SIIGO Contador

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SIIGO
Contador
Versión 5.1
PROCESO DE CAPACITACION
SALDOS INICIALES,
PRESUPUESTOS E INFORMES
CARTILLA No 2
Diciembre 2008
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION................................................................................ 4
2. SALDOS INICIALES........................................................................... 4
2.1. SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE ................................................ 4
2.2. SALDOS INICIALES CARTERA........................................................... 9
2.3. OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS
INICIALES ..................................................................................... 13
3. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES .............. 14
3.1. CONSULTA DE COMPROBANTES...................................................... 14
3.2. BORRADO EN BLOQUE .................................................................... 16
3.3. ADMINISTRACION DEL P.U.C. ........................................................ 17
3.4. MOVIMIENTO GENERAL ................................................................. 19
3.5. ADMINISTRACION CENTRO DE COSTO ........................................... 21
3.6. AJUSTES POR INFLACIÓN .............................................................. 21
3.7. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN PAAG.......................... 22
3.8. AJUSTES AL DIFERIDO RUTA: CONTADOR – AJUSTES POR INFLACIÓN –
AJUSTE AL DIFERIDO .......................................................................... 23
3.9. PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO ............... 24
4. INFORMES GENERALES ................................................................... 25
4.1. INFORMES OFICIALES. RUTA: CONTADOR – INFORMES GENERALES –
INFORMES OFICIALES ......................................................................... 25
4.1.1. LIBRO DIARIO RUTA: Contador - Informes Generales – Informes
Oficiales – Libro Diario ........................................................................... 25
4.1.2. LIBRO MAYOR RUTA: Contador - Informes Generales – Informes
Oficiales – Libro Mayor .......................................................................... 26
4.1.3. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES ................................................. 27
4.1.4. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES .............................................. 28
4.2. INFORMES FINANCIEROS .............................................................. 29
4.2.1. BALANCE DE COMPROBACION ......................................................... 29
4.2.2. BALANCE GENERAL............................................................................ 30
4.2.3. ESTADO DE RESULTADOS ................................................................. 32
5. AUDITOR ........................................................................................ 34
5.1. CONTROL DE RETENCION ............................................................... 34
5.1.1. CERTIFICADOS DE RETENCION RUTA: Auditor – Control de
Retención – Certificados ........................................................................ 34
5.2. BASES DE RETENCION POR PERIODOS RUTA: AUDITOR – CONTROL DE
RETENCIÓN – BASE DE RETENCIÓN POR PERIODOS ..................................... 43
5.3. IMPRESIÓN LIQUIDACION DE RETENCION .................................... 44
6. INFORMES DEL GERENTE ................................................................ 44
6.1. ANALISIS DE CUENTAS .................................................................. 45
6.2. SALDOS BANCARIOS RUTA: GERENTE – SALDOS BANCARIOS ................ 46
7. CARTERA ........................................................................................ 47
7.1. ACTUALIZA A 05 COLUMNAS .......................................................... 47
7.2. INFORME A 05 COLUMNAS ............................................................. 48
7.2.1. A UN CORTE ANTERIOR DE LO CONTRARIO ENTER ......................... 51
7.3. CARTERA POR TERCEROS ................................................................ 51
7.4. CARTERA POR CUENTA.................................................................... 51
8. PRESUPUESTO ................................................................................ 52
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8.1. FORMULACION CONTABLE ............................................................. 53
8.2. PROYECCIÓN DEL PRESUPUESTO ................................................... 54
8.2.1. INCREMENTO DEL PRESUPUESTO ...................................................... 54
8.2.2. Rango Meses ......................................................................................... 56
8.3. EJECUCIÓN RUTA: PRESUPUESTO EJECUCIÓN ....................................... 59
9. CUENTAS POR PAGAR ..................................................................... 59
9.1. ACTUALIZA A 05 COLUMNAS ........................................................... 59
9.2. INFORME A 05 COLUMNAS .............................................................. 60
9.1.1. A UN CORTE ANTERIOR .................................................................... 63
9.2. SALDOS POR TERCEROS ................................................................. 63
9.3. SALDOS POR CUENTA ..................................................................... 64
10. PROCESO DE RECUPERACION ........................................................ 65
11. CIERRES ANUAL............................................................................. 69
11.1. CIERRES PARCIALES RUTA: CIERRE ANUAL ..................................... 69
11.2. CIERRE DEFINITIVO RUTA: CIERRE ANUAL ..................................... 72
12. CONSOLIDACIONES RUTA: CONTADOR - OPCIONES DEL
ADMINISTRADOR –........................................................................ 78
13. CAPTURADOR DE DATOS................................................................ 79
13.1. GENERACION DE ARCHIVOS ........................................................ 80
13.2. OPCIONES DEL MENU .................................................................. 82
13.3. INCORPORACION DE DATOS........................................................ 82
13.4. GRABAR MOVIMIENTO ................................................................ 83
13.4.1. DATOS DEL DOCUMENTO .................................................................. 83
13.4.2. OPCIONES........................................................................................... 84
13.4.3. DETALLE DEL MOVIMIENTO ............................................................. 84
13.5. EXPORTACION DE DATOS ............................................................ 85
13.6. IMPORTACION DE DATOS ............................................................ 86
14. PROCEDIMIENTO PARA RECONSTRUIR ARCHIVOS REBUILD ......... 87
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1. INTRODUCCION
En esta sesión trataremos el tema de los saldos iniciales tomados de la contabilidad
y como arrancar con SIIGO para una optima y oportuna información.
Después de tener toda la parametrización y saldos iniciales listos podemos ingresar a
elaborar el presupuesto contable, con el fin de ingresar las estimaciones pertinentes
para poder generar informes de gestión y administración.
Por lo anterior, en SIIGO es necesario ejecutar algunos procesos de periodicidad
mensual y procesos de cierres anuales para que de esta manera se pueda obtener
información oportuna, manejando y administrando eficientemente los recursos de la
empresa.
2. SALDOS INICIALES
Ruta: Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes
Fecha. Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo
inicial. Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la
respectiva empresa.
Información Discrímada. Se debe tener la información discriminada por
medio de un Balance General, al corte de fecha al cual se ingresan los
saldos iniciales.
Documento
.
Se debe definir un documento tipo L, el cual, se codifica
con el numero 999 y se denomina Saldos iniciales.
Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con el que
arranca la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma.
Debemos tener en cuenta los siguientes requisitos:
RECUERDE: La ruta para definir los documentos es Contador – Opciones
Administrador –
Definición de Documentos.
Cuenta Puente. Para la contabilización de los saldos iniciales se creará una cuenta
que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa de información de los saldos
iniciales. Esta cuenta se codifica con el código 999999 y se denomina cuenta puente
al terminar de digitar los saldos esta debe quedar con saldo Cero.
RECUERDE: La ruta para crear una cuenta contable es Contador – Administración
del P.U.C – Apertura de cuentas contables – Apertura plan de Cuentas.
Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como ejemplo: Disponible,
Cartera y Proveedores.
2.1.
SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE
Corresponde a los saldos iniciales de disponible todas las cuentas que registran los
recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y
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puede utilizar para fines generales o específicos; dentro de los cuales podemos
mencionar la Caja, los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras.
Para incluir los saldos iniciales se debe ingresar por la Ruta: Contador – Control de
comprobantes – Entrada de comprobantes
Inmediatamente el sistema solicitara algunos datos de carácter general que es
necesario incluirlos, los cuales son:
Tipo de Documento. Se debe seleccionar el tipo de documento que se va a utilizar
para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L).
Número de Tipo de Documento. En esta opción se escogerá el 999.
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Número de Comprobante. Para
automáticamente, se debe digitar enter.
llevar
el
consecutivo
del
documento
Vendedor. Este dato es informativo.
Fecha. Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales.
Secuencia. Será la secuencia con la cual se llevarán los comprobantes de saldos
iniciales por cada ítem digitado.
Cuenta. Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial.
Centro de Costo. Se incluirá el código del centro de costo en donde se afectará el
movimiento contable.
Subcentro de Costo. Se incluirá el código del subcentro de costo en donde se
afectara el movimiento contable, de acuerdo al tipo de presupuesto ya sea ordinario
o extraordinario.
Nit. Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta.
RECUERDE: El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la cuenta
contable utilizada esté marcada como si centro de costo y si terceros.
Debito o Crédito. Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a su saldo en el
momento del ingreso del saldo inicial.
Descripción. Se debe digitar la descripción del comprobante que se esta incluyendo.
Valor. Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra del Balance
Inicial.
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El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo
los saldos iniciales, cuenta por cuenta.
RECUERDE: Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas que hacen
parte del Balance General.
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NOTA: El sistema permite en la opción de Descripción, digitar la tecla F2 con el fin
de repetir la descripción inmediatamente anterior.
Cuenta Puente. SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, lo que
quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Para
cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente 999999.
Importante. La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos
iniciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta debe quedar con
saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial.
Para grabar o contabilizar el comprobante se debe dar clic en la tecla
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2.2.
SALDOS INICIALES CARTERA
Ruta: Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes
Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las
facturas de cada Cliente con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada
uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén
vencidas como las que estén por vencer.
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Recuerde. Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la misma ruta
que trabajamos los saldos iniciales de Disponible: Contador – Control de
comprobantes – Entrada de comprobantes.
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L –
Otros, y con el código 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le
debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de
comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro
adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento,
número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de
dicho vencimiento).
RECUERDE. Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta
esta detallada como por Cobrar y si Tercero.
Finalmente y
descuadrados,
créditos, para
utilizar Cuenta
teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes
es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
Puente con el código 999999.
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Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia se
discrimine, cliente por cliente, factura por factura, vencimiento por vencimiento.
Recuerde. Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla
En cualquier opción utilizaremos la tecla
Búsqueda alfabética
,
, búsqueda numérica
.
SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES
Ruta: Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes.
Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a una
las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de
vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas
deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.
Para el ingreso de saldos iniciales de cuentas por pagar, se debe utilizar un
documento tipo L – Otros, y con el código 999 que se manejo en la inclusión del
disponible y clientes, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de
tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de
costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de proveedores, el sistema
trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de
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documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento
y fecha de dicho vencimiento)
RECUERDE. Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta
esta detallada como por Pagar y si Tercero.
Finalmente y
descuadrados,
créditos, para
utilizar Cuenta
teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes
es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
Puente con el código 999999.
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Para el ingreso de saldos iniciales de proveedores se debe hacer que en cada
secuencia se discrimine, proveedor por proveedor, factura por factura y vencimiento
por vencimiento.
Recuerde. Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla
Búsqueda alfabética,
Búsqueda numérica
2.3.
OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS
INICIALES
Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en
la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente
manera:
Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el fin
de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos.
Comprobante de Cuentas de Ingresos
Comprobante de Cuentas de Egresos
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Importante. Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la
información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la Empresa. Ej.: Si
la Empresa se instaló en Diciembre 31 del 2005, los saldos iniciales se deben incluir
en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia en Enero 1 de 2006.
3. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES
La entrada de comprobantes permite al usuario ingresar a elaborar, consultar, anular
o modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración.
En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables.
3.1.
CONSULTA DE COMPROBANTES
Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al modulo
Contador – Control de comprobantes – Entrada de comprobantes y llamar el tipo de
comprobante a consultar.
En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son Anula, Borra ó Ignora.
Importante. Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar el
comprobante se deberá llamar inmediatamente sin salir de la Entrada de
comprobantes, ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado.
Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones:
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Ignora. Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un
comprobante sin realizar ninguna modificación en el.
Anula. Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser
utilizados posteriormente y los mantiene en el consecutivo de documentos
con este atributo.
Borra. Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya
sea en su valor, cuenta, etc. o simplemente para reversar un documento
que será utilizado posteriormente.
Registro a Registro. Permite repasar el comprobante desde la primera secuencia
hasta la última secuencia del comprobante realizando modificaciones en cada uno de
ellas si es necesario.
Uno en Especial. Esta opción es utilizada cuando se conoce el número de la
secuencia del comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el
comprobante.
RECUERDE: Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida
crédito, ya que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados.
INFORME DE CONSECUTIVO DE COMPROBANTES
Ruta. Contador – Control de Comprobantes – Informe de Comprobantes –
Consecutivo de Comprobantes.
Comprobante. Digite el Tipo de Documento que desea el informe.
Rango de Días. Digite el Mes y día, desde y hasta el cual desea el
informe.
Rango de Comprobantes. Digite el número de comprobante desde y hasta cual
desea el informe.
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Rango de Cuentas. Digite cuenta desde y hasta cual desea el informe.
Salto de página por tipo de Comprobante. Selecciónelo solo en el caso si desea
que el sistema le imprima página por cada tipo de comprobante.
Importante. En el informe la columna Valor del documento muestra, la Suma
debitos + Créditos.
Este informe se puede generar impreso, en vista preliminar y enviar a Excel.
3.2.
BORRADO EN BLOQUE
Ruta: Contador – Control de Comprobantes – Borrado comprobantes en
Bloques
En caso de seleccionar la opción Borrado en Bloque aparecerá:
Comprobante. Se debe seleccionar el tipo de comprobante que necesita borrar
Numero Desde. Numero inicial de consecutivo de los comprobantes a borrar.
Numero Hasta. Numero final de consecutivo de los comprobantes a borrar.
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Luego aparecerán secuencial mente los documentos borrados, así como los que no
estén catalogados (No están grabados en el sistema). Esta opción presenta también
los documentos que se encuentran catalogados como diferidos en lo referente al
campo de saldo diferido.
3.3.
ADMINISTRACION DEL P.U.C.
RUTA: Contador – Administración del P.U.C - Plan de Cuentas
En caso de escoger la opción Impreso, aparecerá:
Seleccione Alfabético si desea el informe ordenado por la Descripción de la Cuenta
ó Numérico, si desea el informe impreso ordenado por el Código de la Cuenta.
√ Si seleccionó la opción Alfabético, digite la descripción desde y hasta la cual
requiere el reporte.
√ Digite las cuentas de las cuales requiere el informe, con ENTER las ubica todas.
√ Seleccione si requiere el informe de todas las cuentas del (PUC), si lo desea sólo
con las utilizadas.
√ Seleccione con clic si desea el informe con cuentas de contrapartida, de lo
contrario ENTER.
√ Permite generar el informe impreso, Excel y vista preliminar
Este informe lista el plan de cuentas en el orden escogido con o sin auxiliares de
acuerdo a lo escogido y muestra los siguientes campos:
Informe NUMÉRICO
Código del Grupo de Cuentas
Código de la Cuenta
Código de la Subcuenta
Código de la Cuenta Auxiliar
Descripción del Grupo de Cuentas
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Descripción de la Cuenta
Descripción de la Subcuenta
Descripción de la Cuenta Auxiliar (Opcional)
Detalle (Por Cobrar o Por Pagar).
Si tiene aplicación en Centros de Costos
Si va a tener Acumulación en Terceros ó si es una cuenta de Retención en la
Fuente.
Si es una cuenta ajustable por Paag ó Acuerdo.
Si es de Retención en la Fuente el porcentaje de Retención a aplicar.
Si maneja moneda extranjera
Informe ALFABETICO
Código de la Cuenta (Grupo, Cuenta, Subcuenta y Auxiliar).
Descripción de la Cuenta Auxiliar.
Detalle (Por Cobrar o Por Pagar)
Si la cuenta tiene aplicación en Centros de Costos.
Si va a tener acumulación en Terceros o Si es una cuenta de Retención en la
Fuente.
Si es una cuenta ajustable por Paag ó Acuerdo.
Tipo de Cuenta
Si maneja Moneda Extranjera
Si es de Retención en la Fuente el porcentaje de Retención a aplicar.
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3.4.
MOVIMIENTO GENERAL
RUTA: Contador – Administración del P.U.C - Movimiento General
Seleccione reporte impreso o por pantalla. En ambos casos le mostrará el mensaje:
¿Desea que muestre la Descripción del Movimiento á la Caracterización de la
Cuenta
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Seleccione Caracterización, se muestra el nombre si la cuenta es de terceros, caso
contrario mostrará la descripción con la que se grabó el comprobante. Digite el
periodo (MM/DD) desde y hasta el cual va a consultar, digite el número de la cuenta
a consultar (10 dígitos, a nivel sub-auxiliar si existe), paso seguido aparecerá su
descripción y el saldo correspondiente a el mes inmediatamente anterior, a su
derecha, en caso de no existir aparecerá el mensaje CUENTA NO EXISTE, digite
ENTER e intente nuevamente.
√ Luego de marcar el rango de período pregunta si desea el informe ordenado Por
Fecha o Documento; seleccione con clic la opción.
√ Digite cuenta desde y hasta la cual quiere imprimir los movimientos
√ Indique si desea imprimir el informe en carro ancho o angosto (132
Columnas), en el informe de carro ancho se pueden imprimir mayor número de
caracteres para algunos datos del informe.
√ Digite S o N si quiere imprimir en las facturas el prefijo dado por la DIAN
√ Seleccione (*) si quiere imprimir todos los tipos de comprobantes, de lo contrario
digite la letra del comprobante que quiere imprimir; si selecciona
una letra
especifica con (*) imprime todos los comprobantes de este tipo de lo contrario, con
la letra S puede seleccionar que comprobantes del tipo
Digitado quiere imprimir.
Indique Si quiere o No imprimir las cuentas que no han tenido movimiento en el
rango de fecha seleccionado
Informe General: Este informe muestra un renglón por cada movimiento que ha
tenido cada cuenta con la siguiente información:
Tipo, Número y Secuencia del Documento.
Fecha en que se actualizo.
Nit si maneja terceros.
Descripción.
Producto, Bodega y Cantidad si es de inventarios, Código si es de Activos
Fijos.
Tipo, Número y Vencimiento si es cartera o proveedores
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Base (Si es de Retención) ó Número de Cheque (Bancos)
Centro de Costos
Valor Débitos
Valor Créditos
Nuevo Saldo
Totaliza por Cuenta
3.5.
ADMINISTRACION CENTRO DE COSTO
RUTA: Administración Centro de Costo – Movimiento Por Centro de Costo
Esta opción permite generar un informe detallado de las cuentas que están marcadas
como centro de costo en su creación. El programa muestra, cuenta contable, centro
de costo, tercero, detalle del movimiento, movimiento débito, movimiento crédito y
saldo.
Este informe permite auditar el movimiento de cada cuenta contable para analizar
los diferentes movimientos realizados. Entrega un listado con el movimiento de todas
las cuentas por centros de costo.
Seleccione si desea trabajar con la descripción de la cuenta o con la caracterización.
Digite fecha desde y hasta la cual desea
Digite centro de costo desde y hasta el cual necesita el reporte.
Digite cuenta desde y hasta el cual necesita en el reporte
Seleccione si desea el informe con Sub-centros
Digite si desea el reporte con sub-centros de costos.
En caso afirmativo digite el sub-centros desde y hasta el cual requiere el informe.
Digite S o N si quieres que el reporte salte página por cada uno de los centros de
costos.
Digite S o N si quiere o no que en el informe se incluyan centros de costo con un
saldo inicial a enero pero que no tienen movimiento en el rango de fechas
seleccionadas.
Permite generar el informe impreso, Excel y vista preliminar
3.6.
AJUSTES POR INFLACIÓN
CAPTURA DE INDICES
RUTA: Contador – Ajustes Por Inflación - Captura de Índices
Para poder ejecutar los procesos de ajuste por inflación a las cuentas de inventarios,
activos fijos, diferidos y cuentas del patrimonio el primer día de cada mes, se deben
ingresar los diferentes porcentajes del PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable),
establecido por el DANE (Departamento Nacional de Estadística).
Se entiende por PAAG Mensual, el porcentaje de ajuste del mes, el cual es
equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para
ingresos medios, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto de
ajuste.
Una vez se ingresa a la opción, el sistema trae la siguiente ventana:
PAAG: En esta opción se debe efectuar la captura del P.A.A.G (Porcentaje de Ajuste
Año Gravable) publicado por el DANE para cada uno de los meses
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finaliza la captura.
De el año. Con la tecla de función F1 o con el icono
ACUERDO: Esta opción aplica para entidades estatales (generalmente los
hospitales), los cuales no realizan los procesos de ajustes por inflación con el PAAG,
sino que establecen un porcentaje que es acordado con el gobierno.
3.7.
PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN PAAG
RUTA: Contador – Ajustes Por Inflación – Ejecución del P.A.A.G
A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a todas las cuentas
que en el momento de su creación se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G,
diferente a los diferidos.
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Comprobante. En este campo el programa mostrará de forma automática todos los
documentos tipo (A) Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente y
se debe escoger el de P.A.AG.
Nit a Usar. En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual, debe estar
previamente creado.
Centro de Costo. Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro
de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación
por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.
3.8.
AJUSTES AL DIFERIDO RUTA: Contador – Ajustes Por Inflación –
Ajuste al Diferido
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Diferido. Se debe seleccionar desde que numero de diferido hasta que numero
tomara el sistema para el calculo del ajuste por inflación, se aclara que el sistema
solo tomara los del grupo 1710xx
Comprobante para el diferido. Se debe seleccionar el tipo de comprobante y
numero para realizar el P.A.A.G, debe crearse un documento tipo (A) asignado para
los ajustes por inflación a los Diferidos.
3.9. PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO
RUTA: Contador – Ajustes Por Inflación – Diferencia en Cambio
El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan
moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para
reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las
diferentes monedas diariamente.
Este proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflación se debe ejecutar el
último día de cada mes y depende de la correcta parametrización de las cuentas
contables y la alimentación diaria de las tasas de cambio.
Los campos que se deben diligenciar al ejecutar este proceso, son los siguientes:
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Comprobante. En este campo el programa mostrará de forma automática todos los
documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente.
Se debe escoger el asignado para el Ajuste por Diferencia en Cambio.
Centro de Costo. Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro
de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación
por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.
Nit a Usar. En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe estar
previamente creado.
Recuerde. Los procesos de ajustes por inflación y ajuste por diferencia en
cambio son automáticos en todos los casos, únicamente depende de la correcta
parametrización de las cuentas contables.
4.
INFORMES GENERALES
4.1.
INFORMES OFICIALES. RUTA: Contador – Informes Generales –
Informes Oficiales
Mediante esta opción se puede generar uno a uno todos los informes oficiales que
necesite para análisis y obligaciones de tipo legal.
4.1.1.
LIBRO DIARIO RUTA: Contador - Informes Generales – Informes
Oficiales – Libro Diario
En este libro oficial se discriminan en orden cronológico todas las operaciones, en
forma individual, registrando cada documento contable. Este libro se debe generar
cada mes.
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Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de la cuenta, los
comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas.
4.1.2.
LIBRO MAYOR RUTA: Contador - Informes Generales – Informes
Oficiales – Libro Mayor
Este libro oficial presenta información a nivel de todas las cuentas, mostrando cuales
eran los saldos de las cuentas del mes anterior, el movimiento del mes tanto débito
como crédito y una columna para el saldo final, cumpliendo así con la formalidad de
establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta.
Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de las cuentas al que se
quiere generar el libro.
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4.1.3.
LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES
RUTA: Contador - Informes Generales – Informes Oficiales – Inventarios y
Balances
Para dar cumplimiento con el artículo 52 del Código del Comercio, por lo menos una
vez al año, el comerciante elabora un inventario y un balance general que le permita
conocer de una manera clara y completa la situación de su patrimonio.
Para generar este informe es necesario marcar cada una de las opciones que
presenta esta opción, de acuerdo a la información que se quiera visualizar.
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4.1.4.
NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES
RUTA: Contador – Informes Generales –Informes Oficiales – Numerador de
Libros Oficiales
Por esta opción se podrá asignar la numeración consecutiva a cada uno de los libros
oficiales que están obligados a llevar. Las hojas estarán en blanco para la respectiva
numeración. Se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el número inicial, de
acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de
la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas,
debe mencionarse de manera expresa el código escogido para cada libro, que puede
ser de cinco caracteres.
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4.2.
4.2.1.
INFORMES FINANCIEROS
BALANCE DE COMPROBACION
RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Financieros - Balance de
Prueba
Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un
rango de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a determinar el movimiento
correcto de las cuentas.
Para obtener este informe se debe digitar el mes desde el cual se quiere generar la
información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información, el nivel de las
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cuentas (Grupo, Cuenta, Auxiliar, Sub-auxiliar, etc) y el tipo de moneda en el que se
quiere generar el informe.
4.2.2.
BALANCE GENERAL
RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Financieros General
Balance
El Balance General es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente
económico debe preparar, para reflejar los recursos y obligaciones de la empresa.
Este informe esta compuesto por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio.
Para la generación del Balance General se deben seguir los pasos que se describen a
continuación:
1. Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Balance General con
un formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos:
Mes Fin: En este campo se debe digitar el mes de corte o el mes hasta el que se
desea generar el balance general. Una vez se ha digitado el mes correspondiente el
programa mostrará la siguiente pantalla:
Grup – Cta. – Subcta – Auxil – SubAux. : Esta opción permite escoger el nivel al
que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar
o subauxiliar. Se puede seleccionar la opción deseada dando un click o se puede
digitar la letra que aparece en mayúscula para seleccionar el nivel.
Después de escoger el nivel al que se quiere generar el balance, el programa
mostrará la siguiente pantalla:
Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta contable que
corresponde a la utilidad del ejercicio. Cuenta de Pérdida: En este campo se debe
digitar la cuenta contable que corresponde a la pérdida del ejercicio.
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Imprime Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas contables no
se refleja en un balance general, pero esta la opción para que se genere el balance
como se desee. Para generar el balance sin el código de la cuenta no se debe marcar
esta opción, en caso contrario se debe marcar y posteriormente el programa
generará el Balance General.
han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos
con los que se puede generar el informe. El icono de la impresora genera el informe
directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por
pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite
generar el informe a Excel.
2. Predeterminado: Si se escoge la opción de predeterminado el programa
mostrará la siguiente pantalla:
Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura de
un balance general, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez se ha
escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
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En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los
conceptos que estructuran el balance general.
Selección de Cuentas: (Rango Inicial – Rango Final) En este campo se debe
digitar el código del grupo desde y hasta el cual se quiere parametrizar el concepto
que se está visualizando en pantalla.
Cuentas o Rangos: En este campo se pueden visualizar los códigos seleccionados
en el campo anterior. El sistema permite seleccionar hasta 5 rangos por cada uno de
los conceptos.
Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el balance general
Predeterminado se puede ingresar por esta opción y generar el balance que se
definió en Modifica.
4.2.3.
ESTADO DE RESULTADOS
RUTA: Contador – Informes Generales – Informes Financieros - Estado de
Resultados
El Estado de Resultados es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un
ente económico debe preparar, para reflejar la utilidad o pérdida de un periodo de
tiempo determinado. Su estructura esta dada por las cuentas de ingresos, costos y
gastos.
Para la generación del estado de Resultado se deben seguir los procedimientos que
se describen a continuación:
1. Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Estado de Resultado
con un formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos:
Nivel: Grupo – Cuenta – Subcuenta – Auxiliar – Subauxiliar: Esta opción
permite escoger el nivel al que se quiere generar el Estado de Resultados marcando
la opción correspondiente.
Mes Desde: En este campo se debe digitar el mes de inicio o mes desde el cual se
desea generar el Estado de Resultados.
Mes Hasta: En este campo se debe
digitar el mes de final o mes hasta el cual se desea generar el estado de resultados.
Incluye Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas contables no
se refleja en un el Estado de Resultado, pero en caso de requerirlo se debe marcar
esta opción, de lo contrario se deja en blanco.
Incluye Saldo Inicial del Año: Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa, el
programa incluirá dentro del informe, una columna en la que se verá reflejado el
saldo inicial del año de cada una de las cuentas que conforman el Estado de
Resultados.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos
para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el
informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe
por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite
generar el informe a Excel.
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2. Predeterminado: Si se escoge la opción de Predeterminado el programa
mostrará la siguiente pantalla:
Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura del
Estado de Resultados, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez se ha
escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
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En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los
conceptos que estructuran el Estado de Resultados.
Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el estado de resultados
Predeterminado se puede ingresar por la opción “Ejecuta” y generar el informe que
se definió.
5. AUDITOR
De acuerdo a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes
retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones cuando se
trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral,
legal y reglamentaria.
5.1.
CONTROL DE RETENCION
Certificados: Al marcar esta opción el programa generará los certificados
de retención para los terceros que se seleccionen.
Bases: Al ingresar a esta opción el programa generará un informe de las
bases, porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes
terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retención.
Es una buena herramienta para realizar la liquidación de la retención en la fuente,
ofrece los siguientes informes:
Bases y Certificados de Retención
Base de Retención por periodos
Impresión de Liquidación de Retención
5.1.1.
CERTIFICADOS DE RETENCION RUTA: Auditor – Control de
Retención – Certificados
Para poder obtener los certificados de retención las cuentas contables en las que se
efectuó la contabilización de las retenciones deben estar marcadas desde el
momento de su creación como “Retención”, en caso contrario el programa no
generará los certificados.
Para generar los certificados de retención se deben seguir los pasos que se describen
a continuación:
Al ingresar a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
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Si se marca esta opción de certificados el programa mostrara la siguiente pantalla:
Fecha de Emisión. En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a
generar los certificados de retención.
Ciudad Emisión del Certificado. En este campo se debe digitar la Ciudad en la
cual se esta generando el Certificado de Retención.
NIT Desde. En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere generar los
certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará desde
el NIT cero.
Esta opción permite generar los certificados de ICA, IVA y Generales que
corresponde a la retención en la fuente.
5.1.1.1.
GENERALES
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NIT Hasta. En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere generar los
certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el
último NIT creado.
Cuenta Desde. En este campo se debe digitar la cuenta de retención desde la que
se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará desde la cuenta cero.
Cuenta Hasta. En este campo se debe digitar la cuenta hasta la que se quiere
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa
tomará la última cruenta de retención.
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Desea el Certificado con Firma o sin Firma. Si marca la opción “Con Firma” el
programa mostrará un campo en certificado para la firma.
Fecha Desde. En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere tener en
cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el programa tomará desde el
mes uno (1).
Fecha Hasta. En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere generar
los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará el
mes doce (12).
Campos de fecha, pago de retención y numero de documento de pago. Estos
campos se diligencian cuando la empresa hace el pago de retención, y el ente
recaudador le suministra un número de documento.
Estos datos deben salir en el certificado, para que conste que la retención
practicada, si fue cancelada.
5.1.1.2.
CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA Si se marca la opción de ICA
el programa mostrará la siguiente pantalla:
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Fecha de Emisión. En este campo se debe digitar la fecha en la que se
van a generar los certificados de retención.
Ciudad Emisión del Certificado. En este campo se debe digitar la
Ciudad en la cual se esta generando el Certificado de Retención.
NIT Inicial. En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quieren
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará desde el NIT cero.
NIT Final. En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quieren
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará el último NIT creado.
Tipo de Impresión Genérica. Si se marca esta opción el programa
generará los certificados de retención de ICA en el formato que tiene
establecido SIIGO.
Tipo de Impresión Genérica. Si no se marca esta opción el programa
generará los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.
Desea el Certificado con Firma o sin Firma. Si marca la opción “Con
Firma” el programa mostrará un campo en certificado para la firma.
Rango de Meses Desde. En este campo se debe digitar el mes desde el
que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando
“Enter” el programa tomará desde el mes uno (1).
Rango de Meses Hasta. En este campo se debe digitar el mes hasta la
que se quiere generar los certificados de retención en la fuente.
Presionando “Enter” el programa tomará el mes doce (12).
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Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
Cuentas ICA. En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA, para
que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados.
Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
Cuentas. En este campo se deben digitar las cuentas que maneje de manera
provisional.
5.1.1.3.
CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA Si se marca la opción de IVA
el programa mostrará la
siguiente pantalla:
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Fecha de Emisión. En este campo se debe digitar la fecha en la que se
van a generar los certificados de retención.
NIT Inicial. En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará desde el NIT cero.
NIT Final. En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará el último NIT creado.
Tipo de Impresión Genérica. Si se marca esta opción el programa
generará los certificados de retención de ICA en el formato que tiene
establecido SIIGO.
Tipo de Impresión Genérica. Si se marca esta opción el programa
generará los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.
Desea el Certificado con Firma o sin Firma. Si marca la opción “Con
Firma” el programa mostrará un campo en certificado para la firma.
Tipo de Descripción fija. toma el concepto de la operación que solicita
mas adelante
Tipo de Descripción de la cuenta. Imprimirá la descripción de la cuenta
de reteiva.
Rango de Meses Desde. En este campo se debe digitar el mes desde el
que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando
“Enter” el programa tomará desde el mes uno (1).
Rango de Meses Hasta. En este campo se debe digitar el mes hasta la
que se quiere generar los certificados de retención en la fuente.
Presionando “Enter” el programa tomará el mes doce (12).
Ciudad Emisión del Certificado. En este campo se debe digitar la Ciudad en la
cual se esta generando el Certificado de Retención.
Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
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Cuentas IVA. En este campo se deben digitar las cuentas del IVA Descontable por
compras y las cuentas de retención de IVA para que el programa las tenga en cuenta
en el momento de generar los certificados.
Si se digitan Subcuentas o auxiliares en ceros se acumulan los valores de las
cuentas correspondientes al mismo nivel.
Recuerde. Para poder generar los certificados de retención es necesario
que las cuentas de 2365 – Retención en la fuente, 2367 – Retención de IVA y 2368
Retención de ICA estén marcadas desde su creación como cuentas de “Retención”.
8.1.2 BASES DE RETENCION
RUTA: Auditor – Control de Retención – Bases
Informe de Bases gravables. De acuerdo a un grupo de cuentas, terceros y
comprobantes, genera un informe con los siguientes campos:
Cuenta
Fecha
Nit -Nombre
Descripción de Movimiento
Valor Base
% de cálculo
Valor del cálculo de Retención.
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5.2.
BASES DE RETENCION POR PERIODOS RUTA: Auditor – Control de
Retención – Base de retención por periodos
El sistema solicita el rango de meses para los cuales generara el informe.
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5.3.
IMPRESIÓN LIQUIDACION DE RETENCION
RUTA: Auditor – Control de Retención – Impresión Liquidación de Retención
Sistema solicita los datos básicos para impresión del formulario de retención en la
fuente.
6.
INFORMES DEL GERENTE
En el modulo del gerente usted podrá generar los diferente informes, de acuerdo al
movimiento que se ha digitado en los comprobantes, estos informes se desarrollan
desde los mas genérico hasta lo mas especifico y detallado.
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6.1.
ANALISIS DE CUENTAS
RUTA: Gerente – Análisis de Cuentas
A nivel de pantalla podemos escoger el informe que deseamos a nivel de grupo,
cuenta, subcuenta, auxiliar y subauxiliar, esta escogencia la realizo con en icono
con la tecla enter captura el nivel, seleccione la cuenta de la cual quiere
verificar el movimiento que ha tenido en un rango de tiempo que usted puede
seleccionar el mes inicial y final. Muestra el movimiento a nivel general que ha tenido
la cuenta en cada mes de la sumatoria de debitos y créditos
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Este informe también lo puede generar a nivel de grafica con el icono
y hacer
la diferentes presentaciones que tenga su hoja de calculo Excel.
6.2.
SALDOS BANCARIOS RUTA: Gerente – Saldos Bancarios
Fecha de Corte: En este campo se debe digitar la fecha de corte con la cual sistema
la que se van a generar los saldos.
Saldo Telefónico: En este campo se debe digitar el saldo telefónico suministrado
por la entidad bancaria.
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Recuerde: El sistema traerá una a una las cuentas que se definieron en los
parámetros de gerente.
Sobre la cuenta al dar doble clic el sistema muestra detalladamente el movimiento
de la misma.
7.
CARTERA
7.1.
ACTUALIZA A 05 COLUMNAS
Ruta: Cartera – Actualiza a 05 Columnas: Esta opción le permite parametrizar
hasta 99 modelos de edades de cartera vencida y por vencer.
Digite el Número del modelo a Actualizar, en caso que ya este creado aparece el
nombre del modelo, de lo contrario aparece en pie de pantalla “CREACION” y
permite crearlo, con ENTER, graba los rangos de Edades de Cartera ó regresa al
menú anterior.
Digite los Rangos de Días (Hasta 5) entre los cuales quiere ubicar las edades de los
clientes, de tal manera que las cifras (días) de la derecha corresponden a la función
menor y las de la izquierda a la función mayor que, observe que los extremos toman
siempre los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades
intermedias seleccionadas, es de anotar que éstos rangos deben ser crecientes, es
decir, el siguiente debe ser el mayor que el anterior, para cuentas vencidas use el
signo menos (-).
Digite el Número de Modelo a utilizar y el nombre del modelo requerido. Paso
seguido aparece en pantalla el mensaje:
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SI USTED CATALOGA UN RANGO MENOR QUE CERO, ESTA GENERANDO EL
INFORME CON SALDOS VENCIDOS, CASO CONTRARIO GENERARA SALDOS
POR VENCER.
7.2.
INFORME A 05 COLUMNAS
Ruta: Cartera – Informe a 05 Columnas: Por esta opción se genera el informe de
cartera de acuerdo al modelo diseñado en donde se determinar la cartera que esta
vencida o por vencer en cada uno de los rangos.
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Seleccione General o Detallada, luego preguntará el número del modelo a utilizar,
seleccione con clic si desea el informe a un corte anterior, de lo contrario con
ENTER. Con ENTER selecciona los rangos deseados y con TAB salta los rangos que
no desea incluir.
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Digite las cuentas desde y hasta donde va a imprimir, así mismo el rango de Nits, se
debe seleccionar si se desea imprimir la cartera Morosa únicamente, Total si desea
el total de la cartera.
Seleccione los rangos de Sucursal y Centro de Costo, si desea el informe con
Subcentro y digite el rango de los Subcentros, de lo contrario presione ENTER.
El listado General muestra la información de todos los Clientes, de Cartera vencida,
Cartera por Vencer en los rangos establecidos.
El listado Detallado presenta la información de cada cliente con detalle de cada
Factura de venta o recibo, con Cartera Vencida, Cartera por Vencer también en los
rangos establecidos.
Permite generarlo por vista preliminar, impreso ó Excel.
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Este informe muestra las edades de cartera según los rangos establecidos, con la
siguiente información:
NIT del Cliente.
Nombre del Cliente.
Saldo en Cartera
Saldo en Mora
Primer rango y su valor correspondiente.
Segundo rango y su valor correspondiente.
Tercer rango y su valor correspondiente.
Cuarto rango y su valor correspondiente.
Quinto rango y su valor correspondiente.
7.2.1. A UN CORTE ANTERIOR DE LO CONTRARIO ENTER
Seleccione con clic, si desea genera un corte de Fecha y (MMDD), de lo contrario ó
ENTER, luego digite el NIT desde y hasta el cual desea el informe; con ENTER ubica
todos los clientes. Paso seguido digite el código de la sucursal inicial y final, en caso
de desear generar el informe con sucursales.
7.3. CARTERA POR TERCEROS
En este informe se generan los saldos pendientes por pagar de los clientes por rango
de cuentas, ordenado por nit o por cuenta. Donde se puede ver el saldo total y los
valores o saldos de las facturas de los clientes.
7.4. CARTERA POR CUENTA
Mediante esta opción se puede generar listados detallados por cada una de las
cuentas especificas de los clientes que maneje la empresa, detallando uno a unos los
terceros con los saldos y los documentos pendientes
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8. PRESUPUESTO
El proceso de presupuesto nos permite hacer una comparación entre
movimientos contables reales, esto quiere decir que es sobre las operaciones
los
Comportamiento del negocio, controlando los objetivos preestablecidos a lograr por
la empresa en cada periodo determinado, a través de una comparación de los
movimientos proyectados versus los reales por cada uno de los meses.
la compañía.
Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se
deben diligenciar los siguientes campos:
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Cuenta. En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere
presupuestar. Con las teclas de función F2 y F3 o con el icono
la búsqueda de las cuentas creadas en SIIGO.
8.1.
se puede realizar
FORMULACION CONTABLE
RUTA: Presupuesto - Formulación Contable
Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de las
cuentas contables del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y
Gastos, por cada uno de los Centros de Costo y Subcentro de costos
que maneja
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CC-SCC. Este campo se habilitará si la cuenta contable que será presupuestada está
marcada como Sí Centros de Costo. Para continuar, se debe digitar el código del
centro de costo y el subcentro de costo, en caso de utilizarse.
Total Presupuesto. En este campo el programa solicita el valor total del
presupuesto anual asignado para la cuenta que se está presupuestando.
El presupuesto se puede hacer de dos formas:
•
Mes a Mes: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se debe presionar la
ubicado en el campo Total Presupuesto y el programa ubicará el cursor en el
mes de Enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los
meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es
diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos
meses del año.
tecla de función F2 o dar clic en el icono
•
Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar el
valor total anual del presupuesto de la cuenta, presionar “Enter” y
posteriormente presionar la tecla de función F3 o dar clic en el icono para que el
programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los
meses del año.
RECUERDE: Si se desea hacer la modificación del valor de alguna cuenta
presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la cuenta y el centro de
costo que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el
cambio.
8.2.
PROYECCIÓN DEL PRESUPUESTO
Incremento. Debido al alza generalizada de los precios y del costo de vida, la
inflación, la corrección monetaria o por políticas de la empresa, cualquier
presupuesto está sujeto a modificaciones, lo que genera una nueva formulación de
las cifras, por lo tanto los presupuestos deben ser incrementados según las
necesidades, este se puede realizar según sea el caso en forma porcentual por valor
con respecto a los meses actuales o el año anterior.
Disminución. En algunas ocasiones, la situación de la economía o de algunas
empresas hace que se generen disminuciones en las cifras de los presupuestos
elaborados a comienzo de cada periodo fiscal, la disminución se realiza según sea el
caso en forma porcentual por valor con respecto a los meses actuales o el año
anterior.
8.2.1. INCREMENTO DEL PRESUPUESTO
8.2.1.1. GENERAL
RUTA: Presupuesto - Formulación Contable – Incremento del Presupuesto
– General Centro de Costo. Este nos sirve para realizar la selección por
un centro de costo específico o por todos los que tengan movimientos
sobre
una
determinada
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cuenta.
Porcentaje ó Valor. Son dos firmas diferentes como se puede realizar el
incremento de un presupuesto por cada uno de los meses.
Año Anterior ó Rango de Meses. De acuerdo a la situación del país, nuestros
incrementos se pueden realizar tomando como base los presupuestos de año anterior
o dentro del periodo fiscal realizarlo aun determinado rango de meses, solicita rango
base desde, hasta y rango a aplicar desde, hasta.
Con base en Presupuesto ó Ejecutado. Los incrementos se pueden tomar como
base a las cifras que se hayan presupuestado o a lo efectivamente ejecutado dentro
de las compañías.
Este tipo de proyección nos ayuda que la información que tenemos sea más fácil de
seleccionar y aplicarles los ajustes del caso de acuerdo a los diferentes criterios que
pueda tener la compañía.
8.2.1.1.1. Por Porcentaje
El sistema permite asignar porcentaje a aplicar por cada uno de los meses del año.
Seguido solicitara rango de cuentas y centros de costos a los cuales aplicara los
porcentajes asignados para cada mes.
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8.2.2. Rango Meses
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Seguido solicitara rango de cuentas y centros de costos a los cuales aplicara los
porcentajes asignados para cada mes.
8.2.2.1 POR CUENTA RUTA:
Incremento del Presupuesto
– Por Cuenta
Presupuesto
-
Formulación
Contable
–
De acuerdo a los criterios seleccionados por la cuenta vamos a ver como se realiza la
proyección por meses
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Porcentaje ó Valor. Son dos firmas diferentes como se puede realizar el
incremento de un presupuesto por cada uno de los meses.
Año Anterior ó Mes Anterior. De acuerdo a la situación del país, nuestros
incrementos se pueden realizar tomando como base los presupuestos de año anterior
o dentro del periodo fiscal realizarlo aun determinado rango de meses, solicita rango
base desde, hasta y rango a aplicar desde, hasta.
Con base en Presupuesto ó Ejecutado. Los incrementos se pueden tomar como
base a las cifras que se hayan presupuestado o a lo efectivamente ejecutado dentro
de las compañías.
Se debe digitar la cuenta y centro de costos a Incrementar el presupuesto según
porcentaje establecido, permite asignar porcentaje por mes.
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Importante: Aplica de la misma forma para la opción de Disminución del
presupuesto.
8.3. EJECUCIÓN RUTA: Presupuesto Ejecución
Mediante esta opción se pueden obtener informes a nivel general como:
Ejecución General. Es el informe que muestra la diferencia entre el movimiento y
lo formulado por cada una de las cuentas, además muestra el porcentaje de
cumplimiento del presupuesto.
Informe Comparativo. Muestra comparativo del mes seleccionado frente al mismo
del año inmediatamente anterior.
Presupuesto por Encima / Debajo. Muestra una relación de todas aquellas
cuentas que están por encima o por debajo de su formulación presupuestal
9.
CUENTAS POR PAGAR
9.1. ACTUALIZA A 05 COLUMNAS
Ruta: Cuentas por Pagar - Actualiza a 05 Columnas: Esta opción le permite
parametrizar hasta 99 modelos de edades de proveedores vencida y por vencer.
Digite el Número del modelo a Actualizar, en caso que ya este creado aparece el
nombre del modelo, de lo contrario aparece en pie de pantalla “CREACION” y
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permite crearlo, con ENTER, graba los rangos de Edades de Cartera ó regresa al
menú anterior.
Digite los Rangos de Días (Hasta 5) entre los cuales quiere ubicar las edades de los
clientes, de tal manera que las cifras (días) de la derecha corresponden a la función
menor y las de la izquierda a la función mayor que, observe que los extremos toman
siempre los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades
intermedias seleccionadas, es de anotar que éstos rangos deben ser crecientes, es
decir, el siguiente debe ser el mayor que el anterior, para cuentas vencidas use el
signo menos (-).
Digite el Número de Modelo a utilizar y el nombre del modelo requerido. Paso
seguido aparece en pantalla el mensaje:
SI USTED CATALOGA UN RANGO MENOR QUE CERO, ESTA GENERANDO EL
INFORME CON SALDOS VENCIDOS, CASO CONTRARIO GENERARA SALDOS
POR VENCER.
9.2. INFORME A 05 COLUMNAS
Ruta: Cuentas por Pagar – Informe a 05 Columnas: Por esta opción se genera
el informe de proveedores de acuerdo al modelo diseñado en donde se determinar
las edades de los proveedores vencidas o por vencer en cada uno de los rangos
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Seleccione General o Detallada, luego preguntará el número del modelo a utilizar,
seleccione con clic si desea el informe a un corte anterior, de lo contrario con
ENTER. Con ENTER selecciona los rangos deseados y con TAB salta los rangos que
no desea incluir.
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Digite las cuentas desde y hasta donde va a imprimir, así mismo el rango de Nits, se
debe seleccionar si se desea imprimir las edades de Proveedores únicamente Total o
morosa.
Seleccione los rangos de Sucursal y Centro de Costo, si desea el informe con
Subcentro y digite el rango de los Subcentros, de lo contrario presione ENTER.
El listado General muestra la información de todos los proveedores, de edades
vencidas, edades por Vencer en los rangos establecidos.
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El listado Detallado presenta la información de cada Proveedor con detalle de cada
Factura de Compra o Egreso, Vencidos ó por Vencer también en los rangos
establecidos.
Permite generarlo por vista preliminar, impreso ó Excel.
Este informe muestra las edades de cartera según los rangos establecidos, con la
siguiente información:
NIT del Proveedor o Costos y Gastos por pagar.
Nombre del Proveedor o Costos y Gastos por pagar.
Saldo en Edades de Proveedores
Saldo en Mora
Primer rango y su valor correspondiente.
Segundo rango y su valor correspondiente.
Tercer rango y su valor correspondiente.
Cuarto rango y su valor correspondiente.
Quinto rango y su valor correspondiente.
9.1.1.
A UN CORTE ANTERIOR
Seleccione con clic, si desea genera un corte de Fecha y (MMDD), de lo contrario ó
ENTER, luego digite el NIT desde y hasta el cual desea el informe; con ENTER ubica
todos los Proveedor o Costos y Gastos por pagar. Paso seguido digite el código de la
sucursal inicial y final, en caso de desear generar el informe con sucursales.
9.2. SALDOS POR TERCEROS
En este informe se generan los saldos pendientes por cancelar a los Proveedores o
Costos y Gastos por pagar, por rango de cuentas, ordenado por nit o por cuenta.
Donde se puede ver el saldo total y los valores o saldos de las facturas de los
clientes.
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9.3. SALDOS POR CUENTA
Mediante esta opción se puede generar listados detallados por cada una de las
cuentas específicas de los Proveedores que tiene la empresa, detallando uno a unos
los terceros con los saldos y los documentos pendientes
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10. PROCESO DE RECUPERACION
RUTA: Parámetros – Recuperaciones
El proceso de recuperación tiene como objeto reorganizar la información, que debido
a circunstancias externas como caídas de luz, salidas bruscas del programa, accesos
simultáneos al mismo archivo, etc., pueden en algún momento desvirtuar la
información ocasionando que los diferentes informes del programa (balances,
movimiento de cartera, etc.) no coincidan con el movimiento digitado.
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El proceso de RECUPERACIÓN verifica si existen diferencias en el balance de
comprobación, es decir, si este informe no presenta sumas iguales, repasando uno a
uno todos los movimientos digitados hasta ahora en el programa. Para ejecutar el
proceso de recuperación se debe ingresar a la opción “Recuperaciones”, ubicada en
el menú de Parámetros. Al ingresar a la opción el sistema genera el siguiente
mensaje:
Para ejecutar el proceso de recuperación se deben seguir los procedimientos que se
describen a continuación:
RECUERDE: Antes de realizar el proceso de Recuperación se debe realizar una copia
total de la información.
Para ejecutar el proceso de recuperación se requieren los archivos del año
inmediatamente anterior. Si la empresa se creo en el año en el que se va a ejecutar
el RECUPERA, no hay ningún inconveniente, ya que en la instalación el programa
crea dichos archivos de forma automática. Si no existen estos archivos, se deben
restaurar de la última copia.
Este es un mensaje de carácter informativo y al digitar “Enter” se pasa a la siguiente
pantalla:
Si se tienen los archivos del año anterior se debe marcar esta pregunta para
continuar con el proceso, de lo contrario el programa suspenderá el proceso.
Posteriormente el programa muestra la siguiente pantalla:
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En este campo se debe digitar el año en el que se ejecutará el proceso de
recuperación. El programa trae automáticamente el año con el que se ingresó a
SIIGO. Después de seleccionar el año, se habilita las siguientes opciones:
Recupera Parcial: al seleccionar esta opción el sistema verifica únicamente los
archivos que contengan información con diferencias, generando los listados
correspondientes.
Recupera Total: al seleccionar esta opción el sistema verifica todos los archivos y
además de generar los listados de inconsistencias, también realiza las correcciones
correspondientes.
Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
El programa efectúa una verificación entre las características de cuentas contables
del año en el que se está ejecutando el proceso de recuperación y el año
inmediatamente anterior.
Recupera Un Mes
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En caso de presentarse alguna inconsistencia, el programa la reportará a través
del archivo generado por pantalla o enviado a la impresora. Las inconsistencias
que se generen deben ser corregidas y se debe comenzar nuevamente con el
proceso de recuperación. Si no se presenta ninguna inconsistencia el proceso de
recupera continua y muestra la siguiente pantalla
De acuerdo al tipo de recuperación elegido, el programa empieza el proceso de
lectura de archivos y de información.
Si existen comprobantes con diferencias, el programa mostrara la siguiente pantalla:
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Se recomienda continuar con el proceso una vez se corrijan las inconsistencias
presentadas en los comprobantes, ya que de continuar sin hacer estas correcciones,
el programa borra todos los documentos que encuentre descuadrados sin dar la
posibilidad de corregirlos.
Si el proceso de recuperación no presentó ninguna inconsistencia, el programa
mostrará la siguiente pantalla:
Una vez se termine este proceso, se pueden revisar nuevamente los informes que
aparecían descuadrados, para validar que las inconsistencias se hayan corregido.
11. CIERRES ANUAL
Dentro de SIIGO existen los cierres de año parciales y los cierres definitivos.
11.1. CIERRES PARCIALES RUTA: Cierre Anual
Esta opción el programa permite pasar los saldos de un balance de prueba (cuentas
de balance y cuentas de resultados) al año siguiente, con el fin de comenzar a
registrar información contable en el año siguiente. Si este proceso de cierre no se
ejecuta el programa no permitirá ingresar información en el año siguiente.
Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla
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Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para
ejecutar el cierre parcial debe estar ubicado en el mes 12 día 31.
Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se
realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una
Inconsistencia en las cuentas el programa generará un informe en el que se
relacionaran las inconsistencias.
Presionando “Enter” o dando click sobre el botón “Continuar” el programa
ejecutará un proceso en el que mostrará la siguiente pantalla:
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Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben
seleccionar los siguientes datos:
Posteriormente el programa ejecutará un proceso y finalizará de forma automática.
Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las
operaciones normales de la empresa.
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Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre
de año parcial esta opción se debe omitir presionando “Enter”,
en
caso
contrario se efectuará el cierre definitivo, el cual se describirá más adelante.
Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se
debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso
de cierre. Si la opción fue marcada el programa habilitará las siguientes
opciones:
Cuentas a Pasar: Todas o Solo las Utilizadas. Si se escoge la opción de
solo las utilizadas el programa pasará de un año a otro únicamente las
cuentas que fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opción de todas
las cuentas el programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el
usuario y adicionalmente las cuentas que
n
han sido parametrizadas y
o
están disponibles en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO.
11.2. CIERRE DEFINITIVO RUTA: Cierre Anual
Esta opción el programa efectúa el cierre de las cuentas de resultados y las de
terceros que se seleccionen.
Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
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Quiere Cerrar Cuentas de Terceros Las cuentas que se deben cancelar a nivel de
terceros son las de impuestos, que se describen a continuación:
135515 Retención en la fuente (Anticipo) 135517 Impuesto a las Ventas Retenido
(Anticipo) 135518 Impuesto de Industria y Comercio Retenido (Anticipo) 2365
Retención en la Fuente (Por Pagar) 2367 Impuesto a las Ventas (Por Pagar) 2368
Impuesto de Industria y Comercio (Por Pagar) 2408 Impuesto a las Ventas
Es de aclarar, que en este proceso las cuentas no quedan con saldo cero, sino que se
reclasifica el saldo que tiene cada uno de los terceros al NIT de la DIAN.
Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se
debe digitar la información correspondiente a la cuenta que se está cerrando:
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Quiere Cerrar Cuentas de Resultados: Para determinar el resultado del
ejercicio se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa
continuará con el proceso de cierre, pero no quedarán cerradas las cuentas de
resultados. Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente
pantalla, donde se debe diligenciar la siguiente información
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Maneja Centro de Costo en la Utilidad: Esta opción se debe marcar siempre y
cuando las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén marcadas
como Si Centros de Costo, de lo contrario las cuentas no serán cerradas. Al marcar
el campo, se indica al sistema que asigne la utilidad para cada uno de los centros de
costo que maneja la empresa. Para conocer los resultados del ejercicio por centros
de costo se puede generar un estado de resultados por centro de costo, sin
necesidad de tener que marcar esta opción.
Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L – Otros,
donde se contabilizará el cierre de las cuentas de resultados, el cual debe estar
previamente creado.
Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta 590505 – Ganancias y
Pérdidas, para que el programa contabilice el resultado del ejercicio en esta cuenta.
Posteriormente se debe consultar el movimiento de esta cuenta por Reportes –
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Auxiliares – Movimiento de Cuenta. Si la cuenta quedó con saldo crédito indica
que la empresa obtuvo una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al
resultado, en el mes 13 se debe ejecutar la reclasificación a través de un
comprobante de ajuste. Si la cuenta 590505 quedó con saldo crédito el registro
contable será el siguiente:
Si la cuenta 590505 quedó con saldo débito el registro contable será el siguiente:
NIT de Cierre: En este campo se debe digitar el NIT de la empresa.
Centro de
Costo: Este ampo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo
principal.
Bodega Desde: En este campo se debe digitar la bodega desde la que se desea
efectuar el cierre de año.
Una vez se han digitado estos datos, el programa ejecutará un proceso automático
en el que se generarán los comprobantes de cierre.
Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla,
para finalizar el proceso de cierre definitivo:
Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se debe
marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de cierre. Si
esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente opción:
Pasa Todo el PUC o Solo las Utilizadas: Si se escoge la opción de solo las
utilizadas el programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que fueron
definidas por el usuario. Si se escoge la opción de todas las cuentas el programa
pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y adicionalmente las
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cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles en el plan de cuentas
que trae internamente SIIGO.
Al terminar de seleccionar las opciones, el programa ejecutará un proceso y
finalizará de forma automática.
Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las
operaciones normales de la empresa.
12. CONSOLIDACIONES RUTA: Contador - Opciones del Administrador –
Consolidación Es la opción mediante la cual se pueden fusionar dos o más
empresas en la No. 99 para análisis de información.
Es necesario antes de realizar la consolidación crear la carpeta o directorio
SIIWI99, ubicado en la raíz de la unidad donde se encuentre instalado el SIIGO,
así:
C:\>MD SIIWI99
Cuando se ingresa a esta opción, el sistema les muestra el siguiente mensaje:
Después se ubica en el año de proceso enter, se ubica en el nombre que va ha tener
la empresa o grupo empresarial enter, El programa procesa la información y
muestra las empresas que se tiene instaladas.
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Posteriormente pregunta Con Movimiento (S/N) si se responde (SI) incorpora y
consolida en dicha empresa tanto los saldos como los comprobantes de las empresas
escogidas para la consolidación, se debe tener en cuenta que para esto no deben
existir documentos con la misma numeración en las empresas o no
tendrá en cuenta esos comprobantes repetidos; si responde (NO) solo se incorpora
el saldo de las cuentas de las empresas que se están consolidando que por lo
general es como se realiza la consolidación. El máximo de empresas con
movimiento que permite consolidar son diez(10) y Noventa y Ocho 98 con
saldo.
13. CAPTURADOR DE DATOS
El contador de SIIGO es un programa ejecutable que le permite grabar los
comprobantes que se realicen en una empresa en la cual no se tiene SIIGO y que
posteriormente da la facilidad de exportar dicha información para ser incorporada en
el sistema SIIGO en la estructura requerida para tal fin. Esto permite a los
contadores evitar el manejo de documentos físicos, agilidad en el procesamiento y
oportunidad en la información.
Plan de cuentas, Centro de costos, Nits, Códigos documentos
Movimiento = Documentos El funcionamiento es muy simple, el
contador después de crear y parametrizar los datos de la compañía suministra esta
información básica a través de archivos planos:
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Plan de cuentas [TMAE]
Códigos de centro de costos [TCOS]
Catalogo de Nits [TNIT]
Código de documentos [TCOM]
Estos archivos [TMAE, TCOS, TNIT, TCOM] son copiados junto con el programa
contable.exe en la empresa donde se grabara los movimientos, para luego devolver
al contador un archivo plano, con lo cual el tendrá toda la información al día.
13.1. GENERACION DE ARCHIVOS
RUTA: Contador – Opciones del Administrador – Generación de Archivos
Planos
A través de esta opción se generan automáticamente los archivos TMAE, TNIT,
TCOS y TCOM, que se parametrizaron en la empresa en la cual se esta trabajando.
Los archivos mencionados anteriormente se generan en la carpeta TEMP que se
encuentra en el directorio de trabajo SIIWIXX donde XX es el número de la
empresa de trabajo.
Estos archivos se deben copiar en un disquete junto con el CONTABLE.EXE que esta
en la unidad C:\Archivos de Programa\Informática y Gestión S.A\Siigo WINDOWS.
NOTA: Si el Windows es en ingles la carpeta no se llamará Archivos de Programa
sino Program Files.
PROCESO DE INSTALACION
Ubíquese en C: [o la unidad designada en el computador de la empresa donde se
digitarán los documentos]
Cree un directorio donde van a quedar los datos [Ejemplo digite]
MD CONTABLE <ENTER>
Ubíquese en el directorio creado
CD CONTABLE <ENTER>
Estando dentro de este directorio cree dos subdirectorios mas
MD BACKUP <ENTER> MD DATOS <ENTER>
Estando en este directorio [CONTABLE] copie el archivo contable.exe
Copy A: contable.exe <ENTER>
Estando en este directorio [CONTABLE] copie los archivo planos generados desde
SIIGO [ver Pag. Xxx]
Copy A: T*.* <ENTER>
Para verificar que el proceso realizado es el correcto poder digitar el comando “Dir” y
nos debe aparecer la siguiente información:.
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También puede verificar por el Explorador de Windows.
Después de tener toda la información mencionada anteriormente se ingresa por DOS
y ubicados en la carpeta contador se ejecuta el comando CONTABLE y mostrará la
siguiente pantalla:
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Con la tecla ALT se activa el menú y se deben incorporar la base de datos que se
copio del equipo central.
13.2. OPCIONES DEL MENU
Sistema: permite el manejo de una calculadora, un calendario y la opción de salir
del sistema
Mantenimiento:
√
Movimiento Permite ingresar la información contable a través de los
diferentes tipos de comprobantes (Facturas , Egresos, Compras recibos de Caja,
Notas contables)
√
Datos permite verificar la información que se encuentra en el sistema,
Cuentas, Terceros, C. De Costos, Comprobantes
Procesos, permite la importación y exportación de la información requerida tanto
para el manejo de este programa como para generar la interfase como la requiere
SIIGO
Informes, permite listar los comprobantes incorporados para realizar su
correspondiente verificación.
Edición. Esta opción se habilita sólo cuando se está incorporando movimiento al
sistema
13.3. INCORPORACION DE DATOS
En el menú encontrará la opción de procesos y allí se debe seleccionar la opción
importar, para cargar la información del PUC, los terceros, centros de costo y
documentos.
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13.4. GRABAR MOVIMIENTO
Para el ingreso de la información se deben tener tres partes fundamentales
√ Datos del documento √ Opciones [comandos] √ Detalle del movimiento
13.4.1.
DATOS DEL DOCUMENTO
Tipo: Permite seleccionar el tipo de documento que se va a realizar con F2 puede
visualizar los tipo de documento disponible, cuando este seleccionado el sistema
mostrara en la parte inferior la descripción del mismo.
No. Permite digitar el numero consecutivo del comprobante a realizar [cada tipo de
comprobante tiene su propio consecutivo].
Fecha. Fecha con la que quedara registrado [contabilizado] el comprobante
Valores. El sistema mostrara el valor total debito y crédito cuando a medida que se
estén ingresando los movimientos contables, con lo cual usted podrá saber cuando el
comprobante esta balanceado .
Cheque. Este campo solo estar habilitado cuando un tipo de comprobante de
Egreso [G] haya sido seleccionado, en el debe ir el numero del cheque que se giro.
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13.4.2.
OPCIONES
<Items> Esta opción solo estará disponible cuando usted haya seleccionado los
datos del documento, con lo cual el sistema lo llevara al campo de detalles para
empezar a registrar los respectivos movimientos. <Registrar> Cuando en la línea
se haya digitado la información necesario y el comprobante este plenamente
balanceado usted podrá utilizar esta opción para registrar [grabar el comprobante]
<Sig>: Permite visualizar los comprobantes e ir consecuentemente entre ellos
<Ant>: Permite regresar en forma descendente entre los comprobantes grabados
<Prim>: Permite ir al primer comprobante grabado <Ult>: Permite ir al último
comprobante grabado <Enc>: Permite buscar un comprobante específico <Nue>:
Permite incorporar un comprobante nuevo <Mod>: Permite modificar un
comprobante incorporado <Eli>: Permite eliminar un comprobante incorporado
<Imp>: Permite imprimir un comprobante incorporado <Ok>: Acepta un
comprobante y sale del sistema
13.4.3.
DETALLE DEL MOVIMIENTO
<Detalle>: Permite grabar y modificar cada uno de los ítems del documento
<Grabar>: Graba el componente siempre y cuando se encuentre cuadrado Para
empezar a grabar digite
<Nue>: El cursor se posicionará en Tipo (Correspondiente a la letra del documento),
digite la letra o si no las conoce oprima F2 para la ayuda de comprobantes. Escoja el
tipo de documento deseado
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Al grabar los ítems el sistema solicitará la cuenta contable, el tercero, sucursal,
centro de costo, Subcentro de costo, débito o crédito, valor y base de retención.
Digite la cuenta contable, si la sabe, caso contrario oprima F2 para ver la lista de
ellas, avance con las flechas hacia arriba o hacia abajo para acceder en orden
numérico, si desea buscar la cuenta por la descripción oprima en la parte superior las
opciones de edición y encontrar o las teclas Ctrl F para la búsqueda
Después de digitar la cuenta, si es el caso, (cuenta marcada como terceros), se
solicitará el tercero, si las conoce digítelas, caso contrario oprima F2 y de igual forma
utilice las funciones antes mencionadas para la búsqueda
Escriba la descripción deseada, si es débito (C) o crédito (C) y el valor de la
transacción
Si la cuenta se encuentra marcada de retención, el sistema con base en el valor
digitado calculará la base de la retención
Repita estos pasos por cada ítem deseado, cuando desee terminar la grabación,
digite ESC, el sistema se posicionará en la opción de grabar, digite ENTER, si desea
grabar, caso contrario seleccione cancelar
13.5. EXPORTACION DE DATOS
En el menú encontrará la opción de procesos y allí se debe seleccionar la opción
Exportar.
Solicita rango de fecha de los documentos que desee exportar y desde, hasta que
documento, seleccionar la opción exportar, Drive C y seleccionar la opción All Files
por ultimo ubíquese en la opción save.
Con este proceso se genera el archivo MOV.PRN en la Caperta CONTADOR este
archivo se debe llevar y copiarlo en la carpeta C:\Archivos de Programa\Informática
y Gestión S.A\Siigo WINDOWS .
NOTA: Si el Windows es en ingles la carpeta no se llamará Archivos de Programa
sino Program Files.
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13.6. IMPORTACION DE DATOS
Ruta: Contador –Opciones Administrador – Integra Comprobantes Externos:
Digitar el nombre del Archivo MOV.PRN, Este proceso de incorporación de datos
genera un listado donde le indica si el documento fue incorporado si ó no, le muestra
las inconsistencias por las cuales el documento no fue incorporado.
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14. PROCEDIMIENTO PARA RECONSTRUIR ARCHIVOS REBUILD
Este procedimiento se realiza para reconstruir archivos, que por los problemas como
caídas de luz, caídas del sistema, problemas con el disco duro, problemas en la red,
problemas en tarjetas de red, etc.; sufren daños en su estructura y no pueden ser
trabajados con normalidad.
Los pasos para realizar este procedimiento son:
1. Hacer una copia de seguridad de la empresa donde se presenta el problema
(SIIWINN).
2. Crear una carpeta temporal para ejecutar desde allí el procedimiento de Rebuild.
La carpeta se puede
Denominar REBUILD y puede estar ubicada en unidad de trabajo de SIIGO. Ejemplo
C – F – G – etc.
C:\>MD REBUILD (enter)
3. Copiar en la carpeta los siguientes archivos de programa, necesarios para ejecutar
el proceso:
Rebuild.exe
Rebuild.obj
Rebuild.hlp
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Recuerde que estos archivos los puede encontrar en: C:\Archivos de
Programa\Informática y Gestión S.A\Siigo WINDOWS.
NOTA: Si el Windows es en ingles la carpeta no se llamará Archivos de Programa
sino Program Files.
Puede realizar este procedimiento, usando las opciones Copiar (Copy) y Pegar
(Paste) que se encuentran ubicados en el menú Edición del Explorador de Windows:
4. Copiar en la carpeta temporal los archivos de información a los cuales se les va a
ejecutar el proceso.
Recuerde que estos archivos se encuentran en la carpeta de trabajo de SIIGO
(SIIWINN) y se debe copiar tanto el archivo de datos como el archivo de índices, por
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ejemplo:
Z092005
y
Z092005.idx
5. Ubicados en la carpeta REBUILD, desde el DOS, ejecutar el comando:
C:\REBUILD>REBUILD [ARCHIVO],[ARCHIVO]NEW /d /e /v /i
Este proceso reorganiza las llaves y datos de los archivos, generándolos nuevamente
con el nombre NEW al final. Para el ejemplo, sería Z092005new y Z092005new.idx
6. Copiar los archivos generados en la carpeta de trabajo sin el término New e
ingresar al programa normalmente.
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Recuerde que este procedimiento lo puede hacer usando las opciones Copiar (Copy)
y Pegar (Paste) que se encuentran ubicados en el menú Edición del Explorador de
Windows, o desde el DOS así:
C:\SIIWI01>COPY
\REBUILD\Z092005new Z092005 C:\SIIWI01>COPY
\REBUILD\Z092005new.idx
Z092005.idx
RECUERDE
Para los procesos de rebuild y copias de seguridad se deben tener en cuenta los dos
archivos de información, es decir el que no tiene extensión y el de la extensión IDX.
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