Elaboró Revisó Aprobó

INSTRUCTIVO
IT-DE-02
Código: IT-DE-02
Fecha Emisión: 23.03.09
Revisión: 04
Hoja: 1 de 5
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE BAJAS
DEFINITIVAS
UNIVERSIDAD AUTONOMA
DE NAYARIT
CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
NIVEL DE
REVISIÓN
01
SECCIÓN Y/O
PÁGINA
Pág. 2
Punto 3
Pág. 3
Punto 5
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA
FECHA DE MODIFICACIÓN
Se modificó la sección 3, para el manejo de las bajas
de los alumnos que al inicio de su inscripción se dan de
baja.
Se modificó el control de registros en el responsable de
almacenarlo.
20.10.09
Se anexó una definición para definir a la persona autorizada
para dar de baja definitiva.
02
Pág. 2 y 3
Punto 1y 3
Se modificó la descripción 1, anexando la baja por
defunción.
Se modificó la descripción 3, determinando la
autorización de otros tipos de baja del alumno.
12.11.10
Se definió el tiempo para marcar la baja en el sistema SADCE
y se estableció la relación para entregar las bajas a las
Unidades Académicas.
Pág. 2
Punto 3
Se modificó la definición de oficio de baja para anexar que
debe de contener dicho oficio.
Se modificó la definición de persona autorizada, para anexar
la identifición que deberá presentar.
Pág. 2 y 3
Punto 4
03
Se modificó la descripción de la sección 1, donde se
especifica que el alumno hizo trámite de inscripción y no que
se encuentra inscrito ya que algunas bajas definitivas que se
solicitan son de alumnos con baja temporal.
Se modificó la descripción de la sección 2 para especificar
que el oficio de baja definitiva que se le entrega al alumno
deberá ser impreso del sistema.
08.08.2013
Se modificó la descripción de la sección 3, para anexar que
los alumnos que ingresaron a partir del ciclo escolar 2011 –
2012, no pagarán su baja definitiva, así mismo se anexó la
forma que se hará la entrega-recepción del control de bajas
definitivas por parte de la DAE a la Unidad Académica.
Pág. 4
Punto 5
Se modificó el tiempo de conservación de los registros ya que
se digitalizarán las bajas y posteriormente se destruyen.
Control de emisión
Elaboró
Lic. Aglaet Castellano Durán
Responsable de Educación
Superior y posgrado
Revisó
Ing. Alfredo González Jáuregui
Director de Administración
Escolar
Aprobó
Ing. Arturo Sánchez Valdez
Secretario de Servicios
Académicos
FT-CTC-06/REV.00
INSTRUCTIVO
IT-DE-02
UNIVERSIDAD AUTONOMA
DE NAYARIT
04
Página 3
Punto 4
Página 4
Punto 4
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE BAJAS
DEFINITIVAS
En la sección 2 en descripción se modificó para especificar a
qué área deberá acudir el alumno para iniciar su trámite de
solicitud de baja definitiva.
En la descripción de la sección 3 se anexó que en el caso de
baja definitiva por defunción del alumno se dará cuando un
familiar directo o persona autorizada lo solicite.
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Hoja: 2 de 5
07.08.2014
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DEFINITIVAS
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Hoja: 3 de 5
1.- OBJETIVO
Registrar bajas definitivas de alumnos para manejo estadístico.
2.- ALCANCE
Aplica para todas las Unidades Académicas de Nivel Medio y Nivel Superior.
3. DEFINICIONES

Oficio de Baja: Documento donde se especifica el motivo de la baja así como los
datos generales del alumno, expedido por el Área y/o Unidad Académica.

Baja Definitiva del Alumno: Es causada por la pérdida de la condición de alumno
concedido en sus derechos y obligaciones establecidos en el Reglamento de
estudios de tipo Medio Superior y Superior de la Universidad Autónoma de Nayarit.

Persona Autorizada: Es la persona que puede realizar el trámite previa
identificación vigente, en caso de no ser familiar directo deberá presentar carta
poder notariada y fotocopia de identificación oficial vigente, el personal directivo
de la unidad académica respectiva se identificará con credencial de la UAN.
4. DESCRIPCIÓN
Sección
1
2
3
Nombre de la sección
Descripción
a) Cuando el alumno solicita su trámite de baja definitiva
en la unidad académica, área académica y/o
programa académico a la que hizo tramites de
Baja del alumno
inscripción.
b) Por aplicación del Reglamento de Tipo Medio Superior
y Superior de la UAN.
c) Por defunción del alumno.
Para trámite de baja definitiva por solicitud del alumno, el
alumno acudirá al área de control escolar del programa
académico y/o unidad académica en la que se inscribió,
el/la oficial de servicios escolares de la unidad
Verificación y
académicao Área Académica, verifica que el alumno no
elaboración de oficio de tenga adeudo de materiales y daños al patrimonio de la
baja por parte de las
UAN, en caso de que el alumno no tenga adeudos en la
unidades académicas
unidad académica procede su baja definitiva y el/la
oficial de servicios escolares imprime del sistema a través
de la ventana de constancias el oficio de baja, con el
cual deberá acudir a la DAE para continuar con sus
tramites correspondientes.
El alumno o la persona autorizada entrega el oficio de
baja para su autorización de baja definitiva, el/la oficial
de servicios escolares de la DAE verifica el expediente del
Trámite de baja definitiva
alumno para posteriormente enviarlo con un contra
en la DAE
recibo de pago a la Dirección de Finanzas a realizar su
pago correspondiente, después el alumno debe regresar
a entregar el comprobante de pago a la DAE para ser
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entregados los documentos correspondientes y firmar de
recibido en los comprobantes de pago de la baja.
Los alumnos del ciclo escolar vigente que soliciten baja
definitiva durante el proceso de inscripción y los alumnos
que ingresaron a partir del ciclo escolar 2011 - 2012, no se
cobra la baja ya que su expediente lo integran copias
cotejadas de certificado de estudios y acta de
nacimiento.
La DAE enviará una relación de bajas definitivas
anexando comprobante de entrega de documentación
al alumno, de forma mensual a las área académicas y/o
unidades académicas, firmando de revisado el
responsable del área de nivel media superior o
responsable de nivel superior según corresponda, así
mismo deberán de firmar de entrega-recepción el/la
oficial de servicios escolares de la DAE y la persona a la
que se le entrega área académica y/o unidad
académica, dicha relación deberá ser archivada y
resguardada en legajos en la DAE, área académica y/o
unidad académica.
Para el caso de baja por defunción del alumno, se
entregarán los documentos a un familiar directo, o a la
persona autorizada que lo solicite, presentando copia
oficial de identificación, sin realizar trámite pago de baja;
firmando de conformidad donde proceda.
4
Registro de Baja en el
Sistema
Cuando el alumno de media superior lo requiera puede
autorizar su baja a un familiar directo, previa
identificación oficial y también a solicitud directa del
director de la unidad académica.
Una vez firmado de recibido la documentación el
alumno o la persona autorizada, el/la oficial de servicios
escolares de la DAE registra la baja en el sistema de
manera inmediata.
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Hoja: 5 de 5
5. Control de registros
CODIGO
NOMBRE DEL
REGISTRO
FT-AI-09
Recibo de Caja
NA
Oficio de Baja
6. Anexos
FT-AI-09
NA
Recibo de Caja
Oficio de Baja
TIEMPO DE
RESPONSABLE DE
LUGAR DE
CONSERVACIÓN
ALMACENARLO
ALMACENAJE
1 a 6 años
Oficial de servicios DIEXA, Archivero de
Y posteriormente
escolares de la
la DAE, A.A y de la
se digitaliza para
DAE, A.A y UA
UA
destruirse.
1 a 6 años
Oficial de servicios
Y posteriormente
DIEXA, Archivero de
escolares de la
se digitaliza para
la DAE
DAE
destruirse.