Solicitud de certificación histórica de notas

CÓDIGO: SA-P60-G06
VERSIÓN: 1
Abril de 2013
FECHA:
GUÍA DE USUARIO
SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN
HISTÓRICA DE CALIFICACIONES
La Certificación Histórica de Calificaciones, que
contiene todo el historial académico de un estudiante
en la Universidad, incluye:
 Las asignaturas cursadas, validadas, reconocidas y
homologadas.
 Las respectivas calificaciones finales.
 El número de créditos de las asignaturas .
 El promedio ponderado de periodo y el promedio
ponderado acumulado de cada periodo cursado.
Las certificación se elabora con firma digital avalada
por CERTICAMARA.
Para realizar la solicitud de certificación histórica de calificaciones debe tener
en cuenta lo siguiente:
 La solicitud de la certificación de calificaciones a
través del Sistema de Información Universitario
(SIU) sólo aplica para estudiantes que están siendo
administrados bajo dicho sistema.
 Los estudiantes antiguos, administrados bajo el Registro
Académico Integrado (RAI), deberán continuar haciendo
la solicitud a través de la ventanilla de la Oficina de
Admisiones y Registro Académico.
INICIEMOS
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información sobre
cómo solicitar certificados.
INICIO
FIN
Ingrese al enlace Servicios en línea en la página de la
Universidad www.javeriana.edu.co.
A continuación Ingrese al enlace Sistema de Información
Universitaria (SIU).
Digite ID Usuario y Contraseña (Utilice su cuenta de correo
de la Javeriana y su contraseña para realizar la conexión).
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información
sobre cómo solicitar certificados.
INICIO
FIN
Ingrese a la siguiente ruta:
INGRESO A SAE → Solicitud de
Certificaciones
→
Certificado
de
Calificaciones, se desplegara una pantalla
con la siguiente información.
Podrá visualizar las asignaturas que hacen parte del historial del grado académico
seleccionado, haciendo clic en el enlace Ver Notas
En la página desplegada podrá visualizar en cada periodo cursado, promedio de período y
promedio acumulado, las asignaturas, calificaciones, número de créditos y el tipo de
convalidación en caso de que sea una asignatura Homologada, Reconocida o Validada. Una
vez verificada la información hacer clic en el botón Volver.
En caso de que existan una o más asignaturas sin calificación registrada se desplegara el
siguiente mensaje:
Se debe tener en cuenta que si el
estudiante se encuentra activo y con
Nota
asignaturas en curso para la fecha de
solicitud, las mismas cuentan como
asignaturas sin calificación registrada. En caso de no
encontrarse activo y que se genere dicho mensaje,
por favor reportar la inconsistencia.
Usted puede reportar inconsistencias cuando considere que la información
visualizada debe ser ajustada o contiene un error. Las inconsistencias sólo
pueden ser registradas antes de la solicitud de la certificación, se procederá a
realizar los ajustes cuando se haya efectuado el pago de la solicitud de certificación y la
misma será generada hasta que la inconsistencia registrada sea solucionada y aprobada por
el solicitante. Para ver la información sobre el reporte de inconsistencias y aprobación del
trámite de inconsistencias seleccione las opciones a continuación:
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información
sobre cómo solicitar certificados.
INICIO
FIN
Para proceder con la solicitud del certificado seleccione el botón Solicitar.
En la página desplegada podrá realizar la solicitud, teniendo en cuenta las siguientes
opciones de generación en “Tipo de certificación”.
CERTIFICACIÓN DIGITAL
CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA ENTREGA EN VENTANILLA
CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO
CERTIFICACIÓN DIGITAL
Una vez sea aprobado el pago, el sistema
generara una certificación firmada
digitalmente y le será enviada a la
dirección de correo electrónico registrada
o podrá descargarla directamente en su
autoservicio. Podrá guardarla en medios
magnéticos y utilizarla cuantas veces lo
requiera.
CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA
ENTREGA EN VENTANILLA
Una vez sea aprobado el pago un día
hábil después se generara la certificación
impresa y podrá reclamarla en la Oficina
de Admisiones y Registro Académico .
CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO
Una vez sea aprobado el pago un día
hábil después se generara la certificación,
y la Oficina de Admisiones y Registro
Académico realizara el envió de la
certificación a la dirección especificada
en la solicitud y le será enviada, a la
dirección de correo electrónico registrada
la información de la empresa de envío y
el número de guía para que pueda hacer
seguimiento del envió.
VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD
VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD
VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD
Nota
Si desea solicitar varias certificaciones, lo puede hacer en una misma solicitud .
Cuando se desee enviar certificaciones a direcciones de envió diferentes, se debe
registrar una opción por cada una de las direcciones de envío.
Previamente consulte la información de cada tipo de certificación que
desea generar y posteriormente la información de múltiples opciones de
generación
VER INFORMACIÓN DE
SOLICITUD CON MÚLTIPLES
OPCIONES DE GENERACIÓN
VER OTRA OPCIÓN
DE GENERACIÓN
CERTIFICACIÓN DIGITAL
 Seleccione Tipo de certificado:
Digital.
 Seleccione
Solicitud.
el
botón
Generar
El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso de que corresponda a lo
solicitado hacer clic en el botón Sí.
La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago
CERTIFICACIÓN
IMPRESA
ENTREGA EN VENTANILLA
 Seleccione Tipo de certificado:
Impreso.
 Seleccione el Tipo de entrega:
Ventanilla.
 Digite el número de copias.
 En caso de autorizar a un tercero para
reclamar la certificación, por favor
digite los siguientes datos: Tipo de
Documento, Documento, Nombre del
tercero (El tercero debe acercarse a la
ventanilla con Documento de Identidad
y una copia del mismo).
 Seleccione el botón Generar Solicitud.
PARA
CERTIFICACIÓN
IMPRESA
ENTREGA EN VENTANILLA
PARA
VER OTRA OPCIÓN
DE GENERACIÓN
El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso de que corresponda a lo
solicitado hacer clic en el botón Sí.
La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago
CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO




Seleccione Tipo de certificado: Impreso.
Seleccione el Tipo de entrega: Envío.
Digite el número de copias.
Digite Datos de Envió. Debe ingresar los siguientes
datos:
• Id Región: Seleccionar la región de envío
(Utilice la lupa).
• Destinatario: nombre de la persona o entidad
a la que debe realizarse el envió.
• País: Seleccionar el país de envío (Utilice la
lupa).
• Estado: Digite el Estado/Departamento de
envió.
• Ciudad: Digite la ciudad de envío.
• Dirección: Digite la dirección de envío.
• Teléfono: Digite un teléfono asociado a la
dirección de envío.
 Clic en el botón Generar Solicitud.
CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO
VER OTRA OPCIÓN
DE GENERACIÓN
El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso de que corresponda a lo
solicitado hacer clic en el botón Sí.
La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago
SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN
Seleccionar el botón Solicitar.
SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN
En la página desplegada realizar la solicitud de la primera opción de generación, teniendo en
cuenta las opciones de generación.
En este caso de ejemplo se selecciona como primera opción una certificación digital
Hacer clic en el botón
, para
añadir una nueva opción de
generación.
SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN
Se despliega una nueva opción de generación y se debe registrar la información de
acuerdo a lo que se desee solicitar
Para el ejemplo se selecciona como segunda
opción una certificación impresa con envío
nacional a la ciudad de Cajicá.
Puede ver que automáticamente se actualizan
los campos de Valor Certificados y Valor de
Envío con los datos de los dos certificados que
se han elegido y el valor del envió a destino
nacional.
SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN
Hacer clic en el botón
, para añadir una nueva opción de generación.
Para el ejemplo se selecciona como tercera opción
una certificación impresa con envío nacional a la
ciudad de Santiago de Cali.
Puede ver que automáticamente se actualizan los
campos de Valor Certificados y Valor de Envío con
los datos de los tres certificados que se han elegido
y el valor del envió a destino nacional.
Nota
Puede hacer clic en el botón
, en
caso de que desee eliminar una de las
opciones registradas.
SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN
Puede hacer clic en el botón “Ver
Todo” y el sistema desplegara las
opciones que haya elegido en una
misma página. En el caso de
ejemplo se visualizan las 3
opciones elegidas
Finalmente seleccione el botón
Generar Solicitud.
SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN
VER OTRA OPCIÓN
DE GENERACIÓN
El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso de que corresponda a lo
solicitado hacer clic en el botón Sí.
La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información sobre
cómo solicitar certificados.
INICIO
FIN
Una vez generada la solicitud debe proceder con el pago de la misma.
Seleccione la opción Pago.
A continuación se desplegara una página en la que podrá hacer una búsqueda de las
facturas generadas a su nombre.
La búsqueda puede ser realizada
por documento de identificación
o por Id de Estudiante, una vez
haya ingresado los datos de la
búsqueda debe seleccionar la
opción Buscar.
Se visualizaran las facturas a su nombre y usted puede escoger el medio de pago a
utilizar: Impresión de factura para Pago en bancos o Pago en línea.
IMPRESIÓN DE FACUTURA PARA PAGO
EN BANCO
PAGO EN LINEA
VER INFORMACIÓN DE PAGO
VER INFORMACIÓN DE PAGO
IMPRESIÓN DE FACTURA PARA PAGO EN BANCO
Seleccione la opción Orden de
Pago Financiera y a continuación
se generará un PDF con el prerecibo, el cual podrá imprimir y
pagar en uno de los bancos
indicados.
PAGO EN LÍNEA
Seleccione el botón Pago en Línea y a continuación se visualiza la página de Pagos
Online de la Universidad en la cual podrá efectuar el pago correspondiente.
PAGO EN LÍNEA
Verifique el monto a
cancelar y seleccione la
opción Pagar.
Nota
Recuerde que únicamente el sistema
envía la solicitud de generación de
la(s) certificación(es) a la Oficina de
Admisiones y Registro Académico, una
vez el pago sea registrado.
Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información sobre
cómo solicitar certificados.
INICIO
FIN
Estas son las características de la
certificación generada en formato PDF.
La certificación mostrara el aviso
“Firmado y todas las firmas son válidas.”
y en la parte superior derecha de la
certificación la imagen de la Firma Digital
indicando “Firma Válida”.
Nota
En caso de que al abrir la certificación generada en formato PDF, La certificación muestre el aviso
“Hay al menos una firma que presenta problemas.” y en la parte superior derecha de la
certificación la imagen de la Firma Digital indicando “Validez desconocida” por favor ir a
“Validación de Firma Digital”.
VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL
De acuerdo a la opción u opciones de generación que usted haya elegido será generada la
certificación
CERTIFICACIÓN DIGITAL
VER INFORMACIÓN DE GENERACIÓN
CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA ENTREGA
EN VENTANILLA
VER INFORMACIÓN DE GENERACIÓN
CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO
VER INFORMACIÓN DE GENERACIÓN
CERTIFICACIÓN DIGITAL
El sistema generara la certificación firmada
digitalmente y le será enviada a la
dirección de correo electrónico registrada
o podrá descargarla directamente en su
autoservicio.
Podrá guardarla en medios
magnéticos y utilizarla cuantas
veces lo requiera.
VER OTRA OPCIÓN
DE GENERACIÓN
CERTIFICACIÓN DIGITAL
Podrá acceder también a la certificación desde el Sistema de Información Universitario en el
enlace INGRESO A SAE → Solicitud de Certificaciones → Certificado de Calificaciones
haciendo clic en el botón de Certificado.
VER OTRA OPCIÓN
DE GENERACIÓN
CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA ENTREGA EN VENTANILLA
Una vez sea aprobado el pago, un día hábil después se generara la
certificación y podrá reclamarla en la oficina de Admisiones y Registro
Académico.
Cuando la certificación sea entregada el
sistema le enviara a la dirección de correo
electrónico registrada un mensaje
indicando la fecha de entrega.
VER OTRA OPCIÓN
DE GENERACIÓN
CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO
Una vez sea aprobado el pago, un día hábil después se generara la certificación, y la oficina
de Admisiones y Registro Académico realizara el envió de la certificación a la dirección
especificada en la solicitud.
Le será enviada, a la dirección
de
correo
electrónico
registrada, la información de la empresa
de envío y el número de guía para que
pueda hacer seguimiento del envió.
VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL
Abra la certificación generada en formato PDF. La certificación mostrara el aviso “Hay al
menos una firma que presenta problemas.” y en la parte superior derecha de la
certificación la imagen de la Firma Digital indicando “Validez desconocida”..
VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL
Haga clic derecho sobre el texto “Validez
desconocida”, se desplegara un menú emergente
en el que debe seleccionar “Validar firma”.
Se despliega una ventana emergente
llamada “Estado de validación de la
firma”, hacer clic en el botón “Aviso
Legal…”
VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL
Se despliega una ventana
emergente llamada “Propiedades
de la firma”, hacer clic en la
pestaña
“Firmante”
y
a
continuación clic el botón
“Mostrar certificado…”
VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL
Se despliega una ventana
emergente llamada “Visor de
certificados”, hacer clic en la
pestaña
“Confianza”
y
a
continuación clic el botón
“Agregar
identidades
de
confianza…”.
VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL
Se despliega una ventana
emergente llamada “Seguridad de
Acrobat”, hacer clic en el botón
“Aceptar” para cerrar la ventana.
VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL
Se despliega una ventana
emergente llamada “Importar
configuración de contactos”,
seleccionar la casilla “Utilizar este
certificado
como
raíz
de
confianza” y hacer clic en el botón
“Aceptar”.
VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL
En la ventana emergente llamada
“Visor de certificados”, hacer clic
en el botón “Aceptar”.
VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL
La ventana emergente llamada “Propiedades de la firma” visualiza en la parte superior un mensaje
indicando “La firma es VÁLIDA, firmada por PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA” hacer clic en el
botón “Cerrar”
VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL
La certificación mostrara el aviso “Firmado y todas las firmas son válidas.” y en la parte superior
derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando “Firma Válida”.
Seleccione la opción Reportar.
Se visualiza la página de
Inconsistencias, hacer clic en la
lupa para seleccionar el tipo de
inconsistencia.
Seleccione el tipo de inconsistencia a reportar de acuerdo a
las que se listan.
En el campo de Descripción, escriba las observaciones que considere necesarias a fin de
detallar la inconsistencia (este campo sólo acepta 250 caracteres).
Puede añadir un archivo adjunto (preferiblemente en formato PDF) en caso de que lo
considere necesario. Para actualización de documento es necesario adjuntar copia del
documento y en caso de ser un cambio de nombre se debe adjuntar la escritura pública
expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Para adjuntar el archivo hacer clic en el
botón Añadir Archivo, se visualizara una
página en la que deberá buscar y
seleccionar el archivo haciendo clic en el
botón Examinar…
Una vez seleccionado el archivo hacer clic en el
botón Cargar.
se muestra un mensaje que
confirma la carga exitosa del
archivo, hacer clic en el
botón Aceptar del mensaje
desplegado.
En caso de ser necesario puede
ingresar otra inconsistencia haciendo
clic en el botón .
Una vez ha terminado de registrar
la(s) inconsistencia(s) hacer clic en el
botón Guardar.
Nota
Las inconsistencias comienzan a
ser atendidas en el momento
que se registra el pago de la
certificación solicitada.
Una vez se ha(n) reportado la(s) inconsistencia(s), se debe proceder con la solicitud de la
certificación.
Una vez la inconsistencia ha sido
revisada se le enviara una notificación
a su dirección de correo electrónico,
indicando que la inconsistencia ya fue
tramitada.
Ingrese al Sistema de Información
Universitario al enlace INGRESO A
SAE → Solicitud de Certificaciones →
Certificado de Calificaciones y
verifique
el
trámite
de
la
inconsistencia. Una vez verificada la
información hacer clic en el botón
Reportar, para ingresar a la(s)
inconsistencia(s) registrada(s).
En caso de que el trámite sea satisfactorio seleccionar el Estado Aprobado, en caso de no ser
satisfactorio seleccionar el estado No aprobado. En caso de no ser aprobado el trámite, puede
indicar sus observaciones en el campo de Descripción o comunicarse directamente con la
Oficina de Admisiones y Registro Académico [email protected].
Será revisada nuevamente la inconsistencia y se le enviara una nueva notificación para que
usted proceda con la Aprobación del trámite.
Seleccione la opción Guardar, para actualizar el estado de la inconsistencia que ha
seleccionado.
Una vez la incidencia ha sido aprobada, se procede
con la generación de la certificación.
FIN DEL DOCUMENTO
Revisado por
Aprobado por
COORDINADOR DE REGISTRO ACADÉMICO
DIRECTOR DE ADMISIONES Y REGISTRO
ACADÉMICO