Oficinas que se adaptan al trabajador

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FICHA TÉCNICA
AUTOR: GARCÍA PINEDA, Raúl.
TÍTULO: Oficinas que se adaptan al
trabajador.
FUENTE: Gestión Práctica de Riesgos
Laborales, nº 80, marzo 2011.
RESUMEN: El concepto de oficina ha
cambiado de forma radical en los últimos
años. Anteriormente los espacios eran
rígidos y no se tenía en cuenta la comodidad de los trabajadores y mucho menos
su salud. En la actualidad, el trabajo de
oficina presenta unas particularidades
específicas en cuanto a la salud laboral,
como son los problemas posturales, visuales y psicosociales y que están relacionados directamente con los equipos
(mobiliario y sistemas informáticos), el
entorno y con la organización del trabajo.
Para poder prevenir estos riesgos es
necesario que se utilicen en esos entornos elementos saludables, adaptados a
las necesidades de los usuarios y las
características de las tareas que se van
a desarrollar. En este sentido cobra una
especial importancia el mobiliario de oficina. La apuesta por el diseño, la calidad
y la ergonomía, han sido claves en esa
transformación. Este tipo de mueble ha
pasado de ser sólo un objeto funcional a
convertirse en una pieza clave en el desarrollo del espacio de trabajo, e incluso
en la mejora de la productividad de las
empresas.
DESCRIPTORES:
• Ergonomía
• Salud laboral
• Diseño
Oficinas que se adaptan
al trabajador
Los tiempos en los que los centros de trabajo eran fríos, tristes u oscuros
pertenecen al pasado. La tendencia actual reclama espacios flexibles,
modulares y eficientes, en los que aumente la productividad y fluya la
creatividad. Son muchas las horas que se invierten en el ejercicio de las
responsabilidades profesionales, y por esta razón los espacios son los que
se tienen que adaptar a las necesidades de los trabajadores. Se deben
crear entornos ergonómicos que alivien la carga postural común asociada
a los trabajos realizados en las oficinas.
Raúl García Pineda, Director de Procesos y Responsable de Calidad de Ofiprix
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l concepto actual de oficina ha cambiado de forma radical en los últimos
años. Atrás quedó esa imagen de empleados de oficina colocados uno tras
otro, sin espacios compartidos, con colores grises
y elementos estáticos que dificultaban la movilidad. Hoy en día, la oficina se transforma en un
espacio flexible, adaptable a las necesidades del
trabajador. De esta forma, el lugar de trabajo y los
elementos que lo forman, se amoldan a las personas que lo usan y no al revés. Anteriormente,
los espacios de trabajo eran lugares rígidos en los
que no se tenía en cuenta la comodidad de los
trabajadores y mucho menos su salud.
que se van a desarrollar. En esto último cobra una
especial importancia el mobiliario de oficina.
E
En la actualidad, la salud laboral es una prioridad de primer orden. Sin embargo, la ergonomía se suele relacionar más con las actividades
industriales y no tanto con las del sector terciario, en las que, por el contra, los riegos laborales
existen y muchos. El trabajo de oficina presenta
unas particularidades específicas en cuanto a la
salud laboral, como son los problemas posturales,
visuales y psicosociales. Estos problemas están
asociados a aspectos relacionados directamente
con los equipos de trabajo (mobiliario y sistemas
informáticos), con el entorno de trabajo y con la
organización del trabajo.
Además, es en estas actividades donde se
están manifestando con mayor intensidad los denominados “riesgos emergentes”, asociados a los
profundos cambios en la organización del trabajo
que se producen como consecuencia de la innovación tecnológica. Estos riesgos han sido identificados en los últimos informes de la Agencia Europea para la Seguridad y Salud en el Trabajo como
prioritarios, por el impacto que pueden tener en
amplios sectores de la población, fundamentalmente en el sector terciario.
Para poder prevenir los riesgos laborales que
pueden darse en una oficina es necesario, por un
lado, crear organizaciones saludables, que permitan prevenir los riesgos psicosociales ya conocidos, así como los asociados a las nuevas formas
de trabajo, y, por otro lado, que esas organizaciones se creen en entornos saludables, en los
que las condiciones de trabajo resulten óptimas
tanto desde el punto de vista de la salud, como
del bienestar y las mejoras en la productividad. Y,
por último que en esos entornos se utilicen elementos saludables, adaptados a las necesidades
de los usuarios y a las características de las tareas
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Disponer de un
espacio diseñado
de acuerdo a las
tareas que se
vayan a realizar
en éste, aumenta
la creatividad y la
productividad
El mobiliario de oficina ha experimentado en
los últimos años una extraordinaria evolución. La
apuesta por el diseño, la calidad y la ergonomía,
han sido claves en esa transformación. El mueble de oficina actual se adapta a las necesidades
del trabajo, crea espacios flexibles y en los que
se fomenta y acrecienta la productividad. Fruto
de esa importancia que ha ido adquiriendo, ha
pasado de ser sólo un objeto funcional a ser una
pieza clave en el desarrollo del espacio de trabajo, e incluso en la mejora de la productividad de
las empresas. De hecho, ahora son los propios
técnicos en prevención e incluso los responsables de recursos humanos los que se encargan
de la compra y elección de forma directa, del
mobiliario de oficina.
Sin embargo, lamentablemente muchas empresas no son del todo conscientes de la importancia del diseño del espacio de trabajo. En Ofiprix, como prescriptores de mobiliario de oficina
esta es una de las tareas más complicadas con
la que nos encontramos. Asesorar y aconsejar
correctamente a nuestros clientes sobre cual es
el mobiliario más adecuado para cada espacio
de trabajo en función de varias variables como
pueden ser las tareas que se van a realizar, la/las
personas que van a realizar este trabajo,el tipo
de trabajo, el tiempo, el espacio, la luz… En muchas ocasiones es muy importante concienciar al
cliente de la importancia de todas estas variables
ya que van a tener una incidencia muy importante tanto en la productividad como en el bienestar
de las personas que desarrollen este trabajo. Pese a lo que mucha gente cree, crear un entorno
de trabajo adecuado no tiene porque repercutir
en el coste –un factor por otro lado muy importante debido al entorno de crisis en el que vivimos estos días–. Todo es cuestión de realizar un
estudio exhaustivo de las necesidades de cada
caso y contar con un mobiliario adecuado para
poder adaptarlo a cada espacio de trabajo.
Disponer de un espacio especialmente diseñado a las necesidades de las tareas que se
vayan a realizar en él, es también fundamental
para que el flujo de trabajo sea el adecuado y,
en consecuencia, se aumente la creatividad y la
productividad. De hecho, las mejoras y adaptaciones a las necesidades particulares del espacio de trabajo mejoran la productividad de los
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La tendencia actual es convertir la oficina en un espacio vivo, flexible y luminoso. La preferencia de las últimas décadas es la búsqueda de colores
que impulsen la capacidad de producción de los trabajadores y el manejo más eficiente del espacio.
empleados hasta en un 20 por ciento. Y es que,
disponer de un espacio diáfano, en el que se
promueva la creatividad, el trabajo en equipo y
la colaboración es vital a la hora de diseñar un
lugar de trabajo.
Los espacios demasiado divididos, en los
que la información no está suficientemente a mano, y que, por tanto, no son eficientes, pueden
acrecentar los riesgos de tipo psicosocial que se
pueden dar en la oficina, es decir, estrés, falta de
motivación, etc. Al mismo tiempo, si el espacio
no está diseñado según las tareas que se vayan
a realizar en él, o, por ejemplo, no se disponga
del suficiente orden del material, es posible que
se incrementen los riegos posturales. El empleado tendrá que realizar posturas no recomendables que podrán provocar dolores musculares,
de espalda, cuello, etc. Es el caso de disponer,
por ejemplo, del material necesario en estanterías a ras del suelo, con acceso complicado. Por
este motivo, cada día se está extendiendo más
el diseño de módulos que facilitan el acceso a
la información útil para el trabajo, y, en definitiva
a espacios de trabajo modulares y flexibles, en
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los que el empleado tiene a su disposición todo
aquello que necesita en cada momento, pudiendo cambiar el orden de las cosas o el aspecto,
según las necesidades. Algo que se ha venido a
llamar como “la oficina mutante”, es decir, una oficina en la que los espacios y los elementos cambian en función de las necesidades de trabajo.
Así, existen mobiliarios que, según el momento,
pueden modificarse y crear nuevas formas, para
establecer espacios cerrados en un momento dado. De ese modo, hay mesas que en las que, si
es necesario, pueden levantarse separaciones, sin
necesidad de construir mamparas. Y todo esto,
enfocado a ofrecer espacios eficientes en los que
el empleado pueda desarrollar su trabajo de una
forma óptima.
en él y que éstas puedan realizarse de un modo
óptimo eficiente. Para conseguir esto, en primer
lugar, hay que tener en cuenta que la oficina es el
lugar en el que pasamos la mayor parte del día.
Por eso, es necesario cuidar este entorno en el
que el trabajador pasa, al menos, 8 horas diarias.
¿Qué hay que tener en cuenta
para crear un espacio de trabajo
óptimo y eficiente?
Así, algunas de las reglas básicas que deben
tenerse en cuenta a la hora de diseñar el espacio
de trabajo son, por un lado, construir una oficina modular, en la que se economice el espacio.
Por otro lado, es importante que todo esté archivado de un modo correcto. El orden hace que la
búsqueda de la información sea más sencilla, por
Una de las principales prioridades de toda organización es ofrecer a sus trabajadores lugares de
trabajo adaptados a las tareas que se desarrollan
La tendencia actual es convertir la oficina en
un espacio vivo, flexible y luminoso. La preferencia de las últimas décadas es la búsqueda de colores que impulsen la capacidad de producción
de los trabajadores y el manejo más eficiente del
espacio. Así, teniendo en cuenta las necesidades
de la tarea llevada a cabo por el trabajador, es
necesario crear espacios modulares y flexibles, en
los que todo esté a mano de modo eficiente y en
los fluya la información de un modo adecuado.
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lo que el trabajador podrá ser más eficiente. Así,
será básico el uso de elementos como archivadores o cajoneras, adaptables y móviles.
mas con los que nos encontramos para diseñar
muebles de acuerdo a las necesidades actuales
del mercado.
Fruto de todas estas necesidades, Ofiprix lanzó
al mercado en el año 2010 Modus, es un programa de mobiliario operativo ideado para el almacenaje y compartimentación permitiendo composiciones rectas, curvas o incluso en forma de L. De
esta forma, es el mueble el que se adapta al espacio y a los requerimientos del trabajo que se vaya a
desarrollar en él. Se trata de un mueble totalmente
flexible acorde con los nuevos requerimientos de
espacios abiertos, adaptables y funcionales. Modus
está realizado, diseñado y producido bajo los más
altos estándares de calidad, utilizando materiales,
métodos y procesos productivos respetuosos con
el medio ambiente.
El diseño en el mueble de oficina ha sufrido una intensa transformación volviéndose cada vez más complejo y sofisticado. Hoy en día
en el diseño de mueble de un nuevo mueble
hoy en día intervienen multitud de materiales y
elementos como pueden ser plásticos, metales,
lacas, mecanismos, pistones… El mueble debe
ser cada día más flexible y funcional. Atrás quedaron las tareas monótonas. La oficina moderna
tiende cada vez a ser un lugar abierto y cambiante, y el mueble, como medio que nos permite
desarrollar nuestro trabajo debe evolucionar en
el mismo sentido.
Otra de las tendencias actuales, debido a la
reducción de la disponibilidad del espacio, y que
ayuda a la creación de un entorno en el que se
fomente la creatividad, es contar con techos altos. Dan sensación de amplitud y, por lo tanto, la
impresión de falta de espacio se ve reducida. Asimismo, las mesas dejan de ser rectas y cuadradas, para pasar a ser con líneas curvas y adaptables, que promuevan la interrelación entre los
trabajadores y, por tanto, el trabajo en equipo.
Y, por último, es importan la elección del color de la oficina. El color del entorno afecta al
ánimo de las personas. Por este motivo, el color
puede ser utilizado como una herramienta para
mejorar el trabajo en una empresa. El color tiene
una lectura, más o menos inconsciente, que podemos utilizar para mejorar la marcha de una organización. Ante la falta de luz natural, lo ideal es
contar con colores que aporten luz por si solos,
como la gama de los naranjas, rojos y amarillos.
El tipo de trabajo,
el espacio, la
luz van a tener
una incidencia
muy importante
tanto en la
productividad
como en el
bienestar
Entre los accidentes más comunes causados
por el mobiliario de oficina se encuentran: desplazamientos involuntarios o incontrolados cuando
se usan muebles con partes móviles (puertas,
cajones, ruedas, mecanismos de regulación…),
vuelco por falta de estabilidad, golpes fortuitos
con esquinas y salientes, atrapamiento (sobre
todo de dedos) en huecos pequeños entre muebles o piezas de los mismos, y rotura o deterioro
de alguna parte del mueble. Por este motivo, las
nuevas líneas de diseño de oficina apuestan por
terminaciones redondeadas, que eviten accidentes, y, por ejemplo, los elementos móviles disponen de topes o limitadores de posición para que
no se salgan involuntariamente de su lugar.
Puestos de trabajo que se
adaptan a cada función
Muebles resistentes y seguros
Al montar una oficina es muy importante tener en cuenta que el factor humano es, y seguirá siendo el elemento con más peso que
aporta un valor de diferenciación a cualquier
organización.
A la hora de planificar un espacio de trabajo, tal y
como hemos mencionado anteriormente, es vital
contar con muebles que cumplan con los requisitos de ergonomía y salud laboral. En Ofiprix al
distribuir nuestros productos a través de nuestra
propia red de tiendas podemos entender mejor
las necesidades de nuestros clientes al estar continuamente en contacto con ellos. Como también
somos fabricantes, nuestro departamento de I+D
y calidad canaliza todas las sugerencias y proble-
Por esta razón, el diseño de una oficina debe
partir del análisis de las necesidades de las personas que van a trabajar en ese espacio. No existe
ningún modelo que sea el mejor en “términos absolutos”. La calidad del mueble depende en gran
medida de las tareas para las que se van a usar y
aunque se suele hablar genéricamente de “trabajadores de oficina” como un colectivo, en realidad
las posibles tareas realizadas por este tipo de trabajadores puede ser muy heterogeneas.
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Podemos considerar 4 perfiles básicos de
puesto de trabajo que permiten encuadrar de forma bastante aproximada a una buena parte de los
trabajadores de una oficina. (Ver Despiece).
En general todos los puestos de trabajo se
han ido transformando al mismo tiempo que los
requerimientos del mismo han ido cambiando.
Así, los avances tecnológicos, con la venida de
los dispositivos móviles, los netbooks, etc, han
traído consigo numerosas diferencias a la hora
de diseñar los muebles de oficina. El fin último
es facilitar el trabajo del empleado y conseguir
que éste pueda acceder de un modo fácil a todos los dispositivos e información que necesite
para su trabajo. Así, es importante considerar no
sólo las necesidades asociadas a los equipos actuales, sino prever sus cambios en función de las
necesidades futuras, marcadas por una evolución
bastante rápida. Especialmente importante es la
presencia cada vez mayor de pantallas planas,
que requieren de bastante menos espacio en la
mesa que las tradicionales de rayos catódicos.
También es previsible que en breve la necesidad
de cableado sea menor, según vaya imponiéndose la tecnología inalámbrica.
Por otro lado, estos cambios tecnológicos
han implicado también otras transformaciones
en el espacio de trabajo como es el tele-trabajo.
Ya no es tan necesario disponer de un lugar fijo
desde que el trabajar, sino que un mismo puesto
puede ser empleado por diferentes personas y,
por tanto, ser versátil en su diseño. Así, los puestos de trabajo son cambiantes y estos cambios
vienen asociados a la forma de trabajar.
Entre los principales cambios que afectan a
la creación de los puestos de trabajo se encuentran, tal y como hemos mencionado ya anteriormente, los cambios tecnológicos. La tecnología
pone a disposición de las empresas y, en definitiva, de los trabajadores, de potentes herramientas
que facilitan el trabajo, así como la movilidad. Por
este motivo, el diseño actual de mueble de oficina tiene en cuenta estos avances e inserta en
sus creaciones estas herramientas, con el fin de
que el empleado pueda utilizarlas de un modo
cómodo y efectivo.
Por otro lado, la versatilidad prima en las empresas. El trabajador, si quiere alcanzar el éxito y
amoldarse a las exigencias del nuevo mercado
tiene que ser versátil. Esa versatilidad trae con-
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DESPIECE
Perfiles básicos de puesto de trabajo
 Directivo
> Características de la tarea:
• Actividad creativa con elevada autonomía
• Alto nivel de relaciones y comunicación
• Menor uso de ordenador y mayor uso de documentos y papel
> Prestaciones del mobiliario:
• Valor simbólico y representación
• Espacios y elementos para reuniones
• Sillas de respaldo, sin renunciar a prestaciones ergonómicas
• Mesas más grandes, pero sin alterar características ergonómicas fundamentales
 Técnico
> Características de la tarea:
• Tareas creativas y con carga intelectual
• Menos requerimiento de relación y comunicación
• Trabajo intensivo con el ordenador
• Puesto con elevada carga postural
> Prestaciones del mobiliario:
• Favorecer la movilidad y los cambios de postura
• Ajustes para adptarse al usuario
• Sillas con ajuste dinámico en el respaldo
• Respaldo medio-alto
• Reposabrazos anchos y regulables en altura
• Mesa de tamaño suficiente
• Diseño del puesto compatible con equipos informáticos y comunicaciones
 Administrativo
> Características de la tarea:
• Versatilidad, variedad de actividades
• Tareas pautadas, más mecanicas y con menos autonomía
• Puesto con niveles intermedios de carga postural y necesidades específicas en cuanto a funcionalidad
> Prestaciones del mobiliario:
• Favorecer la movilidad y los cambios de postura
• Diseño del espacio de trabajo compatible con una variedad de actividades
• Elementos de almacenamiento y archivo
• Silla versátil
 Atención al público
> Características de la tarea:
• Posiblemente tareas con cierto nivel de carga física
• Variedad de tareas de atención al público, teléfono y tareas de ordenador
• Posible necesidad de alternar posturas de pie y sentado
> Prestaciones del mobiliario:
• Movilidad en la postura
• Superficie de trabajo suficiente
• Diseño de alturas de trabajo en el caso de mostradores
• Reposabrazos anchos y regulables en altura
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Las mesas dejan de ser rectas y cuadradas, para pasar a ser con líneas curvas y adaptables, que promuevan la interrelación entre los trabajadores
y, por tanto, el trabajo en equipo.
sigo que los muebles ya no pueden estar tan
enfocados en tareas muy concretas y definir sus
formar en función de un trabajo concreto, sino
que, tal y como apuntábamos más arriba, tienen
que ser flexibles, adaptables y cambiantes para
poder pasar de una tarea a otra sin ningún tipo
de problema.
Asimismo, estamos en la época de “todos
somos uno”. Las jerarquías se disipan en pos de
un organigrama más plano y en el que todos son
iguales. Así, tal y como se apunta desde la Guía
“debido a que los puestos especializados van
desapareciendo a favor de puestos que abarcan
muchas tareas, las estructuras organizativas cambian por completo. Como hay menos personas
que coordinar para cada actividad a desarrollar
se reduce también la necesidad de puestos de
mando intermedios, cuyas funciones son absorbidas por las categorías superiores o las inferiores. Esto afecta a la distinción jerárquica del mobiliario, cada vez menos acusada, de modo que
los puestos de directivo se asemejan más a los
de otras actividades técnicas o administrativas”.
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It’s time for the team
Otro de los cambios que acontecen en la forma
de estructurar el trabajo y que, por tanto, inciden
en el diseño del mueble de oficina es la primacía
del trabajo en equipo. Hoy en día todo se hace
sobre la base de la metodología de un equipo.
Los proyectos, ideas, planes, etc., se forjan sobre
la base de diferentes personas y distintos puestos
y perfiles. Esto ha hecho cambiar en gran medida el modo en el que se crean y distribuyen los
espacios de trabajo. Una de las tendencias actuales consiste en diseñar espacios en los que se
fomente la capacidad de creatividad y en los que
se facilite el trabajo realizado en equipo. Es en
este punto donde surgen los espacios diáfanos,
abiertos, los muebles que propicien la comunicación y la interacción que existe entre las personas. Al abandonarse las estructuras altamente
jerarquizadas y las tareas celulares, hace falta una
comunicación más horizontal y constante entre
los trabajadores. Esto implica más trabajo en equipo, más reuniones, y una planificación abierta de
los espacios. El mobiliario se ve afectado en la
medida que es necesario que los muebles ofrezcan una mayor posibilidad de reunirse, de intercambiar el puesto entre distintos trabajadores, y
también se sustituyen progresivamente los despachos cerrados por espacios abiertos separados
con mamparas.
En definitiva, todos los cambios que van apareciendo en la forma de trabajar que se han ido
desarrollando durante los últimos años, han implicado una clara tendencia a que sean los muebles,
más que nunca, los que se adapten al trabajar y la
situación inversa. Sin embargo, como los cambios
pueden sobrevenir en pocos años, más si cabe si
hablamos de la velocidad de los procesos tecnológicos, es necesario que las empresas lleven a
cabo un cuidado y pensado plan de renovación
de mobiliario y de diseño de espacios, programando una obsolescencia. Del mismo modo, la
capacidad versátil del mueble actual hace que se
tengan a disposición muebles fácilmente adaptables que pueden cumplir de un modo fácil con
las diferentes funciones, necesidades o tareas
que se vayan a desarrollar en él.
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