TÍTULO: El Control Interno en la Educación Superior con enfoque

Editada por el Centro de Información y Gestión Tecnológica. CIGET Pinar del Río
Vol. 15, No.1 enero - marzo, 2013
ARTÍCULO ORIGINAL
El Control Interno en la Educación Superior con enfoque en el Proceso Docente
Educativo
The Internal Control in the Superior Education with focus in School Educational Process
Yadisbel Arencibia-Rivera1, Yosvany Barrios-Hernández2, Nexos Cabrera-Padrón3,
Osvaldo Domínguez-Junco4, Naidelys García-Delgado5
Universidad Hermanos Saíz Montes de Oca. Calle Martí # 270, final. Pinar del Río. Cuba. CP20100,
1Licenciada
en Contabilidad y Finanzas. Profesor Asistente
E-Mail: [email protected]. Teléfono 779360.
Master en Dirección de Empresas. Profesor Auxiliar E-Mail: [email protected]. Teléfono
2
754289.
3Licenciada
4
en Contabilidad y Finanzas. E-Mail: [email protected]. Teléfono 779360.
Dr. en Ciencias Forestales. Profesor Titular, E-Mail: [email protected]
Teléfono 754289.
5Licenciada
en Contabilidad y Finanzas. Profesor Instructor, E-Mail: [email protected]
Teléfono 779360.
RESUMEN
Los últimos años se han caracterizado por la ocurrencia de cambios científicos y
tecnológicos, propiciando la aparición de fenómenos como: la globalización, la polarización y
otros de carácter económico- social.
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Frente a los procesos de globalización, los países necesitan nuevos enfoques y políticas para
fortalecer su capacidad de negociación, fomentar su competitividad y mejorar su inserción
en la economía internacional. Un aspecto a tener en cuenta para alcanzar estos propósitos
es el proceso de control.
El control se ha convertido en un proceso cotidiano de las instituciones empresariales y las
Instituciones de Educación Superior no se encuentran ajenas a ello, por lo tanto se hace
necesario crear una cultura de control; debemos lograr que se tome conciencia acerca de su
importancia. Realizar un adecuado proceso de Control Interno proporciona credibilidad y
confianza a los clientes.
Las Instituciones de Educación Superior de nuestro país se han caracterizado durante años
por los controles esencialmente contables; los cuales van dirigidos a los recursos de la
organización y están diseñados fundamentalmente para detectar los errores ocurridos y no
para prevenirlos. El control a los procesos universitarios esta dirigido a los resultados a
alcanzar, a partir de lo planificado en los objetivos de trabajo a nivel institucional.
El objetivo de este artículo es ofrecer los aspectos que demuestran la situación del Sistema
de Control Interno con enfoque en el Proceso Docente Educativo en las Instituciones de
Educación Superior a partir de las deficiencias detectadas en el diagnóstico realizado
basándose en la Resolución 60/2011.
Palabras claves: Control Interno, Proceso Docente Educativo
ABSTRACT
Last years they have been characterized by the occurrence of scientific and technological
changes,
propitiating
the
appearance
of
phenomenons
like:
the
globalization,
the
polarization and others of economic - social character.
In front of the globalization processes, the countries need new focuses and politicians to
strengthen their negotiation capacity, to foment their competitiveness and to improve their
insert in the international economy. An aspect to keep in mind to reach these purposes is
the control process.
The control has become a daily process of the managerial institutions and the Superior
Education Institutions are not unaware to it, it is necessary to create a control culture; we
should achieve it to take conscience about its importance. To carry out an appropriate
process of Internal Control provides credibility and trust to the clients.
The Superior Education Institutions of our country have been characterized during years by
the essentially countable controls; which go directed to the resources of the organization
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and they are designed fundamentally to detect the happened errors and it doesn't stop to
prevent them. The control to the university processes this directed to the results to reach,
starting from that planned in the work objectives at institutional level.
The objective of this article is to offer the aspects that demonstrate the situation of the
System of Internal Control with focus in the School Educational Process in the Superior
Education Institutions starting from the deficiencies detected in the carried out diagnosis
being based on the Resolution 60/2011.
Key words: Internal Control, School Educational Process
_______________________________________________________________
INTRODUCCIÓN
En la actualidad se ha incrementado la ocurrencia de cambios científicos y tecnológicos
producto al constante desarrollo que ha vivido el mundo en los últimos años, propiciando la
aparición de fenómenos dentro de los que podemos citar: la globalización, la polarización, la
marginación y otros de carácter económico- social. Estos fenómenos afectan la economía,
las finanzas, la educación, la cultura, la política, el desarrollo científico y tecnológico;
convirtiéndose los dos últimos en la fuerza impulsora de dichos fenómenos, con el desarrollo
de las comunicaciones, la computación y la información.
Nuestro país no está exento a la situación mundial existente, el desarrollo
económico y
social se ve afectado no solo por los fenómenos surgidos en los últimos años, sino también
por las demandas de la competencia internacional. Frente a los procesos a estos fenómenos,
los países necesitan nuevos enfoques y políticas para fortalecer su capacidad de negociación,
fomentar su competitividad y mejorar su inserción en la economía internacional. Un aspecto
a tener en cuenta para alcanzar estos propósitos es el proceso de control.
El Control Interno se ha convertido en un proceso cotidiano de las instituciones
empresariales y las Instituciones de Educación Superior no se encuentran ajenas a ello, por
lo tanto se hace necesario crear una cultura de control. Las instituciones de Educación
Superior existen esencialmente para formar profesionales que puedan resolver los
problemas fundamentales que demanda el desarrollo social. El principal problema que la
sociedad le formula a las instituciones de Educación Superior se refiere a la necesidad de
que las personas que dirigirán la sociedad deben poseer alta formación profesional,
capacidad y consecuente conciencia ética. Por lo tanto, el objetivo más general de las
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universidades debe ser la formación y superación continua de esas personas (Álvarez, C. y
Sierra, V. 1997).
MATERIALES Y MÉTODOS
El método histórico-lógico se utilizó para la determinación de las particularidades y
tendencias de las investigaciones relacionadas con el tema, el establecimiento del marco
conceptual y los elementos fundamentales que caracterizan el Control Interno.
El método de análisis documental permitió realizar la valoración de la bibliografía
relacionada con el tema, así como para el desarrollo de la investigación.
El método dialéctico–materialista presentar la importancia del Control Interno en las
Instituciones de la Educación Superior.
Se realizaron encuestas a profesores y cuadros de las Facultades con el objetivo evaluar el
estado actual de los procedimientos de Control Interno en el Proceso Docente Educativo en
las Facultades y entrevista a los Vicedecanos de Formación del Profesional y otros cuadros
de las Facultades para determinar el funcionamiento y desarrollo del Proceso Docente
Educativo a nivel de Facultad, a partir del conocimiento de los encargados de dirigir el
proceso.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
El proceso de Control Interno en las Instituciones de Educación Superior.
El Control Interno ha sido interés de la sociedad y de las organizaciones desde hace mucho
tiempo; es por ello que existen diferentes autores que se han encargado de realizar estudios
para determinar los diversos enfoques y terminologías más aceptados acerca del Control
Interno, lo que ha permitido que al pasar del tiempo se hayan planteado distintas
concepciones acerca del mismo, sus principios y elementos.
En época de los Médicis, en el siglo XV, estos introdujeron un control sobre las cantidades de
materias primas puestas en fase de fabricación, en sus fábricas de tejidos, cotejando las
cantidades suministradas a cada puesto de trabajo con las unidades fabricadas por el
mismo. Como se aprecia el control no tenía más objetivo que limitar el riesgo de errores y
fraudes, manteniéndose este enfoque hasta finales del siglo XIX. (Cañibano Calvo, L. y otros
1983).
El crecimiento de la actividad económica y la aparición de las grandes organizaciones
empresariales, abarcando una gran variedad de operaciones técnicas especializadas y
contando con un gran número de trabajadores y delegaciones en diferentes puntos
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geográficos, han propiciado una evolución en la concepción del Control Interno. (Meigs, W.
B. 1971).
El Control Interno se ha convertido en un tema de gran importancia en la actualidad, las
circunstancias actuales han propiciado la necesidad de que diferentes partes profundicen en
el estudio y perfeccionamiento de los aspectos relacionados con el mismo, lo que ha
provocado que existan diferentes definiciones:
“El Control Interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos
que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar
la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia
operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración” (Gómez
Morfin, J. 1968).
En Cuba a través de la historia han existido diferentes cuerpos legales que han establecido
los procesos de Control Interno. El origen de estos cuerpos legales data desde el 1974 con el
tribunal de cuenta hasta el 2011 con la Resolución 60/11 (Contraloría General de la
República) donde expresa:
El Control Interno es: “el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de
mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado
por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de
normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos,
proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada
rendición de cuentas”.
Desde nuestro punto de vista coincidimos con la Resolución 60/11 cuando plantea que
Control Interno es considerado un proceso integrado a las operaciones efectuadas por la
dirección y el resto del personal de una entidad, para proporcionar apoyo en el logro de los
objetivos, basándonos en este aspecto se puede observar lo necesario que es crear una
cultura de control en las Instituciones de Educación Superior para facilitar su funcionamiento
y desarrollo.
La implementación de la Resolución 60/11 es un proceso que en la actualidad no ha
concluido, en las Instituciones de Educación Superior existen deficiencias en el cumplimiento
de las normas que forman parte de los componentes de Control Interno que son definidos
por la resolución antes mencionada. Seguidamente se presentan los resultados del
diagnóstico que fue realizado para corroborar la situación actual del Sistema de Control
Interno en las Instituciones de Educación Superior y posteriormente se expondrán los
aspectos en los que se pueden trabajar para erradicar esta situación.
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Durante la etapa de captación de información, se emplearon diferentes técnicas y
procedimientos para diagnosticar la implementación de las normas y componentes de
Control Interno en los diferentes procesos que se gestionan en las Instituciones de
Educación Superior; entre dichas técnicas se encuentran la revisión documental, las
observaciones y la aplicación de encuestas y entrevistas.
Es importante la existencia y el conocimiento de un Sistema de Control Interno, que ayude a
la organización, supervisión y control del proceso Docente Educativo. Después de realizado
el diagnóstico se evidencia la siguiente situación, que se muestra seguidamente por cada
uno de los componentes de Control Interno:
Componente # 1: Ambiente de Control.
Se elaboran los planes de trabajo anual hasta el nivel de Facultad, no siendo así a nivel de
Departamento y Centro de Estudio.
Los planes de trabajo mensual solo se elaboran a nivel de Universidad, asumiéndose esté
en cada una de las restantes áreas.
El
presupuesto
es
realizado
por
el
departamento
económico,
el
cual
realiza la
desagregación del mismo hasta las Facultad, en ese nivel no se realiza la desagregación del
presupuesto por Departamentos, Centros de Estudios, etc.
Por área no están definidas cuales son las partidas más importantes a ese nivel, ni se tiene
establecido un sistema de control o evaluación en los espacios colectivos de dirección.
Se desconocen los métodos o formas para realizar la desagregación del presupuesto lo que
provoca en ocasiones incumplimiento o inejecuciones del presupuesto.
Los procesos fundamentales no cuentan con un manual de normas y procedimientos, se
trabaja a partir de las resoluciones y reglamentos emitidos por el Ministerio de Educación
Superior.
El reglamento orgánico no está completo, las áreas inferiores de la estructura no están
representadas en el mismo.
No todos los puestos de trabajo cuentan con un diseño adecuado ni están debidamente
documentados.
Componente # 2: Gestión y Prevención de Riesgos
En las áreas y cargos inferiores de la estructura no están definidas las funciones, los
deberes y atribuciones de los responsables de las mismas.
Se detectó que existe similitud entre los riegos de las diferentes áreas de la institución e
incluso entre el Plan de Prevención de los departamentos y áreas con el de las Facultades y
en ocasiones con el de la Universidad.
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Se encontró que no en todos los casos las medidas a tomar son acciones planificadas para
controlar el riesgo, sino que son funciones que les corresponden a las personas por sus
responsabilidades en cada estructura del proceso.
Componente # 3: Actividades de Control.
No se realiza una actualización sistemática de las actas de responsabilidad material.
No existe en algunas áreas carteles de limitaciones de accesos, ni está establecido el
personal autorizado a acceder a cada una de ellas.
La rotación del personal en las tareas claves, solo es realizado por el personal en
adiestramiento o algunos casos muy específicos.
Componente # 4: Información y comunicación.
Se indica que los cuadros deben rendir cuenta en sus áreas correspondientes, aunque no
existe documentación al respecto que valide o asegure que esto se está cumpliendo.
Las rendiciones de cuenta se hacen en espacios reducidos, generalmente consejo de
dirección o comisión de cuadros.
Componente # 5: Supervisión o monitoreo.
No se evidencia que el
comité de control realice controles a la efectividad del Plan de
Prevención en las áreas subordinadas, como indicador para medir la eficiencia de los
controles internos.
En las áreas no existe una estructura que realice un trabajo similar y contribuya al
perfeccionamiento del sistema de Control Interno a ese nivel.
En el diagnóstico realizado se detectaron una serie de deficiencias que han sido expuestas
anteriormente de forma resumida; a partir de estos resultados se trabajara en realizar una
propuesta que contribuya al perfeccionamiento del Sistema de Control Interno establecido
actualmente.
La propuesta de perfeccionamiento que se realiza no abarcará la totalidad de las deficiencias
detectadas en el diagnóstico realizado, sino que se concentrará en los puntos que a nuestro
criterio pueden aportar más al Control Interno en este nivel, teniendo como eje central el
Proceso Docente Educativo.
A continuación mostramos a partir de cada uno de los componentes de Control Interno y por
cada una de las normas que lo integran, el trabajo que se propone que sea realizado:
Componente # 1: Ambiente de Control.
Norma 1: Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual.
En esta norma la propuesta va encaminada a realizar la planificación y desagregación del
presupuesto en las áreas.
Norma 2: Integridad y valores éticos.
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La propuesta en esta norma es diseñar las normas y procedimientos para el Proceso Docente
Educativo.
Norma 3: Idoneidad demostrada.
En esta norma se propone que se implementen los perfiles de cargos o profesiogramas,
pasando de los tradicionales, a diseñar perfiles de cargos por competencias que tributen o
garanticen la idoneidad de nuestros dirigentes y trabajadores y nos permita trabajar con
aquellos que aún no reúnen todos los requisitos.
Componente # 2: Gestión y Prevención de Riesgos
En este componente, al igual que se hizo en el diagnóstico, se trabaja de forma integrada
las tres normas que lo constituyen
La propuesta de perfeccionamiento se basa en la que se utilice una metodología de gestión
de riesgo para trabajar en todas las áreas que permita homogenizar el trabajo y realmente
hacer una gestión integral de los riesgos de la organización. Se propone perfeccionar el
mapa de riesgo por proceso, utilizando la matriz de gestión por proceso, como complemento
al Plan de Prevención de Riesgo.
Componente # 3: Actividades de Control.
Norma 3. Acceso restringido a los recursos, activos y registros.
La propuesta en esta norma será definir los niveles de accesos y personal autorizados en
cada área.
Norma 4. Rotación del personal en las tareas claves.
En esta norma se propone un procedimiento para realizar la rotación del personal después
del período de adiestramiento y los niveles por los que debe rotar el cuadro o la reserva para
ocupar determinadas responsabilidades.
Componente # 5: Supervisión o monitoreo.
Norma 2. Comité de prevención y control.
En esta norma la propuesta va encaminada a definir una estructura en las áreas que
garantice
una
evaluación
sistemática
y
eficiente
del
sistema
de
Control
Interno,
contribuyendo a su perfeccionamiento continúo.
La propuesta se realiza sobre estas normas en función del perfeccionamiento del Sistema de
Control Interno, teniendo como base u objeto de estudio el proceso de Formación del
Profesional, pero partiendo del principio que todo lo que se proponga tenga un carácter
general e integrador, aplicable por igual a cualquier estructura en la organización.
De forma general, se puede plantear que desarrollando la propuesta que se muestra en este
artículo se puede perfeccionar el Sistema de Control Interno en las Instituciones de
Educación Superior con enfoque en el Proceso Docente Educativo, principalmente en las
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estructuras inferiores de la organización que es donde se detectaron mayoritariamente las
deficiencias expuestas en este trabajo.
CONCLUSIONES
El Control Interno se ha convertido en un proceso cotidiano de las instituciones
empresariales, mantener una cultura de control y tomar conciencia acerca de la importancia
del Control Interno en una institución, ya sea empresarial o educacional; es la tarea de
orden en la actualidad.
La verificación y revisión inherente a un buen sistema de Control Interno proporcionan
protección contra las debilidades humanas y reducen la posibilidad de que ocurran errores e
irregularidades.
El control en las instituciones de Educación Superior en nuestro país se ha caracterizado
durante muchos años por los controles fundamentalmente contables. Estos controles van
dirigidos a los recursos de la organización y están diseñados fundamentalmente para
detectar los errores ocurridos y no para prevenir.
El diagnóstico realizado confirmó que en las Instituciones de Educación Superior, existen
determinadas deficiencias en el funcionamiento del Sistema de Control Interno con enfoque
en el Proceso Docente Educativo.
1.
Teniendo en cuenta las deficiencias detectadas en el diagnóstico realizado, se elaboró
la propuesta para el perfeccionamiento del sistema, dirigiéndola al completamiento o
mejoramiento de las acciones o documentación que garantizan el cumplimiento de estas
normas y por ende del Sistema de Control Interno.
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Aceptado: enero 2012
Aprobado: febrero 2013
Lic. Yadisbel Arencibia-Rivera. Profesor Asistente. Universidad Hermanos Saíz Montes de Oca,
Pinar del Río, Cuba. Teléfono 779360 E-Mail: [email protected]
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