PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN PRIVADA CÓDIGO CPR

PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN
PRIVADA
CÓDIGO
VERSIÓN
FECHA
HOJA
CPR-PR-01
2
24/10/13
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1. OBJETIVO
Establecer las actividades necesarias para la identificación de requisitos, viabilidad de proyectos,
presentación de propuestas de acuerdo a los lineamientos presentados por el cliente, formalización del
negocio y seguimiento al cumplimiento de lo pactado.
2. ALCANCE
Aplica para los negocios con clientes particulares de acuerdo a lo enmarcado en los lineamientos y la
estrategia de la empresa.
3. DEFINICIONES
CLIENTE: Empresa externa que busca los servicios de Urbanas para desarrollar su proyecto de
infraestructura.
PLIEGO DE LICITACIÓN: Documento entregado por el cliente donde hace una presentación de sus
necesidades, lista los documentos que requiere del oferente y propone las reglas de la negociación.
PROPUESTA: Compilado de información solicitadas por el cliente.
CONTRATO: Documento legal donde se legaliza la relación contractual entre Urbanas y el Cliente.
PRECIOS UNITARIOS: Es el costo total por unidad de medida de cada concepto de obra incluyendo
indirectos, utilidades y financiamiento.
PRESUPUESTO DE OBRA: Documento que resume el valor final estimado de la obra, que incluye
cantidades, unidad y precios unitarios de actividades a ejecutar.
OFERTA MERCANTIL: Documento entregado por Urbanas como declaración unilateral de voluntad, dirigida
al cliente, por la cual manifiesta su propuesta económica y su intención de considerarse ligada, si el cliente
acepta. Perfeccionado el consentimiento a través de la aceptación del cliente se origina el nacimiento de un
acuerdo de voluntades.
4. RESPONSABLES
COCP: Coordinador (a) Contratación Privada
PRESI: Presidente Ejecutivo
5. GUÍAS GENERALES
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Se debe hacer semestralmente y una última al momento de la liquidación
del contrato. Mide la satisfacción del cliente hacia el departamento de construcciones y la gerencia del
negocio.
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PRIVADA
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6. DESARROLLO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
DOCUMENTO/REGISTRO
PLANEACIÓN CONTRATACIÓN.
1.1 Identificar posibles prospectos de clientes y conocer sus
COCP
necesidades.
1.2 Presentar a Urbanas como organización y posible
COCP
constructor para su proyecto.
1.3 Hacer seguimiento al cliente hasta que estén listos para
COCP
hacer licitación o presentar propuestas económicas
2. REALIZACIÓN CONTRATACIÓN
2.1 Analizar de acuerdo al pliego de condiciones o los
requisitos del cliente la capacidad jurídica, financiera,
COCP
PRESI
técnica y económica que debe cumplir Urbanas de acuerdo a
VICE
las necesidades del cliente; con el fin de determinar la
viabilidad del negocio
2.2. Elaborar la propuesta de acuerdo a las solicitudes del
cliente. En caso de licitación elaborar listas de chequeo de
COCP
requisitos. Tener en cuenta los plazos establecidos por el
cliente para hacer observaciones al pliego.
2.3 Entregar la propuesta técnica y económica de acuerdo a
COCP
las solicitudes del cliente, con carta de presentación firmada
PRESI
por Presidente Ejecutivo.
2.4 En caso de aprobación de la propuesta, proceder a la
CLIENTE
elaboración, aprobación y legalización del contrato; se
PRESI
entiende por legalizado la firma de PRESI y la expedición de
COCP
pólizas.
2.5 En caso de ampliación de tiempo y/o mayor costo de
obra, se procede con elaboración de otro si, el cual es
CLIENTE
firmado por las partes en señal de aprobación y legalizado
PRESI
COCP
con ampliación de pólizas; así mismo se comunican estas
modificaciones a quien corresponda por medio de actas.
3. SEGUIMIENTO EJECUCIÓN
3.1 Al inicio de la obra, en caso de que el cliente aporte
algún bien (materiales y/o dinero) se deben establecer los
lineamientos para la preservación de los mismos:
identificarlos en el inventario de la obra, preservarlos, darles
adecuado uso e informar al cliente por medio de relaciones
COCP
semanales o mensuales el manejo del inventario en obra
DIRO
para el caso de materiales o la relación de costos para el
paso de suministro de dineros. En caso de pérdida o
deterioro de algún bien la obra debe informar a COCP sobre
la situación para trasmitirle al cliente y tomar las acciones
pertinentes.
3.2 Realizar el seguimiento y acompañamiento de las
COCP
actividades descritas en el contrato.
3.3 Evaluar la satisfacción del cliente durante la ejecución de
COCP
la obra; hacia la mitad del periodo definido en el contrato.
PRESI
VICE
Analizar resultados y tomar acciones pertinentes
4. LIQUIDACIÓN CONTRATO
4.1 Recibir solicitudes de postventa, comunicarlas al proceso
COCP
DIRO
gestión de construcción y hacer seguimiento a su ejecución.
CLIENTE
PRESI
4.2 Entregar la obra al cliente y liquidación del contrato
Plan de Negocio
Portafolio de servicios
Informe de Seguimiento
Acta de reunión
CPR-FO-02 Lista de chequeo de requisitos
Propuesta
Propuesta
Contrato Aprobado
Pólizas
Acta de inicio
Otro si Modificatorio
Pólizas
Acta de reunión
Acta de comité de obra
Acta de reunión
Correo electrónico y/o comunicado escrito
Relación de costos
Acta de Comité
CPR-FO-01Encuesta Satisfacción del cliente
Acta de reunión
Memorando
Correo Electrónico
Acta de entrega y/o Acta de liquidación
Pólizas
PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN
PRIVADA
COCP
4.3 Evaluar satisfacción del cliente semestral o al momento
de la liquidación de la obra. Analizar resultados y tomar
acciones pertinentes
5.ATENCIÓN Y SOLUCIÓN DE
5.1 Recepcionar las quejas y reclamos de los clientes;
analizarlas y definir el tratamiento a seguir actividad que se
acepta o rechaza por medio de comunicado dirigido al
cliente. En caso de aceptación se le especifica la acción a
seguir para solucionar la situación. Este proceso no podrá
ser mayor a 10 días hábiles
5.2 Seguimiento de la solución dada a la queja en caso de
que se requiera.
5.3 Generar acciones correctivas por medio del software de
calidad, en caso requerido.
6. REFERENCIAS
Informe de seguimiento
Plan del Negocio
Portafolio de Servicios
Contrato Aprobado
Pólizas
Acta de Inicio
Acta Comité de Obra
OtroSi Modificatorio
Elaborado por : COCP
Fecha : 24/10/13
CÓDIGO
VERSIÓN
FECHA
HOJA
CPR-PR-01
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Certificado de obra
COCP
CPR-FO-01Encuesta Satisfacción del cliente
PRESI
Acta de reunión
VICE
QUEJAS Y RECLAMOS
COCP
DIRO
Comunicado escrito
Avance de actividades CP
COCP
Avance de actividades CP
COCP
Software calidad
Acta de Entrega
Acta de Liquidación
Certificado de Obra
Software de Calidad
Encuesta Satisfacción del Cliente Contratación
Privada CPR-FO-01
Lista de Chequeo de Requisitos CPR-FO-02
Plan de Negocio
Informe de Seguimiento
Revisado por : INCA/COCP
Fecha : 24/10/13
Aprobado por : INCA
Fecha : 24/10/13