Cuadro de Clasificación Documental

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
1
73
SERIES DOCUMENTALES
Actas
Actas de Comité
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
Actas
Acta de anulación
Acta de aprehensión de mercancías
2
2
2
3
3
3
Acta de archivo investigación
Acta de armamento
Acta de baja de elementos
Acta de cambio de modalidad
Acta de cierre
2
2
2
2
2
3
18
8
3
0
Acta de comentarios SCI
Acta de compromiso
Acta de depuración de archivos de gestión
Acta de depuración de cargas de trabajo
Acta de desistimiento
Acta de entrega y recibo de oficina
Acta de estudios técnicos de valoración
Acta de existencia de domicilio
Acta de faltantes de inventarios
Acta de formulación de cargos
Acta de hechos
Acta de ingreso mercancías FRA
Acta de inmovilización
Acta de inspección contable
Acta de Inspección de mercancías
Acta de Inspección del medio de transporte
Acta de inventario
Acta de investigación
Acta de nacionalizaciones
Acta de recepción mercancías de tránsito
Acta de recibo/visita/zarpe aeronaves procedentes del exterior
Acta de reconocimiento y valoración de mercancías
Acta de refoliación
Acta de reparto
Acta de sellamiento
Acta de sobrantes de inventarios
Acta de terminación por mutuo acuerdo
Acta de traslado de pruebas
Acta de visita técnica
Acta del Proyecto Implantación SIIF-MAFP
Acta del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias
Actas de Comité
Comisión Administradora del Sistema Específico de Carrera
Comisión Interinstitucional Liquidación Cuenta Fondo
Tabacalero
Comisión Nacional Mixta de Gestión Tributaria y Aduanera
Comisión Regional Mixta de Gestión Tributaria y Aduanera
Comité Calificación Entidades sin Ánimo de Lucro
Comité de archivo
Comité de área
Comité de Coordinación
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
Comité de coordinación seguimiento y evaluación del Proyecto
MUISCA
Comité de Defensa Judicial y Conciliación
Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y
Control Interno
Comité de Coordinación Estratégica
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
3
8
3
3
3
3
3
3
8
3
18
3
3
3
3
3
3
8
18
3
8
3
3
3
3
8
8
3
3
3
18
18
18
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
2
2
2
2
2
2
2
18
18
18
18
18
18
18
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
2
18
18
X
X
Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008
Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008
2
Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008 - Secretaría por
parte de la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional
Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008
Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
CT
E
M
S
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
18
X
Comité de Coordinación Local
Comité de Análisis y Direccionamiento Administrativo de Quejas
Disciplinarias
Comité de Defensa Judicial y Conciliación Administrativo
Comité de Defensa Judicial y Conciliación Aduanero
Comité de Defensa Judicial y Conciliación Tributario
Comité de denuncias
Comité de Devoluciones y/o Compensaciones
Comité de Dirección
Comité de Formación y Capacitación
Comité de Formularios
Comité de Nomenclatura de la Comunidad Andina
Comité de Operación del SGCCI
Comité de Publicaciones Electrónicas
Comité de saneamiento contable de la función pagadora
Comité de Selección. Quejas Disciplinarias Nivel Nacional
Comité de Selección. Quejas Operativas del Nivel Nacional
Comité de solicitudes especiales
Comité de Valoración en Aduana (GATT)
Comité de ventas
Comité de verificación penal
Comité de vigilancia
Comité del Programa de Promoción e Incentivos
2
2
18
18
X
X
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Comité del Servicio Fiscal
Comité Editorial
2
2
18
18
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Original se conserva en expedientes
Original se conserva en expedientes
El término de 5 años aplica para copia, original en el
expediente y su tiempo de conservación es igual al del
expediente. En evento de tener consecutivo independiente
de esta tipología el término es de 20 años.
Termina su valor probatorio
Se incorpora en el inventario
Termina su valor probatorio (tiempo modificado a partir de
mayo-08)
Original se conserva en expedientes
Termina su valor probatorio
Se consolida en inventarios
Se incorpora en expedientes
Se incorpora en el inventario general
Termina su valor probatorio
Original en el expediente
Original en el expediente
Original en el expediente
Termina su valor probatorio
Original en el expediente
Original se conserva en expedientes
Original en el expediente
Se incorpora en el inventario general
Original se conserva en expedientes
Original en el expediente
Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008
R1094/06
Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008 - Secretaría por
parte de la Dirección de Gestión de Recursos y
Administración Económica
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
109
150
SERIES DOCUMENTALES
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
92
Acuerdos Anticipados de Precios
117
97
2
132
Anteproyecto de presupuesto
Auditorias internas de calidad
ARCHIVO
CENTRAL
CT
Comité Estadísticas Comercio Exterior
Comité Fondo de Gestión
Comité Paritario Salud Ocupacional
Comité Quejas, Reclamos y Sugerencias
Comité Seccional de Gestión Tributaria, Aduanera y Cambiaria
2
2
2
2
2
18
18
18
18
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Comité Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno
Comité Técnico Sistema. Global Información. Siglo XXI
Comité Vía gubernativa
2
2
2
3
18
18
18
2
X
X
X
5
5
5
5
15
15
15
5
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
2
2
5
18
3
0
3
104
Autorizaciones Autorretenedores
141
112
Autorización de profesionales de compraventa de divisas
Autorización salidas de mercancías de Almacén
1
1
2
2
2
1
15
8
Actuaciones selectividad Aduanera
Actuaciones selectividad Cambiaria
Actuaciones selectividad Tributaria
Auto, copia de declaración, oficios
Amnistías Tributarias
Antecedentes Actuaciones
ficha individual de calificación de auditores, identificación de
hallazgos y seguimientos de acciones correctivas, lista de
verificación de auditoria de calidad, plan general de auditoria,
programa de auditoria, etc.
415
416
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Acreditación de Tramites
Actuaciones Selectividad
503
504
505
SOPORTE
Autorizaciones autorretenedores
Autorizaciones plazos especiales
Pase de salida, auto, copia manifiesto de importación
E
M
S
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Resolución 8296 de 2009 Secretaría Técnica por parte de la
División de Gestión de Fiscalización
X
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un acuerdo por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
X
X
Se incorpora en el proyecto definitivo
Termina valor probatorio
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
3
SERIES DOCUMENTALES
SUBSERIES DOCUMENTALES
Autos
122
99
4
Aviso envío continuación viajes
Balance General
Bancos
130
5
Base de precios para avalúo
Boletines de caja
6
148
Boletín diario de tesorería
Buzones Genéricos
149
CÓDIGO
1
2
3
4
5
Chequeras
Colillas de cheques
Conciliaciones bancarias
Consignaciones
Extractos
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Buzon de Conservación Documental
Buzones de correo electrónico
442
443
444
Buzon de Dirección Seccional
Buzon del Sistema de Quejas y reclamos
Buzon de Defensoría del Contribuyente
445
446
447
448
449
450
451
452
453
454
455
456
457
458
459
460
461
462
Zonas Francas
Comercializadoras
SIVIC
Importaciones
Bitácora
Plan Vallejo
Precios de Avalúos
Sistema de Información y gestión Aduanera de Exportaciones
SIFARO
Confacor
CORDIS
VIGIA
Regystrar
ALINV10
Comer20
Sisco2000
MAC
ADA
ARCHIVO
CENTRAL
CT
E
M
S
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
Autos
2
0
X
X
Auto aclaratorio
2
0
X
X
Auto admisorio / inadmisorio
2
0
X
X
Auto admisorio por reposición
2
0
X
X
Auto comisorio
2
0
X
X
Auto confirmatorio
2
0
X
X
Auto de apertura
2
0
X
X
Auto de archivo
2
0
X
X
Auto de cancelación y desembargo
2
0
X
X
Auto de comisión
2
0
X
X
Auto de corrección y aclaratorio
2
0
X
X
Auto de inspección
2
0
X
X
Auto de procedencia / improcedencia
2
0
X
X
Auto de reconocimiento persona jurídica
2
0
X
X
Auto de reimputación
2
0
X
X
Auto de restitución de términos
2
0
X
X
Auto de suspensión términos
2
0
X
X
Auto de traslado
2
0
X
X
Auto de verificación y/o cruce
2
0
X
X
Auto declarativo
2
0
X
X
Auto Inhibitorio
2
0
X
X
Auto que decreta pruebas
2
0
X
X
Auto remisorio
2
0
X
X
Auto reorganización de expediente
2
0
X
X
2
2
2
2
2
2
2
2
2
3
18
18
18
18
18
18
2
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Comprobantes de anulación de cheques
Relación de cheques girados
Factura del proveedor
Solicitudes
439
440
ARCHIVO
GESTION
SOPORTE
Bases de datos corporativas
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
X
X
X
X
X
X
X
De acuerdo a los anexos de la Instrucción 0013 del 3 de junio
de 2011 (Funcionarios, dependencias, Mesas de Ayuda, etc)
Buzones de correo de las direcciones seccionales
Mesa de ayuda
X
X
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
2 años aplica para la copia, para originales en las Divisiones
de Documentación 2AG 18AC y conservación total
Termina valor probatorio
Termina el valor comercial
Termina el valor comercial
Termina el valor comercial
Termina el valor comercial
Termina el valor comercial
Termina el valor comercial
Termina el valor probatorio
Se consolida en informe de ejecución pptal
Se consolida en informe de ejecución pptal
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
7
133
8
SERIES DOCUMENTALES
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
463
464
465
466
467
468
469
470
471
472
473
474
475
476
477
478
479
480
481
482
483
484
485
486
487
488
489
NOTIFICAR
Bodega de Datos
SIEX
Sistema Financiero
Registro Unico tributario
Contabilidad
Entradas y Salidas
Diligenciamiento
Diligenciamiento Masivo
Gestión Masiva
Obligación Financiera
Análisis de Operaciones
Carga Masiva
Administración del Arancel de Aduanas
Salida de Mercancías
Carga Importaciones
Gestión Documental
pago Electrónico
Devoluciones y Compensaciones
Quejas y reclamos
Cuenta Corriente Contribuyente (CCC20)
Contabilidad (CON20)
Gestor (GES 20)
SIPAC
Control a Entidades recaudadoras (CER20)
Bancos (BAN24)
Solicitudes de Corrección, compensaciones y Devoluciones (CIN20)
490
491
492
493
494
495
496
497
498
499
500
501
502
Estadísticas gerenciales (G20)
Facturación (FAC20)
Referenciación y Traslados
Integrador / Actualizador (IAB)
Legislación (LEG24)
Administración (ADM24)
Depuración SIAT
Devolución Automática del IVA (DAI)
Información Exógena (SIEF)
Buzón de Asistencia Interna
Sistema estadístico de Gestión Global
Sistema Integral de Información Financiera SIIF 2 Nación
DENFIS
Caja menor
Cargas de trabajo
Certificados
6
268
7
8
10
297
374
9
293
294
248
284
387
340
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificado de autorización casas de cambio
Certificado de capacitación
Certificado de deuda
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de docencia
Certificado de empadronamiento
Certificado de existencia y representación legal
Certificado de formación
Certificado de inducción
Certificado de infracciones aduaneras
Certificado de infracciones cambiarias
Certificado de ingresos y retenciones
Certificado de integración
296
419
295
11
12
270
Certificado de investigación
Certificado de pasantías
Certificado de reinducción
Certificado de retención en la fuente
Certificado de tiempo de servicio
Certificado para contratar
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda en cada seccional
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Mesa de ayuda
Resolución de apertura, recibos de pago, legalización,
comprobantes anulación, reintegro y reembolsos. consignación
de retención, consignación de sobrantes, extractos
Compromisos presupuestales
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
CT
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
0
0
8
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
8
1
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
1
0
5
0
3
0
0
8
5
0
0
5
5
6
24
2
2
2
2
1
2
0
3
0
3
0
5
E
M
S
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Se incorpora en la ejecución presupuestal
Termina valor probatorio
Pierde validez jurídica
El sistema mantiene información que originó certificación
Original en expediente de contratos o similares
Original para el interesado, el sistema los mantiene
Original para el interesado, el sistema los mantiene
Original para el interesado, el sistema los mantiene
Termina valor probatorio
Selección para el archivo histórico de un certificado por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Original para el interesado, el sistema los mantiene
Original para el interesado, el sistema los mantiene
Original a cargo de usuario y/o contribuyente
Pierde vigencia cada día
Se incorpora en el contrato
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
9
SERIES DOCUMENTALES
Circulares
84
Clasificación Arancelaria
134
101
138
107
Codificación
Conciliaciones Financieras
Conciliaciones
Comercializadoras
10
Comprobantes de egreso y soportes
CÓDIGO
13
14
SUBSERIES DOCUMENTALES
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Circular externa
Circular interna
394
Codificación de actos administrativos
414
Conciliaciones prejudiciales
Solicitud de inscripción, estudio de mercadeo, Rut, Rue,
certificación proveedor, certificado Cámara de Comercio,
balance general, auto comisorio, acta visita y acto
administrativo.
Notas de tesorería, constitución de acreedores, de caja,
cumplido, copia de contrato, factura de proveedor, compromiso
y orden de pago.
Situaciones vía CUN y no CUN, pago impuesto timbre,
reintegros.
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
2
2
5
3
2
2
5
18
8
5
4
18
18
15
2
18
CT
E
M
S
X
X
X
X
X
X
X
X
X
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
PROCEDIMIENTO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un formato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
X
X
Cumplimiento valor comercial
Termina su valor probatorio
Cumplimiento valor comercial
81
Comprobante de ingreso
2
18
X
X
X
Cumplimiento valor comercial
113
Comprobante de pago o depósito provisional renta aduanera
2
24
X
X
X
114
Comprobante de rentas por cobrar
2
24
X
X
X
Si corresponde a consecutivo de copias su conservación
será de 10 años, 2 en archivo de gestión y 8 en archivo
central.
Si corresponde a consecutivo de copias su conservación
será de 10 años, 2 en archivo de gestión y 8 en archivo
central.
2
10
10
10
10
2
2
2
2
5
0
0
0
0
8
8
18
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
85
Conceptos Arancelarios
11
Conceptos Jurídicos
12
Concursos
13
14
Consecutivo de correspondencia
Contratos
15
16
17
18
19
20
Conceptos Aduaneros
Conceptos Administrativos
Conceptos Cambiarios
Conceptos Tributarios
Concursos Abiertos
Concursos Cerrados
21
Contrato con Almacenadoras y depósitos
22
Contrato de Arrendamiento
23
Contrato de Compra venta de bienes muebles e inmuebles
24
Contrato de Mantenimiento
25
Contrato de Obra Pública
26
Contrato de Prestación de Servicios
Comprobante de egreso, cotizaciones, cuenta de cobro,
cumplido, factura, pólizas, solicitud del bien o servicio,
certificado disponibilidad presupuestal
Certificado de disponibilidad, de constitución y gerencia o
fotocopia cédula de ciudadanía, contrato, póliza de garantía
todo riesgo, certificado aprobación garantía, recibo pago
publicación, recibo pago timbre, control de ejecución.
Estudios de factibilidad, certificado secretario general,
certificado disponibilidad, pliego de condiciones o llamado de
oferta, evaluación, propuesta ganadora, certificado constitución
y gerencia, acta de adjudicación, resolución adjudicación,
contrato, póliza garantía, certificado aprobación garantía, recibo
pago publicación recibo pago timbre control ejecución
Estudios de factibilidad, certificado secretario general,
certificado disponibilidad, pliego de condiciones o llamado de
oferta, evaluación, propuesta ganadora, certificado constitución
y gerencia, acta de adjudicación, resolución adjudicación,
contrato, póliza garantía, certificado aprobación garantía, recibo
pago, , contrato, póliza garantía, certificado aprobación
garantía recibo pago
Estudios de factibilidad, certificado Secretario General,
certificado disponibilidad, pliego de condiciones o llamado de
oferta, acta visita, evaluación, propuesta ganadora, certificado
constitución y gerencia, acta de adjudicación, resolución
adjudicación contrato, póliza garantía, certificado aprobación
garantía, recibo pago publicación, recibo pago timbre, control
ejecución
Estudios de factibilidad, certificado secretario general,
certificado disponibilidad, pliego de condiciones o llamado de
oferta, evaluación, propuesta ganadora certificado constitución y
gerencia, acta de adjudicación, resolución adjudicación,
contrato, póliza garantía, certificado aprobación garantía, recibo
pago publicación recibo pago timbre control ejecución
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
18
X
X
X
X
2
18
X
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un contrato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
2
18
X
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un contrato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
2
18
X
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un contrato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
2
18
X
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un contrato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
X
X
X
X
El resultado se incorpora a la historia laboral
El resultado se incorpora a la historia laboral
Cumplimiento termino vida útil
Selección para el archivo histórico de un contrato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un contrato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
135
103
71
Control y registro de documentos
Controles de servicios de información
Convenios (nacionales e internacionales)
86
125
Convocatorias
Corrección de inconsistencias
15
143
16
Cuenta corriente contribuyente
Cuentadante
Cuentas
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
27
Contrato de Reposición de bienes
28
Contrato de Seguros
29
Contrato de Suministros
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Estudios de factibilidad, certificado Secretario General,
certificado disponibilidad, pliego de condiciones o llamado de
oferta, evaluación, propuesta ganadora, certificado constitución
y gerencia, acta de adjudicación, resolución adjudicación
contrato, póliza garantía, certificado aprobación garantía, recibo
pago publicación recibo pago timbre control ejecución
Estudio de factibilidad, certificado Secretario General,
certificado de disponibilidad, pliego de condiciones o llamado de
ofertas, evaluación, propuesta ganadora, certificado de
constitución y gerencia , acta adjudicación, resolución de
Estudios de factibilidad, certificado secretario general,
certificado disponibilidad, pliego de condiciones o llamado de
oferta, evaluación, propuesta ganadora certificado constitución y
gerencia, acta de adjudicación, resolución adjudicación,
contrato, póliza garantía, certificado aprobación garantía, recibo
pago publicación recibo pago timbre control ejecución
Instructivo de organización y publicación de información
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
2
18
X
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un contrato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
2
18
X
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un contrato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
2
18
X
X
X
X
Un contrato por cada serie o subserie, pero si hubo cambio
de formato, se dejara un formato del anterior y uno del nuevo
4
2
2
2
5
4
2
5
5
15
CT
E
M
S
X
X
Termina valor probatorio
X
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un formato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un formato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un formato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un formato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un formato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un formato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un formato por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
30
Agentes de retención
2
18
X
X
31
Contribuyentes y/ o responsables
2
18
X
X
32
Declarantes
2
18
X
X
33
Entidades Autorizadas para Recaudar
2
18
X
X
34
Importadores
2
18
X
X
322
Corrección cuenta corriente
2
18
X
X
35
Cuenta consolidada de contabilidad comercial
2
2
8
18
X
X
X
X
X
X
X
36
Cuenta consolidada de la función pagadora
2
18
X
X
X
X
37
38
Cuenta consolidada del fondo de gestión
Cuenta de recaudo
2
18
18
X
X
X
X
X
X
375
253
Cuentas fiscales
Cuenta de ventas y de mercancías y servicios
2
2
18
18
X
X
X
X
X
X
X
Solicitud y soportes, fotocopias declaraciones tributarias,
comprobante corrección y fotocopia recibo oficial.
Compensación a consignaciones
Conciliación Bancaria
Consignaciones TP Recaudo por Bancos
Declaraciones dadas de baja
Extractos de oficinas pagadoras Banco Popular
Extractos Notas Débito y Crédito del Banco de la República
Fotocopia declaraciones tributarias para ajustes código TP
Mayorizantes de los rubros del Balance.
Recaudo en efectivo y títulos
Registros manuales
Relación de garantías
Relación de títulos judiciales
Relación traslados a licoreras
Relación traspasos a otras Administraciones.
Relaciones analíticas
Resumen por vigencias
Soporte diario definitivo declaraciones contabilizadas.
Documentos Contraloría, Documentos tramitados Min hacienda,
Cuentas de cobro, factura de venta, consignaciones, Ordenes
de pago
Factura por bodegajes y servicios extraordinarios
PROCEDIMIENTO
Selección para el archivo histórico de una cuenta por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una cuenta por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una cuenta por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una cuenta por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
17
SERIES DOCUMENTALES
Declaraciones tributarias
CÓDIGO
Declaraciones aduaneras
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Balance consolidado
Ajustes por inflación y depreciación
Conciliaciones bancarias
Extractos bancarios
Ingresos y egresos de almacén
Movimientos almacén por grupos de inventario
Notas débito y crédito
Operaciones recíprocas
Registros contables
Relación de almacén y anticipos entregados
Remesas de almacén
Soportes de ingresos y egresos
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
2
18
X
X
X
X
CT
E
M
S
39
Cuenta fiscal
426
40
Cuenta Mensual de Inventarios y Almacén
Cuentas corrientes
2
2
18
18
X
X
X
X
X
X
X
42
Declaración de retención en la fuente
5
15
X
X
X
X
43
Declaración de timbre
3
4
X
X
X
44
Declaración de impuesto a las ventas
5
15
X
X
X
X
328
Declaración de Impuestos y Patrimonio
5
15
X
X
X
X
41
Declaración de renta
5
15
X
X
X
X
337
Declaración Informativa Consolidada Precios de
Transferencia
5
15
X
X
X
X
338
Declaración Informativa Individual Precios de
Transferencia
5
15
X
X
X
X
339
Declaración Semanal del Gravamen a los movimientos
Financieros
5
5
X
X
X
X
373
Formulario para liquidar y consignar el aporte especial
de las notarias para la administración de justicia año
2005
Declaración y pago de impuesto para preservar la
seguridad democrática
5
15
X
X
X
X
5
15
X
X
X
X
512
Declaración anual de impuestos mínimos alternativos
simple (IMAS) para empleados
5
15
X
X
X
X
513
Declaración anual IMAS para trabajadores por cuenta propia
5
15
X
X
X
X
514
Declaración Impuesto Nacional al Consumo
5
15
X
X
X
X
515
Declaración del Régimen simplificado nacional al consumo
5
15
X
X
X
X
516
Declaración mensual de retenciones en la fuente del CREE
5
15
X
X
X
X
517
Declaración de impuestos, gasolina y ACPM
5
15
X
X
X
X
424
Declaración Derechos de Explotación y Gastos de
Administración de Juegos de Suerte y Azar
5
15
X
X
X
X
45
Declaración Andina de Valor en Aduanas
2
0
X
X
X
341
Declaración Consolidada de Pagos
2
24
X
X
X
X
52
Declaración de exportación y/o Documento explotación
2
18
X
X
X
X
46
Declaración de importación
mercancias amparadas en la clasificación de los capítulos 71
(excepto la partida arancelaria 71,17), 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90,
91, 93, 97 y 98 del Arancel de Aduanas y las que amparen la
subpartidas 94,01,10,00,00, 94,02,10,10,00, 94,02,90,10,00 y
94 02 90 90 00
2
24
X
X
X
X
320
18
SUBSERIES DOCUMENTALES
SOPORTE
Factura comercial, certificado de origen, Resolución de
disponibilidad tiempo , manifiesto de carga, póliza de
reembarque
Póliza, licencia, registro de vuelo, Documento de transporte,
factura comercial, lista de empaque, carta de porte, manifiesto
de carga, guía de carga, poder o mandato, declaración andina
de valor, declaración consolidada de pago UAPS formulario
ingreso feria internacional.
PROCEDIMIENTO
Selección para el archivo histórico de una cuenta por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una cuenta por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Aplica para la copia que reposa en el área técnica. Cuando
es anexo de la declaración de importación su tiempo de
conservación es igual al de esta declaración.
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo. Para la copia
que reposa en las Divisiones de Recaudación el tiempo es de
1 años archivo de gestión y 2 años Archivo Central
disposición final eliminación
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
2
18
X
X
X
Recibo oficial (pago y proforma)
2
24
X
X
X
Aviso llegada, aviso salida
2
3
X
X
X
1
4
X
X
X
Factura comercial, certificados de otras entidades
2
8
X
X
X
X
Declaración simplificada de importación
Relación pagos, guía de correo
2
12
X
X
X
X
314
Declaración tránsito internacional
Aviso llegada, aviso salida
2
3
X
X
X
X
53
Documento de vuelo y transporte
Manifiesto general, manifiesto carga (guías aéreas)
2
6
X
X
X
396
Facturas de nacionalización
2
24
X
X
X
376
Menajes
2
8
X
X
X
377
511
Sobordos/manifiestos de carga
Declaración para la finalización de los sistemas especiales de
importación - exportación
2
2
8
24
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
46
Declaración de importación
las demás mercancias no incluidas en las clasificaciones anteriores
47
Declaración de saneamiento aduanero y/o cabotaje
48
Declaración de tránsito aduanero (cabotaje, transbordo,
continuación de viaje
49
Declaración de viajeros
50
Declaración simplificada de exportación
51
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Tarjeta de control menajes domésticos y soportes
CT
E
M
S
X
X
105
Denuncias a terceros
3
17
X
82
102
19
95
Denuncias con obligaciones penalizables
Denuncias contra responsables Iva o Agentes Retenedores
Derechos de petición
Depósitos (Almacenes Generales)
119
Desarrollo Humano
2
3
2
2
2
2
2
2
8
7
3
18
18
18
18
8
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
3
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
74
342
343
344
345
379
Depósitos Autorizados
Depósitos Habilitados
Depósitos Temporales
Depósitos Transformación y Ensamble
Carrera
380
Bienestar
concursos, evaluación del desempeño, competencias, comisión
personal y carrera
Salud ocupacional, calidad de vida
2
381
Escuela
Capacitación general, cursos en el exterior
2
8
La Prensa Hoy, Síntesis Informativa
Afiches. Volantes, Calcomanías. Spots publicitarios
2
2
2
2
2
18
8
8
1
10
Insitu, boletines, campañas
Notificaciones por correo, Edictos, Estados, Personal
Almacenadora, número y año
2
2
2
3
8
24
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Despacho comisorio
87
Devoluciones Automáticas
20
Divulgación
54
55
56
Avisos de ley
Boletines de prensa
Campañas
382
57
Comunicación Institucional
Citación para notificación
X
X
X
X
X
X
X
76
Documento de ingreso de mercancías
120
Documento de egreso de mercancías
2
24
X
21
Embargos
5
15
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo. Para la copia
que reposa en las Divisiones de Recaudación el tiempo es de
1 años archivo de gestión y 2 años Archivo Central
disposición final eliminación
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo. Ajustado
tiempo retención por Comité Nacional. Archivos a partir del
13 de marzo/09Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una declaración por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de una denuncia por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Termina el valor probatorio
Termina valor probatorio
Se conserva en el consecutivo de ley
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Aplica únicamente para la Secretaría de Desarrollo
Institucional
Aplica únicamente para la Secretaría de Desarrollo
Institucional
Aplica únicamente para la Secretaría de Desarrollo
Institucional
Termina el valor comercial
Se incorporan en el expediente respectivo
Selección para el archivo histórico de un ejemplar por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
X
Original en el expediente respectivo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Termina la obligación comercial.
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
22
67
SERIES DOCUMENTALES
Estadísticas
Estudios económicos
128
142
Estudios de seguridad
Estudios Técnicos
88
Estudios Técnicos de Valoración
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
CT
E
M
S
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
58
Estadísticas Aduaneras
2
3
X
X
X
X
59
Estadísticas Cambiarias
2
3
X
X
X
X
60
Estadísticas de gestión
2
3
X
X
X
X
61
Estadísticas Tributarias
2
3
X
X
X
X
298
299
300
301
302
303
304
250
Estadísticas de capacitación
Estadísticas de formación
Estadísticas de inducción
Estadísticas de reinducción
Estadísticas de investigación
Estadísticas de docencia
Estadísticas de servicios educativos
Estudios aduaneros
2
2
2
2
2
2
2
5
0
0
0
0
0
0
0
5
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
251
Estudios cambiarios
5
5
X
X
X
X
252
Estudios tributarios
5
5
X
X
X
X
420
Estudios técnicos para vinculación o prórroga de
supernumerarios
Estudios técnicos para otorgar encargos
2
2
8
3
X
X
X
X
2
10
2
2
5
3
0
5
3
15
X
10
10
2
5
0
20
5
423
62
63
23
Evaluación del desempeño
24
Eventos de comercialización
25
Expedientes administrativos
64
Expediente de vehículos
26
Expedientes aduaneros
254
65
Expediente de inmuebles
Expediente de asignación de mercancías
66
Expediente de abandono de mercancía
67
Expediente de aprehensión de mercancías
68
Expediente de cobro aduanero
69
Expediente de destrucción de mercancías
70
Expediente de devoluciones aduaneras
71
Expediente de donación de mercancías
72
Expediente de incumplimiento de pólizas
73
Expediente de infracciones aduaneras
74
Expediente de liquidación oficial
75
Expediente de recursos aduaneros
76
Expediente de venta de mercancías
Proyecciones de Ingresos Tributarios, Mediciones fiscales
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
35
X
X
X
5
20
X
X
X
5
35
X
X
X
5
35
X
X
X
Resolución de compensación, demanda, memoriales, podres,
certificado de representación legal, liquidación de pago, RUT,
pólizas, solicitud de devolución.
Resolución de decomiso y/o abandono , DIM, conceptos
resolución de donación, acta de entrega, egresos
5
35
X
X
X
5
35
X
X
X
Póliza, autos, resolución de incumplimiento, certificado de
existencia y representación legal, memoriales, recibo oficial de
pago, RUT
Auto comisorio, acta de inspección de mercancías y de medio
de transporte, actas de hechos, informe de visita, memoriales
5
35
X
X
X
5
20
X
X
X
Resolución de liquidación oficial, copia de la declaración,
certificado representación legal, memoriales, poderes,
liquidación final
5
20
X
X
X
5
20
X
X
X
5
35
X
X
X
Formatos de evaluación del desempeño
Informe de evaluación
Inventario del vehículo
Mejoras
Papeles del tránsito
Seguro obligatorio
Tarjeta de propiedad
Acta de decomiso, DUI, resolución de decomiso, valoración,
solicitud de asignación, disponibilidad presupuestal, resolución
de asignación
Acta de decomiso, DUI, resolución de abandono, valoración,
solicitud de asignación, disponibilidad presupuestal, resolución
de abandono
Auto comisorio, acta de aprehensión, acta de inspección, DUI,
resoluciones, fallos, poderes, certificado representación legal,
memoriales
Mandamiento de pago, citaciones, recibos de pago, auto de
cancelación y archivo, resoluciones, memoriales, fallos,
poderes, certificado de representación legal
Resolución de decomiso y/o abandono, DIM, resolución de
destrucción , Acta de destrucción, egresos
Resolución de decomiso y/o abandono , DIM, conceptos
estudio de precios, comité de ventas, publicación de ofertas,
resolución de venta, documentos de titularidad, eventos hasta
1999
X
X
PROCEDIMIENTO
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
X
Termina su valor probatorio (res.1916-04)
Se consolida en otra dependencia
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
27
28
SERIES DOCUMENTALES
Expedientes cambiarios
Expedientes de personal
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Solicitud reconstrucción Declaración, recibo de Pago,
Declaración de importación, tarjeta de propiedad del vehículo
Resolución de reconstrucción
DIM, acta de aprehensión, acta de inventario, resolución de
abandono, resolución de decomiso, devolución, resolución de
asignación, acta de inspección física, egresos
Solicitud, requisitos, resolución, garantía de cumplimiento,
certificado de garantía, oficio vinculación o desvinculación
personal SIAS
Solicitud, requisitos, resolución, garantía de cumplimiento,
certificado de garantía, oficio vinculación o desvinculación
personal SIAS
Solicitud, requisitos, resolución, garantía de cumplimiento,
certificado de garantía, oficio vinculación o desvinculación
personal SIAS
Solicitud, requisitos, resolución, garantía de cumplimiento,
certificado de garantía, oficio vinculación o desvinculación
personal SIAS
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
5
20
X
X
X
5
35
X
X
X
5
15
X
X
X
5
15
X
X
X
5
15
X
X
X
5
15
X
X
X
CT
E
M
S
249
Expediente de saneamiento aduanero
286
Expediente de ingreso de mercancías
315
Expediente de autorización
316
Expediente de habilitación
317
Expediente de reconocimiento e inscripción
318
Expediente de inscripción
139
Expediente de Canalización indebida de divisas
5
15
X
X
X
510
Expedientes de autorización de profesionales de compraventa
de divisas
2
15
X
X
X
421
Expedientes de control cambiario
2
15
X
X
X
140
Expediente de Subfacturación y sobrefacturación
5
15
X
X
X
173
Expediente de incumplimiento plazos legales
5
15
X
X
X
174
Expediente de incumplimiento constitución depósito
5
15
X
X
X
175
Expediente de extemporaneidad plazos
5
15
X
X
X
176
Expediente de indebido manejo cta. cte. moneda extranjera
5
15
X
X
X
177
Expediente de informes extemporáneos movimiento cta. cte.
comp
5
15
X
X
X
178
Expediente de no utilización mercado cambiario
5
15
X
X
X
179
Expediente de entrada y salida divisas al país
5
15
X
X
X
180
Expediente de entrada salida del país moneda colombiana
5
15
X
X
X
181
Expediente de compra, venta, transferencia. no autorizada
divisas
5
15
X
X
X
182
Expediente de celebración indebida. contratos moneda
extranjera.
5
15
X
X
X
183
Expediente de no presentación declaración cambios
5
15
X
X
X
184
Expediente de presentación incorrecta declaración cambios
5
15
X
X
X
185
Expediente de no presentación. o pres incorrecta declaración
de aduanas ingreso o egreso de dinero al país
5
15
X
X
X
362
Expediente por presunción leyes 383de 97 y 488 de 98
5
15
X
X
X
77
Expediente de Investigación Disciplinaria
2
10
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
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COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
29
SERIES DOCUMENTALES
Expedientes tributarios
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
5
15
X
X
X
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
78
Expediente de auditoría
272
Expediente de autorizaciones
Solicitud , Registro de cámara de Comercio, Acta de entrega
expediente, inventario de bienes
5
15
X
X
X
79
Expediente de cobro tributario
5
15
X
X
X
285
Expediente de devoluciones y/o compensaciones
5
15
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
80
Expediente de facturación
5
15
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
346
Expediente de impuesto al patrimonio
Auto de apertura
Auto de archivo
Auto de avalúo
Auto de cancelación y desembargo
Auto de embrago
Auto de remate
Auto de trámite
Aviso de citación para notificación
Certificado Cámara de Comercio
Comunicados a otras entidades sobre embargos
Constancia interposición de recursos
Excepciones - Resolución
Extractos de cuenta corriente
Hoja de ruta
Investigación de bienes y rentas
Liquidación privada u oficial
Mandamiento de pago
Planilla múltiple de remisión
Planillas de reparto
Resolución de adelantar ejecución
Resolución de embargo / desembargo
Resolución de prescripción
Resolución facilidades de pago
Títulos ejecutivos
Acta de existencia de domicilio
Acta de inspección contable
Acta de sustanciación
Auto admisorio / inadmisorio
Auto de apertura
Auto de archivo
Auto de procedencia / improcedencia
Auto de traslado
Auto verificación y cruce
Certificado de deuda
Certificado Superintendencia Bancaria
Declaración objeto de solicitud
Estado cuenta corriente
Fallos
Formato de solicitud
Hoja de ruta
Pago al contribuyente
Póliza de cumplimiento
Presentación personal
Recursos
Registro único tributario
Requerimientos
Resolución devolución y/o compensación
Solicitud de devolución / compensación
Solicitud autorización facturación
Auto admisorio / inadmisorio
Corrección de oficio
Radicación solicitud
Recursos
Resolución autorización
Resolución que falla
Sentencias, conciliaciones
5
15
X
X
X
81
Expediente de renta
Auto de apertura, auto comisorio, cruces de información,
5
15
X
X
X
82
Expediente de retención en la fuente
requerimientos ordinarios, acta de visita, información exógena,
5
15
X
X
X
83
Expediente de sucesiones
certificado. de existencia y representación legal, copia de la
declaración
5
15
X
X
X
84
Expediente de timbre
tributaria correspondiente, estado de cta. cte., hoja de ruta, auto
de apertura y auto de archivo
5
15
X
X
X
85
Expediente de ventas
inspección tributaria, declaraciones juramentadas, pliegos de
cargos,
5
15
X
X
X
86
Expediente por calificaciones
emplazamientos, corrección de la declaración, recibos de pago,
5
15
X
X
X
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
X
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
30
Factura de venta de mercancías
115
31
Facturas consulares
Fallos
32
Fondos de pensiones
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
CT
E
M
S
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
87
Expediente por recursos
resoluciones: de reconsideración, de apelación, sanción,
recursos, auto de archivo o de cierre
5
15
X
X
X
88
Expediente de liquidación
5
15
X
X
X
89
Expediente de revocatoria
Acta de visita
Auto de apertura
Certificado existencia y representación legal
Copia de la declaración a corregir
Estado cuenta corriente
Hoja de ruta
Hoja de trabajo
Liquidación de aforo
Liquidación de revisión
Liquidación oficial
Recurso reposición
Requerimientos
Resolución aceptando o negando
Resolución revocatoria
Resolución sanción
Respuestas contribuyente
RUT
Solicitud del contribuyente
Auto de trámite suspensión de términos
Fallo Consejo de Estado
Resolución de fallo de revocatoria
5
15
X
X
X
321
Expediente de seguridad democrática
5
15
X
X
X
348
Expediente inversión en bonos de seguridad para la paz
5
15
X
X
X
361
Expedientes de solicitudes especiales
5
15
X
X
X
324
Expedientes reclasificación e inscripción de oficio
5
15
X
X
X
2
18
X
2
5
10
2
18
5
10
3
X
Inventario, acta de avalúo, resolución, contrato en dación de
pago, factura
327
326
Fallos de contenido particular
Fallos de inconstitucionalidad o simple nulidad
Certificados bonos pensionales
X
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Termina su valor probatorio
X
X
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
X
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
Original fondo pensiones, copia historia laboral
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
33
SERIES DOCUMENTALES
Formas y formularios
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
CT
E
M
S
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
90
Formas administrativas
3
2
X
X
X
91
Formas técnicas
3
2
X
X
X
92
Formularios de aduanas
2
24
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Formulario Movimiento de M/SS Ingreso y Salida
137
Historias Clínicas Ocupacionales
34
Historia laboral
93
Formularios de impuestos
2
13
X
94
412
Cartillas de instrucciones
Funcionarios
3
10
0
20
X
413
77
Inconformidades tributarias aduaneras cambiarias y de servicio
124
Información exógena
Supernumerarios
95
Funcionarios
96
Supernumerarios
Acta de posesión
Afiliación a salud y pensión
Antecedentes disciplinarios Procuraduría
Certificados de estudio fuera y dentro de la DIAN
Cesantías
Declaración de bienes y rentas
Desvinculación y documentos afines
Experiencia laboral fuera de la DIAN
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia libreta militar
Hoja de vida única
Informe de evaluación del desempeño
Licencias y permisos concedidos, resoluciones
Resolución de ascenso
Resolución de nombramiento
Resolución de ubicación
Vacaciones: resoluciones de disfrute y afines
Acta de posesión
Afiliación a salud y pensión
Antecedentes disciplinarios Procuraduría
Certificados de estudio fuera y dentro de la DIAN
Cesantías
Declaración de bienes y rentas
Desvinculación y documentos afines
Experiencia laboral fuera de la DIAN
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia libreta militar
Hoja de vida única
Informe de evaluación del desempeño
Licencias y permisos concedidos, resoluciones
Resolución de ascenso
Resolución de nombramiento
Resolución de ubicación
Vacaciones: resoluciones de disfrute y afines
Hoja ruta del caso, formulario de radicación, solicitud
contribuyente, oficio de acuse de recibo, documentos de
trámite, proyecto de análisis.
Formato entrega información exógena
10
20
2
70
X
X
X
X
2
70
X
X
X
2
4
1m
1
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Impresos en la biblioteca
Se conserva 20 apños una vez retirado el funcionario art. 16
Resolución 2346 de 2007.
Se conserva 20 apños una vez retirado el supernumerario
art. 16 Resolución 2346 de 2007.
La historia laboral permanecerá en archivo de gestión
mientras el funcionario se encuentre activo.
La historia laboral permanecerá en archivo de gestión
mientras el supernumerario se encuentre activo.
Termina el valor probatorio
X
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COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
35
SERIES DOCUMENTALES
CÓDIGO
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
2
2
3
3
X
X
X
X
Original en la entidad de destino
2
3
X
X
Se consolida en otra dependencia
5
2
2
2
5
2
2
2
0
3
3
0
1
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
2
2
2
2
2
2
2
5
5
8
8
8
8
8
0
3
8
15
5
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
5
5
X
X
Original en el expediente
2
2
2
3
3
5
X
X
X
X
X
X
Termina su valor probatorio
Se consolida en el contrato
Termina su valor probatorio
6m
5
2
9m
15
8
X
X
X
X
Termina su valor probatorio
X
2
8
X
X
2
2
2
2
2
0
18
8
3
0
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
2
2
2
2
2
2
2
2
3
2
18
18
18
18
18
18
18
18
5
3
0
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
5
2
2
10
0
0
8
8
10
X
X
X
X
5
10
0
10
X
X
2
2
5
5
0
15
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
Informes
97
410
36
Ingresos y Egresos de Almacén
37
83
38
Instrucciones
Interpretaciones Doctrinales
Inventarios
39
SUBSERIES DOCUMENTALES
SOPORTE
Investigaciones
98
Informe a otras entidades del Estado
Informe de adjudicación de bienes a favor de la Nación
(concepto técnico)
Informe de auditoría
395
99
100
108
101
105
102
Informe de auditorias externas
Informe de avance de proyectos
Informe de comisión
Informe de control de bodegaje
Informe de diseño de sistemas
Informe de ejecución de capacitación
Informe de ejecución presupuestal
258
103
104
261
106
107
114
354
508
113
Informe de gestión
Informe de gestión aduanera
Informe de gestión anual
Informe de gestión cambiaria
Informe de gestión tributaria
Informe de mantenimiento de equipos
Informe de movimiento de mercancías
Informe de operaciones sospechosas
Informe de perfiles de riesgos
Informe de recaudo
365
Informe de resultados de laboratorio
336
289
386
364
509
110
Informe de seguimiento al plan de mejoramiento
Informe de seguimiento de contratos
Informe de seguimiento de situación jurídica mercancías
aprehendidas
Informe de seguridad
Informe de selectividad
Informe de supervisión y control
111
Informe de visita de supervisión y control
383
112
198
109
418
427
428
429
430
431
432
433
Informe evaluación técnica en procesos contractuales
Informe financiero
Informe nacional de control interno
Informe Procesos Contencioso Administrativo
Informe sobre combustibles líquidos derivados del petróleo en
zonas de frontera
Ingresos
Egresos
Remesas
Traslados
Reintegros
Traspasos
Baja de bienes
329
Inventario de Bodega de Servicio
196
Inventario de devolutivos
115
116
117
118
119
Inventario de documentos de gestión
Inventario de equipo de cómputo (Hardware)
Inventario de expedientes
Inventario de formas, formatos y formularios
Inventario de inmuebles
138
120
121
Inventario de precintos Y/O Estampillas
Inventario de software
Inventario de vehículos
Licencia corporativa
123
122
124
Inventario general de bienes
Inventario mercancías
Investigaciones aduaneras
abandonadas a favor de la nación
125
Investigaciones cambiarias
5
260
Investigaciones incremento patrimonial injustificado
257
Investigaciones tecnológicas
Auto comisorio, informe final, informe previo, validación del
informe
Formatos, servicios personales, gastos generales, situación
fondos, traslados presupuestales
Oficios consulta, muestras, infrarrojos, información técnica,
declaración importación, acta de inspección, registro
importación, factura comercial.
cintas de video, Cd, grabaciones
Informes plan de mejoramiento, documentación soporte
hallazgos
Legalización de Inventarios, Constancia de recibo de bienes,
consecutivo de salida de bienes, Consecutivo de traslado de
bienes y remesas, Consolidado de inventarios, intangibles
Estudios técnicos, pilotos
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
15
X
X
X
5
15
X
X
X
5
15
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Se incorpora al proyecto correspondiente
Termina su valor probatorio
Se consolida en otra dependencia
Se incorpora al proyecto de sistemas
Se consolida en otra dependencia
Selección para el archivo histórico de un informe por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Se consolida en otra dependencia
Se consolida en otra dependencia
Se consolida en otra dependencia
Se consolida en otra dependencia
Se consolida en otra dependencia
Se incluye en el contrato
Se consolida en otra dependencia
Selección para el archivo histórico de un informe por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
Se consolida en otra dependencia
Original en el contrato respectivo
Termina valor probatorio
Termina su valor probatorio
Se plasma en el
Se plasma en el
Se plasma en el
Se plasma en el
Se plasma en el
Se plasma en el
Se plasma en el
inventario general
inventario general
inventario general
inventario general
inventario general
inventario general
inventario general
El inventario se lleva en el consolidado del grupo de
inventarios
X
X
X
X
X
Se plasma en la planilla de transferencia
Se incorpora en el inventario de devolutivos
Termina su valor probatorio
Planeación conserva los originales
Selección para el archivo histórico de un inventario por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Se incorpora en el inventario de devolutivos
Selección para el archivo histórico de un inventario por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Se incorpora en el expediente
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
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COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
96
SERIES DOCUMENTALES
Libranzas
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
126
Investigaciones tributarias
325
Investigaciones disciplinarias
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Preliminares (acta comité técnico y antecedentes)
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
5
15
X
5
2
2
18
X
X
CT
E
M
S
X
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Selección para el archivo histórico de un expediente por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Termina valor probatorio
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COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
40
Libros contables
41
Libros presupuestales
42
70
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
127
128
129
130
131
132
133
134
Libros Auxiliares
Libro de Diario
Libro de Inventarios
Libro Mayor y balances
Libro Control reservas de apropiación
Libro Gastos de personal
Libro de Inversiones
Libro Control de reserva de caja - cuentas por cobrar
135
136
137
Libro de Gastos generales
Libro de Reserva de caja
Libro de Transferencias
Licitaciones y concursos públicos
Manejos de Fondos DAI
Manuales
123
Mecanismo digital
43
136
Memorandos
Muestras de laboratorio
Notas contables y obligaciones
Libro radicador
Radicador control de cheques
Radicador control de operaciones de tránsito autorizadasmanuales
Radicador de actas de posesión
Radicador de actos administrativos
Radicador de actos administrativos ejecutoriados
Radicador de actos para notificar y notificados
Radicador de autorizaciones manuales (CESA) Guía, manifiesto
de carga, declaración inicial (corrección, modificación,
legalización) Rut, certificado, formato de corrección del grupo de
importaciones, mensajes del sistema
Radicador de autos de reimputación
Radicador de bancos
Radicador de contratos
Radicador de control de levante de mercancías
Radicador de correspondencia
Radicador de correspondencia interna grupo carga
Radicador de declaraciones autenticadas
Radicador de denuncias a terceros
Radicador de derechos de petición
Radicador de embargos
Radicador de entradas al almacén
Radicador de entrega de actas y autos de inspección
Radicador de especies venales
Radicador de expedientes
Radicador de giros y consignaciones
Radicador de kárdex
Radicador de mensajería
Radicador de Nómina
Radicador de pólizas
Radicador de Precintos
Radicador de preliminares
Radicador de presentación de vacaciones
Radicador de recursos
Radicador de registro de documentos manifestados
Radicador de registro de inmuebles
Radicador de registro de planillas de traslado de mercancías a de
Radicador de terminación de tránsitos
Radicador de títulos judiciales
Radicador efectivo caja menor
Pliegos, Evaluación técnica, Concepto técnico, Propuestas u
ofertas
Libros radicadores
89
131
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
2
2
2
2
2
2
2
2
18
18
18
18
18
18
18
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
2
2
2
2
2
2
18
18
18
8
8
8
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
2
2
2
2
8
8
8
8
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
2
4
4
1
8
0
0
2
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CT
E
M
S
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
X
X
X
X
Traslado a la biblioteca
Traslado a la biblioteca
392
393
408
Manual de gestión
Manual de procedimientos
Mecanismo digital MUISCA 10036
409
Envíos en medios magnéticos MUISCA 1006
397
Grupo 1
1
2
2
2
8
0
398
Grupo 2
1
0
X
X
399
Grupo 3
5
0
X
X
417
Multas disciplinarias
2
2
8
18
X
X
2
2
1
18
X
X
X
X
X
Termina su valor comercial
X
X
Son emitidas por la alta dirección , a nivel regional y local no
existen
Fotocopia cédula, cámara de comercio, registro de constitución
y gerencia, copia del Rut
140
44
Multas
Nómina
94
111
Obligaciones Tributarias
Operaciones Financieras
45
Órdenes Administrativas
2
18
116
98
Orden de embarque
Ordenes de gasto
46
Órdenes de pago
2
2
2
2
2
2
8
0
8
0
0
18
Libranzas, Incapacidades descontadas, autoliquidaciones, AFP,
EPS,
Sentencias, compensaciones,
Solicitudes enviadas a las diferentes entidades financieras
con sus respuestas
349
350
351
352
Transporte
Dación de pago
Vehículos
Obra Pública
x
x
X
X
X
Termina su valor probatorio
Dependiendo la caracterización se procederá a
eliminar
Dependiendo la caracterización se procederá a
eliminar
Dependiendo la caracterización se procederá a
eliminar
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Forma parte del expediente que genera el pago
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COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
47
SERIES DOCUMENTALES
Organismos Internacionales
129
Pagos Impuestos
48
Planes y programas
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
2
2
2
2
2
2
3
3
3
3
3
3
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Se incorpora en los planes y proyectos respectivos
Se incorpora en los planes y proyectos respectivos
Se incorpora en los planes y proyectos respectivos
Se incorpora en los planes y proyectos respectivos
Se incorpora en los planes y proyectos respectivos
Se incorpora en los planes y proyectos respectivos
X
Se incorpora en los planes y proyectos respectivos
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
CT
E
M
S
141
142
143
144
264
282
CIAT
OMA
CCA
OMC
GATT
Comunidad Andina
283
388
389
390
145
ALADI
Ica
Iva
Retefuente
Plan de capacitación
2
2
2
2
2
3
10
10
10
3
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
262
Plan de choque contra la evasión
5
5
X
X
X
146
147
197
353
148
199
149
Plan de compras
Plan de contingencia
Plan de desarrollo
Plan de desembolsos
Plan de seguridad y vigilancia
Plan de seguros
Plan de supervisión y control
Plan de verificación de estudios académicos
Plan estratégico
363
150
151
266
305
200
356
Plan maestro centros de atención tributaria aduanera
Plan operativo
Programa anual de caja
Programa centros de atención al usuario
Programa de capacitación
Programa de cobro masivo
Programa de control extensivo
5
5
5
8
5
5
5
5
5
5
5
3
3
3
3
8
X
X
X
X
330
335
2
5
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
152
309
153
154
Programa de cultura tributaria
Programa de docencia
Programa de especialización tributaria y aduanera
Programa de fiscalización aduanera
2
2
5
5
3
5
3
5
X
X
X
X
X
X
X
X
X
267
Programa de fiscalización cambiaria
5
5
X
X
X
155
Programa de fiscalización tributaria
5
5
X
X
X
355
Programa de fiscalización y control de lavado de activos
2
8
X
X
311
411
Programa de formación técnica especializada
Programas de Gestión Masiva
2
1
5
2
X
X
X
X
X
306
308
255
Programa de inducción
Programa de investigación
Programa de promoción e incentivos al desempeño
2
2
2
5
5
3
X
X
X
X
X
156
157
158
159
201
307
312
160
Programa de pruebas de conocimientos
Programa de pruebas psicotécnicas
Programa de reacción inmediata - REI
Programa de recreación y deporte
Programa de registro unificado RUT
Programa de reinducción
Programa de riesgos profesionales
Programa de salud ocupacional
2
2
2
2
2
2
3
3
0
3
3
1
8
5
10
10
X
X
X
X
161
310
Programa de salud total
Programa de servicios educativos
2
2
2
5
Documentos sistema armonizado o comité origen
Comunicación firmas autorizadas de comunidad andina, arancel
variable
Diagrama de pasada para la toma de Backup
Inscripción de oficio, auto de apertura, requerimiento, resolución
Renta y Complementarios, Retención en la Fuente, Patrimonio,
Ventas – IVA, Jornadas de Facturación, Cambio de Régimen
Simplificado a Común
Historias clínicas ocupacionales, diagnósticos y estudios
médicos deportivos, estudios de salud ocupacional (puestos de
trabajo, ergonomía), conceptos, asesorías, requerimientos
entidades oficiales presupuesto
Eps
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Original en la serie respectiva
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Se consolida en otra dependencia
Por pérdida de vigencia
Se consolida en otra dependencia
Se consolida en otra dependencia
Se consolida en el área respectiva
Se consolida en el área respectiva
Termina valor probatorio
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Se consolida en el área respectiva
Se consolida en otra dependencia, en las subdirecciones se
deja Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Se consolida en otra dependencia, en las subdirecciones se
deja Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Se consolida en otra dependencia, en las subdirecciones se
deja Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Termina valor probatorio
X
Termina valor probatorio
Termina valor probatorio
Se consolida en otra dependencia
X
X
X
X
X
X
X
X
Para cada concurso hay una prueba especifica
Existe una prueba especifica para cada concurso
Las personas operativas del área las incorporan
Termina valor probatorio
Se incorpora en el Plan Operativo de la oficina
Termina valor probatorio
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COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
49
SERIES DOCUMENTALES
CÓDIGO
ARCHIVO
CENTRAL
Planilla
Planilla de guías correo Post Express
Planilla de asistencia
Planilla de cerrajería
Planilla de compensatorios
Planilla de consultorio médico
Planilla de control de llamadas
Planilla de correo de entrega especial
Planilla de correo devuelto
Planilla de correspondencia
Planilla de documentos por entregar
2
2
2
1
2
2
2
2
2
2
2
5
8
5
0
5
8
3
8
8
8
8
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Planilla de mantenimiento de equipos
Planilla de mantenimiento de vehículos
Planilla de notificación de actos administrativos y
correspondencia
Planilla de recepción de declaraciones
Planilla de reparto
Planilla de servicio
2
3
2
8
3
8
X
X
X
X
X
X
2
5
2
3
2
5
2
2
2
8
5
0
3
2
0
8
8
8
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
2
2
2
2
2
2
2
2
3
2
6
8
8
3
5
8
0
12
8
5
3
8
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
6
0
18
X
X
X
X
X
2
5
8
15
1
35
X
X
X
X
X
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Planilla de solicitud servicio de transporte
Planilla de tanqueo
Planilla de transferencias al archivo
Planilla de viáticos
Planilla de Reconocimiento pago de transporte
Planilla de Remisión de documentos para archivo en la
Historia Laboral
Planilla formato envío documentos tributarios
Planilla formato único de inventario documental
Planilla formatos de envío y listados de recepción en bancos
Planilla horas extras
Planilla múltiple de remisión de correspondencia
Planilla orden de trabajo
Planilla programación turnos de trabajo
Planilla salida de elementos de almacén
Planilla remisión entidades autorizadas para recaudar
Planilla solicitud autorización para uso de vehículos
Planilla traslado de mercancías
50
100
51
Pólizas
Preliminares
Procesos
68
110
Programas de computador
Pronunciamientos técnicos
52
Proyectos administrativos y financieros
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
SUBSERIES DOCUMENTALES
Planillas
SOPORTE
CT
E
M
S
X
162
Póliza de garantía única
163
164
Póliza de manejo
Póliza de seguros
165
Procesos administrativos (Labor. Contractual.
responsabilidad. civil)
331
Procesos Judicializados
167
Procesos aduaneros
2
5
269
Procesos cambiarios
5
15
X
X
X
378
166
Sumarios Penales Aduaneros
Procesos tributarios
5
5
15
15
X
X
X
X
X
Arancel
Origen
Valor
Análisis físico químicos
Banco Nacional de Proyectos
Captura de Actos Administrativos
GTZ
ISO
0
3
3
3
3
3
0
5
3
0
0
0
5
5
15
3
15
0
15
X
357
358
359
360
168
169
170
171
15
15
15
15
15
15
X
X
X
X
X
X
Patrimoniales, reales, de vida
Programas fuente, licencias
334
MAFP
172
203
204
205
256
206
207
208
209
Manual de funciones
Manual de procedimientos
Moisés
Nómina y Personal
Notificar
Planeación estratégica
Presupuesto
Publicaciones electrónicas
Sistema de Información Académica
2
3
3
3
3
2
5
5
2
5
5
5
5
5
5
2
5
5
5
210
211
212
273
274
275
Sistema de Información Documental
Sistema Jurídico Documental
Vigía
ADA
Sistema de Correspondencia - COR
Sistema de Inventarios y Almacén
5
5
5
5
5
5
9000-9001
X
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina el valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
X
X
En la dependencia que tiene reparto de correo, para las
demás 2-0
Termina su valor probatorio
X
X
X
X
Termina su valor probatorio
Termina el valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina el valor probatorio
Original en el archivo central
Termina su valor probatorio
Homologado Dian 91.007.2004
X
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
Termina su valor probatorio
X
Termina el valor probatorio
Termina su valor probatorio
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Termina el valor probatorio
X
X
PROCEDIMIENTO
X
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Original en el proceso o expediente
Original en el proceso o expediente
Original en el proceso o expediente
Original en el proceso o expediente
Forma parte del Plan de desarrollo
Forma parte del Plan de desarrollo
Sistema de información
Se incorpora al sistema automático de nomina
Se incorpora al plan de desarrollo
Selección para el archivo histórico de un proyecto por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
CÓDIGO
287
288
400
401
402
403
404
405
406
407
313
SUBSERIES DOCUMENTALES
Vigilante
Proveeduría integral
MAFP II
Edificio Inteligente Seccionales Bogotá
Antievasión
OSI
Laboratorio
Fortalecimiento Institucional
Plan Maestro de Inmuebles
Gestión Documental
Modernización de archivos
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
2
15
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3
CT
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
M
S
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Termina su valor probatorio
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COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
63
SERIES DOCUMENTALES
Proyectos aduaneros
64
Proyectos estadísticos
65
Proyectos de informática
66
53
Proyectos tributarios
Publicaciones
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
CT
E
M
S
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
213
214
215
Proyecto Ancora
CON
Gestor aduanero
5
5
5
0
0
5
X
X
216
217
218
219
229
422
5
5
5
5
5
5
0
0
0
0
0
0
X
X
X
X
X
X
220
221
222
MAFP
Nomenclatura arancelaria
Proyecto Arancel de aduanas
RILO
SIDUNEA 2.6
Proyecto Inspección de mercancias con mecanismos no
intrusivos
Sistema de Información Comercio Exterior
Sistema de Información en valor
Sistema de Información Siglo XXI
5
5
5
0
0
5
X
X
276
278
290
223
224
225
277
226
SIFARO
CERCO
MAR
Comex Siglo XXI
Proyecto Bodega de datos
Proyecto cálculo índice de consignación
SIEX
Internet
5
5
5
5
5
5
5
5
0
0
0
0
0
0
0
2
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
227
Intranet
5
2
X
X
228
233
230
231
232
234
Proyecto Cableado estructurado
Página Web
Sistema de Información Comercio Exterior
Sistema Información Exógena, SIEF
Telecomunicaciones - Telecom
Consolidación de Contabilidad Tributaria y Aduanera
5
5
5
5
5
5
10
10
10
10
10
3
235
236
237
238
239
240
241
263
242
243
244
245
246
247
271
279
291
186
187
188
Cuenta Corriente Contribuyentes
Cuenta Corriente y Devoluciones
Declaración electrónica
Devoluciones y Compensaciones
Facturación - SAF
Gestor tributario
Implantación SIIF
Impuesto sobre transacciones financieras
Información exógena
MAFP
Obligaciones Formales
Pago Electrónico de impuestos
Régimen de sanciones
SIPAC
SICAT
RIS
SISCOBRA
Libros
Revistas
Boletines
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
2
2
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
0
0
8
189
190
Manuales
Materiales educativos
2
2
0
0
Solicitud de publicación, Solicitud de usuarios, Solicitud paso a
producción
Planilla de control de ingreso a centro de computo, Planilla de
comportamiento de red, planillas controladoras del medio
ambiente
Planilla de control de sistema, Estadísticas DECO
Códex, Diafan, Atributos
De comercio Exterior, Informativos, bibliográfico, Ministerio de
Hacienda Capitulo Dian
De cambios, de instrucciones
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Sistema de información
Selección para el archivo histórico de un proyecto por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Sistema de información
Sistema de información
Sistema de información
Sistema de información
Sistema de información
Sistema de información
Sistema de información
Sistema de información
Selección para el archivo histórico de un proyecto por cada
serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se dejara
un formato del anterior y uno del nuevo
Forma parte de inventarios
Forma parte de inventarios
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Hacen parte del material bibliográfico de la biblioteca
Hacen parte del material bibliográfico de la biblioteca
Aplica únicamente para el boletín del Ministerio de Hacienda
capítulo Dian, los demás hacen parte del material
bibliográfico de la Biblioteca
Hacen parte del material bibliográfico de la biblioteca
Hacen parte del material bibliográfico de la biblioteca
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COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
90
Quejas
54
55
Recibos de caja
Recibos de pago
145
79
Reclamación de Siniestros
Reclamaciones tributarias aduaneras cambiarias y de servicio
127
Recomendaciones de seguridad Bienes-personas
80
72
56
Recomendaciones y pronunciamientos de la Defensoría
Registro Único Aduanero - RUA
Registro Único Tributario - RUT
57
126
75
58
Relación mensual de contratos
Representante de empleados
Requerimientos
Resoluciones de carácter general
59
Resoluciones de carácter particular
60
Servicios públicos (Administración)
91
Sindicatos
118
Sistema de Gestión de Calidad
CÓDIGO
SUBSERIES DOCUMENTALES
332
333
Quejas Disciplinarias
Quejas Operacionales
191
192
193
194
195
425
Recibo de pago de renta
Recibo de pago de ventas
Recibo de pago de retención en la fuente
Recibo de pago de timbre
Recibo de pago de tributos aduaneros
Recibo oficial de pago Derechos de Explotación y Gastos de
Administración de Juegos de Suerte y Azar
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Hoja de ruta, formulario de radicación, solicitud escrita del
contribuyente, oficio acuse, documentación soporte y trámite,
recomendaciones dirección o dependencia correspondiente.
Informe final
384
Inscripción y/o Actualización
280
Resoluciones generales internas
281
Resoluciones generales externas
Poder debidamente otorgado cuando se actúe a través de
apoderado, documento con autenticación de firma del
interesado o quién ejerza la representación legal, documento
que acredite la constitución de la sociedad y/o representación
legal con información vigente cuando se trate de personas
jurídicas o documento de creación en caso de entidades
públicas, los demás documentos que hayan servido de soporte
a las decisiones tomadas durante el proceso de inscripción,
actualización y cancelación del registro
Carrera y personal
Por omisos, por inconsistencias
Asignación de funciones
Comisión
Compensatorios
Delegación
Estructura orgánica
Licencias
Permisos
Ubicación
Reconocimiento gastos generales
Vacaciones
De acuerdo con la circular 0274 del 30 de octubre de 2000 de
Planeación
diagnostico y estudio del sistema de gestión de calidad y control
interno, asuntos internacionales, evaluación
506
507
Mapas de riesgos
Metodologías mapas de riesgos
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
2
2
2
2
2
2
2
2
2
9
3
18
18
18
18
18
18
18
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
x
x
x
x
x
x
6
2
18
7
X
X
X
X
5
5
X
X
X
2
5
1mes
4
15
20
X
X
X
X
X
X
X
2
2
2
2
1
5
18
0
2
0
X
2
0
X
X
2
2
5
3
3
3
X
X
X
X
X
X
5
5
15
15
X
X
CT
E
X
X
M
X
X
X
X
X
X
X
S
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
X
X
Termina la obligación comercial
Termina la obligación comercial
Termina la obligación comercial
Termina la obligación comercial
Termina la obligación comercial
Termina su valor comercial
Termina su valor comercial
Termina valor probatorio
Se conservan los contratos
X
2 años se aplican para la copia, el consecutivo se conserva
en documentación 2 años AG y 18 años AC y es
conservación total
2 años se aplican para la copia, el consecutivo se conserva
en documentación 2 años AG y 18 años AC y es
conservación total
2 años se aplican para la copia, el consecutivo se conserva
en documentación 2 años AG y 18 años AC y es
conservación total
Cumplimiento de términos comerciales
X
X
X
Termina valor probatorio
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL DE REGISTROS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS REVISADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
69
106
SERIES DOCUMENTALES
Sistemas de información
Sistemas especiales de importación y exportación
139
121
Solicitudes de donación
Solicitudes de numeración de facturación
78
Sugerencias tributarias aduaneras cambiarias y de servicio
61
62
Tabla de Retención Documental
Títulos judiciales
93
108
CÓDIGO
292
SUBSERIES DOCUMENTALES
Soporte a aplicativos
323
Sistema Información Cambiaria SISCAM
366
BR bienes de capital
367
BK bienes de capital
368
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Manuales, instructivos,
Sistema de información de laboratorio, en valor, en arancel,
PYMES,
productos químicos, usuarios aduaneros, SIAS, drogas y
estupefacientes,
infractores régimen aduanero, infractores régimen cambiario
contabilidad, validación, control entidades recaudadoras, bienes
hurtados.
Consultas y respuesta usuarios, novedades, solicitudes y
respuestas de
prórrogas, formatos de entrega, manuales de prevalidador.
Aprobación o autorización del programa, pólizas o garantías,
modificaciones del programa, cambio de razón social,
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
4
3
CT
E
M
S
SOPORTE
VIRT
UAL
FISI O
CO MAG
NETI
CO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
4
3
X
5
15
X
X
X
X
actualización de datos generales, aumento o disminución de
5
15
X
X
X
X
BS bienes de servicio
cupos, aprobación cuadros insumo de productos, solicitudes,
5
15
X
X
X
X
369
MP materias primas
informe de visitas, aprobación estudios de demostración.
5
15
X
X
X
X
370
MX materias primas
5
15
X
X
X
X
371
MQ maquila
5
15
X
X
X
X
372
RR repuestos
5
15
X
X
X
X
2
2
18
0
X
X
Solicitud contribuyente, Cámara de Comercio, copia Rut,
fotocopia cédula, copia resolución de numeración de
facturación.
Hoja de ruta, formulario radicación, propuesta contribuyente,
oficio de acuse, proyecto análisis de la sugerencia
X
X
2
4
2
5
18
10
Tutelas
2
8
X
X
X
Zonas Francas
5
15
X
X
X
Pólizas
Cheques
Títulos
Pagarés
X
X
X
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Termina su valor probatorio, el consecutivo de resoluciones
se conforma en la División de Documentación o quien haga
sus veces a nivel nacional
Termina el valor probatorio
Termina la obligación comercial
X
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo
Selección para el archivo histórico de un documento por
cada serie o subserie, pero si hubo cambio de formato, se
dejara un formato del anterior y uno del nuevo