AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL REGULAR FEDERACIÓN NACIONAL DE CAFETEROS DE COLOMBIA FONDO NACIONAL DEL CAFE 2003 CGR – CDSA – No. JULIO DE 2004 CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL REGULAR FEDERACIÓN NACIONAL DE CAFETEROS DE COLOMBIA FONDO NACIONAL DEL CAFE Contralor General de la República Antonio Hernández Gamarra Vicecontralor General Luis Bernardo Flórez Enciso Contralor Delegado para el Sector Agropecuario Regis Manuel Benítez Vargas Director de Vigilancia Fiscal Jorge Isaac Arana Delgadillo Responsable de Subsector Lily Luz Lozano Medina Responsable de Entidad José Fernando Aldana Sayín Equipo de Auditoría Mónica A. Henríquez E. Francisco Benavides Bolaños Astrid Cecilia Montejo Torres Asnaryn Romero Alape Diego Alexánder Ortiz F. Javier Rodríguez C. (DES) Consuelo Hermann CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. TABLA DE CONTENIDO Página INTRODUCCION 1 1. 2 HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO DICTAMEN INTEGRAL 5 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 15 RESULTADO SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 15 RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍA 27 4. ANEXOS CGR - CDSAgropecuario 79 Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. INTRODUCCION La Contraloría General de la República, en desarrollo de su función constitucional y legal, y en cumplimiento de su Plan General de Auditoría 2003, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Regular, a la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia – Fondo Nacional del Café. En desarrollo del proceso auditor se evaluaron la Sede Central, los Comités Departamentales de Antioquia, Risaralda, Santander, Huila, Quindío, Tolima y Valle; y así mismo se evaluaron las áreas de Contratación, Financiera, de Gestión, el Sistema de Control Interno, el Seguimiento al Plan de Mejoramiento y las Glosas de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes. Los 24 hallazgos detectados dentro del desarrollo de la Auditoría se dieron a conocer oportunamente a la administración; las respuestas suministradas por la Entidad, a los mismos, fueron validadas e incluidas en el Informe cuando el equipo de auditoría lo considero pertinente. La Contraloría General de la República espera que este Informe contribuya al mejoramiento continuo del Fondo Nacional del Café y, con ello, a una eficiente administración de los recursos públicos puesto a su disposición. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 1 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO El Fondo Nacional del Café en la vigencia 2003 presentó un incremento de su patrimonio del 36.47 por ciento, respecto al año 2002. Lo anterior se debió a las utilidades generadas en el ejercicio, la valorización de las Propiedades Planta y Equipos, y a la incorporación de los Recursos de Destinación Especial (FON3) por valor de $134.591 millones al Balance del Fondo Nacional del Café (FON2). Cabe resaltar que durante los cuatro años anteriores, el Fondo presento pérdidas. Los ingresos del Fondo en la vigencia analizada se incrementaron en un (seis) 6 por ciento respecto al año 2002, alcanzando la cuantía de $1,22 billones, debido en primer lugar al comportamiento de las ventas de café, las que crecieron el 13 por ciento; en este hecho también influyó la mayor cotización del precio internacional del café verde, ello a pesar de revaluación que presentó la divisa en este año. En este orden de ideas, la rentabilidad bruta en ventas pasó del 15.44 por ciento en el año 2002, a 22.67 por ciento en el año 2003, especialmente debido a los esquemas de comercialización que tratan de buscar que como cualquier exportador privado el Fondo sea plenamente auto sostenible, sin perder su misión de maximizar el ingreso al productor y no su margen de comercialización. Por otro lado, también contribuyó al aumento en el recaudo de la Contribución Cafetera, donde es preciso resaltar que el Gobierno estableció un recargo de dos centavos de dólar destinados al saneamiento contable del Fondo y la estabilización del ingreso del caficultor, condicionado a que la libra de café verde exportado supere el precio de los 0.60 centavos de dólar por libra exportada; la anterior medida estará vigente hasta el 31 de diciembre del año 2005. Otro hecho relevante lo constituye el lanzamiento de las Tiendas “Juan Valdez” como nueva estrategia de comercialización de los cafés procesados, que puede convertirse en una importante fuente de ingresos para el Fondo Nacional del Café y que sería un paso definitivo hacia el proceso de posicionamiento del café colombiano, labor que ha sido financiada por el Fondo desde el XIV Congreso Cafetero (Diciembre de 1944) cuando se autorizó a la Federación a sufragar los gastos por el concepto de servicios de información y propaganda en el exterior con recursos del Fondo, deduciéndose que ésta nueva actividad es pertinente a las funciones del Fondo por cuanto está relacionada con la búsqueda de nuevas alternativas de comercialización del café. Llama la atención que en este proyecto de la Federación no hay inversión directa del Fondo a pesar de ser éste quien ha provisto los recursos que han posicionado las marcas en el mercado, y solamente la relación del Fondo con las Tiendas “Juan Valdez” se circunscribe al pago de la prima, regalía y publicidad por el uso de la marca y a la compra del café al Fondo. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 2 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Al respecto, es importante destacar el interés del Gobierno Nacional en la crisis del sector cafetero, el cual se ha cristalizado a través del Plan Nacional de Desarrollo y que tiene como principal instrumento de intervención el Apoyo Gubernamental Cafetero (AGC), el cual ha entregado desde su implementación más de $230.000 millones. Adicionalmente, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural ha aportado recursos para la financiación de la investigación en Café, la asistencia técnica y en el año 2003 se apoyó la normalización de la cartera con el Programa Nacional de Reactivación para el Sector Agropecuaria (PRAN) cafetero, con el cual se han beneficiado más de 40.000 productores. A pesar de los esfuerzos conjuntos del Fondo Nacional del Café y del Gobierno Nacional en mantener estable el ingreso cafetero a través de la política de precios y el AGC (Apoyo Gubernamental a la Caficultura), las condiciones de vida de las zonas cafeteras en especial la zona central continúan siendo deplorables, situación que se expresa en los niveles de pobreza y miseria a que ha llegado la población vinculada a esta actividad, la cual es más critica en la medida en que los medianos y grandes productores abandonan sus cultivos por la baja rentabilidad, liberando mano de obra que no tiene más alternativas de ingreso. Conclusión lógica del planteamiento anterior es el hecho de que el cultivo del café continua siendo fundamental en la estabilidad socioeconómica de las regiones tradicionalmente cafeteras del país, y su relevancia hacia el futuro en el marco de las exportaciones puede volver a tener una importancia relativa mayor en las exportaciones, dada la situación actual de bajas reservas de petróleo. Si bien es cierto que el Gobierno Nacional ha planteado una clara Rendición de Cuentas, por parte de la Federación, sobre los recursos del Fondo a través de la Ley 812 de 2003 del Plan Nacional de Desarrollo en donde se plantea que deben hacerse los ajustes institucionales y del marco legal vigente, particularmente la separación contable de las funciones del Fondo Nacional del Café, es urgente que el Gobierno Nacional exija al interior del Comité Nacional de Cafeteros directrices claras y cumplimiento del contrato frente a decisiones tan trascendentales que de una u otra manera están influyendo en la viabilidad futura del Fondo. Otro hecho relevante y aun más riesgoso acerca de las finanzas del Fondo es la solicitud de los derechos pensiónales de jubilados de la CIFMG en liquidación obligatoria; si bien, la Federación como administradora del Fondo rechazo dicha pretensión, el hecho de comprobarse que la Federación – Fondo contribuyó por dolo o culpa a la situación concursal de la CIFM, es previsible visualizar el menoscabo de los recursos públicos, lo que llevaría a la disminución del Patrimonio. Es importante anotar que, la participación del Fondo Nacional en la aerolínea ACES, antiguo activo de la Flota Mercante Grancolombiana adquirido a raíz de la tutela instaurada por los trabajadores de la misma, está en proceso de liquidación; CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 3 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. si bien es cierto que, la participación del 24 por ciento esta provisionada, genera de antemano una reducción de activos. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 4 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. 2. DICTAMEN INTEGRAL Doctor GABRIEL SILVA LUJÁN Gerente General Federación Nacional de Cafeteros de Colombia Fondo Nacional del Café Bogotá D.C. La Contraloría General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Regular a la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia – Fondo Nacional del Café, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión, el examen del Balance General a 31 de diciembre de 2003, y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2003; la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables, y la evaluación del Sistema de Control Interno. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia – Fondo Nacional del Café, y analizada por la Contraloría General de la República. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe Integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la Entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, y la opinión sobre la Razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de la República, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto requirió, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. El informe contiene observaciones administrativas, financieras y legales que una vez comunicadas por el equipo de auditoría, unas fueron corregidas o serán corregidas por la administración. Concepto sobre la Gestión y los Resultados Frente al cumplimiento del objeto misional de Contribuir a Estabilizar el Ingreso Cafetero, mediante la reducción de los efectos de la volatilidad del precio internacional, razón fundamental de la existencia del Fondo Nacional del Café, la Comisión de Auditoría estableció lo siguiente: El Plan Estratégico como herramienta de gestión organiza y orienta las acciones del Fondo para alcanzar los objetivos acordes con su misión, se presenta consolidado al de su administrador (Federación Nacional de Cafeteros), ello debido a que no se ha tenido en cuenta que son entes de naturaleza jurídica diferente (pública y privada) y que son regidos por dos órganos rectores diferentes (Comité Nacional de Cafeteros y Congreso Nacional de Cafeteros, respectivamente), lo que lleva a que generen políticas y procedimientos acordes a su naturaleza, lo cual impide medir la eficacia de la gestión del Fondo e identificar a corto y largo plazo la proyección del negocio en marcha. Por su lado, el diseño para la política de comercialización Interna y externa del café colombiano evidenció: El Comité Nacional de Cafeteros, órgano de dirección de la política cafetera, autorizó a PROCAFECOL S.A., a usufructuar las marcas comerciales pertenecientes al Fondo Nacional del Café, dando cuenta del voto del Ministro de Hacienda y Crédito Público, sin que se evidenciaran los estudios de las Comisiones Asesoras respectivas y/o concepto previo de los Asesores del Gobierno donde se evaluara la favorabilidad del uso de las marcas comerciales en manos de una empresa privada y su incidencia e impacto en la economía del subsector cafetero, debiendo prevalecer el bien común de la comunidad cafetera frente al beneficio de una empresa privada. De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta que el usufructo de las marcas comerciales, a través de las Tiendas de Café, implica de suyo nuevos canales de comercialización externa y nuevas formas de consumo del café, se concluye que se inobservó la Cláusula Cuarta, literal b), numerales 1 y 11; y la Cláusula Quinta y Sexta del Contrato de Administración suscrito entre el Gobierno Nacional y la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia. Así mismo, no se evidencia la presencia activa en el Comité Nacional de Cafeteros en cuanto a este tema, y del Ministro de Agricultura cuya participación es indelegable; como tampoco del Ministro de Comercio Exterior o su Viceministro o Negociador Internacional de CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Comercio Exterior, inobservándose la cláusula Tercera del Contrato de Administración, lo cual se traduce en una participación insuficiente por parte del Gobierno Nacional en la toma de decisiones relacionadas con asuntos de trascendencia en la Economía Nacional . Falta de seguimiento por parte del Comité Nacional de Cafeteros a la constitución y resultados de la Sociedad de responsabilidad Limitada BUENDÍA COFFEE LLC (100% recursos públicos), toda vez que es la empresa comercializadora del Café Liofilizado en Norteamérica, y cuyo patrimonio es de USD 305.086, equivalente a $4.222.8 millones. Al respecto, la Contraloría General de la República establece una limitante debido a que la Federación argumenta que este ente de control no está facultado para realizar vigilancia fiscal a BUENDÍA COFFEE LLC., y por ende, no suministró la información requerida, situación que genera incertidumbre sobre el manejo de estos recursos públicos. Lo anterior en virtud del Artículo 267 de la Constitución Política de Colombia que reza: “El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos de la nación. Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley...”, etc. (el subrayado fuera de texto). La falta de reconocimiento de la Inversión de BUENDÍA COFFEE LLC., afectó los Estados Financieros de las siguientes vigencias: Vigencia Tasa de Cambio a Dic. 31 2001 2002 2003 Valor en USD 2.291 (104.142) 2.864 152.844 2.778 66.420 Utilidad o pérdida Efecto de Buendía en Ingresos Coffee (en pesos) (234.608.068) 437.865.963 184.528.044 Efecto en Gastos (234.608.068) 437.865.963 184.528.044 Fuente. Comisión de Auditoría Lo anterior, generó subestimación de la cuenta Resultados del Ejercicio, en las cuantías señaladas. Falta de actualización de las inversiones en las compañías en las cuales se tiene participación, creando incertidumbre al cierre de la vigencia en los resultados financieros del Fondo Nacional del Café. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Las actuaciones de Saneamiento Contable carecen de validez, debido a que el Comité Técnico de Saneamiento Contable fue juez y parte en la determinación de las partidas a depurar y en la aprobación de las mismas, contraviniendo lo estipulado en la Ley 716 de 2001 (Saneamiento Contable) y en el Decreto 1.914 de 2003 en lo relacionado con la delegación de funciones. Se pudo evidenciar, a través del ejercicio auditor, que tanto en el nivel central de la Federación como en los Comités Departamentales de Cafeteros auditados, se presenta incumplimiento frecuente a la Cláusula Séptima, Literal g) del Contrato de Administración que ordena mencionar el nombre expreso del Fondo Nacional del Café en las actividades que se financien con sus recursos; como se pudo corroborar en las Escrituras de algunas de las propiedades del Fondo, ellas figuran a nombre de la Federación Nacional de Cafeteros, sin mencionarse que se adquirieron con recursos públicos de origen parafiscal. Adicionalmente, se determinó la consolidación de algunos títulos de las inversiones del Fondo Nacional del Café con los de la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia , incumpliéndose lo establecido en la Cláusula Séptima del Capítulo IV , Literal f), del Contrato de Administración. La Auditoría Interna se limita a verificar la liquidación y a elaborar los informes de la contribución cafetera sin cubrir lo referente al análisis de los procesos, métodos y políticas adoptadas por la entidad para la salvaguarda de sus activos. En otras palabras, la Comisión de Auditoría advierte que el alcance de la Auditoría Interna es aun más amplio y debe cubrir, entre otros aspectos, los relacionados con las inversiones realizadas con recursos del Fondo. Lo anterior, genera poca confiabilidad de los mecanismos de control que contribuyen a dar una seguridad razonable a la Alta Dirección sobre el logro de los objetivos del Fondo Nacional del Café. La evaluación al Sistema de Control Interno reporta con Riesgo Bajo los Comités de Antioquia, Huila, Quindío, Risaralda y Valle; con Riesgo Medio Santander; y Riesgo Alto, Tolima. Si bien es cierto que cada Comité tiene sus particularidades administrativas, se observa que no existe aún unidad de criterio desde el nivel central para establecer en los Comités las pautas y programas para un adecuado Sistema de Control Interno orientado al manejo de las actividades realizadas con los recursos del Fondo. La calificación del Sistema de Control Interno a nivel central arroja un Riesgo Medio debido a debilidades encontradas, entre las cuales se pueden mencionar la carencia de mapas de riesgos que permitan la probabilidad de ocurrencias de estos y la falta de decisiones oportunas en Inversiones en perjuicio de los recursos del Fondo. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. La Federación de Cafeteros con los recursos del Fondo, tanto en la vigencia 2003 como históricamente en el contexto de la actividad cafetera, viene atendiendo cuatro áreas fundamentales, así: los componentes de agronomía del cultivo, el beneficiadero del café, el saneamiento básico y el saneamiento ambiental; en los cuales se ha tenido una política ambiental clara y definida por la Organización Gremial y el subsector en general, en las que a través del tiempo se han alcanzado importantes logros y dejado como fruto una amplia experiencia y unos resultados altamente positivos para la sostenibilidad ambiental de la actividad, sobre los cuales existe una gran riqueza documental que sustenta los trabajos realizados. Sin embargo, a la Contraloría General de la República, a pesar de los claros y meritorios avances en materia ambiental logrados por la Federación, le preocupa la reducida asignación en el presupuesto a raíz de la crisis cafetera en esta área que ha sido bandera de recuperación de las zonas cafeteras, ello para alcanzar un mayor equilibrio entre la actividad cafetera y la oferta ambiental sobre la cual se sustenta, haciéndose necesario continuar con los procesos de evaluación de la gestión ambiental desde las metas, los alcances y resultados de los programas y proyectos de desarrollo tecnológico y sus instrumentos de socialización, así como del monto de los recursos invertidos en ellos; y de la misma manera, continuar ampliando el conocimiento sobre las estrategias hacia el futuro que se implementarían en la Federación para evaluar los niveles de penetración y adopción de las tecnologías limpias por las comunidades caficultoras que les permitan evaluar con mayor objetividad la situación ambiental de esta actividad. Los Comités Departamentales de Cafeteros auditados presentan en términos generales una gestión favorable , excepción hecha del Comité Departamental de Cafeteros del Tolima. Durante el proceso de Auditoría a los Comités Departamentales (recursos del Fondo Nacional) se pudo evidenciar una actitud proactiva de las administraciones respectivas para corregir aquellas situaciones reportadas por los grupos de auditoría, que por su naturaleza eran enmendables; es el caso, para el nivel central, de la inclusión del Fondo de Destinación Especial al Fondo Nacional del Café con lo cual se incrementó el patrimonio del Fondo por valor de $ 134.591 millones. Excepto por las observaciones presentadas en los párrafos anteriores, las cuales tienen incidencia relativa en el manejo de los recursos y los resultados de la administración, conceptuamos que la gestión adelantada por la entidad acata parcialmente las disposiciones que regulan sus hechos y sus operaciones. Igualmente, aunque el Sistema de Control interno presenta debilidades, la adquisición y uso de los recursos refleja en principio acertados criterios de economía, eficiencia y equidad. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Opinión sobre los Estados Contables No se da cumplimiento a la Ley 716 de 2001, en su artículo 5°, en concordancia con el Artículo 9 del Decreto No. 1914 de 2003, por cuanto fue el Comité Técnico de Saneamiento Contable quien aprobó las cuentas a depurar y no el Máximo Órgano Colegiado de Dirección; por lo tanto, los ajustes con afectación de Ingresos por $3.741 millones y gastos por $3.202 millones, no tienen validez. El efecto neto en la cuenta de resultados es de $539 millones. INVERSIONES Incumplimiento de lo estipulado en las Instrucciones para el Reconocimiento y Revelación de las Inversiones, Principios de Contabilidad y Postulados de la Contabilidad Pública en lo referente a la Inversión de BUENDÍA COFFE LLC., de propiedad del Fondo Nacional del Café según consta en las actas Nos. 7 y 16 de 2000, proferidas por el máximo Organismo de Dirección (Comité Nacional de Cafeteros). Reconocimiento: Debido a que en los hechos financieros y económicos del Fondo Nacional no se reconocen las transacciones que genera BUENDÍA COFFEE LLC. Causación: Los hechos económicos (Utilidad o Perdida) no se registran en el momento en que suceden. Revelación: Los Estados Contables no contienen la discriminación básica (Notas a los Estados Financieros) que permita realizar una evaluación cuantitativa y cualitativa de la información financiera de inversiones en lo relacionado con la compañía Buendía Coffee LLC. Además de lo anterior, infringen los postulados de la Contabilidad Pública de Confiabilidad y Utilidad Social, así como también contraviene lo estipulado en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, lo que genera no confiabilidad de los hechos económicos y sociales, e impide a coadyuvar a un impacto positivo en la sociedad. Lo anterior, genera una subestimación en la cuenta resultados del ejercicio por valor de $388 millones, y una incertidumbre por el mismo valor en la cuenta de Inversiones. Se establece una Limitante para el análisis de la información de BUENDÍA COFFEE LLC., debido a que la documentación correspondiente no fue suministrada a la Comisión de Auditoría a pesar de que su patrimonio está constituido en su totalidad con recursos del Fondo Nacional del Café. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Falta de actualización de las inversiones por el método de Participación Patrimonial, generando incertidumbre por $82.309 millones en la cuenta Inversiones (Método de Participación Patrimonial), y Resultados del Ejercicio por la misma cuantía. Falta de actualización de las Inversiones Método del Costo, lo que genera incertidumbre por valor de $35.412 millones en la cuenta Inversiones y en la cuenta de Resultados del ejercicio por el mismo valor. Así mismo, en la cuenta Provisión para protección de Inversiones. Títulos de Inversiones que figuran a nombre de la Federación pero que fueron adquiridos con recursos del Fondo, por valor de $125.690 millones. Analizada la respuesta a la consulta formulada por la Federación Nacional de Cafeteros a la Contaduría General de la Nación, en relación al registro de las operaciones, la Comisión de la Contraloría General de la República confirma las observaciones anteriormente planteadas. INVENTARIOS Se carece de documentos soportes de origen externo que permitan obtener evidencia válida y suficiente de las operaciones realizadas, ello debido a que el manejo de los inventarios de café se realiza a través de una empresa privada, ALMACAFÉ, sin que se estipule en el Contrato de Comisión la Interventoría del mismo. Lo anterior genera incertidumbre en la cuenta Inventarios por cuantía de $304.810 millones, y en la cuenta Costo de Ventas por el mismo valor. DEUDORES Se observa que en la vigencia 2003 no se tuvo en cuenta lo estipulado en el Plan General de Contabilidad Pública, respecto al manejo de las operaciones entre las diferentes unidades de una misma organización (Principal y Subalterna), es decir, entre el Fondo Nacional del Café (Oficina Central) y la fábrica de Café Liofilizado; sin embargo, las Notas a los Estados Financieros estipulan que a diciembre 31 de 2003 los valores que figuraban tanto en cuentas por pagar como en cuentas por cobrar por concepto de operaciones entre divisiones, fueron trasladados a una cuenta del Activo. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Las Escrituras de las propiedades del Fondo Nacional del Café no especifican que la compra de las mismos se realizaron con recursos públicos, lo que genera incertidumbres por valor de $71.564 millones. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. CUENTAS POR PAGAR Pagarés cuyo contenido es confuso, generando incertidumbre en la cuenta Cuentas por Pagar por $118 millones, y en la cuenta Otros Deudores por $117.6 millones. PATRIMONIO PUBLICO Afectación de la Cuenta de Resultados, generando sobrestimación por valor de $4.271 millones, subestimación por $388 millones, e incertidumbre por $82.309 millones. En nuestra opinión, excepto por los efectos de las observaciones anteriores, los Estados Contables presentan razonablemente la situación financiera del Fondo Nacional del Café, a 31 de diciembre de la vigencia auditada. CUENTAS DE ORDEN No existe avaluó Técnico de la marca JUAN VALDEZ; sin embargo, se autorizó en el año 2002 el usufructo de ésta a la Sociedad PROCAFECOL S.A., quien matriculó el 10 de diciembre de 2002 ante la Cámara de Comercio la primera Tienda “Juan Valdez”. Lo anterior, impide estimar los hechos económicos o circunstancias que pueden llegar a afectar la situación financiera del Fondo Nacional del Café. Consolidación de Hallazgos En desarrollo de la presente Auditoría, en el nivel central se establecieron veintitrés (23) hallazgos Administrativos por un valor total de $647.853 millones, de los cuales a uno se le dará traslado a Indagación Preliminar, por valor de $150 millones; y dos (2) tienen alcance Disciplinario, los cuales serán trasladados a la Procuraduría General de la Nación. Los Hallazgos reportados en los puntos de control fueron : PUNTO DE CONTROL ANTIOQUIA HUILA CGR - CDSAgropecuario CONSOLIDACIÓN HALLAZGOS 6 hallazgos Administrativos, de los cuales dos (2) tienen alcance Disciplinario y serán trasladados a la Oficina de Control Interno Disciplinario, con copia a la Procuraduría General de la Nación. 3 hallazgos fueron corregidos durante la auditoría (Tasa de Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. QUINDÍO RISARALDA SANTANDER TOLIMA VALLE Retorno por $1.5 millones). 5 hallazgos Administrativos, de los cuales tres (3) tienen connotación Disciplinaria. 9 hallazgos Administrativos cuantificados en $490.375.958, siete (7) de los cuales fueron corregidos en el desarrollo de la auditoría y, de estos últimos, cuatro (4) fueron reportados como beneficio del proceso auditor por valor de $8.442.500. 21 hallazgos Administrativos por valor de $1229.5 millones. 34 hallazgos Administrativos por $4.694.635.710, con un (1) hallazgo Fiscal por $161.635.992. 9 hallazgos Administrativos por $3.968.353.129; uno de ellos tiene alcance Disciplinario, el cual se trasladó a la Procuraduría General de la Nación. De los hallazgos detectados, cuatro (4) fueron corregidos en el desarrollo de la auditoría. En total, a nivel Departamental se detectaron 87 hallazgos Administrativos de los que se reportan como corregidos durante el proceso auditor catorce (14), para un determinación final de setenta y tres (73) hallazgos, de los cuales seis (6) son de tipo Disciplinario y uno de tipo Fiscal. Fenecimiento de la Cuenta De conformidad con lo establecido en la Resolución No. 05544 del 18 de diciembre de 2003, la Cuenta rendida correspondiente a la vigencia 2003 se Fenece, por cuanto el concepto sobre la gestión es dado con observaciones, la opinión sobre los Estados Contables se expresa con salvedades, y la calificación del Sistema de Control Interno ubica a la entidad dentro del riesgo medio. EGRAL Plan de Mejoramiento A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan actividades de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que le permita solucionar las deficiencias puntualizadas, documento que debe ser remitido a la Contraloría General de la República (Contraloría Delgada para el Sector Agropecuario) dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo de este informe. El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, el cronograma de las acciones con que se implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y seguimiento a su ejecución; debiéndose ceñir su presentación a los parámetros establecidos en la CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Resolución 05580 del 18 de mayo de 2004 (Formato 1, Anexo 1), emitida por la CGR. Bogotá D.C., REGIS MANUEL BENÍTEZ VARGAS Contralor Delegado para el Sector Agropecuario CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1 RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO El Plan de Mejoramiento presentado el 4 de septiembre de 2003, por la Federación Nacional de Cafeteros como Administradora del Fondo Nacional del Café, responde a las observaciones formuladas en el Informe de Auditoría a la Cuenta vigencia 2002, y hace referencia a las áreas Contable, Administrativa y de Control Interno. Observaciones Corregidas OBSERVACIÓNES CONTABLES ITEM 1 Notas a los Estados Financieros. Préstamo a Compañía de Inversiones – Caisa, por $821 millones, el órgano que autorizó no es competente y en la Nota a los Estados Financieros quedó mal revelado. Aparece como Agrícola de Seguros. ITEM 2 La Nota No. 6, Propiedad Planta y Equipo no revela suficientemente los conceptos sobre las variaciones presentadas en las diferentes subcuentas. ITEM 3 Diferencias entre la Nota No.6 y el SAP en las bajas por $15.511 millones y en las altas de $3.123 millones, que corresponden a movimientos créditos y débitos que no debieron formar parte de estos conceptos. ITEM 4 Conciliaciones Bancarias – presentan partidas débitos y créditos pendientes de depurar al 31 de diciembre de 2002. ITEM 7 Depósitos entregados patrimonio autónomo Cartera Cafetera. Diferencia a 31/12/02 con FIDUCAFÉ por $145 millones. Cuenta 1425040603. ITEM 9 Propiedad Planta y Equipo. No se registraron los intereses del lote de terreno “Toro Bajo” por $17.7 millones, estipulados en la cláusula tercera de la escritura, por el incumplimiento en el pago de la obligación. ITEM 10 CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 15 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Propiedad Planta y Equipo. . En 1987 la FNCC vende a la Cooperativa de caficultores de occidente de Nariño el Lote de terreno “Toro Bajo” (4.300 M2) y constituye hipoteca a su favor. En 1993 la Cooperativa vende parte del lote (3.300 M2) sin levantar previamente la hipoteca. ITEM 11 Propiedad Planta y Equipo. En la Escritura de constitución de la Sociedad “Centro Internacional de Convenciones Ltda.”, la Federación hace un aporte en especie consistente en inmuebles por "16.469 millones; ni en el avalúo, ni en la escritura se especifica el valor de la participación del Fondo Nacional del café en dicha inversión. ITEM 12 Propiedad Planta y Equipo. La Lonja de Propiedad Raíz de Medellín y Antioquia realizó el avalúo del lote de terreno de Yarumal sobre 2.686 mts2 y en la escritura de venta se registraron 3.840.74 mts2, originándose una diferencia de 1.154.74 mts2. ITEM 15 Obligaciones financieras. Al 31 de diciembre de 2002, la cuenta Obligaciones Financieras Nacionales – BANCAFE por $18.829 millones, suma evidenciada en la Nota No. 8 a los Estados Financieros con corte a la misma fecha, presenta una diferencia de $8.4 mil. ITEM 29 Contratación. Almacafé. Se observaron pagos por valor de $5,189 millones, con documento SAP 7000001634 del 7 de Marzo de 2002, a los cuales no se les practicó la retención en la fuente correspondiente. ITEM 41 Faltantes de café. Saldo por cobrar a Almacafé 1.189 millones. Ultimo saldo cancelado al 04/04/02 ITEM 65 Contratos Arrendamiento. Contrato 130/94 / COOFEDERANT. Canon de mayo 2001 contabilizado en feb 2002. OBSERVACIÓNES ADMINISTRATIVAS ITEM 20 Contratación. A través del Contrato suscrito con ALMACAFE, cuyo objeto es la venta de café, se hace también la trilla, transporte, almacenamiento, control de calidad y empaque, sin que en contrato se establezca el acuerdo de las partes CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 16 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. y/o condiciones. No se encontró documento idóneo de prórroga. No aparece fianza o pólizas de seguro. ITEM 21 Contratación. Asesores del Gobierno. En los contratos de prestación de servicios, examinados por esta comisión y que la Federación suscribe y paga con recursos del Fondo Nacional del Café, no se dice a que título actúa la Federación. ITEM 22 Contratación. Asesores del Gobierno. A) No aparece en las carpetas, los documentos que permitan establecer la necesidad del servicio y la selección objetiva; B) tampoco existe evidencia de los contratos cancelados y/o de los culminados en forma anticipada. ITEM 23 Contratación. Asesores del Gobierno. No aparecen los papeles y documentos que soportan el pago de la actividad extraordinaria de que habla la cláusula tercera de dichos contratos. ITEM 24 Contratación. Asesores del Gobierno. No se pudo establecer como se fijaba la remuneración de los asesores, por cuanto la base es la de los Gerentes de la Federación. Se incluyen pagos por concepto de comidas, gasolina, comisión de combustible, cuotas de sostenimiento al club de Banqueros, suscripción. Se considera que los gastos han incrementado considerablemente. ITEM 25 Contratación. (Contrato No. 133/02-Biológicos del trópico , Contratos de Publicidad y otros contratos). No se evidenció los términos de referencia, ni documento alguno que soporte una selección objetiva del contratista que permita la escogencia de la mejor opción. ITEM 26 Contratación. Contrato 078/02- FAIRFIEL Trading . No tiene ningún estudio de necesidad, ni prefactibilidad, solamente aparece el contrato y sus respectivos anexos. ITEM 27 Contratación. Las carpetas en las que reposan los contratos, no contienen los documentos soportes de su desarrollo, cumplimiento y liquidación. Contrato No 034 del 18-10-01-Publicidad y Promociones Ltda. Liquidado. – El acta de liquidación debe ser un documento que resuma de manera concreta toda su ejecución, especialmente lo relacionado con los pagos realizados, mostrando un CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 17 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. resumen financiero, lo pagado y lo adeudado, y en lo posible, firmado por las partes. ITEM 28 Contratación. No existen estudios de necesidad del servicio que contratan. ITEM 30 Contratación. Asesores del Gobierno. Se realizaron dos (2) pagos con cargo al contrato 114 de 2002, por valor de $3.687.450 y $ 3.683.738, los cuales según documentos soportes y el sistema SAP, corresponden a la última quincena de diciembre y la primera de enero, respectivamente. Lo anterior incumple con lo consignado en la cláusula Tercera del contrato, la cual establece que los pagos se realizarán por mensualidades vencidas. ITEM 33 Que el negocio genere recursos para que los programas de: fomento, apoyo y reestructuración no se desmonten. ITEM 36 Inventarios. Repuestos para fumigadoras, fumigadoras y bombas desde 1993 inmovilizados. La Federación debe establecer políticas para el manejo de estos elementos con el fin de no generar gastos adicionales por almacenamiento y transporte. ITEM 42 Pagos Oficina Tokio. Realizar una planeación detallada de los eventos a cargo del presupuesto asignado a esta oficina, con el fin de establecer controles específicos de las actividades a realizar. ITEM 43 Pagos Oficina Tokio. Reglamentar los gastos de transporte y misceláneos, determinando cuantías máximas y mínimas permitidas. ITEM 44 Pagos Oficina Tokio. Quienes prestan servicios de actividades promocionales presente informes de su gestión al Director de la Oficina. Los informes los remite este último. ITEM 45 Contrato No 098 del 28-09-2001-Publicidad Toro. El contrato en su texto no limita al contratista en el gasto en cuanto a: llamadas telefónicas, propinas, transporte, etc. ITEM 46 CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 18 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Contratación. Sancho Publicidad. En tres de las facturas de TELECOLOMBIA Ltda. (contrato 071/01), no se especifica el tiempo de duración de las emisiones realizadas. Es necesario que se exija al contratista el diligenciamiento de la totalidad de la factura. ITEM 47 Sancho Publicidad. Bioprogramas. En el sistema SAP, no fue posible establecer el valor total pagado al contratista, debido a que el sistema no permite hacerle un seguimiento a cada uno de los contratos ITEM 48 Bioprogramas. Los contratos suscritos por la Federación Nacional de Cafeteros, con recursos parafiscales, con esta agencia de publicidad, son muy generales, con un amplio alcance y a todo costo,... es necesario que la Federación replantee este tipo de contratos y aplique procedimientos de Austeridad en el gasto. ITEM 49 Contrato No 012 del 05-03-01- ADECCO Servicios Colombia S.A. - Prestación de Servicios (Liquidado). El contratista no diligencia en su totalidad las facturas de cobro, en lo concerniente a las horas cobradas, lo que dificulta el seguimiento a los pagos, máxime si no se anexan a éstos las planillas o informes del interventor del contrato, en el que se establezcan el número de personas, horas laboradas y valor total a pagar. ITEM 50 Convenio No 024 del 21-02-01-Universidad Francisco de Paula Santander. La CGR considera que es prudente que señale la duración del mismo, de conformidad con lo consagrado en el artículo 47 de la Resolución No 08 de 2000. ITEM 51 Convenio No 024 del 21-02-01-Universidad Francisco de Paula Santander. No se evidenciaron los documentos contentivos de informes de seguimiento, originados en el Centro de Responsabilidad. ITEM 52 Contrato No 047 del 04-05-01- C.I. PROQUÍMICOS S.A.- Arrendamiento. El arrendatario adeuda a la Federación – Fondo Nacional del Café, la suma de $57.380.000, correspondiente al período del 24-04-01 al 12-07-02. ITEM 53 Contrato No 047 del 04-05-01- C.I. PROQUÍMICOS S.A. Arrendamiento. La Superintendencia de Sociedades aprobó el acuerdo de Reestructuración Económica (Ley 550 de 1999), quedando bajo la vigilancia de ésta, hecho del cual no se hizo pronunciamiento alguno por parte de la Federación. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 19 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. ITEM 54 Contrato No 047 del 04-05-01- C.I. PROQUÍMICOS S.A. .- Arrendamiento. No se evidenció pronunciamiento alguno, respecto de la justificación que condujo a la Federación a celebrar el contrato de arrendamiento el 4 de mayo de 2001 y su plazo se diera a partir del 1 de septiembre de 2000. ITEM 55 Contratación. La Res. 8 /00 no consagra multas. Es importante que se pacten cláusulas penales en los contratos con recursos del FONDO NACIONAL DEL CAFÉ ITEM 56 Contratación. Para algunas adquisiciones de equipo no suscribió contrato…no se incluyeron en la cuenta rendida… Pedido 4500081471 a MOGAS INDUSTRIES del 31/10/00 por US $ 449.200. Para los pedidos del 2001 tampoco figura contrato. ITEM 57 Contratación. No hay unidad de criterio para identificar la transacción en el campo texto en registros de SAP ITEM 59 Contratación Promoción y Publicidad. .legalizaciones y pagos en forma extemporánea, hasta 5 meses después de terminado el contrato: Sancho, Toro, BIO ITEM 60 Contratación Promoción y publicidad. Observaciones a contrato 98/01 (Toro): No se aprobó presupuesto , no se estableció remuneración para el 2002-2003, solo se aprobaron hasta el 31/12/01. No se suministraron soportes precontractuales. ITEM 61 Observaciones a contrato 69/00 (crece): No se evidenció propuesta. Se pagaron $24 millones por mayor trabajo realizado. No se tienen controles e informes de seguimiento a la ejecución. ITEM 62 Contratos Programa control biológico Broca. 8 de los 9 contratos superaron las cuantías máximas establecidas para cada proponente. Se vulneró Art. 31 Res. 15/94. ITEM 63 Contratos Programa Control Biológico Broca. Legalización de gastos que no guardan relación con el objeto del gasto. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 20 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. ITEM 64 Contratos Programa Control Biológico Broca. Contrato 15/99 (Jades Jiménez Velásquez y otros). Tres personas facturaron pero la Orden de pedido solo a nombre de una de ellas. ITEM 66 Contratos Arrendamiento. Contrato 45/92 (Coop. SUMAPAZ). No se suscribió una de las prórrogas. No se cumplió incremento pactado en una de las prórrogas según Federación si pero no se dio documento. No se estableció quien asume los gastos de Mantenimiento. No se contabilizó canon dic/99 a ene/01. ITEM 68 Comité Departamental de Cafeteros del Huila. Saldo por regularizar en la cuenta Recursos Sustitutivos . ITEM 67 Contratos de prestación de servicios ...… Contrato 36/00 (Jhon Jairo Salgado). Se incrementó la remuneración y se disminuyó el plazo. No se entregó a la CGR criterios técnicos ni económicos. No se explicó porque se consideró necesaria la actividad en el primer semestre del 2000. OBSERVACIÓNES DE CONTROL INTERNO ITEM 40 Debido a las diferentes debilidades de control detectadas en la revisión de las facturas que soportan las relaciones presentadas por los exportadores para el cobro del AGC, se hace necesario llevar estas situaciones al Comité Administrativo del Convenio. ITEM 58 Contratación Promoción y Publicidad. Controles insuficientes para evaluar periódicamente la ejecución y seguimiento al trabajo de las agencias…adquisición de elementos innecesarios en 31/12/00 mesas, CURVEFORM sin utilizar por $ 70 millones. 3.1.2. Observaciones Parcialmente Corregidas OBSERVACIONES CONTABLES ITEM 16 CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 21 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Cuentas otros u otras. La Entidad maneja en las subcuentas Otros y Otras valores superiores al 5%, incumpliendo en lo establecido en la circular Externa 26 de 1998, expedida por la Contaduría General de la Nación. ITEM 35 Contribución Cafetera. 6 saldos por reliquidación por cobrar por $1.149 millones ($1.165) al 31/12/00. Se provisionaron al 31/12/01, a solicitud de la CGR. OBSERVACIÓNES ADMINISTRATIVAS ITEM 19 Contratación. Los contratos regulados por el Estatuto de Contratación de la Federación (resolución 008/00) como los exceptuados del mismo no contemplan indicadores de gestión que permitan establecer calidad, logro, eficacia, eficiencia, economía ni costo beneficio. ITEM 31 La Federación Nacional de Cafeteros cuenta con sistemas de información adecuados. No obstante, los mecanismos de difusión, como el “On Line”, no tiene actualizada la información de implementación de Organización por procesos, información básica en los cambios estructurales y financieros en el manejo de los Recursos. 3.1.3. Observaciones No Corregidas OBSERVACIONES CONTABLES ITEM 5 Deudores. 34 Partidas antiguas sin depurar por $8.063 millones a diciembre de 2002. ITEM 6 Fideicomiso "Fondo Rotatorio Crédito cafetero. Diferencia a 31/12/02 con FIDUCAFÉ por $16 millones. Cuenta No 1425040503. ITEM 8 Deudores. Diferencia entre Balance en Cuenta Fiscal y registros de SAP por $667. 3 millones a 31 de diciembre de 2002 . Intereses causados TAC. ITEM 13 Cuentas por pagar. 16 partidas por 48 millones sin depurar a 31 de diciembre de 2002. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 22 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. ITEM 14 Cuentas por pagar. Partidas pendientes de pago con una antigüedad superior a 1 año en las cuentas 2425220000 - cooperativas y 2401011005 - Programa Salud, por valor de $0.2 millones y 15 millones respectivamente. ITEM 34 Cuentas por Cobrar. Comercializadora Arco $1.933.536. La Federación explicó las acciones de cobro realizadas. La compañía se encuentra inactiva. El saldo por cobrar se encuentra provisionado. OBSERVACIÓNES ADMINISTRATIVAS ITEM 17 Gestión y resultados .No se pudo evidenciar la medición con base en indicadores de Gestión, que reflejen la efectividad de los procesos desarrollados por la Federación, para dar cumplimiento a lo establecido en el Contrato de Administración. ITEM 37 Activos fijos. - Desde 1978, existe un contrato de arrendamiento de bodegas con Almacafé , el cual, a la fecha no ha sido reajustado. OBSERVACIÓNES DE CONTROL INTERNO ITEM 18 Incumplimiento parcial de lo estipulado en el capítulo VIII (Mecanismos de Control) del contrato de Administración. El alcance de la función de la Auditoría Interna debe extenderse a los otros recursos del Fondo nacional del Café, no solo a la contribución cafetera. ITEM 38 Las funciones de Auditoría Interna deben ser realizadas por una área independiente de las funciones o procesos que desempeñen actividades operativas o de línea, con el fin de garantizar independencia en su labor. ITEM 39 No se presentó el Informe de Auditoría Interna que trata la Resolución 05289 de 2001. Mediante concepto 2017 del 15 de julio de 2002 de la Oficina Jurídica de la Contraloría, se establece en su numeral 2.5, la información que deben presentar las empresas o particulares, que administran, manejan o inviertan fondos o recursos parafiscales, dentro de los cuales, se encuentra el informe completo de Auditoría Interna. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 23 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. 3.1.4. Observaciones que No Aplican ITEM 32 Se requiere que el contrato Gobierno - Federación sea adaptado al nuevo escenario mundial cafetero. En consideración de la comisión, esta observación no aplica para el Plan de Mejoramiento del Fondo Nacional del Café, por cuanto la modificación o cambio del Contrato de Administración es competencia exclusiva del Gobierno Nacional. Teniendo en cuenta lo señalado en los párrafos anteriores, el concepto de la Contraloría General de la República sobre el cumplimiento al Plan de Mejoramiento implementado por La Federación Nacional de Cafeteros como Administradora del Fondo Nacional del Café vigencia 2002 es parcial , ya que el promedio logrado para esta evaluación es del orden de 1.61 puntos y su porcentaje de cumplimiento es del 80.6 por ciento. En lo relacionado con el cumplimiento del Plan de Mejoramiento en los puntos de control tenemos: El porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento del Huila fue del 100%, toda vez que a los 31 hallazgos, se le realizaron las actividades de mejoramiento plasmadas en el mismo. GLOSAS DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES Gaceta No 584 del Congreso de la República-12 de Noviembre de 2003Vigencia 2002. Del Orden Contable ¿ A 31 –12-02 el Fondo presento déficit del ejercicio por valor de $ (120.934.952)? El Fondo Nacional del Café para la vigencia 2003, presento como resultado del ejercicio utilidades por valor de $ 44.435.067, producto fundamentalmente del incremento en el recaudo por contribución cafetera, ya que mediante la Ley 788 de 2002 se modifico el artículo 19 de la Ley 9 de 1991. ¿ A 31-12-02 presentan deudas de difícil cobro por valor de $ 14.425.001 miles? En cuanto a las Deudas de Difícil Cobro, para la vigencia 2003 el Fondo reporta un valor de $13.892.194 miles, las cuales están provisionadas en el 100 por ciento. Los principales valores incorporados en este saldo corresponden a cuentas por CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 24 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. cobrar a la Compañía de Inversiones de la Flota Mercante en liquidación por concepto de préstamos concedidos y por rendimiento sobre inversiones causados y nunca cancelados por esta empresa; a la cartera originada en el programa de compras de café con entrega futura y algunas reliquidaciones de contribución cafetera que están en proceso jurídico por reclamaciones de los exportadores. Informe sobre el Estado del Sistema de Control Interno Contable, Relación detallada de las cuentas por cobrar. Inventarios actualizados. Depreciación y valorización de los bienes. Títulos de propiedad sobre los bienes de la Entidad. Conciliaciones Bancarias al día. Manuales de funciones, procedimientos e Indicadores de gestión. Planes de mejoramiento firmados con la Contraloría General de la República y aplicación Ley 716 de 2001 – Saneamiento Contable. Sistema de Control Interno Contable. La calificación del Sistema de Control Interno a nivel central arroja un riesgo medio debido a debilidades encontradas, entre las cuales podemos mencionar: Carencia de mapas de riesgos que permitan la probabilidad de ocurrencias de estos; falta de decisiones oportunas en Inversiones en perjuicio de los recursos del Fondo. Cuentas por Cobrar Se realizo depuración a las cuentas por cobrar, sin embargo no fue el Órgano máximo de Dirección quien las aprobó, por lo tanto estos ajustes carecen de validez. Inventarios Con relación a los inventarios, se evidenció que se carece de documentos soportes de origen externo que permitan obtener evidencia válida y suficiente de las operaciones realizadas, debido a que el manejo de los inventarios de café es a través de una empresa privada Almacafé, sin que se estipule en el contrato de comisión la interventoría del mismo. Lo anterior genera incertidumbre en la cuenta Inventarios por cuantía de $ 304.810 millones y en la cuenta costo de ventas por el mismo valor. Depreciación y Valorización de los Bienes En cumplimiento de la Circular Externa 045 de 2001 de la contaduría General de la Nación, el Fondo Nacional del Café realiza avalúos técnicos cada dos años y registra la valorización o desvalorización de las propiedades, plantas y equipos que resulten de comparar el valor del avalúo técnico con el valor contable. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 25 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Para la vigencia 2003, se realizaron los últimos avalúos para las propiedades, plantas y equipos del Fondo Nacional del Café. Con relación a la depreciación, esta se continua calculando por el método de línea recta, aplicando al costo ajustado por inflación, las tasa anuales de depreciación teniendo en cuenta la vida útil del bien. Títulos de propiedad sobre los bienes del Fondo Incumpliendo reiterativo por parte de la Federación con la cláusula 7a, literal g), del Contrato de Administración del Fondo Nacional del Café. Por lo tanto las propiedades que se compraron con recursos del Fondo Nacional del Café aún no indican que se adquirieron con recursos públicos; así como también, los activos Intangibles y algunas inversiones. Conciliaciones Bancarias al día. La Federación Nacional de Cafeteros de Colombia depuró las partidas en este rubro. Procedimientos e Indicadores de Gestión. La formulación de un nuevo plan estratégico, con el objeto de direccionar el negocio, aún está en proceso; lo que ha imposibilitado la socialización del mismo a todos los niveles de la organización, excepto a los directores ejecutivos de los Comités Departamentales, impidiendo así establecer en el ámbito de la organización la proyección del negocio en marcha. Tampoco se evidencia la presencia de indicadores que permitan medir la efectividad de los mecanismos de seguimiento. Respecto al plan operativo se ha establecido que el mismo no ha sido implementado a nivel central, lo que ha impedido evaluar la gestión de la entidad frente al logro de su misión institucional. Manuales de Funciones. La Federación como administradora del Fondo Nacional cuenta con Manuales de Funciones. Saneamiento Contable En cuanto a la aplicación de la Ley 716 de 2001-Saneamiento Contable- no se da cumplimiento a esta ley en su artículo 5 y Decreto 1914 de 2003, por cuanto el CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 26 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Comité Técnico de Saneamiento Contable fue juez y parte en la determinación de las partidas a depurar y en la aprobación de las mismas y no el Máximo Órgano Colegiado de Dirección, por lo tanto, los ajustes con afectación de Ingresos por $3.741, y gastos por $ 3.202, no tienen validez. Adicionalmente, en las actas del Comité Técnico de Saneamiento Contable, se evidencio que se corrigieron errores propios del giro normal del negocio y no la depuración y castigo de los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin de buscar su eliminación o incorporación en la respectiva contabilidad como lo establecen las normas de saneamiento contable Planes de Mejoramiento. El concepto de la Contraloría General de la República sobre el cumplimiento al Plan de Mejoramiento implementado por el Fondo Nacional del Café vigencia 2002, es parcial, ya que el promedio logrado para esta evaluación es del orden de 1.61 puntos y su porcentaje de cumplimiento es del 80.6 por ciento. CAPÍTULO 2 Indebidas utilización de la Subcuenta Otros-0090 por valor de $ 3.926.4 millones Con relación a esta Subcuenta, la Entidad efectuó las reclasificaciones posibles en las cuentas del PGCP. Adicionalmente, la Federación Nacional de Cafeteros como administradora del fondo ha solicitado en reiterados oficios a la Contaduría General de la Nación, se estudie la posibilidad de crear códigos contables para las operaciones por las cuales se registran cuantías significativas que superan el porcentaje determinado por esa entidad en las cuentas “Otros”, según circular No.026 de 1998, sin que hasta la fecha se tenga respuesta por parte de la CGN. 3.2 RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍA 4.2.1. Evaluación y Calificación del Sistema de Control interno Realizada la evaluación y calificación de los componentes del Sistema de Control Interno en la etapa de Ejecución, se encontró que el Fondo Nacional del Café continúa presentando deficiencias en la mayoría de los mismos, entre los más críticos están: valoración del riesgo, Monitoreo, Ambiente de Control e Información y Comunicación; por lo expuesto, los riesgos inherentes asociados con éstos componentes afectan áreas Importantes para el desarrollo de la misión institucional. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 27 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Valorado el Cuestionario por componentes del Sistema de Control Interno, conforme a la metodología establecida por la Contraloría General de la República, la evaluación final del Sistema de Control interno obtuvo una calificación de 0.7294 que la ubica en un Riesgo Medio, valoración que se presenta en el cuadro siguiente. La metodología establecida tiene como fin medir la efectividad de los mecanismos de control implementados por el Fondo en los diferentes procesos que desarrolla. EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CALIFICACIÓN CALIFICACIÓN No. COMPONENTE PRELIMINAR PRELIMINAR PONDERACIÓN PUNTAJE COMPONENTE DEL RIESGO 1 2 3 4 5 Ambiente de Control Valoración del Riesgo Actividades de Control Monitoreo Información y Comunicación TOTALES 0,625 MEDIO 0,15 0,0938 1,4211 ALTO 0,15 0,2132 0,4263 1,3077 BAJO ALTO 0,5 0,1 0,2132 0,1308 0,7857 0,91315 MEDIO MEDIO 0,1 1 0,0786 0,7294 Fuente: Comisión CGR. La calificación de Riesgo Medio obedece, entre otras circunstancias, a los siguientes parámetros: AMBIENTE DE CONTROL Se evidenció que el funcionario encargado por la alta Dirección para desarrollar las funciones de Control Interno del Fondo Nacional del Café, también debe realizar las mismas actividades en la Federación, razón por la cual no cuenta con la independencia necesaria para ejercerlas conforme a la normatividad establecida; en igual situación se encuentran los funcionarios a su cargo. La implementación y aplicación de los mecanismos de sensibilización y de práctica para el ejercicio del autocontrol y el fortalecimiento del sistema de control interno del Fondo, no han sido socializados en forma adecuada . CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 28 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. De igual manera, el Ambiente de Control en el Comité Departamental de Cafeteros de Santander en lo que respecta al manejo del Fondo Nacional del Café se encuentra débil por cuanto no cuenta con objetivos y estrategias de control. Tampoco con un plan que contenga competencias y compromisos de autocontrol. Así mismo, no lleva un libro de actas individual donde se consignen las decisiones que tome este órgano como medio de dirección en su función relativa a la administración de los recursos, cuyo origen es el Fondo Nacional del Café y de las transferencias de la Ley 9ª/1991. De cada reunión de junta del Organismo Departamental se elabora una sola acta en donde se registran todos los temas tratados y decisiones adoptadas; situación que genera dificultad al momento de verificar la gestión en las decisiones de inversión de los recursos del Fondo Nacional del Café, debido a que no se tiene libre acceso a las actas por ser entidad de derecho privado. La cultura del auto control aun se encuentra débil por la inexistencia de planes de integración, de principios, valores y hábitos organizacionales. Es importante que se diseñen estrategias efectivas para la interiorización de la cultura del autocontrol. VALORACIÓN DEL RIESGO El Fondo Nacional del Café no tiene establecidos los mecanismos que le permitan identificar riesgos inherentes y de control, sobre sus actividades, por las siguientes razones: Carece de mapas de riesgos, que le permitan determinar la probabilidad de ocurrencia de éstos, tanto a nivel interno como externo (conocimiento del entorno); y por ende controlar las actividades orientadas a identificar los riesgos que los procesos puedan generar. Por lo expresado, es importante analizar los riesgos para poder determinar el nivel de exposición en que se encuentra la entidad. El Fondo no ha elaborado formalmente un plan de riesgos para el manejo de éstos, que le permita implantar mecanismos y acciones correctivas para ser aplicadas en caso de ocurrencia de los mismos. El acompañamiento en el manejo del riesgo debe ser brindado por la Oficina de Control Interno conjuntamente con la Administración, en forma permanente y oportuna, por lo que deben existir responsables de evaluar periódicamente las actividades señaladas en el plan de riesgos, para poder determinar su pertinencia y validez. El Comité Departamental de Cafeteros de Santander no ha desarrollado el Plan de Acción como una herramienta en donde se especifiquen los programas, CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 29 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. proyectos, actividades, metas aplicables en la jurisdicción del Departamento para cada vigencia; sin embargo, siguen las directrices del nivel central contenidas en el documento “Estrategias Institucionales y Políticas Corporativas”, el cual para el Equipo de Auditoría no valida la obligación del Comité a formalizar un plan de acción. Aún cuando, el Comité realiza a través de sus organismos administrativos, seguimiento y evaluaciones de los objetivos y logros alcanzados en los programas desarrollados, no aplica una metodología de evaluación técnica, con énfasis en el análisis de los principios de eficacia, eficiencia, economía y valoración de los costos ambientales; Tampoco cuenta con un Mapa de Riesgo, herramientas éstas coadyuvantes de control gerencial para efecto de medición de resultados. En el Comité Departamental del Quindío, el mapa de riesgo no existe formalmente como documento, por tanto no cuenta con soporte escrito que permita realizar seguimiento y control a las actividades generadoras de riesgos, donde se estipulen las acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento continuo. A pesar de lo anterior, el Comité presenta como fortaleza la experiencia de sus funcionarios y una eficiente labor de apoyo de la oficina de auditoría interna, minimizando el nivel de riesgo, por cuanto se conocen los factores causantes del mismo al tomar las medidas preventivas y correctivas pertinentes. La importancia documental del mapa de riesgo radica en el hecho de consignar de manera permanente el posible riesgo, su acción preventiva, correctiva y/o de mejoramiento obtenida de la experiencia diaria del funcionario, permitiendo que la misma sea insumo para la totalidad de la organización y no solo propiedad intelectual de un individuo, lo que generará un beneficio para la institución. Se observo que en la Inspección Cafetera de Santa Marta, el Cargo de Coordinador Regional Cafetero incluye funciones como Inspector Cafetero del Fondo Nacional del Café y adicionalmente realiza actividades de coordinación de Almacafé; funciones que son incompatibles al ser desarrolladas por la misma persona, debido a que los procesos por estar tan íntimamente relacionados generan situaciones de riesgo para obtener un control efectivo de procesos tales como: inventarios, control de calidad, control sobre la barredura, etc. Es de anotar que la Federación Nacional de Cafeteros – Fondo Nacional del Café, celebró contrato con Almacafé con unas condiciones determinadas en donde no se incluye la función de Inspección Cafetera; por lo tanto se debe dar cumplimiento a las cláusulas pactadas. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 30 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. ACTIVIDADES DE CONTROL Al no contar la Federación – FNC, con una documentación que refleje el mapa de riesgos, asociados con los objetivos del Negocio; es imposible identificar las actividades de control que apuntan hacia la disminución de éstos (reales o potenciales) en beneficio de la organización, su misión y objetivos, así como la protección de los recursos propios o de terceros. No se evidencia la presencia de un tablero de control e indicadores que permitan medir la efectividad de los mecanismos de seguimiento. Si bien es cierto, una de las mayores fortalezas con la que cuenta la Federación es la adquisición del programa SAP (Sistema de Aplicación Productivo en Procesamiento de Datos), que es especialmente útil en las actividades de control en las áreas de contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Contratación e Inventarios, el Equipo auditor ha evidenciado que no obstante existir unos escenarios de negocios en el sistema SAP, la estructura presupuestal es funcional. En el Comité Departamental de Santander, no se tiene identificado un sistema de información por indicadores de gestión y resultados que permitan medir en forma exacta oportuna y veraz el grado de cumplimiento de cada una de las operaciones realizadas en los procesos. El Comité Departamental debe implementar un sistema de archivo en virtud del artículo 2ª y 3ª párrafo 5ª de la Ley 594/2000, en el cual las carpetas sean foliadas en forma ordenada y consecutiva, en lo que respecta al manejo de la documentación que corresponde a la administración del Fondo Nacional del Café. En el Comité Departamental de Cafeteros del Quindío, algunos documentos de aviso de pago (personas naturales del régimen simplificado) presentan enmendaduras, debido a la falla del sistema de impresión, la cual se presenta desde el inicio de las operaciones con el sistema R/3 de SAP, lo que genera que la información no sea confiable en razón de la importancia de los mismos. Esta inconsistencia se presenta desde el nivel central en todas las transacciones realizadas con las personas naturales inscritas en el Régimen simplificado y consiste en la impresión del documento “aviso de pago”, en la casilla correspondiente al valor bruto, se imprime el valor total de la factura, mas el valor liquidado del IVA teórico, siendo lo correcto imprimir sólo el valor de la factura, por lo cual se corrige de forma manual dicho valor. Esta inconsistencia no afecta ningún valor en el sistema, ya que el valor a cancelar al proveedor y la retención liquidada es correcta. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 31 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. MONITOREO En desarrollo del nuevo direccionamiento estratégico de la Organización, es importante resaltar el compromiso de la administración para llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control, teniendo en cuenta las condiciones especificas del Fondo Nacional del Café, de los distintos niveles de riesgos existentes y del grado de efectividad mostrados por los diferentes componentes y elementos de control. Se pudo establecer que al interior de la organización, la asesoría y el acompañamiento de la Oficina de Control Interno, sobre los procesos desarrollados en cada una de sus dependencias, no se realizaron por cuanto las labores de Auditoría interna para el Fondo se empezaron a ejecutar a partir de la vigencia de 2004. Adicional a esto, se observa una descentralización sin el respaldo del control requerido, es así como la Auditoría Interna para la vigencia analizada aún no cubría el Fondo Nacional del Café en su totalidad; entiéndase seguimiento sobre la administración, manejo, inversión y contabilización de los recursos parafiscales en el ámbito central y departamental. En el Comité de Cafeteros de Santander se presentan debilidades en el Sistema de control interno, en lo relacionado con acciones de monitoreo y supervisión por cuanto se detectaron fallas en las estrategias de control a los proyectos y programas que adelantan las zonas cafeteras. La Auditoría Interna de la Federación Nacional de Cafeteros, en representación del Fondo Nacional del Café, no hace seguimiento periódico al manejo de los recursos y procesos del Comité, que permita la evaluación de los mecanismos de control; ni se evidencia retroalimentación en doble vía del nivel central y descentralizado respecto de ejecutorias del Sistema de Control. Los indicadores no permiten medir el funcionamiento del Sistema de Control Interno frente a los objetivos misionales, por cuanto no existe asesoría y acompañamiento de la oficina de Auditoría Interna del nivel central hacia la regional. En el Comité de Cafeteros del Quindío no se elaboran indicadores para medir el impacto del funcionamiento de la oficina de control interno, o quien haga sus veces, frente a los objetivos misionales. De igual manera al momento de elaborar el mapa de riesgo, se debe realizar el respectivo seguimiento. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 32 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN El flujo de información entre las diferentes áreas de la administración no es el adecuado, por cuanto atiende actividades individuales, impidiendo la interacción con el trabajo de otras dependencias. Se evidenció incumplimiento del Decreto No. 2025 de 1996 en su artículo primero, el cual señala que: “La auditoría Interna de los Fondos Parafiscales del sector Agropecuario y pesquero será el mecanismo a través del cual los entes administradores de los mismos efectuaran el seguimiento sobre el manejo de tales recursos” lo anterior debido a : La Auditoría interna se limita a verificar la liquidación y rendición de informes de la contribución cafetera, dejando de lado el análisis de los procesos, métodos y políticas adoptadas por la entidad para la salvaguarda de sus activos así mismo, la verificación de la exactitud de la información financiera y administrativa y la eficiencia de sus operaciones . Lo anterior genera poca confiabilidad de los mecanismos de control que buscan dar una seguridad razonable a la Alta dirección sobre el logro de los objetivos del Fondo Nacional del Café. 3.2.2 Evaluación por Líneas de Auditoría 3.2.2.1 Gestión y Presupuesto de la Entidad El Plan Estratégico como herramienta de gestión organiza y orienta las acciones del Fondo para alcanzar los objetivos acordes con su misión, se presenta consolidado al de su administrador (Federación Nacional de Cafeteros), debido a que no se ha tenido en cuenta que son entes de naturaleza publica y privada y se rigen por dos órganos rectores diferentes (Comité Nacional de Cafeteros y Congreso Nacional de Cafeteros, respectivamente), lo que lleva a políticas y procedimientos acordes a su naturaleza, situación que impide medir la eficacia de la gestión del Fondo, e identificar a corto y largo plazo la proyección del negocio en marcha. El Comité de Cafeteros de Santander no cuenta con un Plan de Acción anual que contenga los proyectos, programas, metas, cobertura, indicadores de Gestión y Resultados que apliquen los principios de eficiencia, eficacia, economía y valoración de los costos ambientales, herramienta que coadyuva a la toma de decisiones gerenciales y de control. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 33 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. El Comité de Antioquia no cuenta con un Plan Anual de Compras, pues en la medida que se consiguen los recursos para las obras, se hacen las correspondientes programaciones de las compras o gastos relacionados con cada proyecto específico, lo que implica que las obras y la adquisición de los materiales para las mismas, no obedezcan a una planeación . El procedimiento utilizado por la Inspección cafetera de Cartagena, es adecuado en lo referente a la operatividad de la contribución cafetera, esto se debe al sentido de pertenencia en todas las actuaciones de los funcionarios a cargo de la operación, así como también el adecuado manejo del archivo que soporta las transacciones financieras. Lo anterior genera registros contables de la Inspección cafetera oportunos y razonables. Hallazgo Positivo. En las bodegas de ALMACAFE localizadas en Santa Marta se evidenció la existencia de sacos de café con algunos defectos, al lado de otros arrumes en buenas condiciones, situación que se presenta debido a: La falta de control en lo relacionado con las condiciones medioambientales internas de la bodega como son: Humedad, ventilación, temperatura, luz, lo que podría causar deterioro en la calidad del producto, incidiendo en el valor comercial del mismo, presentándose como responsable de este hecho ALMACAFE, por la falta de supervisión que en virtud del contrato suscrito con la Federación debe realizar. Observación Corregida durante al auditoría. El Comité Nacional de Cafeteros, órgano de dirección de la política cafetera, autorizó a una empresa privada a usufructuar las marcas comerciales pertenecientes al Fondo Nacional del Café, dando cuenta del voto del Ministro de Hacienda y Crédito Público, sin que se evidenciaran los estudios de las Comisiones Asesoras respectivas y/o concepto previo de los Asesores de Gobierno donde se evaluara la favorabilidad del uso de las marcas comerciales en manos de una empresa privada y por la incidencia e impacto en la economía del subsector cafetero, debiendo prevalecer el bien común de la comunidad cafetera frente al beneficio de una empresa privada. De acuerdo con esto y teniendo en cuenta que el usufructo de las marcas comerciales, a través de las Tiendas de Café implica de suyo, nuevos canales de comercialización externa y nuevas formas de consumo del café, se concluye que se inobservó la Cláusula Cuarta, literal b numeral 1 y 11; Cláusula Quinta y Sexta del Contrato de Administración suscrito entre el Gobierno Nacional y la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia. Así mismo, no se evidencia la presencia activa en el Comité Nacional de Cafeteros en cuanto a este tema, del Ministro de Agricultura, cuya participación es indelegable; el Ministro de Comercio Exterior o su Viceministro o Negociador Internacional de Comercio Exterior, inobservándose la cláusula Tercera del Contrato de Administración, lo cual se traduce en una CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 34 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. participación insuficiente por parte del Gobierno Nacional en la toma de decisiones relacionadas con asuntos de trascendencia en la Economía Nacional . Con respecto a este tema es importante precisar: La primera tienda de “Café Juan Valdez”, se matriculó ante la Cámara de Comercio el 10 de diciembre de 2002 y se inauguró el 14 de diciembre del mismo año, sin haber mediado una autorización por parte del Comité Nacional de Cafeteros. Posteriores a la autorización del señor Ministro de Hacienda y Crédito Público, obrando como representante del Gobierno Nacional, 23 de diciembre de 2002, Acta 13 de Comité Nacional de Cafeteros, para usufructuar las marcas comerciales a la Sociedad PROCAFECOL S.A., se inauguraron otras Tiendas de “Café Juan Valdez”, sin que se suscribiera el documento (Ministro de Hacienda y Gerente General de la Federación) que reglamentara la autorización de dicho usufructo, exigido por el Ministro de Hacienda. En sesión del 17 de julio de 2003, Acta No.5, El Comité Nacional de Cafeteros, con el voto del Ministro de Hacienda autoriza a PROCAFECOL el usufructo de las marcas comerciales, sin que se evidencie estudio de las Comisiones asesoras o concepto previo de los Asesores de Gobierno. El 25 de marzo de 2003, se suscribe un Acuerdo entre la Federación Nacional de Café de Colombia como agente del Fondo Nacional del Café (Cliente) con WEBER SHANDWICK, dirigido a la valoración de marcas Federación (Fondo Nacional del Café), estudio para determinar un estimado de mercado-base, de la estructura de derechos aplicable al acuerdo de licenciamiento de marca registrada entre Federación - PROCAFECOL y el Fondo Nacional del Café- República de Colombia, para el uso de varias aplicaciones de las marcas en las tiendas y otros proyectos de valor agregado. El Proyecto es dirigido por FUTURE BRAND, de acuerdo con la orden de trabajo firmada el 30 de julio de 2003. El estudio de la firma Future Brand fue entregado a la CGR en la fase final del informe y básicamente contiene la arquitectura marcaria quedando pendiente la valoración de las marcas. La Contraloría reconoce que la sociedad PROCAFECOL S.A., el febrero 24 de 2004 canceló en calidad de anticipo y retroactivamente desde el momento en que entró a funcionar la primera tienda, un pago parcial por derecho inicial a usos de la marca; un porcentaje del 1,5% por regalías sobre el valor de las ventas obtenidas, y, 1% del valor de las ventas para contribución a la publicidad del Fondo, hasta el 31 de diciembre de 2003, por valor de $119.453.998; y que ha comprado al Fondo, café especial para el consumo y demanda de las Tiendas por valor de $310.365.283, a 31 diciembre de 2003; cómo también reconoce que este pago se CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 35 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. debe a las ventas que ha efectuado PROCAFECOL S.A., por valor de $2.486.327.906. Ventas obtenidas entre otros, gracias al posicionamiento de la marca “Juan Valdez” y logotipo “100% Café de Colombia” a nivel nacional e internacional con recursos de la contribución parafiscal. Porcentajes establecidos por la Dirección General de Propiedad Intelectual creada a mediados del año 2003, que se escoge el ejemplo de KRISPY KREME como ejemplo de referenciación competitiva, el cual es un concepto de una acelerada expansión y relativamente nuevo, situación que presumiblemente sería análogo al modelo de negocio “Tiendas Juan Valdez”. La apreciación de que el Fondo ha recibido unos ingresos por concepto de regalías, no desvirtúa que PROCAFECOL S.A., se está beneficiándose del posicionamiento que en el transcurso de años de publicidad y promoción con recursos del Fondo, ha obtenido la marca “Juan Valdez” y “100% Café de Colombia”. Al autorizar el usufructo de las marcas del Fondo Nacional del Café en una empresa privada, que creó las Tiendas de “Café Juan Valdez”, las utilidades van a revertir en ella, y no en todo la comunidad cafetera; porque no se puede olvidar que con la contribución parafiscal de los exportadores, que en últimas es el productor se ha consolidado las marcas comerciales, y con los recursos del Fondo se ha fomentado la publicidad y promoción del café de Colombia en el interior y exterior se ha posicionado éste. Este hallazgo fue comunicado a la entidad, la cual respondió “Las cláusulas citadas no son relevantes en este caso, pues la autorización para el uso de marcas comerciales está destinada a la utilización y explotación de algunos activos intangibles pertenecientes al FONDO NACIONAL DEL CAFÉ, y con ello no se establece un esquema de política para la comercialización interna y externa del café colombiano, presupuesto contemplado en la Cláusula Cuarta, literal b) numeral 1”. Sin embargo, el argumento aquí expresado se contradice con lo manifestado por el Gerente General de la Federación, en su Informe ante el LXII Congreso Nacional Cafetero el 2 de diciembre de 2002, que dice respecto al proyecto de las “Tiendas Juan Valdez”: “el Gobierno Nacional y la Federación “protocolizaron una nueva estrategia de comercialización del café colombiano basada en la apertura de tiendas para la atención directa al consumidor final. El proyecto busca incrementar la participación del país en el valor agregado que genera la industria en el procesamiento y comercialización del grano a fin de trasladar a los productores una participación creciente del ingreso que hoy en día se queda en manos de los intermediarios.” (Negrilla y subrayado fuera de texto). CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 36 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. La posición expresada por el Gerente General en el Informe LXIII Congreso Nacional de Cafeteros de diciembre de 2003, cuando dice que “la Administración está firmemente convencida de que la Propiedad Intelectual que genera la Institución debe aprovecharse con criterio de Bien Público, es decir beneficiando a los cafeteros en su conjunto y no a empresas individuales – nacionales o extranjeras - o cafeteros individuales”. lo cual es coherente con la pertinencia de la aplicación de las cláusulas mencionadas, en razón con la importancia estratégica que tienen las marcas Juan Valdez y logotipo tradicional 100% Café de Colombia en el modelo de negocio que se desarrolla a través de PROCAFECOL S.A., y que insistimos debió haber sido resultado de un amplio análisis y debate al interior del Comité Nacional de Cafeteros respaldado con los estudios, informes y conceptos que el Contrato de Administración ha previsto, y que no fueron suministrados por la Federación, argumentando que lo relacionado con el usufructo de marcas comerciales de propiedad del Fondo Nacional del Café, por parte de PROCAFECOL S.A., no requería el voto expreso y favorable del Ministro de Hacienda y Crédito Público, y por tanto, no era necesario contar con el concepto escrito de los Asesores del Gobierno. Ahora bien, la Federación en su última respuesta al Informe Borrador, plantea que en “Convenio suscrito entre el Gobierno Nacional y la Federación el 2 de Septiembre de 2003, donde se acordó que: “ (…) Se aprovechará el patrimonio de marcas ya existentes y la ampliación de estas, para incluir la denominación de origen y su valorización, mediante un incremento en actividades destinadas a la venta de café con valor agregado (…) “ Y agrega la Federación : “ Así las cosas, resulta mas que evidente que la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia, había recibido la orden perentoria del Gobierno Nacional para proceder a ejecutar el proyecto en el que se explotaría económicamente el activo marcario del Fondo Nacional del Café. (…)” . “ Dentro de este conjunto de autorizaciones, la del Ministro de Hacienda y Crédito Público constituye solo el último elemento de la formalización de la voluntad varias veces expresada y formalizada por parte del Gobierno Nacional en el sentido de proyectar comercialmente el café colombiano mediante el relanzamiento de la marca Juan Valdez. La pluralidad de autorizaciones anteriores al Comité Nacional de Cafeteros del 23 de diciembre de 2002 explica porque, el 10 de diciembre fuera la escogida para inaugurar la primera Tienda Juan Valdez, además, de coincidir con la fecha de inicio con la temporada de las vacaciones navideñas (…)”. Es necesario precisar en primer término que no existe un Convenio de fecha 2 de Septiembre de 2003 suscrito entre la Federación Nacional de Cafeteros y el Gobierno Nacional, sino lo que existe es un documento fechado el 2 de Septiembre de 2002, en el que se expone el Acuerdo entre la Federación y el Gobierno y donde en uno de tantos ítems incluidos, es el expresado por la Federación en su respuesta relacionado con el tema de valor agregado y el uso de CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 37 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. marcas; pero en ningún caso se evidencia una orden perentoria por parte del Gobierno para ejecutar el proyecto. Lo que se evidencia en la documentación suministrada es la formulación de una política sobre el aprovechamiento del activo marcario del Fondo mediante el incremento en actividades destinadas a la venta del café con valor agregado y en ningún caso se expresa la forma o el cómo lograr el desarrollo de esta nueva estrategia de comercialización. Finalmente, en relación con la opinión de la Federación en respuesta al Informe Borrador, que plantea: “(…) una vez dicho capital accionario llegue al momento de mayor maduración, será entregado a los caficultores que ostenten la calidad de federados, a través de un “proceso de democratización accionaria”, lo que evidentemente, redundará en beneficio de la comunidad cafetera, y no, de una empresa privada” Al respecto es necesario tener cuenta que inicialmente solo se esta considerando a los caficultores federados y no a todos los productores de café y que un proceso de “democratización accionaria” depende de la voluntad de compra de los potenciales accionistas cafeteros. Gestión de los Comités Departamentales. En el Comité departamental de Cafeteros de Antioquia, la División de Desarrollo Social dejó de invertir $5.175 millones correspondientes al 36.5 por ciento de los $14.000 millones aprobados para ejecución de proyectos de infraestructura, debido a que la gestión para la consecución de los recursos con las entidades cofinanciadoras de los proyectos, no se logró en el tiempo estimado. Lo anterior afecta el cumplimiento del total de los programas de interés social. Producto de la evaluación en el Comité Departamental de Risaralda se encontró un hallazgo administrativo que fue corregido en el transcurso de la auditoría consistente en lo siguiente: El Programa FPRMA (Fondo para la Protección y Recuperación del Medio Ambiente) en el sistema SAP en su módulo de presupuesto no muestra ejecución real de dicho presupuesto toda vez que no deja trasladar del programa FPRMA de la orden 7084 (Manejo de Microcuencas) a la orden 7038030 (Construcción sistemas sépticos) la suma de $4.000.000 que corresponden a parte del saldo de la vigencia del 2003 del presupuesto FPRMA, ejecutados a la fecha y los cuales fueron contabilizados con cargo al presupuesto Fondo Nacional - Bienes y Servicios, contraviniendo el artículo 1, literal g), de la Resolución 7 de 1991. Consultado el SAP el 10-11-03 se pudo constatar que efectivamente dicho traslado fue aceptado y su ejecución presupuestal es la real. El Comité de Cafeteros del Tolima suscribió el 28 de octubre de 2002, el contrato No.220384 con Estudios e Inversiones Medicas S.A.- ESIMED S.A., por CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 38 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. $59.825.530, cuyo objeto fue la prestación de servicios de salud con enfoque preventivo, dirigidos a la educación de las familias, y su ejecución presenta las siguientes inconsistencias: las actividades desarrollas en capacitación sobre nutrición, capacitación en técnicas de salud oral y actividades de promoción de salud y prevención de enfermedades, no se cuantifican las tares realizadas que permitan valorarlas, se realizaron actividades de detartraje, curataje, profilaxis y fluorización a más de 200 pacientes en un mismo día que no guardan correlación con el tiempo y algunos registros están sin firmas. De otro lado, en el Comité de Cafeteros del Tolima, la maquinaria utilizada (un Tractor, un cargador y un compresor), en la ejecución del Convenio No. 220088 con el municipio de Mariquita, avaluada en $151.800.000, se apoderó al parecer por un grupo ilegal al margen de la Ley, desde junio de 2002, solicitando la entidad el pago del siniestro ante la Compañía Agrícola de seguros tan solo el día 21 de octubre de 2003. Además, el Comité de Cafeteros en el año 2003 canceló a la Compañía Agrícola de Seguros, por concepto de renovación de la póliza de seguros $1.363.609 del Tractor Caterpillar, $1.293.008 del cargador Caterpillar y $197.127 del compresor INGERSOL, los cuales se habían apoderado al parecer por un grupo ilegal al margen de la ley, desde junio de 2002. De igual manera, el Comité de Cafeteros del Tolima suscribió con PROHACIENDO el Convenio No. 220068 de 2002 por $369.352.000, con el objeto de desarrollar y mejorar la calidad, el nivel de escolaridad y las oportunidades de educación para la población rural cafetera y en su ejecución el 26%, es decir $94.528.054, se destinó a gastos administrativos, lo que genera menores recursos invertidos para el logro del principal objetivo de los proyectos que es el de mejorar y elevar el nivel cultural y educativo de la población rural cafetera. El Comité de Cafeteros no solicitó permiso de concesión de aguas ante la autoridad competente para la construcción de las obras de Construcción de acueductos, lo que puede originar pérdida de la inversión en el evento de no ser autorizada por la entidad respectiva e incumplimiento al Acuerdo No. 032 de 1985, por el cual se establece el Estatuto de Aguas del Área de jurisdicción de la Corporación Autónoma Regional del Tolima y el artículo 54 del Decreto No. 1541 de 1978. De otra parte en la ejecución de los Convenios Nos. 220066 y 220067 de 2002, suscritos con PROHACIENDO, se realizaron gastos por concepto de alojamiento en cuantía de $7.440.000 y $24.534.533, respectivamente, los cuales no evidencian la ejecución de esta erogación. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 39 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Igualmente, a 30 de Septiembre de 2003, en los Activos Fijos (Edificaciones, Maquinaria y Equipo, Equipo de Transporte, Materiales de Deposito, Muebles y Enseres, Equipo de Oficina, Equipo de Comunicación y Computación), por valor de $1.354.150.735, adquiridos con recursos del Fondo Nacional del Café, no está explícito el nombre del Fondo Nacional del Café; lo que genera incertidumbre sobre la propiedad y no se asegure la inembargabilidad de estos recursos y en el evento de un proceso jurídico adelantado contra terceros los pueden perseguir y embargar. El comité registra Gastos Administrativos a Septiembre 30 de 2003 por valor $661.709.766 a los recursos del Destinación Especial, sin soportes que no revelan la información de la causación, originando incertidumbre sobre la veracidad, racionalización del gasto y la adecuada codificación y aplicación de los recursos, incumpliendo el principio general de contabilidad de la revelación plena. A septiembre 30 de 2003 el 77,5% de la cartera manejada con FIDUCAFE está clasificada como E (Difícil cobro), sin gestión, generando en los deudores la cultura del no pago, con el riesgo de ocasionar a futuro reducción en los recursos de Destinación Especial, cuantificados en $477.611.133. A 30 de septiembre de 2003 en recursos de Destinación Especial el Comité de cafeteros del Tolima tiene clasificadas en Deudas de Difícil Cobro, préstamos otorgados a PROHACIENDO por $143.775.992 y Mercadeando por valor de $17.860.000 que se encuentran vencidos o que su primer plazo ya se venció, aunque se hayan prorrogado, sin realizar los procesos de cobro jurídico, lo que genera gastos en contra de los intereses del Estado y propiciando futuras pérdidas que afectan su Patrimonio. A septiembre 30 de 2003, los saldos contables de la Cuenta Inversiones PrivadasAportes Cooperativas Caficultores, no coinciden con los reportados por las Cooperativas según circularización de acuerdo con el cuadro anexo. INCONSISTENCIAS ENTRE CONTABILIDAD Y APORTES COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL TOLIMA Cooperativa Saldo s/n Contabilidad Cooperativa Caficultores del Tolima Cooperativa Caficultores Oriente 140.652.332.00 Tolima Cooperativa Caficultores Líbano 445.227.925.00 Cooperativa Caficultores Fresno 150.043.415.00 Saldo s/n Cooperativas Deferencias 132.488.127.00 8.164.205.00 445.825.275.34 153.343.814.00 -597.350.34 -3.300.399.00 Fuente: Equipo Auditor. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 40 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. La evaluación del Sistema de Control Interno del Comité de Cafeteros presentó la calificación ponderada definitiva de 1.0105, la cual la ubica dentro del rango de riesgo alto, por presentar deficiencias como: la sensibilización y la socialización de los principios y valores es deficiente, el Comité no cuenta con un mapa de riesgos que evidencie los aspectos internos y externos que puedan presentar amenazas en el desarrollo de los diferentes procesos misionales y de apoyo, ni se han establecido rangos de valoración que midan los niveles de vulnerabilidad del mismo, y además presenta deficiencias en los componentes de actividades de control, ambiente de control y valoración del riesgo. 3.2.2.2 Área de Contratación Para la contratación la entidad se rige por el derecho privado de conformidad con lo establecido en el Contrato de Administración del Fondo Nacional del Café (Cláusula 16), suscrito entre el Gobierno Nacional y la Federación Nacional de Cafeteros, para lo cual la entidad emitió la Resolución 08 de Octubre 30 de 2000 que adopta el Estatuto de Contratación con Recursos Parafiscales. La entidad no ha conformado una base de datos de contratos de la oficina central, en los Comités Departamentales de Cafeteros y en las Oficinas del Exterior, con la información significativa sobre los contratistas y el contrato, que permita las labores de seguimiento y control por parte del Área Jurídica, de la Gerencia Administrativa o de la Dirección Ejecutiva, o de las Dependencias interesadas y del área de Control Interno; debido al incumplimiento de lo estipulado en la Resolución No. 8 de octubre 30 de 2000, Artículo 42 (por la cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Federación Nacional de Cafeteros); lo que impide las labores de seguimiento y control por parte del Área Jurídica, de la Gerencia Administrativa o de la Dirección Ejecutiva, o de las Dependencias interesadas y del área de Control Interno y de la Contraloría General de la República. En E-MAIL de fecha 16-10-03, la Administradora del Fondo Nacional del Café reporto que si existe dicha base de datos, sin embargo, la Comisión de Auditoría evidencio que si bien existe una base de datos, ésta se encuentra conjunta con la de su administrador y no es posible identificar en ella la secuencia de los contratos que corresponden al Fondo Nacional del Café, además de no ser posible establecer los contratos que se encuentran vigentes y el tipo de moneda con la que se contrato. El contrato de arriendo No. 085 de 2002 celebrado entre CONTECAR S.A. y Federación Nacional de Cafeteros de Colombia, donde funciona la oficina de repesos no especifica el área del mismo, debido a la falta de control al suscribir el contrato de arriendo, lo que impide conocer la correspondencia entre el gasto y beneficio al Fondo Nacional del Café. Observación Corregida durante la auditoría CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 41 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. La Federación Nacional de Cafeteros en calidad de administradora del Fondo Nacional del Café, suscribió el Contrato No. 026 de marzo 10 de 2003, con los abogados Armando Morales Ocampo y Carlos Alberto Paz, cuyo objeto contractual fue el siguiente: CLAUSULA PRIMERA “ La prestación de los servicios profesionales por parte de los abogados a la Federación, consiste en representar a la FEDERACIÓN en el proceso de nulidad y restablecimiento del derecho que cursa en la Sección Segunda del Consejo de Estado”, cuya cláusula segunda establece lo siguiente “ OBLIGACIONES DE LOS ABOGADOS 1) en desarrollo del objeto procedente, y teniendo en cuenta que el proceso esta pendiente en la actualidad de la admisión de la demanda y del pronunciamiento sobre la suspensión provisional de los actos demandados, su gestión incorporará las siguientes actividades: a) en relación con la solicitud de suspensión provisional, presentar un escrito adicionando o reemplazando el ya formulado por el apoderado anterior, dado que se hace necesario justificar en mejor forma el perjuicio inferido con los actos atacados y completar la violación formativa con una reflexión constitucional, b) respecto a la adición y/o corrección de la demanda, harán la valoración sobre su pertinencia, dado que su presentación prorroga la duración real del proceso, y examinarán las consecuencias que se deriven para la Federación de la decisión que se tome respecto del punto anterior, c) suministrar informes cuando así se le requiera. Con un acuerdo de pago así: CLAUSULA QUINTA “LA FEDERACIÓN pagará a los ABOGADOS la suma de TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS ($300.000.000) moneda corriente, así: 1) La suma de CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50.000.000) a la suscripción del contrato correspondiente; 2) La suma de CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($150.000.000) si se decreta la suspensión provisional de los actos atacados; 3) La suma de CIEN MILLONES DE PESOS a la terminación del proceso, así: a) La suma de CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50.000.000) a título de prima de éxito, si se obtiene sentencia favorable; b) La suma de CINCUENTA MILLONES DE PESOS cualquiera sea su resultado. Estas sumas se pagarán teniendo en cuenta el incremento que resulte de la aplicación del índice de precios al consumidor (IPC). Como se puede observar, los $150.000.000 se condicionan a la consecución de la suspensión provisional de los actos atacados. Sin embargo, antes de la suscripción del contrato, el Consejo de Estado, Sección Segunda, había emitido decisión del 6 febrero de 2003, expediente No. 5312-02, en la que se admitió la demanda de nulidad y restablecimiento del derecho y mediante Numeral 8º del RESUELVE, dispuso lo siguiente “DECRETASE LA SUSPENSIÓN PROVISIONAL de las Resoluciones Nos. 070 del 18 de enero; 889 del 21 de mayo y 1212 del 30 de julio, todas del 2002, mediante las cuales el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, declaró la unidad de empresa entre la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia en calidad de Administradora del Fondo Nacional de Café y la Compañía de Inversiones de la Flota Mercante S.A., inexplicablemente, la CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 42 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Federación, realizo un OTROSI modificatorio al contrato inicial de prestación de servicio No. 026 de 2003, en razón a que no conocían la existencia del Fallo según susodicho, modificando la Cláusula SEGUNDA de la siguiente forma: inició de la modificación, “PRIMERA: OBJETO.- El objeto del presente contrato es la prestación de los servicios profesionales por parte de LOS ABOGADOS a) La FEDERACIÓN, consiste en representar a la FEDERACION en el proceso de nulidad y restablecimiento del derecho que cursa en al sección Segunda del Consejo Estado, contra las Resoluciones Nos. 070 del 18 de enero de 2002 mediante la cual se declara la unidad de Empresa entre la Federación Nacional de Cafeteros, en calidad de administradora del Fondo Nacional del Café y la Compañía de Inversiones de la Flota Mercante, proferida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, hoy de la Protección Social y los actos que resolvieron los recursos de reposición y apelación que pusieron final a la vía gubernativa ante dicha entidad. SEGUNDA: las partes acordaron como obligación para los ABOGADOS la de : “ SEGUNDA : OBLIGACIONES DE LOS ABOGADOS.- 1) en desarrollo del objeto procedente, y teniendo en cuenta que el proceso esta pendiente en la actualidad de la admisión de la demanda y del pronunciamiento sobre la suspensión provisional de los actos demandados, su gestión incorporara las siguientes actividades: a) en relación con la solicitud de suspensión provisional, presentar un escrito adicionando o reemplazando el ya formulado por el apoderado anterior, dado que se hace necesario justificar en mejor forma el perjuicio inferido con los actos atacados y completar la violación normativa con una reflexión constitucional...”. Como quiera que el contrato se suscribió sin que se hubiera hecha pública la providencia mediante la cual se admitió la nulidad y negó la suspensión provisional de fecha 6 de febrero de 2003, a que aludía la Cláusula segunda literal a) del contrato, las partes acuerdan que en este aspecto la obligación de los abogados se cifrará en la presentación de un recurso de reposición contra la solicitud decidida negativamente para la FEDERACIÓN, en procura de obtener una decisión favorable consistente en ordenar la suspensión provisional a que alude el aparte contractual trascrito. TERCERA: CLAUSULAS NO MODIFICADAS.- las demás cláusulas del contrato inicial que no hayan sido modificadas por el presente documento continúan vigentes. En constancia se firman en Bogotá D.C., a los siete (7) días del mes de abril del año dos mil tres (2003)”. Lógicamente se interpreta que el acuerdo de pago, queda igual, pero en relación con los $150.000.000 ya no esta condicionado su pago a la consecución de la suspensión provisional de los actos atacados a través de un escrito modificatorio y/o de adición al ya formulado por el apoderado anterior, sino a la consecución de la misma suspensión provisional pero ahora a través de un recurso de reposición contra la solicitud decidida negativamente para la Federación, según el dicho de la entidad en el OTROSI antes trascrito. Es claro que el fallo no “negó la suspensión”, sino que por el contrario “la decreto”, como ya quedo relacionado. Considera la Comisión que se contrato un hecho cumplido y se desembolso CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 43 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. una suma de dinero indebidamente, según consta en los pagos efectuados y verificados en SAP. Con relación a este hallazgo la entidad complemento su respuesta así: A más de las explicaciones ya entregadas en forma escrita mediante documento de fecha de 9 de junio del presente año, nos permitimos precisar respecto de la conclusión de la Contraloría en el sentido que “se contrató un hecho cumplido y se desembolsó una suma de dinero indebidamente”, que ello no fue así. La Comisión parte de un supuesto equivocado. En primer lugar porque si bien la providencia del Consejo de Estado que admite la demanda y decreta la suspensión provisional tiene fecha 6 de febrero de 2003, esta sólo se notificó a las partes el 8 de mayo de 2003 y el contrato se celebró el 10 de marzo de 2003 y tenía un primer otrosí modificatorio de fecha 7 de abril de 2003. Ahora bien, conocida la providencia del Consejo de Estado, que aceptaba los argumentos expuestos por los abogados contratados y decretaba la suspensión provisional de la resolución de unidad de Empresa, se suscribió con los contratistas el otrosí No. 2 de fecha 8 de mayo de 2003 con el propósito de obtener la confirmación y/o procurar la ejecutoria de la providencia que ordenaba la suspensión provisional de los actos administrativos acusados, es decir de los actos administrativos mediante los cuales se decretaba la unidad de empresa entre el Fondo Nacional del Café y la Compañía de Inversiones de la Flota. En caso de que se obtuviera la confirmación y ejecutoria de la providencia del Consejo de Estado mediante la cual se suspendió provisionalmente el decreto de unidad de empresa, los abogados tendrían derecho a una prima de éxito de 150 millones de pesos. Lo anterior denota el celo en la administración de los recursos, pues aún cuando se había pactado el pago de 150 millones si se lograba la suspensión provisional, el desembolso se condicionó a la confirmación de la providencia, dado que la contraparte había contratado al Ex –Magistrado Eduardo Suescún Monroy quien presentó un recurso de reposición contra la decisión de suspender provisionalmente las resoluciones que decretaron la Unidad de Empresa. Como el último resultado buscado se obtuvo, cuando el Consejo de Estado mediante providencia del 13 de noviembre del año 2003 resolvió no revocar su decisión de suspensión provisional del acto atacado, el 27 de noviembre de ese mismo año, es decir 14 días después, se procedió a pagar los honorarios debidos a los abogados. No existe entonces posibilidad de concluir que hubo contrato por un hecho cumplido ni un desembolso indebido. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 44 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Es importante aclarar que de no haberse obtenido el resultado de confirmación de la providencia de suspensión provisional, el Fondo Nacional del Café se hubiera visto en riesgo de responder de manera solidaria por reclamos cercanos a los 20 mil millones de pesos presentados por trabajadores de la Compañía de Inversiones Flota Mercante y de mas de 300 mil millones de pesos por el pasivo pensional de la misma Compañía de Inversiones de la Flota, en virtud de la forma atípica e ilegal como el Ministerio del Trabajo procedió a decretar la unidad de empresa. Prueba de lo anterior consta en la solicitud que elevara FIDUIFI, en su condición de liquidadores de la Flota, al Instituto de Seguro Social. En resumen el siguiente es el cronograma de las actuaciones surtidas con ocasión de la firma del contrato 026 de 2003: 10 de marzo de 2003 firma del contrato 026. 07 de abril de 2003 firma otro si modificatorio. 8 de mayo de 2003 firma otros si modificatorio No. 2. 8 de mayo de 2003 notificación por estado de la providencia que admite la demanda y decreta suspensión provisional. 13 de noviembre de 2003 notificación por estado de la providencia, mediante la cual el Consejo de Estado decide no reponer el auto de fecha 6 de febrero de 2003, conocida y notificada el 8 de mayo de 2003 por la cual se había decretado la suspensión provisional. 27 de noviembre de 2003 se autorizó el pagó la suma de $150.000.000.oo menos retención, con cheque 2104. Se adjunta certificación de Tesorería, a los Abogados Armando Morales Ocampo y Carlos Alberto Paz. De lo anterior se deduce con absoluta claridad que no existió contrato que verse sobre hechos cumplidos ni desembolso de sumas de dinero indebidamente”. Con base en este nuevo comentario de la Federación, la Comisión de Auditoría tomó la decisión de trasladar este hallazgo a Indagación preliminar de la Contraloría General de la República, para que se adelanten los trámites pertinentes. Contratación en los Comités Departamentales El Comité de Cafeteros de Santander suscribió convenios con Cooperativas Cafeteras para la Administración de las motoniveladoras de propiedad del Fondo Nacional del Café y de la Federación Nacional de Cafeteros, cancelando a todo costo los gastos con recursos del Fondo Nacional del Café; con las cuales se ejecutan los trabajos que se realizan mediante convenios que celebra con los entes territoriales y con los caficultores para el mejoramiento de vías. En los convenios que suscribe el Comité con los entes territoriales y los caficultores, el primero aporta el 40 por ciento el restante porcentaje es CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 45 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. aportado por el Beneficiario, la obra se inicia cuando el contratante ha efectuado el respectivo aporte. En la actual vigencia el Comité Departamental de Cafeteros de Santander celebró un contrato por $47 millones con el Centro de Estudios Regionales Cafeteros y Empresariales “CRECE” para el Diseño del Programa Educativo para aplicar en todo el departamento dentro del sistema de Escuela Nueva, durante el periodo 2003-2007. El contrato con “CRECE” la primer prorroga se efectúa dos meses después del vencimiento el 28-07-03; lo anterior contraviene el estatuto de contratación el cual especifica que las prorrogas se deben solicitar un mes antes del vencimiento del contrato. Además, no existe ningún documento que evidencie el nombramiento del interventor y el seguimiento al contrato, lo cual indica debilidades en el Control Interno y riesgo para el seguimiento técnico del objeto contratado. Los costos promedio por Hora-Máquina son de: $64.583 (año 2.000); $66.649 (año 2.001); $106.565 (año 2.002); $72.229 (hasta Sep/2003), superando ampliamente los costos del mercado actual ($60.000/Hora y de las 2.400 horas/año disponibles las Motoniveladoras solo utilizan en promedio 636 horas (26 por ciento) según la muestra tomada, dejando de laborar por diversas razones el 74 por ciento del tiempo disponible, incrementando el costo/hora, lo cual afecta el principio de eficiencia y economía. El control de las obras efectuadas por las motoniveladoras en cumplimiento de los convenios, con entidades publicas, privadas y particulares es ejercida por el coordinador de la zona, quien no envía oportunamente las actas de liquidación de obra, para su cancelación, y así mismo estas no reflejan el costo de obra, incluyen únicamente los aportes de terceros y del Fondo Nacional del Café; situación que dificulta conocer lo gastado al momento de su culminación, incumpliendo en artículo 62 inciso segundo de la resolución 08/2000, presentando una deficiencia de Control Interno. El Comité Departamental de Cafeteros de Santander cancela todos los gastos causados por el trabajo de las motoniveladoras privadas con recursos del FNCDestinación Especial, hecho que contraviene el contrato de administración del Fondo Nacional del Café suscrito con el gobierno nacional en su literal f) de la cláusula séptima, lo cual disminuye los recursos del Fondo. Los convenios de operación de las Motoniveladoras se suscribieron en el mes de marzo con retroactividad a enero 1º por debilidades en el control de no hacer seguimiento oportuno a los contratos, existiendo riesgo que se tomen decisiones de carácter retroactivo en manejo de los fondos públicos. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 46 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. En los convenios y programas suscritos por el Comité Departamental de Cafeteros donde se utilizan recursos del Fondo Nacional del Café no se identifica su origen, porque no se coloca en los contratos, convenios y escrituras el nombre del Fondo, lo cual conlleva que la comunidad no se entere de donde provienen dichos recursos. El Contrato de Cooperación No. 34360/2000, suscrito entre el Comité Departamental de Cafeteros de Santander y el municipio de Coromoro y Junta Acción Comunal San José, se liquidó cinco meses después de la fecha prevista, incumpliendo con la cláusula tercera que fijó el término de ejecución; además, se efectúan otros contratos que se identifican con el mismo número sin tener en cuenta que son diferentes; presentando debilidades de seguimiento y control, lo cual dificulta la identificación y liquidación de los contratos subsiguientes. La motoniveladora No. 5 adscrita a la zona de San Vicente de Chucurí, resulta excesivamente gravosa en el consumo de combustible, el cual evidencia debilidades de control, e incide en el incremento de los gastos de operación. En el Comité Departamental del Quindío se suscribieron los siguientes contratos: El contrato No. 001 con Bernardo Tolosa por $23,7 millones, se presentó incumplimiento de la Resolución 002 de marzo de 2002, por la cual se adopta el Reglamento de Contratación del Comité Departamental de Cafeteros del Quindío con recursos parafiscales Cafeteros, Artículo 3 parágrafo, establece que para contratos cuya cuantía es igual o mayor a 39 SMLMV ($12,9 millones), se exigirá que este inscrito en el registro de proponentes de cualquier Cámara de comercio. En el mismo sentido, el contrato 143 con SURTIHERRAJES por $51 millones, presentó incumplimiento de la misma Resolución; situaciones que se constituyen en hallazgo administrativo y disciplinario. El Contrato 092 con COOTRASEMA por $47.1 millones, fue suscrito el 1 de marzo de 2003; en el Certificado de Existencia y Representación Legal del 27 de marzo de 2003, consta que la empresa se constituyó el 28 de febrero de 2003 y se registró en Cámara de Comercio el 21 de marzo de 2003. El contrato con la empresa COOTRASEMA se firmó sin que la empresa estuviera registrada en la Cámara de Comercio. La garantía de cumplimiento no presentó cobertura para el periodo comprendido entre el 1 de marzo al 2 de abril de 2003. Esta situación se constituye en hallazgo administrativo y disciplinario. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 47 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. En el Comité Departamental de Cafeteros de Antioquia se detectó que incumplen con lo estipulado en el literal g de la cláusula 7 del Contrato de Administración, referente a “Indicar en forma expresa el nombre del Fondo Nacional del Café cuando se realice cualquier actividad que sea financiada con sus recursos”. La Federación no menciona al Fondo, pero sí a las demás entidades y organismos cofinanciadores, lo que implica que la comunidad desconoce la participación del estado en dichas obras. Para la realización del Convenio de Cooperación celebrado entre el municipio de Garzón y la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia - Comité Departamental del Huila, DI-200-2003, se suscribió el contrato de Obra 049-2003 de fecha 9 de Septiembre de 2003, con la Cooperativa de Trabajo Asociado del Centro del Departamento del Huila TODOSERVICIOS –COOTRACENTRO-. Por valor de $100.000 miles, con una duración de tres. Meses, para el mantenimiento y mejoramiento de la red vial rural terciaria de 50 Km. en el municipio de Garzón. Revisado el expediente del contrato se evidencio la carencia del recibo del impuesto de timbre del contrato. que estaría a cargo del contratista, incumpliendo la cláusula 21 del contrato sobre el perfeccionamiento y legalización, dando lugar por omisión de este requisito a la cancelación automática del contrato. Esta hallazgo fue dado a conocer a la entidad la cual tomo los correctivos de manera inmediata e hizo que el contratista cancelará el valor del impuesto del timbre por $1.500 miles. Con base en el análisis efectuado, se establece el cumplimiento de la Resolución No. 01/2001 por medio de la cual se reglamenta los procedimientos para la celebración de contratos, de conformidad con la resolución No. 08 de 2000 por la que se adoptó el estatuto de contratación de la Federación Nacional de Cafeteros con recursos parafiscales. Los convenios suscritos son ejecutados por el Sistema de Cofinanciación con el Departamento, el Municipio y la Comunidad. Los recursos del Fondo Nacional del Café fueron distribuidos mediante el sistema de convenios en los diferentes municipios del departamento del Huila, más específicamente en las Zonas Cafeteras, en donde su objetivo fue el beneficio al caficultor. Se encontró que en el Contrato UDS-019-03 con la Ingeniera Alicia Suárez, por valor de $21.3 millones, cuyo objeto es la Interventoría al Convenio CVC-193 suscrito entre el Municipio de Tuluá, la CVC y el Comité, para la construcción de la Tercera Etapa de la PTAR de Nariño – Municipio de Tuluá, por valor de $399.1 millones, no se cumplió con el requisito de tener dos propuestas previas para elegir entre ellas la más conveniente para la entidad de acuerdo con lo exigido en la Resolución 02 del 23 de julio de 2002. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 48 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. En el contrato UDS-012-03 con la firma Calderón Ingenieros CSC, cuyo objeto es efectuar obras de balastaje para 6 Km. de la vía Cáceres – Cascarillo en el Municipio de Roldanillo, por valor de $72.6 millones, según acta de entrega final de las obras, estas se recibieron el 19-06-03. Se suscribió un otrosí el 1508-03 por valor de $4 millones, con el fin de aumentar las cantidades de obra a ejecutar, con fecha posterior a su entrega. Teniendo en cuenta los dos últimas situaciones, se elaboró Memorando de Advertencia previniendo al Comité sobre la necesidad de constituir la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual en el evento de presentarse demandas y que para el caso de las adiciones a los contratos u otrosí, suscritos por fuera del plazo contractual puede causar en determinado momento detrimento patrimonial a los recursos del Estado. En la visita de inspección técnica a las obras de mantenimiento a la vía Cáceres – Cascarillo del Municipio de Roldanillo se encontró que las cunetas en varios tramos de la vía están enmalezadas permitiendo que las aguas lluvias deterioren el balastaje realizado. El Comité manifiesta que ha estado dispuesto a efectuar convenio con el Municipio de Roldanillo - beneficiario de las obras y directo responsable del mantenimiento- para el mantenimiento a través del Programa Camineros, pero que el municipio no se ha manifestado en este sentido. El Comité de Cafeteros del Valle, antes de efectuar inversiones con los recursos del Fondo, debe asegurar el éxito total del proyecto y su sostenibilidad en el tiempo, por tal motivo se elabora Memorando de Advertencia, dejando constancia sobre los riesgos que se corren en estos trabajos si no se efectúa mantenimiento a las cunetas en este tramo de vía. Revisada la ejecución presupuestal de Obras y Servicios del año 2003, se encontró que en los conceptos Centros Educacionales y Vivienda Rural Campesina los cuales forman parte del rubro Obras a la Comunidad no debió asignárseles recursos puesto que no estaban previstos en el presupuesto inicial aprobado ni en el ajustado. Se asignó a cada uno de ellos la suma de $1.4 millones y $5.0 millones respectivamente. En el rubro de Obras a la Comunidad aparecen excedidos los ítems Acueductos y Alcantarillado, Vías y Puentes y Servicios a la Comunidad, en las sumas de $36.5, $22.9 y $61.8 millones respectivamente teniendo como base el presupuesto modificado con el acuerdo No. 09 del 14-10-03 y aprobado el 18-12-03. Esta situación se repite en el presupuesto de Destinación Especial, en el ítem “Centros Educativos” del rubro Obras a la comunidad, en donde se exceden en CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 49 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. un 27 por ciento, equivalentes a $6.0 millones. Para las demás ejecuciones presupuestales no se tiene observación alguna, pues estos fueron manejados de acuerdo con lo estipulado en el contrato de Administración. 3.2.2.3. Área de Presupuesto El Comité Nacional de Cafeteros mediante Acuerdo No. 3 de 2002, aprobó el Presupuesto General del Fondo Nacional del Café para la vigencia 2003, según consta en el Acta No. 13 del 23 de diciembre de 2002; presupuesto que fue actualizado y aprobado por el Comité Nacional de Cafeteros el 17 de julio de 2003 mediante Acuerdo No. 1 de 2003. Posteriormente, el Comité Nacional de Cafeteros mediante el Acuerdo No. 2 de 2003 aprobó un ajuste adicional por $601 millones, según consta en el Acta No. 7 del 22 de octubre de 2003. Para la vigencia evaluada se pudo observar que el total de ingresos corrientes aprobados fue de $1.007.495 millones, de los que se ejecutaron $998.568 millones, dentro de los ingresos corrientes el rubro de ventas de café, fue el que obtuvo mayor participación con un 78 por ciento, seguido del de ingresos por contribuciones obligatorias con el 19 por ciento; rubro en el cual se puede apreciar que la Contribución Cafetera Fondo Nacional es de apenas $33.540 millones, mientras que la Contribución Cafetera de los particulares es de $91.068 millones; una menor participación la presentan las operaciones de cobertura en Bolsa con un 2 por ciento y los ingresos financieros con un 1 por ciento. De igual manera, los egresos corrientes aprobados fueron de $860.933 millones, presentándose una ejecución del 89 por ciento, siendo el más representativo el correspondiente a las compras de café que alcanzó un total de $554.123 millones, Así mismo, los gastos de operación y comercialización de café en el interior sumaron $165.617 millones y los del exterior $10.032 millones. Dentro de los gastos realizados en el interior del país el más sobresaliente es el de funcionamiento y operación de la Fábrica de Café Liofilizado con $56.805 millones seguido de la contribución cafetera Fondo Nacional por $37.415 millones y contribución cafetera pago de deuda por $21.308 millones. En cuanto a los gastos de operación de café en el exterior el más representativo lo constituye el relacionado con propaganda y publicidad con el 44 por ciento de participación. De los otros egresos en el exterior es representativo el servicio de la deuda a largo plazo, por el abono de ésta al J.P. MORGAN CHASE por cuantía de US$28.888.888, que corresponde al 65.40 por ciento de los gastos en el exterior. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 50 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Del análisis de la ejecución presupuestal, se observa que los ingresos financieros son mínimos ($3.747 millones) si se comparan con los egresos por éste mismo concepto que fueron de $32.429 millones, lo que índica que el pago por intereses de obligaciones financieras, son muy superiores a los ingresos que las inversiones generaron en la vigencia analizada, estos gastos incluyen los de comisiones, bancarios y las emisiones de títulos tanto en el interior como en el exterior. Los pagos por concepto de intereses fueron de $15.160 millones y corresponden a intereses sobre prestamos en el país por $4.510 millones y en el exterior por $10.650 millones. En el informe de ejecución presupuestal (Dólares) se refleja una capitalización de empresas por valor de 250.000 equivalente a $704 millones, inversión que se realizó en la Compañía EXIM WARE INC. Sin embargo, se afirma que esta operación es neutra en el presupuesto del Fondo Nacional del Café, por cuanto se esta registrando una recuperación de los recursos empleados inicialmente en la operación. En el Convenio 6668 de 2002 Municipio de Santuario (Risaralda), la Entidad con comprobante No. 5000005997 por $1,3 millones contabilizó el pago de Impuesto de Timbre el cual está exento, contraviniendo las Normas Generales Comités Departamentales de Cafeteros, Manejo Tributario, Impuesto de Timbre y el Artículo 532 del Estatuto Tributario. Con comprobante No. 5000003554 del 03 de octubre de 2003, se evidencia la recuperación de esta cifra como abono al impuesto dejado de cancelar con la firma NAVITRANS S. A, por lo tanto se trata de un hallazgo corregido durante la auditoría. No se encontró evidencia de la retención por parte del Comité Departamental de Cafeteros de Risaralda del impuesto de timbre correspondiente al Contrato de Suministros No.6649/02 celebrado entre el Comité Departamental de Cafeteros de Risaralda y la firma NAVITRANS, contraviniendo las Normas Generales Comités Departamentales de Cafeteros. manejo tributario. Impuesto de Timbre y el Artículo 532 del Estatuto Tributario. La Entidad anexó copia del Informe de la Cuenta BANCOLOMBIA 0727-13531015 - Corriente donde aparece que el 9/19/2003 con “consignación nacional cheque buzón” se recibieron $2.0 millones de NAVITRANS, del cual a este contrato corresponde la suma de $1.0 millón; por lo anterior, se trata de un hallazgo corregido en el desarrollo de la auditoría. En desarrollo del Convenio No. 6669 DE 2002 con el Municipio de la Celia, no se encontró evidencia de la retención por parte del Comité Departamental de Cafeteros de Risaralda del Impuesto de Timbre correspondiente al Contrato de CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 51 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Suministros No. 6650/02 celebrado entre el Comité Departamental de Cafeteros de Risaralda y la firma NAVITRANS contraviniendo las Normas Generales Comités Departamentales de Cafeteros, Manejo Tributario, Impuesto de Timbre y el Artículo 532 del Estatuto Tributario. 3.2.2.4 Control Ambiental El Comité Departamental de Cafeteros de Santander rinde al Comité Ejecutivo y a la Gerencia General de la Federación de Cafeteros un Informe Anual Estatutario de las actividades realizadas incluyendo en él la gestión efectuada con los recursos del Fondo Nacional del Café, el cual no se allegó al Equipo de Auditoría por su característica de ser una entidad de carácter privado. La gestión adelantada por el Comité Departamental de Cafeteros de Santander ha sido positiva y satisfactoria en términos generales, especialmente en lo que respecta al desarrollo de Obras y Servicios a la Comunidad cafetera con recursos por transferencias provenientes de la Ley 9/91. Para el Equipo Auditor, con la derogatoria del artículo 20 de la Ley 9ª/1991 los departamentos pequeños en caficultura se perjudican porque los Fondos por Destinación Especial no van directamente a los Comités Departamentales para que realicen programas en beneficio del caficultor, sino que quedan a expensas de los factores de poder que se muevan al interior de la Federación Nacional de Cafeteros, lo cual afecta la equidad para el desarrollo de dichas regiones. Para la evaluación de la Gestión Ambiental en el proceso de Auditoría al Fondo Nacional del Café, fue necesario revisar las acciones adelantadas desde varias vigencias anteriores en la medida que en los Informes de Auditorías anteriores no se tiene un referente de la gestión ambiental de la entidad administradora de los recursos de la cuota cafetera. En tal sentido, el contexto de estudio enmarca las acciones desarrolladas a través del Fondo Ecológico para la Protección y Recuperación del Medio Ambiente (FPRMA); los desarrollos tecnológicos de tipo ambiental del Centro de Investigaciones del Café (CENICAFÉ); el Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental de la Planta de Liofilización de Café; y las condiciones medioambientales del deposito del café en los Almacenes de Depósitos de (ALMACAFÉ). El alcance de la evaluación ambiental en el nivel central, se limitó al análisis de la información contenida en los documentos técnicos y algunos informes de la Federación de Cafeteros (FEDERACAFE), a entrevistas al área técnica y las visita realizada en las dependencias del Fondo Nacional del Café del Departamento de Caldas. En el nivel desconcentrado además de la evaluación de documentación, se incluye el estudio de algunos proyectos específicos y algunas visitas de campo en áreas de influencia de las Gerencias Departamentales de la CGR que CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 52 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. evidenciaron los resultados de la gestión de la Federación a través de los Comités de Cafeteros. En el Informe se describe la gestión ambiental realizada a través del FPRMA desde el año 1998 hasta el año 2001, los alcances de sostenibilidad ambiental y de producción más limpia de CENICAFÉ, los comentarios sobre la gestión de la vigencia 2003 de la Federación en donde se hacen algunas precisiones con base en los informes de los Puntos de Control de la Contraloría y del informe de la Comisión de Ajuste de la Institucionalidad Cafetera del año 2002, finalmente se presenta los resultados de la visita realizada al Departamento de Caldas a las instalaciones de la Planta de liofilizados en Chinchiná, los Almacafé de Manizales y Chinchiná, y al Comité de Cafeteros de Caldas. El Fondo para Protección y Recuperación del Medio Ambiente nace del capital semilla de algunas exenciones arancelarias de la Comunidad Económica Europea con que se gravaban las importaciones del café verde colombiano. Los recursos apropiados provienen de los rendimientos financieros del capital acumulado de $12.200 millones del periodo de exención de noviembre de 1990 a enero de 1992, el cual fue invertido en títulos valores disponibles en el mercado nacional. Según el documento de reglamentación del fondo, el capital semilla debe permanecer en reserva y deberá ser incrementado mínimo con el 20% de los recursos provenientes de rendimientos financieros cada año, además se debe apropiar una partida para los gastos de la administración central del fondo. Una vez descontados los gastos señalados, la distribución de recursos, indica, que el 94% se destinaron al manejo integral de cuencas hidrográficas, acueductos rurales, descontaminación y potabilización de aguas y manejo de basuras en la zona cafetera y su área de influencia y la reconversión a benificiaderos ecológicos. El 6 por ciento se destina a investigación, capacitación, divulgación y actividades de seguimiento y evaluación. El propósito del Programa se dirigió a la reforestación protectora para las fuentes de agua de las microcuencas de la zona productora de café y de su influencia, conservación y recuperación de suelos, descontaminar las aguas afectadas por residuos provenientes de beneficiaderos de café y otros usos, establecimiento de proyectos forestales comerciales, capacitar y educar a la comunidad en el buen uso y manejo de los recursos naturales, apoyar estrategias para evitar tala de bosque nativo, industrialización y comercialización de productos forestales y programas de investigación en el campo agronómico, forestal y tecnologías limpias en la actividad cafetera. La información consultada da amplia cuenta de manera cualitativa de cómo la Federación, con los recursos del FNC, viene adelantando acciones para los objetivos señalados; no obstante, el estudio de la información y las visitas CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 53 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. realizadas cuyo informe se describe al final, permitió establecer que se requiere en futuros procesos de auditoría ampliar la cobertura de los análisis y la evaluación sobre los resultados concretos alcanzados en la práctica de la actividad cafetera, es decir, determinar niveles de implementación de procesos sostenibles y de producción más limpia en el campo con los cuales se pueda conocer la correspondencia entre el sistema productivo y las condiciones agroecológicas de los ecosistemas cafeteros. Los recursos ejecutados por FPRMA, durante el periodo 1998 al 2001, alcanzan la cifra de s $25.496 millones, de 1os cuales han sido ejecutados principalmente por los Comités de Cafeteros a través del servicio de extensión. Las acciones con mayor referencia de los procesos de producción limpia tienen que ver con el beneficio ecológico del café, lográndose para el periodo señalado, la reconversión de 5.584 unidades a tecnología limpia y la instalación de 931 unidades modulares de Beneficiadero Ecológico Subproducto (BECOLSUB), en lo cual se invirtieron $10.551 millones del FNC y $5.304 millones del FPRMA. Según el nivel central de la Federación, las actividades y los recursos ejecutados a través del FPRMA, funcionaron hasta el año 2001 a partir del cual por decisión del Comité Nacional de Cafeteros los recursos se destinaron a atender la crisis de la caficultura Colombiana que se venía soportando desde varios años atrás y que en 1999 y el 2000 se intensificó por la drástica caída de los precios internacionales del grano, que con la inflexibilidad de los costos institucionales y la insuficiencia de los principales componentes de ingreso, se constituyeron en los principales factores que propiciaron la mayor amenaza a la sostenibilidad de la actividad cafetera. No obstante lo anteriormente señalado, la Contraloría en algunos informes de evaluaciones regionales reporta actividades y ejecuciones presupuestales que vinculan recursos del FPRMA para las vigencias de 2002 y 2003 sobre los cuales no se conocieron precisiones, no conociéndose si ello obedece a compromisos y apropiaciones presupuestales establecidas con anterioridad, informes en los cuales se destaca el del Valle del Cauca donde se ejecutaron recursos a través del Comité de Cafeteros por $1.418 y $1.969,5 millones, respectivamente, para las dos vigencias (Acuerdos Nº 06. Acta 21 de octubre 1 de 2002; y Acuerdo Nº 10 de octubre 14 de 2003), con destinación especifica para gastos de funcionamiento, inversión y capacitación del componente ambiental. En cuanto a los procesos ambientales desarrollados en el Centro de Investigaciones del Café, desde hace varias décadas se viene adelantando procesos de generación de tecnologías limpias que han sido socializadas por el servicio de extensión. Los principales frentes de trabajo se han dirigido al manejo de los recursos suelo, agua, biodiversidad entre otros, en torno a la actividad cafetera nacional en busca del equilibrio ecológico de su entorno. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 54 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Del componente agronómico (tecnología del cultivo), se han alcanzado resultados positivos en el Manejo Integrado de Plagas MIP que han permitido hacer frente al problema de la broca, desde investigaciones de la dinámica poblacional del insecto en diversos ecosistemas, hasta la utilización del control biológico con parasitoides (avispas controladoras de la plaga) y hongos entomopatógenos y otras medidas culturales y prácticas de cultivo que han permitido la reducción ostensible de utilización de plaguicidas para su control. Sobre los avances y resultados en estos aspectos se tienen varias publicaciones según se constató en al visita realizada al área de documentación del Centro de Investigación en Chinchiná. Frente al manejo de suelos, se vienen desarrollando prácticas sostenibles, producto de un proceso continuado de investigación que se han venido socializando con el tiempo como son la adecuada localización del cultivo, desagües naturales, zanjillas de absorción y desagüe, acequias de ladera, canales de desviación, empleo de barreras vivas, siembra en contorno, barreras muertas, establecimiento de sombríos, incorporación de material orgánico, cultivos intercalados o asociados al café, establecimiento de coberturas vivas multiestratos, trinchos, terracetas, amarres de fuentes de agua y diques de gaviones. Los resultados de estas experiencias se encuentran en el Manual de Conservación de Suelos que ha sido dado a conocer a las comunidades cafeteras con el servicio de extensión y que según la Federación, han alcanzado altos niveles de adopción. En relación con el recurso agua, las acciones adelantadas hacen referencia con la protección integral de cuencas y microcuencas con reforestación, planes de saneamiento básico, implementación del sistema del beneficio ecológico y manejo de subproductos del beneficio del café, aspectos que han contado con la contribución de los desarrollos tecnológicos de CENICAFÉ, como producto de estas acciones en cada departamento cafetero se tiene una cuenca protegida integralmente, de la misma manera esta gestión cuenta con su respectivo documento de consulta y socialización para la comunidad interesada. Otro de los aspectos de resaltar de desarrollo tecnológico sostenible, hace relación al Manejo Integrado del Cultivo MIC, en el que se incluye el manejo racional del suelo y el agua, fisiología del cultivo, agroclimatología, biometría, programas de apoyo logístico con elementos tecnológicos que permiten el manejo integral del ecosistema natural del cultivo. En cuanto al Beneficiadero Ecológico Húmedo del café y el Manejo de Subproductos, BELCOSUB es una tecnología limpia que ha permitido la reducción significativa de utilización de agua en el lavado del café al pasar de utilizarse 40 litros por cada Kilogramo de café pergamino seco a 0.6 litros. En consecuencia, el CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 55 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. potencial de reducción de uso de agua y la disminución de contaminación causada en el proceso de beneficio del café son muy significativos. Los subproductos como la pulpa y el mucílago tienen usos alternativos como compostaje, cultivo de hongos comestibles, lombricultivo y alimentación animal, además del manejo de energía alternativa con los secadores solares parabólicos con cubierta plástica, permiten complementar el cuadro del proceso de desarrollo limpio en la actividad cafetera. De la misma manera se resalta el interés ambiental de los trabajos que se vienen realizando con el manejo de arvenses (cobertura vegetal benéfica) sobre las cuales se han alcanzado magníficos resultados para la protección del suelo, además la implementación del Selector de Malezas para clasificar y controlar de manera selectiva las plantas que perjudican al cultivo y conservar aquellas que lo benefician en sus interrelaciones simbióticas ha permitido de alguna manera un mejor equilibrio en la biodiversidad en el ecosistema cafetero. Un aspecto de resaltar ambientalmente, conseguido por CENICAFÉ, se relaciona con los resultados obtenidos del café Variedad Colombia resistente a la Roya la cual después de 20 años se encuentra vigente y con lo que se ha evitado a través del tiempo la aplicación de toneladas de pesticidas para el control de la plaga, resultado, no solo de enorme importancia ambiental sino con grandes ventajas competitivas para el mercado del producto. Otro frente de trabajo de importancia ambiental que viene tomando impulso en la Federación, se relaciona con la producción del café orgánico, producto que le permite al país ventajas competitivas en el mercado internacional por cuanto no se emplean sustancias de síntesis química con lo cual también se busca cada vez un mayor respeto por la naturaleza y el ser humano, trabajos que se encuentran suficientemente documentados como pudo comprobarse en la visita realizada al Centro de Investigación de CENICAFÉ. Los aspectos principales y los resultados alcanzados anteriormente descritos, se encuentran ampliamente documentados, desde boletines técnicos hasta documentos científicos, sobre los cuales no fue posible establecer un referente de metas programadas o indicadores de gestión en sostenibilidad ambiental y de producción más limpia que permitieran en el marco de la evaluación visualizar los avances logrados a través de las vigencias y conocer con mayor objetividad sobre las condiciones en las cuales se ha llevado y se emplean actualmente las tecnologías de producción más limpia en el Cafetal y en el Beneficiadero del grano. Sobre los documentos editados y consultados, generalmente no se hace ninguna alusión al FNC y se resalta solo el nombre de la Federación con lo que se contraviene una disposición del Convenio de Administración. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 56 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. En relación con los aspectos de la gestión ambiental del Sistema de Gestión Calidad y Ambiental de la Planta de Liofilización de Café y los Almacenes de Depósito de Almacafé en Chinchiná y Manizales, y el Comité de Cafeteros de Caldas, se describen al final en el informe respectivo de la vista realizada. En la vigencia 2003, se continúa con las acciones desarrolladas por CENICAFÉ en cuatro programas básicos de investigación y el programa de extensión rural y transferencia a través de los Comités de Cafeteros y tres convenios en los cuales el componente ambiental y la sostenibilidad se contemplaron de manera transversal en el marco integral de las actividades. El Programa de Agronomía se adelantó buscando la protección de los recursos suelos, agua y biodiversidad, se adelantaron 14 investigaciones las cuales se alinearon en procura de generar tecnologías de producción económica, social y ambientalmente sostenible, con una ejecución presupuestal de $232 millones en la vigencia; con el Programa de Biología que busca contribuir a la sostenibilidad de estos recursos naturales se ejecutaron 23 proyectos con $1.196 millones, cuyas acciones se dirigieron a estudios de entomología, enfermedades del café y control biológico. En el Programa de Poscosecha, las actividades se orientaron al manejo de residuos del beneficiadero del café y al tratamiento de aguas residuales en los que se realizó una inversión de $307 millones en cuatro investigaciones, y el Programa de Apoyos Básicos con siete proyectos contribuyó al desarrollo de manera transversal al resto de programas, se trabajaron los aspectos agroclimatología, ecotopos cafeteros de la Cuenca del Rió Cauca, cafetales con sombrío y biología de la conservación y contó con una ejecución presupuestal de $590 millones. El Programa de Extensión Rural y Transferencia de Tecnología con la actividad educativa y Gestión Empresarial, socializa y orienta al caficultor los resultados alcanzados en otros programas en temas técnicos, económicos, sociales, gremiales, y ambientales de manera integral, además se capacita empresarialmente al caficultor, se realizaron 268.519 actividades educativas y se atendió a 18.198 usuarios, en el cual se ejecutaron $22.875 millones. De otro lado, se suscribieron tres convenios los cuales contienen aspectos contenido ambiental, para el caso del convenio Café - Maíz el empleo tecnologías de producción más limpia que contó con la vinculación de Federación de Cultivadores de Cereales (FENALCE) y el Centro Internacional Mejoramiento de Maíz y Trigo (CIMMYT), con la coordinación del Ministerio Agricultura y Desarrollo Rural y en el cual se invirtieron $400 millones. de de la de de El Convenio Integral de Inversión para el Macizo Colombiano con una cobertura de 51 municipios de cuatro departamentos del área, con recursos del FIP por CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 57 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. $10.700 millones, permitió la adquisición de 7.752 has de bosques naturales, conservar 2.512 has de bosques degradados, reforestar 1.175 has y establecer 982 has en sistemas agroforestales y el programa forestal "Río Magdalena" del convenio bilateral entre los gobiernos de Alemania y Colombia para contribuir al balance hídrico y prevenir la erosión en las subcuencas de esta vertiente, contó con una apropiación de recursos por el orden de los 397,5 mil dólares. No obstante, subrayarse sobre esta gestión ambiental, de acuerdo con las evaluaciones de los puntos de control de la Contraloría, y retomando algunas apreciaciones del Informe Final de la Comisión de Ajuste de la Institucionalidad Cafetera realizado en el 2002, se presentan algunas limitaciones aisladas y puntuales, que se consideran pertinentes ser comentadas. En los informes regionales, si bien se conceptúa que la entidad en torno a las cuatro áreas ha logrado una significativa labor de gestión sobre la cual se obtuvo un concepto favorable, de la misma manera se reporta la existencia de algunas limitaciones locales y puntuales (Ver: informes Gerencias Departamentales) y que hacen relación principalmente a la ausencia de indicadores de gestión de tipo ambiental que limita a la entidad para tener herramientas de planificación, monitoreo y control de su gestión ambiental, y la dificultad para una evaluación con mayor objetividad por parte de la Contraloría. De misma manera, en algunos de los informes del nivel desconcentrado se precisa sobre la baja socialización que desde el nivel central de la Federación se hace hacia los Comités de Cafeteros para conocimiento de la Guía Ambiental y en ciertos casos sobre la Política Ambiental, aun cuando en los Comités se entienda que los aspectos ambientales se consideran implícitos y transversales a las demás áreas de gestión institucional. En casos aislados en el Valle del Cauca, se precisa en el informe, que según la visita a fincas se percibieron deficiencias en el manejo ambiental de algunos procesos y se detectaron indicios de baja receptividad de las capacitaciones y fallas en programas de saneamiento básico (pozos sépticos) derivadas de cierta tecnología empleada que no garantiza un adecuado manejo ambiental por su alto costo y baja eficiencia, sin embargo se menciona que en el Comité se trabaja en tecnologías alternativas de descontaminación de aguas servidas, empleando plantas acuáticas que han dado resultados de reconocida importancia. Del informe del Quindío, se resalta las bondades para la producción más limpia del beneficiadero ecológico por la reducción del agua de lavado y remociones de contaminación en vertimientos, pero se enfatiza en las dificultades de aplicación de la tecnología por su alto costo que implica para el caficultor y de Santander se hace alusión a la importancia de los logros obtenidos por medio del FPRMA en atención a cuencas hidrográficas, beneficiadero ecológico, saneamiento básico CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 58 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. durante el periodo 1992 a 2000, de la misma manera se dice que el programa no se ejecutó totalmente, sobre lo cual no se hace precisión. En el Informe Final de la Comisión de Ajuste de la Institucionalidad Cafetera, se menciona la identificación de ciertas dificultades del sector cafetero en las que se incluye las de naturaleza ambiental, que obedecen al orden sociocultural, económico, tecnológico y estratégico en el sector cafetero, principalmente en cuanto a: 1) difusión y generalización de los desarrollos tecnológicos, limitadas por bajos niveles educativos, 2) falta de indicadores de absorción tecnológica, 3) rezago entre la velocidad en la adopción tecnológica respecto a la producción de innovaciones (Relación Investigación /Transferencia), 4) transferencia concentrada en los caficultores más grandes y modernos, traduciéndose en dificultades para lograr mejores niveles de eficiencia y eficacia 5) elevados costos de producción (el 95 por ciento de la producción mundial de café se genera con costos inferiores al de Colombia), y 6) marcado minifundio de la actividad (el 64 por ciento de los productores son minifundistas con menos de 0.5 has que solo alcanzan el 15 por ciento de la producción nacional). Se puede inferir del informe de esta Comisión, que las dificultades de alcanzar una mayor acción ambiental a través del FNC se incrementan, tanto por los aspectos anteriormente señalados como por la situación particular del cultivo en Colombia. En el informe, se dice, que la variedad agroclimática del país permite producir café bajo diferentes sistemas productivos y que la ubicación de los cultivos según la oferta ambiental en zonas optimas o no optimas para la producción, son factores que con una adecuada combinación garantizan la sostenibilidad y competitividad de la actividad cafetera, pero la capacidad económica de los productores y la escasa disciplina en la aplicación de paquetes tecnológicos, han derivado en que no exista en muchos casos, correspondencia entre el sistema de producción y las condiciones naturales en las cuales se desarrolla la Caficultura Colombiana. En síntesis la Federación de Cafeteros con los recursos del Fondo, tanto en la vigencia del 2003 como históricamente en el contexto de la actividad cafetera viene y atendiendo cuatro áreas fundamentales en los componentes de agronomía del cultivo, el beneficiadero del café, el saneamiento básico, y saneamiento ambiental, en los cuales se ha tenido una política ambiental clara y definida por la Organización Gremial y el subsector en general, en las que a través del tiempo se han logrado importantes logros y dejado como fruto una amplia experiencia y unos resultados altamente positivos para la sostenibilidad ambiental de la actividad, sobre los cuales, existe una gran riqueza documental que sustentan los trabajos realizados. Producto de estos esfuerzos, para sintetizar aquellos aspectos ambientales fundamentales y tener un referencial ambiental en la actividad cafetera, se ha editado una Guía Ambiental Sectorial, que permite orientar en el tema al CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 59 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. productor, y establecer términos de referencia para seguimiento y control por parte de las Autoridades Ambientales, guía considerada actualmente, como un código voluntario que deberá tener un oportuno y adecuado soporte jurídico para su implementación. Si bien, para la Contraloría General de la República son claros y meritorios los avances ambientales logrados por la Federación, le preocupa sobre las dificultades mencionadas que aún subsisten para alcanzar un mayor equilibrio entre la actividad cafetera y la oferta ambiental sobre la cual se sustenta, haciéndose necesario continuar con los procesos de evaluación de la gestión ambiental desde las metas, los alcances y resultados de los programas y proyectos de desarrollo tecnológico y sus instrumentos de socialización, así como del monto de los recursos invertidos en ellos, de la misma manera continuar ampliando el conocimiento sobre las estrategias hacia el futuro que se implementarían en la Federación para evaluar los niveles de penetración y adopción de estas tecnologías limpias por las comunidades caficultoras que permitan establecer con mayor objetividad la situación ambiental de esta actividad. 3.2.2.5 Área Financiera Sistema de Control Interno Contable Saneamiento Contable Con la Resolución interna No.15 de diciembre 12 de 2002, se crea el Comité Técnico para el saneamiento de la información contable del Fondo Nacional del Café y se determinan las funciones del mismo, con vigencia de seis meses a partir de la fecha de su expedición. De igual manera con la Resolución interna No. 05 del 10 de junio de 2003, se amplia en seis meses mas la vigencia del Comité Técnico. La Resolución interna No. 07 de octubre 17 de 2003, modifica el artículo 1º de la Resolución 15 de diciembre 12 de 2002, en lo referente a la conformación del Comité Técnico de Saneamiento Contable, quedando integrado por: El Gerente Financiero, el Gerente Administrativo o su Delegado, el Contador General y el Tesorero. Así mismo, deroga el numeral 3 del artículo 2 de la Resolución No.15 de diciembre de 2002, el cual establecía: “Aprobar mediante acta.....cuando el monto de la obligación no supere los 5 SMLV, incluidos intereses, sanciones y actualización.” Mediante Resolución Interna No.02 de octubre 22 de 2003, se ratifican algunas actuaciones del Comité Técnico y se delegan facultades de aprobación de las partidas originadas en el proceso de saneamiento de la información contable del CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 60 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Fondo Nacional del Café, igualmente se ratifica el saneamiento contable de partidas por valores inferiores a 5 SMLV. El artículo No.2 de esta Resolución, delega en el Comité Técnico la facultad de aprobar la depuración y los ajustes contables que surjan del proceso de saneamiento contable ordenado por el Congreso de la República. La anterior relación de reglamentación interna es la emitida por la Federación Nacional de Cafeteros, en lo que se refiere al saneamiento contable a que por Ley están obligados, de la siguiente forma: El artículo No. 2 de la Ley 716 de 2001, en su campo de aplicación establece: “Comprende los organismos que conforman las distintas ramas del poder público en el nivel nacional; las entidades de control, organismos electorales, entidades descentralizadas territorialmente o por servicios y cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con estos; siempre y cuando hagan parte del Balance General del Sector Público.” Se subraya lo relacionado con “cualquier otra entidad que maneje recursos públicos”, para enfatizar que la Federación Nacional de Cafeteros, se encuentra dentro del campo de aplicación establecido en el artículo No.2 de la Ley 716 y en aras de despejar cualquier duda al respecto, se menciona la Carta Circular No.043 del 24 de septiembre de 2003, en la cual se precisa el mismo campo de aplicación, “con el propósito de lograr que la información contable producida por los diversos entes públicos y privados que tengan a su cargo recursos públicos, cumpla en un todo con los parámetros establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública....” El artículo No.5 de la Ley 716, establece, “en tratándose de entidades del sector central la responsabilidad sobre la depuración de los valores contables, estará a cargo del Jefe o Director de la Entidad y en tratándose de los organismos descentralizados, de los distintos ordenes la competencia recaerá sobre el máximo organismo colegiado de dirección, llámese Consejo Directivo, Junta Directiva, Consejo Superior o quienes hagan sus veces y por el Director, el Gerente o el Presidente, según se denomine.” Posteriormente el Decreto 1282, el cual reglamentó la Ley 716, en su artículo No. 6, estableció la facultad de creación de Comités Técnicos, por parte de las entidades u organismos obligados al saneamiento contable, en ejercicio de su autonomía administrativa y en su artículo No. 7, se consignaron las funciones de los mismos Comités Técnicos, en el que lógicamente figura la depuración o saneamiento en sí y en su literal c.), se les otorgaba la potestad de aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración de los valores contables a que haya lugar y/o el descargue de los registros contables de la CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 61 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. entidad. Esto lógicamente implicaba para los Comités de saneamiento contable, la función de realizar la depuración y así mismo aprobar el saneamiento realizado. Por último el Decreto 1.914 de 2003, derogó en su artículo No. 9, el literal c.) del artículo No. 7, en el que se establecía como función de los Comités Técnicos, la aprobación de la depuración realizada. Esto, lógicamente le suprimió dicha potestad a los Comités y eso dejaba la aprobación en cabeza de los funcionarios que mencionaba la Ley 716 en su artículo No. 5, ya fuera una entidad del sector central o un organismo descentralizado. Es sano enfatizar, que mediante Decreto emitido por el Presidente de la República, se derogó, el literal c.) del artículo 7 del Decreto 1282, lo que suprimió a los Comités Técnicos esta función específica, Decreto que es de obligatorio cumplimiento y que prima sobre el Contrato de administración suscrito entre la Federación y el Gobierno Nacional, por lo que no era posible una delegación de función, ni por parte del Comité Nacional de Cafeteros (en el caso de tomarla como organismo colegiado), ni por parte del Gerente, Director o Presidente alguno, mediante una Resolución Interna, que debe estar acorde en todos los casos, con la Ley o cualquier otra norma que por jerarquía, prime sobre ésta. De acuerdo con esto, la Ley 716 de 2001 atribuyó funciones especificas en aquellos organismos o funcionarios mencionados en el artículo 5 de la misma Ley y dada la derogación puntual del Decreto del Señor Presidente de la República, del literal c.) del Art. No. 7 en cuestión, no era posible delegar estas funciones a través de una Resolución Interna, al respecto obsérvese el Art. No. 11 de la Ley 489 de 1.998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento del orden nacional y se expiden otras disposiciones”, que a la letra reza: Funciones que no se pueden delegar. Sin perjuicio de lo que sobre el particular establezcan otras disposiciones, no podrán transferirse mediante delegación: La expedición de reglamentos de carácter general, salvo en los casos expresamente autorizados por la Ley. Las funciones, atribuciones y potestades recibidas en virtud de delegación. Las funciones que por su naturaleza o por mandato constitucional o legal no son susceptibles de delegación. Se interpreta y/o asimila a la Federación Nacional de Cafeteros como un Organismo Colegiado, de acuerdo con documento que nos fue aportado por esta misma entidad, en la que afirmó a esta Comisión auditora en uno de sus apartes lo siguiente: “La responsabilidad sobre la depuración de los valores contables recaerá en el Comité Nacional de Cafeteros, en atención a lo dispuesto en el artículo No.5 de esta ley...etc.” y en otro de los aportes del mismo documento expresa la Federación: “El artículo No. 5 de éste Decreto (se refieren al 1282), ratifica al máximo organismo colegiado de dirección, que para el caso del Fondo Nacional del Café es el Comité Nacional de Cafeteros, como el órgano CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 62 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. responsable y competente sobre la depuración de los valores contables...etc.”. Afirmaciones con la que la Comisión auditora se identifica, por la estructura administrativa de la Federación Nacional de Cafeteros (en lo que se refiere a los Comités Departamentales, que lógicamente operan a nivel regional) y su coherencia con la jerarquización existente dentro de la misma Entidad. Con la Resolución No. 12 de diciembre 30 de 2003, se prorroga la vigencia del Comité Técnico para el saneamiento de la información contable del Fondo Nacional del Café hasta el 31 de diciembre del año 2005 de conformidad con lo dispuesto en la Ley No. 863 de 2003. En el Acta No. 1 del 6 de febrero de 2003, se instaló la primera sesión del Comité Técnico para el Saneamiento Contable del Fondo Nacional del Café en la cual se trataron entre otros, los siguientes temas: 1) Procedimientos para el saneamiento de la información contable del Fondo Nacional del Café; 2) Avance del proceso de saneamiento de la información y 3) Partidas para depurar. En el primer punto se comentó que para efectos de la depuración, las partidas objeto del análisis se clasifican en “Partidas sin Gestión” y “Partidas para Depurar”. Por las primeras se entienden aquellas partidas que están pendientes de concluir el ciclo de negocios al cual están vinculadas, tales como compensación en cuentas por cobrar o cuentas por pagar, reclasificación a otra cuenta, compensación de anticipos con legalizaciones, compensación con partidas de conciliación bancaria, errores en la imputación contable. Las partidas sin gestión no hacen parte del proceso de depuración, en razón a que corresponden a omisiones o errores de tipo contable y no a partidas cuyo cobro o pago no es posible. Las “Partidas para Depurar” son aquellas que una vez agotadas todas las posibilidades de análisis y de gestión de cobro o pago no es factible solucionarlas y por lo tanto su depuración debe ser aprobada, bien por el Comité Técnico si no supera los 5 SMLV o por el Comité Nacional de Cafeteros si excede el equivalente a esa cifra. Las partidas por depurar si hacen parte del proceso de saneamiento de que trata el reglamento. En el segundo punto, se presenta el avance del proceso de depuración, desde su inicio en octubre de 2002, con la contratación de personal temporal para llevar a cabo esta actividad hasta su estado actual, en lo que tiene que ver con deudores y acreedores. El proceso de depuración de partidas deudores y acreedores contemplaba un total de 4.073 partidas objeto de estudio de las cuales se han analizado 3.617, es decir el 89 por ciento del total. Es de anotar que si bien estas partidas son las que se encuentran abiertas en el sistema R/3 de SAP generadas entre el 31 de diciembre de 1998 y el 30 de septiembre de 2002, el análisis debe extenderse a las que se trasladaron del anterior Sistema de Información Financiera SIF. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 63 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. La mayoría de las partidas analizadas corresponden a partidas sin gestión, partidas en cobro jurídico o partidas que se encuentran correctas a la espera del vencimiento del plazo. En el tercer punto, se informa que se presentaron a consideración del Comité las partidas descritas. No se da cumplimiento a la Ley 716 de 2001 en su Artículo No.5 en concordancia con el Artículo No. 9 del Decreto No. 1914 de 2003, por cuanto fue el Comité Técnico de Saneamiento Contable quien aprobó las cuentas a depurar y no el Máximo Órgano Colegiado de Dirección, por lo tanto los ajustes con afectación de Ingresos por $3.741 millones y gastos por $3.202 millones no tienen validez. El efecto neto en la cuenta de resultados es de $539 millones. El detalle de los ajustes realizados es: (Cifras en millones de Pesos) Rubro del Balance Efectivo Inversiones Deudores Propiedad – Planta y equipo Otros Activos Operaciones de Crédito Publico - TAC Cuentas Por Pagar Pasivos Estimados Otros pasivos Total Efecto Por Saneamiento Contable Efecto Neto Efecto Ingreso Efecto Gastos 1 2 102 1.823 70 6 140 136 1.958 120 1.197 329 3.741 1.059 3.202 539 Fuente: Notas a los Estados Financieros. Incumplimiento del Artículo No. 8 de la Ley 716 de 2001, en lo relativo a la vigilancia y Control por parte de la Auditoría Interna, sobre las deficiencias o irregularidades encontradas en la aplicación de la referida Ley. En las actas del Comité Técnico de Saneamiento Contable, se evidencio que se corrigieron errores propios del giro normal del negocio y no la depuración y castigo de los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin de buscar su eliminación o incorporación en la respectiva contabilidad como lo establecen las normas de saneamiento contable. Entre ellas las señaladas en el Acta No.3 sobre descuentos en la redención de títulos TAC que no fueron CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 64 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. contabilizados con cargo a resultados en la redención de títulos y a gastos por interés reversados en el momento de la recompra pero que no fueron causados en la reventa., así como también legalización de gastos presentadas al Comité de Antioquia mediante cuenta de cobro No.326 de agosto 15 de 2000 por valor de $20.2 millones. No es posible evidenciar las políticas y procedimientos establecidos por el Representante Legal, necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo o depuración. Las actuaciones administrativas que se adelantaron para el saneamiento contable, no quedaron adecuadamente soportadas en estudios técnicos siendo necesarios para sustentar la depuración, por lo tanto no forman parte de las actas de aprobación suscritas por el Máximo Organismo Colegiado. Es de aclarar que no existen actas suscritas por el Comité Nacional de Cafeteros. Así mismo, no se evidencia dentro de las actas que aprobaron las depuraciones, la constancia expresa de que el procedimiento para eliminación o incorporación de derechos u obligaciones que se efectúen a la contabilidad, se ajusta con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001. En las actas de Comité Técnico no es posible identificar el valor de la contratación para la realización del proceso de saneamiento de la información contable . No se evidencia el seguimiento jurídico a cada una de las actuaciones determinadas en el proceso de saneamiento, toda vez que la Ley 716 de 2001 en su Artículo 6º establece: “...Los términos de la presente Ley no sustituyen el ejercicio de las acciones legales pertinentes que se desprendan por la acción irregular u omisión de los deberes y responsabilidades ... o terceros involucrados”. Inversiones A 31 de diciembre el saldo en la cuenta Inversiones es de $224.490 millones, que representa el 10 por ciento de los activos del Fondo presentando las siguientes observaciones: Se evidenció inadecuado registro de la inversión de BUENDÍA COFFEE LLC., ya que esta se encuentra contabilizada en la cuenta cuotas o partes de interés social en moneda extranjera, cuando debería clasificarse en inversiones patrimoniales método de participación patrimonial, por cuanto el Fondo posee el 100 por ciento de esta sociedad como consta en las Actas Nos. 7 y 16 de 2000, proferidas por el Comité Nacional de Cafeteros, Órgano Máximo de Dirección. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 65 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Así mismo, la Comisión de Auditoría determinó que los derechos de BUENDÍA COFFEE LLC., están cedidos a la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia como administradora del Fondo Nacional del Café. Lo anterior se debió a incumplimiento de los estipulado en las instrucciones para el reconocimiento y revelación de las inversiones, principios de Contabilidad Pública los cuales enunciamos así: Reconocimiento: Debido a que en los hechos financieros y económicos del Fondo Nacional no se reconocen las transacciones que genera BUENDÍA COFFEE LLC. Causación: Los hechos económicos (Utilidad o Pérdida), no se registran en el momento en que suceden. Revelación: Los Estados Contables no contienen la discriminación básica (Notas a los Estados Financieros) que permita realizar una evaluación cuantitativa y cualitativa de la información financiera de inversiones en lo relacionado con la compañía BUENDÍA COFFEE LLC. Además de lo anterior infringen los postulados de la Contabilidad Pública, Confiabilidad y Utilidad social, así como también contraviene lo estipulado en el Artículo No. 30 de la Ley 222 de 1995. Lo que genera no confiabilidad de los hechos económicos y sociales y no permite coadyuvar a generar un impacto positivo en la sociedad. La falta de reconocimiento de la Inversión de BUENDÍA COFFEE LLC., afectó los Estados Financieros de las siguientes vigencias así: Vigencia Tasa de Cambio a Dic. 31 2001 2002 2003 Valor en USD 2.291 (104.142) 2.864 152.844 2.778 66.420 Utilidad o pérdida Efecto de Buendía en Ingresos Coffee en pesos (234.608.068) 437.865.963 184.528.044 Efecto en Gastos (234.608.068) 437.865.963 184.528.044 Fuente. Comisión de Auditoría Lo anterior generó subestimación de la Cuenta Resultados del Ejercicio en las cuantías señaladas. El Efecto neto en la Cuenta de Resultados del Ejercicio es de $388 millones. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 66 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Debido a que la Inversión del Fondo Nacional del Café en la citada compañía es del 100 por ciento y a la falta de reconocimiento en los Estados Financieros el grupo auditor considera que debe hacerse un Auditoría especial a estos recursos. La entidad actualizó la información de BUENDÍA COFFEE LLC., en junio de 2004, mediante el documento SAP 210009328. La Federación en relación a lo anterior, argumenta: “En cuanto al detalle de las cuentas de balance y resultado, cordialmente me permito recordarles que la jurisprudencia del Consejo de Estado ha reiterado que el origen de la inversión no cambia la naturaleza jurídica de la entidad receptora de los recursos y en este orden de ideas la Contraloría General de la República no está facultada para realizar control fiscal en Buendía Coffee. En los términos anotados el Consejo de Estado resolvió varias demandas de nulidad contra decisiones de la Contraloría que ordenaban control fiscal en la Flota Mercante Grancolombiana S.A. y en la Compañía de Inversiones de la Flota Mercante Adicionalmente, respetando las decisiones Judiciales, la Contraloría al responder la tutela entablada en su contra por la Unión de Trabajadores de la Industria del Transporte Marítimo y Fluvial UNIMAR, ratifica que no puede ejercer control fiscal en entidades receptoras de recursos parafiscales como en los casos anotados. Copia de las sentencias del Consejo de Estado para sustentar los argumentos de la Contraloría al responder la tutela en mención, obran en su poder” La situación anterior genero una limitante para la ejecución de la Auditoría, debido a que la entidad no suministro la información correspondiente (Detalle de los Estados Financieros). Las inversiones que posee el Fondo Nacional del Café se encuentran actualizadas a septiembre 30 de 2003, lo que no permite evidenciar al cierre de la vigencia, los resultados de las compañías inversoras en los Estados Financieros del Fondo. De acuerdo a la clasificación de las inversiones se estableció: Inversiones Patrimoniales Método del Costo Las inversiones en las compañías TSIT WING CHINA (INWESTMENT LIMITED) y TSIT WING HONG KONG (INWESTMENT LIMITED) no se han actualizado desde el año 1994; lo anterior genera incertidumbre en la cuenta valorización y superávit por valorización por $35.412 millones y en al cuenta provisión para protección de Inversiones. Observación corregida durante la auditoría. Inversiones Patrimoniales - Método de participación patrimonial CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 67 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. En las compañías AGRÍCOLA DE SEGUROS, PROMOTORA DEL CAFÉ, AGRÍCOLA DE SEGUROS DE VIDA y COMPAÑÍA AGRÍCOLA DE INVERSION, no se han actualizado generando incertidumbre en la cuenta de Inversiones Patrimoniales y en la cuenta de Resultados del ejercicio por valor de $82.309 millones. Observación corregida durante la auditoría . Respecto a las inversiones de la Flota Mercante Gran Colombiana, ellas presentan inadecuada clasificación por encontrarse registradas en la cuenta Entidades Privadas Renta Variable, cuando su participación es del 80.08 por ciento que las clasifica según lo establecido en el PGCP en Inversiones Patrimoniales Controlantes, lo que afecta su valorización y por ende las cuentas de resultados del ejercicio. Se determinó según muestra selectiva que gran parte de los títulos adquiridos con recursos del Fondo Nacional del Café, figuran a nombre de la Federación Nacional de Cafeteros, situación que se puede evidenciar en el cuadro siguiente: Entidad No. Título Corporación Finan. de Caldas Corporación Finan. de Caldas Corporación Finan. de Caldas Cía. Agrícola de Seguros S.A. Cía. Agrícola de Seguros de Vida Cía. Agrícola de Inversiones S.A. Corporación Forestal del Tolima S.A. Corporación Forestal del Tolima S.A. Corporación Forestal del Tolima S.A. Corporación Forestal del Tolima S.A. Promotora de inversiones Santander Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura CGR - CDSAgropecuario 4581 4679 4932 135 161 0006 1401 1409 1503 1602 0996 1204 1994 3885 0104 0298 0419 0540 0711 0799 0861 Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 68 Fecha No. Acciones 14-11-95 16-04-96 04-04-97 12-10-95 30-04-97 02-08-94 15-11-95 26-08-96 30-08-97 24-06-98 18-08-98 14-07-97 14-05-93 12-06-00 12-10-94 13-01-95 06-12-95 15-09-96 06-12-96 07-03-97 31-03-97 27.367.156 4.105.379 4.462.488 662.326.598 8.867.968 17.703.706 8.644.163 1.417.815 1.784.276 1.744.228 341.408.160 4.380 242.671 272.993 88.600 433 69 44.551 893 72 486 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Buenaventura Sociedad Portuaria Cartagena S.A. Sociedad Portuaria Cartagena S.A. Sociedad Portuaria Cartagena S.A. Sociedad Portuaria Cartagena S.A. Sociedad Portuaria Cartagena S.A. Sociedad Portuaria Cartagena S.A. Sociedad Portuaria Cartagena S.A. Sociedad Portuaria Santa Marta SÁ. Sociedad Portuaria Santa Marta S.A. Compañía Operadora Portuaria Cafetera S.A. Compañía Operadora Portuaria Cafetera S.A. Compañía Operadora Portuaria Cafetera SÁ. TOTAL 1095 6067 7002 008 054 094 136 178 269 315 0637 0720 0012 0004 0023 26-05-97 23-08-02 15-08-03 Sin fecha Sin fecha Sin fecha Sin fecha Sin fecha 30-04-98 30-04-99 19-03-99 15-04-99 30-04-96 30-09-95 31-07-97 1.748 212.100 1.551.341 55.050 1.125 23 10.408 22.622 9.874 14.578 16.896 936 7.207 50.000 30.704 1.079.934.975 Fuente: Comisión Contraloría . Lo anterior genera incertidumbre en la cuenta Inversiones por valor de $ 12.691 millones. Igual situación se presenta con las inversiones que se poseen en el exterior en las Sociedades TSIT WING (CHINA) INVESTMENT LIMITED y TSIT WING (HONG KONG) INVESTMENT LIMITED., cuya propiedad figura a nombre de la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia, según consta en las certificaciones expedidas por los entes autorizados. Lo anterior contraviene lo señalado en el Contrato de Administración, Cláusula Séptima, literal g que señala: “Indicar en forma expresa el nombre del Fondo Nacional del Café cuando se realice cualquier actividad que sea financiada con sus recursos”. Adicionalmente la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A., posee los títulos Nos. 3835 y 7002 los que contienen 6.900 y 16.604 acciones de propiedad de la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia – recursos privados y 272.993 y 1.551.341 acciones del Fondo Nacional del Café, respectivamente. Por lo anterior, considera la comisión que los títulos deben individualizarse, debido a que la propiedad o el derecho sobre un bien lo acredita el título. Sumado a lo anterior, se observa que los títulos Nos. 4581, 4679, 4932, 5219 y 5386, aparecen registrados contablemente como Compañía Promotora del Café S.A., pero a la fecha aún los títulos figuran como inversión efectuada en la Corporación Financiera de Caldas. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 69 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. En la constitución de la Sociedad Centro Internacional de Convenciones, la participación total de la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia como administradora del Fondo Nacional del Café, según la Escritura No. 1008 de 11 de julio de 2002 es de $16.469.2 millones. Asimismo, se observa que en el Parágrafo Tercero del Artículo Quinto de la Escritura de constitución, donde se establece la composición del capital, se señala que el Centro Internacional de Convenciones tiene una participación del 34.40 por ciento del capital público y 65.60 por ciento de capital privado, lo que denota que la participación del Fondo Nacional del Café esta considerada como aporte privado, situación que debe aclararse por cuanto sumado el aporte del Fondo Nacional del Café la participación del capital público asciende al 83 por ciento. En visita física practicada al Comité de Cafeteros de Manizales en lo que respecta a los recursos de FON2 y FON3, se pudo establecer que: Aparece la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia, como beneficiaria de tres (3) títulos valores- CDT constituidos con Bancafé por valor total de $2.689.7 millones, los que fueron adquiridos con recursos del Fondo Nacional del Café, incumpliendo lo establecido en la Cláusula 7, Literal g), del Contrato de Administración. Existen pagares que generan incertidumbre en las Cuentas por Pagar y Otros Deudores por cuantía de $118 millones, cuyo contenido es confuso amparando obligaciones contraídas, las cuales fueron registradas mediante documento soporte que no identifica el hecho generador, debido a la falta de control en la contabilización de las mismas, contraviniendo lo estipulado en el Plan General de Contabilidad Pública en el reconocimiento de la totalidad de las operaciones – evidencia de las operaciones. Inventarios El Saldo de la Cuenta de Inventarios a diciembre 31 de 2003 es de $364.512 millones que representan el 24 por ciento de los activos del Fondo. Se puede evidenciar que existe un contrato de Comisión con ALMACAFE, para comprar café en todas las calidades, en cualquier plaza o sitio del país comprometiéndose a almacenarlo, arrumarlo, transportarlo y ejecutar toda las operaciones de control de calidad , trilla, logísticas y de manejo de mercancías y documentos que le encomiende la Federación. Para esto mensualmente se envían a la contabilidad del Fondo Nacional del Café formatos que contienen la discriminación de todas las operaciones realizadas en virtud de ese contrato, sin que existan los documentos soportes de origen externo que permita obtener evidencia valida suficiente de que las operaciones realizadas se ajusten a la CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 70 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. normatividad aplicable. Por lo tanto existe incertidumbre por cuantía de $304.810 millones en la cuenta de Inventarios y su correlativa Costo de Ventas. Deudores A Diciembre 31 de 2003 la cuenta de Deudores representa el 32 por ciento de los activos del Fondo y su saldo era de $220.004 millones. Las observaciones mas relevantes de este rubro son: De la muestra selectiva escogida por la CGR (50 deudores de FON2 y 105 de FON3) y practicada por Auditoría Interna del Fondo Nacional del Café, solamente respondieron 18 de FON2 y 11 de FON3, al cual se le realizó el análisis respectivo evidenciándose que: Los registros maestros presentan dirección y teléfonos errados o en algunos casos se carece del número telefónico. Se detectaron deudores que presentan movimientos con antigüedad, de los cuales hasta por más de 9 meses, por cuantía de $2.870 millones. Todo lo anterior demuestra deficiencias de Control Interno Contable y carencia de procedimientos de gestión de cobro, lo que puede generar pérdidas de los recursos del Fondo. Se observa que en la vigencia del 2003 no se tuvo en cuenta lo estipulado en el Plan General de Contabilidad Pública, con respecto al manejo de las operaciones entre las diferentes unidades de una misma organización (Principal y Subalterna), es decir, entre el Fondo Nacional del Café - Oficina Central y Fábrica de Café Liofilizado- BUENDÍA COFFEE LLC. Por lo tanto, durante la vigencia, las cuentas de Deudores y Resultados del Ejercicio presentaron sobreestimación por valor de $4.757 millones. Es de anotar que en la Nota No.8 Deudores se establece: “...a diciembre 31 de 2003 los valores que figuran tanto en cuentas por pagar como en Cuentas por Cobrar por concepto de operaciones entre divisiones, fueron trasladados a una sola cuenta en el activo, la cual permite manejar movimientos débitos y créditos sobre la misma, generando un efecto neto de cero en los Estados Financieros Consolidados, pero manteniendo el efecto en cada uno de los estados financieros analizados de manera independiente tanto para la Fábrica de Café Liofilizado como para la oficina central”. La anterior afirmación contraviene lo estipulado en la Circular Externa No.038 del 28 de noviembre de 2000 de la Contaduría General de la Nación. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 71 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Propiedad Planta y Equipo Los documentos que soportan las transacciones del Fondo Nacional del Café en lo relacionado con las Escrituras Publicas del FON3 por valor de $71.564 millones según el Balance reportado por la Entidad, hacen referencia a la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia y no incluyen al Fondo Nacional del Café debido a la falta de observancia de los principios contables de: Reconocimiento, Registro, Revelación, esencia sobre forma, lo anterior incide en el reconocimiento de las transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observación de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente publico, contraviniendo además, el Contrato de Administración del Fondo Nacional del Café en su Cláusula Séptima, Literal g) “Indicar en forma expresa el nombre del Fondo Nacional del Café cuando se realice cualquier actividad que sea financiada con sus recursos.” En los títulos de los activos fijos del Comité Departamental de Cafeteros de Antioquia que se adquieren con recursos parafiscales, la Federación no cumple con su obligación de dejar constancia de haberlos adquirido con recursos del Fondo, contraviniendo lo ordenado en la Sentencia C-543-0167 del 23 de mayo de 2001, mediante la cual se confirma el artículo 20 de la ley 9 de 1991. Otros Activos La cuenta Otros Activos presenta a 31 de diciembre de 2003 un saldo de $446.536 millones, que corresponde al 13 por ciento del total de activos del Fondo. Dentro de este rubro se encuentran clasificados los Intangibles - Registro de Marcas, del cual se pudo determinar: En los registros de marcas, logotipos, patentes y similares ante la Superintendencia de Industria y Comercio la titularidad de estos bienes intangibles obtenidos con recursos del Fondo Nacional del Café esta en cabeza exclusivamente de la “Federación Nacional de Cafeteros de Colombia”, incumpliendo la Federación con la cláusula Séptima, literal g), del Contrato de Administración del Fondo, suscrito entre el Gobierno Colombiano y la Federación que señala que una de las obligaciones de la Federación es “indicar el forma expresa el nombre del Fondo Nacional del Café cuando se realice cualquier actividad que sea financiada con sus recursos” . La omisión del nombre expreso del Fondo Nacional del Café en actividades financiadas con sus recursos tiene varios efectos, uno de ellos es que la ciudadanía en general y los caficultores en particular no reconocen al Fondo como el ente que aporta los recursos para el logro del diseño, elaboración, registro de todos los productos y servicios que administra la Federación y han sido financiados con recursos públicos parcial o totalmente lo que trae como CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 72 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. consecuencia que no exista conciencia sobre la importancia que tiene este ente de naturaleza parafiscal en institucionalidad cafetera. Sin desconocer la labor oportuna que ha realizado la Federación Nacional de Cafeteros en la protección de las marcas como activos intangibles del Fondo, la omisión del nombre del Fondo puede inducir a abusos en el uso de las marcas y logotipos por parte de la misma Federación o de terceros. Esta situación se presenta en todos los registros realizados por la Federación ante la Superintendencia de Industria y Comercio y se evidencia en los mismos registros, en los logotipos y marcas, en los Manuales de Aplicación de Marcas Registradas en donde no esta explícito el nombre del Fondo Nacional del Café. Cuentas por Pagar El saldo de la Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2003 es de $67.213.2 millones, la cual representa el 29 por ciento del total del Pasivo . Acreedores De la muestra selectiva escogida por la CGR (67 Acreedores de FON2 y 184 de FON3) y practicada por la Auditoría Interna del Fondo Nacional del Café, solamente respondieron 33 de FON2 y 56 de FON3, a las cuales se les realizó el análisis respectivo, evidenciándose que a la fecha (mayo 21 de 2004) se encuentran cuentas Acreedoras por cuantía de $58 millones entre ellas algunas con antigüedad superior a 360 días (desde 1998). Esto se debe a falta de un adecuado control de pagos que puede conllevar a procesos onerosos en contra de los recursos públicos. Obligaciones Financieras Las obligaciones Financieras del Fondo Nacional del Café representan el 17 por ciento del pasivo mas patrimonio. Patrimonio El Saldo de la cuenta Patrimonio a diciembre 31 de 2003 es de $967.310.7 millones, presentando un incremento del 36.17 por ciento con relación a la vigencia anterior. El citado incremento se explica a la observación de esta comisión lo que origino, un costo Beneficio de $134.591 millones, observación que se detalla en el siguiente párrafo: El Fondo de Destinación Especial – FON3, es manejado como un ente contable público Independiente del Fondo Nacional del Café, debido a que no se ha tenido en cuenta la Ley 788 de 2002 y la sentencia C-543 – 0167, del 23 de mayo del CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 73 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. 2001, Contrato de Administración del 12 de noviembre de 1997, lo anterior genera que los Activos, Pasivos y Patrimonio aproximadamente en $124.067 millones del Fondo Nacional del Café se encuentren subestimados y, por consiguiente, la propiedad de los mismos recaiga sobre el ente administrador, sin que exista soporte que los acredite como públicos; afectando la integridad y razonabilidad de las cifras contables reflejadas en el Fondo Nacional del Café. Observación Corregida durante la auditoría Es de resaltar que los Activos Fijos del Fondo Nacional del Café en lo referente a Destinación Especial aparecen a nombre de Federación Nacional de Cafeteros. La otra circunstancia se debe a las utilidades del ejercicio por valor de $41.379 millones. Y en tercer lugar a valorizaciones originadas en la vigencia de 2003 con ocasión de los avalúos técnicos que permitieron la valorización de las Propiedades Planta y Equipo del Fondo Nacional del Café. Cuentas de Orden Con relación al registro de la Marca Juan Valdez en la contabilidad del Fondo Nacional del Café por la administradora de este (Federación Nacional de Cafeteros de Colombia), la Comisión de Auditoría determinó: Se registró como un Activo Intangible el valor de los gastos de registro de las marcas de acuerdo a las normas y practicas contables, cumpliendo los criterios básicos de uso amparado por los registros correspondientes, costos reales identificados con tal derecho y la certeza de que el derecho en mención genera beneficios económicos. En referencia con la valorización técnica de las marcas y a la razonable certeza de que el Fondo Nacional del Café perciba benéficos económicos atribuibles a éste activo, se contrató una firma especializada para el avaluó de este intangible, sin que hasta el momento se hayan obtenido los resultados del mismo. Para la Comisión de Auditoría es claro que una vez concluya el avaluó, éste no debe formar parte de los activos del Fondo, ya que es un intangible formado, cuyo valor comercial es relativo y podría ser relevante para la situación financiera del Fondo, siendo prudente controlar su valor, estimado a través de avalúos y registrados en una Cuenta de Orden, revelando los detalles en notas a los Estados Financieros. Esto se ampara en la normatividad y estudios existente en este tema. Lo que es cierto, es que no se contó con un avalúo técnico con anterioridad a la autorización del usufructo por parte del Comité Nacional de Cafeteros para así CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 74 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. determinar los beneficios económicos que recibiría el Fondo por la explotación de este intangible. 3.2.3. Quejas y Denuncias La Contraloría General de la República recepcionó diferentes quejas a nivel central y departamental, las cuales fueron analizadas como se resumen a continuación: Nivel Central Queja Q-11-03-2240 Interpuesta por el señor Pedro de Narváez, el 14 de octubre de 2003 a la Contraloría General de la República y remitida a la Delegada del Sector Agropecuario el 29 de octubre de 2003, relacionada con las irregularidades que se han venido presentando en el manejo de los recursos del Fondo, por parte de los empleados de la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia. Es de resaltar que, el proceso sobre análisis y estudio de las actuaciones relacionadas con la queja continúa, no obstante que el proceso de Auditoría finalice el 30 de junio de 2003. Comité Departamental del Quindío Queja No. Q-063-03—043 Presuntas irregularidades en el contrato suscrito entre la Federación Nacional de Cafeteros y el Gobierno Nacional en cuanto a la distribución de recursos provenientes de los impuestos recaudados a los cafeteros, los cuales deben ser transferidos a las diferentes Cooperativas de Caficultores y excluyen a la Cooperativa Nacional de Cafeteros de Calarcá. No existió negligencia por parte del Comité Departamental de Cafeteros del Quindío en la decisión de no conceder el aval a la Cooperativa de Cafeteros de Calarcá. En lo concerniente a la competencia de la CGR (Gerencia Departamental Quindío), se archiva la presente queja por no encontrarse mérito para abrir investigación fiscal, dado que no es competencia del Comité Departamental de Cafeteros del Quindío la distribución de estos recursos. Queja No. Q-11-03-2241 CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 75 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Presuntas irregularidades en el manejo de los recursos del Fondo Nacional del Café por la Cooperativa de Caficultores del Quindío Ltda. El grupo auditor evidenció las actuaciones tomadas por el Comité Departamental de Cafeteros del Quindío en lo de su competencia y las del Consejo de Administración de esta Cooperativa, la cual destituyó a María del Pilar Mazo, Gerente en ese momento, e instauró denuncia penal ante la Fiscalía General de la Nación. La Dirección de Vigilancia Fiscal de la Contraloría Delegada del Sector Agropecuario solicitó la ampliación de pruebas y la inclusión de un nuevo material probatorio del nivel central. En el nivel central se constataron los siguientes aspectos en relación con esta queja: Los miembros de la Junta de Vigilancia de la Cooperativa de Caficultores del Quindío Ltda., señores Diego Hadad Salame y Alfonso López Tamayo, en septiembre 25 de 2003, informan a la Contraloría General de la República sobre las irregularidades detectadas en la Administración de esa Cooperativa, que derivan en un millonario faltante en los recursos del Fondo Nacional del Café, que provee la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia, para la compra de café. La Contraloría General de la República por intermedio de la Gerencia Departamental del Quindío, avalúo y analizó la evidencia y soporte documental, y determinó que la Cooperativa de Caficultores del Quindío, procedió a entregar y liquidar el café pergamino y excelso a ALMACAFÉ. Una vez se valoró el faltante por $794.5 millones, correspondientes a recursos entregados a través de la Línea de Financiamiento y Fertilizantes, y faltante en empaque, la Cooperativa de Caficultores del Quindío, para cubrir la obligación en dinero efectivo, transfiere a título de Dación en Pago una máquina Trilladora, cuyo valor es estimado en $933.0 millones, como lo demuestra el documento de Dación en Pago, celebrado el 29 de diciembre de 2003, entre la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia como administradora del Fondo Nacional del Café y la Cooperativa de Caficultores del Quindío. También se estableció que la máquina Trilladora ingresó como un activo fijo en el rubro de Propiedad Planta y Equipo del Fondo Nacional del Café, por valor de $933 millones, el 31 de diciembre de 2003, como lo demuestra la documentación entregada por la Federación. La entrega material de la máquina Trilladora, se efectúo en ALMACAFÉ del Quindío, el 15 de enero de 2004, donde presta sus servicios de trilla, administrada por esta empresa. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 76 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. De acuerdo con lo anterior, la Contraloría considera que las irregularidades presentadas en la Cooperativa de Caficultores del Quindío, en relación con los recursos entregados por el Fondo Nacional del Café, por concepto de Línea de Financiamiento y Fertilizantes, fueron subsanadas con la entrega material de la máquina Trilladora. Es necesario resaltar que, los hechos fueron puestos en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, el 30 de mayo de 2003 por el Representante Legal de la Cooperativa. Se considera dar respuesta a los quejosos, informándoles sobre las actuaciones de la Contraloría General de la República. Queja No. Q-063-03-047 Presuntas irregularidades en adquisición de bienes por parte del Comité Departamental de Cafeteros a la Cooperativa Departamental de Cafeteros del Quindío, representados en un local alquilado a una firma comercial y unas oficinas que se encuentran abandonadas y sin uso, además trámite de un crédito por $1.000 millones para dicha Cooperativa, la cual se encuentra investigada por presuntos faltantes e irregularidades que comprometen los recursos de los caficultores. El bien inmueble fue adquirido con Recursos Propios del Comité (FON1), por $1.700 millones. Por no tratarse de inversión del Fondo Nacional del Café (FON2) o recursos de Destinación Especial (FON3), no es competencia de la Contraloría General de la República el control fiscal de estos recursos. Analizada el Acta 033 del Comité Departamental de Cafeteros del Quindío de agosto 11 de 2003, no se encontró la aprobación de ningún crédito por $1.000. De igual manera se verificó a la fecha, la inexistencia de algún crédito avalado por el Comité por este valor. La Federación Nacional de Cafeteros es quien determina estos créditos, los Comités Departamentales sólo avalan a las cooperativas. Con la presente respuesta, se está atendiendo comunicación de septiembre 18 de 2003 del Gerente de la Cooperativa Nacional de Cafeteros de Calarcá José Guillermo Jaramillo Cárdenas, sobre los mismos hechos aquí tratados. Esto asociado a lo tratado en reunión del grupo auditor con el quejoso, señor José Guillermo Jaramillo Cárdenas, en octubre 2 de 2003, de acuerdo al análisis documental, análisis a respuestas suministradas por el Director Ejecutivo del Comité, y según consenso del equipo auditor, esta queja se archiva por no encontrarse mérito alguno para abrir investigación fiscal ni correr traslado a otras entidades de control. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 77 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. Comité Departamental de Antioquia La Contraloría General de la República analizó las denuncias radicadas con el No. Q-05-03-034, presentada ante la Gerencia Departamental Antioquia contra el Comité Departamental de Cafeteros de Antioquia. Esta denuncia, relacionada con presuntas irregularidades en el otorgamiento de un crédito por parte de BANCAFÉ, fue cedido por el Banco a la Federación Nacional de Cafeteros y se pudo constatar que existen los respaldos de garantía debidamente constituido con el pagaré No. 228-35981204 en custodia en BANCAFE. Otra denuncia, radicada Q-05-03-043, relacionada con la falta de acompañamiento a las Acciones Comunales para concertar las necesidades de los proyectos de mejoramiento de vivienda e inconformidad de la comunidad por la selección de las familias beneficiadas con los subsidios y por último, la denuncia Q-05-03-044, relacionada con presuntas irregularidades en la asignación de subsidios para el mejoramiento de vivienda en la vereda La Florida (municipio de Betania). De estas denuncias se concluye que, no hubo ninguna irregularidad por lo tanto se procede al archivo de las mismas. CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 78 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C. 4. ANEXOS CGR - CDSAgropecuario Carrera 10 No. 17-18 Piso 16 79 . Telf: 2843379 Fax: 2824589 Bogotá D.C.