PR-03-05-03 Procedimiento de Adjudicación Directa con tres

Secretaría de Finanzas y Administración
Dirección General de Administración y Abastecimientos
Dirección de Adquisiciones
Clave: PR-03-05-03
Fecha de emisión:30/05/2014
Versión N°. 0
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Procedimiento de Adjudicación
Directa con tres cotizaciones
(requisición manual)
(Cuadro Comparativo – de 101 hasta 850
S.M.G.V.)
Elaboró
Revisó
M.A. Natalia Citlali Huizar
Corona
C.P. Susana Valle Palacios
Jefa de Compras y Licitaciones
Aprobó
C.P. Susana Valle Palacios
Director(a) General de
Administración y Abastecimientos.
Encargada(o) de la Dirección de
Adquisiciones
Secretaría de Finanzas y Administración
Dirección de Adquisiciones
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA CON TRES
COTIZACIONES
Clave: PR-03-05-03
Emisión: 30/05/14
Versión: 0
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1. OBJETIVO
Determinar puntualmente los pasos a seguir para la realización de una compra de tipo
“Adjudicación Directa con tres cotizaciones”, comprendida en un monto de actuación de 101
hasta 850 salarios mínimos general vigente en el Estado de Colima.
2. ALCANCE
Desde la identificación del requerimiento hasta la integración del expediente de compra, con
Recurso Estatal.
Aplica para las siguientes Dependencias del Poder Ejecutivo, con fundamento en el artículo
19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima:
1. Secretaría General de Gobierno
2. Secretaría de Finanzas y Administración
3. Secretaría de Desarrollo Social
4. Secretaría de Desarrollo Urbano (solo en Adjudicaciones Directas)
5. Secretaría de Desarrollo Rural
6. Secretaría de Educación (solo Dirección de Educación Pública)
7. Secretaría de Planeación
8. Secretaría de Fomento Económico
9. Secretaría de Cultura
10. Secretaría de Turismo
11. Secretaría de Seguridad Pública
12. Secretaría de la Juventud
13. Secretaría del Trabajo y Previsión Social
14. Procuraduría General de Justicia del Estado
3. POLÍTICAS
3.1 Este procedimiento se realiza de manera manual, mediante formato pre-impreso
foliado, proporcionado por la Dirección de Adquisiciones.
3.2 Este procedimiento se registra, una vez adjudicado, en el Sistema de Adquisiciones en
la opción “Cuadro Comparativo”.
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PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA CON TRES
COTIZACIONES
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3.3 No se solicitarán marcas, la descripción del bien o servicio deberá ser especificado
para cubrir las características solicitadas.
3.4 El proveedor seleccionado en el procedimiento de compra, deberá estar registrado en
el Padrón de Proveedores, de lo contrario, la Dependencia gestionará el registro por
medio del Sistema de Adquisiciones, en la opción “Proponer Proveedor”, o bien,
canalizarlo
para
que
se
registre
en
línea
en
la
página
web
www.proveedores.col.gob.mx, o directamente, en la Dirección de Adquisiciones
mediante el llenado del formato Solicitud de alta proveedores FO-03-05-03.
3.5 Se integrará un expediente de compra, el cual contendrá los formatos siguientes:
1)
Requisición de compra manual.
2)
Orden de Compra manual.
3)
Copia de Cuadro Comparativo firmado por el Comité de Adquisiciones.
4)
Orden de Compra del Sistema de Adquisiciones con firma y sello de revisado
de Contraloría y recibido de Egresos.
5)
Copia de la representación impresa de la factura electrónica en formato PDF;
en caso de ser inventariable, deberá contar con sello y firma de Bienes
Patrimoniales.
4. MARCO NORMATIVO
4.1 Ley de Adquisiciones, Servicios y Arrendamientos del Sector Público en el Estado de
Colima.
4.2 Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Colima, para el
Ejercicio Fiscal vigente
4.3 Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Colima.
4.4 Reglas de Racionalización, Austeridad y Disciplina del Gasto Público Estatal para el
ejercicio vigente.
4.5 Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
4.6 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Colima.
4.7 Manual de Equidad de Género. Requisito 4.1 Sistema de Equidad de Género
4.8
Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 4.2 Requisitos de la
Documentación.
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COTIZACIONES
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5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES
ADQUISICIÓN: Proceso mediante el cual el Gobierno del Estado obtiene los bienes y/o
servicios necesarios para el desempeño de sus funciones públicas
REQUISICIÓN: Documento manual o electrónico elaborado para solicitar la adquisición
de bienes o contratación de servicios.
ORDEN DE COMPRA: Documento electrónico emitido por el Sistema de Adquisiciones,
el cual contiene el concepto presupuestal de la compra.
ADJUDICACIÓN DIRECTA CON TRES COTIZACIONES: Proceso de compra cuyo
monto de cada operación sea de 101 a 850 SMGV.
PADRÓN DE PROVEEDORES: Base de datos de empresas registradas para ofrecer sus
bienes y/o servicios a Gobierno del Estado.
DEPENDENCIAS: Oficinas de Gobierno del Estado de Colima.
SMGV: Salario mínimo general vigente.
6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA CON TRES
COTIZACIONES
Dependencia o
Unidad Compradora
Dirección de
Adquisiciones
Comité de
Adquisiciones
NO
Lineamiento
de
Adquisiciones
A
NO
Lineamiento de
adquisiciones
(apartado
gestión de
recursos).
A
Asesor Técnico
Inicio
1
Identifica
necesidad de
requerimiento
2
Analiza precios
¿Es > 100 y <
850 S.M.G.V.?
SI
3
Verifica suficiencia
presupuestal en la
partida
correspondiente
¿Cuenta con
suficiencia ?
SI
2
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Proveedor
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Dependencia o
Unidad Compradora
Dirección de
Adquisiciones
Comité de
Adquisiciones
Asesor Técnico
Proveedor
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Egresos
1
B
4
Elabora
requisición
manual.
¿Requisición
autorizada?
NO
A
SI
6
5
Solicita validar
suficiencia
presupuestal
Valida y firma si
existe suficiencia
presupuestal.
7
Entrega
requisición
¿Cumple con
los requisitos?
NO
SI
B
C
8
Asignación de
sesión ordinaria,
fecha y hora.
9
Selección de
proveedores a
participar.
SI
3
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PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA CON TRES
COTIZACIONES
Dependencia o
Unidad Compradora
Dirección de
Adquisiciones
Comité de
Adquisiciones
Asesor Técnico
Proveedor
2
SI
10
11
Elabora propuesta
económica.
Envío de
invitaciones.
12
Revisión técnica
de cotizaciones
D
¿3 propuestas
mínimo?
SI
NO
13
Elaboración de
Cuadro
Comparativo
14
Registro en
Resumen
Ejecutivo para
Presentación en
Comité
4
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C
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COTIZACIONES
Dependencia o
Unidad Compradora
Dirección de
Adquisiciones
Comité de Adquisiciones
Asesor Técnico
4
15
Revisa
procedimientos
D
NO
¿Autoriza
procedimientos?
SI
16
Elaboración de
orden de compra.
17
Notifica a
proveedor la
adjudicación
18
Solicita constancia
de no adeudos
fiscales en el
Estado
5
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Proveedor
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PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA CON TRES
COTIZACIONES
Dependencia o
Unidad Compradora
Dirección de
Adquisiciones
Comité de Adquisiciones
Asesor Técnico
Proveedor
4
19
Registra en Base
de Datos el
resultado
20
Elabora acta de
comité
22
21
Ingresa
procedimiento al
Sistema de
Adquisiciones.
Entrega copia de
expediente a la
Dependencia.
NO
¿La requisición
es autorizada?
SI
23
Entrega orden de
compra a
proveedor.
25
Registra recepción
de materiales
6
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24
Entrega bien o
realiza servicio y
factura
Egresos
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COTIZACIONES
Dependencia o Unidad
Compradora
Dirección de
Adquisiciones
Comité de
Adquisiciones
Asesor Técnico
Contraloría
Egresos
5
¿El bien es
inventariable?
SI
Ver LINEAMIENTO
DE
ADQUISICIONES
APARTADO
BIENES
INVENTARIABLES
NO
26
Presenta
documentos a
Contraloría
27
Sello y firma de
revisado de
Contraloría
28
Presenta
documentos a
Egresos
29
Sello y firma de
recibido de
Egresos.
30
Integra expediente
FIN
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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Secuencia de fases / Descripción de Actividades
Referencias
1. Identifica necesidad de requerimiento
Dependencia o Unidad
compradora
1.1 La dependencia identifica la necesidad de algún
requerimiento a partir de sus metas, programas o
proyectos.
2. Analiza precios
2.1 Determina el monto total de la compra.
Dependencia o Unidad
compradora
2.2 Verifica que el monto total quede comprendido
entre los 101 y 850 S.M.G.V.
2.3 ¿Excede 850 S.M.G.V.?
2.3.1
Sí: Revisa el LI-03-05-02 Lineamiento de
Adquisiciones.
2.3.2
No: continúa punto 3.
LI-03-05-02
Lineamientos de
Adquisiciones.
3. Verifica suficiencia presupuestal
Dependencia o Unidad
compradora
3.1 Consulta su presupuesto en Sistema de
Adquisiciones en la partida correspondiente y
verifica su control de registros de trámites de pago
fuera de sistema.
3.2 ¿Cuenta con suficiencia presupuestal?
3.2.1
Sí: continúa punto 4.
3.2.2
No: Revisa el LI-03-05-02 Lineamiento de
Adquisiciones, gestión de recursos.
4. Elabora requisición manual.
4.1 Elabora la requisición de manera manual.
Dependencia o Unidad
compradora
¿La
requisición
autógrafamente)?
es
autorizada
(firmada
Sí: Continúa paso 5.
No: Fin.
5. Solicita validar suficiencia presupuestal
Dependencia o Unidad
compradora
5.1. La dependencia deberá presentar su requisición
al área de Egresos, en la Dirección de
Presupuestos, para que se valide la suficiencia
presupuestal en la partida donde realizará el
cargo de la adquisición. La requisición manual
siempre deberá señalar la partida y el techo
financiero para dicha compra.
6. Validación de suficiencia presupuestal
Egresos
6.1. Egresos, a través de la Dirección de
Presupuestos, revisa la partida y el presupuesto
indicado para la compra, validando mediante su
firma
autógrafa
que
existe
suficiencia
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
LI-03-05-02
Lineamiento de
Adquisiciones.
Catálogo clasificador
por objeto del Gasto.
Sistema de
Adquisiciones.
LI-03-05-02
Lineamiento de
Adquisiciones.
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Dirección de Adquisiciones
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COTIZACIONES
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presupuestal para llevarla a cabo.
Dependencia o Unidad
compradora
7. Entrega requisición.
7.1 Se envía la requisición manual a la Dirección de
Adquisiciones.
LI-03-05-02
Lineamiento de
Adquisiciones.
¿Cumple con los requisitos?
Si: Continúa paso 6.
No: Continúa paso 4.
Dirección de
Adquisiciones
8. Asignación de sesión ordinaria, fecha y hora.
8.1 Se define el número de la sesión ordinaria en que
se presentará el procedimiento, definiendo
también la fecha y la hora de la sesión del Comité
de Adquisiciones.
9. Selección de Proveedores.
Dirección de
Adquisiciones
9.1 Se buscan y se seleccionan a los proveedores que
participarán en el procedimiento, considerando
mínimo los siguientes puntos:
9.1.1. Acredita personalidad jurídica.
9.1.2. Su objeto social corresponde al giro de los
artículos a adquirir o bienes a contratar.
10. 10. Elaboración y envío de Invitaciones
Dirección de
Adquisiciones
10.1.
Se elaboran las invitaciones para cada
uno de los proveedores y se envían por correo
electrónico, fax o se entregan físicamente.
Artículo 42 de la Ley
de Adquisiciones,
Servicios y
Arrendamientos del
Sector Público en el
Estado de Colima.
LI-03-05-02
Lineamiento de
Adquisiciones.
11. Elabora y envía propuesta económica.
Proveedor
11.1.
El proveedor elabora su cotización y la
envía a la Dirección de Adquisiciones a través de su
correo electrónico, fax o la presenta impresa en las
oficinas de la Dirección de Adquisiciones.
12. Revisión de las cotizaciones.
Dirección de
Adquisiciones
12.1.
La Dirección de Adquisiciones revisa las
requisiciones que van presentando, identificando
errores aritméticos u omisión de descripciones.
¿Han realizado mínimo 3 propuestas al término
definido?
Si: Continúa en el paso 11.
No: Continúa en el paso 6.
Dirección de
Adquisiciones
Dirección de
Adquisiciones
13. Elaboración de Cuadro Comparativo.
13.1.
Se elabora e
comparativo manual.
imprime
el
cuadro
14. Registro en Resumen Ejecutivo.
14.1 Se captura en una base de datos el número de
procedimiento, la dependencia, el concepto, los
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LI-03-05-02
Lineamiento de
Adquisiciones.
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COTIZACIONES
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proveedores invitados y sus propuestas económicas,
para presentación ante el Comité de Adquisiciones.
15. Revisión de procedimientos.
Comité de Adquisiciones
15.1.
Se presentan los expedientes de los
procedimientos ante el Comité, quien revisa, valida y
autoriza cada uno de ellos.
¿Autoriza procedimientos?
Sí: Continúa paso 14.
No: Continúa paso 10.
Dirección de
Adquisiciones
Dirección de
Adquisiciones
Dirección de
Adquisiciones
Dirección de
Adquisiciones
16. Elaboración de orden de compra.
16.1.
Se elabora e imprime la orden de compra
manual.
17. Notifica al proveedor ganador.
17.1.
Se le informa al proveedor que resulte
adjudicado.
18. Solicita Constancia de no adeudos fiscales.
18.1.
Se solicita y se integra constancia de no
adeudos fiscales.
19. Registra en Base de Datos el resultado del
comité.
19.1.
Se captura en la base de datos la
información de los proveedores ganadores.
20. Elabora acta de sesión de comité.
Dirección de
Adquisiciones
20.1.
Se elabora el acta de la sesión de comité
de adquisiciones, anexando la información de
los resultados generados en dicha sesión.
21. Entrega expediente a la Dependencia.
Dirección de
Adquisiciones
21.1.
Se entrega expediente del procedimiento
a la dependencia, con la finalidad de que
realicen su trámite de pago.
22. Ingresa el procedimiento
Adquisiciones.
Dependencia o Unidad
compradora
al
Sistema
de
22.1.
Registra en el Sistema de Adquisiciones
la compra realizada en la opción “Cuadro
Comparativo”
¿La requisición es autorizada?
Si: Continúa paso 21.
No: Continúa paso 20.
Dependencia o Unidad
compradora
Proveedor
23. Entrega orden de compra manual a proveedor.
23.1.
Se formaliza la compra entregando la
orden de compra manual al proveedor.
24. Entrega bien o realiza el servicio
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Artículo 37 BIS del
Código Fiscal del
Estado de Colima.
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COTIZACIONES
Clave: PR-03-05-03
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24.1.
Entrega el bien o realiza el servicio de
acuerdo a las especificaciones de la requisición,
así como la factura.
25. Registra recepción de materiales
Dependencia o Unidad
compradora
25.1.
Cuando la dependencia verifica que lo
entregado cumple con lo requerido, entonces se
registra en el Sistema de Adquisiciones, la
recepción de materiales e imprime la orden de
compra.
26. Presenta documentos a Contraloría
Dependencia o Unidad
compradora
26.1.
La dependencia presenta la orden de
compra, la requisición, copia del cuadro
comparativo y la factura para revisión por
Contraloría.
27. Sello y firma de revisado de Contraloría
27.1.
Contraloría revisa la documentación
presentada, si cumple con las leyes que le
aplican y los lineamientos establecidos, firma y
sella el acuse de la dependencia.
Contraloría
28. Presenta documentos a Egresos.
Dependencia o Unidad
compradora
28.1.
La dependencia presenta la orden de
compra firmada y sellada por Contraloría, la
requisición, copia del cuadro comparativo y la
factura en ventanilla del área de Egresos para el
proceso de pago a proveedor.
29. Sello y firma de revisado de Contraloría y sello y
firma de recibido de Egresos.
Egresos
29.1.
El expediente es revisado por Egresos,
sellando y firmando el acuse.
30. Integra expediente.
Dependencia o Unidad
compradora
7
30.1.
La dependencia integra el expediente de
la compra, conforme al punto 3.5 del apartado
de Políticas de este documento.
REGISTROS DE CALIDAD
Clave
Registros
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
No Aplica
Requisición de compra manual
2 años
Dependencia o Unidad
Compradora.
No Aplica
Requisición de Compra impresa del
Sistema de Adquisiciones.
2 años
Dependencia o Unidad
Compradora.
No Aplica
Copia de Cuadro Comparativo
2 años
Dependencia o Unidad
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Dirección de Adquisiciones
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COTIZACIONES
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Emisión: 30/05/14
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Compradora.
8
2 años
No Aplica
Orden de compra manual
No Aplica
Orden de Compra impresa del Sistema
de Adquisiciones, con firma y sello de
Contraloría y Egresos.
No Aplica
Copia de Factura
2 años
2 años
Dependencia o Unidad
Compradora.
Dependencia o Unidad
Compradora.
Dependencia o Unidad
Compradora.
SECCIÓN DE CAMBIOS
No. de versión
Fecha de actualización
0
30/05/2014
Descripción del cambio
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