PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN PRIVADA CÓDIGO CPR
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PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN PRIVADA CÓDIGO VERSIÓN FECHA HOJA CPR-PR-01 2 24/10/13 1 de 3 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la identificación de requisitos, viabilidad de proyectos, presentación de propuestas de acuerdo a los lineamientos presentados por el cliente, formalización del negocio y seguimiento al cumplimiento de lo pactado. 2. ALCANCE Aplica para los negocios con clientes particulares de acuerdo a lo enmarcado en los lineamientos y la estrategia de la empresa. 3. DEFINICIONES CLIENTE: Empresa externa que busca los servicios de Urbanas para desarrollar su proyecto de infraestructura. PLIEGO DE LICITACIÓN: Documento entregado por el cliente donde hace una presentación de sus necesidades, lista los documentos que requiere del oferente y propone las reglas de la negociación. PROPUESTA: Compilado de información solicitadas por el cliente. CONTRATO: Documento legal donde se legaliza la relación contractual entre Urbanas y el Cliente. PRECIOS UNITARIOS: Es el costo total por unidad de medida de cada concepto de obra incluyendo indirectos, utilidades y financiamiento. PRESUPUESTO DE OBRA: Documento que resume el valor final estimado de la obra, que incluye cantidades, unidad y precios unitarios de actividades a ejecutar. OFERTA MERCANTIL: Documento entregado por Urbanas como declaración unilateral de voluntad, dirigida al cliente, por la cual manifiesta su propuesta económica y su intención de considerarse ligada, si el cliente acepta. Perfeccionado el consentimiento a través de la aceptación del cliente se origina el nacimiento de un acuerdo de voluntades. 4. RESPONSABLES COCP: Coordinador (a) Contratación Privada PRESI: Presidente Ejecutivo 5. GUÍAS GENERALES SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Se debe hacer semestralmente y una última al momento de la liquidación del contrato. Mide la satisfacción del cliente hacia el departamento de construcciones y la gerencia del negocio. PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN PRIVADA CÓDIGO VERSIÓN FECHA HOJA CPR-PR-01 2 24/10/13 2 de 3 6. DESARROLLO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. DOCUMENTO/REGISTRO PLANEACIÓN CONTRATACIÓN. 1.1 Identificar posibles prospectos de clientes y conocer sus COCP necesidades. 1.2 Presentar a Urbanas como organización y posible COCP constructor para su proyecto. 1.3 Hacer seguimiento al cliente hasta que estén listos para COCP hacer licitación o presentar propuestas económicas 2. REALIZACIÓN CONTRATACIÓN 2.1 Analizar de acuerdo al pliego de condiciones o los requisitos del cliente la capacidad jurídica, financiera, COCP PRESI técnica y económica que debe cumplir Urbanas de acuerdo a VICE las necesidades del cliente; con el fin de determinar la viabilidad del negocio 2.2. Elaborar la propuesta de acuerdo a las solicitudes del cliente. En caso de licitación elaborar listas de chequeo de COCP requisitos. Tener en cuenta los plazos establecidos por el cliente para hacer observaciones al pliego. 2.3 Entregar la propuesta técnica y económica de acuerdo a COCP las solicitudes del cliente, con carta de presentación firmada PRESI por Presidente Ejecutivo. 2.4 En caso de aprobación de la propuesta, proceder a la CLIENTE elaboración, aprobación y legalización del contrato; se PRESI entiende por legalizado la firma de PRESI y la expedición de COCP pólizas. 2.5 En caso de ampliación de tiempo y/o mayor costo de obra, se procede con elaboración de otro si, el cual es CLIENTE firmado por las partes en señal de aprobación y legalizado PRESI COCP con ampliación de pólizas; así mismo se comunican estas modificaciones a quien corresponda por medio de actas. 3. SEGUIMIENTO EJECUCIÓN 3.1 Al inicio de la obra, en caso de que el cliente aporte algún bien (materiales y/o dinero) se deben establecer los lineamientos para la preservación de los mismos: identificarlos en el inventario de la obra, preservarlos, darles adecuado uso e informar al cliente por medio de relaciones COCP semanales o mensuales el manejo del inventario en obra DIRO para el caso de materiales o la relación de costos para el paso de suministro de dineros. En caso de pérdida o deterioro de algún bien la obra debe informar a COCP sobre la situación para trasmitirle al cliente y tomar las acciones pertinentes. 3.2 Realizar el seguimiento y acompañamiento de las COCP actividades descritas en el contrato. 3.3 Evaluar la satisfacción del cliente durante la ejecución de COCP la obra; hacia la mitad del periodo definido en el contrato. PRESI VICE Analizar resultados y tomar acciones pertinentes 4. LIQUIDACIÓN CONTRATO 4.1 Recibir solicitudes de postventa, comunicarlas al proceso COCP DIRO gestión de construcción y hacer seguimiento a su ejecución. CLIENTE PRESI 4.2 Entregar la obra al cliente y liquidación del contrato Plan de Negocio Portafolio de servicios Informe de Seguimiento Acta de reunión CPR-FO-02 Lista de chequeo de requisitos Propuesta Propuesta Contrato Aprobado Pólizas Acta de inicio Otro si Modificatorio Pólizas Acta de reunión Acta de comité de obra Acta de reunión Correo electrónico y/o comunicado escrito Relación de costos Acta de Comité CPR-FO-01Encuesta Satisfacción del cliente Acta de reunión Memorando Correo Electrónico Acta de entrega y/o Acta de liquidación Pólizas PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN PRIVADA COCP 4.3 Evaluar satisfacción del cliente semestral o al momento de la liquidación de la obra. Analizar resultados y tomar acciones pertinentes 5.ATENCIÓN Y SOLUCIÓN DE 5.1 Recepcionar las quejas y reclamos de los clientes; analizarlas y definir el tratamiento a seguir actividad que se acepta o rechaza por medio de comunicado dirigido al cliente. En caso de aceptación se le especifica la acción a seguir para solucionar la situación. Este proceso no podrá ser mayor a 10 días hábiles 5.2 Seguimiento de la solución dada a la queja en caso de que se requiera. 5.3 Generar acciones correctivas por medio del software de calidad, en caso requerido. 6. REFERENCIAS Informe de seguimiento Plan del Negocio Portafolio de Servicios Contrato Aprobado Pólizas Acta de Inicio Acta Comité de Obra OtroSi Modificatorio Elaborado por : COCP Fecha : 24/10/13 CÓDIGO VERSIÓN FECHA HOJA CPR-PR-01 2 24/10/13 3 de 3 Certificado de obra COCP CPR-FO-01Encuesta Satisfacción del cliente PRESI Acta de reunión VICE QUEJAS Y RECLAMOS COCP DIRO Comunicado escrito Avance de actividades CP COCP Avance de actividades CP COCP Software calidad Acta de Entrega Acta de Liquidación Certificado de Obra Software de Calidad Encuesta Satisfacción del Cliente Contratación Privada CPR-FO-01 Lista de Chequeo de Requisitos CPR-FO-02 Plan de Negocio Informe de Seguimiento Revisado por : INCA/COCP Fecha : 24/10/13 Aprobado por : INCA Fecha : 24/10/13
