Manual tutorial del proceso P13 Solicitud de Adquisiciones

PANDA 13
Solicitud de Adquisiciones
Roles:
SUB_EA
SUB_RM
SUB_PP
ROL: SUB_EA
El SUB_EA inicia el proceso de Solicitud de Adquisiciones, para iniciar, deberá de hacer clic en el
renglón correspondiente.
ROL: SUB_EA
Al iniciar el proceso se presenta la pantalla donde deberá de capturar todos los elementos que componen la
requisición, es importante marcar la fecha de inicio y de fin de ejecución de la requisición así como el lugar
donde se hará ejercicio de la solicitud.
Del menú de selección se deberá de ir agregando los bloques como : Descripción del servicio, antecedentes,
objetivos. Etc.
ROL: SUB_EA
Al continuar cargando los datos se deberá
de ingresar cada elemento de la
requisición,
estos
elementos
serán
referidos como partidas, y se deberá de
describir cual es el elemento que se
describe, tal como: un contrato, o bienes
inmuebles, así como el costo de cada
solicitud.
En caso de que se vayan a incorporar
documentación de soporte se deberá de ir
agregando una a una con el botón que
dice “Anexos de la solicitud”. Donde se
van incorporando en un listado.
Es importante que el SUB_EA seleccione
el titular o director del área que solicita la
requisición.
Si el SUB_EA tiene comentarios que
realizarle a la subdirección de recursos
materiales podrá hacerlo en el campo de
“Comentarios”. Dichos comentarios no
serán parte de la documentación pero si
del proceso. Y seran desplegados para
verse por el SUB_RM
ROL: SUB_EA
En esta pantalla termina la Tarea inicial del SUB_EA e indica a quien continua
ROL: SUB_RM
Al ingresar al sistema el SUB_RM encontrará pendiente la tarea de validación de
la requisición hecha por el SUB_EA
ROL: SUB_RM
Al cargar la pantalla de Validación el SUB_RM, podrá revisar todos los
elementos que fueron capturados por el SUB_EA, de esta forma podrá
constatar que la información esta completa y correcta.
ROL: SUB_RM
Si el SUB_RM al revisar la requisición determina que la información no esta
correcta, puede regresar la tarea al SUB_EA para que la complete o corrija.
En caso que se encuentre completa y valida, se selecciona la opción de “La
justificación es correcta” y se da clic en el botón continuar
ROL: SUB_RM
Al terminar de validar la información. Se termina la tarea y se indica
cual es la siguiente tarea y a quien le corresponde
ROL: SUB_RM
La nueva tarea también le corresponde al SUB_RM para que
empiece a editar la información de partidas presupuestales
ROL: SUB_RM
En esta pantalla se especifica la partida presupuestal y el calendario de pagos
sugerido. El SUB_RM ingresará la información de egresos para cada mes,
asegurándose de que no excede el importe de los requerimientos con IVA. El
importe que deberá de ingresar en cada mes deberá de incluir IVA.
ROL: SUB_RM
Al finalizar la configuración de pagos sugeridos, el SUB_RM podrá incluir
comentarios al SUB_PP para ser tomados en cuenta a la hora de aprobar o
rechazar la solicitud.
ROL: SUB_RM
La tarea ha terminado y se indica que la siguiente tarea
corresponde al SUB_PP para la autorización o rechazo de la
suficiencia presupuestal.
ROL: SUB_PP
Al ingresar el SUB_PP (Subdirector de programación y presupuesto) al sistema
encontrará la tarea de “Autorizar la suficiencia presupuestal”. Para iniciarla
deberá de hacer clic en el renglón correspondiente.
ROL: SUB_PP
En la pantalla el SUB_PP revisa la información enviada por el SUB_RM,
ROL: SUB_PP
En la pantalla el SUB_PP, puede editar la información del calendario de pagos de acuerdo al presupuesto de la partida
presupuestal seleccionada.
El SUB_PP puede seleccionar si la solicitud es:
•
•
•
•
Aceptada
Aceptada condicionada
Rechazada para corregir
Rechazada definitivamente
En caso de que la solicitud tenga que ser enviada de vueltal SUB_RM el SUB_PP podrá hacer uso del espacio de
“comentarios” para indicar que debe modificar o porque fue cancelada la solicitud.
ROL: SUB_PP
Si la solicitud fue aprobada, aquí terminan las tareas del SUB_PP en caso de
que necesite corrección se regresara la tarea al SUB_PP una vez que el
SUB_RM tenga corregida la información enviadada.
ROL: SUB_RM
La tarea es asignada al SUB_RM, la tarea asignada es seleccionar en caso de
que apliquen cuales autorizaciónes externas pueden ser incluidas en el
expediente.
ROL: SUB_RM
En esta pantalla el SUB_RM va agregando las autorizaciones externas en el listado, mismas que van a generarse en la
siguiente tarea. Para agregar una autorización externa deberá de hacer clic en el botón “Agregar autorización” y
después seleccionar en la columna de titulo la opción correspondiente. Al terminar deberá de hacer clic en el botón
“Continuar”.
NOTA: El formato de ICyT DF puede servir de apoyo para generar los formatos que por su naturaleza no pueden ser generados por la
herramienta.
ROL: SUB_RM
La tarea ha terminado, y se indica la tarea siguiente
ROL: SUB_RM
La pantalla final, nos permite ir guardando los avances del caso, así como ir
generando los reportes. Datos como fecha de presentación de caso y asi como el
estado caso ya sea aceptado (por el comité), rechazado (por el comité) o
concluido su ejercicio.
ROL: SUB_RM
Se puede imprimir cada formato de forma independiente
guardando la información del caso, hasta que haya concluido.
e ir