informe de autoevaluación área de deportes (servicio de extensión

II PLAN DE CALIDAD DE LAS UNIVERSIDADES
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Borrador Informe de Autoevaluación
FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO
Denominación del servicio: Área de Deportes (Servicio de Extensión Universitaria)
Vicerrectorado responsable: Vicerrectorado de Extensión Universitaria y
Comunicación
Xefe de Sección: Roberto Taibo Lago
Dirección: Pabellón de Deportes. Campus de Elviña, s/n (15071 A Coruña)
Teléfonos: 981-167000, ext. 1905-1906
Fax: 981-167163
Correo electrónico: [email protected]
Atención al público: Lunes a viernes, de 9 a 14 horas
Borrador Informe de Autoevaluación
ÍNDICE
Ficha técnica del servicio ................................................................................................ 2
Introducción ..................................................................................................................... 4
Comité de Autoevaluación: constitución y Metodología de trabajo ............................... 6
Evaluación del Servicio: Criterios
Política y Estrategia ............................................................................................. 7
Personas ............................................................................................................. 10
Alianzas y Recursos ........................................................................................... 13
Liderazgo ........................................................................................................... 17
Procesos ............................................................................................................. 20
Resultados en los Clientes ................................................................................. 23
Resultados en las Personas ................................................................................ 26
Resultados en la sociedad .................................................................................. 29
Resultados Clave ................................................................................................ 32
Resumen de puntos fuertes, puntos débiles y propuestas de mejora ............................. 35
Anexos:
Anexo I.- Plan de mejoras
Anexo II.- Tablas
Anexo III.- Valoración de resultados
Informe de Autoevaluación
INTRODUCCIÓN
El área de deportes de la Universidad de A Coruña es el órgano encargado de la
planificación y organización de actividades deportivas para el colectivo universitario.
Tiene además la función de gestionar las instalaciones deportivas propias tanto para el
uso del colectivo universitario como de los usuarios externos.
También es el organismo encargado de relacionarse con los entes deportivos locales,
federaciones deportivas y otros estamentos nacionales como el Consejo Superior de
Deportes.
El servicio empezó su andadura como un Club Deportivo constituido el 11 de
Diciembre de 1991 como una sección de los Servicios Universitarios de Extensión
Universitaria, delegando la presidencia en el Vicerrector de Extensión Universitaria.
En 1997, tras una reestructuración en la que desaparece el Vicerrectorado de Extensión
Universitaria, el Club Deportivo Universitario queda adscrito al nuevo Servicio de
Extensión, dependiente del Vicerrectorado de Estudiantes, y posteriormente, en el año
2004, al nuevo Vicerrectorado de Extensión Universitaria y Comunicación. A partir de
ese momento se crea el área de deportes, quedando el Club Deportivo exclusivamente
para los tramites ordinarios de los equipos federados.
La estructura del área de deportes podría dividirse funcionalmente en tres
departamentos:
- Administración: compuesta por un jefe de sección, un jefe de negociado, un
auxiliar administrativo y un auxiliar de servicios, que cubren tanto las necesidades
administrativas del área de deportes como del resto del Servicio de Extensión
Universitaria.
- Departamento Técnico: encargado de la realización de los programas de
actividades ofertados al colectivo universitario, así como de la selección del personal
técnico para el desarrollo de los mismos.
- Mantenimiento de instalaciones: personal de empresa contratada para el
mantenimiento de las instalaciones deportivas del campus de A Coruña.
ACTIVIDAD DEPORTIVA DE LA UNIVERSIDAD:
La actividad deportiva de la Universidad de A Coruña, podría dividirse en cuatro
grandes bloques:
- Competición interna y externa: ligas universitarias de los principales
deportes colectivos, y Campeonatos internos de deportes individuales. Participación en
Campeonatos Gallegos, nacionales e internacionales.
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Informe de Autoevaluación
- Escuelas deportivas: destinadas a la iniciación y perfeccionamiento tanto de
deportes individuales como colectivos, que dan la posibilidad a la comunidad
universitaria de iniciarse en nuevas técnicas y especialidades deportivas.
- Cursos de Formación: sus objetivos son la adquisición de técnicas específicas
de determinadas modalidades deportivas, que permiten la obtención de alguna titulación
deportiva.
- Actividades Deportivas con carácter recreativo y lúdico o actividad física
destinada fundamentalmente a preservar la salud del practicante.
INSTALACIONES DEPORTIVAS DE LA UNIVERSIDADE DA CORUÑA:
En la actualidad la Universidad de A Coruña cuenta con las siguientes instalaciones
deportivas propias:
1. Un estadio universitario que cuenta con las siguientes instalaciones:
-
Una pista de atletismo homologada por la federación española de atletismo.
Campo de hierba natural de 100 x 50m para la práctica del rugby o fútbol
Una sala multiuso de 200m2. para la práctica de diversas actividades
2. Un pabellón polideportivo en el campus de Elviña que cuenta con las
siguientes instalaciones:
-
Una pista de 48x28m con marcas reglamentarias para la práctica del
baloncesto, fútbol sala, voleybol, balonmano y bádminton, la cual se puede
dividir en tres módulos
Sala de 16 x 5 m para la práctica de diversas actividades.
Aula para cursos de formación.
3. Un pabellón polideportivo en el campus de Riazor :
Una pista de 40x20m con marcas reglamentarias para la práctica del baloncesto,
fútbol sala, voleybol, balonmano y bádminton, la cual se puede dividir en dos
módulos
4. Pista cubierta de tenis (campus de A Zapateira)
5. Pista exterior de tenis (campus de Elviña)
6. Pista polideportiva exterior (campus de Elviña)
El campus de Ferrol no tiene en la actualidad ninguna instalación propia.
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Informe de Autoevaluación
COMITÉ DE AUTOEVALUACIÓN: CONSTITUCIÓN Y
METODOLOGÍA DE TRABAJO
Con fecha 18 de enero de 2005 se constituyó el Comité de Autoevaluación del área de
deportes, que está compuesto por los siguientes miembros:
Responsable del área:
D. Luis Caparrós Esperante (Vicerrector de Extensión Universitaria e Comunicación)
Miembros del área:
D. Roberto Taibo Lago (Jefe de Sección de Extensión Universitaria)
Dña. Mª Carmen Vidal Meijide (Jefe de Negociado de Extensión Universitaria)
D. Manuel Moya García (Técnico Especialista en Actividades Deportivas)
Dña. Eva Domínguez Costas (Técnico Especialista en Actividades Deportivas)
D. Javier Aradas Mariñas (Auxiliar de Servicios del Servicio de Extensión
Universitaria)
Usuarios:
D. Ramón Fernández Martínez (alumno)
D. Germán Martínez Suárez (PAS)
Dña. Rocío Ruano Melón (alumna)
A esta primera reunión asistió también D. Jesús Miguel Muñoz Cantero (Director de la
Unidad Técnica de Calidad) para explicar los objetivos de la evaluación de los servicios,
así como los pasos a seguir para elaborar el informe el Comité de Autoevaluación.
A continuación el Comité decide preparar una encuesta de satisfacción para colgar de la
página web de la Universidad y tenerla a disposición de los usuarios que pasen por el
servicio.
En las sucesivas reuniones se preparó la encuesta de satisfacción de los usuarios, se
respondió a las preguntas de los cuestionarios y se repartió el trabajo para elaborar el
informe del Comité (ver actas del CA).
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS DESCRIPTIVO
Criterio 1
Política
y
estrategia
La política y estrategia del área de deportes vienen definidos por los objetivos que la
extensión universitaria tiene en la Universidad de A Coruña, los cuales están descritos
levemente en los estatutos de la entidad.
Hasta el momento, el área no ha realizado una planificación estratégica, marcándose
unos objetivos de mejora basados en necesidades presentes y futuras y en las
expectativas de los colectivos y personas involucradas en el proceso.
El área de deportes tiene identificados a sus clientes, tanto internos como externos:
- Internos: el colectivo universitario en general (alumnos, profesorado y personal de
administración y servicios).
- Externos: usuarios de instalaciones deportivas (particulares, clubs y entidades
deportivas), así como usuarios de ciertas actividades abiertas fuera del colectivo
universitario, que es una característica más de la política general de la extensión
universitaria.
El área de deportes tiene identificados a sus proveedores internos y externos:
- Proveedores internos: diferentes servicios de la Universidad que aportan datos y
soporte informático, mantenimiento de instalaciones, servicio de normalización
lingüística, contabilidad...
- Proveedores externos: empresas y colaboraciones con otras entidades públicas con
las que se cuenta para dar un mejor servicio a nuestros clientes (instalaciones deportivas
ajenas, proveedores de material deportivo, empresas de servicios que aportan personal
de control acceso de instalaciones así como personal especializado de mantenimiento...).
El planteamiento de objetivos estratégicos del área de deportes está basado en las
experiencias y resultados obtenidos tras la ejecución de los programas de actividades de
años anteriores.
La no existencia de un modelo deportivo universitario nacional, excepto para la
organización de las competiciones oficiales (campeonatos de España Universitarios), ha
hecho que las Universidades Españolas tengan libertad a la hora de priorizar las
preferencias deportivas dentro del planteamiento de objetivos.
También se tienen en cuenta las últimas tendencias en el ámbito de la actividad física.
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Informe de Autoevaluación
Los programas de actividades se han ido adaptando paulatinamente en los últimos años,
introduciendo progresivamente actividades de tiempo libre y en la naturaleza, en
detrimento de las actividades dirigidas y competitivas.
El área de deportes no tiene definidos unos indicadores de resultados para concretar la
política y estrategia. Sin embargo, tiene conocimiento de su posición en relación con
otros servicios de su entorno. El área de deportes está en comunicación con los servicios
deportivos de las Universidades del Sistema Universitario de Galicia y del resto de
España, a las que tiene como punto de referencia para la evolución de su rendimiento
(evidencia nº 1: memoria anual del CEDU).
Puntos fuertes
- Programación anual sobre la base de un presupuesto estable.
- Previsión presupuestaria sobre la base de una programación anual.
- Buena comunicación con los servicios de deportes de las Universidades
españolas, europeas y especialmente con las de la Comunidad Autónoma.
- Uso de las nuevas tecnologías, que favorecen la comunicación del área con sus
clientes, usuarios y proveedores.
Puntos débiles
- Falta de un plan estratégico del área.
- Falta de una política deportiva universitaria.
- Falta de definición de indicadores de éxito.
- Falta de definición de la misión, visión y valores del servicio y hacerlos
públicos atendiendo a las necesidades del personal.
- Falta de definición por escrito de clientes, usuarios y proveedores.
Propuesta de mejora
- Identificar los factores críticos de éxito y establecer indicadores para evaluar
su eficacia.
- Creación de un plan estratégico del área de deportes de acuerdo con la misión,
visión y valores.
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS CUANTITATIVO
AUTOEVALUACIÓN
UNIDAD/SERVICIO:
CRITERIO 1: POLÍTICA Y ESTRATEGIA
Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala:
(1)..Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado
1.1. ¿Se analiza y revisa en la Unidad cuál es su razón de ser, es decir, su razón de existir (su misión) y cómo debería 1
evolucionar hacia el futuro (su visión)?
1.2. ¿En la Unidad se ha concretado la estrategia más adecuada y los pasos a seguir (planificación) para alcanzar la 1
imagen de futuro deseada y los objetivos a conseguir en cada fase?
1.3. Para definir la imagen de futuro de la Unidad y los servicios que deberá ofrecer y el modo de ofrecerlos, se ha
tenido en cuenta información como:
•
necesidades y expectativas de clientes, proveedores y otras unidades relacionadas con aquella y evolución
previsible de estos grupos y de sus demandas en la prestación del servicio
1
•
opinión, necesidades y expectativas de otros grupos de interés
•
evolución que han tenido otras unidades similares en otras organizaciones avanzadas
•
impacto de las nuevas tecnologías, y cambios previsibles en los procesos de trabajo
•
cambios legales previsibles
•
otros?
1.4. En el proceso de definición de la imagen de futuro de la Unidad y la estrategia para conseguirla se ha tenido en
cuenta:
•
las opiniones y necesidades del personal de la Unidad
1
•
los recursos y personal disponible en la Unidad
•
los resultados de indicadores internos de rendimiento de la Unidad
•
¿y las autoevaluaciones realizadas en las Unidades?
1.5. ¿Se ha definido en la Unidad los valores que sus miembros deben asumir para alcanzar los objetivos previstos?
1
1.6. ¿La visión, objetivos planteados en la Unidad son coherentes con los de la Universidad?
1
1.7. ¿Se comunica al personal la visión, valores y planificación de la Unidad?
1
1.8. ¿La estrategia y objetivos planificados en la Unidad se revisan periódicamente?
1
1.9. ¿En la Unidad se definen en objetivos anuales, de mejora, cuantificados y consensuados con el personal, 2
especificándose los responsables de su cumplimiento, los plazos y la priorización de actividades?
1.10. ¿Los objetivos de mejora definidos apoyan el desarrollo la Unidad hacia la excelencia, y están dirigidos a 2
satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos?
1.11. ¿Se revisa el cumplimiento de dichos objetivos y se introducen acciones correctivas en función de dicho 2
cumplimiento?
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS DESCRIPTIVO
Criterio 2
Personas
El área de deportes cuenta, en la actualidad, para el desarrollo de sus funciones con el
siguiente personal:
En Coruña:
- 1 técnico en actividades deportivas (grupo I), que ejerce de coordinador
- 1 técnico en actividades deportivas (grupo II)
- 1 labora (personal contratado temporal)
En Ferrol:
- 1 técnico en actividades deportivas (grupo II)
Además, cuenta con el apoyo, que comparte con el área de cultura y con la OCV, del
personal de administración (1 jefe de sección, 1 jefe de negociado, 1 auxiliar
administrativo y 1 auxiliar de servicios) y de una diseñadora gráfica, todos ellos
ubicados en el campus de Coruña. Asimismo cuenta con varios becarios, tanto en
Coruña como en Ferrol, que colaboran en las distintas actividades que se llevan a cabo
en el área.
Además, se cuenta con la subcontratación de una empresa de servicios deportivos, que
se encarga del control de accesos, mantenimiento y limpieza.
El perfil y los conocimientos del personal es el adecuado, ya que cumplen los requisitos
que figuran en la relación de puestos de trabajo de la Universidad y han optado a sus
puestos a través de oposición o concurso oposición.
Otra cosa es que, por no existir un plan estratégico, no se fomente tampoco desde el área
ningún plan de formación específica del personal para el logro de una mayor calidad en
la prestación del servicio a los usuarios de las distintas actividades deportivas. Sí se han
ofertado, en cambio, desde la Gerencia de la Universidad, un Plan de Formación del
PAS 2001-2003, Cursos ofertados para el PAS 2004 y Cursos de Lengua Gallega 20002004 (evidencia nº 2).
Esporádicamente algunos miembros del personal del área suelen asistir a cursos,
jornadas o congresos que sobre temas relacionados con el deporte se organizan en
distintas ciudades (evidencia nº 3).
No se dispone de ningún proceso de autoevaluación que permita medir el rendimiento
de las personas del área. En algunas ocasiones, al no estar claras las funciones de cada
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Informe de Autoevaluación
miembro de la unidad y no existir un manual de funciones, han surgido pequeños
conflictos de competencias.
No existe en la actualidad un excesivo diálogo, traducido en reuniones periódicas, entre
los miembros del área ni tampoco con otras unidades o servicios de la Universidad. Con
lo cual, no se involucra al personal en la toma de decisiones, no se escuchan ni se
apoyan iniciativas que el personal pudiera realizar para mejorar los procesos referentes
al área.
Aunque no se trasladan ideas referentes a ascensos, reconocimientos, etc. sobre el
personal, sí se han hecho sugerencias en años pasados destinadas a buscar la estabilidad
del personal contratado. No existen premios u otro tipo de reconocimientos que vayan
más allá del reconocimiento verbal, excepto algún caso puntual desde fuera de la
Universidad (evidencia nº 4).
La Universidad tiene la obligación, que ya está llevando a cabo, de constituir un servicio
propio de prevención de riesgos laborales. En la actualidad dicho servicio cuenta con
dos personas: un técnico de prevención y un responsable del plan de prevención de
riesgos laborales.
Puntos fuertes
- Personal con los conocimientos adecuados para el desarrollo de su trabajo.
Puntos débiles
- No existe ningún plan de formación específico del personal.
- Inexistencia de procesos de evaluación del trabajo del personal.
- Falta de manual de funciones.
- Falta de diálogo y de compromiso del personal en la toma de decisiones y
propuestas para la mejora de los procesos.
Propuestas de mejora
- Potenciar la formación del personal en temas propios del área así como de
mecanismos que evalúen el impacto de esta formación en la capacitación de las
personas.
- Establecer indicadores de rendimiento del trabajo.
- Elaboración de un manual de funciones.
- Fomentar el diálogo entre el personal del área con reuniones de trabajo que
permitan la propuesta de iniciativas y que se trate de involucrar al mismo en la toma de
decisiones.
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Informe de Autoevaluación
o
ANÁLISIS CUANTITATIVO
AUTOEVALUACIÓN
UNIDAD/SERVICIO:
CRITERIO 2: GESTIÓN DE LAS PERSONAS
Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala:
(1) Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado
2.1. ¿ Identifica de manera sistemática la Unidad aquellas capacidades del personal (conocimientos y
comportamientos requeridos) que son imprescindibles para el desarrollo del trabajo en la Unidad?
2
2.2. ¿Se contrastan los conocimientos y competencias del personal con los necesarios para el desarrollo de la
gestión de la Unidad, y se diseñan, desarrollan y fomentan, las actividades de formación para el personal?
1
2.3. ¿Se imparten actividades de formación y se trasladan las necesidades de formación a los Servicios Centrales
competentes?
1
2.4. ¿Se evalúa el impacto que la formación ha tenido en la mejora de la capacitación de las personas en el
desarrollo de su trabajo?
1
2.5. ¿La Unidad promueve actuaciones que fomenten la participación del personal, en acciones de mejora, y
proporciona la suficiente autonomía para llevarlos a cabo?
1
2.6. ¿ Se evalúa regularmente el trabajo y predisposición de las personas de la Unidad, y se definen, acuerdan y
proponen en su caso, a la Gerencia acciones de mejora de la política del sistema de evaluación del rendimiento?
1
2.7. ¿El Responsable de la Unidad traslada a los Servicios competentes ideas que puedan ser tenidas en cuenta en
la definición de políticas de Recursos Humanos sobre aspectos tales como ascensos, remuneración,
reconocimientos, etc.?
1
2.8. ¿Existen en la Unidad canales de comunicación (tales como reuniones periódicas, impresos de recogida de
sugerencias...) que garanticen el diálogo dentro de la Unidad y con otras Unidades?
1
2.9. ¿Se evalúa la eficacia de la comunicación que se produce dentro de la Unidad y con otras Unidades?
1
2.10. ¿Se reconocen a tiempo las contribuciones del personal de la Unidad, con incentivos tales como premios u
otro tipo de reconocimientos con el fin de aumentar el grado de motivación y el compromiso con la mejora
continua?
1
2.11. ¿Fomenta la Unidad la concienciación e implicación de su personal en temas de seguridad e higiene, medio
ambiente, y se sensibiliza al personal sobre el impacto que tiene su actividad en la sociedad?
1
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS DESCRIPTIVO
Criterio 3
Alianzas y
recursos
Gestión de los recursos financieros del área
El área de deportes elabora un presupuesto de gasto en función de las actividades
programadas para el curso y de la memoria económica del año anterior.
El inventario de los recursos inventariables de la Unidad depende de otro servicio de la
Universidad.
Gestión de la información
Por lo que respecta a la información de entrada, el área de deportes tiene acceso a la
base de datos de alumnos, profesores y PAS, con restricciones en datos personales de
los dos últimos colectivos citados. Dadas las características de los datos con los que se
trabaja, todos son de carácter privado restringiéndose el acceso a sólo el personal del
área de deportes.
Gestión de los inmuebles, equipos, tecnología y materiales del área.
• Los equipos informáticos de que se disponen se optimizan de acuerdo a las
necesidades del área; si bien, sería necesaria su actualización y la adquisición de otros.
• El edificio en el que se encuentra ubicado nuestro servicio (pabellón de deportes del
Campus de Elviña), consta de una zona deportiva y una administrativa. Esta última
estaba prevista para el área de deportes, pero debido a la falta de espacios en su día se
ubicó el personal administrativo del Servicio de Extensión Universitaria, del que
dependen el área de deportes, el área de cultura y la OCV, limitando el espacio de
trabajo previsto para colaboradores de las secciones deportivas y el posible personal
técnico a incorporar en un futuro. Esta limitación de espacio junto con los graves
problemas acústicos producidos por la falta de aislamiento del resto de la instalación
deportiva, es uno de los más importantes problemas de infraestructuras además de los
propios de instalaciones deportivas.
• El área de deportes del campus de Ferrol se encuentra en una situación de abandono
tanto a nivel de instalaciones deportivas, de las que en la actualidad no existe ninguna
propia, como de oficinas, con escasez de despachos y recursos técnicos.
Gestión de los recursos externos, incluidas las alianzas
Por lo que hace referencia a la gestión de los recursos externos, el área de deportes
Página 11
Informe de Autoevaluación
pertenecer al CEDU (Comité Español de Deporte Universitario) organismo del CSD
(Consejo Superior de Deportes) que gestiona la actividad nacional e internacional a
nivel de competición. Para un trabajo más operativo el CEDU se divide
geográficamente en comisiones de trabajo, estando la Universidad de A Coruña dentro
del Grupo Norte que abarca hasta el País Vasco.
El área de deportes tiene además fuertes alianzas por medio de convenios con otros
organismos públicos, sobre todo para el intercambio mutuo de uso de instalaciones
deportivas y subvenciones para el desarrollo de eventos (evidencia nº 5: Convenio
Ayuntamiento de A Coruña)
También son importantes los convenios con Clubs Deportivos locales para el desarrollo
de actividades puntuales y la participación de los universitarios en competiciones
federadas (evidencia nº 6: convenio con el equipo de fútbol Imperator, OAR)
Puntos fuertes
- Máximo aprovechamiento de las instalaciones deportivas existentes.
- Máximo aprovechamiento de las dependencias administrativas.
- Buenas alianzas externas mediante convenios con entidades públicas y
privadas.
- Aprovechamiento máximo de los recursos económicos.
Puntos débiles
- Infraestructuras deportivas insuficientes en el campus de A Coruña.
- Inexistencia de instalaciones deportivas en el campus de Ferrol.
- Baja rentabilidad económica de las infraestructuras deportivas.
- Equipos informáticos desfasados.
- Falta de regulación de la contratación de empresas de servicios.
Propuestas de mejora
- Construcción y mejora de instalaciones deportivas acordes a las necesidades
reales.
- Ampliación y mejora del aislamiento acústico de las dependencias
administrativas.
Página 12
Informe de Autoevaluación
- Definir propuestas para rentabilizar las instalaciones deportivas.
- Mejora de los equipos informáticos.
- Regularización de la contratación con empresas de servicios que actualmente
se utilizan.
Página 13
Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS CUANTITATIVO
AUTOEVALUACIÓN
UNIDAD/SERVICIO:
CRITERIO 3: ALIANZAS Y RECURSOS
Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala:
(1)..Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado
3.1. ¿Se ha elaborado el presupuesto de la Unidad de manera coherente para el desarrollo de los objetivos
definidos, estableciendo indicadores que permitan analizar si la gestión ha sido eficiente?
1
3.2. ¿Las compras e inversiones en la Unidad son coherentes con los objetivos de la misma y se lleva un control
de las mismas?
3
3.3. ¿La información que genera la Unidad está organizada adecuadamente y se actualiza periódicamente?
3
3.4. ¿Se dispone de un proceso estructurado de identificación de necesidades de información del personal,
clientes y proveedores?
1
3.5. ¿Se prepara en la Unidad la información teniendo en cuenta las necesidades del personal, clientes y otras
Unidades involucradas?
2
3.6. ¿Se protegen eficazmente los datos de carácter personal?
3
3.7. ¿Se garantiza y mejora la validez, integridad y seguridad de la información?
3
3.8. ¿Identifica la Unidad los productos o servicios con mejor relación precio-calidad previamente a su
adquisición o contratación y evalúa los servicios prestados por los proveedores?
3
3.9. ¿Elabora y actualiza el inventario de mobiliario y enseres?
4
3.10. ¿Existen planes de rendimiento y reposición que garanticen el óptimo funcionamiento de instalaciones y
equipos?
1
3.11. ¿Optimiza el consumo de energía y suministros y recicla los productos adecuados?
2
3.12. ¿Se gestionan adecuadamente las instalaciones de la Unidad permitiendo trabajar bien al personal y
atender adecuadamente las necesidades de los clientes de la Unidad?
2
3.13. ¿Se tiene en cuenta el impacto del equipamiento, instalaciones técnicas, etc., de la Unidad en temas de
seguridad e higiene, ruidos, etc.?
1
3.14. ¿Promueve la Unidad uso común y generalizado de sistemas y aplicaciones que faciliten la gestión de los
procesos y el uso de datos de manera homogénea e integrada?
1
3.15. ¿Se establecen en la Unidad relaciones de cooperación con clientes, proveedores y otras Unidades internas
y externas con el fin de intercambiar conocimientos y desarrollar programas conjuntos de mejora de procesos,
preestableciendo acuerdos de calidad?
1
Página 14
Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS DESCRIPTIVO
Criterio 4
Liderazgo
Como ha quedado dicho anteriormente, el área de deportes no cuenta con una
planificación estratégica y, por lo tanto, no se han planteado, formalmente, objetivos de
mejora para un adecuado desarrollo del área.
Como también ha quedado dicho, al no existir un manual de funciones, a veces surgen
dudas en cuanto a las competencias de los distintos responsables del área. Por un lado,
está claro que el vicerrector de Extensión Universitaria es el cargo de quien depende el
área y, en su día, el propio vicerrector nombró, verbalmente, coordinador del área al
técnico en actividades deportivas (grupo I). Por otro lado, está el jefe de sección, al que
el vicerrector, en su día, encomendó unas funciones que, en la práctica, quedaron vacías
de contenido. Esta situación parece que está en vías de solución (evidencia nº 7).
A pesar de todo, podemos decir que los responsables del área, al igual que el resto del
personal, aunque mínimamente, están implicados y comprometidos en dar a los usuarios
la mejor calidad posible en el servicio. También podemos decir que todos ellos son
bastante accesibles y existe comunicación con el personal.
Como ya ha quedado dicho en un criterio anterior, no se fomenta desde el área la
formación específica del personal, aunque esporádicamente algún miembro del área
asista a cursos, jornadas o congresos.
Debido a que, según para quien, el responsable del área puede no ser la misma persona,
en las respuestas al cuestionario el comité de autoevaluación no ha llegado al consenso
en algunas preguntas:
En la relativa a si los responsables de la unidad realizan una adecuada gestión del
conocimiento de las personas, asignando tareas y delegando funciones en aquellas que
tienen las capacidades adecuadas se ha puntuado de la siguiente forma: 2 votos al 1, 3
votos al 2 y 2 votos al 3.
En la relativa a si los responsables de la unidad fomentan la gestión basada en objetivos
de mejora se puntuó: 4 votos al 1 y 3 votos al 2.
En la relativa a si los responsables de la unidad conocen y estimulan el trabajo de las
personas y equipos y reconocen individual y públicamente el esfuerzo realizado, además
de los resultados, se puntuó: 2 votos al 1, 1 voto al 2 y 3 votos al 3.
Al no existir consenso en estas tres preguntas se ha optado, para el recuento final, por
calcular la media.
Página 15
Informe de Autoevaluación
Una vez más, por no existir una planificación estratégica, no están establecidos unos
objetivos claros del área, ni procesos de evaluación de los resultados obtenidos. Los
responsables no han fomentado hasta el momento la revisión y mejora de los procesos,
no han consultado periódicamente a los usuarios de sus actividades ni a otras unidades y
organizaciones con el fin de conocer sus necesidades y expectativas.
Puntos fuertes
- Accesibilidad de los responsables y fomento de la comunicación con el
personal.
Puntos débiles
- Implicación mínima de los responsables del área en la cultura de la calidad.
- Falta de consenso en cuanto a las respuestas relativas a gestión de las personas,
a si se fomenta la gestión basándose en objetivos de mejora y si se estimula el trabajo de
las personas.
- Falta de revisión y mejora de los procesos.
Propuestas de mejora
- Mayor implicación en la difusión de la cultura de la calidad.
- Definición clara, a través de un manual de funciones, de las competencias del
personal del área.
- Establecimiento de los objetivos del área y definición de un sistema de
indicadores del grado de cumplimiento de dichos objetivos.
- Establecimiento de indicadores para estimular el trabajo de las personas.
- Establecimiento de indicadores de revisión y mejora de los procesos.
Página 16
Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS CUANTITATIVO
AUTOEVALUACIÓN
UNIDAD/SERVICIO:
CRITERIO 4: LIDERAZGO
Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala:
(1)..Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado
4.1. ¿Los responsables de la Unidad dan a conocer la planificación y los objetivos de mejora que se han
planteado para conseguir un adecuado desarrollo de la Unidad?
1
4.2. ¿Los responsables de la Unidad están implicados y muestran compromiso con la cultura de la calidad?
2
4.3. ¿Los responsables de la Unidad fomentan la formación del personal y: actualizan periódicamente los
requisitos de formación necesarios para desempeñar el trabajo en la Unidad informan a los servicios
competentes sobre esos requisitos con el fin de incorporarlos en las Relaciones de Puestos de Trabajo y en el
Plan de Formación?
1
4.4. ¿Los responsables de la Unidad son accesibles y fomentan la comunicación y participación del personal?
3
4.5. ¿Los responsables de la Unidad realizan una adecuada gestión del conocimiento de las personas, asignando
tareas y delegando funciones en aquellas que tienen las capacidades adecuadas?
2
4.6. ¿Los responsables de la Unidad fomentan la gestión basada en objetivos de mejora
•
definiendo y priorizando dichos objetivos de forma participativa
•
asignando responsables
•
estableciendo indicadores y estándares que sirvan para evaluar el grado de cumplimiento de esos objetivos
y el desempeño del personal de la Unidad?
1
4.7. ¿Los responsables de la Unidad definen prioridades en el trabajo de la Unidad?
2
4.8. ¿Los responsables de la Unidad evalúan los resultados obtenidos en la Unidad relacionándolos con los
objetivos definidos y ponen en marcha acciones de mejora en función de esos resultados?
1
4.9. ¿Los responsables de la Unidad mantienen relaciones adecuadas y consultan periódicamente a sus clientes
y proveedores (tanto internos como externos), a otras Unidades y organizaciones, con el fin de conocer sus
necesidades y expectativas y dar respuesta a éstas?
1
4.10. ¿Los responsables de la Unidad fomentan la revisión y la mejora de los procesos y alientan a la
participación en la mejora de procesos con otras Unidades?
1
4.11. ¿Los responsables de la Unidad conocen y estimulan el trabajo de las personas y equipos y reconocen
individual y públicamente el esfuerzo realizado, además de los resultados?
2
4.12. ¿Los responsables de la Unidad participan activamente en la promoción y difusión de la cultura de la
calidad en la comunidad universitaria?
2
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS DESCRIPTIVO
Criterio 5
Procesos
Como hemos señalado anteriormente, el área de deportes carece de una planificación en
la que se identifiquen los procesos implicados en el desarrollo de su actividad. Pero,
aunque no existe ningún documento escrito, todos los componentes de dicha área dicen
tener claros tanto los procesos como los procedimientos.
En el caso de las actividades deportivas desarrolladas se hace sencillo identificar a los
clientes del área mediante la inscripción a cada actividad.
La inexistencia de página web en nuestro servicio hace más difícil la comunicación a
nuestros clientes, tanto de la oferta deportiva como cambios que se puedan realizar a lo
largo del curso.
En el área de deportes, al no existir ninguna encuesta ni otras formas de recogida
estructurada de datos, identificación de procesos y procedimientos, resulta inviable la
evaluación y la consecuente mejora de los procesos.
La tecnología empleada en nuestro área, fundamentalmente en el campus de Ferrol, no
responde a las necesidades actuales del servicio, quedándose obsoleta tanto en medios
informáticos como en recursos humanos.
Puntos fuertes
- Intención de certificarse por normas ISO 9000.
- El área de deportes tiene identificados a sus clientes.
- Altas relaciones con los clientes.
Puntos débiles
- No se dispone de información en la página web de la UDC.
- El área de deportes no tiene identificados, formalmente, sus procesos más
importantes.
- No se estimula la capacidad creativa, participación, innovación y utilización de
nuevas tecnologías en la mejora de los procesos.
- El área de deportes no diseña, produce o actualiza instrumentos de apoyo para el
desarrollo de sus procesos.
- Inexistencia de planes de mejora.
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Informe de Autoevaluación
- Inexistencia de un mapa de procesos.
- Inexistencia de indicadores que midan los resultados de los procesos.
- Inexistencia de comparación de procesos con los de otras unidades de la UDC que
destaquen por sus logros y otras Universidades.
Propuestas de mejora
- Creación de página web
- Identificar los procesos más importantes y plasmarlos en un documento escrito.
- Elaboración de un instrumento de apoyo para el desarrollo de los procesos.
- Necesidad de establecer planes de mejora.
- Elaboración de un mapa de procesos.
- Realizar comparaciones de procesos con los de otras unidades y Universidades que
destaquen por sus logros.
- Utilización de nuevas tecnologías (programas, aparatos, accesos) para la mejora de
los procesos.
- Establecer un sistema de comunicación interna para la puesta en marcha de
cambios en los procesos.
- Elaborar un plan de reconocimiento y/o incentivos que fomenten la innovación del
personal
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS CUANTITATIVO
AUTOEVALUACIÓN
UNIDAD/SERVICIO:
CRITERIO 5: PROCESOS
Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala:
Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado
5.1. ¿La Unidad tiene identificados claramente sus procesos más importantes y los procedimientos que sirven
de soporte de aquellos?
2
5.2. ¿La Unidad tiene identificados los clientes de cada proceso y sus necesidades?
2
5.3. ¿ La Unidad utiliza el enfoque de cliente interno en todos sus procesos, es decir, tiene en cuenta la
conexión de los procesos con otras unidades y tiene en cuenta sus necesidades?
1
5.4. ¿La Unidad tiene identificadas a las personas que participan en las diferentes fases del proceso?
2
5.5. ¿ La Unidad tiene adecuadas relaciones de coordinación y colaboración con todas las unidades implicadas
en los procesos?
2
5.6. ¿ La Unidad define para los procesos indicadores que midan los resultados realmente valiosos para los
clientes y en su caso, otros grupos de interés?
1
5.7. ¿Compara la Unidad sus procesos con los de otras Unidades que destaquen por sus logros?
1
5.8. ¿La Unidad analiza sistemáticamente información (obtenida a través de encuestas u otros métodos) de sus
clientes, usuarios y otros grupos de interés con el fin de conocer sus peticiones de mejora y su opinión sobre la
calidad del servicio prestado?
1
5.9. ¿ La Unidad revisa y mejora de forma sistemática sus procesos y tiene en cuenta la información anterior
para ello?
1
5.10. ¿ La Unidad estimula la capacidad creativa y fomenta la participación de su personal en la mejora de
procesos?
1
5.11. ¿ La Unidad fomenta la innovación y la utilización de nuevas tecnologías para la mejora de los procesos?
2
5.12. ¿ La Unidad dispone de sistemas de reconocimiento y/o incentivos que fomenten la innovación del
personal, y hace propuestas en este sentido a los servicios centrales correspondientes?
1
5.13. ¿La Unidad informa a todos los implicados en los cambios de los procesos con tiempo suficiente?
2
5.14. ¿La Unidad forma al personal antes de aplicar los cambios?
1
5.15. ¿Existe o se está preparando en la Unidad un sistema de evaluación o certificación de los procesos del
tipo ISO 9000 o similar?
3
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS DESCRIPTIVO
Criterio 6
Resultados en los
usuarios/clientes
En este apartado, hemos tratado de analizar lo que está consiguiendo el Servicio en
relación a sus clientes y usuarios. Para ello, hemos buscado información en el
cuestionario y en la encuesta de satisfacción de los usuarios.
En cuanto al cuestionario realizado dentro del comité de autoevaluación podemos
concluir que en el área de deportes no se evalúa la satisfacción de los clientes y usuarios
en relación con la calidad del servicio, no existe un plan de mejoras y no se compara
con otras unidades de la Universidad ni con otras organizaciones. Sí existe, en cambio,
una normativa relativa a la organización de las actividades y también se intenta mejorar
año a año el servicio que se presta a los usuarios.
La encuesta de satisfacción de los usuarios (evidencia nº 8) ha sido respondida por 168
personas. Aunque poco significativa estadísticamente, podemos extraer como
conclusiones más relevantes las siguientes:
- Aunque el mayor porcentaje de alumnos y PAS en la UDC son del sexo femenino,
mayoritariamente las actividades deportivas son más demandadas por el sexo
masculino.
- El grado de satisfacción en cuanto a la oferta de actividades podemos considerarlo
ligeramente positivo.
- La oferta de cursos de formación se valora negativamente.
- La relación calidad/precio es aceptable.
- Sobre si la implantación del abono deporte ha supuesto una mejora en el precio de las
actividades el porcentaje de respuestas es parejo.
- En cuanto a los horarios en que se llevan a cabo las actividades y los de apertura de
instalaciones son valorados de una manera ligeramente negativa.
- Están muy bien valorados el estado de limpieza y conservación de las instalaciones.
- La valoración en cuanto al sistema de pago de las actividades es pareja.
- La valoración sobre la atención al público del personal del área de deportes es
claramente positiva.
- La información expuesta en los centros sobre la actividades deportivas es claramente
insuficiente y se demanda un espacio de información permanente.
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Informe de Autoevaluación
- Es claramente insuficiente la información del área de deportes en la web de la
Universidad, en prensa escrita y en otros soportes.
- En cuanto a otras actividades deportivas que en la actualidad no se ofertan
mayoritariamente se demanda natación y escuelas deportivas de otros deportes.
- Sobre las instalaciones se pide sobre todo la construcción de una piscina y el aumento
de pabellones y campos de fútbol, sobre todo en Ferrol.
Puntos fuertes
- Oferta múltiple de actividades.
- Buen servicio en las actividades.
Puntos débiles
- Necesidad de establecer un plan de mejoras.
- Inexistencia de comparación con otras unidades.
- Deficiencias en las instalaciones.
- Déficit de instalaciones.
- Listas de espera.
Propuestas de mejora
- Necesidad de establecer un plan de mejoras.
- Mejorar las instalaciones existentes (averias, goteras, grietas, ...).
- Construcción de nuevas instalaciones.
- Eliminar listas de espera.
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS CUANTITATIVO
AUTOEVALUACIÓN
UNIDAD/SERVICIO:
CRITERIO 6: RESULTADOS EN LOS CLIENTES
Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala:
(1) Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado
6.1. ¿Se evalúa de forma sistemática y periódica la satisfacción de clientes y usuarios en relación con la Unidad
y la calidad del servicio, mediante encuestas u otras formas de recogida de información, sobre aspectos como
accesibilidad, calidad de la información existente en la Unidad para los clientes, cumplimiento de los plazos
previstos, simplificación de trámites, profesionalidad del personal...?
1
6.2. ¿La Unidad obtiene, lleva a cabo control y analiza información que pueda ser indicativa para entender,
predecir y mejorar la satisfacción de los clientes, en aspectos tales como:
• número de acciones implantadas basadas en encuestas de satisfacción de los clientes o usuarios.
• felicitaciones o premios recibidos por el funcionamiento del servicio.
• número de quejas y reclamaciones recibidas, tratamiento y respuesta de las mismas.
• número de acciones correctoras derivadas de las mismas.
• número de sugerencias recibidas y tratamiento de las mismas.
• otras?
1
6.3. ¿La Unidad establece objetivos para mejorar la percepción de los clientes y usuarios en base a la
información obtenida de encuestas, reclamaciones y sugerencias...?
2
6.4. ¿La Unidad se compara con otras Unidades de la Universidad o de otras organizaciones, y se utiliza la
información obtenida para fijar nuevos objetivos?
1
6.5. ¿En la Unidad existen normas bien definidas (cartas de compromisos, estándares...) en aquellos aspectos
clave del servicio, y que afecten directamente a la satisfacción de los clientes, como tiempo de respuesta,
cumplimiento de plazos...?
2
6.6. ¿Se comparan estos indicadores con los de otras Unidades de la Universidad o de otras organizaciones?
1
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS DESCRIPTIVO
Criterio 7
Resultados
en las personas
Para la redacción de este criterio se procedió a puntuar, por cada uno de los miembros
del personal del Área de Deportes, en una escala de 1 a 4, los diferentes apartados
señalados en la Guía, siendo 1 la percepción más negativa y 4 la más positiva.
Para una mejor interpretación, algunos de los puntos tratados en la Guía se han
desglosado en varios como, por ejemplo, lo referente a la toma de decisiones donde se
ha considerado importante matizar las decisiones tomadas internamente.
La orientación de las preguntas hechas a los miembros de la unidad fueron las
siguientes:
a) Recogida de opiniones por medio de encuestas de los miembros de la unidad.
b) Análisis de información periódica por parte del personal de la unidad.
c) Tendencia de mejora global en los niveles de satisfacción y motivación del
personal de la unidad.
d) Comparación del grado de satisfacción del personal de la unidad con el de otras
Universidades
e) Traslado de los resultados a los órganos centrales de las anteriores propuestas o
iniciativas para ser tenidas en cuenta en la gestión de los recursos humanos.
Y los resultados fueron unánimes en todas las respuestas, encontrándose que no existe
“ningún avance” en los cinco últimos años en la unidad con respecto a esos criterios
analizados.
Se ha obtenido un 0% de avance logrado.
Puntos fuertes
- Entorno de trabajo. El ambiente de trabajo, en general, se valora positivamente.
- Comunicación con los directivos. Se considera que existe un acceso directo y fácil
a todos los componentes de la unidad.
- Delegación de responsabilidades. Existe una sistemática de delegación de
responsabilidades dentro del área de deportes.
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Informe de Autoevaluación
Puntos débiles
- Falta de personal.
- Ausencia de un manual de procedimiento en tareas y responsabilidades.
- Baja formación continua.
- Inexistencia de documentación de los procesos de mejora.
- Inexistencia de grupos de mejora.
- Inexistencia de comparación con otras Unidades.
Propuestas de mejora
- Aumento del personal.
- Potenciar la formación continua.
- Elaborar un plan estratégico de la unidad.
- Elaborar documentación de los procesos de mejora.
- Crear grupos de mejora.
- Establecer la comparación con otras Unidades destacadas por sus logros.
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS CUANTITATIVO
AUTOEVALUACIÓN
UNIDAD/SERVICIO:
CRITERIO 7: RESULTADOS EN LAS PERSONAS
Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala:
(1) Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado
7.1. ¿Se conoce de forma sistemática y periódica mediante encuestas u otros métodos de recogida de opinión,
en qué medida las personas que trabajan en la Unidad tienen satisfechas sus expectativas personales y
profesionales, analizando aspectos como condiciones y ambiente de trabajo, nivel de comunicación con los
responsables, participación en los objetivos, opciones de formación y promoción, reconocimiento del trabajo
desarrollado, retribución ...?
1
7.2. ¿Se obtiene y analiza periódicamente información que pueda ser indicativa para conocer la satisfacción y
motivación del personal de la Unidad como la referida a: absentismo del personal, quejas, movilidad, nivel de
formación obtenido, evaluación del desempeño conseguido, promociones profesionales conseguidas por el
personal de la Unidad, iniciativas y sugerencias planteadas por el personal, participación del personal en
grupos de mejora...?
1
7.3. ¿Existe una tendencia de mejora global en los niveles de satisfacción y motivación del personal de la
Unidad?
1
7.4. ¿Se compara el grado de satisfacción del personal de la Unidad con el de otras Unidades de la Universidad
y de otras organizaciones?
1
7.5. ¿Se trasladan a los órganos centrales competentes los resultados de las medidas anteriores con propuestas e
iniciativas que puedan ser tenidas en cuenta en la gestión de recursos humanos de la Universidad?
1
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS DESCRIPTIVO
Criterio 8
Resultados en la
sociedad
La actividad del área de deportes del Servicio de Extensión Universitaria tiene como
finalidad el progreso y la difusión de la actividad deportiva en el ámbito de la
comunidad universitaria y de la sociedad (art. 59.2 de los Estatutos de la Universidade
da Coruña). Aunque su actividad más importante se produce dentro de la citada
comunidad universitaria se realizan actividades que trascienden en la sociedad, bien
porque su participación está abierta al público en general o bien por su extensa difusión,
como podrían ser la organización de competiciones, la participación de equipos
universitarios en ligas federadas o convenios de colaboración con clubes deportivos.
Aunque este área no ha medido su repercusión en la sociedad, sus actividades suelen
recogerse de forma habitual en la prensa.
En cuanto a las repercusiones con el exterior respecto a certificación, acreditación,
planificación, etc., además del presente proceso de evaluación de los servicios, desde la
propia Universidad se está potenciando la necesidad de certificar este servicio por la
norma ISO 9000.
El presente proceso de evaluación se ha difundido en la página web de la Universidad y
un futuro se publicarán sus conclusiones.
Puntos fuertes
- Repercusión en la sociedad del deporte universitario federado.
Puntos débiles
- No existe un sistema de recogida de información del impacto del servicio en la
sociedad.
- Falta de conocimiento en la sociedad de las actividades realizadas y de los
servicios ofertados.
Propuestas de mejora
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Informe de Autoevaluación
- Dar a conocer las actividades del servicio poniendo en marcha una página web.
- Analizar el impacto en la sociedad mediante la realización de encuestas de
opinión.
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS CUANTITATIVO
AUTOEVALUACIÓN
UNIDAD/SERVICIO:
CRITERIO 8: RESULTADOS EN LA SOCIEDAD
Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala:
(1) Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado
8.1. ¿Conoce, comprende y tiene en cuenta la Unidad todos los medios a su alcance para satisfacer las
necesidades y expectativas de la sociedad y grupos de interés?
2
8.2. ¿Conoce y analiza la Unidad el impacto que tiene su gestión en la comunidad en general, en aspectos que
no tengan relación directa con sus competencias ni obligaciones específicas tales como:
•
difusión de información relevante para la comunidad o grupos de interés (a través de páginas web u otros
métodos)
•
mejora de la calidad de vida del entorno
•
colaboración con otras organizaciones (humanitarias, no gubernamentales)
•
impacto en la educación, formación, nivel cultural
•
impacto en los niveles de empleo
•
actividades orientadas a reducir molestias y daños provocados por su funcionamiento
•
utilización de energías alternativas y no contaminantes
•
conservación de energía
•
utilización de materiales reciclables
•
reducción y eliminación de residuos
•
otros?
1
8.3. ¿Utiliza la Unidad algún sistema de recogida de información para analizar, comprender y mejorar el
impacto y la valoración de su gestión, por parte de la comunidad, tales como:
• reconocimientos recibidos por la Unidad
• número de empleos creados
• información relevante difundida
• otros?
2
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS DESCRIPTIVO
Resultados
Criterio 9
Resultados
Clave
No se habían realizado encuestas de satisfacción de forma general hasta las realizadas
en el presente proceso de evaluación.
No se evalúa el rendimiento en general y no se puede comparar con los objetivos
previstos ya que estos no se han fijado
Grado de consecución de los objetivos: 0 %
Indicadores de actividad y de proceso:
Mantenimiento de las instalaciones del área de deportes: necesitan mejorar
Resultados en la toma de decisiones: necesita mejorar
Aplicación de normas internas: positivo
Canales de percepción y comunicación: necesita mejorar
Detección de necesidades, relaciones con clientes: necesita mejorar
Resultados económicos y financieros
Presupuesto planificado y liquidado: adecuado
Aprovechamiento de materiales: adecuado
Asignación interna de recursos: inadecuado
Coste de las actividades del servicio: ajustado a las previsiones
Medida de eficiencia: no se realiza
Puntos fuertes
- Adecuado aprovechamiento de los materiales de que se dispone.
Puntos débiles
- No hay una previsión de objetivos.
- Falta de canales de información
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Informe de Autoevaluación
Propuestas de mejora:
- Planificación estratégica de objetivos.
- Creación de página web.
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Informe de Autoevaluación
ANÁLISIS CUANTITATIVO
AUTOEVALUACIÓN
UNIDAD/SERVICIO: UNIDAD TÉCNICA DE CALIDAD
CRITERIO 9: RESULTADOS CLAVE
Valórese cada una de las preguntas de acuerdo con la siguiente escala:
(1) Ningún avance (2) Cierto avance (3) Avance significativo (4) Objetivo logrado
9.1. ¿Mide la Unidad la eficacia (sí cumple los objetivos o estándares especificados) y la eficiencia (al menor
coste posible) en la prestación de sus servicios y en la gestión de sus procesos más importantes?
1
9.2. ¿Mide la Unidad esta eficacia y eficiencia analizando tanto información de resultados de encuestas de
satisfacción de clientes como indicadores de tiempos de respuesta para la realización de tramitaciones u otros
similares?
1
9.3. ¿Mide de forma continua la Unidad el cumplimiento de los objetivos fijados?
1
9.4. ¿Se comparan las mediciones anteriores con la de otras Unidades y Organizaciones y se plantean nuevos
objetivos de mejora?
1
Página 32
Informe de Autoevaluación
RESUMEN DE PUNTOS FUERTES, PUNTOS DÉBILES Y
PROPUESTAS DE MEJORA
Puntos fuertes
- Programación anual sobre la base de un presupuesto estable.
- Previsión presupuestaria sobre la base de una programación anual.
- Buena comunicación con los servicios de deportes de las Universidades
españolas, europeas y especialmente con las de la Comunidad Autónoma.
- Uso de las nuevas tecnologías, que favorecen la comunicación del área con sus
clientes, usuarios y proveedores.
- Personal con los conocimientos adecuados para el desarrollo de su trabajo.
- Máximo aprovechamiento de las instalaciones deportivas existentes.
- Máximo aprovechamiento de las dependencias administrativas.
- Buenas alianzas externas mediante convenios con entidades públicas y
privadas.
- Aprovechamiento máximo de los recursos económicos.
- Accesibilidad de los responsables y fomento de la comunicación con el
personal.
- Intención de certificarse por normas ISO 9000.
- El área de deportes tiene identificados a sus clientes.
- Altas relaciones con los clientes.
- Oferta múltiple de actividades.
- Buen servicio en las actividades.
- Entorno de trabajo. El ambiente de trabajo, en general, se valora positivamente.
- Comunicación con los directivos. Se considera que existe un acceso directo y
fácil a todos los componentes de la unidad.
- Delegación de responsabilidades. Existe una sistemática de delegación de
responsabilidades dentro del área de deportes.
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Informe de Autoevaluación
- Repercusión en la sociedad del deporte universitario federado.
- Adecuado aprovechamiento de los materiales de que se dispone.
Puntos débiles
- Falta de una política deportiva universitaria.
- Falta de definición de indicadores de éxito.
- Falta de definición de la misión, visión y valores del servicio y hacerlos
públicos atendiendo a las necesidades del personal.
- Falta de definición por escrito de clientes, usuarios y proveedores.
- No existe ningún plan de formación específico del personal.
- Inexistencia de procesos de evaluación del trabajo del personal.
- Falta de manual de funciones.
- Falta de diálogo y de compromiso del personal en la toma de decisiones y
propuestas para la mejora de los procesos.
- Infraestructuras deportivas insuficientes en el campus de A Coruña.
- Inexistencia de instalaciones deportivas en el campus de Ferrol.
- Baja rentabilidad económica de las infraestructuras deportivas.
- Equipos informáticos desfasados.
- Implicación mínima de los responsables del área en la cultura de la calidad.
- Falta de consenso en cuanto a las respuestas relativas a gestión de las personas,
a si se fomenta la gestión basándose en objetivos de mejora y si se estimula el trabajo de
las personas.
- Falta de revisión y mejora de los procesos.
- No se dispone de información en la página web de la UDC.
- El área de deportes no tiene identificados, formalmente, sus procesos más
importantes.
- No se estimula la capacidad creativa, participación, innovación y utilización de
nuevas tecnologías en la mejora de los procesos.
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Informe de Autoevaluación
- El área de deportes no diseña, produce o actualiza instrumentos de apoyo para
el desarrollo de sus procesos.
- Inexistencia de planes de mejora.
- Inexistencia de un mapa de procesos.
- Inexistencia de indicadores que midan los resultados de los procesos.
- Inexistencia de comparación de procesos con los de otras unidades de la UDC
que destaquen por sus logros y otras Universidades.
- Deficiencias en las instalaciones.
- Déficit de instalaciones.
- Listas de espera.
- Falta de personal.
- Ausencia de un manual de procedimiento en tareas y responsabilidades.
- Baja formación continua.
- Inexistencia de documentación de los procesos de mejora.
- Inexistencia de grupos de mejora.
- No existe un sistema de recogida de información del impacto del servicio en la
sociedad.
- Falta de conocimiento en la sociedad de las actividades realizadas y de los
servicios ofertados.
- No hay una previsión de objetivos.
- Falta de canales de información
Propuestas de mejora
- Identificar los factores críticos de éxito y establecer indicadores para evaluar
su eficacia.
- Desarrollo de la planificación estratégica del área de deportes de acuerdo con
la misión, visión y valores.
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Informe de Autoevaluación
- Potenciar la formación del personal en temas propios del área así como de
mecanismos que evalúen el impacto de esta formación en la capacitación de las
personas.
- Elaboración de un manual de funciones.
- Fomentar el diálogo entre el personal del área con reuniones de trabajo que
permitan la propuesta de iniciativas y que se trate de involucrar al mismo en la toma de
decisiones.
- Construcción y mejora de instalaciones deportivas acordes a las necesidades
reales.
- Ampliación y mejora del aislamiento acústico de las dependencias
administrativas.
- Mejora de los equipos informáticos.
- Regularización de la contratación con empresas de servicios que actualmente
se utilizan.
- Mayor implicación en la difusión de la cultura de la calidad.
- Definición clara, a través de un manual de funciones, de las competencias del
personal del área.
- Establecimiento de los objetivos del área y definición de un sistema de
indicadores del grado de cumplimiento de dichos objetivos.
- Establecimiento de indicadores para estimular el trabajo de las personas.
- Establecimiento de indicadores de revisión y mejora de los procesos.
- Identificar los procesos más importantes y plasmarlos en un documento escrito.
- Elaboración de un instrumento de apoyo para el desarrollo de los procesos.
- Necesidad de establecer planes de mejora.
- Elaboración de un mapa de procesos.
- Realizar comparaciones de procesos con los de otras unidades y Universidades
que destaquen por sus logros.
- Utilización de nuevas tecnologías (programas, aparatos, accesos) para la
mejora de los procesos.
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Informe de Autoevaluación
- Establecer un sistema de comunicación interna para la puesta en marcha de
cambios en los procesos.
- Elaborar un plan de reconocimiento y/o incentivos que fomenten la innovación
del personal
- Mejorar las instalaciones existentes (averias, goteras, grietas, ...).
- Eliminar listas de espera.
- Aumento del personal.
- Crear grupos de mejora.
- Dar a conocer las actividades del servicio poniendo en marcha una página web.
- Analizar el impacto en la sociedad mediante la realización de encuestas de
opinión.
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