PROCEDIMIENTOS PARA MUDANZA

PROCEDIMIENTOS PARA MUDANZA
DE COMPAÑÍAS
QUE NO TIENEN SERVICIO DE ACARREO
A continuación el procedimiento de mudanza de cintas magnéticas. Actualmente International Safe Deposit
da servicio de acarreo a más de 200 compañías en la isla, es por eso que tenemos la experiencia necesaria para
mover sus cintas a los espacios nuevos. Tenemos guaguas insuladas para la protección de cintas en su
transporte.
INSTRUCCIONES
A. Usted debe tirar una copia del relevo que aparece adjunto. Dos personas que representen su Compañía deben
firmarlo, y devolverlo a nuestras oficinas lo antes posible.
B. Tan pronto se organicen los días de mudanza a compañías que no tienen Acarreo, le estaremos avisando para que
nos envíen la/las llaves del /los espacios. La/las deben enviar a nuestras oficinas en un sobre sellado, identificado
con el nombre de su compañía, y los espacios que tienen rentados. Debe incluir una llave por cada espacio.
C. Si tuvieran instrucciones especiales para esa mudanza, deben hacerlas llegar por escrito. Instrucciones como por
ejemplo, de que no se desorganice el orden de las cintas.
D. Necesitamos nombre y teléfonos de un contacto a quien podamos llamar de tener alguna duda.
E. También necesitamos que nos digan cuántas cajas aproximadas necesitaremos para vaciar los espacios, ya que
haremos de antemano identificaciónes para cada una. La caja mide 12” x 15” x 12”.
PROCEDIMIENTOS
F. Las cintas magnéticas se estarán mudando de nuestras facilidades en San Patricio Plaza a las nuevas facilidades en
la Ave. Roosevelt #1344 antiguo “Tony’s Roma”.
G. Cuando tengamos la llave en un sobre sellado, anotaremos en el listado de “Compañías sin Acarreo” el nombre
de su compañía.
H. En ese formulario anotaremos el nombre del acarreador encargado de mover sus cintas y de su ayudante.
I. Antes de comenzar a mover las cintas, este acarreador anotará la fecha y hora en que comenzó a hacer el
movimiento.
J. Un acarreador ayudante estará presente, colocará el rótulo de Identificación en la parte más estrecha de la caja
(no en la tapa) y ayudará a llenar las cajas mientras se vacía el espacio.
K. Contarán cuántas cintas hay en la caja, si hay documentos, sobres, cajas, etc
L. Escribirá en la ID de la caja cuántas cosas fueron removidas de la gaveta.
M. Si para vaciar un espacio se necesita más de una caja, escribirá qué número de caja es esa.
N. Al terminar de vaciar ese espacio, anotarán en el listado de “Compañías sin Acarreo” cuántas cajas se llenaron, y
la hora.
O. El encargado verificará cada espacio como vacío, y le pondrá el rótulo de vacío, y llenará en el listado de
“Compañías sin Acarreo” certificando que el espacio quedó vacío.
P. El mismo procedimiento se hará para cada espacio.
Q. Si tuviéramos problemas con la llave, y se rompiera, ISD&CSC se hace responsable por reponerla, y enviarle las
dos copias de esa cerradura.
R. Colocarán todas las cajas juntas, todas con el rótulo hacia el frente.
S. Al moverse a la guagua de la mudanza, se utilizará el formulario de “Movimiento por vehículo”
T. Allí, el encargado de llenar vehículo, anotará cuántas cajas se está llevando (tiene que cuadrar con las cajas que se
llenaron).
U. El vehículo está insulado, por lo que estará en condiciones ambientales necesarias.
V. Al llegar al edificio nuevo, la persona encargada bajará las cajas.
W. El encargado de recibirlas verificará que estén las cajas completas, y en buenas condiciones.
X. Certificará que el vehículo quede vacío.
Y. La persona encargada en el edificio nuevo, tendrá: el/los espacios y llaves nuevas previamente marcados, y dará
la instrucción de vaciar las cajas según su espacio.
Z. El acarreador pondrá todo en su espacio designado, y certificará que todo quedó en su gaveta.
Al terminar de vaciar las cajas, se le sacarán las ID, y se colocarán en un sobre manila sellado, y se le llamará para
avisar que ya su espacio está mudado y debe pasar a recibir las ID de las cajas junto con las llaves.