Contabilidad práctica vs. contabilidad teórica

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Contabilidad práctica
vs. contabilidad teórica
C.P.C. Dora Azpeitia García
Introducción
El ser humano viene dotado con el conocimiento de los números;
durante su crecimiento aparece el dinero y la costumbre de gastar y
hacer cuentas. Lleva un registro mental o manual de las operaciones
que realiza, pues en toda actividad económica intervienen personas,
objetos y dinero, con el que se formalizan las operaciones y se
obtienen resultados. En este sentido surge el registro o anotación de
los hechos que dan origen a la contabilidad como un valioso apoyo
para, en un principio, recordar y comprobar las operaciones
realizadas y, posteriormente, recibir información financiera,
administrativa y fiscal.
La contabilidad siempre necesita de un documento probatorio en
el que se especifiquen fechas, datos de referencia e importes en
dinero; su importancia depende del monto de la operación realizada.
De manera empírica, se acostumbra anotar en un cuaderno o
agenda de caja las entradas y salidas de dinero diariamente; por lo
que se estableció un postulado que a la letra dice: “las operaciones
deben registrarse día a día en orden cronológico de aparición”.
Es un hecho que las personas físicas o morales necesitan el
apoyo de un especialista que le ayude a transformar su
documentación en contabilidad técnica, que les apoye en la toma de
decisiones y que lo oriente en el cumplimiento de sus obligaciones
fiscales; sin embargo, es el propio emprendedor, empresario o
prestador de servicios el que tiene la visión de su negocio y, de
manera práctica, lleva registros personales de lo que pasa en su
empresa. Tanto en la contabilidad práctica como en la teórica, el
documento es la prueba fehaciente de la operación realizada. Los
documentos expedidos y recibidos son de alta confidencialidad, por
lo que deberán guardarse y archivarse con mucho cuidado, con las
referencias necesarias para su fácil localización.
En la contabilidad teórica se busca el método, o sea, la
clasificación, el procedimiento, el registro ordenado y sistemático.
Asimismo, se establecen procesos, archivos, reglas, condiciones,
integrante de la Comisión de Apoyo al Ejercicio independiente del Colegio de Contadores Públicos de México.
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Desarrollo contable
En la práctica, la contabilidad parece distinta a lo teórico. Esto no es
verdad, pues los registros con los que cuenta la empresa, por
empíricos que sean, son una valiosa ayuda para la información y la
contabilización de operaciones.
Los conceptos utilizados para
contabilizar las operaciones son
claros, corresponden al uso
común de las palabras, ya que
basta con diseñar una cuenta en
forma de “T” para las
anotaciones; en el lado izquierdo,
los cargos; en el derecho, los
abonos.
La cuenta que registra el
dinero es la de caja y bancos. En
esta cuenta se anotan a la
izquierda las entradas y a la
derecha las salidas. La diferencia
entre ambas anotaciones arroja
el saldo de la cuenta; de esta
manera el movimiento del dinero
se convierte en el eje principal
de las operaciones.
Cuando se recibe el dinero
suele ser por la aportación de
capital, por el importe de una
venta o por la adquisición de un
préstamo. Estas acciones se
reflejarán en la contabilidad en
forma de asientos, cuando se
entrelacen los cargos con los
abonos, estableciendo la teoría
de la “partida doble”, la cual
resulta comprensible en la
contabilidad técnica pero confusa
en la contabilidad práctica.
En las operaciones de efectivo
(“al contado”) juegan un papel
importante las inversiones, las
compras y los gastos que
mueven las salidas del dinero.
Las entradas del dinero se darán
por las ventas o préstamos
adquiridos. Un capítulo especial
lo integran los créditos otorgados
o recibidos. Los créditos
otorgados mueven las cuentas
de clientes y deudores; los
recibidos, las cuentas de
proveedores y acreedores.
La contabilidad técnica está
regulada por organismos
internacionales que dictan la
correcta aplicación de los
conocidos principios de
Opiniones
clasificaciones, plazos, cortes, estilos, catálogos de cuentas, rutinas
de trabajo, procedimientos para el registro de las operaciones de
compraventa, gastos e inversión contra el dinero que se recibe o se
entrega.
En la evolución de los registros y en la división del trabajo, la
contabilidad práctica es intuitiva, pues basta con una anotación
informal en una agenda o libro de caja. También usa registros
tabulares para anotar procesos de producción, nóminas y cualquier
operación que necesite su control. En la contabilidad práctica se
trabaja al día; en la contabilidad teórica se trabaja por periodos
mensuales y acumulaciones anuales. En esta última, se deberán
elaborar asientos y pólizas de acuerdo con los procedimientos y las
reglas que dicta la disciplina contable, administrativa y fiscal, pero
ambas radican en algo esencial: saber qué está pasando en el
negocio.
Para el empresario, comerciante, o profesionista resulta clara la
necesidad de obtener información oportuna. En este sentido, es
importante comentar que las bases de las operaciones no cambian,
es decir, una compra será siempre una compra y una venta siempre
será una venta, así como cualquier otra operación que se realice.
En términos generales, ambas contabilidades se apoyan y
complementan con la información que proporcionan las instituciones
bancarias y con el desarrollo de la tecnología, es decir, con los
instrumentos diseñados para favorecer el registro de operaciones,
como las sumadoras, las cajas registradoras en los puntos de venta
y los procesadores de información que capturan datos y los envían,
con asombrosa precisión, automáticamente a la cuenta que le
corresponde.
La contabilidad ha tenido un desarrollo constante en relación con
el registro de operaciones; desde la anotación en tabletas de arcilla,
evolucionando a la anotación en libros y registros, hasta los más
desarrollados sistemas de cómputo. Uno de los apoyos externos,
además de las instituciones bancarias, es el de los científicos e
inventores, quienes elaboran formatos, libros, máquinas
registradoras, sumadoras, computadoras, etcétera. Asimismo, las
instituciones contables contribuyen revisando, actualizando y
dictando leyes de aplicación general; por otro lado, las instituciones
hacendarias promulgan leyes y disposiciones para el cobro de sus
impuestos.
En la contabilidad técnica se trabaja con programas de cómputo;
en la práctica con reportes. En ambas se usa la misma terminología.
La contabilidad se encarga de registrar el movimiento de dinero, es
decir, de dónde viene y hacia dónde va. Es la imprescindible medida
de nuestra forma de vida, y por eso su cuidado.
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La contabilidad teórica
y la contabilidad práctica se
complementan para expresar
el correcto movimiento de las
operaciones, evaluar las
necesidades del negocio,
establecer procedimientos de
la determinación de costos y
precios de venta, etcétera
contabilidad generalmente aceptados, actualmente llamados Normas
de información Financiera (NiF).
En el ámbito contable está el método que ordena y clasifica
conceptos de orden internacional, los cuales, en su esencia, son
inmutables: activo, pasivo y capital. En el activo están los objetos o
valores; en el pasivo o capital ajeno, así como en el capital propio,
están los dueños de esos objetos y valores.
Función teórica del contador
y práctica del empresario
Durante el desarrollo de la contabilidad interviene un tercero llamado
“contador”, quien conoce la disciplina contable y la variedad de
sistemas de registro por los que ha pasado esta especialidad. La
actualización profesional continua lo mantiene al día en cuanto a
normas y procedimientos mediante los cuales lleva a cabo su
práctica profesional. Es el profesional que conoce el método y lo
aplica, atento a las reglas que dicta la profesión y a las disciplinas
fiscales que tiene que atender.
En términos generales, la contabilidad se ha clasificado en grupos
y subgrupos, según la naturaleza de cada cuenta, para el balance
general o estado financiero, así como para el estado de resultados,
los cuales, a través de sumas y restas, determinan la utilidad o
pérdida correspondiente al periodo que se examina presentándose
en el balance como complemento del capital. Si hay pérdida se resta
al capital; si se obtiene ganancia se suma al capital.
Los principales grupos del balance están representados por el
activo, que a su vez se clasifica en activo circulante integrado por
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valores de inmediata realización.
El activo fijo se representa con
valores tangibles de larga
duración sujetos a depreciación;
el activo diferido, por pagos
anticipados amortizables al paso
del tiempo.
Para materializar el registro de
operaciones, los sistemas de
registro son un factor
determinante que ha evolucionado
desde el sistema continental
hasta los actuales programas
electrónicos, siempre
conservando la esencia contable.
La contabilidad se liga con el
control interno y la administración,
es decir, se involucra la
responsabilidad del empresario
con la actuación del contador
público para confirmar la
veracidad de las operaciones
realizadas.
La contabilidad teórica y la
contabilidad práctica
se complementan para expresar
el correcto movimiento de las
operaciones, evaluar las
necesidades del negocio,
establecer procedimientos de
contratación de personal,
de control de las mercancías, de
la determinación de costos
y precios de venta, etcétera. Lo
práctico radica en el movimiento,
las decisiones inmediatas para la
solución de problemas rutinarios;
lo teórico, en el análisis y la
aplicación de técnicas para
obtener información periódica
que conduzca a una mejor toma
de decisiones.
Las instituciones
bancarias
El control de operaciones a
través de las instituciones
bancarias ha sido un excelente
de la conciliación bancaria, localizando el
correcto o incorrecto registro de las operaciones
realizadas en un periodo generalmente mensual.
Opiniones
procedimiento de control, ya que se envían y
reciben mensualmente los estados de cuenta
bancarios. Estos estados de cuenta son registros
diarios analíticos, en orden cronológico, con
algunos datos ocultos para conservar la
confidencialidad de la información. En ellos
aparecen los depósitos realmente efectuados y los
cheques realmente expedidos. Actualmente, con la
tecnología se están efectuando transferencias
electrónicas para ambas acciones, lo que permite
usarlo como un diario tabular, localizando los
documentos o pólizas que tienen anexos los
comprobantes que la verifican.
Para aprovechar contablemente el estado de
cuenta bancario mensual se puede utilizar un
registro tabular (Excel). Actualmente los datos
bancarios se consultan por internet, se aplica la
acción de copiar y se pega en una hoja de Excel,
añadiéndole columnas o campos, generalmente los
estados de cuenta manejan cinco campos
correspondientes a lo siguiente: fecha, concepto,
retiros, depósitos y saldo.
Al exportar estos datos a la hoja de Excel
también se pueden abrir otros campos. Después
del concepto, el cual es un dato de referencia,
estos campos son los siguientes: nombre, Registro
Federal de Contribuyentes (RFC), cuenta,
subcuenta, importe, impuesto al valor agregado
(iVA) total (utilizando el concepto de retiros y
depósitos para el total de la operación).
A final de mes se debe ordenar y sumar esta
hoja en la columna de valores para obtener datos
sumamente valiosos. Mediante este procedimiento
se podrían determinar con mayor facilidad los
impuestos del iVA y su Declaración informativa de
Operaciones con Terceros (DiOT), impuesto sobre
la renta (iSR); cuotas del instituto Mexicano del
Seguro Social (iMSS), Sistema de Ahorro para el
Retiro (SAR), instituto del Fondo Nacional de la
Vivienda para los Trabajadores (infonavit);
retenciones de iVA e iSR, entre otros; además, se
puede elaborar la balanza de comprobación
mensual.
Son muchas las alternativas de registro. En los
sistemas computarizados como el Coi, noi,
Pachiolli, Compact, entre otros, se aplica el
sistema de pólizas, el cual consiste en elaborar un
documento contabilizador cuyo valor se da al
responsabilizar a la persona que realiza la
operación, la autoriza y la captura.
El estado de cuenta bancario corrobora la
veracidad de las operaciones bancarias a través
Características
de la contabilidad
La contabilidad es una materia altamente
confidencial en sus procesos de registro
correspondientes: análisis, concentración,
verificación e información. Se protegen detalles
que son secretos inviolables en el movimiento del
dinero, en la producción, en la tecnología, etcétera.
En la contabilidad práctica los propietarios del
negocio conocen sus productos y los retos a
vencer para lograr sus objetivos. En la contabilidad
teórica se establecen las reglas y principios que
deben reunir para su debido control y registro.
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La contabilidad práctica se ejecuta en
movimiento, produce mucho ruido, aprovecha
oportunidades, informa al instante. La contabilidad
teórica se hace en silencio, analiza, busca,
compara, aplica procedimientos, registra, calcula,
realiza cortes parciales, informa periódicamente. La
contabilidad práctica y la contabilidad teórica,
diferentes pero complementarias, surgen de la
necesidad de estar informados, de hacer
historia, dejar huella. Ambas administran el
movimiento del dinero y lo transforman en
obligaciones y derechos; donde se gana o se
pierde; se multiplica o desaparece; se reinvierte o
se quiebra.
Contabilidad práctica
La contabilidad práctica busca la operación:
compra, vende, analiza el mercado, promociona,
se comunica por diversos medios (teléfono, correo
electrónico), consulta saldos, selecciona, entrevista,
gasta, invierte, visita, recibe, entrega, deposita,
hace cheques, transferencias, realiza anotaciones
informales, toma decisiones, está en movimiento
todo el tiempo, pensando en lo que sigue, en fin,
busca la innovación.
Contabilidad teórica
Espera los documentos probatorios, da
seguimiento a la operación, revisa documentos, los
clasifica y archiva, elabora conciliaciones
bancarias. Aplica la técnica contable con algún
sistema de registro, elabora pólizas, captura
información, contabiliza, concentra, verifica,
elabora estados financieros e informa a las
personas indicadas.
La labor del contador público se
debe considerar como un factor importante en
relación con la conciliación bancaria, ya que es un
reporte cruzado entre las operaciones realizadas
por la empresa y las registradas por el banco.
Conclusión
Es un hecho que la contabilidad está presente en
todas las actividades económicas del ser humano;
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por algo ha despertado la curiosidad de
científicos o ingenieros mecánicos, entre otros,
desde la antigüedad hasta nuestros días. Por
ejemplo, el análisis y la captura de la
información del documento, principal trabajo de
la contabilidad, ha sido resuelto a través del uso
de inventos científicos, como las sumadoras o
máquinas registradoras colocadas en los puntos
de venta, principalmente tiendas de
autoservicio, restaurantes, entre otros negocios;
sin embargo, estas “cajas” representan un gran
apoyo administrativo, no una solución contable
integral.
Todas las personas, desde muy temprana edad,
saben hacer cuentas; pero la contabilidad no es
nada más eso. Es sólo el principio de una serie de
análisis y reflexiones para poder cumplir con una
información útil y confiable, que debe reflejarse
por periodos y en reportes específicos. Derivada
de la contabilidad surge la información para el
fisco y los accionistas, por lo que debe ser clara y
confiable.
Actualmente, debido al vertiginoso avance de la
tecnología, se han inventado procedimientos de
control y registro de operaciones con diversos
programas; sin embargo, éstos no han eliminado el
trabajo de archivo, ni el de captura de la
información.
La contabilidad tiene como propósito contribuir
con la información financiera de la administración
para el fisco. Los mecanismos de captura
deberán permitir el cálculo de impuestos
mensuales, como el iVA, las retenciones de
impuestos, las DiOT, las cuotas del iMSS, SAR o
infonavit, el pago provisional del iSR, y cualquier
otro impuesto correspondiente a la actividad de la
empresa.
En las recientes disposiciones fiscales
aparece como obligación elaborar las facturas
electrónicas de clientes y proveedores, las pólizas
y la balanza de comprobación, así como todo lo
relacionado con la contabilidad.
La contabilidad teórica y la práctica son un
conjunto de acciones que se complementan para
generar una mejor información. Las estrategias del
hombre de negocios para establecerse en el
mercado, la contratación de personal, el producto
que va a vender, la innovación y la elaboración de
presupuestos son labores que realizan de manera
conjunta el empresario y el contador público, es
decir, se aprovecha la práctica de uno y la técnica
del otro.