualice los datos como empresa y/o empleador.
Al terminar estas acciones usted estará habilitado para usar el nuevo sistema de registro
de contratos y actas de finiquito.
6.- ¿Qué sucede si una empresa y/o empleador tiene un contrato no legalizado pero
con observaciones por parte del inspector de trabajo en el sistema anterior?
El empleador deberá:
1. Corregir el contrato con las últimas observaciones realizadas por el inspector de
trabajo.
2. Imprimir el contrato y firmarlo (representante legal y empleado)
3. Escanear el contrato firmado entre las partes en formato PDF y cargarlo en el nuevo
sistema de registro de contratos.
4. Imprimir el aviso de entrada del IESS del trabajador con el cual se está celebrando el
contrato de trabajo
5. Escanear el aviso de entrada del IESS en formato PDF y cargarlo en el nuevo sistema
de registro de contratos.
6. Usted habrá concluido el proceso.
7.- ¿Qué sucede con aquellas empresas y/o empleadores que tenían turnos
asignados para legalizar contratos de trabajo con el inspector?
A partir del 06 de Octubre usted ya no necesita presentarse a la cita ante el inspector de
trabajo, en su defecto deberá:
1. Imprimir el contrato y firmarlo (representante legal y trabajador)
2. Escanear el contrato firmado entre las partes en formato PDF y cargarlo en el nuevo
sistema de registro de contratos.
3. Imprimir el aviso de entrada del IESS del trabajador con el cual se está celebrando el
contrato de trabajo
4. Escanear el aviso de entrada del IESS en formato PDF y cargarlo en el nuevo sistema
de registro de contratos.
5. Usted habrá concluido el proceso.
8.- ¿Qué sucede con aquellas empresas y/o empleadores que tenían turnos
asignados para legalizar actas de finiquito con el inspector?
A partir del 06 de Octubre usted ya no necesita presentarse a la cita ante el inspector de
trabajo, en su defecto deberá:
1. Imprimir el acta de finiquito y firmarla (representante legal y trabajador)
2. Escanear el acta de finiquito firmada entre las partes en formato PDF y cargarla en el
nuevo sistema de registro de contratos.
3. Escanear y subir los documentos habilitantes en el sistema (Comprobante de pago, el
cual debe corresponder a copia del cheque certificado o transferencia)
4. Usted habrá concluido el proceso.
9.- ¿El nuevo sistema permite cargas masivas de contratos?
El nuevo sistema de registro de contratos no contempla el proceso de carga masiva, por
lo que se deberá proceder con el registro de contratos de manera individual.
10.- ¿Puedo conocer el estado de los contratos que he registrado en el Ministerio de
Relaciones Laborales en el nuevo sistema?
Sí. Tanto el empleador como el trabajador podrán visualizar el histórico de los contratos
que hayan registrado en el sistema anterior, así como también el registro de los contratos
que se realicen en el sistema nuevo.
11.- ¿Puedo conocer el estado de las actas de finiquito que he registrado en el
Ministerio de Relaciones Laborales en el nuevo sistema?
Sí. Tanto el empleador como el podrán visualizar el histórico de las actas de finiquito que
hayan registrado en el sistema anterior, así como también el registro de las actas que
realicen en el sistema nuevo.
12.- ¿El inspector de trabajo observará y corregirá los contratos de trabajo que el
empleador registre en el nuevo sistema?
No. Usted deberá cargar el contrato ya suscrito con su trabajador, y es su entera
responsabilidad cumplir y acatar lo dispuesto en las normas vigentes legales
ecuatorianas.
El proceso de registro de contratos se realizará sin perjuicio de las facultades propias del
Ministerio de Relaciones Laborales establecidas en el código de trabajo.
Para la elaboración de todo contrato se acatará lo dispuesto en el Art. 326 de la
Constitución de la República del Ecuador respecto a lo indicado en sus numerales:
2. Los derechos de los trabajadores son irrenunciables. Será nula toda estipulación en
contrato.
3. En caso de duda sobre el alcance de las disposiciones legales, reglamentarias y
contractuales en materia laboral, éstas se aplicarán en el sentido más favorable a las
personas trabajadoras.
13.- ¿Podré como empleador consignar los valores correspondientes a actas de
finiquito en el nuevo sistema?
Sí. Una vez que entre en operación el sistema nuevo el proceso de consignaciones será
el siguiente:
1. El empleador deberá generar, imprimir el acta de finiquito y firmarla por parte del
representante legal.
2. El empleador deberá acercarse ante el inspector de trabajo a solicitar que se autorice
la consignación del acta.
3. El inspector de trabajo cambiará el estado del acta a “Por Consignar”.
4. El empleador debe generar el documento impreso de la consignación, realizar el
depósito y retornar con el comprobante para que el funcionario actualice el estado del
acta a “Consignada”
5. Concluidos los pasos anteriores el empleador debe subir al sistema el acta de finiquito
escaneada en formato PDF y el comprobante de depósito para terminar el proceso.
14.- ¿Puedo usar las actas de finiquito impresas en el anterior sistema y que tenían
turnos de legalización posteriores al 6 de octubre del 2014 para subirlas en el nuevo
sistema?
No, usted no puede usar dichas actas de finiquito impresas para subirlas en el nuevo
sistema. Usted deberá buscar dicha acta en el nuevo sistema, e imprimirla desde la
opción de Generar Acta, y continuar con el proceso de Registro.