PR-GQ-07 - La Salle – Colombia – Distrito de Bogotá

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE
LA PROPIEDAD DEL CLIENTE
PR-GQ-07
Versión: 02
Vigente desde:
01-05-2015
PROCURADURÍA DE LA SALLE
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ........................................................................................................................................................ 1
2. ALCANCE ......................................................................................................................................................... 1
3. DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 1
4. RESPONSABLE ............................................................................................................................................... 1
5. CONDICIONES GENERALES. ........................................................................................................................ 1
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 2
1. OBJETIVO
Orientar claramente la forma de identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad de la
Congregación de los Hermanos en el Distrito de Bogotá, cuando estén bajo la responsabilidad de cualquier
empleado de la Procuraduría de La Salle.
2. ALCANCE
Este Procedimiento inicia con la identificación de los bienes y termina con la entrega de los mismos a su
propietario.
3. DEFINICIONES
 Propiedad de la Congregación de los Hermanos del Distrito de Bogotá: bienes de cualquier tipo, como
materiales, insumos, computadores, documentos, dinero y otros que la Congregación o Colaborador de una
Obra Lasallista proporciona a la Procuraduría de La Salle con el fin de utilizarlos para un propósito
determinado o prestar el servicio.
 Identificar: reconocer los bienes y los lineamientos para su manejo y control.
 Verificar: revisar el estado en el que se encuentran los bienes recibidos, especialmente si se van a
incorporar al producto o utilizar para el servicio, evaluando si cumplen o no con los requisitos necesarios.
 Proteger: establecer las condiciones apropiadas para garantizar que los bienes no se extravíen o se utilicen
incorrectamente.
 Salvaguardar: velar que los bienes se guarden en condiciones adecuadas, garantizando que no se dañen o
deterioren.
4. RESPONSABLE
Jefe de la Calidad: Es el directo responsable de hacer cumplir lo establecido en este procedimiento.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 Es responsabilidad de cada empleado de la Procuraduría de La Salle identificar, verificar, proteger y
salvaguardar toda información o bien que sea de propiedad de la Congregación, Comunidades y Obras
Lasallistas, y a su vez diligenciar los registros necesarios para su ingreso, control, uso y entrega.
5.2 Una vez que los bienes están bajo la tutela de la Procuraduría de La Salle, ésta se convierte en
responsable de los mismos, durante este tiempo se debe verificar periódicamente su estado.
5.3 En caso de tratarse de información confidencial todos los empleados de la Procuraduría de La Salle deben
garantizar que ésta no es conocida o utilizada por personas no autorizadas.
Se registran en un documento en el que se recogerá toda la información considerada de interés para su
correcto reconocimiento y uso: propietario, fecha de entrada, localización, etc.
Si usted accedió a este documento a través de un sitio diferente a www.lasallle.org.co se considera una copia NO CONTROLADA
1 de 2
PR-GQ-07
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE
Versión: 02
Vigente desde:
01-05-2015
LA PROPIEDAD DEL CLIENTE
PROCURADURÍA DE LA SALLE
En caso de que los bienes lleguen a la empresa deteriorados o dañados se establece comunicación con el
cliente para informarlo de lo sucedido o devolviéndolos si no cumplen con las condiciones establecidas.
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
REGISTROS
1. Identificación de la Propiedad del Cliente: El jefe de cada uno de los
procesos debe garantizar que se identifican los bienes, elementos o
documentos que son propiedad de la Congregación y que en algún
momento pueden estar bajo nuestra responsabilidad.
Jefes de proceso
Matriz de control de la
propiedad de los
Hermanos y Obras
F-GQ-17.
2. Recepción: Cuando se reciba un bien, elemento o documento que sea
propiedad de la Congregación, quien lo recibe debe garantizar que se
realice el correspondiente registro.
Empleado
Registro de recibido
3. Verificar: Siempre que se reciba cualquier bien, elemento o documento que
sea propiedad de la Congregación, el empleado que lo recibe debe verificar
el estado del mismo y en caso de encontrar alguna anomalía o falla debe
informarle al dueño y dejar el correspondiente registro, para evitar futuros
inconvenientes.
Empleado
Registro de recibido
4. Proteger y salvaguardar: Todos los empleados deben velar porque los
bienes, elementos o documentos que son propiedad de la Congregación
se guarden en condiciones adecuadas para garantizar que no se dañen, ni
deterioren, además debe asegurarlos para evitar el riesgo de pérdida o
robo.
Empleado
No aplica.
5. Entregar: Después de utilizar los bienes, elementos o documentos que son
propiedad de la Congregación o cuando éste lo solicite, se deben devolver
garantizando que se deja el respectivo registro.
Empleado
Registro de entrega
6. Seguimiento: Periódicamente el jefe de cada proceso debe entregar un
informe al Hermano Ecónomo del manejo dado a los bienes, elementos o
documentos que son propiedad de la Congregación.
Jefe de Proceso
Informe de gestión del
proceso.
En caso que por algún motivo un bien, elemento o documento propiedad
de la Congregación se dañe, el empleado responsable debe garantizar
que se devuelve en igual o mejores condiciones que lo recibió.
Revisó:
Hno. Isidoro Daniel Cruz Rodríguez
Ecónomo Provincial
Aprobó:
Hno. Leonardo Enrique Tejeiro Duque
Visitador Provincial
Si usted accedió a este documento a través de un sitio diferente a www.lasallle.org.co se considera una copia NO CONTROLADA
2 de 2