Semana 1 Documentos mercantiles

Semana 1
Documentos mercantiles
¡Empecemos!
Nos complace gratamente
darte la bienvenida a un nuevo
período, cuando estás tan cerca
de finalizar tu Educación Media
Técnica. En esta primera semana
veremos todo lo referente a los
documentos de origen mercantil,
los cuales forman parte importante de tu futuro como profesional. Te animamos a manejar todos los temas que veremos, para
luego ponerlos en práctica.
¿Qué sabes de...?
Desde tu experiencia y saberes previos, ¿qué son documentos mercantiles?
El reto es...
Imagínate una operación financiera de la que no tengas ninguna constancia
o documentos que la validen. ¿Qué puede pasar en el departamento administrativo contable?
Vamos al grano
Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad de
respaldar las actividades económicas con documentos que comprueben la
veracidad de los hechos y, especialmente, para dejar memoria de ellos.
Dichos documentos son la base de las transacciones comerciales, por ser la
fuente u origen de los registros comerciales contables, constituyéndose en
documentos de apoyo e información. Se trata de todas aquellas constancias
que sirven para aprobar la realización de alguna operación mercantil.
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Documentos mercantiles
Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos:
1.Documentos negociables: son aquellos que completan la actividad
económica comercial. Generalmente se utilizan para cancelar una deuda, garantizar una obligación o financiar una obra. La redacción de estos es fija, según ciertas formalidades legales, las cuales requieren de
un estudio e interpretación cuidadosa. Los documentos negociables
son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien
y, además, pueden convertirse en efectivo en el momento de su presentación. Los más utilizados son: letra de cambio, pagaré y cheque, entre
otros.
a) Letra de cambio: documento mediante el cual una persona ordena a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Sus características son:
• Es una orden de pago.
• En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario).
• Debe llevar la firma del suscriptor.
• Cantidad en número.
b)Pagaré: documento mediante el cual la persona que firma –denominada suscriptor– está obligada a pagar incondicionalmente una
cantidad de dinero en una fecha determinada. Sus características
son:
• Es una promesa de pago.
• Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario).
• Debe llevar la firma del suscriptor.
c)Cheque: documento escrito a través del cual se ordena un instituto
de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Sus características son:
• Es un orden de pago.
• Posee un número que lo identifica.
• Cantidad en número.
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2. Documentos no negociables: son aquellos que se requieren para la
buena marcha de una empresa. Los mismos son de uso diario, constante
y corriente, y son indispensables para el control de la empresa, ya que
permiten sustentar los gastos de la misma, es decir, las transacciones
frecuentes y no frecuentes. Este tipo de documentos se clasifican en dos
grupos: Documentos regulados: son aquellos que desde el diseño, impresión y distribución, deben seguir ciertas regulaciones por organismos de control estatal. Documentos no regulados: son aquellos que no
se someten a regulaciones de organismos de control estatal.
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Los documentos no negociables más usados son: nota crédito, nota débito, recibo, factura, entre otros.
a)Nota débito: es un comprobante que una empresa envía a su
cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado de su cuenta
una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en
la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o
saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
b) Nota crédito: es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un
valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por:
avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios,
devoluciones o descuentos especiales o corrección de errores por
exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el
saldo de la respectiva cuenta.
c)Recibo: documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad de dinero o el objeto que se expresa en el mismo
documento. Sus características son:
• Lugar, día, mes y año en el que se emite el recibo.
• Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
• Cantidad de dinero en letra o mención del objeto que se entrega.
• Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
• Cantidad en números.
• Firma de quien emite el recibo.
d)Factura: es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la
que se detallan las mercancías adquiridas. Sus características son:
• Nombre y domicilio del comprador.
• Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.
• Condiciones de pago.
• Descuentos, si los hay.
• Instrucciones relacionadas con cantidades,
descripción y precios de las mercancías.
El uso de documentos mercantiles en las
transacciones es vital, pues actúan como
elementos probatorios de la conformidad
de las partes que intervienen.
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Para saber más…
Para saber más acerca de la clasificación e importancia de los documentos mercantiles, te recomendamos ver la presentación disponible en:
http://li.co.ve/ykZ
Aplica tus saberes
Luego de realizar una compra en un establecimiento comercial, el sr. José
Pérez solicita al vendedor la emisión de una factura por los artículos adquiridos: 2 resmas de papel carta por 640,00 Bs., 1 engrapadora por 750,00 Bs.,
20 sobres por 15 Bs. cada uno, 1 caja de bolígrafos azules y 1 caja de bolígrafos negros por 75,00 Bs. cada una. En el formato que se presenta a continuación (figura 1) realizar la factura correspondiente, según los datos indicados
anteriormente.
Razón:
Dirección:
RIF:
Cantidad
Precio
Descripción
Importe
Subtotal
I.V.A
Total
Figura 1. Factura
Comprobemos y demostremos que…
Elabora dos documentos mercantiles negociables y dos no negociables, según lo visto esta semana y exponlos en el CCA.
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