2200— DIRECCIÓN DE JUSTICIA FORMAL Y

.1
Oficina Productora:
Código
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
_
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
lsb
2200
105
2200
105
2200
225
2200
225
2200
230
2200
230
2200
290
2200
290
Página 1 de
2200— DIRECCIÓN DE JUSTICIA FORMAL Y JURISDICCIONAL
Retención
Disposición Final
AGAC
CTEMTS
NORMATIVIDAD ¡PROCEDIMIENTO
ACTAS
10
-
Actas Comisión de Seguimiento a la Ejecución del Plan de
Acción para la Implementación del Código General del Proceso
• Antecedentes
• Acta
• Anexos (informes de resultados y avances, estudios,
propuestas, lineamientos, directrices, etc.)
• Comunicaciones oficiales
• Seguimiento
Art. 619, Ley 1564 de 2012;
Se debe conservar la totalidad de la serie documental a la que se
aplicará el proceso técnico de reproducción con fines de
respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la
transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión
de la Entidad
COMUNICACIONES OFICIALES
48
Peticiones Quejas Reclamos y Solicitudes (PQRyS)
• Solicitud
• Respuesta
• Anexos y/o soportes
2
8
X
-
-
Numeral 13Art. 14, Decreto 2897 de 2011.
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina
totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos,
contables, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de
picado y reciclaje de los documentos.
CONCEPTOS JURÍDICOS
24
Conceptos Jurídicos
• Consulta
• Concepto
• Anexos y/o soportes
3
X
7
X
-
Numeral 13Art. 14, Decreto 2897 de 2011.
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina
totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos,
contables, legales yio técnicos y se aplicará el proceso técnico
de reproducción con fines consulta.
DISEÑO DE NORMAS
12
Antecedentes de Acto Administrativo
Documento de Exposición de motivos
•
Análisis y estudios técnicos, sociales, ambientales,
•
económicos, fiscal e Impacto Normativo (ESIN)
•
Memoria justificativa
•
Proyecto del Decreto o Resolución
•
Evaluación y Observaciones al proyecto
• Soporte de consulta ante la Sala de Consulta y Servicio Civil
2
15
X
X
Numerales 9, 5, 6, 8 y 11 Art. 14, Decreto 2897 de 2011; C-DN01; G-DN-01;
Se debe conservar la totalidad de la serie documental a la que se
aplicará el proceso técnico de reproducción con fines de
respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la
transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión
de la Entidad
1
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Retención
Código
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
D
S
Sb
•
•
2200
360
2200
360
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2200 — DIRECCIÓN DE JUSTICIA FORMAL Y JURISDICCIONAL
Oficina Productora:
Disposición Final
NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO
AG
AC
2
8
CT
E
MT
S
X
X
del Consejo de Estado (cuando se requiere)
Soporte de divulgación
Comunicaciones oficiales relacionadas con el tema
FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN POLÍTICAS PÚBLICAS
12
Coordinación, Seguimiento y Evaluación de las Políticas
Públicas
Actas de reuniones y mesas de trabajo
•
Comunicaciones oficiales
•
•
Insumos
•
Estadísticas, Informes
•
Publicaciones
Demás documentos que soportan las actividades de
•
coordinación, seguimiento y evaluación dirigidos a
fortalecimiento de la justicia y el amparo efectivo de los
Numerales 2, 4, 5 y 6Art. 14, Decreto 2897 de 2011.
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo
Histórico. Se aplicará el proceso técnico de reproducción a la
totalidad de la serie.
derechos.
2200
360
24
Formulación de Políticas Públicas
Estudios Técnicos Sectoriales (Definición de necesidades o
• problemas específicos)
Solicitudes o requerimientos específicos
Evaluaciones de Políticas anteriores
•
Plan de elaboración de políticas públicas (F-FP-GO1-01)
•
Cronograma de actividades (F-FP-GO1-02)
•
Soportes de actividades realizadas (incluyendo resultados de
•
contratos, convenios, asesorías)
Información base para elaboración del documento
•
•
Estudios de impacto fiscal (F-FP-G01-03)
•
Consultas y validación previas
•
Documento de Políticas Públicas
•
Divulgación
2
15
X
X
Numeral 2, Art 14, Decreto 2897 de 2011; G-FO-01;
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo
Histórico. Se aplicará el proceso técnico de reproducción a la
totalidad de la serie.
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Oficina Productora:
Código
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
D
S j Sb
2200
410
2200
410
2200
540
2200
540
2200
560
2200
560
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2200— DIRECCIÓN DE JUSTICIA FORMAL Y JURISDICCIONAL
Retención
Disposicite Final
1 AC
CT E MT S
AG
1
NORMATIVIDAD ¡PROCEDIMIENTO
INFORMES
24
Informe de Gestión
•
Informe
•
Anexos
2
8
- Numeral 8°Art. 14, Decreto 2897 de 2011.
-
Aplicar proceso técnico de reproducción a la totalidad de la sede
con fines de consulta. Eliminar documentos físicos por perder los
valores administrativos, legales y/o técnicos. El consolidado de la
información se encuentra en el Informe Ministerial. Se debe
aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos.
PROCESOS
06
Acción de Tutela
•
Notificación
•
Copia Tutela
•
Contestación con Anexos y/o Soportes
•
Fallo primera instancia
•
Impugnación
•
Fallo segunda instancia
•
Notificación incidente de desacato
Contestación incidente de desacato
•
•
Fallo incidente de desacato
Eventual revisión por la Corte Constitucional
•
•
Decisión de revisión
2
8
-
-
Art. 86 Constitución Política de Colombia; Decreto 2591 de 1991;
Decreto 306 de 1992; Numerales 2, 3, 6 y 10 del artículo 11,
Decreto 2897de 2011.
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe
realizar una selección cualitativa de procesos con condenas en
contra de la entidad. Se eliminan los documentos físicos
teniendo en cuenta que los expedientes originales de las tutelas
reposan en el archivo del órgano judicial correspondiente.
PROGRAMAS Y PROYECTOS
36
Programas Institucionales
•
Análisis, estudios e investigaciones
•
Formulación, Desarrollo, Evaluación y Seguimiento al
programa
•
Soportes de Fuentes de financiación y Fuentes de realización
•
Comunicaciones oficiales
•
Informes
2
8
X -
- Se debe conservar la totalidad de la serie documental a la que se
aplicará el proceso técnico de reproducción con fines de
respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la
transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión
de la Entidad.
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Oficina Productora:
Código
D
1
S
2200
560
2200
560
1
SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Sb
48
II
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Retención
Disposición Final
AG
CT E
AC
Programas Nacionales ylo Sectoriales
•
Actas de reuniones y mesas de trabajo
Soportes de participación en el programa
•
•
Comunicaciones oficiales
•
Asesoría técnica y operativa
•
Informes
-
Proyectos de Inversión
Análisis, estudios e investigaciones
•
•
Formulación
•
Desarrollo
•
Evaluación
•
Seguimiento
•
Comunicaciones oficiales
•
Informes
O - dependencia
S - serie documental
Sb - subserie documental
Retención:
AG - archivo de gestión
AC - archivo central
- Se debe conservar la totalidad de la sede documental a la que se
aplicará el proceso técnico de reproducción con fines de
respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la
transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión
de la Entidad.
2
8
- - >
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información
registrada en la serie. A los documentos seleccionados se
aplicará el proceso técnico de reproducción y su transferencia al
Archivo Histórico.
APROBACIÓN
CONVENCIONES
Código:
I'IORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO
MT S
Disposición Final:
CT - conservación total
E - eliminación
MT - medios técnicos
S - selección
Resolución Ne:
1 ¿t ¿t
2 1 4i\R 2014
Firma:
Nombre:
Cargo:
Ramiro Vargas Díaz
Director de Justicia Formal y
Jurisdiccional
Liceffe Moros le n
Myriam SfelIa Ortiz Quintero
Secretaria General
Coordi
Grupo Gestión
j
Admini strat iv