MANUAL DEL SUBPROCESO DE REQUERIMIENTOS DE

 MANUALDEL
SUBPROCESODE
REQUERIMIENTOSDE
MOVILIZACIÓN
CA‐CGAF‐01‐P06‐02 Versión 1.0 03/08/2015 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN Versión: 1.0 Página: Página 2 de 10 Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 3 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 4 3. ROLES .......................................................................................................................................... 4 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 5 6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN ............................... 6 6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 6 6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 6 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 6 7. INDICADORES .............................................................................................................................. 9 8. ANEXOS ....................................................................................................................................... 9 2 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN Versión: 1.0 Página: Página 3 de 10 1. INFORMACIÓNBÁSICA
Subproceso REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN Código del Proceso CA‐CGAF‐01‐P06‐02 Descripción PROPÓSITO Atender los requerimientos de movilización de los servidores y servidoras de la Institución, dentro y fuera de la ciudad, a fin de que puedan cumplir con sus responsabilidades y/o para atender actividades institucionales. DISPARADOR  Necesidad de movilización. ENTRADAS  Solicitud de transporte. ACTIVIDADES PRINCIPALES  Asignar vehículos y conductores para movilización dentro de la ciudad  Programar y atender requerimientos de movilización fuera de la ciudad PROCESO RELACIONADO Productos/Servicios del Subproceso Movilización del personal Tipo de Subproceso Adjetivo Responsables del Proceso Jefe de Transporte Tipo del cliente Cliente interno Marco Legal 
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Constitución de la República Código de Procedimiento Civil Código orgánico de organización territorial Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial 3 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
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Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2. LINEAMIENTOSDELSUBPROCESO
1. El Jefe de Transporte puede ofrecer a la unidad requirente un vehículo sin conductor en caso de disponibilidad de vehículos y que no se disponga de conductores, de preferencia para viajes dentro de la ciudad. 2. La asignación de vehículos, así como el cuadro de viajes se determinan en función de prioridades, es el caso del requerimiento de transporte de las autoridades de la institución. 3. El Jefe de Transporte tiene asignado el usuario y clave en la página de la Contraloría General del Estado, para generar el salvoconducto para los viajes de los vehículos institucionales, misma que es de su responsabilidad. 3. ROLES
Conductor.‐ Es la persona responsable de conducir el/los vehículos de la institución y de mantenerlos en buen estado para prestar el servicio de movilización en la institución. Jefe de Transporte.‐ Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización de las diferentes unidades administrativas. Unidades requirentes.‐ Dependencias institucionales que realizan requerimientos de transporte y movilización en base a las necesidades presentadas a fin de poder desempeñar sus actividades diarias. 4 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN Versión: 1.0 Página: Página 5 de 10 4. GLOSARIODETÉRMINOS
Salvoconducto.‐ Es un documento que se tramita en la página web de la Contraloría General del Estado, para registrar el permiso de movilización de los vehículos oficiales de las entidades del Estado, fuera de la jornada ordinaria de trabajo, en días feriados y/o fines de semana. 5. DIAGRAMADEFLUJODELSUBPROCESO
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MANUAL DEL SUBPROCESO DE REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN Versión: 1.0 Página: Página 6 de 10 6. PROCEDIMIENTODELSUBPROCESODEREQUERIMIENTOSDEMOVILIZACIÓN
6.1. PROPÓSITO
Detallar las actividades del subproceso de atención de requerimientos de movilización a los funcionarios, con la finalidad de establecer los pasos necesarios para administrar la flota de vehículos, al equipo de conductores, así como las rutas, de esta manera asignar los vehículos de la institución o programar los viajes o salidas fuera de la ciudad. 6.2. ALCANCE
El alcance del subproceso de requerimientos de movilización abarca el conjunto de actividades comprendidas desde la recepción del requerimiento hasta la asignación del vehículo o la movilización del funcionario que realizo la solicitud. 6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO 1. Realizar la solicitud de transporte Por parte de cualquier unidad de la institucional, el Jefe de Transporte recibe una Unidad solicitud de transporte mediante un mail y requirente telefónicamente. El requerimiento incluye el día, hora y destino, sea éste dentro o fuera de la ciudad. Solicitud de transporte 2. Recibir solicitud y revisar disponibilidad de conductores y vehículos El Jefe de Transporte recibe la solicitud y revisa la disponibilidad de vehículos y conductores. Si Jefe de tiene disponibilidad y es para dentro de la Transporte ciudad acepta la solicitud, caso contrario, envía respuesta de disponibilidad. 3. Enviar respuesta e indicar disponibilidad de fecha, hora y vehículo o conductor El Jefe de Transporte se comunica con la unidad que realizó el requerimiento y si no Jefe de tiene la disponibilidad del vehículo y conductor Transporte para la fecha y hora solicitada, indica la disponibilidad que tiene. 6 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN Versión: 1.0 Página: Página 7 de 10 4. Revisar si se aceptan condiciones de disponibilidad En la unidad requirente se revisa si pueden cambiar el requerimiento según las condiciones de disponibilidad que le ofrece el Jefe de Transporte. De ser posible cambiar la fecha y/u hora, se confirma al Jefe de Transporte el Unidad requerimiento. requirente Si se necesita la movilización en la fecha y hora solicitada, revisa la posibilidad de aceptar el vehículo sin conductor y de ser así confirma el requerimiento al Jefe de Transporte, caso contrario rechaza la nueva disponibilidad y se termina el proceso. 5. Solicitar copia de licencia del conductor y entregar vehículo Si la unidad requirente acepta el vehículo sin conductor, el Jefe de Transporte le solicita la copia de la licencia del conductor. En la fecha y hora acordada, el conductor se acerca a las Acta Entrega de Jefe de oficinas de Transporte para retirar el vehículo y Vehículo Transporte entrega la copia de su licencia. Entonces el Jefe Institucional de Transporte elabora el Acta Entrega de Vehículo Institucional y realiza la entrega del vehículo al conductor. 6. Utilizar el vehículo y devolverlo El funcionario que llevó el vehículo, a su regreso a la institución, devuelve el vehículo al Jefe de Transporte, quien lo revisa para Unidad determinar si hay novedades. Si se han requirente presentado novedades informa al conductor y le solicita que se presente un informe, caso contrario se termina el proceso. 7. Solicitar informe de novedades para determinar responsabilidad De existir novedades en la recepción del vehículo, el Jefe de Transporte solicita a la unidad requirente por medio del conductor que fue asignado para que presente el informe Jefe de de novedades, de manera que se pueda Transporte determinar la responsabilidad y realizar las gestiones que sean necesarias para cubrir los gastos que se puedan generar por dichas novedades. 7 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN Versión: 1.0 Página: Página 8 de 10 8. Emitir Informe de Novedades Con el informe del funcionario que fue asignado como conductor, la Unidad Unidad requirente requirente emite el Informe de Novedades y entrega al Jefe de Transporte Informe de Novedades 9. Conocer e informar a las autoridades El Jefe de Transporte revisa para su conocimiento el Informe de Novedades Jefe de recibido y realiza el informe a las autoridades Transporte y/o unidades respectivas, a fin de que se tomen las acciones correspondientes por las responsabilidades generadas. 10.Asignar vehículo y conductor a la hora y día indicado Si el Jefe de Transporte tiene disponibilidad de vehículo y conductor en la fecha y hora solicitada, o si la unidad requirente acepta las Jefe de nuevas condiciones de disponibilidad, y el Transporte requerimiento de movilización es para dentro de la ciudad, el Jefe de Transporte le asigna el vehículo correspondiente y envía respuesta. Si el requerimiento de transporte es para fuera de la ciudad, el Jefe de Transporte reúne todos 11.Armar el cuadro de Jefe de los requerimientos entre el jueves y viernes de Cuadro de viajes viajes Transporte cada semana y arma el cuadro de viajes dando prioridad a las autoridades. 12.Contestar a los requerimientos y coordinar las salidas Una vez que tiene el cuadro de viajes armado, el Jefe de Transporte contesta los Jefe de requerimientos de transporte que le han Transporte solicitado para fuera de la ciudad mediante un mail. El Jefe de Transporte emite el salvoconducto 13.Emitir y entregar para cada vehículo, en la página de la salvoconducto y Contraloría General del Estado, mismos que Jefe de publicar cuadro para entrega a cada conductor para que procedan Transporte conocimiento de con la movilización. Además el viernes de cada conductores semana publica el cuadro de viajes asignados para conocimiento de los conductores. Mail Salvoconducto 8 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN Versión: 1.0 Página: Página 9 de 10 14.Confirmar conductor y teléfono a la unidad requirente 15.Realizar la movilización y al retorno devolver vehículo El Jefe de Transportes envía a la unidad Jefe de requirente la confirmación del viaje mediante Transporte un mail con los datos del conductor y su teléfono. Conductor Mail El conductor asignado a cada viaje, realiza la movilización del o de los funcionarios de acuerdo al requerimiento. Una vez que regresa del viaje, devuelve el vehículo a los parqueaderos de la institución y entrega la llave del vehículo al Jefe de Transporte 7. INDICADORES
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas Porcentaje Director Administrativo Mensual 8. ANEXOS
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Acta Entrega de Vehículo Institucional Cuadro de viajes Salvoconducto 9 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE REQUERIMIENTOS DE MOVILIZACIÓN Versión: 1.0 Página: Página 10 de 10 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Elaborado Por: Ing. Priscila Villarreal Analista de Procesos Revisado Por: Econ. Patricio Borja Jefe de Transporte Aprobado por: Dra. Valeria Yánez Directora Administrativa Validado Por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General Administrativo Financiero Firma CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión 1.0 Descripción del Cambio Emisión Inicial Fecha de Actualización 03/08/2015 10