Autocontrol_imprimible Página 1 de 109 TEMA AUTOCONTROL

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TEMA AUTOCONTROL
OBJETIVO GENERAL
Lograr que los servidores públicos interioricen y apliquen las herramientas del
sistema de control interno, enmarcado en el modelo estándar de control interno
MECI 1000:2005, de forma tal que puedan ejercer autocontrol a nivel individual
y autorregulación a nivel institucional que conlleven al cumplimiento de los
objetivos del Plan de Desarrollo Distrital.
Lograr la comprensión del autocontrol y su relación con la conciencia del
servidor público para contribuir a la gestión distrital humana, sostenible y eficaz.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Al terminar el tema, los servidores públicos o los particulares que ejercen
funciones públicas estarán en capacidad:
1. Comprender el concepto de control dentro de la función administrativa
definida en la Constitución política de 1991.
2. Conocer el marco jurídico –Ley 87 de 1993– en el que se desarrolla y
consolida el sistema de control interno del Estado.
3. Conocer la fundamentación del modelo estándar de control interno MECI
1000:2005.
4. Comprender la compatibilidad y complementariedad del sistema de
control interno con otros sistemas de gestión.
5. Identificar la estructura y las herramientas del MECI 1000:2005, que
facilitan el ejercicio intrínseco del control interno / autocontrol.
6. Identificar el rol que le corresponde a cada servidor público frente al
sistema de control interno y asumir su responsabilidad frente al mismo.
7. Efectuar acciones correctivas que mejoren las acciones laborales y
personales.
8. Propiciar el crecimiento personal y laboral.
9. Precisar las acciones de autocontrol en la función administrativa.
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TABLA DE CONTENIDO
1. CONTROL EN LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
1.1 PARADIGMAS OBSOLETOS DE CONTROL Y SU NUEVO ENFOQUE
1.2 LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE 1991 Y EL CONCEPTO DE CONTROL
RESUMEN
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
2. LEY MARCO DE CONTROL INTERNO – LEY 87 DE 1993
2.1 CONTROL INTERNO COMO SISTEMA
Principios de la función administrativa
Objetivos del control interno
Elementos del control interno
Características del control interno
RESUMEN
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
3. MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI 1000:2005
3.1 PRINCIPIOS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
3.2 COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN
3.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MECI 1000:2005
RESUMEN
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
4. AUTOCONTROL PSICOLÓGICO
4.1 DEFINICIONES
Autocontrol
Autocontrol psicológico
Conciencia
4.2 LA CONCIENCIA
4.3 EL YO Y LA CONCIENCIA DE SÍ MISMO
4.4 LAS CAPACIDADES
4.5 LA MORAL Y EL AUTOCONTROL
4.6 PROCESO DE AUTOCONTROL PSICOLÓGICO
4.6.1 La responsabilidad
4.6.2 Ejercicios iniciales para hacer autocontrol
4.7 EVENTOS DE AUTOCONTROL
4.7.1 ¿Cómo se efectúa el autocontrol a nivel personal?, ¿cómo hago acciones
correctivas y doy paso a mi crecimiento personal?
4.7.2 ¿Cómo se efectúa el autocontrol en la función administrativa?, ¿cómo
hago acciones correctivas y doy paso a mi crecimiento laboral?
RESUMEN
EVALUACIÓN
5. ESTRUCTURA DEL MECI 1000:2005
5.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
5.1.1 Componentes del subsistema de control estratégico
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AMBIENTE DE CONTROL
⇒ Elementos del ambiente control
™ Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
™ Desarrollo del talento humano
™ Estilo de dirección
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
⇒ Elementos del direccionamiento estratégico
™ Planes y programas
™ Modelo de operación por procesos
™ Estructura organizacional
ADMINISTRACIÓN DE RIESGO
⇒ Elementos de la administración de riesgo
™ Contexto estratégico
™ Identificación de riesgos
™ Análisis de riesgos
™ Valoración de riesgos
™ Políticas de administración de riesgos
RESUMEN
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
5.2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
5.2.1 Componentes del subsistema de control de gestión
ACTIVIDADES DE CONTROL
⇒ Elementos de las actividades de control
™ Políticas de operación
™ Procedimientos
™ Controles
™ Indicadores
™ Manual de procedimientos
INFORMACIÓN
⇒ Elementos de la información
™ Información primaria
™ Información secundaria
™ Sistemas de información
COMUNICACIÓN PÚBLICA
⇒ Elementos de la comunicación pública
™ Comunicación organizacional
™ Comunicación informativa
™ Medios de comunicación
RESUMEN
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
5.3 SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL
5.3.1 Componentes del subsistema de evaluación de control
AUTOEVALUACIÓN
⇒ Elementos de la autoevaluación
™ Autoevaluación del control
™ Autoevaluación de gestión
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EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
⇒ Elementos de la evaluación independiente
™ Evaluación del sistema de control interno
™ Auditoría interna
PLANES DE MEJORAMIENTO
⇒ Elementos de los planes de mejoramiento
™ Plan de mejoramiento institucional
™ Plan de mejoramiento por procesos
™ Plan de mejoramiento individual
RESUMEN
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
5.4 EL MECI Y EL PHVA
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES
6.1 DE LA ALTA DIRECCIÓN
6.2 DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
6.3 DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO
6.4 DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS O DE LOS PARTICULARES QUE
EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS
6.5 DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. UNIDAD DE AUDITORÍA
INTERNA O QUIEN HAGA SUS VECES
RESUMEN
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
AUTOEVALUACIÓN
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1. CONTROL EN LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
A pesar de los esfuerzos realizados en los últimos años, el desarrollo del
control interno es aún incipiente y más tratándose del tema y del vocablo
“control” que, sin lugar a dudas, no ha podido apartarse de las prácticas
vetustas, permitiendo la dilución de la responsabilidad de la alta dirección del
sector público, en el logro de los objetivos y metas de las entidades que
conforman la administración estatal.
Es de vital importancia generar en los servidores públicos, en general, y en la
alta dirección, en particular, el mayor interés y compromiso en la gestión,
mediante un decidido cambio de actitud que consolide en las entidades del
Estado una verdadera cultura de autogestión y de mejoramiento continuo,
tomando como eje el sistema de control interno, parte integral de la función
administrativa del Estado, tal y como lo expresa la constituyente de 1991.
En el presente tema usted encontrará la ley marco de control interno y el
modelo estándar de control interno, con los principios que lo rigen, los diversos
subsistemas, sus componentes y elementos, así como los roles y
responsabilidades que a cada miembro de la entidad le competen; esperamos
que su estudio redunde en la mejora de la gestión de su entidad y, por ende, de
su trabajo como servidor público.
1.1 PARADIGMAS OBSOLETOS DE CONTROL Y SU NUEVO ENFOQUE
Punto de reflexión:
Sin duda el concepto de control no es desconocido para usted, sin
embargo, es claro que cada uno puede tener perspectivas diferentes que
lleven a diversas aplicaciones e interpretaciones. Para ubicarse en el
contexto del módulo que se va a desarrollar, inicie desde el cuestionamiento
sobre ¿qué es control?
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El control interno no es algo nuevo, ha surgido con el desarrollo del hombre y
hace parte de su mejoramiento continuo. Sin embargo, aún se mantienen unos
paradigmas frente al concepto del control que han limitado su desarrollo.
Paradigma es una creencia fuertemente arraigada que tiene un valor y
determina un comportamiento o una conducta.
PARADIGMAS OBSOLETOS
NUEVO ENFOQUE
Práctica externa (ejercido por terceros) Basado en procesos (las actividades
Supervisión (actividad de seguimiento están relacionadas entre sí y aportan
que realiza generalmente el nivel un valor agregado al resultado, por lo
el
control
se
efectúa
superior para verificar el cumplimiento tanto
mutuamente, es decir, una actividad se
de las actividades asignadas)
convierte en el control de la anterior)
Castigo (sancionar incumplimiento,
Autocontrol (responsabilidad individual
reprender)
que asume cada servidor público para
Control previo (antes de materializar garantizar el adecuado cumplimiento
los hechos)
de sus tareas)
Represivo (se realiza por temor no por Proactivo no reactivo (énfasis en la
convicción)
prevención más que en la corrección)
Responsabilidad de otros (se diluye la Realizado en tiempo real (sobre la
responsabilidad sin asumir la propia)
marcha de las actividades, es decir,
intrínseco a las mismas)
Participativo y consultivo (de común
acuerdo entre los diferentes actores)
1.2 LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE 1991 Y EL CONCEPTO DE CONTROL
Basta recordar la situación política y socioeconómica que se vivía en el país
antes de la Reforma Constitucional de 1991, donde se había disparado el nivel
de corrupción y la ciudadanía, en general, desconfiaba de las instituciones
públicas que se mostraban incapaces e insuficientes para responder a sus
necesidades apremiantes.
La oscuridad que se cernía a lo largo y ancho del país auguraba épocas
difíciles que a su vez reclamaban cambios radicales en los aspectos políticos,
étnicos, sociales y administrativos y, por eso, bajo la premisa de “entidad
pública que no se modernice está condenada a desaparecer”, el gobierno del
doctor César Gaviria convoca a la asamblea nacional constituyente.
Dentro de los muchos temas analizados por la citada asamblea, ella puso
especial interés en el del control de la Administración Pública, ya que estaba
concebido como una práctica externa, fundamentada en la desconfianza y en el
desarrollo de procedimientos exhaustivos de vigilancia a través del control
previo, perceptivo y posterior sobre procesos de apoyo como la administración
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de recursos financieros, físicos y humanos, realizados por entidades que, de
forma paralela reejecutaban las acciones de la administración avalándolas o
refrendándolas.
No en vano se calificó de coadministración esta labor que llegó a hacer crisis
hasta ganarse el adjetivo de “foco de corrupción”, ya que no había actividad
administrativa que previamente no pasara por la respectiva revisión de las
contralorías, conllevando así la correspondiente dilución de la responsabilidad
administrativa de la alta gerencia de las entidades públicas.
Ante tal situación, la asamblea nacional constituyente se propuso separar el
control ejercido por los organismos externos de control y el ejercido por la
propia administración, y por esto en el texto final la Constitución política
establece:
Artículo 209. “La función administrativa está al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización
de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el
adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en
todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos
que señale la ley”.
Esto hace inminente que la gerencia pública colombiana interiorice el concepto
de control interno como una función administrativa básica y fundamental, para
la toma acertada de sus decisiones, tal como lo expresa la constituyente de
1991.
En consecuencia, es claro que si la responsabilidad de las actuaciones
administrativas recae en cada uno de los gerentes públicos y sus funcionarios
delegados, es a cada uno de ellos a quienes además de interesarles, les es
indispensable mantener un sistema de control interno que les permita una
seguridad razonable en el sentido que sus actuaciones se ajustan a la ley y así,
se encaminen, no sólo a la formulación de objetivos y metas, sino a
concretarlas de manera práctica.
La constituyente de 1991 refuerza este precepto cuando en el artículo 269 de la
Constitución política señala:
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“En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a
diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y
procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la
cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos
servicios con empresas privadas colombianas.”
Como se observa, el Control Interno es una parte indisoluble e indelegable de
la función administrativa gerencial, desarrollada de manera autónoma y
particular en cada entidad, ya que se ajusta a las características, necesidades y
requerimientos de cada ente público.
RESUMEN
El mandato constitucional obliga a asumir una visión gerencial del Estado,
donde el ciudadano sea el eje fundamental de su accionar sin privilegios hacia
grupos particulares, sino por el contrario, primando los intereses generales bajo
claros principios éticos y morales en procura de la máxima productividad y el
mejor uso de los recursos disponibles en función de los objetivos y metas
propuestas, de tal manera que cada entidad pública, en su ámbito de
competencia, dé siempre una respuesta oportuna a las necesidades sociales
de la comunidad, a través de una actuación transparente e imparcial, tal como
lo señalan los principios de la función administrativa.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Una vez leída esta primera parte del módulo, discuta y comparta con sus
compañeros de oficina el concepto de control. Verifique cuál es la tendencia
que se está llevando en su entidad y reflexione si es la adecuada y como
podría usted aportar ideas para inducir hacia el nuevo paradigma.
AUTOEVALUACIÓN
1. De las siguientes alternativas escoja la que representa el concepto de control
interno
a.
b.
c.
d.
Práctica externa
Revisión previa
Responsabilidad de otros
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d
2. La aplicación del sistema de control interno es igual en todas las entidades
públicas
a. Falso
b. Verdadero
a
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La respuesta es a porque el control interno es según la naturaleza de cada
entidad. (Art. 269 de la Constitución política).
3. ¿Sabe usted si su entidad está obligada a tener sistema de control interno?
a. Sí
b. No
a
La respuesta es Sí porque el artículo 209 establece que la Administración
Pública en todos sus órdenes tendrá un control interno
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2. LEY MARCO DE CONTROL INTERNO – LEY 87 DE 1993
“Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones".
El desarrollo del mandato constitucional dado en la Ley 87 de 1993 está
encaminado hacia un enfoque sistémico de la organización, donde esta se ve
como un todo integral y no como una unión de partes, esto es, que lo
fundamental no radica en la existencia de los elementos sino en la coherencia
e interrelación de ellos, entendido como la capacidad de influencia entre los
mismos.
Al señalar el artículo 1o. de la citada Ley, podemos diagramar lo que se
entiende por control interno así:
2.1 CONTROL INTERNO COMO SISTEMA
La concepción sobre que el Control Interno es un conjunto armónico, es
fundamental, ya que permite que todas las instancias de la organización se
involucren y se comprometan activamente en el ejercicio del control, al
entender que cada uno, desde su ámbito de acción, colabora para la obtención
de óptimos resultados, coherentes con el objeto social y las funciones
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asignadas. Por esto, el control es un medio y no un fin en sí mismo, pues en
una entidad se podrá decir que hay un adecuado sistema de control interno en
la medida en que este le permita alcanzar sus metas y objetivos institucionales
de manera eficaz y eficiente, reduciendo al máximo el riesgo de ocurrencia de
hechos no deseados y, promoviendo su buen funcionamiento.
La ley 87 de 1993 consta de principios, objetivos, elementos y características.
Ingrese a cada uno de los enlaces para que conozca el contenido de cada uno
de ellos.
Principios de la función administrativa
A continuación, se describen los principios establecidos para la función
administrativa. Estos deben regir todos los actos tanto de las entidades como
del hacer del servidor público.
™ Igualdad
Debe ser la guía fundamental de la Administración Pública para que sus
actividades, y decisiones estén orientadas al interés general, sin privilegios a
personas o grupos especiales. Además, está contemplada dentro de la
Constitución política, como uno de los derechos fundamentales de las
personas.
™ Moralidad
Todas las operaciones deben estar basadas en las normas constitucionales y
legales, de acuerdo con los principios de la sociedad; es un mecanismo
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tendiente a evitar corrupción, despilfarro, deshonestidad e irresponsabilidad de
los servidores públicos.
™ Eficacia
Pretende que los resultados se logren de manera oportuna y guarden relación
con sus objetivos y metas.
™ Economía
Busca que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se
obtengan al menor costo; es decir, asignación de recursos adecuada en función
de los objetivos y metas, garantizando una política de austeridad y de
responsabilidad.
™ Celeridad
Capacidad de respuesta oportuna para resolver los requerimientos efectuados
de cualquier orden; busca eliminar los resultados tardíos.
™ Imparcialidad
Transparencia en las actuaciones de forma que nadie se sienta discriminado ni
afectado en sus intereses.
™ Publicidad
Todos los actos de la Administración Pública deben ser de conocimiento de la
ciudadanía y otras partes interesadas.
™ Eficiencia
Plantea que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar
sus resultados.
™ Valoración de costos ambientales
Es cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el
medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y
explotación de los mismos.
Objetivos del control interno
La descripción que sigue es la de los objetivos del control interno de las
entidades del sector público.
™ Proteger los recursos de la organización al buscar su adecuada
administración ante posibles riesgos que los afecten.
™ Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones;
para esto promueve y facilita la correcta ejecución de las funciones y
actividades definidas para el logro de la misión institucional.
™ Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
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™ Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional.
™ Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus
registros.
™ Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos y, detectar y corregir
las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan
afectar el logro de sus objetivos.
™ Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación.
™ Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y de
mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de
acuerdo con su naturaleza y características.
Ver Ley 87 de 1993
Elementos del control interno
™ Esquema de organización
El esquema organizacional es la forma en que se determinan las relaciones
entre las áreas misionales y las de apoyo y, se definen las líneas de autoridad y
responsabilidad, competencias y funciones.
™ Conjunto de planes
La planeación, concebida como una herramienta gerencial que articula y
orienta las acciones de la entidad para el logro de los objetivos institucionales,
en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el
principal referente de la gestión y marco de las actividades de control interno
puesto que a través de ella se definen el qué, el cómo, el cuándo, el con quién,
el cuánto y el dónde se deben realizar las operaciones de las organizaciones.
La adopción de los instrumentos de planeación formalmente establecidos -plan
indicativo, planes de acción, planes de inversión, de desarrollo administrativofacilita la previsión del quehacer organizacional, relacionando principalmente,
insumos, procesos, recursos y productos orientados al logro de los objetivos
corporativos.
™ Métodos
Forma bajo la cual deberá desarrollarse una actividad o tarea.
™ Principios
Preceptos fundamentales definidos que orientan la Gestión Administrativa para
cumplir su propósito institucional.
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™ Normas
Son todas aquellas disposiciones de carácter interno que adopta una entidad,
(actos administrativos como memorandos, resoluciones y, en general, cualquier
manifestación de la voluntad administrativa) con el fin de orientar el proceder
cotidiano de una organización, y que encierran las guías de acción expresadas
por la alta dirección a través de la formulación de políticas.
™ Procedimientos
Son entendidos como el quehacer en la organización y guardan relación directa
con el desarrollo de los planes, metas y objetivos y con la estructura orgánica
de la entidad. No puede darse un esquema de organización y el
establecimiento de los planes sin que contemplen el cómo materializarlos.
A través de los procesos se generan los productos o servicios que los clientes
o usuarios, unidades organizacionales, instituciones o empresas esperan
recibir bajo criterios de calidad y oportunidad para satisfacer sus necesidades.
Sin que se convierta en una manera rígida del accionar de las entidades, es
necesario que cada institución armonice el desarrollo de las diferentes
actividades consintiendo su permanente actualización, según las condiciones
cambiantes del entorno y de la entidad.
Tanto los procesos como los procedimientos deben ser dinámicos, y permitir a
la organización adaptarse a los cambios del entorno.
™ Mecanismos de verificación
Este componente es el complemento fundamental de la planeación, consiste en
la verificación y seguimiento a la gestión dándole dinamismo al proceso
planificador; la toma de decisiones y la retroalimentación de las acciones para
garantizar el logro de los resultados previstos, está considerado en dos
dimensiones: Autoevaluación y Unidad u oficina de control interno.
™ Unidad u oficina de control interno
Definida en la Ley 87 de 1993 como “Uno de los componentes del sistema de
control interno, del nivel gerencial o directivo, encargada de medir la eficiencia,
eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la
continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos
y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las
metas u objetivos previstos”.
Características del control interno
™ El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas
contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de
la respectiva entidad.
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™ Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la
responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de
control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y
misión de la organización.
™ En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es
responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato, de acuerdo
con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad.
™ La unidad de control interno o quien haga sus veces, es la encargada de
evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la
entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo, las
recomendaciones para mejorarlo.
™ Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma
exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes
operativos administrativos y financieros.
Ver Ley 87 de 1993
RESUMEN
Como se puede observar, la concepción del legislador sobre el control interno
se enfoca hacia un conjunto armónico de elementos que interactúan entre sí
para permitir que todas las instancias de la organización se involucren y se
comprometan activamente en el ejercicio del control, al entender que cada uno,
desde su ámbito de acción, colabora para la obtención de óptimos resultados,
coherentes con el objeto social y las funciones asignadas. Es por esto que
debe entenderse que el control es un medio para alcanzar las metas y fines
organizacionales y no un fin en sí mismo orientado al control por el control.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1. Verifique si en su entidad el sistema de control interno, se implementó a
través de un acto administrativo. Indague el número, la fecha y su
contenido.
2. Verifique en su entidad si la oficina de control interno o quién haga sus
veces realizó la evaluación del sistema de control interno de la vigencia
anterior y ¿cuál fue el resultado?
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AUTOEVALUACIÓN
1. Según la Ley 87 de 1993, en el sistema de control interno cada elemento se
desarrolla en forma independiente.
a. Verdadero
b. Falso
b
La respuesta es falso porque en el SCI los elementos interactúan entre sí de
manera sistémica.
2. Escriba la palabra que corresponda para completar los tres objetivos del
sistema de control interno
a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante posibles ______________ que los afecten.
riesgos
b. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al _______________ de los objetivos de la entidad
cumplimiento
c. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la _____________ y de sus
registros.
información
3. ¿Considera usted que el sistema de control interno se constituye en un fin o
en un medio para alcanzar los resultados de la Gestión Administrativa de su
entidad?
a. Fin
b. Medio
b
La respuesta correcta es b -un medio- porque contribuye al cumplimiento de los
objetivos mediante el monitoreo y seguimiento a la gestión.
3. De las siguientes expresiones, señale cuáles son principios de la función
administrativa:
a.
b.
c.
d.
e.
El trabajo en equipo
La eficiencia
Responsabilidad
Moralidad
Celeridad
b, c, d, e
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5. Considera usted que con la creación de la oficina de control interno y el
nombramiento de su personal, la autoridad competente en su entidad ¿está
cumpliendo el mandato legal?
a. Si
b. No
b
La respuesta correcta es No ya que se obliga es a diseñar y, a aplicar métodos
y procedimientos de control interno. (Art. 269 de CP).
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4. MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI 1000:2005
Mediante el decreto 1599 de mayo 20 de 2005, el Gobierno nacional adoptó el
modelo estándar de control interno para el Estado colombiano MECI
1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para
establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de control interno
en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5 de la Ley 87 de
1993.
Tal y como lo establece el Anexo Técnico del Decreto 1599/05:
“al Presidente de la República, con sujeción a lo dispuesto en las Leyes
87 de 1993 y 489 de 1998, le corresponde fijar las políticas en materia de
control interno con apoyo y coordinación del Consejo Asesor del
Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del
orden nacional y territorial, órgano consultivo que ha recomendado
establecer y adoptar un modelo estándar de control interno para las
entidades obligadas del Estado que permita desarrollar, implementar y
mantener en operación el sistema de control interno establecido en las
leyes antes citadas.
El modelo estándar de control interno que se establece para las
entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la
estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo
propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos
institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del
Estado.
Este modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del
Estado obligadas, puedan mejorar su desempeño institucional mediante
el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben
llevar a cabo las oficinas de control interno, unidades de auditoría interna
o quien haga sus veces.”
3.1 PRINCIPIOS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
Los principios del sistema de control interno se enmarcan, integran,
complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Se han
identificado los siguientes principios aplicables al sistema de control interno:
ƒ
ƒ
ƒ
Autorregulación
Autocontrol
Autogestión
Autorregulación. Es la capacidad institucional de la entidad pública para
aplicar de manera participativa, al interior de la organización, las normas,
métodos y procedimientos que le permiten el desarrollo e implementación del
sistema de control interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y
transparencia en la actuación pública.
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A TRAVÉS DE:
•
•
•
•
La promulgación de valores, principios y conductas éticas
La generación de códigos de BUEN GOBIERNO
La definición de un modelo de operación que armonice las normas y las
leyes para el cumplimiento de los propósitos institucionales
El establecimiento de normas, políticas y controles tendientes a evitar o
minimizar las causas y los efectos de los riesgos
Autocontrol. Es la capacidad que ostenta cada servidor público, para controlar
su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado
cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de
tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su
responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos
en la Constitución.
A TRAVÉS DE:
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•
•
•
•
Compromiso, competencia y responsabilidad
Responsabilidad para asumir sus propias decisiones y autorregular su
conducta.
Conciencia sobre la importancia de su compromiso
Responsabilidad del mejoramiento continuo
Estilo de dirección que fortalezca la confianza
Reglas de actuación para formalizar el comportamiento
Políticas y normas orientadoras
Procesos de capacitación y de formación orientados al mejoramiento
Perfiles según competencias
Para que las personas puedan ejercer el autocontrol se requiere el desarrollo
del proceso de autocontrol psicológico, tema que trataremos en el subtema
cuatro.
Autogestión. Es la capacidad institucional de toda entidad pública para
interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función
administrativa que le ha sido asignada por la constitución y la ley.
A TRAVÉS DE:
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•
La comprensión de las competencias y funciones
La adaptación consciente de la entidad a su entorno
La organización de la función administrativa y de su control, de acuerdo
con las características
La capacidad institucional para autorregular su funcionamiento
La conformación de la red de conversaciones que articula los procesos
La ejecución de planes de mejoramiento y seguimiento
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COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN
Según la Ley 872 de 2003 en su artículo 3, el sistema de control interno es
compatible con los sistemas de gestión de calidad y de desarrollo
administrativo, ratificado en el Anexo Técnico del MECI 1000:2005 que
establece:
“El sistema de control interno es complementario del sistema de gestión
de la calidad y desarrollo administrativo.
Es posible para una entidad pública, adaptar su sistema de control
interno existente, para que cumpla con los requisitos del presente
documento. (Anexo MECI 1000:2005)
El sistema de control interno debe entenderse como una herramienta que
comparte algunos elementos con otros sistemas. Por lo tanto, es posible
que la implementación de algunos de los requisitos de este documento
(anexo MECI 1000:2005) permita el cumplimiento total o parcial de
requisitos de otros sistemas. En la implementación del sistema de control
interno se debe tener cuidado especial en la identificación de estos
elementos comunes, para evitar que se dupliquen esfuerzos.”
3.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MECI 1000:2005
El modelo estándar de control interno plantea objetivos para garantizar:
Control de cumplimiento
Control estratégico
Control de ejecución
Control de evaluación
Control de información
TEMA AUTOCONTROL.doc
20
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ƒ
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Control de cumplimiento
o Establecer las acciones que permitan a la entidad garantizar el
cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal
que le es aplicable.
o Determinar el marco legal que le es aplicable a la entidad, con base
en el principio de autorregulación.
o Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que
garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable.
ƒ
Control estratégico
o Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la
importancia del control, mediante la generación y mantenimiento de
un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del
modelo estándar.
o Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo
organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza,
características y propósitos que le son inherentes.
o Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la entidad
pública cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los
recursos que se encuentren bajo custodia, buscando administrar en
forma diligente los posibles riesgos que se puedan generar.
ƒ
Control de ejecución
o Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección,
que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades
institucionales en armonía con los principios de eficacia y economía.
o Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén
dirigidos hacia el cumplimiento de la misión.
o Establecer los procedimientos que garanticen la generación y registro
de la información oportuna y confiable necesaria para la toma de
decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a
la comunidad.
o Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva
comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información
que genera la entidad pública de manera transparente, oportuna y
veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y
convenientemente.
TEMA AUTOCONTROL.doc
21
Autocontrol_imprimible
ƒ
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Control de evaluación
o Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que
permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la
entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad, permitiendo
acciones oportunas de corrección y mejoramiento.
o Establecer los procedimientos
permanentes de Control Interno.
de
verificación
y
evaluación
o Garantizar la existencia de la función de evaluación, independiente
de las Oficinas de Control Interno, Auditorias Internas o quien haga
sus veces sobre la entidad pública, como mecanismo de verificación
de la efectividad del Control Interno.
o Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la
entidad, igual, de su capacidad para responder efectivamente a los
diferentes grupos de interés.
o Establecer los procedimientos que permitan integrar las
observaciones de los órganos de Control Fiscal, a los planes de
mejoramiento establecidos por la entidad.
ƒ
Control de información
o Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la
generación de la información veraz y oportuna.
o Establecer los procedimientos que permitan la generación de la
información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la
entidad a los órganos de control externo.
o Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior
de la entidad.
o Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el
proceso de rendición de cuentas públicas.
RESUMEN:
Además de los principios de la función administrativa que rigen el accionar,
tanto de los servidores públicos como el de las entidades del Estado, el MECI
1000:2005, establece los principios de autorregulación, autogestión y
autocontrol, como pilares esenciales para garantizar el adecuado
funcionamiento del sistema de control interno, constituyéndose en condiciones
imprescindibles para garantizar su efectividad.
TEMA AUTOCONTROL.doc
22
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Lea el Decreto 1599 de 2005 y su documento anexo para que vaya precisando
la estructura del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005.
AUTOEVALUACIÓN
1. Señale la norma mediante la cual se adoptó el modelo estándar de control
interno MECI 1000:05
a. Ley 909 de 2005
b. Decreto 785 de 2005
c. Ley 87 de 2005
d. Decreto 190 de 2004
e. Decreto 1599 de 2005
e
2. Complete el siguiente enunciado del modelo estándar de control interno
MECI 1000:2005
“Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado
obligadas puedan _______ su desempeño institucional mediante el
fortalecimiento del control y de los ________de evaluación que deben llevar a
cabo las _______ de Control Interno, Unidades de Auditoria Interna o quien
haga sus veces.”
mejorar, procesos, oficina
3. De los siguientes principios, identifique los del MECI 1000:2005
a.
b.
c.
d.
Autorregulación, Autoevaluación y Autogestión
Autocontrol, Autoevaluación y Autogestión
Autorregulación, Autocontrol y Autogestión
Autorregulación, Autoevaluación y Autocontrol
c
4. Relacione los enunciados de la columna de la izquierda con el objetivo
del MECI 1000:2005 que le corresponda.
ENUNCIADO
OBJETIVO
a) Diseñar los procedimientos de 1) Control de ejecución
verificación y evaluación que
garanticen el cumplimiento del
marco legal aplicable
TEMA AUTOCONTROL.doc
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b) Establecer los procedimientos 2) Control de evaluación
de verificación y evaluación
permanentes
de
Control
Interno
c) Determinar los procedimientos 3) Control de cumplimiento
de prevención, detección y
corrección
que
permitan
mantener
las
funciones,
operaciones
y
actividades
institucionales, en armonía con
los principios de eficacia y
economía
5. El sistema de control interno, es incompatible con los Sistemas de
Gestión de calidad y con el de Desarrollo administrativo
a. Falso
b. Verdadero
a
La respuesta es la a ya que los sistemas son complementarios según la ley 872
de 2003 y el anexo técnico del MECI 1000:2005.
TEMA AUTOCONTROL.doc
24
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4. AUTOCONTROL PSICOLÓGICO
Este tema orienta al servidor público en las decisiones para efectuar el
autocontrol, personal y administrativo, y ofrece herramientas útiles para dirigir
su trabajo.
El planteamiento central, nos indica que el autocontrol es una acción personal,
determinada por las acciones de la empresa distrital. A su vez, el control es un
proceso de la empresa distrital que determina la conciencia, la responsabilidad
y el compromiso de los servidores públicos.
4.1 DEFINICIONES
Con el fin de que se tenga conocimiento sobre los conceptos, a continuación se
establecen las diferencias entre autocontrol, autocontrol psicológico y,
conciencia.
AUTOCONTROL
Es un proceso biológico, psicológico, antropológico y sociológico, complejo,
presente en todos los individuos, grupos y organizaciones. Es una relación
entre cuerpo, persona y sociedad.
Cuerpo:
El cuerpo humano con sus funciones cerebrales se dispone a asimilar y
transmitir la información necesaria para orientar una acción.
Persona:
Todas las personas tienen historias de vida personal, familiar y social.
Sociedad:
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Se rige por normas, leyes y valores morales (psicológico, antropológico,
sociológico).
Lenguaje
La herramienta clave para hacer autocontrol es el lenguaje, en todas sus
dimensiones: oral, escrito, dibujo, gestual, actitudinal.
AUTOCONTROL PSICOLÓGICO
El autocontrol psicológico es un proceso consciente, voluntario, que cada
servidor público realiza día a día para prevenir, detectar y corregir sus
comportamientos, para que, como persona, esté satisfecha con lo que hace y,
la empresa logre cumplir un plan de acción.
Es un proceso humano utilizado por las personas que desempeñan múltiples
actividades, como por ejemplo, el servidor público.
Consciente, racional / emocional
Es un proceso en el cual el servidor público despliega su conciencia de manera
voluntaria, con sus razones y emociones, para el cumplimiento de los objetivos
de cada entidad distrital, con los fines del Estado.
La interiorización.
La interiorización es un proceso consciente determinado por el pensamiento
racional-moral y por las emociones.
Adaptación.
El proceso de adaptación del ser humano al contexto social, como el de una
empresa distrital, se caracteriza por una construcción mental de dicha realidad
y, más específicamente, de las pautas que regulan la convivencia social. No
estamos solos, el trabajo lo hacemos con otros, el proceso de adaptación
TEMA AUTOCONTROL.doc
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permite, de manera permanente, coordinar con los compañeros, pensamientos,
lenguajes, emociones.
Costumbres, rituales y comportamientos laborales
Los actos psicológicos van de la mano con las costumbres y rituales para
efectuar acciones laborales y, también, con los deberes exigidos por los
reglamentos estatales.
El autocontrol psicológico no es un acto exclusivo de personas, lo deben hacer
los grupos, comités, equipos, toda la organización en pleno. En este estudio
vamos a hacer énfasis en las personas que desempeñan el rol de servidor
público.
La propia persona posee la capacidad de autocontrol “psicológico” de sus
comportamientos laborales, personales y familiares. Los servidores públicos
pueden convocar al autocontrol en diversos momentos de su trabajo.
CONCIENCIA
Es un estado mental, que construye la persona en su relación con la sociedad,
la cultura y la naturaleza. Estas variadas relaciones producen un conocimiento
y, por medio del lenguaje, se legitiman.
Es el momento propicio para caminar por el mundo de la Alcaldía Mayor de
Bogotá y de las empresas distritales. Si revisamos documentos, leyes,
decretos, manuales y recordamos las conferencias y talleres, en muchas de
ellas se afirma que:
TEMA AUTOCONTROL.doc
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“El autocontrol es un proceso de
compromiso
y
responsabilidad
individual orientado a resultados
institucionales, fundamentado en la
disciplina y los principios morales del
comportamiento humano”.
Esta es la versión del MECI
DEFINICIÓN DE AUTOCONTROL EN
EL CONTEXTO DE UNA EMPRESA
DISTRITAL
“Es la capacidad de cada servidor
público, independiente de su nivel
jerárquico dentro de la entidad, para
controlar
su
trabajo,
detectar
desviaciones y efectuar correctivos,
para el adecuado cumplimiento de los
resultados que se esperan del
ejercicio de su función, de tal manera
que la ejecución de los procesos,
actividades
y
tareas
bajo
su
responsabilidad, se desarrollen con
fundamento
en
los
principios
establecidos en la Constitución
política.”
Modelo estándar de control interno MECI
4.2 LA CONCIENCIA
La tarea de la conciencia es poner de presente el trabajo a realizar, las formas
de hacerlo, el marco legal que las establece y las consecuencias para la vida
personal y para el futuro de la entidad distrital.
Por ejemplo, si nos miramos en un espejo y describimos el cuerpo, lo sentimos,
lo nombramos, podemos decir que somos conscientes de nuestro cuerpo y, así
lo sentimos. Los nombres de las partes del cuerpo son aprendidos por medio
del lenguaje y la cultura.
De la misma manera, somos conscientes que leemos estas letras, que las
aprendemos y que las podemos usar para la vida personal y laboral. Sin
embargo, son tan diversas y complejas las acciones que producimos, que se
hace necesario un tiempo, un lugar y unas personas que nos ayuden a hacer
conciencia de lo que se dice y se hace.
Por eso, es prudente hacer con frecuencia declaraciones para sí mismo y para
otros, por ejemplo:
•
•
Yo soy fulano de tal…….
Yo trabajo como servidor público, haciendo…
TEMA AUTOCONTROL.doc
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•
•
•
•
•
•
•
•
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Mi trabajo este año consiste en….
Hoy en día me gusta mi trabajo por….
Hoy en día debería cambiar en estos comportamientos….
Espero que en los próximos meses logre en el trabajo….
Necesito la aceptación del jefe inmediato, por eso hago…
Además de servidor público, soy ciudadano…
Atiendo a la ciudadanía así…
Asumo que soy parte de una entidad distrital…
Todas estas frases están en primera persona, al conjugarlas con el YO, hago
conciencia de mis responsabilidades, necesidades y expectativas. El yo es el
agente que selecciona y orienta las diversas acciones de autocontrol (A1, A2,
A3...)
Es decir YO no hago conciencia de mis capacidades, necesidades e intereses
hablando de otro, se hace hablando de YO. A no ser que yo no tenga la
suficiente conciencia de mí. En ese caso preguntarse y preguntarle a otro quién
y cómo es usted, será de gran ayuda.
¿Nuestra conciencia nos hace conscientes? Si, como personas, como
ciudadanos y como servidores públicos, en la medida que:
ESCUCHO
A:
la ciudadanía
los jefes inmediatos
HAGO CONCIENCIA DE:
el servicio público
el cumplimiento con el plan de
acción
otros servidores públicos la empresa distrital
Además de escuchar, es clave:
TEMA AUTOCONTROL.doc
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OBSERVAR Y PREGUNTAR
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•
•
•
•
•
¿Cómo se resolvió x tarea?
¿Cómo se cumplió x meta?
¿Para qué se reunió el comité
de control interno?
¿Por qué se utilizan los
conductos regulares?
¿Por qué participo en cursos de
capacitación?
La conciencia la podemos utilizar para conocer y aplicar el control y el
autocontrol. Cuando se afirma que el servidor público asume el autocontrol,
estamos mencionando dos aspectos:
•
•
La capacidad de la persona para desempeñar un rol laboral
El tomar conciencia que este rol está codeterminado por normas
sociales y por normas personales
La conciencia es un medio que lleva a interiorizar y lograr adaptación. El
servidor público asume su rol por medio de la interiorización y la adaptación,
las cuales conecta con las obligaciones definidas por la empresa distrital a la
que pertenece, para detectar las desviaciones y oportunidades de
mejoramiento.
Para identificar el autocontrol es preciso reconocer:
El pensamiento
es un proceso neuropsicológico que utilizamos para
definir cada una de nuestras acciones y, el autocontrol
es una de ellas.
El lenguaje
Al pensar con la boca cerrada, estamos ordenando
frases según las normas del lenguaje que hemos
aprendido desde niños.
Las
razones
argumentos
o Con el pensamiento y el lenguaje producimos razones o
argumentos de lo que hacemos o lo que tenemos
previsto hacer, por ejemplo durante el trabajo.
Las emociones
A veces, las razones son poderosas y nos hacen
cambiar, también las emociones, lo que sentimos en
nuestro cuerpo y en nuestro ser es decisivo para
detectar y corregir comportamientos laborales.
El
proceso
adaptación
de Proceso de adaptación. El proceso de adaptación del
ser humano al contexto social, como el de una empresa
distrital, se caracteriza por una construcción mental de
dicha realidad y, más específicamente, de las pautas que
regulan la convivencia social. No estamos solos, el
trabajo lo hacemos con otros, el proceso de adaptación
TEMA AUTOCONTROL.doc
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permite, de manera permanente, coordinar con los
compañeros, pensamientos, lenguajes, emociones.
Entonces, el servidor público en plenitud de sus
capacidades físicas, mentales y espirituales, al trabajar
en una empresa, vive un proceso de adaptación a las
normas definidas.
El proceso de adaptación es permanente por:
•
•
•
•
•
El carácter dinámico que le imprimen sus
políticas
Los cambios de personas en los puestos de
dirección
El traslado de los grupos y equipos de trabajo
La apertura de la empresa en la recepción de
propuestas y proyectos de los trabajadores y
la comunidad
La evolución del proyecto de vida del servidor
público
Las capacitaciones de los servidores públicos
•
.
Es una mutua adaptación entre la empresa y sus
servidores públicos. Por ejemplo, cuando se decreta
el MECI, ambos se disponen a la adaptación al
modelo, no sólo es una persona la que “lucha” por
adaptarse, lo hace todo un colectivo de trabajadores
incluyendo a los directivos.
Para asumir el rol de servidor público, es
indispensable el proceso de adaptación y, para
lograrlo, se requiere del conocimiento de sí mismo,
que es el fundamento de todo proceso de autocontrol.
Entonces, para proceder al autocontrol debemos tener en cuenta que:
•
•
•
El rol del servidor público es construido con otros y, además, se hace
conectando la interiorización del mismo con la adaptación a este
El conocimiento del rol es indispensable para la adaptación
Para la práctica del rol, es prioritario el conocimiento racional y
emocional de las pautas de convivencia en el trabajo
TEMA AUTOCONTROL.doc
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Anteriormente se planteó que el conocimiento se construye en la relación con
otros. En este momento necesitamos construir un significado compartido sobre
el autocontrol, entonces los invitamos a que conversen entre ustedes sobre:
-
¿Cuáles son las relaciones entre el servicio público y el autocontrol?
¿Qué necesitamos para hacer autocontrol?
Por favor ingresen las conclusiones de la conversación en el siguiente espacio:
El servicio público
es:
El autocontrol es:
TEMA AUTOCONTROL.doc
Lo necesario para hacer autocontrol es:
32
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Las conclusiones de nuestro estudio dicen:
DEFINICIÓN
“El autocontrol es
un proceso de
compromiso
y
responsabilidad
individual
orientado
a
resultados
institucionales,
fundamentado en
la disciplina y los
principios morales
del
comportamiento
humano”.
HERRAMIENTAS
El
autocontrol
es
una
actividad necesaria para que
todo servidor público pueda
verificar por si mismo la
calidad de su trabajo.
Es el servidor público
quien
debe
realizar
permanentemente
el
autocontrol. Además de
los controles internos de la
empresa
Distrital,
se
requiere del control por sí
mismo y para sí mismo.
El
autocontrol
es
el
complemento del control
interno. Tanto el control
interno como el autocontrol
se aplican para corregir las
actividades
de
trabajo
asignadas.
QUÉ HACER
PARA QUE EL
AUTOCONTROL
DEL SERVICIO
PÚBLICO
FUNCIONE
Convertirlo en una
disciplina
Hacerlo
todos
función
de
Crear
una
nueva
cultura: positiva
Conocer
procedimientos
los
Actualizar las normas
Analizar, revisar
luego ejecutar
y
Comprometerse con el
MECI
Aceptar y promover el
cambio
Para lograr la Bogotá que todos deseamos, hay que pensar y actuar de forma
diferente entre los servidores públicos y los ciudadanos. Asunto importante son
las relaciones entre los servidores públicos y los ciudadanos y, otro asunto de
vital importancia es la relación consigo mismo. Veamos cómo estos dos
aspectos enriquecen la tarea de autocontrol.
¡Hemos logrado un significado compartido acerca del autocontrol!
4.3 EL YO Y LA CONCIENCIA DE SÍ MISMO
Es preciso declarar, que también existo YO. Sí, como un pronombre para
referirme a mí mismo; un mí mismo que gracias a la conciencia, puede afirmar
que ¡soy un servidor publico!, puesto que desempeño unas funciones
administrativas.
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Puedo afirmar que ¿yo soy una persona que me desempeño como servidor
público en una entidad Distrital? ¿Me conozco a mí mismo? Puedo preguntar a
otros ¿cómo soy yo, cómo trabajo, cómo controlo los procesos y los productos?
Es en esa interacción con los demás como se establece la noción de uno
mismo, el conocimiento propio. Este conocimiento surge de tres posibilidades:
•
•
•
La primera se basa en que puedo comprobar que no soy como el otro,
esto es: SOY YO IGUAL A MÍ MISMO Y DIFERENTE DE LOS OTROS.
La segunda se fundamenta en que, además, así es como soy conocido y
valorado por los demás que me reconocen y a quienes reconozco dentro
de unas ciertas categorías.
En tercer lugar mientras tengo una serie de afinidades con aquellos de
mi mismo grupo, experimento sentimientos de competitividad frente a
aquellos que están situados aparte.
¿Pero qué pasaría si además de preguntar a otros cómo califican mi trabajo, lo
califico yo mismo?
Por ejemplo, asignemos un valor:
50% yo
50% el otro
El otro puede calificarme con 100, más mi calificación 100. Soy un servidor
público ejemplar. Resultado: optimismo.
A veces somos duros y calificamos: el otro 100, yo mismo 30. Resultado:
pesimismo.
Otras veces somos presumidos: el otro nos califica 30, yo mismo 120.
Resultado: triunfalismo.
Las calificaciones son subjetivas, así las haga el otro o yo mismo. Lo que se
debe precisar es, ¿cuáles son los aspectos que estamos calificando?
TEMA AUTOCONTROL.doc
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La vida nos enseña tanto, recuerdo una frase que me ofrecieron en un
momento en que me resistí a cambiar mi calificación:
Otra situación es de factible ocurrencia, cuando los otros no califican
adecuadamente mi trabajo; quiero compartir frases, para este caso:
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Para recordar:
La sabiduría popular nos indica que cada uno es forjador de su propia fortuna;
hoy en día, la fortuna de trabajar, de conocer, de prestar un servicio, de
contribuir a la construcción de la democracia.
La sabiduría científica y la cotidiana también nos advierten cuán fácil y
corriente es engañarse a sí mismo. Luego, la conciencia que poseemos, además
nos posee y nos puede hacer frágiles.
Por más que tengamos la virtud de saber qué somos y qué hacemos, se corre el
riesgo de obviar el contacto sobre uno mismo. Es virtuoso saber de ese riesgo y
afrontarlo como una condición de la vida.
4.4 LAS CAPACIDADES
Las entidades y las personas tienen capacidades sin las cuales no lograrían
cumplir las tareas y las metas.
La gráfica que aparece a continuación muestra la interrelación existente entre
la entidad distrital, el servidor público y la persona.
Servidor
público
Como se puede observar, existen puntos de encuentro entre el servidor
público, la persona y la entidad distrital.
Para favorecer el autocontrol debemos destacar:
• Las capacidades de la empresa
• Las capacidades del servidor público
• Las capacidades de la persona
• Los puntos ciegos
• Los puntos de encuentro
TEMA AUTOCONTROL.doc
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Percepción de capacidades
1.
Por favor, ingrese sus percepciones sobre las capacidades que poseen
las personas y la entidad en la casilla correspondiente.
CAPACIDAD DE LA PERSONA
2.
CAPACIDAD DE LA ENTIDAD
Comente con sus compañeros sobre puntos de encuentro de estas dos
capacidades
TEMA AUTOCONTROL.doc
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4.5 LA MORAL Y EL AUTOCONTROL
El autocontrol es un proceso institucional y psicológico en el cual están
involucradas tanto la persona como la empresa y, donde se destaca la moral,
que es el conjunto de principios y reglas sociales acerca de los
comportamientos de los actores sociales, que son coherentes en el sentido de
no presentar contradicción en sus definiciones.
Moral (del latín mos, moris), significa costumbre,, o acto convenido por las
personas para la convivencia familiar, laboral y comunitaria.
La moral
Precisemos:
• Las normas sociales son los medios-fines del autocontrol
• Las diversas formas de moral definen el ritmo del autocontrol
• El conocimiento es el nutriente de las normas personales y laborales
• La conciencia permite darse cuenta de las normas del servicio público.
El autocontrol entonces se hace con las llaves:
Es preciso advertir que hacemos diversas relaciones sociales con las personas,
las cuales son cercanas y cara a cara y con las instituciones sociales mediante
diversos sistemas de información.
4.6 PROCESO DE AUTOCONTROL PSICOLÓGICO
El proceso de autocontrol psicológico necesita de un conocimiento de sí mismo
y, conocimiento del rol y de las condiciones de trabajo.
Resaltamos que los seres humanos tenemos la capacidad de conocer y,
usamos los conocimientos para vivir y para darle sentido a lo que pensamos,
hacemos y deseamos.
Los conocimientos son variados, dinámicos y evolucionan. Hoy necesitamos la
innovación en el trabajo.
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Dado que estamos hablando del autocontrol aplicado al trabajo, el autocontrol
psicológico debe concentrarse en el rol que desempeña el servidor público.
Es un hecho que las empresas distritales invierten en la capacitación de los
trabajadores, dadas las necesidades de actualización de los procesos
administrativos y el desarrollo de tecnologías que facilitan el trabajo del servidor
publico. Un ejemplo de esto es la Escuela Virtual, la cual ha construido una
experiencia que nos brinda conocimientos para el mejor desempeño laboral.
Además, todas las personas tenemos experiencias, el trabajo como servidores
públicos es una poderosa experiencia de conocimiento.
Como experiencias de conocimiento se pueden citar las siguientes, entre
muchas existentes:
• El Estado y su relación con la sociedad
• La función pública
• Las condiciones de trabajo en una empresa distrital
• El trabajo del servidor público
• Las necesidades reales de los ciudadanos
• Los procedimientos para hacer el trabajo
• La responsabilidad
• La calidad del trabajo
• La claridad en las relaciones con otros servidores públicos
• La prevención
• La detección
• La corrección
• La evaluación
Esta lista es inherente a los componentes del autocontrol psicológico; al
hacerla, sencillamente ratificamos que todos los servidores públicos tienen
unos conocimientos, con los cuales se hacen actividades simples y complejas.
¿Qué pasaría si conocemos a las personas que realizan el autocontrol
psicológico? Por ejemplo, cómo hacen para:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Conocerse a ellos mismos
Lograr conciencia de las funciones y los compromisos de la empresa
Expresar las emociones apropiadas para la armonía en las relaciones
con los compañeros y con la comunidad
Identificar el desarrollo moral propio, de los compañeros y de la empresa
Precisar unos limites de tolerancia
Tomar decisiones
Comprometerse
No ser indiferentes
Respetar la vida
Respetar al otro
Respetar lo público
Respetar las normas de convivencia
Apropiarse de las semillas para el éxito
TEMA AUTOCONTROL.doc
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; La respuesta es que estas personas podrían tener habilidad para
controlar sus emociones y sus comportamientos en todos los ámbitos de
su vida.
PUNTO DE REFLEXIÓN
El servicio público está definido, planeado, controlado. Los invito a pensar
cómo hacer autocontrol de los procesos y productos de los cuales usted es
responsable por el rol que desempeña.
4.6.1 La responsabilidad. Las personas, normalmente, construyen unos valores
que le indican qué actividades cumplir, cuáles aplazar y cuáles omitir.
La responsabilidad (carga, compromiso) personal está determinada por los
deberes, los derechos y las prohibiciones. Los deberes, derechos y
prohibiciones se aprecian y apropian, de manera paulatina, en las relaciones
familiares, escolares y laborales.
Cuando una persona desempeña el rol de servidor público, el mismo rol
determina unos derechos, unos deberes y unas prohibiciones. A estas
determinaciones del contexto laboral, la persona le suma las propias
determinaciones que su proyecto de vida le ha enseñado.
Todas las organizaciones, para cumplir sus metas y optimizar sus recursos,
requieren de reglas y, ellas se expresan abiertamente mediante los
reglamentos. Estas reglas nutren y definen las responsabilidades del servidor
público; a su vez, un servidor público, en el ejercicio de sus responsabilidades,
se nutre de los regímenes disciplinarios los cuales determinan el trabajo de la
empresa distrital. Un documento básico para apreciar este planteamiento es el
Régimen disciplinario de los servidores públicos, conforme a la ley 734 de
2002.
Las responsabilidades del servidor público se determinan, entonces, por los
deberes los cuales “golpean” a nuestro yo personal laboral y a nuestra
conciencia como efecto de autocontrol, con el fin de decidir cómo trabajar.
TEMA AUTOCONTROL.doc
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¿Cuáles son mis deberes?
Ellos son una condición del trabajo, en el sentido que no hay trabajo sin
deberes, derechos y prohibiciones.
Estos son los deberes:
1. PRESTACIÓN PERSONAL DEL SERVICIO. No se admiten
sustitutos
2. LEALTAD. Fidelidad a la Constitución y a las Instituciones jurídicas
que juró defender al posesionarse.
3. ASIDUIDAD. Dedicación al trabajo por el tiempo que sea
necesario, para el cumplimiento de la actividad.
4. RESIDENCIA. Obligación de permanecer en el lugar donde
desempeña el cargo.
5. SECRETO. Mantener en reserva “algunos” asuntos que conoce en
el ejercicio del cargo.
6. OBEDIENCIA. Obedecer y respetar a los superiores. La dignidad
de la persona rechaza la obediencia ciega. Todo empleado público
es directa y personalmente responsable de los actos punibles que
ejecute.
7. DECORO. Comportarse con dignidad, tanto en su vida pública
como en su vida privada.
8. CORTESÍA. Tratar en forma atenta a todas las personas que se
presenten a requerir los servicios.
Lea y estudie el Título IV derechos, deberes, prohibiciones,
incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflictos de intereses
del servidor público
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
En este momento, al reencontrarnos con los deberes, es propicio hacer una
autorreflexión, bien como personas, bien como servidores públicos.
Tema: los deberes y su relación con la responsabilidad de los servidores
públicos.
Escena: conversación entre servidores públicos reunidos en el comité de
autocontrol o en el comité de control interno.
Momento: cuando preguntamos: ¿cómo le fue hoy en el trabajo?, y ¿qué tan
satisfecho está con lo que hizo hoy?
Preguntas guía:
¿Cómo respondemos a los deberes?
Al tener presente los deberes, ¿logramos precisar nuestras responsabilidades
como servidores públicos?
TEMA AUTOCONTROL.doc
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4.6.2 Ejercicios iniciales para hacer autocontrol. Vamos a recorrer el camino del
autocontrol; nos encontraremos con tres estaciones, en cada una de ellas
debemos pensar y hacer una toma de conciencia. Unas preguntas nos
ayudarán.
⇒ Primera estación
Acepte que usted trabaja en una
empresa, que ella le proporciona
las condiciones para vivir
dignamente y que, a su vez,
usted le entrega los mejores
saberes para que la empresa
cumpla los propósitos.
Por favor conteste con mucha
sinceridad estas dos preguntas.
•
¿Usted es consciente de sus obligaciones con la empresa?
ƒ
¿Usted es consciente de la medida en que conoce a la empresa?
¡SI YA TIENE LAS RESPUESTAS, SIGA EL CAMINO!
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Trabajar en una empresa
Hoy en día, la mayor parte de nuestro tiempo lo dedicamos al trabajo, el restante
entre el hogar, momentos de esparcimiento, estudio y sueño. El trabajo que hoy en
día realizamos exige una cualificación intelectual; afortunadamente se han
diseñado sistemas para facilitar la capacitación, la adaptación a las nuevas
políticas y tecnologías, que requieren las empresas distritales. Sensibilizar,
concienciar, evaluar, controlar, autocontrolar se convierten en actividades propias
del trabajo de los servidores distritales, luego, debemos valorarlas, adecuarlas y
transformarlas, para nuestro propio beneficio y el de la ciudadanía.
El trabajo lo hacen los trabajadores. Tanto el uno como los otros tienen unos
parámetros para hacerlo. La forma de trabajar, el por qué y el para qué, está
determinado por leyes, decretos, normas, el plan de acción, el manual de funciones
y las indicaciones verbales de los jefes inmediatos, las cuales se articulan con:
•
•
•
•
Las capacidades e intereses del trabajador
Las capacidades de la empresa distrital para planear, dirigir, evaluar y
controlar
Los propósitos de la empresa distrital
Los propósitos de los servidores públicos
Los trabajadores son los servidores públicos y el trabajo es el servicio público a la
ciudadanía. El servicio público y el desempeño de los servidores públicos están en
gran parte definidos por la empresa distrital, la otra gran parte está ordenada por la
historia personal y familiar de las personas que desempeñan el papel de servidores
públicos.
Los servidores públicos se desempeñan de acuerdo a la función administrativa, y
alineados a los fines del Estado. Este es un conocimiento básico para todo servidor
público.
⇒ Segunda estación
Acepte que la empresa, además
de tener obligaciones con usted,
las tiene con la sociedad y la
comunidad
y
que
estas
obligaciones
están
contempladas en los planes de
acción y controladas por el
MECI.
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Por favor conteste con mucha sinceridad estas dos preguntas.
•
•
¿Usted es consciente de las obligaciones que tiene la empresa con la
ciudadanía?
¿Usted es consciente de la medida en que conoce los planes de acción
de la empresa?
SI YA CONTESTÓ, ¡SIGA EL CAMINO!
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Obligaciones
La dirección de la empresa y el trabajador realizan actividades con diversas
motivaciones, que a veces no concuerdan o que son de difícil cumplimiento. La
dirección de la empresa, por esta razón, fija unas metas y traza un plan de
acción; el servidor público, al igual, teje un proyecto de vida y de acuerdo al
desarrollo moral, decide cómo desempeñar su rol.
Las decisiones del rol son inherentes al ritmo de trabajo, a las frustraciones y a
las satisfacciones de la vida laboral, pueden ocurrir en cualquier momento.
Todas las empresas distritales tienen unos deberes con el Estado y con la
sociedad; para cumplirlos utilizan la planeación, la programación de actividades,
unos indicadores de gestión y el MECI (Modelo Estándar de Control Interno).
En consecuencia, el servidor público tiene unos deberes con la empresa y con
la ciudadanía, y para cumplirlos utiliza autónomamente unos procedimientos y
se guía por la conciencia.
•
•
•
•
Manual de funciones
Plan de acción
Actas de los comités de control interno
Los controles preventivos, detectantes y correctivos
Estos documentos los pueden conocer mediante el estudio y, según las
conversaciones entre los servidores públicos, en el día a día; en esos
documentos y conversaciones están explícitos los derechos, deberes y
prohibiciones.
⇒ Tercera estación
Acepte que la empresa, produce una
serie de documentos que pueden nutrir
su experiencia y que estos son guías
para cumplir con sus obligaciones.
Poseer una disciplina en la apropiación
y producción de documentos es una
forma para prevenir los riesgos en el
cumplimiento de sus obligaciones.
Por favor conteste con mucha
sinceridad estas dos preguntas.
•
¿Usted es consciente de la producción de información de la empresa
para que usted realice su trabajo?
TEMA AUTOCONTROL.doc
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•
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¿Usted conoce su rol en la medida que conoce la información de la
empresa?
CON ESTAS RESPUESTAS, ¡SIGA A LA PRIMERA ESTACIÓN!
4.7 EVENTOS DE AUTOCONTROL
Estos eventos son de dos tipos, a nivel personal y a nivel laboral.
4.7.1 ¿Cómo se efectúa el autocontrol a nivel personal?, ¿Cómo hago
acciones correctivas y doy paso a mi crecimiento personal?
Logramos hacer acciones de autocontrol personal a través del cerebro, órgano
de mayor especialización, ya que produce ideas, y las aglutina en sistemas.
Las ideas no son materiales, son simbólicas. El mundo de lenguajes, símbolos,
significados, es el mundo del yo, la conciencia, la moral, la persona.
Las acciones las hacemos por capacidad del cerebro y por el aprendizaje
cultural que hemos vivenciado en la empresa distrital.
Aprendizaje cultural
Diversos estudios dedicados a la socialización y al aprendizaje social, indican
que tanto la construcción de la personalidad como sus manifestaciones
conductuales son en gran parte, un fenómeno social.
Esto nos lleva a concentrar la atención en las consecuencias que la
interacción social tiene sobre la persona, puesto que en múltiples aspectos,
se percibe la influencia de los demás compañeros de trabajo y de los grupos
en los cuales participa. Por ejemplo, en la mayoría de las acciones, en los
esquemas básicos de valores (moral) y de normas y, en la consolidación del
autoconcepto, personal y social.
El propio idioma que aprendemos está condicionando nuestra forma de
entender la realidad ya que nos selecciona los objetos o conceptos a los
cuales atender de forma preferente al poner a nuestra disposición palabras
para nombrarlos.
Las acciones de autocontrol son actos conscientes, dentro de los que se
pueden citar:
• La autorreflexión sobre la satisfacción y la culpa
• El alineamiento entre de la persona con la empresa distrital
• La interacción abierta y transparente
• El Actuar y verificar
TEMA AUTOCONTROL.doc
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El primero es de índole personal, los demás corresponden al aspecto laboral.
En Recursos encontrará la lectura Autorreflexión sobre la satisfacción y la
culpa.
En cuanto a cómo hacer acciones correctivas, en lo personal, una vez que
detectamos la desviación de las funciones y precisamos cuáles son los
correctivos y, los hacemos, logramos el adecuado cumplimiento de las
actividades bajo la responsabilidad del servidor público.
Muchos de esos correctivos, a veces se escapan de nuestro control, por
ejemplo, cuando por minutos “se cae el sistema” y justo afecta el desenlace del
correctivo. Esta situación además de rabia, propicia una culpa por no tomar
precauciones y tener lo que denominamos plan B, alternativas de solución para
ser precavidos.
Cuando tenemos previsto cómo afrontar estas dificultades, logramos mejorar el
trabajo y, sentimos:
-
Satisfacción por el deber cumplido, lo cual favorece la salud mental y el
crecimiento personal y laboral.
Culpa al no cumplir con la función, lo cual es válido, porque también permite
el crecimiento personal y laboral, ya que se valora la función y el plan o las
indicaciones de los compañeros y el jefe inmediato. La culpa forja la
sensatez y minimiza los errores.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
En las múltiples conversaciones que usted tiene en el trabajo, dedique una de ellas
al tema de la autorreflexión, la satisfacción y la culpa. Las siguientes preguntas
ayudarán a orientar el diálogo:
- ¿Cuáles son las claves de la autorreflexión?
- ¿Es posible que el servidor público no requiera de la autorreflexión?
- ¿Qué acontece cuando los grupos reflexionan?
- ¿Cuáles son las conexiones que podemos hacer entre la autorreflexión y el
autocontrol?
- ¿Qué pasaría si comparte una experiencia sobre una satisfacción en el trabajo?
- ¿Qué debemos hacer para utilizar la culpa al servicio del autocontrol?
Para dar paso a mi crecimiento personal, debo ser consciente que la disciplina
del autocontrol permite el crecimiento personal y, por lo tanto, no hay
crecimiento personal sin disciplina de autocontrol.
Las experiencias de las personas determinan su crecimiento; para las
personas, las experiencias de trabajo determinan no sólo el crecimiento laboral
sino también el personal. El trabajo es una dimensión de la vida personal
TEMA AUTOCONTROL.doc
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El servidor público al asumir o no el rol -totalmente o sólo una parte- lo hace
por efecto de una decisión, es un acto consciente.
Dado que el proceso de interiorización no dura milésimas de segundo, se
requiere de una secuencia de experiencias, algunas de las cuales no son
comprendidas de forma inmediata; a esto se le conoce como puntos ciegos.
Siempre los humanos tenemos puntos ciegos, es una condición para ser
humanos, y obvio para ser servidores públicos, por ende, debemos ser
tolerantes y comprensivos en lo que a este punto respecta.
4.7.2 ¿Cómo se efectúa el autocontrol en la función administrativa?, ¿cómo
hago acciones correctivas y doy paso a mi crecimiento laboral?
El autocontrol, en la función administrativa, se realiza en el contexto de un
modelo estándar de control interno.
Lo primero es interiorizar el rol de servidor público, para interiorizar el rol de
servidor público se requiere de la interacción, mínimo, con otros servidores
públicos, tarea dentro de la cual es fundamental:
•
•
Observar, en los eventos de autocontrol, el margen entre el rol asignado
y el rol asumido y sus circunstancias.
Autoobservarse sinceramente, con fortaleza moral.
Las siguientes son algunas de las acciones que permiten autocontrolar el
servicio público
-
Enfocar hacia el cumplimiento de objetivos de productividad
Realizar un diagnóstico de las condiciones de trabajo, por los propios
responsables
Hacer las cosas bien para no tener que repetirlas
Estar atento a las alarmas
Estar atento a los controles
Administrar los riesgos de la dependencia (según procesos de
certificación)
Aplicar los procedimientos y la normatividad
Hacer seguimiento a las acciones correctivas
Participar con compromiso, todos los colaboradores
Definir y aplicar, por parte de las organizaciones y su personal, los
mecanismos de autorregulación
Para ello es importante:
•
•
•
•
•
•
Identificar la moral de la empresa y la del servidor público
Convertir el autocontrol en una disciplina conciente y hacerlo un
compromiso colectivo
Crear una cultura positiva
Conocer los procedimientos
Actualizar las normas
Analizar, revisar y luego ejecutar
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•
•
•
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Tener un compromiso formal con el MECI
Aceptar y promover el cambio
Asumir las decisiones
En cuanto a cómo hacer acciones correctivas, en lo laboral, los seres vivos y
las entidades sociales funcionan con controles y autocontroles. Cuando algún
órgano o sistema se aparta de la norma, entra en acción una alarma (una
especie de luz naranja, o roja) para dar aviso y llamar la atención hacia
correctivos. Por ejemplo, el dolor de muela informa de la existencia de una
caries progresiva y, el mareo avisa que la presión sanguínea se alteró.
Por supuesto, el control no se limita a notificar las deficiencias y peligros. Es
también una invitación a corregir y solucionar, esta es la gran tarea del
autocontrol. En la práctica esto equivale a replanear tal o cual etapa de la
actividad.
El autocontrol es un proceso flexible, no rígido, respecto de los objetivos, y es
la mejor herramienta para detectar desviaciones y oportunidades de
mejoramiento. La herramienta que el servidor público debe utilizar para hacer
autocontrol de manera permanente es el Ciclo PHVA.
P
Un plan de acción definido por la empresa distrital el cual orienta el trabajo a efectuar y,
que al conocerlo y aceptarlo se asume. A esto llamamos Planeación asumida
H
Durante la ejecución del plan de acción, pueden presentarse diversos imprevistos
que, eventualmente, pueden desviar de la ruta prevista, bien sea por decisiones del
servidor público o por solicitud de la comunidad
V
El sistema de control interno y, la persona, por medio de la moral, precisan el
significado de las alarmas, así como sus implicaciones
A
En consecuencia, se convoca a la autorreflexión para tomar las decisiones y efectuar
los correctivos.
Se hace un ajuste a la ruta definida, de acuerdo a la moral de la empresa
P
Se asumen los ajustes en la planeación para el logro de los objetivos
H
Seguir los correctivos hasta que se alcancen la ruta prevista y los objetivos
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La siguiente gráfica ilustra lo expuesto anteriormente.
AUTOCONTROLAR
Es establecer personalmente formas
para medir el cumplimiento del
trabajo, compararlo con lo planeado,
interpretar
los
resultados
y
emprender acción correctiva, en
caso de desviaciones.
Implica la idea de interiorizar un
estado de cosas con algo escrito de
antemano, es decir, con algo que es
norma de acción, respecto de los
deberes del servidor público.
Para dar paso a mi crecimiento laboral, debo trabajar en estos aspectos:
-
Alinear mi persona con la empresa distrital
Interactuar de manera abierta y transparente
Actuar y verificar
El alinear la persona con la empresa distrital supone colocar en línea
recta:
TEMA AUTOCONTROL.doc
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El alineamiento es una acción que una persona, un servidor publico o,
un grupo de servidores públicos, hace para apoyar actos e ideas de la
empresa distrital. A su vez, la empresa distrital en su misión, visión y
prácticas debe convocar al servidor público al alineamiento.
•
El proyecto de vida del servidor público con el plan de acción de la
empresa distrital.
•
La moral personal y la de la empresa distrital
Para trabajar el primero de estos dos aspectos, realice la siguiente actividad.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Por favor:
1. Escriba mínimo cuatro puntos de su proyecto de vida y cuatro puntos
del plan de acción de la empresa distrital
2. Conteste las siguientes preguntas:
¿En cuáles puntos hay alineamiento y en cuáles no?
¿Qué debería suceder para que se dé el alineamiento?
3. A partir del resultado de las respuestas anteriores, grafique la situación
de cada uno de ellos.
4. Siga las siguientes instrucciones:
Presente el dibujo a un compañero de confianza
Escuche y anote los comentarios que él haga
Decida qué ajustes debe hacer en su proyecto de vida
Decida qué aporte va a realizar al plan de acción de la empresa distrital
Ahora, para estudiar el segundo aspecto -la moral personal y la de la empresa
distrital- revisemos algunos conceptos.
Nos referimos a la moral como a un conjunto de principios y reglas acerca de
los comportamientos de los actores sociales, coherentes en el sentido de no
presentar contradicción en sus definiciones. Dichos principios o fundamentos
de acción contestan la pregunta del deber ser, o sea, la bondad de la conducta
esperada de la persona; esto se aplica en nuestro caso, como servidores
públicos de entidad distrital.
Los valores morales existen en adición a las consideraciones de si esos actos
son habituales, normales y legítimos. La pregunta suele aparecer cuando los
miembros reflexionan sobre su condición de seres sociales, en particular,
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cuando causan daño, cuando reciben pedidos de ayuda, cuando son
responsables de la vida de otros o cuando deben dirimir conflictos humanos.
Las ciencias humanas ofrecen dos enfoques para explicar la moral: el
aprendizaje moral y el desarrollo moral.
El enfoque del aprendizaje moral, afirma que:
El desarrollo moral es un crecimiento de la conformidad afectiva y de la
conducta hacia unas normas morales.
La motivación básica para la moralidad está dada por las necesidades
biológicas y, por la obtención del premio y la evitación del castigo.
Las normas morales básicas son la interiorización de reglas culturales
externas.
Las influencias ambientales en el desarrollo moral se definen por las
variaciones en el control a través de deberes y prohibiciones, y por las
experiencias interactivas con la familia y otros agentes socializadores, como
los jefes.
El enfoque de desarrollo moral afirma que:
La motivación básica para la moralidad es una motivación generalizada
hacia la aceptación, la competencia, la autoestima o la autocomprensión,
más que hacia la satisfacción de las necesidades básicas biológicas.
Las normas y principios morales básicos surgen a través de las
experiencias de interacción social, mas bien que de la interiorización de
normas externas y estilos morales; no se definen por estas reglas, sino por
las estructuras de interacción entre el yo y otros.
Las influencias ambientales dentro del desarrollo moral están definidas por
la calidad y tipo de estímulo cognoscitivo y social, más que por las
experiencias específicas con los padres y jefes, o por las experiencias de
disciplina, castigo y premio.
Estos enfoques evocan cómo nuestros padres y jefes forjaron una moral
familiar, o una empresarial pero, sin dejar de advertir que yo también participo
activamente en la construcción de la moral.
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Es conveniente hacer unas distinciones entre moral y ética. Ambas palabras
connotan costumbre; moralidad viene del latín, en tanto que ética viene del
griego.
Sin embargo, por ética suele entenderse la reflexión y el discurso acerca de la
moralidad y es una rama de la filosofía. La ética se preocupa por dar
respuestas acerca de qué es lo bueno o lo moralmente correcto.
La moral, en cambio, se refiere a la forma en que actúan, piensan y sienten las
personas en cuestiones de conciencia.
Punto de reflexión
¿Por qué relacionar el yo personal con la moral?
¿Cuál es la utilidad de la moral personal y de la moral de la empresa en el
autocontrol del servidor público?
Interactuar de manera abierta y transparente supone dar respuesta a las
siguientes preguntas:
¿Qué debería suceder con el fin de lograr y mantener la interacción abierta y
transparente?
¿En los eventos de autocontrol qué debería ocurrir para lograr la interacción
abierta y transparente? Cuando se está en el desarrollo de un evento de
autocontrol, ¿se logra el autocontrol del mismo? Por ejemplo, ¿se
autocontrolan las opiniones destructivas y las no fundamentadas?
¿Qué pasaría si en los eventos de autocontrol se revelaran las influencias
sociales que ocurren en esas sesiones?
¿Qué pasaría si en los eventos de autocontrol se acordara cómo interpretar los
rituales que usualmente propician malos entendidos?
Al verificar
A partir de una actuación, se generan unos resultados, los cuales deben ser
verificados. Verificar es comprobar la verdad de algo.
Veamos la siguiente escena:
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Los implicados en las situaciones que inciden en el cumplimiento están ahí
asumiendo con decoro y lealtad el análisis de la situación y dispuestos a
construir un desenlace que esté en armonía con la moral de la empresa
distrital.
Uno de ellos, el que está sentado en el centro -que cada vez se parece más a
mí- de pronto, se levanta y se dirige directamente hacia mí -en este momento
estoy viendo su rostro en la pantalla de este monitor- y dice:
¡Bienvenido al autocontrol!
Tomemos conciencia que esto es un asunto de disciplina y de analizar
los aspectos de la empresa, del yo interior y decididamente del desarrollo
moral
RESUMEN
El autocontrol es un proceso administrativo de la función pública conectado con
los procesos psicológicos construidos por las personas que se desempeñan
como servidores públicos.
En el ejercicio del trabajo, el servidor público aprende del MECI en muchos
momentos y espacios, por ejemplo, el comité interno de control y los eventos
de autocontrol.
Los conocimientos básicos para comprender el autocontrol administrativo, ya
han sido elaborados por el Estado y están citados por la Constitución política
de Colombia de 1991. En este sentido las siguientes leyes deben ser asumidas
por el servidor público para que identifique el contexto que determina el trabajo
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del servicio público; la 87 de 1993, la 489 de 1998, la 734 de 2002, la ley 909
de 2004 y el MECI 2005.
El servidor público tiene un marco jurídico-administrativo que define su trabajo,
el cual a su vez debe relacionarlo con el marco de su vida personal y
profesional, esto es su proyecto de vida. El elemento que integra a ambos y
que le da sentido y beneficio a la persona y a la empresa distrital es la precisión
del autodesarrollo.
El diálogo entre el autodesarrollo y el autocontrol se convierte en una
herramienta poderosa para el cambio de la persona y la empresa distrital.
Los comités de control interno y los eventos de autocontrol son y serán los
espacios propicios para elevar la productividad y el mejoramiento continuo de
procesos inherentes al servicio público.
Afortunadamente para lograr el autocontrol, la persona posee una conciencia
con la cual conforma una moral y unos valores que le permiten definir sus
responsabilidades.
AUTO EVALUACIÓN
1. A continuación va a encontrar una serie de palabras, señale las que
correspondan con los deberes del servidor público.
DEBERES
ANIMACIÓN
ASIDUIDAD
SECRETO
OBEDIENCIA
LEALTAD
DECORO
CORTESÍA
DELEGAR
VERIFICAR
SÍ
X
X
X
X
X
X
2. A continuación encontrará una serie de afirmaciones sobre el enfoque del
aprendizaje moral, básico para comprender y hacer el autocontrol.
a) El desarrollo moral es un crecimiento de la conformidad afectiva y de la
conducta hacia unas normas morales.
b) La motivación básica para la moralidad está dada por las necesidades
biológicas y la obtención del premio, así como la evitación del castigo.
c) Las normas morales básicas son la interiorización de reglas culturales
externas.
d) Las influencias ambientales en el desarrollo moral se definen por las
variaciones en el control a través de deberes y prohibiciones, y en las
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experiencias interactivas con la familia y otros agentes socializadores como los
jefes.
1) Sólo a y b son correctas
2) Sólo b y c son correctas
3) Sólo d es correcta
4) Todas son correctas
3. A continuación encontrará una serie de afirmaciones sobre el enfoque del
desarrollo moral, básico para comprender y hacer el autocontrol.
a) La motivación básica para la moralidad es una motivación generalizada
hacia la aceptación, la competencia, la autoestima o la autocomprensión.
b) Las influencias ambientales dentro del desarrollo moral están definidas por la
calidad y tipo de estímulo cognoscitivo y social.
c) Las normas y principios morales básicos surgen a través de las experiencias
de interacción social.
d) Los estilos morales se definen por las estructuras de interacción entre el yo y
otros.
1) Sólo a y b son correctas
2) Sólo b y c son correctas
3) Sólo d es correcta
4) Todas son correctas
4. A continuación encontrará una serie de preguntas que le permitirán precisar
y ratificar los conocimientos básicos de autocontrol.
Complemente la frase de acuerdo con a, b, c, d:
El autocontrol es……. que conecta los procesos…………..de la función
pública con los procesos……………. construidos por las personas que se
desempeñan como servidores públicos.
a. un sistema-distritales-laborales
b. una acción-administrativos-psicológicos
c. un mecanismo-legales-conscientes
d. un deber-constitucionales-emocionales
5. De acuerdo a su desempeño como servidor público, señale con un círculo la
respuesta correcta:
El trabajo lo efectúan los trabajadores. El servicio público es un trabajo. La
forma de hacerlo, el por qué y el para qué, está determinado por varios
factores, uno, las leyes 909 de 2004, 734 de 2002, ley 489 de 1998, ley 87 de
1993.
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a. De acuerdo
b. Parcialmente de acuerdo
c. Totalmente de acuerdo
d. Totalmente en desacuerdo
e. En desacuerdo
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5. ESTRUCTURA DEL MECI 1000:2005
El modelo estándar de control interno para entidades del Estado, se genera
tomando como base el artículo 1° de la Ley 87 de 1993, el cual se encuentra
compuesto por:
Subsistemas, que hacen referencia al primer nivel de desagregación de las
grandes partes del Sistema; Componentes, los cuales corresponden al
segundo nivel de desagregación e identifican las partes de los subsistemas, y
por último, Elementos de Control, que corresponden al último nivel de
desagregación y constituyen las partes de los componentes. En la gráfica se
ilustran las relaciones entre cada uno de ellos, bajo el enfoque sistémico que
establece la citada Ley.
A continuación usted encontrará la gráfica de la Estructura del modelo estándar
de control interno MECI 1000:2005, la cual es la base del estudio del presente
tema. Por lo tanto, lo invitamos a navegar por cada uno de los subsistemas,
componentes y elementos.,En ellos hallará las definiciones adoptadas en el
Decreto 1599 de 2005 y, los aspectos y herramientas prácticas que le
permitirán tanto al servidor público el ejercicio del autocontrol como a cada
entidad del distrito su respectiva autorregulación, para coadyuvar a la
autogestión institucional.
Menú
MODELO ESTANDAR
DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL
ELEMENTOS
ESTADO
COMPONENTES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
AMBIENTE DE
CONTROL
SUBSISTEMA DE CONTROL
ESTRATEGICO
SUBSISTEMA DE CONTROL
DE GESTIÓN
SUBSISTEMA DE
EVALUACIÓN DE
CONTROL
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•ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS.
•DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.
•ESTILO DE DIRECCIÓN.
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
•PLANES Y PROGRAMAS.
•PLANES Y PROGRAMAS
•MODELO
DE OPERACIÓN
POR PROCESOS
•MODELO
DE OPERACI
ÓN
•ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL.
•ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
•CONTEXTO
ESTRATÉGICO.
• CONTEXTO
ESTRAT
•IDENTIFICACIÓN
DE RIESGOS.
• IDENTIFICACI
•ANÁLISIS
DE RIESGOS.
• ANÁLisis
de riesgos
•VALORACIÓN
DE RIESGOS.
• VALORACI
•POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.
ACTIVIDADES DE
CONTROL
•POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
•PROCEDIMIENTOS.
•CONTROLES.
•INDICADORES.
•MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
INFORMACIÓN
•INFORMACIÓN PRIMARIA.
•INFORMACIÓN SECUNDARIA.
•SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
COMUNICACIÓN
PÚBLICA
•COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.
•COMUNICACIÓN INFORMATIVA.
•MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
AUTOEVALUACIÓN
•AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL
•AUTOEVALUACION DE GESTION.
EVALUACIÓN
INDEPENDIENTE
•EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
•AUDITORIA INTERNA
PLANES DE
MEJORAMIENTO
•PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
•PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS
•PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
Por: Maria del Consuelo Arias Prieto
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5.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse, permiten el
cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad
pública.
5.1.1 Componentes del subsistema de control estratégico
Ambiente de control
Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una
conciencia de control a la entidad pública influyendo de manera profunda en la
planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento
institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.
⇒ Elementos del ambiente de control
™ Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
Elemento de control que define el estándar de conducta de la Entidad Pública.
Establece las declaraciones explícitas que en relación a las conductas de los
servidores públicos, son acordadas en forma participativa para la consecución
de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con
los principios consagrados en la Constitución, la Ley, y la finalidad social del
Estado.
En el entendido de que el control interno es ejercido por personas, es
fundamental que en el desarrollo de las actividades de cada servidor público,
esté presente un alto sentido ético, basado en principios y valores.
PRINCIPIOS. Son leyes naturales, verdades profundas y objetivas,
inquebrantables e inmutables, intrínsecas a las personas, que le permiten a
una sociedad vivir en armonía.
VALORES. Son conductas o normas consideradas como deseables, es decir,
cualidades de todos los seres humanos para acondicionar nuestra vida y poder
vivirla en cualquier lugar; cambian con las culturas, las épocas y las personas.
En las organizaciones, son diversas las manifestaciones y actitudes que los
servidores públicos sostienen frente a sus compañeros de trabajo, sus
superiores, sus colaboradores, así como con el ciudadano que interactúa con la
entidad; lo deseable es que ellas se presenten dentro del marco ético de la
administración distrital a través de:
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Respeto
-
Al otro
A la vida
A lo público
A las normas de convivencia
A la solidaridad
Al autodesarrollo
A la concertación
A la vocación de servicio
Al trabajo en equipo
A la efectividad
A la responsabilidad
A la participación
A la equidad
A la probidad
Los valores pueden materializarse en la cotidianidad laboral a través de:
-
Diálogo
Liderazgo
Control social
Trabajo en equipo
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Algunos de los que usted puede consultar son:
INSTRUMENTO
PROPÓSITO
Consolidar la cultura
de
http://www.desarrolloinstitucional.gov.co/ideario/sitio/home.html organizacional
las
entidades
distritales, a través
del
fortalecimiento
de los principios y
valores
de
los
servidores públicos
IDEARIO ÉTICO DEL DISTRITO
ÉTICA COMO ARTE DE VIVIR
(Ver Módulo I del curso Competencias Institucionales,
Gestión Pública Distrital con la metodología e-learning)
TEMA AUTOCONTROL.doc
Proporcionar
conceptos básicos
sobre
ética
en
relación con el buen
vivir, individual y
colectivo, y pautas
para
el
fortalecimiento de la
cultura
organizacional en el
61
Autocontrol_imprimible
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Distrito con base en
valores y principios
éticos
VISIÓN COMPARTIDA DEL SERVICIO
(Ver Módulo I del curso Competencias Institucionales,
Gestión Pública Distrital con la metodología e-learning)
Proporcionar
elementos
conceptuales para la
construcción de una
visión
compartida
del servicio en la
administración
distrital y, difundir
directrices generales
sobre
su
construcción
con
base en principios y
valores
institucionales
SEMILLAS PARA EL ÉXITO
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones-Control Interno
Instrumento de
motivación personal
y profesional,
desarrollado por el
DAFP
™ Desarrollo del talento humano
Elemento de control que define el compromiso de la Entidad Pública con el
desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor
público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la
entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y
transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación,
capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del
Estado.
Como marco de referencia del desarrollo del talento humano en las entidades
públicas del orden nacional y territorial, se debe tomar en consideración la Ley
909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la
carrera administrativa y la gerencia pública, así como sus decretos
reglamentarios.
En la siguiente gráfica se ilustra el proceso de gestión de talento humano que
las entidades en el orden tanto nacional como territorial, deben desarrollar.
TEMA AUTOCONTROL.doc
62
Autocontrol_imprimible
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Administración del talento humano por competencias
A continuación, encontrará algunos instrumentos de consulta que facilitan tanto
a las entidades como al servidor público entender, asumir y aplicar lo expuesto
anteriormente.
INSTRUMENTO
PROPÓSITO
METODOLOGÍA PARA EL
DISEÑO DE COMPETENCIAS
FUNCIONALES
Identificar las competencias laborales,
para las áreas de apoyo, hospitales y
localidades, con el fin de identificar
necesidades de capacitación para la
consolidación de la escuela virtual del
distrito
(Elaborada
por
Equipos
Transversales de la Secretaría General
de la Alcaldía Distrital)
LA ESCUELA VIRTUAL
Fortalecer competencias laborales, a
través de la escuela virtual. Para tal
efecto se ha llevado a cabo el primer
diplomado de Gestión Pública Distrital
con tres promociones
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE
ADMINISTRACIÓN DE
Contar
con
una
herramienta
informática,
que
permita
la
TEMA AUTOCONTROL.doc
63
Autocontrol_imprimible
COMPETENCIAS
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administración de la información,
desprendida del fortalecimiento de
competencias
TRABAJO EN EQUIPO
(Ver Módulo I del curso
Competencias Institucionales,
Gestión Pública Distrital con la
metodología e-learning)
Definir el concepto de trabajo en equipo
y, cómo a través de su aplicación se
logra impactar la cultura organizacional
del
individualismo
logrando
el
cumplimiento de objetivos estratégicos
para la organización
MANEJO EFECTIVO DEL
TIEMPO
(Ver Módulo I del curso
Competencias Institucionales,
Gestión Pública Distrital con la
metodología e-learning)
Desarrollar habilidades que permitan a
los
servidores
públicos
manejar
efectivamente su tiempo con el fin de
lograr resultados en el desempeño de
sus labores
REUNIONES EFECTIVAS
(Ver Módulo I del curso
Competencias Institucionales,
Gestión Pública Distrital con la
metodología e-learning)
Desarrollar en los servidores públicos la
habilidad de manejar reuniones en
donde se optimice en contenidos y
resultados, las finalidades de estas
NEGOCIACIÓN
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones
Herramienta elaborada por el DAFP,
para superar situaciones de conflicto y
abordar su solución de una manera
concertada y eficaz, con respeto por los
intereses de los involucrados y con las
mayores ventajas para las partes
CLIMA ORGANIZACIONAL
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones
Herramienta elaborada por el DAFP,
dirigida a los responsables de la
gestión del Talento Humano, para
acompañar a las Entidades Públicas en
la elaboración de su diagnóstico
situacional y un primer nivel de
intervención
sobre
el
clima
organizacional que les caracteriza
EQUIPOS DE TRABAJO
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones-Bienestar
social y capacitación
Herramienta elaborada por el DAFP,
para que las diferentes entidades del
Estado encuentren los principales
lineamientos para hacer realidad su
aspiración de iniciar y reafirmar a su
interior esta modalidad de trabajo
™ Estilo de dirección
Elemento de control que define la filosofía y el modo de administrar del
gobernante o gerente público, estilo que se debe distinguir por su competencia,
integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma
adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad
TEMA AUTOCONTROL.doc
64
Autocontrol_imprimible
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hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del
Estado.
Aunque son muchas las teorías que han tratado los aspectos del liderazgo, en
la teoría psicosocial, se han identificado cuatro estilos de liderazgo:
-
Autoritario
Democrático
Permisivo
Por valores
TEMA AUTOCONTROL.doc
65
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El gerente público debe ser líder. La persona a cargo de un grupo debe
propender por la productividad en un ambiente laboral adecuado, fortalecer los
valores colectivos y el desarrollo de la autonomía de las personas y de los
grupos.
Punto de reflexión:
No todo gerente es líder, sin embargo los servidores públicos deberían serlo
en su puesto de trabajo, ¿En qué plano se ubica usted?
Existen actitudes facilitadoras que permiten consolidar el liderazgo, por
ejemplo:
Cordialidad y carácter
Capacidad técnica
Motivación personal y profesional
Habilidad y capacidad en solución de problemas
Sentido democrático
Capacidad de trabajo en equipo
Deseo de innovar
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
TEMA AUTOCONTROL.doc
66
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instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Algunos de los que usted puede consultar son:
INSTRUMENTO
LIDERAZGO
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones-Bienestar
social y capacitación
PROPÓSITO
Herramienta elaborada por el DAFP, para
proporcionar a los responsables de la
gestión del talento humano, componentes
básicos que fundamenten los elementos
esenciales
del
liderazgo,
sus
características,
condiciones
e
identificación de líderes potenciales y su
fortalecimiento
Direccionamiento estratégico
Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco
de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión,
el alcance de su visión y, la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos
globales.
⇒ Elementos del direccionamiento estratégico
™ Planes y programas
Elemento de control que permite modelar la proyección de la entidad pública a
corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas
y los resultados previstos.
La planeación, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades
del autocontrol, puesto que a través de ella se definen el qué, el cómo, el
cuándo, el con quién y el dónde, se deben realizar las operaciones de las
organizaciones.
El plan es un instrumento que se elabora a partir de un diagnóstico (DOFA), y
da una visión de conjunto para el futuro desarrollo económico y social y,
requiere de un proceso de concertación de los diversos actores en el contexto
nacional, departamental, municipal o institucional.
Es una guía para emprender acciones con metas viables, deseable, con líneas
de política y con recursos humanos, técnicos y financieros que nos permitan
alcanzar esas metas.
En el Estado colombiano, la planeación cuenta con diferentes niveles que van
desde el Plan Nacional de Desarrollo, Plan de Desarrollo Departamental, Plan
de Desarrollo Distrital, Planes de Ordenamiento Territorial, Plan Indicativo, Plan
de Acción, Plan de Inversión, los cuales se desagregan en los aspectos
presentados en la gráfica.
TEMA AUTOCONTROL.doc
67
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Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Algunos de los que usted puede consultar son:
INSTRUMENTO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
(Ver Módulo II del curso
Competencias Institucionales,
Gestión Pública Distrital con la
metodología e-learning)
PROPÓSITO
Mejorar las competencias en
pensamiento y
definición
de
estrategias, con el propósito de
darle dirección a la organización y
formular la misión, la visión, los
valores
institucionales
y
el
planeamiento estratégico
GESTIÓN DE PROYECTOS (Ver
Módulo II del curso Competencias
Institucionales,
Gestión
Pública
Distrital con la metodología elearning)
Suministrar los conceptos básicos
de la gerencia de proyectos y
presentar las herramientas de la
misma, con el fin de lograr una
diferenciación con los esquemas
tradicionales de la gestión
DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD.
Elaborado por el grupo de Equipos
Transversales de la Secretaría
General de la Alcaldía Distrital
Establecer el estado del arte de las
entidades respecto a los requisitos
de la NTCGP 1000:2004
TEMA AUTOCONTROL.doc
68
Autocontrol_imprimible
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Nota:
Para mayor información comunicarse
con Equipos Transversales
METODOLOGÍA PARA LA
CONSTRUCCIÓN DE MAPA DE
PROCESOS
Construir el mapa de procesos de
las entidades, basado en la cadena
de valor
Nota:
Para mayor información comunicarse
con Equipos Transversales
™ Modelo de operación por procesos
Elemento de control que permite conformar el estándar organizacional que
soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico
la Misión y la Visión Institucional y, orientando la entidad hacia una
organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y
relación causa-efecto, garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de
los objetivos de la entidad pública.
Para comprender la esencia del concepto operación por procesos es
fundamental recordar que desde la concepción holística del sistema de control
interno, prima la gestión basada en procesos y no la forma aislada con la cual
se realizaban las tareas y las actividades por parte de los diferentes servidores
públicos. Es este, sin duda, un aspecto que articula aun más los Sistemas de
Gestión de Calidad y de Control Interno al señalar la Norma Técnica ISO 9000
que:
Para el enfoque basado en procesos, es importante tener claro los siguientes
aspectos:
TEMA AUTOCONTROL.doc
69
Autocontrol_imprimible
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Serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que han de llevarse a cabo
por parte de los usuarios, para obtener un determinado producto, para
garantizar debidamente la prestación de un servicio, para obtener el
reconocimiento de un derecho, la regulación de una actividad de especial
interés para la sociedad o, la debida ejecución y control de las actividades
propias de la Administración Pública.
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Algunos de los que usted puede consultar son:
INSTRUMENTO
PROPÓSITO
METODOLOGÍA DE
ELABORACIÓN DE MAPA DE
PROCESOS. Elaborada por el
grupo de Equipos Transversales
de la Secretaría General de la
Alcaldía Distrital
Contar con una sola metodología de
construcción de mapa de procesos,
que permita hacer ejercicios de
referenciación competitiva
Nota:
Para mayor información
comunicarse con Equipos
Transversales
TEMA AUTOCONTROL.doc
70
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GUÍA PARA LA
RACIONALIZACIÓN DE
TRÁMITES, PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS. Elaborada
por el Departamento
Administrativo de la Funcion
Pública
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Facilitar
los
procesos
de
modernización de las entidades y el
mejoramiento de la gestión para
generar cercanía entre el Estado y la
ciudadanía
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones-Control
Interno
GUÍA PARA LA
RACIONALIZACIÓN DE
TRÁMITES TRANSVERSALES.
Elaborada por el BID.
www.dafp.gov.co
Facilitar
los
procesos
de
modernización de las entidades y el
mejoramiento de la gestión para
generar cercanía entre el Estado y la
ciudadanía
Icono publicaciones-Control
Interno
™ Estructura organizacional
Elemento de control que configura integral y articuladamente los cargos, las
funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la
entidad pública, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de
conformidad con su misión.
o Estructura orgánica
Hace relación a la distribución de las diferentes dependencias o unidades con
sus correspondientes funciones generales requeridas.
TEMA AUTOCONTROL.doc
71
Autocontrol_imprimible
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o Tipos de estructura
Existen varios tipos de estructura entre los que se encuentran:
Los referentes mínimos a tener en cuenta en la definición de la estructura, al
interior de cada entidad pública, deben estar orientados a:
• La no fragmentación de los procesos
• La existencia de afinidad entre los procesos y las dependencias
• Niveles jerárquicos mínimos
• La no duplicidad de funciones
• La existencia de una norma de aprobación de la estructura
Pero, sobre todo, a que exista clara definición de los niveles de autoridad y
responsabilidad
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Algunos de los que usted puede consultar son:
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Autocontrol_imprimible
INSTRUMENTO
GUÍA MODERNIZACIÓN DE
ENTIDADES PÚBLICAS.
Elaborada por el Departamento
Administrativo de la Función
Pública
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PROPÓSITO
Ayudar
a
la
construcción
de
organismos y entidades públicas
funcionales, coherentes con su misión
y acordes a las exigencias y
necesidades particulares del entorno
www.dafp.gov.co
Icono publicacionesReestructuración Entidades
GUÍA MEDICIÓN DE CARGAS
DE TRABAJO ENTIDADES
PÚBLICAS. Elaborada por el
Departamento Administrativo de
la Función Pública
Establecer
las
necesidades
de
personal de cada dependencia o
unidad
productiva,
identificando
posible déficit o excedente de
empleados
www.dafp.gov.co
Icono publicacionesReestructuración Entidades
GUÍAS ORIENTADORAS DEL
PROCESO DE
REESTRUCTURACIÓN así:
GUÍA PARA EL DISEÑO DE UN
DIAGNÓSTICO
ORGANIZACIONAL, GUÍA
SOBRE ORGANIZACIÓN Y
ESTRUCTURAS, GUÍA PARA
PERSONAL Y GUÍA PARA EL
DESEÑO DEL MANUAL
ESPECÍFICO DE FUNCIONES
Y REQUISITOS. Elaboradas por
el Departamento Administrativo
de la Función Pública
Ayudar
a
la
construcción
de
organismos y entidades públicas
funcionales, coherentes con su misión
y acordes a las exigencias y
necesidades particulares del entorno,
orientando las diferentes etapas de los
procesos de reestructuración
www.dafp.gov.co
Icono publicacionesReestructuración Entidades
Administración de riesgos
Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la
entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como
externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales
o de eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor
cumplimiento de su función.
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Autocontrol_imprimible
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⇒ Elementos de la administración de riesgos
™ Contexto estratégico
Elemento de control que permite establecer el lineamiento trazado,
indispensable y decisivo, que orienta las decisiones de la entidad pública,
frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos. Esto,
como producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de
circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen
oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos
institucionales.
™ Identificación de riesgos
Elemento de control que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no
bajo el control de la entidad pública, que ponen en riesgo el logro de su Misión,
estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su
ocurrencia.
™ Análisis de riesgos
Elemento de control que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los
eventos positivos o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos
y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su
aceptación y manejo.
™ Valoración de riesgos
Elemento de control que determina el nivel o grado de exposición de la entidad
pública a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su
tratamiento.
™ Políticas de administración de riesgos
Elemento de control que permite estructurar criterios orientadores en la toma
de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de
la entidad pública.
Los aspectos enunciados anteriormente hacen parte integral del proceso de
administración del riesgo que, a partir del Decreto 1537 de 2001, se hace
obligatorio para todas las entidades del Estado, el cual es acorde con los
lineamientos internacionales sobre la materia expresados en estándares
internacionales como el AU/NZ 4360 de 1999 y la NTC 5254 de 2004.
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Algunos de los que usted puede consultar son:
TEMA AUTOCONTROL.doc
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INSTRUMENTO
PROPÓSITO
GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS. Elaborada por el
Departamento Administrativo de la
Función Pública
Permitir que las entidades públicas
puedan identificar, analizar y
manejar
permanentemente
el
riesgo, garantizando el cumplimiento
de los objetivos institucionales, la
supervivencia de la entidad y el
fortalecimiento de la credibilidad de
la misma ante la ciudadanía
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones-Control Interno
RIESGOS DE CORRUPCIÓN EN Aproximación teórica y práctica al
LA
Administración
Pública. estudio e identificación de riesgos
Elaborada por el Departamento de corrupción
Administrativo de la Función
Pública y el Banco Mundial
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones-Control Interno
RESUMEN
El subsistema de control estratégico, permite que las entidades públicas
cuenten con una orientación estratégica para la consecución de su propósito y
así coadyuvar al logro de los fines del Estado, bajo un ambiente de control
adecuado que promueva el compromiso de los servidores públicos y la
conciencia del manejo y responsabilidad por riesgos a los cuales se vea
avocada la organización.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1) En el código de ética de su entidad, ¿cuáles son los principios o valores
identificados?
2) Verifique si en su entidad están definidos o identificados los procesos
misionales y de apoyo y, establezca en cuál de ellos usted participa.
3) Verifique si en su entidad existe el mapa de riesgos, consulte con el área de
control interno o quien haga sus veces.
TEMA AUTOCONTROL.doc
75
Autocontrol_imprimible
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AUTOEVALUACIÓN
Ambiente de control
1) La construcción de los protocolos éticos es responsabilidad de:
a) El gerente de la entidad
b) El jefe de recursos humanos
c) El jefe de control interno
d) Todos los servidores de la entidad
a
2) Señale si es verdadera o falsa la siguiente afirmación:
Los principios y valores establecidos en la entidad contribuyen
fortalecimiento de las relaciones interpersonales y al clima laboral
al
a) Verdadero
b) Falso
a
Es verdadera ya que fortalecen el ambiente de control
3) La norma que regula el empleo público, la carrera administrativa y la
gerencia pública es:
a)
b)
c)
d)
Ley 87/93
Ley 42/93
Ley 489/98
Ley 909/04
d
4) Para fortalecer las competencias y habilidades de los servidores públicos
una entidad debe desarrollar políticas de:
a) Ingreso-permanencia-retiro
b) Capacitación
c) Inducción
d) Reinducción
a
5) En las teorías de la administración existen varios estilos de liderazgo. Con
las siguientes características, identifique el estilo:
a. El líder conduce el grupo de manera impositiva y radical ____________
b. Las responsabilidades son compartidas bajo las directrices o sugerencias de
alternativas que él propone __________
TEMA AUTOCONTROL.doc
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c. Este estilo de liderazgo se caracteriza por otorgar una absoluta libertad a
todos los miembros del grupo casi, sin interferencia del líder _________
Autoritario, democrático, permisivo
6) El plan es:
a) Instrumento de medición
b) Instrumento de diagnóstico
c) Guía para emprender acciones
Es una guía para emprender acciones con metas viables, deseables y con
líneas de política.
7) Señale cuáles son los aspectos que se definen a través de la planeación:
a)
b)
c)
d)
e)
El qué
El cómo
Con qué
Con quién
Todas las anteriores
e
A través de la planeación se definen los recursos humanos, técnicos y
financieros que nos permiten alcanzar las metas.
8) En la administración del riesgo, su análisis permite:
a) Determinar el nivel o grado de la exposición de la entidad a los impactos
del riesgo
b) Estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto a
los riesgos
c) Establecer la probabilidad de ocurrencia e impacto de los eventos
positivos o negativos que pueden afectar la entidad, calificándolos y
evaluándolos para determinar su aceptación y manejo
c
9) La importancia de la administración de riesgos se resume en el siguiente
párrafo. Complete las palabras que hacen falta:
La administración del riesgo permite a la entidad pública estudiar y ______
aquellos eventos, tanto internos como externos que pueden afectar el
___________ de sus objetivos institucionales, habilitándola para emprender
acciones necesarias de _____________ y aseguramiento contra los efectos
ocasionados por la ocurrencia de estos eventos.
evaluar, cumplimiento, protección
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Autocontrol_imprimible
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5.2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la acción de
los niveles de autoridad o responsabilidad correspondientes, aseguran el
control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la
consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de
su misión.
5.2.1 Componentes del subsistema de control de gestión
Actividades de control
⇒ Elementos de las actividades de control
Este conjunto de elementos de control garantizan que este se realice a la
ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo
efectivas las acciones necesarias en el manejo de riesgos y orientando la
operación hacia la consecución de los resultados, metas y objetivos.
™ Políticas de operación
Elemento de control que establece las guías de acción para la implementación
de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y
parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en
cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de
administración del riesgo, previamente definidos por la entidad.
Son múltiples las políticas que se generan al interior de las entidades públicas
que guían el accionar de la organización, ajustadas a los planes y programas
que ha trazado la entidad, entre las que se destacan:
•
•
•
•
•
•
Políticas para el manejo del presupuesto y contabilidad
Políticas en materia de contratación administrativa
Políticas para el manejo y desarrollo del talento humano
Políticas de seguridad
Política de calidad
Políticas de gestión documental
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Uno que usted puede consultar es:
TEMA AUTOCONTROL.doc
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INSTRUMENTO
PROPÓSITO
METODOLOGÍA DE PLANIFICACIÓN
DE LA CALIDAD. Elaborada por el
grupo de Equipos Transversales de la
Secretaría General de la Alcaldía
Distrital
Orientada a la identificación de
usuarios,
necesidades,
expectativas, construcción de
política y objetivos de calidad
Nota:
Para mayor información comunicarse
con Equipos Transversales
™ Procedimientos
Elemento de control conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones
y ordenamiento de las tareas, requeridas para cumplir con las actividades de
un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad
pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de
responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. Es recomendable que se defina, el qué, cómo y a quién corresponde
el desarrollo de la actividad, es decir:
• Los métodos
• La asignación de cargos
• La asignación de responsabilidad y autoridad
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Algunos de los que usted puede consultar son:
INSTRUMENTO
PROPÓSITO
METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN
DE MAPA DE PROCESOS.
Elaborada por el grupo de Equipos
Transversales de la Secretaría
General de la Alcaldía Distrital
Contar con una sola metodología
de construcción de mapa de
procesos, que permita hacer
ejercicios de referenciación
competitiva
Nota:
Para mayor información comunicarse
con Equipos Transversales
GUÍA PARA LA RACIONALIZACIÓN
DE TRÁMITES, PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS. Elaborada por el
Departamento Administrativo de la
Función Pública
Facilitar
los
procesos
de
modernización de las entidades y
el mejoramiento de la gestión
para generar cercanía entre el
Estado y la ciudadanía
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones-Control Interno
GUÍA PARA LA RACIONALIZACIÓN
DE TRÁMITES TRANSVERSALES.
Elaborada por el BID.
www.dafp.gov.co
Facilitar
los
procesos
de
modernización de las entidades y
el mejoramiento de la gestión
para generar cercanía entre el
Estado y la ciudadanía
Icono publicaciones-Control Interno
™ Controles
Elemento de control conformado por el conjunto de acciones o mecanismos
definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo
la adecuada ejecución de los procesos requeridos para el logro de los objetivos
de la entidad pública.
Sin duda este es uno de los aspectos que mas preocupa a las entidades del
Estado ya que, la gran mayoría de veces, las entidades en su afán de cumplir
con las disposiciones legales que los obligan a tener controles, han convertido
el control en un fin y no en el medio que les permita cumplir con su propósito
institucional. Esto ha llevado a generar actitudes de prevención hacia el control,
igualmente, a una proliferación de controles que saturan a las organizaciones
de ellos, sin que representen la efectividad que se busca.
Por lo anterior, es necesario que al momento de definir los controles a ser
adoptados dentro de los procesos, procedimientos y actividades que desarrolla
TEMA AUTOCONTROL.doc
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el servidor público en cada entidad, se tenga en cuenta la siguiente
clasificación de controles:
o Controles preventivos
Son aquellas acciones que permiten prevenir situaciones indeseables y
atacan las causas que las pueden generar. Los controles preventivos
son la primera barrera de defensa contra las amenazas. Generalmente,
están referidos a controles enfocados a definir con antelación aspectos
inciertos de la organización; están representados en los planes que
tratan de prevenir la incertidumbre que implica el futuro y en los
procedimientos que permiten la estandarización del quehacer
organizacional, entre otros.
TEMA AUTOCONTROL.doc
81
Autocontrol_imprimible
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De otra parte, un control puede ser:
//Diseño: (se requiere que de cada tipo de control surja la definición que se
No discrecional
Discrecional
Automatizado
No automatizado
Un control no discrecional es el que no permite excepciones, es decir, se aplica
para todo el universo sujeto a control.
El control discrecional permite excepciones, es decir, se aplica sólo para una
parte del universo sujeto a control.
Los controles también pueden ser automatizados (asistidos por medios
tecnológicos) y no automatizados (manuales). Los automatizados tienen mayor
confiabilidad que los no automatizados
™ Indicadores
Elemento de control conformado por el conjunto de mecanismos necesarios
para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se presentan como un
conjunto de variables cuantitativas o cualitativas sujetas a la medición, que
permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la
entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
El indicador es un signo, señal o valor concreto que permite, entre otras cosas,
establecer diferencias, comportamientos y tendencias. Su medición puede ser
cuantitativa o cualitativa dentro de un periodo determinado de tiempo.
TEMA AUTOCONTROL.doc
82
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Algunos criterios para el diseño de indicadores son
“EL MEDIR POR MEDIR NO ES ÚTIL”
Hay que definir qué se quiere medir y para qué?
Analizar el resultado y si un indicador no facilita la toma de decisiones, no debe
mantenerse
Para facilitar el análisis de los resultados obtenidos de la medición de
indicadores, se cuenta con las siguientes Herramientas de análisis de datos. En
Recursos encuentra un artículo con este nombre.
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Algunos de los que usted puede consultar son:
INSTRUMENTO
INDICADORES Y ELEMENTOS PARA
APLICACIÓN A LAS DISTINTAS ÁREAS
(Ver Módulo II del curso Competencias
Institucionales, Gestión Pública Distrital
con la metodología e-learning)
TEMA AUTOCONTROL.doc
PROPÓSITO
Mejorar las competencias de
los servidores públicos del
Distrito Capital, para que a
través de herramientas de
medición, se logre visualizar el
cumplimiento de los objetivos y
metas establecidos en el Plan
de Desarrollo Distrital
83
Autocontrol_imprimible
GUÍA PARA EL DISEÑO DE UN
SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL
DE GESTIÓN. Elaborada por el
Departamento Administrativo de la
Función Pública
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones-Control Interno
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Orientar el proceso de control
y evaluación de la gestión
pública,
mediante
la
construcción de mecanismos y
herramientas de control y el
análisis de la gestión, que
permitan
el
mejoramiento
continuo de la misma
84
Autocontrol_imprimible
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™ Manual de procedimientos
Elemento de control materializado en una normativa de autorregulación interna
que contiene y reglamenta la forma de llevar a cabo los procedimientos de la
entidad pública. Se convierte en una guía de uso individual y colectivo que
permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función
administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a
todos los servidores públicos.
Corresponde este elemento al aspecto documental de la gestión en
concordancia con el modelo de operación, el cual recoge sistemáticamente los
procesos y procedimientos que le faciliten al personal de la organización el
cumplimiento de las actividades y la forma como deben desarrollarse. Debe
tenerse en cuenta que siempre habrá mejores formas de realizar los procesos y
de establecer los procedimientos, por lo que un manual no estará terminado
sino que deberá actualizarse permanentemente.
En este sentido, es importante recordar que el Sistema de Gestión de Calidad,
contempla como requisito en el numeral 4 de la norma ISO 9001:2000 y en la
NTCGP 1000:2004, la Gestión Documental, respecto al Manual de la Calidad,
Control de Documentos y Control de los Registros.
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Uno de los que usted puede consultar es:
INSTRUMENTO
GUÍA PARA LA RACIONALIZACIÓN
DE TRÁMITES, PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS. Elaborada por el
Departamento Administrativo de la
Función Pública
PROPÓSITO
Facilitar los procesos de
modernización de las entidades
y el mejoramiento de la gestión
para generar cercanía entre el
Estado y la ciudadanía
www.dafp.gov.co
Icono publicaciones-Control Interno
Información
⇒ Elementos de información
Conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados
y procesados adquieren significado para los grupos de interés de la entidad
pública a la cual van dirigidos. Hace parte fundamental de la operación de la
entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez
en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la
TEMA AUTOCONTROL.doc
85
Autocontrol_imprimible
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actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de
obligaciones de información.
™ Información primaria
Elemento de control conformado por el conjunto de datos de fuentes externas
provenientes de las instancias con las cuales la organización está en
permanente contacto, así como de las variables que no están en relación
directa con la entidad, pero que afectan su desempeño.
™ Información secundaria
Elemento de control conformado por el conjunto de datos que se originan o
procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su
función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la
gestión de la entidad pública.
™ Sistemas de información
Elemento de control conformado por el conjunto de recursos humanos y
tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar
de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública.
-
Las características de la información, documento que lo encontrará
en Recursos.
-
Los propósitos de un sistema de información, son:
o Llenar las necesidades de procesamiento de datos
correspondientes a todos los aspectos de la organización
o Proporcionar información a los administradores, en apoyo de las
o actividades de planeación, control y toma de decisiones
o Generar los informes que requiera la administración y otras partes
interesadas
-
Un sistema de información debe contener:
Dispositivos de entrada y preparación de datos
Dispositivos de almacenamiento de datos
Equipo y medios de telecomunicaciones
Equipo de procesamiento de datos
Procedimientos, programas, métodos y documentación
Modelos de manejo de datos
Analistas de sistemas de información, para establecer y utilizar los
elementos anteriores
TEMA AUTOCONTROL.doc
86
Autocontrol_imprimible
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Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollado algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Algunos de los que usted puede consultar son:
Comunicación pública
⇒ Elementos de comunicación pública
Conjunto de elementos de control, que apoya la construcción de visión
compartida y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad
pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el
cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales en concordancia con lo
establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998.
™ Comunicación organizacional
Elemento de control que orienta la difusión de políticas y la información
generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los
objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión
de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
™ Comunicación informativa
Elemento de control que garantiza la difusión de información de la entidad
pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y
transparente, hacia los diferentes grupos de interés y los externos.
™ Medios de comunicación
La comunicación es el intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos
entre un emisor y un receptor, a través de un mensaje.
A nivel organizacional, todo líder debe ser consciente de que sin comunicación
no hay organización, ya que a través de ella se facilita la divulgación de los
TEMA AUTOCONTROL.doc
87
Autocontrol_imprimible
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procesos internos, la toma de decisiones, la solución de conflictos y el logro de
la metas institucionales.
Adicionalmente, a nivel externo, es decir, en la relación con los clientes,
usuarios o ciudadanos y otras partes interesadas, toda entidad debe dar
cumplimiento a lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998 que
establece la democratización de la Administración Pública.
Elemento de Control, que se constituye por el conjunto de procedimientos,
métodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública, para
garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada, de la información y de
su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.
La democratización de la Administración Pública, es adecuar los aparatos
administrativos y transformar el sistema de relaciones con los ciudadanos, para
que estos encuentren una organización al servicio de la sociedad.
Entonces, ¿qué deberá hacer la
entidad?
¾ Generar nuevos y diversos
espacios en los procesos de la
gestión pública para facilitar la
participación ciudadana
¾ Ampliar la influencia de la
ciudadanía
¾ Incrementar la comunicación e
interacción mediante el diálogo
¾ Atender y responder a intereses
expresados
¾ Facilitar la comprensión de la
administración
¾ Responder por la gestión
asignada
TEMA AUTOCONTROL.doc
88
Autocontrol_imprimible
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Algunos espacios propicios para acercar al ciudadano a la gestión pública son:
-
Procesos de contratación
Atención al usuario
Las veedurías
La rendición de cuentas
En general, la atención al usuario
Lo cierto es que la alta dirección de las
entidades públicas no puede olvidar el
deber de responder públicamente por la
eficacia de la gestión, por resultados y,
por una misión u objetivo encargado y
aceptado.
Igualmente, un gobernante no puede
olvidar la responsabilidad que tiene de
informar y explicar al gobernado sobre
cómo ha utilizado los recursos que le
fueron dados por el pueblo para
emplearlos en beneficio del mismo
pueblo.
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Uno de los que usted puede consultar es:
INSTRUMENTO
PROPÓSITO
GUÍA SOBRE LA COMUNICACIÓN. Ofrecer a los servidores públicos
orientaciones prácticas que bien
Elaborada por el Departamento
Administrativo de la Función Pública pueden ser objeto de reflexión
permanente como forma de
www.dafp.gov.co
interiorizar y perfeccionar el
Icono publicaciones
proceso de comunicación
RESUMEN
El Subsistema de Control de Gestión, permite que las entidades públicas
cuenten con instrumentos para materializar la ejecución de su gestión, a través
de un enfoque basado en procesos, el establecimiento de procedimientos,
entendidos como el quehacer organizacional, con un ejercicio intrínseco del
TEMA AUTOCONTROL.doc
89
Autocontrol_imprimible
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control, que permite en tiempo real la medición, el análisis y la mejora de la
gestión.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1) Identifique y enumere las políticas establecidas en su organización
2) Identifique en sus actividades diarias los tipos de control que usted aplica
3) En la formulación de los planes y programas de su dependencia, ¿cuáles
indicadores están definidos?
4) Consulte la guía de racionalización de trámites, procesos y procedimientos
del DAFP y especialmente estudie la elaboración de manuales de
procedimiento.
AUTOEVALUACIÓN
1) La importancia de las políticas de operación está descrita en el siguiente
texto. Complete las palabras que hacen falta.
Permite la implementación de las estrategias de ___________ de la entidad
pública, definiendo los límites y parámetros necesarios para ejecutar los
_________ y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los
programas y proyectos definidos. Impone limitaciones y obligaciones sobre la
forma de llevar a cabo la _____________ de la entidad.
ejecución, procesos, operación
2) Los controles preventivos están asociados a:
a)
b)
c)
d)
El presupuesto
La administración de personal
Los indicadores
Los riesgos
d
Los riesgos actúan sobre la causa de ellos, con el fin de disminuir su
probabilidad de ocurrencia.
3) El manual de operación es una guía de uso
a) Individual
b) Colectivo
c) Ninguna de las anteriores
d) a y b
d
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Autocontrol_imprimible
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Guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma
como se efectúa o desarrolla su función administrativa, todo bajo un lenguaje
común a los servidores públicos
4) El propósito de un sistema de información es:
a) Llenar las necesidades de procesamiento de datos correspondientes a
todos los aspectos de la organización
b) Tener dispositivos de entrada y preparación de datos
c) Contar con procedimientos, programas, métodos y documentación
a
5) La democratización de la Administración Pública está establecida en:
a) El MECI 1000-2005
b) La ley 87/93
c) La ley 489/98
d) Ley 734/02
c
6) Indique si los siguientes enunciados sobre los criterios de los indicadores,
son falsos o verdaderos:
a. Participativo: debe ser diseñado por las oficinas de Planeación y
Control Interno F_______ V______
a) Verdadero
b) Falso
b
b. Cuantificable: el resultado de la aplicación del indicador puede ser
convertido en cifras, números. F_______ V______
a) Verdadero
b) Falso
a
c. c. Temporalidad: no debe estar relacionado con un periodo de tiempo
previamente definido. F_______ V______
a) Verdadero
b) Falso
b
TEMA AUTOCONTROL.doc
91
Autocontrol_imprimible
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5.3 SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL
Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente,
permiten valorar en forma continua la efectividad del control interno de la
entidad publica; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de
ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar
desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar
las acciones de mejoramiento de la organización pública.
5.3.1 Componentes del subsistema de evaluación de control
Autoevaluación
Conjunto de elementos de control que al actuar en forma coordinada en la
entidad pública, permiten en cada área organizacional medir la efectividad de
los controles en los procesos y, los resultados de la gestión en tiempo real,
verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y
tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los
objetivos previstos por la entidad.
⇒ Elementos de autoevaluación
™ Autoevaluación del control
Elemento de control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación
y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel
de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo
emprender las acciones requeridas de mejoramiento del control.
™ Autoevaluación de gestión
Elemento de control que basado en un conjunto de indicadores de gestión
diseñados en los planes y programas y en los procesos de la entidad pública,
permite una visión clara e integral de su comportamiento, de la obtención de las
metas y los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales
se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la
entidad pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, tanto los servidores
públicos como las entidades en el orden nacional y distrital, cuentan con los
mecanismos de medición y de estructuración del modelo estándar de control
interno MECI 1000-2005, enunciados en los subsistemas de control estratégico
y control de gestión.
Evaluación independiente
Conjunto de elementos de control que garantiza el examen autónomo y objetivo
del sistema de control interno, la gestión y resultados corporativos de la entidad
pública por parte de la oficina de control interno, Unidad de Auditoria Interna o
quien haga sus veces. Presenta como características la independencia, la
TEMA AUTOCONTROL.doc
92
Autocontrol_imprimible
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neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y
a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de
evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los planes de
mejoramiento de la entidad.
⇒ Elementos de evaluación independiente
™ Evaluación del sistema de control interno
Elemento de control cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y
el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos
de la entidad pública.
™ Auditoria interna
Elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e
independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una
entidad pública.
La oficina de control interno es un
elemento del sistema que asesora,
evalúa y dinamiza la gestión integral
de la entidad pública, con miras a
mejorar la cultura organizacional y,
por ende, la productividad del
Estado.
Para
ampliar
el
conocimiento sobre la oficina de
control interno ver el artículo 12 de
la ley 87 de 1993 y el decreto 1537
de 2001
TEMA AUTOCONTROL.doc
93
Autocontrol_imprimible
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La oficina de control interno, en
ningún caso, podrá participar en
los procedimientos administrativos
de la entidad a través de
autorizaciones o refrendaciones.
Las oficinas de control interno, en su función evaluadora, deben tener en
cuenta el concepto de EVALUACIÓN el cual es un proceso permanente,
mediante el cual, a partir de la información que se obtiene de diversas fuentes,
se emite un juicio de valor acerca del rendimiento o desempeño de un área, un
proceso o una actividad, cualquiera que sea el objeto de estudio.
Sin perder de vista que en las tendencias mundiales, la auditoría interna ha
consolidado un nuevo enfoque enmarcado en:
Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización.
Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque
sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los
procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. (Definición
promovida por el Instituto de Auditores Internos, Theiia)
Por tanto, el trabajo de auditoría debe ser:
TEMA AUTOCONTROL.doc
94
Autocontrol_imprimible
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Las fases del proceso de auditoría son:
o Planeación
o Ejecución
o Informe
o Seguimiento
Y, para cumplir este proceso, la oficina de control interno o quien haga sus
veces, tiene como herramienta las técnicas de auditoria.
Estas técnicas son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza
un auditor para obtener evidencia necesaria que fundamente sus conclusiones
y opiniones. Su empleo se basa en el criterio o juicio del auditor según las
circunstancias.
Una vez concluido el proceso auditor, el producto del mismo es el INFORME.
El informe es el producto del proceso auditor. De su adecuada redacción y
presentación depende que el esfuerzo realizado contribuya a mejorar la gestión
institucional.
El mencionado informe debe conservar, como mínimo, las siguientes
características:
TEMA AUTOCONTROL.doc
95
Autocontrol_imprimible
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Preciso
Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser
exacto en cada idea y en el informe en general
Conciso
La brevedad permite mayor impacto, busque la
forma de redactar las ideas en forma corta, pero
sin dejar de decir lo que tiene que decir sobre los
hechos o hallazgos reportados, mostrando
claramente el impacto que tienen
Objetivo
Todos los hechos y hallazgos deben reflejar una
situación real, manejada con criterio analítico e
imparcial
Soportado
No debe incluir apreciaciones u opiniones que no
se encuentren fundamentadas y soportadas en
evidencias
Oportuno
Es importante que la elaboración y entrega del
informe sea en el tiempo establecido, de tal
manera que los responsables, puedan implementar
los correctivos del caso en procura de su
mejoramiento continuo
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Algunos de los que usted puede consultar son:
INSTRUMENTO
PROPÓSITO
GUÍA BÁSICA DE LAS OFICINAS
DE CONTROL INTERNO.
Elaborada por el Departamento
Administrativo de la Función
Pública
Establecer parámetros y unificar
criterios que posibiliten y faciliten el
accionar de las Oficinas de Control
Interno
Ver Anexo
ROL DE LAS OFICINAS DE
CONTROL INTERNO
Ver Anexo
Acompañar a las Oficinas de Control
Interno
para
orientar
su
funcionamiento,
mediante
la
presentación de elementos necesarios
para su accionar
Planes de mejoramiento
Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de
mejoramiento, necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el
TEMA AUTOCONTROL.doc
96
Autocontrol_imprimible
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sistema de control interno y en la gestión de operaciones, que se generan
como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de evaluación
independiente y, en las observaciones formales provenientes de los órganos de
control.
⇒ Elementos de planes de mejoramiento
™ Plan de mejoramiento institucional
Elemento de control que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de
los objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Integra
las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o
componentes corporativos debe operar la entidad pública para fortalecer
integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y
objetivos en los términos establecidos en la Constitución y la ley, teniendo en
cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de
control político y con los diferentes grupos de interés.
™ Plan de mejoramiento por procesos
Elemento de control que contiene los planes administrativos con las acciones
de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables
dentro de la organización pública, deben adelantarse para fortalecer su
desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que
garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.
™ Plan de mejoramiento individual
Elemento de control que contiene las acciones de mejoramiento que debe
ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar su desempeño y el
del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio
definidos, para una mayor productividad de las actividades y tareas bajo su
responsabilidad.
o Planes de mejoramiento
Si bien es cierto, hay claridad que como producto final de un proceso auditor,
tanto interno como externo, debe existir una acción por parte del auditado,
representado en un plan de mejoramiento, no lo es menos el hecho de que
muchas veces estos planes no han pasado de ser una buena intención con
muy pocas realizaciones.
Y es que “Planificar es más que hacer planes; es construir el futuro que
se desea”
Por esto las entidades públicas deben entender que el plan de mejoramiento no
debe ser solamente un resultado generado por las observaciones provenientes
de la acción de los entes externos de control, sino un concepto gerencial,
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Autocontrol_imprimible
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representado en el esfuerzo realizado por todos los niveles de la entidad, como
medio para mejorar sus resultados.
Estos últimos implican una introspección sobre:
•
•
•
•
La identificación y previsión de las necesidades a satisfacer, la
determinación de los objetivos a alcanzar para satisfacer dichas
necesidades y, la búsqueda de las acciones más eficaces para alcanzar
estos objetivos
La decisión propiamente dicha, es decir, la elección entre las posibles
acciones, en consideración a los recursos disponibles hoy y los que se
puedan obtener en el futuro
La puesta en marcha de la decisión
El monitoreo y seguimiento de la ejecución, que tiene por objeto
asegurar que los objetivos sean alcanzados con los medios previstos o,
si es del caso, realizar ajustes o acciones correctivas
Si bien es cierto, la función de auditoría de los entes de control tanto interno
como externo, es un soporte objetivo e independiente que alerta sobre las
desviaciones que puedan estar ocurriendo al interior de la entidad, es a esta a
la que le corresponde asumir una actitud proactiva en torno al mejoramiento del
desempeño organizacional.
En este orden de ideas, el plan de mejoramiento debe tener como requisito
previo, el precisar el objetivo del mismo en un sentido cualitativo y cuantitativo,
que responda a los siguientes interrogantes:
•
•
•
•
•
¿Qué se va a hacer?
¿Para qué se va a hacer?
¿Quién lo va a hacer?
¿Con qué lo va a hacer?
¿Cuándo lo va a hacer?
En torno a estos cuestionamientos, las entidades podrán determinar cuáles son
sus requerimientos de entrada (input) o recursos que necesita; cuáles son las
fuentes de esos recursos y a su vez qué resultados de mejoramiento (output)
se alcanzan.
Aquí cabe recalcar que con esta visión gerencial de mejoramiento, esto no
puede ser entendido en términos de tareas que cumplir, sino de resultados
u objetivos que alcanzar.
Una forma integral de ver un plan de mejoramiento estará encaminada a
visualizar los diferentes niveles que intervienen en el mismo así:
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Autocontrol_imprimible
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Una vez determinadas las acciones en estos niveles, es primordial prever el
control y seguimiento de las mismas. Para la entidad debe ser una acción
permanente que incluya el monitoreo y seguimiento, en primera instancia, por
los responsables de la ejecución del plan, y en segunda instancia por las
Oficinas de Control Interno, como responsables, entre otras, de la evaluación
del sistema de control interno de su entidad.
Lo anterior, con el fin de:
•
•
•
Mantener el registro de datos y hechos que arrojen el avance del plan de
mejoramiento
Realizar comparación y análisis de desviaciones e interpretación de
causas
Adoptar medidas correctivas
Para materializar los aspectos enunciados anteriormente, el sector público,
tanto en el orden nacional como en el distrital, viene desarrollando algunos
instrumentos que facilitan a las entidades y al servidor público su aplicación e
interiorización. Una de las que usted puede consultar es:
INSTRUMENTO
REGLAMENTACIÓN DE LOS
ENTES DE CONTROL (Resolución
Orgánica 5544 de 2003)
PROPÓSITO
Reglamenta la metodología de
los planes de mejoramiento
www.contraloriagen.gov.co
Icono normatividad
TEMA AUTOCONTROL.doc
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Autocontrol_imprimible
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RESUMEN
El subsistema de control de evaluación, cierra el ciclo PHVA, ya que permite
que a través de la autoevaluación, tanto a nivel de servidores públicos como a
nivel institucional, se determinen las debilidades y falencias en la
implementación y desarrollo de los subsistemas de control estratégico y control
de gestión, para emprender las acciones de mejoramiento mediante los planes
respectivos.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1) Verifique si en su entidad, la oficina de control interno ha realizado, en el
último año, auditorías a las diferentes áreas o procesos. ¿Cuáles y cuándo?
2) Compruebe si su entidad cuenta con un plan de mejoramiento y analice la
pertinencia de las acciones frente a los resultados obtenidos.
AUTOEVALUACIÓN
1) Responda las siguientes preguntas
a) La función principal de la oficinas de control interno es vigilar lo que
hacen otras oficinas para sancionar su incumplimiento
a) Verdadero
b) Falso
b
b) El papel fundamental de la oficina de control interno es proporcionar los
medios para que las personas ejecuten sus propias actividades
asumiendo su propia responsabilidad
a) Verdadero
b) Falso
b
c) La oficina de control interno como órgano asesor de la organización no
necesariamente debe depender del más alto nivel jerárquico de la entidad
a) Verdadero
b) Falso
b
d) El asesor, coordinador, auditor de la oficina de control interno o quien
haga sus veces podrá participar en los procedimientos administrativos de la
entidad a través de autorizaciones o refrendaciones
a) Verdadero
b) Falso
b
TEMA AUTOCONTROL.doc
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2) Analice las situaciones y marque con una F si son falsas o con una V si son
verdaderas.
a) La auditoria interna es una actividad de evaluación independiente dentro de
una entidad, destinada a la revisión de las operaciones contables, financieras y
administrativas de una entidad, de las políticas, planes y procedimientos que
utiliza, de los controles establecidos en ella y de los sistemas de información
vigentes, con el propósito de asesorar y efectuar recomendaciones a los más
altos niveles directivos
a) Verdadero
b) Falso
a
b) La evaluación del sistema de control interno la podemos definir como un
proceso permanente mediante el cual, a partir de la información que se obtiene
de diversas fuentes, se emite un juicio de valor acerca del rendimiento o
desempeño de un área, un proceso o una actividad, cualquiera sea el objeto de
estudio.
a) Verdadero
b) Falso
a
5.4 EL MECI Y EL PHVA
El Modelo Estándar del Control Interno MECI 1000:2005, que establece la
estructura del sistema de control interno, en las entidades obligadas por la Ley
87 de 1993, no es ajeno al ciclo o proceso administrativo PHVA, ampliamente
conocido como el ciclo básico de los sistemas de gestión que permite de
manera integral, articular los diferentes procesos enmarcados en la planeación,
la ejecución (hacer), verificación y la actuación entendida como la toma de
decisiones encaminadas a la implementación de acciones correctivas
preventivas y de mejoramiento que llevan a la sostenibilidad de la entidad bajo
la filosofía del mejoramiento continuo, requisito fundamental de las
organizaciones exitosas. Lo anterior se visualiza en la siguiente gráfica:
TEMA AUTOCONTROL.doc
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6. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Desde la misma Constitución política y demás normatividad vigente sobre el
control interno, han sido definidas las responsabilidades y competencias que
las diferentes instancias y niveles de una organización deben asumir frente al
mismo. En este sentido el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005,
recoge los lineamientos dados en el Decreto 2145 de 1999, que precisa el
desarrollo de control interno en el marco del ciclo o proceso administrativo,
estableciendo la responsabilidad en cada una de los procesos fundamentales
de la administración: Dirección, Planeación, Organización, Ejecución,
Seguimiento y Control (evaluación).
6.1 DE LA ALTA DIRECCIÓN
Es decir, que frente al subsistema de control estratégico, tiene la
responsabilidad de establecer las políticas y objetivos a alcanzar y dar los
lineamientos y orientaciones para la definición de los planes de acción, y la
administración del riesgo; así mismo frente al desarrollo organizacional, realizar
la división y distribución de funciones y competencias asignadas, con miras a
lograr los fines y objetivos institucionales y del Estado.
En el subsistema de control de gestión, la alta dirección es responsable por la
implementación del mismo y por la orientación del control a la ejecución de las
operaciones, a través de la divulgación de las políticas de operación, el diseño
de adopción de procesos y procedimientos, la definición de parámetros de
medición y la aprobación de los indicadores diseñados. De igual manera por la
aprobación, socialización y verificación del manual de operación, así como por
la generación y administración de la información y la de canales de
comunicación que faciliten la interacción hacia el interior de la organización y
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con el entorno, especialmente con la ciudadanía, hoy reconocida como la razón
de ser del Estado.
El subsistema de control de evaluación, mide y analiza los avances y grado de
cumplimiento de los componentes y elementos del Subsistema Estratégico,
toma las decisiones de mejora correspondientes y da las orientaciones y
lineamientos a seguir por parte de las áreas de la organización para garantizar
el logro de los resultados previstos.
6.2 DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
El Decreto 1599 de 2005, en el anexo
técnico establece que “para efectos de
garantizar la operacionalización de las
acciones necesarias al desarrollo,
implementación
y
mejoramiento
continuo del sistema de control interno
basado en el modelo estándar de
control interno que establece la
presente Norma, el representante
legal podrá delegar dicha función en el
directivo de primer nivel de la
respectiva Entidad competente para
ello, quien actuará bajo las políticas
establecidas por el Comité de
Coordinación de Control Interno”.
Este lineamiento es compatible con lo
establecido en la Norma de Calidad
NTCGP 1000:2004 en el numeral
5.5.2 a través de la cual pretende
garantizar
la
implementación
y
desarrollo del MECI 1000:2005
designando a un funcionario de alto
nivel como responsable directo
evitando
la
dilución
de
responsabilidad.
6.3 DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO
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Según el Decreto 1599 de
2005, en su anexo técnico, el
Comité de Coordinación de
Control Interno se reunirá por
lo menos cada dos (2) meses.
Deberá adoptar un reglamento
interno y cumplir con las
funciones establecidas en los
Decretos 1826 de 1994 y 2145
de 1999.
El Comité de Coordinación de
Control
Interno,
está
conformado por la máxima
autoridad de la entidad y su
nivel directivo, en el marco de
los decretos antes citados; su
responsabilidad se focaliza en
brindar los lineamientos para la
determinación,
implantación,
adaptación, complementación
y mejoramiento permanente
del sistema de control interno.
6.4 DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS O DE LOS PARTICULARES QUE
EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS
Según el Decreto 1599 de 2005, en su
anexo
técnico,
“los
Servidores
Públicos y/o particulares que ejercen
funciones públicas, son responsables
por la operatividad eficiente de los
procesos, actividades y tareas a su
cargo; por la supervisión continua a la
eficacia de los controles integrados.
Así mismo, por desarrollar la
autoevaluación permanente a los
resultados de su labor, como parte del
cumplimiento de las metas previstas
por la dependencia o unidad
administrativa a la cual pertenecen”.
Es decir, que frente al subsistema de
control estratégico, los servidores
públicos y los particulares que ejercen
funciones públicas, participan en la
definición de los componentes y
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elementos del mismo, así como en
ponerlo en ejecución, de acuerdo con
los compromisos adquiridos. Cumplen
sus funciones en concordancia con las
normas vigentes aplicables a su
gestión.
En el subsistema de control de gestión participan los servidores públicos y los
particulares que ejercen funciones públicas, en la gestión corporativa, mediante
la acción individual en los procesos a que pertenecen a través del ejercicio
intrínseco del control. Los actores del proceso, se convierten en elemento
regulador ante posibles desviaciones al actuar como controles preventivos y de
detección en tiempo real. De esta manera cada servidor público debe advertir
cualquier deficiencia o no conformidad que comprometa el resultado esperado.
En el subsistema de control de evaluación, deben evaluar periódicamente los
avances de sus planes de acción y reportarlos a las instancias competentes,
junto con las propuestas de ajustes a que haya lugar. Significa que cada
servidor público hace el seguimiento y control a su gestión particular, mediante
la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y
adoptados en los otros subsistemas.
6.5 DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO, UNIDAD DE AUDITORÍA
INTERNA O QUIEN HAGA SUS VECES
Según el Decreto 1599 de 2005, en su
anexo técnico, “la oficina de control
interno, Unidad de Auditoría Interna o
quien haga sus veces, con base en los
artículos 3º numeral d), 9º y 12º de la
Ley 87 de 1993, es responsable por
realizar la Evaluación Independiente al
sistema de control interno y la Gestión
de la Entidad Pública, así como por el
seguimiento al Plan de Mejoramiento
Institucional,
generando
las
recomendaciones correspondientes y
asesorando a la alta dirección para su
puesta en marcha”.
Es decir, que frente al subsistema de
control estratégico, la oficina de
control interno se responsabiliza por la
evaluación del proceso de planeación,
en toda su extensión; implica, entre
otras cosas y con base en los
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resultados obtenidos y en la aplicación
de los indicadores definidos, un
análisis objetivo de aquellas variables
o factores que se consideren
influyentes en los resultados positivos
logrados o en el desvío de los
mismos,
para
formular
las
recomendaciones
de
ajuste
o
mejoramiento al proceso.
Adicionalmente, evalúa que estén claramente definidos los niveles de autoridad
y responsabilidad, y que la organización esté protegida ante los posibles
riesgos a que se ve abocada.
En el subsistema de control de gestión, esta oficina evalúa los procesos
misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la entidad, con el fin de
determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes
a la misión institucional. Asesora y acompaña a las dependencias en la
definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y
procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la
eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la
información y sus registros y, el cumplimiento de las funciones y objetivos
institucionales.
En el subsistema de control de evaluación, la oficina debe evaluar el sistema
de control interno de la entidad, con énfasis en la existencia, funcionamiento y
coherencia de los componentes y elementos que lo conforman y, presentar
informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno de la
entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten
oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema
RESUMEN
Como se puede observar, son diversos los roles que se entrecruzan en las
entidades públicas para lograr el propósito de un adecuado sistema de control
interno. Lo cierto es que cada uno de ustedes debe ser consciente del rol que
le corresponde y asumirlo con compromiso y responsabilidad, de tal manera
que sin caer en una situación similar a la de la siguiente historia, se logre la
articulación y la visión sistémica de la gestión en pos del mejoramiento
permanente de los resultados previstos y de la satisfacción del ciudadano,
como receptor de la función del Estado.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Comparta la siguiente lectura con sus compañeros de oficina y reflexione sobre
la forma en la cual se están asumiendo los roles frente al sistema de control
interno, en su dependencia y, en general, en su entidad.
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Las diversas lentes
“Cuéntase de un señor muy adinerado que por ignorancia o malicia dejó, al
morir, el siguiente testamento: dejo mis bienes a mi sobrino Juan no a mi
hermano Luis tampoco jamás se pagará la cuenta del sastre nunca de ningún
modo para los Jesuitas todo lo dicho es mi deseo Fernando.
Cuando se leyó el documento, las personas aludidas se atribuían la
preferencia. Con el fin de resolver las dudas se acordó que cada uno llevara el
escrito con los signos de puntuación pertinentes.
El sobrino Juan lo presentó de la siguiente manera: dejo mis bienes a mi
sobrino Juan, no a mi hermano Luis. Tampoco, jamás, se pagará la cuenta del
sastre. Nunca de ningún modo para los Jesuitas. Todo lo dicho es mi deseo,
Fernando.
El hermano Luis presentó su reclamo de la siguiente manera: ¿Dejo mis bienes
a mi sobrino Juan? No. ¡A mi hermano Luis! Tampoco, jamás, se pagará la
cuenta del sastre. Nunca, de ningún modo, para los Jesuitas. Todo lo dicho es
mi deseo. Fernando.
Pero el sastre justificó su derecho como sigue: ¿Dejo mis bienes a mi sobrino
Juan? No. ¿A mi hermano Luis? Tampoco, jamás. Se pagará la cuenta del
sastre. Nunca, de ningún modo, para los Jesuitas. Todo lo dicho es mi deseo.
Fernando.
Pero los Jesuitas dijeron que la interpretación correcta era la siguiente: ¿Dejo
mis bienes a mi sobrino Juan? No. ¿A mi hermano Luis? Tampoco, jamás.
¿Se pagará la cuenta del sastre? Nunca, de ningún modo. Para los Jesuitas
todo. Lo dicho es mi deseo. Fernando.
Estas lecturas generaron un gran escándalo, y para poner orden se recurrió a
la autoridad. Esta, luego de establecer la calma, dictaminó en tono severo:
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¡Señores, aquí se trata de cometer fraude! La herencia pertenece al Estado,
según las leyes, como lo prueba esta interpretación: ¿Dejo mis bienes a mi
sobrino Juan? No. ¿A mi hermano Luis? Tampoco. Jamás se pagará la cuenta
del sastre. Nunca, de ningún modo, para los Jesuitas. Todo lo dicho es mi
deseo. Fernando.
No resultando herederos, esta herencia queda incautada en nombre del Estado
y se da por terminado el asunto.”
Como se concluye de la lectura anterior, son muchas las perspectivas que se
pueden encontrar en cada organización, condicionadas ya sea por los intereses
particulares o por la forma personal de interpretar las situaciones, que
caracteriza a cada individuo. Sin embargo tratándose de los fines de una
organización, se debe lograr una visión común que articule y confluya las
acciones individuales hacia los intereses generales, como se establece en el
artículo 209 de nuestra Constitución política.
AUTOEVALUACIÓN
De los siguientes enunciados, señalar si ellos son falsos o verdaderos
1. La alta dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de
responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, estén definidos y
comunicados dentro de la Entidad.
a) Verdadero
b) Falso
$$$
a
///
2. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias
al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del sistema de control
interno basado en el modelo estándar de control interno que establece la
norma, el representante legal no podrá delegar dicha función.
a) Verdadero
b) Falso
$$$
b
///
5. Los servidores públicos o los particulares que ejercen funciones públicas,
son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades
y tareas a su cargo y, por la supervisión continua a la eficacia de los
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controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación
permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de
las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual
pertenecen.
a) Verdadero
b) Falso
$$$
a
///
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