Lineamientos de Mejores Prácticas de Programas de Cumplimiento

Lineamientos de Mejores Prácticas de Programas de Cumplimiento
Interno para Bienes y Tecnología de Uso Dual
(Acordados en la Sesión plenaria del año 2011)
Los Estados Participantes del Acuerdo de Wassenaar,
Tomando en cuenta que el desarrollo e implementación de Programas de Cumplimiento
Interno (PCI) por parte de empresas e instituciones académicas (en lo sucesivo
“exportador”), aunque no es obligatorio, se les recomienda para hacer la gestión interna de
sus transferencias internas de bienes y tecnologías de uso dual,
Reconociendo que cada Estado Participante tiene un sistema interno de control de
exportaciones que debe cumplirse, y en un esfuerzo por ayudar a los exportadores a cumplir
con estos controles,
Reconociendo que el control de exportaciones sobre artículos de uso dual es
primordialmente implementado por las autoridades competentes de cada Estado
Participante, y que la cooperación entre las autoridades nacionales de control de
exportaciones y exportadores, es esencial que para tener sistemas de control de
exportaciones efectivos,
Teniendo en cuenta los Elementos Iniciales del Acuerdo de Wassenaar, en particular el
objetivo general de prevenir acumulaciones desestabilizadores de armas convencionales, al
promover mayor responsabilidad en transferencia de artículos de uso dual, y recordando los
siguientes documentos que hacen referencia a un PCI:
- las Mejores Prácticas para una Procuración de Justicia Efectiva (acordadas en la Sesión
Plenaria del año 2000);
- las Mejores Prácticas para Implementar Controles a latransferencia Tecnología
Intangible(acordadas en la Sesión Plenaria del año 2006);
- Los Lineamientos y Mejores Prácticas para Otorgar Permisos para la exportación de
Artículos en la Lista Básica y la Lista Sensible de Bienes y Tecnología de Uso Dual
(acordados en las Sesión Plenaria del año 2006); y,
- la Declaración de Entendimiento sobre la Implementación de Controles de Uso Final para
Artículos de Uso Dual (acordada en la Sesión Plenaria del año 2007),
Afirmando que el establecimiento de un PCI puede ayudar a los exportadores a entender y
tomar en cuenta la legislación y los procedimientos de control de exportaciones nacional, y
reducir el riesgo de participar en exportaciones riesgosas que contravengan los propósitos
del Acuerdo de Wassenaar, proveyendo a usuarios finales como terroristas y países de
preocupación;
Tomando en cuenta que el método en el cual los PCIs se desarrollan e implementan
dependerá del tamaño, la estructura organizacional, y otras circunstancias de exportadores,
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Acuerdan que:
1. Cada Estado Participante debe motivar, según corrresponda, que sus exportadores
desarrollen e implementen PCIs y pueden ayudar en tales esfuerzos por medios tales como
proporcionar experiencia y materiales de referencia sobre PCIs en cualquier forma
relevante, incluyendo discusión de PCIs en seminarios de control de exportaciones y
proporcionando a los exportadores oportunidades de consultar sobre la forma y contenido
de sus PCIs;
2. Los Estados Participantes también pueden considerar, hasta donde lo permitan las leyes y
regulaciones nacionales, medidas y estímulos que motivarían a los exportadores a
introducir PCIs (por ejemplo, tomar en cuenta el desarrollo e implementación del PCI
cuando se consideran las solicitudes para permisos y revocación de los permisos existentes,
o hacer que el PCI sea una condición para otorgar un permiso general para un exportador);
3. Los elementos para PCIs efectivos son establecidos en la Lista de Referencia en el
Anexo. Ésta no es ni exhaustiva ni vinculante. Los exportadores pueden combinar
elementos básicos y adicionales de la Lista como resulte apropiado para desarrollar un PCI
que sea más aplicable para sus circunstancias;
4. Las autoridades competentes de los Estados Participantes deben, según corresponda, y
de acuerdo con sus legislaciones y prácticas internas, motivar a los exportadores a presentar
sus borradores de PCIs para su evaluación y comentarios, por ejemplo, en casos donde el
PCI sea una precondición para cualquier privilegio en el procedimiento de emisión de
permiso. También deben tomar pasos para evaluar el cumplimiento de un exportador con
leyes y regulaciones de control de exportaciones, según corresponda, que puede involucrar
consultas cara a cara y/o visitas de inspección.
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Anexo
Elementos de Programas de Cumplimiento Interno
Para Artículos de Uso Dual
(Lista de Referencia)
Las autoridades nacionales de control de exportaciones deben, según corresponda, motivar
a sus exportadores a desarrollar e implementar un Programa de Cumplimiento Interno
(PCI), que puede incluir los siguientes elementos.
Un exportador puede combinar, los siguientes elementos básicos y adicionales, según sea
apropiado, para desarrollar un PCI aplicable a su estructura, tamaño o otras circunstancias
específicas.
Elementos Básicos
1. Compromiso Cumplimiento
1.1. Declaración por escrito por
parte de un representante del más
alto nivel, como el Director
General, de que la empresa
exportadora está consciente de
todas las leyes y regulaciones de
Control de Exportaciones, y
cumple con ellas
1.2.
Elementos Adicionales
1. Compromiso de Cumplimiento
Notas
Hacer del conocimiento de
todos los empleados y funcionarios
la declaración proporcionada en la
parte 1.1.
2. Estructura y Responsabilidad
2. Estructura y Responsabilidad
2.1. Establecer una estructura
organizacional interna, responsable del
control de exportaciones, ya sea como
una unidad independiente o como una
tarea adicional para una unidad
apropiada.
2.1. Debe ser independiente del
departamento de ventas o cualquier
otra unidad de exportaciones.
2.1.1. Nominación de un director
representante del más alto nivel, u otro
individuo del estatus correspondiente,
como Jefe de Control de Exportaciones
2.1.1. Las autoridades competentes
pueden establecer un conjunto de
criterios para tales nominaciones.
2.1.2. Los deberes del Jefe de Control
de Exportaciones
- El Jefe de Control de exportaciones es
responsable de:
a. Desarrollar y revisar del PCI;
b. el desarrollo y revisión de
2.1.2. Responsabilidades del Jefe
de Control de Exportaciones
- El Jefe de Control de
Exportaciones es responsable de:
h. guiar a subsidiarias y afiliados
- Distribuir un organigrama para
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El Jefe de Control de
Exportaciones debe adquirir el
conocimiento apropiado para su
responsabilidad
•
procedimientos de operación;
c. Estar actualizado con los cambios de
Elementos Básicos
todos los empleados que muestre
claramente las estructuras
Elementos Adicionales
regulaciones relevantes y con cualquier internas y responsabilidades para el
instrucción o guía emitida por las
control de exportaciones del
exportador.
autoridades competentes;
d. Realizar la clasificación/
identificación, filtro y aprobación de las
transacciones de negocios;
e. gestión general de control de
exportaciones, de todo el proceso de
exportaciones de bienes controlados;
f. asignación de personal a cargo de
auditoría; y
g. capacitación
2.2. Nombrar un Gerente de
Control de Exportaciones y
establecer una Unidad de Control
de Exportaciones que le reporte al
Gerente de Control de
Exportaciones
- Dar a conocer al Gerente de
Control de Exportaciones dentro de
la organización
- Este Gerente lleva a cabo las
operaciones de control de
exportaciones bajo las
instrucciones del Jefe de Control
de Exportaciones.
3. Procedimientos de Filtro de
Exportación
2.3. Nombramiento de un
encargado de Control de
Exportaciones en cada unidad de
negocios.
- Un Encargado de Control de
Exportaciones es responsable de
las siguientes actividades;
a. hacer saber las instrucciones y
requisitos del Gerente de Control
de Exportaciones dentro de la
unidad de negocios.
b. Promoción de los
procedimientos de control
operativo; y
c. Capacitación
3. Procedimientos de Filtro de
Exportación
3.1. Procedimiento de
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Notas
• Normalmente,
El Gerente de
Control de Exportaciones y la
Unidad de Control de
Exportaciones corresponden a
empresas grandes. Sus deberes y
responsabilidades son iguales a las
del Jefe de Control de
Exportaciones.
Clasificación/Identificación
• Si los artículos a exportar estén
diseñados y desarrollados por el
exportador, las personas encargadas
de los asuntos técnicos y el Jefe de
Control de Exportaciones y el
Gerente de Control de
Exportaciones deben estar
involucrados en la categorización
de los artículos siguiendo las listas
de control aplicables.
• Si los artículos a exportarse han
sido conseguidos externamente,
original se le deben pedir
especificaciones técnicas y una
evaluación de clasificación/
identificación bajo las listas de
control aplicables al proveedor.
• “Otros órganos relevantes”
Pueden incluir organizaciones
aprobadas o certificadas por las
autoridades competentes para
proporcionar servicios de
clasificación/identificación.
- Establecer si los bienes y/o
tecnologías que se van a transferir
requieren un permiso de exportación
bajo las listas de control aplicables.
- Consultar con las autoridades
competentes y otros órganos relevantes,
según corresponda.
3.2. Filtro de Uso Final
- Verificar que los artículos a
exportarse no serán usados para
propósitos distintos al uso declarado
- Asegurar que cualquier artículo de
uso dual no enlistado para un destino
sujeto a un embargo vinculante de
armas de la ONU, o cualquier embargo
regional relevante de armas, no sea
para “uso final militar”
3.3.Filtro de Cliente/ Usuario final
- Verificar si los usuarios finales/
clientes están identificados con
“banderas rojas” u otro sistema de
advertencia temprana
3.4. Información de las autoridades
competentes
- Verificar si las autoridades
competentes informan que la
exportación o transferencia de artículos
no enlistados está sujeta a la
presentación de una solicitud de
permiso.
• El Jefe de Control de
Exportaciones Gerente de
Control de Exportaciones debe
consultar con las autoridades
internas, cuando cualquier pregunta
surja sobre control de
exportaciones.
• Comparar “Lista Indicativa
Consolidada de Garantías de
Usuario Final Comúnmente
Usadas” acordada en la Sesión
Plenaria del año 1999, modificada
en la Sesión Plenaria del 2005).
• Comparar “Declaración de
Entendimiento sobre la
Implementación de Artículos de
Uso Dual” (acordada en la Sesión
Plenaria del año 2007)
• Comparar “Declaración de
Entendimiento sobre Artículos
de Uso Dual no Enlistados”
(acordada en la Sesión Plenaria del
año 2003)
• Lista de Preguntas de Asesoría
para la Industria (acordada en la
sesión plenaria de año 2003)
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Elementos Básicos
3.5. Procedimientos de Filtro de
Transacción
- Implementar procedimientos para
ayudar a evitar el desvío de la
exportación/transferencia a usuarios
finales o usos finales no autorizados.
Elementos Adicionales
3.6. Según corresponda, asegurar que
los permisos sean aplicados de acuerdo
con los procedimientos internos de
aplicación de permisos.
4. Control de Embarque
4.1. Confirmar antes del
embarque/transferencia que:
- La clasificación/ Identificación y
Filtros de Transacciones estén
completadas;
- Los bienes y/o tecnologías y sus
cantidades correspondan a las
descripciones establecidas en los
documentos de instrucción de
exportación y/o permisos de
exportación.
5. Revisión de Desempeño
5.1. Establecer un sistema regular de
revisión de desempeño para confirmar
que la operación de control de
exportaciones sea implementada
apropiadamente de acuerdo con el PCI
y los procedimientos operacionales y
que cumpla con todas las leyes y
regulaciones internas relevantes.
Notas
implementación de
procesamiento electrónico de datos
con la ayuda de sistemas de
procesamiento de pedidos puede
ayudar en estos esfuerzos.
• Para sistematizar y facilitar la
implementación de los
procedimientos a través de
3.1 hasta 3.4, se recomienda la
introducción de la lista de
verificación.
• El exportador necesita solicitar
permisos, en casos donde el filtro
detecte que los artículos no
enlistados pudieran ser usados para
propósitos de proliferación o si la
transferencia de un artículo
enlistado a un destino/usuario final
en particular no fuera cubierto por
el permiso existente individual, ya
sea global o individual o las
condiciones vinculadas con el uso
de ese permiso.
• La
4. Control de Embarque
5. Revisión de Desempeño
• Se recomienda que una unidad
distinta de la unidad de ventas o un
especialista externo haga la revisión
de desempeño como la estructura,
tamaño y otras circunstancias del
permiso del exportador.
Las revisiones de desempeño
podrían ser llevadas a cabo
anualmente.
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Elementos Básicos
6. Capacitación
6.1. Capacitación de funcionarios y
empleados
- Asegurar que el personal tenga
conocimiento de todas las leyes,
regulaciones, políticas y listas de control
interno de control de exportaciones y
todas las enmiendas a éstas tan pronto
como se hagan públicas.
Elementos Adicionales
6. Capacitación
6.1. Capacitación de funcionarios y
empleados
- Archivar registros de
capacitación interna incluyendo
participación del personal en
eventos externos.
7. Mantenimiento de Registros
7.1. Archivar documentos relacionados
con exportaciones durante un periodo
apropiado de acuerdo con los requisitos
de regulaciones de control de
exportaciones.
7. Mantenimiento de Registros
8. Reporte y Acción Correctiva
8.1. Se debe hacer un reporte oportuno
para el Jefe o Gerente de Exportaciones
sobre cualquier violación o violaciones
sospechosas de regulaciones de control
de exportaciones o procedimientos del
PCI.
8.2. Se debe hacer un reporte oportuno
para las autoridades competentes si el
Jefe o Gerente de Exportaciones
confirma una violación de leyes y
regulaciones de control de exportaciones.
Notas
• La capacitación y la educación
continua debe ser llevada a cabo para
los empleados a todos niveles,
especialmente personal nuevo,
personas que trabajan en ventas,
unidades de exportaciones, o que están
involucradas en la transferencia de
tecnología.
• La estipulación de capacitación de
escritorio usando medios electrónicos
como internet y CD / DVDs, puede ser
útil para suplementar y reforzar
sesiones formales de capacitación.
•Los documentos relacionados con
exportaciones pueden incluir permisos
de exportación, garantías de uso final,
facturas comerciales, documentos de
autorización, hojas de
clasificación/identificación de
producto, y registros de transferencias
electrónicas.
7.2. Todo el personal relevante
debe conocer las prácticas y
procedimientos del exportador para
archivar el material.
8. Reporte y Acción Correctiva
Las violaciones a leyes y regulaciones
de control de exportaciones deben ser
investigadas por parte de las
autoridades nacionales competentes
Los infractores pueden ser castigados
de acuerdo con procedimientos
internos legales.
Implementar, según corresponda,
procedimientos disciplinarios contra
cualquier miembro del personal
responsable por violaciones
confirmadas a las regulaciones de
control de exportaciones o
procedimientos del PCI.
8.3. Asegurar que se implemente
cualquier acción correctiva para que no
ocurran de nuevo violaciones similares.
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