PCA-AF-04 Seleccionar, evaluar y comunicar a proveedores y

Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Gestión de Equidad de
Género
Procedimiento para
seleccionar, evaluar y
Tipo de documento
comunicar a proveedores y
contratistas
Administración y Finanzas
Área responsable
ISO 9001:2008 7.4.1
Punto(s) de la Norma (s) o
ISO 14001:2004 4.4.6
Modelo que aplica
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DOCUMENTO DE TRABAJO ELECTRÓNICO
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Revisión No.
01
Fecha
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I.- OBJETIVO
Definir el proceso para la selección y evaluación de los/las proveedores/as de la Universidad Tecnológica de
la Huasteca Hidalguense.
II.- ALCANCE
El procedimiento aplica a los/las proveedores/as que se encuentran en el Catálogo de los/las proveedores/as
de la Universidad Tecnológica de la Huasteca Hidalguense.
III.- DEFINICIONES
Proveedor/a Único/a: Son aquellos/as proveedores/as de bienes y servicios únicos en la región y en su ramo como por
ejemplo: C.F.E., Teléfonos de México, Policía Industrial Bancaria, Presidencia Municipal, etc.
Región: Porción de territorio determinado con características propias, región Huasteca territorio comprendido entre
Huejutla, Tamazunchale, Tantoyuca, y Pánuco.
Contratista: Persona física o moral que por contrata ejecuta una obra material o está encargada de un servicio para el
Gobierno, para una corporación o para un particular.
IV.- INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS O DOCUMENTOS DEL SISTEMA
Código
Documentos
M-SCA-01
PCA-AF-03
Manual de la Calidad y Ambiental
Procedimiento para Adquisición de Bienes y Servicios
V.- ENFOQUE DEL PROCESO
Proveedor/a
Entradas
Procedimiento para Solicitud y entrega de servicios y bienes
Adquisición
de de consumo final (FCA-AF-10) y/ó
Bienes y Servicios Requisición de bienes Muebles
(PCA-AF-03)
(FCA-AF-11)
Requerimientos:
PUESTO
FECHA
NOMBRE
Y FIRMA
Indicadores:
Salidas o resultados
Catálogo
de
los/las
proveedores/as de la
Universidad Tecnológica
de
la
Huasteca
Hidalguense
(FCA-AF13)
Frecuencia(s):
Cliente
Departamento
Recursos
Materiales
de
Objetivos:
ELABORÓ:
JEFE DE
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES
REVISÓ CONTENIDO:
REVISÓ FORMA:
AUTORIZÓ:
DIRECTOR DE
ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
COORD. DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD Y AMBIENTAL
RECTOR
11 de Julio de 2013
11 de Julio de 2013
11 de Julio de 2013
11 de Julio de 2013
C. HOMEGAR
ARGÜELLES SALAZAR
ING. RAFAEL GONZÁLEZ
PÉREZ
MCE. JUAN ÁNGEL
OROPEZA ESTRADA
DR. CÉSAR SANTIAGO TEPANTLÁN
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Que las compras % de adquisiciones satisfechas =
sean
oportunas, Núm. de Adquisiciones que cumplieron con los
con el mejor precio, requerimientos
X 100
de calidad, y estén Núm. total de Adquisiciones de bienes y servicios
de acuerdo a las
especificaciones
requeridas.
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Cuatrimestral
Garantizar que el
100%
de
las
compras sean a
los/las
proveedores/as
más convenientes
para
la
Universidad.
VI.- POLÍTICAS
1
2
3
4
5
6
El/la Jefe/a de Departamento de Recursos Materiales mantendrá actualizado el Catálogo de los/las
proveedores/as de la Universidad Tecnológica de la Huasteca Hidalguense (FCA-AF-13), en medios
electrónicos y al término de cada mes calendario, debe imprimir un formato de manera que sea la
evidencia de la selección.
Este procedimiento aplica para aquellas adquisiciones que tienen una relación directa con los
procesos clave.
Este procedimiento no aplica a las adquisiciones que se realicen a través del Comité de
Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios de la Universidad Tecnológica de la
Huasteca Hidalguense.
Los criterios para la selección de proveedores son:
 Precio
 Tiempo de respuesta
 Crédito
 Servicio
 Ubicación
 Proveedor/a único/a
Los criterios de Evaluación son:
 Calidad
 Tiempo de respuesta
 Precio
 Servicio
Los criterios de Re-evaluación son:
 Calidad
 Tiempo de respuesta
 Precio
 Servicio
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La evaluación se realiza una vez que las áreas firman de conformidad al recibir los servicios, insumos
o bienes. El resultado se describe al reverso de los formatos FCA-AF-10 Solicitud y entrega de
servicios y bienes de consumo final y/o FCA-AF-11 Requisición de bienes muebles.
La ponderación de selección es la siguiente:
10 Excelente
9 Muy bien
8 Bien
7 Satisfactorio
Precio
10 Al mejor precio
9 Al segundo mejor precio
8 Al tercer mejor precio
7 Al cuarto mejor precio
Tiempo de respuesta del proveedor/a
10 Que entregue en un periodo no mayor o igual a 2 días hábiles
9
Que entregue en un periodo no mayor o igual a 5 días hábiles.
8
Que entregue en un periodo no mayor o igual a 10 días hábiles
7
Que entregue en un período mayor a 10 días hábiles.
Ubicación del/la proveedor/a
10
Que se encuentre en la localidad
9
Que se encuentre en una distancia alrededor de Huejutla, no
mayor o igual a 200 Km.
8
Que se encuentre en una distancia alrededor de Huejutla, no
mayor o igual a 500 Km.
7
Que se encuentre en una distancia alrededor de Huejutla mayor a
500 Km.
Crédito
10
Otorgue crédito mayor o igual a 30 días
9
Otorgue crédito menor de 30 días pero mayor o igual a 20 días.
8
Otorgue crédito menor de 20 días, pero, mayor o igual a 15 días.
7
Otorgue crédito menor a 15 días.
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Calidad
10
Que ofrezca productos y/o servicios respaldados por una marca
legítima y originales
9
Que ofrezca productos y/o servicios de marcas similares y que
respalden con garantías
8
Que ofrezca productos y/o servicios de marcas poco conocidas
Servicio
10
Que tengan con la Universidad un trato preferencial.
9
Que ofrezcan una buena atención sin llegar a lo preferente.
8
Que muestren menos interés en la atención.
7
Que les seamos indiferentes como clientes.
9
Para formar parte del catálogo de los/las proveedores/as de la Universidad Tecnológica de la
Huasteca Hidalguense (FCA-AF-13), el/la solicitante entrega alguna de las siguientes opciones, de
acuerdo a lo que el/la Jefe/a de Recursos Materiales determine:
 Currículum de la empresa por lo menos con los siguientes datos:
Datos generales
Misión
Visión
Objetivo
Descripción de su producto o servicio
Lista de sus principales clientes

Solicitar al/la proveedor/a que conteste un cuestionario, que será otorgado por el/la Jefe/a de
Departamento de Recursos Materiales.
10 El/la Jefe/a del Departamento de Recursos Materiales, re-evaluará a los/las proveedores/as que se
encuentran en el catálogo en la tercera semana de Enero lo correspondiente al semestre JulioDiciembre y en la tercera semana de Julio lo correspondiente al semestre Enero-Junio y
posteriormente en la última semana de los meses Enero y Julio les remitirá mediante oficio los
resultados obtenidos en la re-evaluación.
11 Para el caso de adquisiciones a los/las proveedores/as ocasionales sólo se permitirá llevar a cabo
una compra sin que se encuentren en el catálogo de los/las proveedores/as, relacionadas con acervo
bibliográfico, papelería, útiles de escritorio, consumibles de cómputo, materias primas y sustancias
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químicas que se adquieran como oportunidad fuera de la localidad, señalando en un memorándum
firmado por el/la director/a de Área, las razones de su adquisición.
VII.- DIAGRAMA DE PROCESO
Personal del Departamento de Recursos Materiales
Entrada
1
Revisa la solicitud (FCA-AF-10) ó (FCA-AF-11)
2
3
4
Revisa el Catálogo de los/las proveedores/as (FCA-AF13) y
Selecciona al/la proveedor/a más conveniente
Aplica
Procedimiento
(PCA-AF-03)
Evalúa al/la proveedor/a
Cada seis meses Re- evalúa al/la
proveedor/a
5
Salida
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VIII.- RESPONSABILIDADES
Responsable
Secuencia
Actividades
Personal del
1
El/la Jefe/a del Departamento de Recursos Materiales revisa la solicitud y
Departamento de
entrega de servicios y bienes de consumo final (FCA-AF-10) y/ó
Recursos Materiales
Requisición de bienes muebles (FCA-AF-11), para identificar los artículos
solicitados en cada formato así como de su cotización correspondiente.
Personal del
2
El/la Jefe/a del Departamento de Recursos Materiales revisa el catálogo de
Departamento de
proveedores/as de la Universidad Tecnológica de la Huasteca Hidalguense
Recursos Materiales
(FCA-AF-13), para identificar a todos aquellos/as proveedores/as, que
ofrezcan los productos o servicios solicitados, y selecciona al/la
proveedor/a más conveniente para la Universidad, de acuerdo a los
criterios establecidos en las políticas.
Personal del
3
El Jefe/a del Departamento de Recursos Materiales aplica el Procedimiento
Departamento de
para Adquisición de Bienes y Servicios (PCA-AF-03).
Recursos Materiales
Personal del
4
El/la Coordinador/a de Inventarios y Almacén recibe los bienes o servicios
Departamento de
firmando en el formato FCA-AF-12. El/la Jefe/a de Departamento de
Recursos Materiales
Recursos Materiales evalúa al/la proveedor/a de acuerdo a los criterios
establecidos una vez que haya firmado el/la solicitante de conformidad,
esta evaluación la registra en la parte posterior del formato de Solicitud y
entrega de
servicios y bienes de consumo final (FCA-AF-10) y/ó
Requisición de bienes muebles (FCA-AF-11).
Personal del
5
El/la Jefe/a del Departamento de Recursos Materiales re-evalúa al/la
Departamento de
proveedor/a cada seis meses de acuerdo a los criterios establecidos, y se
Recursos Materiales
deriva de la suma de las evaluaciones de ese periodo.
IX.- CONTROL DE REGISTROS
UBICACIÓN PARA ARCHIVO
DCAEG-PL-02
CÓDIGO
FCA-AF13
NOMBRE
Catálogo
de
ALMACENAJE
TIEMPO
DE
Sección Código Serie Subserie Archivo
Archivo de
GUARDA
de
Concentración TOTAL
Trámite
(AC)
(AT)
6C
6C.14
Regi
NA
2 años
6 años
8 años
stro
INDIQUE CON UNA X
LA FORMA DE
ALMACENAMIENTO
FÍSICO
x
DESTINO
FINAL
ELECTRÓNICO
Muestra
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proveedor/
a es de la
Universida
d
Tecnológic
a de la
Huasteca
Hidalguen
se
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de
prov
eedo
res/a
sy
contr
atista
s
X.- CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
REVISIÒN
DESCRIPCIÒN
En todo el documento se agregó lenguaje incluyente a equidad de género.
11/07/2013
01
VI.- POLÍTICAS
Política No. 7 se modifica lo siguiente:
Dice: “La evaluación se realiza una vez que las áreas firman de conformidad al recibir los servicios, insumos o
bienes. El resultado se describe en el reverso de los formatos FCA-AF-10 Solicitud y Entrega de servicios y
bienes de consumo final y/o FCA-AF-11 Requisición de bienes muebles”.
Debe decir: “La evaluación se realiza una vez que las áreas firman de conformidad al recibir los servicios,
insumos o bienes. El resultado se describe al reverso de los formatos FCA-AF-10 Solicitud y entrega de
servicios y bienes de consumo final y/o FCA-AF-11 Requisición de bienes muebles.
Política No. 8 se modifica lo siguiente:
Tiempo de Respuesta
Dice: “Al Proveedor que entregue en un periodo no mayor o igual a 2 días hábiles”.
Debe decir: “que entregue en un periodo no mayor o igual a 2 días hábiles”.
Dice: “Al proveedor que entregue en un periodo no mayor o igual a 5 días hábiles”.
Debe decir: “que entregue en un periodo no mayor o igual a 5 días hábiles”.
Dice: “Al proveedor que entregue en un periodo no mayor o igual a 10 días hábiles”.
Debe decir: “que entregue en un periodo no mayor o igual a 10 días hábiles”.
Dice: “Al proveedor que entregue en un periodo mayor a 10 días hábiles”.
Debe decir: “que entregue en un periodo mayor a 10 días hábiles”.
Ubicación del Proveedor
Dice: “Que el proveedor se encuentre en la localidad”.
Debe decir: “se encuentre en la localidad”.
Dice: “Que el proveedor se encuentre en una distancia alrededor de Huejutla, no mayor o igual a 200 km”.
Debe decir: “se encuentre en una distancia alrededor de Huejutla, no mayor o igual a 200 km”.
Dice: “Que el proveedor se encuentre en una distancia alrededor de Huejutla, no mayor o igual a 500 km”.
Debe decir: “se encuentre en una distancia alrededor de Huejutla, no mayor o igual a 500 km”.
Dice: “Que el proveedor se encuentre en una distancia alrededor de Huejutla, mayor a 500 km”.
Debe decir: “se encuentre en una distancia alrededor de Huejutla, mayor a 500 km”.
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Calidad
Dice: “Al proveedor que ofrezca productos servicios respaldados por una marca prestigiada y originales”.
Debe decir: “que ofrezca productos y/o servicios respaldados por una marca legítima y originales”.
Dice: “Al proveedor que ofrezca productos y/o servicios de marcas similares y que respalden con garantías”.
Debe decir: “que ofrezca productos y/o servicios de marcas similares y que respalden con garantías”.
Dice: “Al proveedor que ofrezca productos y/o servicios de marcas poco conocidas”.
Debe decir: “que ofrezca productos y/o servicios de marcas poco conocidas”.
Servicio
Dice: “A los proveedores que tengan con la Universidad un trato preferencial”.
Debe decir: “que tengan con la Universidad un trato preferencial”.
Dice: “A los proveedores que ofrezcan una buena atención sin llegar a lo preferente”.
Debe decir: “que ofrezcan una buena atención sin llegar a lo preferente”.
Dice: “A los proveedores que muestren menos interés en la atención”.
Debe decir: “que muestren menos interés en la atención”.
Dice: “A los proveedores que les seamos indiferentes como clientes”.
Debe decir: “que les seamos indiferentes como clientes”.
RESPONSABILIDADES
Secuencia 1:
Dice: “El Jefe del Departamento de Recursos Materiales revisa la solicitud y entrega de servicios y bienes de
consumo final (FCA-AF-10) y/ó Requisición de bienes muebles (FCA-AF-11), para identificar los artículos
solicitados en cada formato.
Debe decir: “El/la Jefe/a del Departamento de Recursos Materiales revisa la solicitud y entrega de servicios y
bienes de consumo final (FCA-AF-10) y/ó Requisición de bienes muebles (FCA-AF-11), para identificar los
artículos solicitados en cada formato así como de su cotización correspondiente”.
Secuencia 4:
Dice: “El Coordinador de Inventarios y Almacén recibe los bienes o servicios y el Jefe de Departamento de
Recursos Materiales evalúa al proveedor de acuerdo a los criterios establecidos una vez que haya firmado el
solicitante de conformidad, esta evaluación la registra en la parte posterior del formato de Solicitud y entrega de
servicios y bienes de consumo final (FCA-AF-10) y/ó Requisición de bienes muebles (FCA-AF-11).
Debe decir: “El/la Coordinador/a de Inventarios y Almacén recibe los bienes o servicios firmando en el formato
FCA-AF-12. El/la Jefe/a de Departamento de Recursos Materiales evalúa al/la proveedor/a de acuerdo a los
criterios establecidos una vez que haya firmado el/la solicitante de conformidad, esta evaluación la registra en
la parte posterior del formato de Solicitud y entrega de servicios y bienes de consumo final (FCA-AF-10) y/ó
Requisición de bienes muebles (FCA-AF-11)”.
XI.- ANEXOS
Formato FCA-AF-13 Catálogo de proveedores/as de la Universidad Tecnológica de la Huasteca Hidalguense
FCAEG-SCAEG-01