Intranet y Extranet

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Intranet y Extranet
"Me resulta más fácil encontrar un dato en Internet que en la red de mi propia empresa".
Esta frase expresa que en ocasiones resulta más cómodo y sencillo utilizar un navegador de
Internet, su capacidad multimedia para integrar textos, imágenes, vídeo, los hipertextos, la
posibilidad de utilizar buscadores o directorios, que acceder al sistema de información
interna de una empresa.
Esta lección presenta la organización de la información de la empresa mediante Intranet y
la posibilidad de abrir nuestro sistema de información a clientes o proveedores mediante
Extranet.
Preguntas clave:
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¿Cómo puedo utilizar las herramientas que han hecho tan popular a Internet dentro de
mi empresa? Para mantener informados a los empleados, acceder a bases de datos,
utilizar correo electrónico interno...
En el área contable, ¿puedo hacer que los empleados tramiten por este medio los
gastos, hagan consultas o se informen sobre las políticas contables de la empresa?
¿Qúe es una extranet? ¿Puedo hacer que mis clientes o proveedores accedan al
sistema de información de mi empresa?
En el área contable, ¿Puedo hacer que mis clientes se informen sobre un pedido o los
proveedores sobre sus cobros?
Objetivos
I. Presentar los conceptos de Intranet y Extranet
II. Acceder a algunas direcciones de Internet que muestran su uso en la práctica
Apartados
I. Intranet
Concepto
Factores que influyen en el establecimiento
Qué información se debe compartir en la Intranet
Ejemplos
II. Extranet
Concepto
Qué información incluir
Ejemplos
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I Organización interna de la información mediante Intranet
1) ¿Qué es?
Uno de los mayores problemas de la gestión de la información interna de las empresas
es la variedad de plataformas y sistemas informáticos existentes en cualquier
organización, y los problemas para compartir información entre ellos. Una de las
grandes ventajas de Internet, que explica su éxito internacional es que da cabida a todo
tipo de equipos, (mac, pc, unix, vax, etc...) fabricantes, redes, tecnologías y medios
físicos de transmisión. Con estas premisas, una idea muy interesante es utilizar las
tecnologías de Internet dentro de una organización. En ello se basan las llamadas
Intranet, es decir, se aprovechan de las herramientas de Internet para su
utilización interna dentro de las redes corporativas de la empresa.
¿Qué fue antes el huevo o la gallina?
En cierto sentido podríamos decir que "nació antes la Intranet que la Internet", ya
que el inventor del World Wide Web, Tim Berners Lee del CERN (Laboratorio Europeo
de Física de Partículas) quiso hacer un sistema en el que los científicos compartieran
entre sí información de sus proyectos.
2) Pieza clave: el WWW
Al igual que en Internet, la pieza clave de la Intranet es el World Wide Web, pero de
forma que la información de la empresa esté accesible sólo a los miembros de la
organización, quienes, en consecuencia disponen de navegadores WWW para
acceder a los datos internos de la empresa.
En las Intranet también se utiliza correo electrónico, aunque este es interno, es decir,
sin necesidad de tener acceso a Internet.
Igualmente se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de distribución,
boletines de noticias, transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas,
videoconferencia...
3) Un par de conceptos: Push y Pull
La información puede hacerse llegar al usuario de diferentes formas. Se habla de
tecnologías push y pull. Con el correo electrónico, la información se "empuja" (push) al
destinatario, que es pasivo.
En el navegador o en los boletines de anuncios, los interesados succionan (pull) la
información del sistema. El usuario es activo. Ejemplo, el tablón de anuncios de la
Universidad de Zaragoza: [http://wzar.unizar.es/tablon/tablon.html]
Distribuir la información con sentido común
En una Intranet hay que pensar cómo distribuir cada tipo de información a los
usuarios. Suele abusarse mucho del "Push", saturando a los usuarios con mensajes
de correo electrónico. Por contra, a veces se deja información urgente en los boletines.
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4) Un ejemplo
Environment Information and Observation NETwork
Fuente: Consejería Medio Ambiente, Madrid (http://medioambiente.comadrid.es)
Esta red debe cumplir varios objetivos:
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Permitir análisis integrado del estado del medio ambiente y
cumplimiento de directivas europeas de información.
Coordinación de proyectos europeos.
Conectar a suministradores de datos y clientes.
Acceso público a documentos medioambientales y bases de datos.
Medio de coordinación de iniciativas internacionales y nacionales.
Parte pública
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Acceso público a la mejor información disponible. Bases de datos el
línea
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Red Virtual Privada. Permitir análisis integrado del estado del
medioambiente y directivas de información.
Permitir puntos de encuentro y decisión.
Preparación conjunta de publicaciones.
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Permite acomodar nuevos miembros con flexibilidad.
Intranet
Extranet
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Conecta con proveedores y clientes. Permitir análisis integrado del
estado del medioambiente y el cumplimiento de las directivas de
"reporting".
Conectar a los proveedores de información.
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Conectar a los clientes. Permitir acceso a bases de datos.
I - b Factores que influyen en el establecimiento de una Intranet
1) ¿Por qué instalarla? Ventajas
Siguiendo a Tramullas (1996), los factores que influyen poderosamente en el
establecimiento de una Intranet pueden resumirse como sigue:
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Coste asequible, tanto de su puesta en marcha como
de uso. Es una forma muy eficiente y económica de
distribuir la información interna, sustituyendo los
medios clásicos. Reduce los costes de distribución
de información interna, sustituyendo los medios
clásicos.
Fácil adaptación y configuración a la infraestructura
tecnológica de la organización, así como gestión y
manipulación. Disponible en todas las plataformas
informáticas.
Adaptación a las necesidades de diferentes
niveles: empresa, departamento, área de negocio, etc.
Centraliza el acceso a la información actualizada de
la organización, al mismo tiempo que puede servir
para organizar y acceder a información de la
competencia dispuesta en Internet.
Sencilla integración de multimedia.
Posibilidad de integración con las bases de datos
internas de la organización.
Rápida formación del personal.
Acceso a la Internet, tanto al exterior, como al interior,
por parte de usuarios registrados con control de
acceso.
Utilización de estándares públicos y abiertos,
independientes de empresas externas, como pueda
ser TCP/IP o HTML.
2) Problemas
1) No vale decir: "vamos a ponerla en marcha, ya se le sacará partido".
Muchas Intranet bien construidas tecnológicamente resultan un fracaso. Con
frecuencia vemos información desactualizada, mal gestionada porque no se ha
elegido el vehículo apropiado o boletines que están inactivos.
2) Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las Intranets son
redes expuestas a notables riesgos de seguridad.
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I - c ¿Qué información compartir en la Intranet?
1) ¿Qué poner?
Las experiencias de Intranet realizadas en diferentes organizaciones revelan
que los contenidos informativos accesibles a través de los mismos responden,
en general, a los siguientes bloques:
1) Acceso a directorios internos: búsqueda de teléfonos,
direcciones, agendas, programaciones, etc.
2) Acceso a las bases de datos de la empresa.
3) Publicación de documentos internos: informes
económicos, listas de precios, publicaciones y manuales de
producto, etc. Distribución de aplicaciones.
4) Creación de aplicaciones sencillas de trabajo en equipo.
2) Uso en las funciones empresariales
Sin pretender ser exhaustivos a continuación exponemos algunas aplicaciones
de la Intranet en diversos departamentos de la empresa.
Contabilidad
Mediante una intranet se pueden integrar las funciones
contables y financieras del día a día.
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Capturar datos contables Determinados programas
de contabilidad utilizan el navegador para esta función.
Medio para que la información contable esté
disponible para los usuarios internos, satisfaciendo el
requisito de oportunidad.
Dar a conocer las políticas contables de la empresa
Tramitar cuentas de gastos.
Informar sobre clientes que presentan problemas y
estado de pagos.
Marketing
Mediante una intranet se puede informar al personal de ventas
e incluso puede ser una forma de interactuar.
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Información
sobre
productos,
precios,
promociones, etc.
Información de disponibilidad de producto y plazos
de entrega.
Servicio postventa para los clientes. En este caso
vía extranet.
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Recursos Humanos
Es una tecnología muy interesante para el Departamento de
Recursos Humanos como forma de intercambiar información
con los empleados.
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Publicación de boletines, foros, eventos, etc.
Tramitación de documentos como curriculum, hoja
de servicios, etc
Canalizar información confidencial
Formación en la empresa vía Intranet
Producción
Recordemos que la intranet y el WWW nació para dar
respuesta a necesidades de trabajo en grupo.
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Compartir archivos, planos, documentos
Documentación y control de los procesos de
trabajo
Posibilidad de integrar herramientas de trabajo en
grupo
I - d Ejemplos de Intranet
1) Como sistema de información para la dirección
Intranet proporciona una plataforma excelente para poner en manos de la
dirección toda la información relevante de la empresa. Se trata de realizar un
cuadro de mando hipermedia, desde el que los usuarios actualizados pueden
acceder a los indicadores clave de la compañía simplemente navegando a
través de páginas Web.
2) Los Campus Wide Information System
El ámbito universitario proporciona un marco ideal para el establecimiento de
una Intranet: las Universidades disponen de equipos con navegadores de
Internet tanto en las salas de usuarios como en los despachos de los
profesores. Por esta razón, muchas Universidades han optado por una Intranet
para sus Sistemas Electrónicos de Información Académica o Campus Wide
Information System (CWIS).
Los CWIS suelen contener información de la Universidad sólo accesible para
sus empleados y alumnos: horarios de clases y tutorías, material de las
asignaturas, publicaciones y documentos de investigación de los
departamentos, calendario académico, agendas culturales o deportivas y otro
tipo de información de interés exclusivo para profesores, estudiantes y
personal de administración y servicios. Mediante la Intranet, se puede acceder
a la biblioteca, los alumnos pueden realizar gestiones como matricularse o
conocer su expediente, y los profesores reservar aulas.
3) Otros ejemplos
En esta página de Microsoft exponen casos prácticos de empresas que
utilizan Intranet: (http://www.microsoft.com/spain/pymes/aprenda/intranet.asp).
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I - e Aspecto clave: la seguridad
1) ¡Ojo!
Indudablemente uno de los aspectos más importantes a la hora de establecer
una Intranet es el de la seguridad. Queremos que los miembros de la
organización (empleados de la empresa, estudiantes de una Universidad, etc.)
y solo ellos, puedan acceder a la información. Cualquier conexión que no
tenga una autorización debe ser automáticamente bloqueada, para evitar
accesos
indeseados.
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Confidencialidad. Garantizar que los datos no sean comunicados
incorrectamente.
Integridad. Proteger los datos para evitar cambios no autorizados.
Autentificación. Tener confianza en la identidad de usuarios.
Verificación. Comprobar que los mecanismos de seguridad están
correctamente implementados.
Disponibilidad. Garantizar que los recursos estén disponibles cuando
se necesiten.
2) Cortafuegos
La tecnología mas habitual es emplear un cortafuegos, o firewall que permite
controlar el acceso de usuarios a ciertas zonas de una red. Generalmente
los cortafuegos se interponen entre el servidor de WWW (que es público y, por
tanto, no está protegido) y la red interna, que debe ser confidencial. Estos
cortafuegos actuan como una pared de seguridad de la intranet y puede
hacerse de diversas maneras.
Por ejemplo con la Intranet de la Universidad de Zaragoza, -que tampoco
contiene información estratégica de la misma-, se pretende que los alumnos,
profesores y personal de administración puedan acceder a datos como tablón
de anuncios, reglamento interno. En vez de utilizar un complicado sistema de
usuarios y palabras clave, se opta por que el servidor mira la dirección (IP)
desde donde se conecta el usuario, y si es un ordenador de la Universidad se
le deja acceder.
En la imagen de abajo vemos cómo se configura un servidor para denegar el
acceso a determinadas zonas (concretamente en el ejemplo es la carpeta
securedir) a los ordenadores cuyo IP empiece por 140.172.165.
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Para aprender más:
Curso sobre seguridad (http://seguridad.internautas.org/)
Curso sobre servidores (http://www.internautas.org/curso_servidores/)
II Abrir nuestra Intranet a los clientes o proveedores: Extranet
1) Concepto
La Extranet consiste en permitir que personas ajenas a la empresa, como
nuestros clientes o proveedores puedan acceder a parte de la Intranet de
la organización. Es decir, técnicamente se trata de que el cortafuegos permita
también el acceso a usuarios externos, lo que complica los aspectos relativos a
la seguridad.
Naturalmente, no tienen acceso a todos los directorios o documentos sino sólo
a partes concretas, por ejemplo, se les puede permitir acceso a información
sobre los productos y precios. Pensemos que no siempre interesa que todo el
mundo disponga de los precios de nuestros productos.
2) Colaboración: nuevo contexto de negocios
Desde el punto de vista de la gestión empresarial se pueden enmarcar las
Extranet en el nuevo contexto el que se contemplan las transacciones en
las empresas, que implica integrar a los clientes y proveedores en la
cadena de producción, estableciendo más asociaciones con ellos, y que
implica un mayor intercambio de información. Además demandan información
oportuna -en tiempo real, a ser posible- y fiable -tomada de la fuente de donde
surge-. Este marco de negocios, más propicio a la colaboración, arranca de
conceptos bien establecidos como el Just in Time, mediante el cual los
proveedores tienen que estar sincronizados con los clientes para que los
pedidos estén siempre a tiempo.
Colaboración extrema: ¡con competidores!
La colaboración puede llegar a de que dos empresas que suministran a un
tercero -y en una caso extremo podrían incluso ser competidoras directas-
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estén dispuestas a compartir información para, por ejemplo, hacer juntos el
transporte y conseguir un importante ahorro.
3) ¿Qué información incluir?
Tenemos que posicionarnos en un sector concreto -un banco, un
supermercado o una gasolinera- y plantearnos las siguientes preguntas: a mis
clientes y proveedores,
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¿qué información podría interesarles?
¿puedo dársela?
en definitiva: ¿qué necesidades de información tratan de satisfacer
las Extranet?
Algo básico que casi todas las Extranet incluyen es información sobre los
productos, las tarifas, condiciones comerciales y promociones.
En otras ocasiones lo que se pretende es reducir el tiempo para introducir un
producto en el mercado y uno de los tiempos que se pueden minimizar es el de
darlo a conocer a los clientes.
II - b Algunos ejemplos de Extranet
1) Seguimiento de pedidos on-line
Dónde está la mercancía solicitada? ¿Está ya en camino o ha surgido algún
problema? Cuanto antes lo sepamos, más pronto podremos actuar. Los
principales operadores logísticos, que han preparado su Intranet para
comportarse como una Extranet, permiten al cliente conocer un seguimiento
online del envío.
Desde la web de los principales operadores logísticos, como Correos
(http://www.correos.es) o DHL (http://www.dhl.es) se puede realizar un
seguimiento de los paquetes enviados a lo largo de su itinerario, en cualquier
momento y desde todo el mundo, además de conocer las tarifas según sea su
peso.
Seguimiento de los pedidos en Correos (http://www.correos.es)
Usted puede saber en todo momento dónde está su envío. Sólo tiene que
escribir el número y pulsar el botón para obtener la información. (Correos y
Telégrafos autoriza el uso de su sistema de Seguimiento y control -Track &
Trace- de Envíos, única y exclusivamente, para el seguimiento y localización
de envíos de los que Vd. sea remitente o destinatario. Cualquier otro uso de
dicho sistema, así como de la información que en el mismo se contenga, queda
expresamente prohibido).
2) Clientes y proveedores
Si nuestro negocio vende directamente al público -un hipermercado, una
tienda, una farmacia- seguro que a nuestros proveedores les gustaría conocer
datos reales de las ventas, según se van produciendo. Esa información pasa
de las cajas registradoras a nuestro sistema de información, y de ahí a
nuestros proveedores, vía Extranet.
Una Extranet puede permitir a nuestro proveedor consultar las existencias en
stock de su producto accediendo a nuestro sistema de información. Como
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ejemplo que apunte más directamente al sistema de información contable
podemos comentar la posibilidad de que un cliente consulte a través de
Extranet la situación de un pedido o un proveedor la situación de una
factura o el estado de cuentas. Ello puede lograr una reposición más rápida y
mejorar los días de facturación.
Ejemplo en Microsoft
(http://www.microsoft.com/spain/pymes/aprenda/intranet/extranet.asp)
3) Banca electrónica
La banca electrónica proporciona uno de los ejemplos más antiguos sobre el
concepto de compartir información con el cliente. El banco nos deja acceder
a su sistema de información para conocer u operar con nuestras cuentas.
Con la llegada de Internet, casi todos los bancos están permitiendo que de esta
forma se acceda, es decir, es una forma de Extranet. Véase, por ejemplo la
demo de Bankinter (http://www.bankinter.es).
III Resumen
En esta lección hemos introducido el concepto de Intranet, que permite la
organización interna de la información en la empresa utilizando las
herramientas de Internet.
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El nivel de compromiso de la dirección de la empresa para ponerla en
marcha. No puede ser algo que parta de los técnicos sino de la
dirección.
Es preciso involucrar al personal de la empresa para mantenerla y
actualizarla. La promoción de su uso por parte del personal y la
formación de los usuarios.
Con los conceptos de Internet, Intranet y Extranet, debe quedar muy
clara para la organización qué información quiere dejar disponible
para el público en general, para los empleados, los clientes y los
proveedores. Sus usos y aplicaciones.
Bibliografía
The Intranet journal (http://www.intranetjournal.com)
Intranet FAQ (http://www.innergy.com/ifaq.html)
Itworks, (http://www.itworks.be/bookmark/intranet/index.html), Bookmarks on
Intranets.
Tramullas, J. (1996): Internet e Intranet: la creación de servicios de
información en las organizaciones, Jornadas Nacionales de Información y
Documentación Empresarial, INDOEM 96, Murcia, mayo de 1996
Documento realizado por:
Carlos Serrano
Profesor de la Universidad de Zaragoza (España)
www.5campus.com