proceso: gestión de sistemas de información y tecnología

PROCESO: GESTIÓN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE
CUENTAS DE USUARIOS
Código: GS-P01
Versión: 0
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1. OBJETIVO
Atender las solicitudes de creación, modificación, o retiro de cuentas de usuario para la
disponibilidad y uso de los recursos tecnológicos como archivos, directorios, aplicaciones, entre
otros.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud debidamente autorizada por el Jefe, o encargado de Área, dar trámite a la
solicitud y termina con el registro a satisfacción.
3. INSUMOS
Solicitud de Creación, modificación, o retiro de cuentas de usuario.
4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA
Recibo a satisfacción por parte del usuario, registro en bitácora de la petición.
5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES
Consultar normograma.
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Administración de usuarios: se entiende como el conjunto de procedimientos y sus
responsabilidades asociadas, que permiten validar la legitimidad de la operación
Alias: Dirección de correo electrónico alternativa que dirige a una cuenta de usuario existente.
Directorio activo: Herramienta que permite a los administradores de red establecer políticas a
nivel de empresa, desplegar programas en muchos computadores y almacenar información de
una organización en una base de datos central, organizada y accesible.
Passwords, contraseña o palabra clave: Serie secreta de caracteres que permite a un usuario
tener acceso a un archivo, computador o programa.
Perfil: Es una colección de datos personales asociados a un determinado usuario. Un perfil se
refiere por lo tanto a la representación explícita digital de una persona de identidad.
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Usuarios: Individuo que utiliza una computadora, sistema operativo, servicio o cualquier sistema
informático. Por lo general un usuario se asocia a una única cuenta de usuario, en cambio, una
persona puede llegar a tener múltiples cuentas en un mismo sistema o servicio.
7. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento únicamente se deberá realizar en los sistemas que se basen en
contraseñas, la identificación y autenticación de los usuarios.
La solicitudes se atenderán en tiempo de llegada o teniendo en cuenta la prioridad del
requerimiento.
Se debe revisar el número de cuentas de correo disponibles en la plataforma del proveedor
del servicio de internet, para su asignación, dependiendo del número disponible se
solicitara al proveedor asignación de nuevas cuentas.
La clave de acceso al aplicativo debe ser entregada de manera segura y es de uso
personal e intransferible del usuario.
Cualquier cambio realizado por el administrador de otra aplicación (Ingreso a manejador de
contenidos y bases de datos administradas por el área de comunicaciones) debe ser
reportada mediante correo electrónico al área de sistemas.
Se debe llevar un control para determinar cantidad de solicitudes de cambios o creaciones
de claves, verificación de cuentas e intentos fallidos, mediante la bitácora.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Inicio
1
Realizar solicitud de
creación, modificación
o retiro
Recibir Solicitud
2
2
Descripción de la actividad
Responsable
Documento o
Registro
Inicio del procedimiento
Se realiza la solicitud al área de Subdirector o Formato
de
sistemas para la creación, modificación encargado del Solicitud
de
o retiro de los usuarios.
área
creación,
modificación o
retiro
de
usuarios.
Se recibe la solicitud, debidamente Ing. Sistemas
autorizado por el jefe o encargado, con
el requerimiento, creación de cuentas
(Correo, Orfeo, equipo, chat, acceso a
páginas, listas de correo, redes
sociales), modificación, desactivación,
bloqueo intencional y/o el retiro de
usuarios de las aplicaciones.
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Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripción de la actividad
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Responsable
De acuerdo con la solicitud se pueden Ing. Sistemas
realizar las siguientes actividades:
2
Realizar creación de
usuarios nuevos
Si la solicitud es para creación de
usuarios
nuevos
realice
las
actividades 1, 2 y 3.
1. Cuentas Orfeo.
Se verifica que el usuario no se
encuentre en la base de datos.
El Ingreso del usuario se hace teniendo
en cuenta Dependencia a la que
pertenece y permisos de acceso y/o
consulta.
Se asigna una clave temporal y una vez
ingresado al aplicativo el usuario la
debe cambiar. Para conocer la forma de
utilizar el sistema ORFEO. Ver
instructivo de ORFEO.
3
2. Cuentas Correo.
Se verifica que el usuario no se
encuentre en la base de datos de la
plataforma de manejo del proveedor de
servicio.
En el equipo del usuario, se configura la
cuenta, claves, lista de contactos en el
aplicativo cliente correo electrónico
(Outlook o Thunderbird)
Se envían correos de prueba para
verificar el correcto funcionamiento de
la cuenta de correo electrónico.
3. Cuentas Directorio Activo.
3
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Recibida la información del usuario con
nombre, cargo y dependencia, se
realiza la creación de la cuenta en el
servidor del administrador y se asigna
Documento o
Registro
Bitácora
Administración
De Usuarios
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Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripción de la actividad
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Responsable
Documento o
Registro
una contraseña temporal.
En el equipo del usuario se registra el
equipo al dominio idpc.gov.co y se
entrega la cuenta y contraseña al
usuario.
Se hace la revisión de la cuenta con los
permisos respectivos.
Ir a la actividad 6.
Si la solicitud tiene que ver con Ing. Sistemas
alguna
modificación
pude
presentarse lo siguiente:
3
2
Realizar modificaciones
de acuerdo con la
solicitud
4
1. Bloqueo intencional
Este bloqueo es solicitado por el jefe
directo o encargado para suspender
temporal los accesos a un sistema de
información bien sea por novedades
como
vacaciones,
licencias,
incapacidades u otro tramite de
suspensión a un usuario.
2. Desbloqueo de cuentas
4
6
Solicitud para desbloquear claves de
acceso a los sistemas de información
internos cuando el usuario ha olvidado
su clave o por intentos fallidos o
expiración de la misma.
Ir a la actividad 6.
Bitácora
Administración
De Usuarios
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Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
4
2
Realizar el retiro de
acuerdo con la solicitud
Descripción de la actividad
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Responsable
Si la solicitud es para retiro de Ing. Sistemas
usuarios puede presentarse lo
siguiente:
Documento o
Registro
Bitácora
Administración
De Usuarios
1. Desactivación y/o eliminación
de cuentas de usuarios
Para las cuentas del directorio activo se
realiza una modificación al nombre del
usuario.
El correo electrónico y chat se elimina.
En la supresión de cuentas de correo
Electrónico, se verifica la eliminación de
la cuenta, si es necesario se adiciona a
una cuenta de correo como un alias.
5
Para ORFEO se elimina si y solo si no
tiene radicados a nombre del usuario.
Para tal fin se procede con la
realización de Backups. Consultar
procedimiento
Backup
y
Restauración de la Información
Nota: Cualquier cambio interno de un
equipo de cómputo (PC, impresoras,
Scanner o elemento de consumo
regulado,
informar
al
Almacén).
Consultar
procedimiento
Administración de Inventarios.
Se informa al solicitante que el servicio Ing. Sistemas.
se realizó satisfactoriamente.
3
4
6
Informar al usuario
Fin
Fin del procedimiento
Formato
correo
electrónico.
o
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CUENTAS DE USUARIOS
Código: GS-P01
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9. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha de aprobación
0
23 de Abril de 2013
Cambios realizados
Documento original.
10. APROBACIÓN
Elaboró y Validó
Apoyó y Revisó
Aprobó
LUIS CORTÉS CASTIBLANCO
Profesional Universitario
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN
CORPORATIVA
CATHERINE CIFUENTES GUERRERO
Profesional Contratista
SUBDIRECCIÓN GENERAL
ALFREDO JOSÉ DELGADO DÁVILA
Subdirector de Gestión Corporativa
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN
CORPORATIVA
-Documento original firmado en Subdirección
General-
-Documento original firmado en Subdirección
General-
-Documento original firmado en Subdirección
General-
Fecha: 16 de octubre de 2012
Fecha: 17 de octubre de 2012
Fecha: 23 de Abril de 2013