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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
versión: 02
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CODIGO: CP-A-BS
Proceso:
GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
Responsable:
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
Objetivo:
GARANTIZAR EN FORMA OPORTUNA LOS REQUERIMIENTOS DE BIENES Y SERVICIOS PARA LAS AREAS ACADEMICA Y ADMINISTRATIVA EN PRO DE LA EFICIENTE PRESTACION DEL SERVICIO.
Alcance:
PROCESO DE APOYO INICIA CON LA IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES DE ELEMENTOS PARA CADA DEPENDENCIA TANTO ACADEMICA COMO ADMINISTRATIVA, IDENTIFICACION DE
PORPUESTAS ECONOMICAS, ELBORACION DEL PROCESO CONTRACTUAL HASTA LLEGAR A LA COMPRA O PRESTACION DEL BIEN O SERVICIO EN SU FASE FINAL.
Actividades
Proveedor
Entradas
CONSEJO SUPERIOR
ESTATUTO DE
CONTRATACION
CONSEJO SUPERIOR
MANUAL DE MANEJO DE
ALMACEN EN
INVENTARIOS
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA
SISTEMA DE
INFORMACIÓN PARA
VIGILANCIA DE LA
CONTRATACIÓN ESTATAL
Requisitos legales y
normativos
ACUERDO No. 12 DE 2012
ACUERDO No. 12 DE 2014
P,
H,
V,
A
Requiere Control
Documentación
asociada al
desarrollo de la
actividad
(Interna O
Externa)
ENTIDADES DE
CONTROL NACIONAL
REALIZAR EL PLAN
OPERATIVO ANUAL (POA).
ACUERDO No 09 DE 2003
ALMACEN
DEFINIR POLITICAS DE
COMPRA DE BIENES Y
SERVICIOS
P
SIRECI Resolución 7350 de
2013 de la Contraloría General
de la República
CONTRALORIA GENERAL
DE LA NACION
PLANEACION DE COMPRA DE
BIENES PARA LAS
DEPENDENCIAS
PD-A-BS-02
P FORMATOS DE
SOLICITUDES
PLANEACION DE SERVICIOS
PARA LAS DEPEDENCIAS
ACADEMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
PD-A-BS-02
P FORMATOS DE
SOLICITUDES
P
*FORMATO PLAN
OPERATIVO ANUAL
Responsable
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
Salidas
razón de ser
del proceso
Requiere
Controles
Cliente
PLAN OPERATIVO
ANUAL
OFICINA DE
PLANEACIÓN
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN
ACUERDOS,
RESOLUCIONES,
DEFINICIONES
ETC.
ASESORIA JURIDICA
TODOS LOS PROCESOS
PLAN DE
COMPRAS,
ORDENES DE
COMPRAS,
CONTRATOS DE
SUMINISTROS
ALMACEN Y
CONTROL INTERNO
COMUNIDAD ACADEMICA Y
ADMINISTRATIVA
ESTATUTO DE
CONTRATACION
LEY 152 DE 1994.
ACUERDO 018 DE 2011
*VALIDACIÓN Y
APROBACIÓN DEL
CONSEJO ACADÉMICO
RECTOR,
SISTEMA DE
VICERRECTOR
INFORMACIÓN PARA ADMINISTRATIVO,
VIGILANCIA DE LA
JEFE DE COMPRAS
CONTRATACIÓN
ESTATAL
JEFE DE COMPRAS Y
OPS
JEFE DE COMPRAS Y
OPS
OPS, CONTRATOS
DE OBRA CIVIL,
CONTRATOS DE
VICERRECTORIA
MANTENIMIENTO,
ADMINISTRATIVA
CONTRATOS DE
SERVICIOS
PUBLICOS.
COMUNIDAD ACADEMICA Y
ADMINISTRATIVA
TODOS LOS PROCESOS
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
PLAN DE DESARROLLO
CONSEJO SUPERIOR
MANUAL DE
PROCEDIMEINTOS.
MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS MEDIANTE
RESOLUCIÓN 0022 DE ENERO
12 DE 2011 Y AHORA CON LA
RESOLUCIÓN 139 DE ENERO
27 DE 2016
OFICINA DE CONTROL
INTERNO,
ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD.
REALIZAR LA SELECCIÓN DE
PROVEEEODRES
PD-A-BS-02
H SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
INFORME DE
PROVEEDORES
CONSEJO SUPERIOR
ESTATUTO
PRESUPUESTAL
ACUERDO 04 DE 2009
ENTIDADES DE
CONTROL NACIONAL
GESTIONAR LA
EXONERACION DE IMPUESTO
PREDIAL
H PD-A-BS-04
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
NOTIFICACIÓN DE
EXONERACIÓN DE JURIDICA
IMPUESTOS
GESTION FINANCIERA
TODOS LOS PROCESOS
NECESIDAD DE
CONTRATACIÓN
N/A
PRESTAR EL SERVICIO DE
TRANSPORTE PARA
PRACTICAS ACADEMICAS O
DE LA COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
H
JEFE SUPERVISION
TRANSPORTE DE
PASAJEROS DE LA
SUPERVISOR
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
TODOS LOS PROCESOS
TODOS LOS PROCESOS
INFORMACIÓN DE LOS
PROVEEDORES
N/A
PD-A-BS-06 /
PD-A-BS-11 PARQUE
REALIZAR MANTENIMIENTO AL
AUTOMOTOR
PARQUE AUTOMOTOR /
H
JEFE SUPERVISION
PD-A-BS-10
MUEBLES ENCERES
MUEBLES Y
ENCERES
HOJA DE VIDA DEL
AUTOMOTOR
-MANT. E
SUPERVISOR
INVENTARIO DE
MUEBLES Y
ENCERES
COMUNIDAD UNIVERSITARIA
N/A
N/A
*VALIDACIÓN Y
APROBACIÓN DEL
CONSEJO SUPERIOR
PD-A-BS-05
VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
CARACT. B Y S
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PD-A-BS-07
GESTIONAR EL SEGURO PARA
ASEGURAMIENTO DE
VICERRECTOR
LOS BIENES PATRIMONIALES
H LOS BIENES
ADMINISTRATIVO
DE LA UNIVERSIDAD
PATRIMONIALES DE
LA UNIVERSIDAD
REQUISITOS DE
EXONERACIÓN
N/A
ALCALDIA DEL
MUNICIPIO
TODOS LOS PROCESOS
SOLICITUD DE
TRANSPORTE
N/A
N/A
REALIZAR EL PRESTAMO O
ALQUILER DE ESPACIOS
FISICOS Y DE LA
UNIVERSIDAD
PD-A-BS-08
PRESTAMO O
H ALQUILER DE
ESPACIOS FISICOS
DE LA UNIVERSIDAD
ENCARGADOS DE LOS
AUTOMOTORES
SOLICITUD DE
SUMINISTRO PARA
MNTENIMIENTO DE
PARQUE AUTOMOTOR
N/A
SUPERVISION
REALIZAR EL PRESTAMO O
ALQUILER DE MEDIOS
AUDIOVISUALES DE LA
UNIVERSIDAD
H
ADMINISTRAR LA SEGURIDAD
INTERNA DE LAS SEDES DE
LA UNIVERSIDAD
PD-A-BS-12
VIGILANCIA DEL
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD
COORDINADOR DE
H PD-A-BS-13
SEGURIDAD
PERMISOS DE
TENENCIA DE
ARMAS, COMPRA DE
MUNICION Y OTROS
TURNOS DE
CELADORES
-DISTRIBUCION
COORDIANDOR
DEL PERSONAL DE DEPARTAMENTO
SEGURIDAD EN
SEGURIDAD
LAS TODAS LAS
SEDES
CONTRATO
VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
TODOS LOS PROCESOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
LISTADO DE BIENES
PATRIMONIALES
N/A
JEFE DE DIVISION
FINANCIERA
SECRETARIA DE
VICERRECTORIA
ACADEMICA
PD-A-BS-09
PRESTAMO DE
MEDIOS
JEFE DE AYUDAS
AUDIOVISUALES A LA AUDIOVISUALES
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
POLIZAS DE
SEGURO
G JURIDICA
G FINANCIERA
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
G FINANCIERA
MUNICIPIO
AUTORIZACION DE
SECRETARIA DE
PRESTAMO
VICERRECTORIA
ALQUILER DE
ACADEMICA
ESPACIO
COMUNIDAD UNIVERSITARIA
PRESTAMO DE
MEDIOS
AUDIOVISUALES
COMUNIDAD UNIVERSITARIA
AYUDAS
AUDIOVISUALES
COMUNIDAD UNIVERSITARIA
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
SOLICITUD DE PRESTAMO
O ALQUILER DE ESPACIO
FISICO EN LA
UNIVERSIDAD
N/A
JEFE - AUXILIAR
AYUDAS
AUDIOVISUALES
SELECCIÓN DE
CONTRATISTAS
PD-A-BS-14 MÍNIMA
CUANTÍA
PD-A-BI-15
CONTRATACION
COMITÉ
SIMPLE
H
ESTRUCTURADOR
PD-A-BI-16
COMITÉ EVALUADOR
CONTRATACIÓN
COMPLEJA
PD-A-BS-19
SELECCIÓN DIRECTA
COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
SOLICITUD DE PRESTAMO
DE MEDIOS
AUDIOVISUALES
N/A
JEFE - AUXILIAR
AYUDAS
AUDIOVISUALES
ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS
H
FO-A-BS-17-01
FORMATO
IDENTIFICACIÓN DE
LA NECESIDAD Y
ANÁLISIS DE
ALTERNATIVAS
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
ADQUISICION DEL
BIEN O SERVICIO
COMPROBANTE
DE EGRESO
-CHEQUE
RECTORIA
TODOS LOS PROCESOS
ALMACEN
LISTADO DE MUEBLES Y
ENCERES
N/A
ALMACÉN
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
A PROVEEDORES
V
PD-A-BS-03
EVALUACION Y
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
SUPERVISORES DE
LOS PROCESOS
CONTRACTUALES
CALIFICACION DE
PROVEEDORES
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
SUPERVISOR
SUPERVISION
LISTADO DE PARQUE
AUTOMOTOR
N/A
SUPERVISION
CONTROL DE INVENTARIOS
COMPROBANTES DE
V INGRESOS Y
ALMACEN
EGRESOS
INVENTARIO DE
MUEBLES Y
ENCERES
ALMACEN
TODOS LOS PROCESOS
DEPTO DE SEGURIDAD
LISTADO DE VIGILANTES Y
PUESTOS DE VIGILANCIA
N/A
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD
SEGUIMIENTO PROCESOS DE
CONTRATICION
V FO-A-BS-14-06
VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
MATRIZ DE
SEGUIMIENTO DE
INDICADORES DEL
PROCESO
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
*ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
*DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
TODOS LOS PROCESOS
ARTÍCULOS 209 339 Y 341
CONSTITUCIONALES EN EL
ARTÍCULO 25. DE LOS
NUMERALES I Y 2 DEL
ARTÍCULO 30, DE LA LEY 80
SOLICITUD DE COMPRA O
VICERECTORIA
DE 1993; Y LOS ARTÍCULOS 4
ADQUISICION DE SERVICIO
ADMINISTRATIVA
Y 26 DEL ACUERDO 12 DE
2012, MODIFICADO POR LOS
ACUERDOS 03 Y 12 DEL 2014,
DEL CONSEJO SUPERIOR
UNIVERSITARIO
REGISTRAR Y ANALIZAR
INDICADORES
V
MATRIZ DE
SEGUIMIENTO DE
INDICADORES DEL
PROCESO
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
FORMATO PARA
TOMA DE ACCIONES
VICERRECTOR
PREVENTIVAS,
ADMINISTRATIVO
CORRECTIVAS O DE
MEJORA
TODOS LOS PROCESOS
SOLICITUD DE RECURSOS
DECRETO 2768 DE 2012
DE CAJA MENOR
GENERAR PLANES DE ACCIÓN
FO-E-AC-03-01
A FORMATO ACCION O
MEJORA
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
VICERECTORIA
ADMINISTRATIVA
TODOS LOS PROCESOS
CARACT. B Y S
2 de 3
RECURSOS BASICOS
TALENTO HUMANO
CARGO
FÍSICOS Y TECNOLOGICOS (Equipos, Infraestructura, Software, Hardware, Comunicaciones)
PERFIL
NOMBRE
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
PROFESIONAL EN AREAS ADMINISTRATIVAS, CON ESP.EN
AREAS AFINES A LA ADMINISTRACION
JEFE DE COMPRAS Y OPS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO EN AREAS ADMINISTRATIVAS
O AFINES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES DE ALMACENISTA
ESTUDIANTE UNIVERSITARIO EN AREAS ADMINISTRATIVAS
O AFINES
ABOGADO DE CONTRATACIÓN
PROFESIONAL UNIVERSITARIO, CON TÍTULO DE ABOGADO
SUPERVISOR DE SERVICIOS GENERALES
PROFESIONAL UNIVERSITARIO EN AREAS AFINES A LA
ADMINISTRACION
CARACTERISTICAS
Equipos de Computación Completos (CPU, Monitor
LCD, mouse, Teclado, parlantes, UPS muebles de
oficina.
Equipos de Computación Completos (CPU, Monitor
LCD, mouse, Teclado, parlantes, UPS muebles de
oficina.
Equipos de Computación Completos (CPU, Monitor
LCD, mouse, Teclado, parlantes, UPS muebles de
oficina.
Equipos de Computación Completos (CPU, Monitor
LCD, mouse, Teclado, parlantes, UPS muebles de
oficina.
Equipos de Computación Completos (CPU, Monitor
LCD, mouse, Teclado, parlantes, UPS muebles de
oficina.
Equipos con características de ultima tecnología tanto de software como de hardware
acordes al avance de la misma.
Equipos con características de ultima tecnología tanto de software como de hardware
acordes al avance de la misma.
Equipos con características de ultima tecnología tanto de software como de hardware
acordes al avance de la misma.
Equipos con características de ultima tecnología tanto de software como de hardware
acordes al avance de la misma.
Equipos con características de ultima tecnología tanto de software como de hardware
acordes al avance de la misma.
INDICADORES
NOMBRE
PLAN OPERATIVO ANUAL
RELACIÓN MATEMÁTICA
RESPONSABLE
CANTIDAD DE ACTIVIDADES QUE SE CUMPLIERON EN EL POA / VICERRECTORIA
CANTIDAD DE ACTIVIDADES PLANEADAS EN EL POA
ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE
MEDICIÓN
OBJETIVO
PORCENTAJE
EFICACIA EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL POA
AGILIZAR EL PROCESO DE CONTRATACIÒN DE ACUERDO A LAS
NECESIDADES REQUERIDAS DE ACUERDO AL PLAN DE COMPRAS
ADJUDICACION DE CONTRATOS
NÚMERO DE CONTRATOS ADJUDICADOS / NÚMERO DE BIENES
POR REQUERIR SEGÚN EL PLAN DE COMPRAS
VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
PORCENTAJE
ASIGNACION DE RECURSOS
CANTIDAD DE RECURSOS ASIGNADOS / NUMERO DE BIENES Y
SERVICIOS CONTRATADOS
OFICINA DE
CONTRATACIÓN
PESOS
LOGRAR CONTRATAR CON EFECTIVIDAD Y ECONOMÍA AL PROVEEDOR QUE
PERMITA SUPLIR LOS REQUERIMIENTOS CON EL PRESUPUESTO ASIGNADO
PARA CADA BIEN.
CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
NÚMERO DE BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS / NÚMERO DE
BIENES Y SERVICIOS REQUERIDOS
VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
NÚMERO
CONOCER LA EFICIENCIA EN LA UTILIZACION DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS DE LA UNIVERSIDAD FRENTE A LA CONTRATACION DE BIENES
Y SERVICIOS
ELABORO
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Nombre: DAVID BALLÉN RODRIGUEZ
Firma:
REVISO:
Cargo: VIERRECTORA ADMINISTRATIVA
Nombre: DIANA ALÍ GARCÍA CAPDEVILLA
Firma
APROBO:
Cargo: JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN
Nombre: PATRICIA PINILLA PATIÑO
Firma
CARACT. B Y S
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