1 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES
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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS . .. INTRODUCCIÓN La Dirección General de Recursos Humanos, emite la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, en ejercicio de las facultades que le otorgan los artículos 35 fracción XIV, de la Ley Número 9 Orgánica del Municipio Libre, 35 fracción XVIII, del Reglamento de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Xalapa, con el objeto que cada Dependencia y Entidad al elaborar sus Manuales, en coordinación con la Dirección General de Recursos Humanos, puedan tener las bases sobre los aspectos más relevantes para la elaboración y homologación de dichos documentos, lo que les permitirá contar con instrumentos normativos para el ejercicio de sus funciones. La finalidad de emitir este documento, es contribuir al mejoramiento de la Administración Pública Municipal, al logro integral de las metas y objetivos en materia de Desarrollo Administrativo del Ayuntamiento de Xalapa, a la simplificación administrativa de la Administración Pública Municipal, así como agilizar y transparentar la operación de las distintas Áreas, para el mejor desempeño de las mismas. La presente Metodología, contiene los diferentes elementos, criterios y métodos con la información básica, para la elaboración e integración de los diversos Manuales Administrativos. Esta Metodología está estructurada en cuatro apartados, correspondiendo la primera parte al objeto, ventajas y clasificación de los Manuales Administrativos, en la segunda parte se describen las etapas para la elaboración de los mismos, así como los criterios generales para su homologación, en la tercera parte, se detalla el contenido y descripción de los Manuales de Organización, de Políticas, de Procedimientos, de Trámites y Servicios al Público, de Contenido Múltiple, Generales y Específicos y, en la última parte se encuentran los anexos, que son formatos con información mínima a utilizar en cada manual. 1 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS La Elaboración de los Manuales Administrativos, deberá apegarse a los criterios y lineamientos descritos en esta Metodología. La formulación e integración del Manual será responsabilidad de cada Entidad, Dependencia o Unidad responsable, las cuales deberán coordinarse con la Dirección General de Recursos Humanos para su elaboración. Las Entidades y Dependencias deberán designar al personal que servirá de enlace con la Dirección General de Recursos Humanos, quienes preferentemente deberán contar con un perfil académico en el área Administrativa, para facilitar el proceso de análisis y validación de la información para formalizar los proyectos de Manuales. Los Manuales se elaborarán considerando la estructura orgánica formal autorizada por el Cabildo. Los Manuales deben ser actualizados periódicamente de acuerdo a los criterios de las Unidades responsables, con la finalidad de mantenerlos vigentes. Cuando en un Manual se modifique más del 20% del contenido, la Entidad, Dependencia o Unidad responsable deberá presentar a la Dirección General de Recursos Humanos un nuevo proyecto de Manual para su análisis y dictamen. Las Áreas responsables identificarán, de acuerdo a sus atribuciones y funciones, así como a su misión y visión, la relación general de los procedimientos sustantivos, de la que seleccionarán los principales o los más relevantes que den razón de ser a la Entidad, Dependencia o Unidad correspondiente, mismos que integrarán su Manual de Procedimientos. 2 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Las Áreas responsables no deberán considerar en la integración de su Manual, los procedimientos adjetivos o de apoyo administrativo, siendo la excepción las Áreas de la Dirección General de Recursos Humanos, dadas sus atribuciones y funciones administrativas, que constituyen su razón de ser. En la identificación, atención e instrumentación de los procedimientos que comprendan a más de una Unidad Administrativa, el responsable de la elaboración, aquella que mayor preponderancia y vinculación tenga con los trámites y procesos respectivos, además deberá establecer los sistemas de coordinación que permitan determinarlos. Las Unidades responsables deberán presentar a la Dirección General de Recursos Humanos los proyectos de Manuales Administrativos, siendo la Unidad de Cursos y Capacitación de Personal y Desarrollo Administrativo, la responsable de analizar y validar, desde el punto de vista organizacional dichos proyectos, así como de gestionar su autorización. 1. MANUALES ADMINISTRATIVOS 1.1. Concepto Los Manuales Administrativos, son documentos que contienen información y/o instrucciones organizadas en forma cronológica sobre la historia, organización, descripción de puestos, funciones, competencia, responsabilidades, políticas, normas, procedimientos, trámites y servicios, actividades y tareas que se desarrollan de manera ordenada necesaria para registrar y trasmitir, sin distorsiones, la información referente a una empresa u organismo público, así como su funcionamiento y el de las Entidades, Dependencias y Unidades Administrativas que lo integran. 3 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 1.2. Objetivos Los Manuales Administrativos, pueden tener los siguientes objetivos: Presentar una visión integral de la empresa u organismo Expresar las normas generales con un lenguaje accesible para el personal de todos los niveles. Facilitar el reclutamiento, selección, adiestramiento y orientación del personal de nuevo ingreso, para su incorporación a las distintas Áreas. Especificar las funciones encomendadas a cada Área, para establecer competencias, deslindar responsabilidades, evitar duplicidades. Detectar omisiones, para el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, contribuir a la ejecución correcta de las funciones y actividades del personal, simplificando los tiempos de ejecución de las actividades, implantar medidas de modernización y simplificación administrativa. Contribuir a homologar los procedimientos, trámites y servicios al público, así como las actividades Servir como herramienta útil de orientación e información a la ciudadanía. 1.3. Ventajas Dentro de las ventajas de los Manuales Administrativos encontramos las siguientes: estimular la homologación de criterios administrativos, eliminar confusiones en las actividades que se desarrollan, eliminar la incertidumbre y la duplicidad de funciones, servir de base para la capacitación, apoyar la realización de programas de simplificación administrativa y para el control de costos y evitar la implantación de procedimientos incorrectos. 4 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 1.4. Clasificación Para efectos de esta Metodología, los Manuales Administrativos se clasifican en: Manual de Organización Manuales Generales y Específicos Manual de Políticas Manual de Procedimientos Manual de Trámites y Servicios al Público Manuales de Contenido Múltiple 2. PROCESO DE PLANEACIÓN Y DE ELABORACIÓN La primera fase para la Elaboración de Manuales Administrativos es la de planeación, misma que es indispensable para garantizar la calidad en la Elaboración de los Manuales, para precisar los pasos que se deben seguir y en qué orden, especificando los instrumentos y personal necesarios para su elaboración, mediante el conocimiento de los objetivos que se quieren alcanzar y la situación real de la Entidad o Dependencia en cuanto a personal, actividades, grado de organización, etc. El conocimiento previo de las condiciones actuales de la Entidad o Dependencia, permitirá desarrollar un plan de trabajo adecuado y acorde a la situación real; continuando con la planeación que será elaborar el programa de trabajo, en el que se realizan las estimaciones en tiempo de cada una de las actividades. 5 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS El plan de trabajo permitirá que cada una de las actividades necesarias para la elaboración del Manual, se realicen en tiempo y forma. Para lo anterior, es preciso reunir información y analizarla con la finalidad de conocer la estructura orgánica y funcional, los antecedentes y las atribuciones de las Entidades, Dependencias o Unidades Administrativas, para finalmente integrar el Manual. Una vez obtenida la información y documentos necesarios, se procederá a su análisis, identificando y ubicando las funciones, actividades y estructura de la Entidad o Dependencia que se trate. El plan de trabajo se realizará utilizando la gráfica de Gantt, en la que se especificarán las actividades a realizar y se estimará el tiempo que se llevará en cada una de ellas (días, semanas, meses), así como el tiempo total para la elaboración del Manual. En la siguiente página, se muestra un ejemplo del plan de trabajo para la Elaboración de Manuales Administrativos. 6 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 7 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Cada Entidad o Dependencia, deberá designar a un supervisor general y un responsable (enlace) por Dirección o Unidad Administrativa para la elaboración de los Manuales. El supervisor será el encargado de recopilar, redactar y revisar la información de todas las áreas que integran a la Entidad o Dependencia, deberá también homologar el contenido de cada Manual, el formato de presentación de la información, la redacción, los gráficos como diagramas de flujo y estructuras orgánicas, así como de la impresión. El supervisor será quien se coordine con la Dirección General de Recursos Humanos, con la finalidad de determinar los métodos que serán utilizados para recopilar la información, la revisión y los tiempos de entrega de los avances. 2.1. Recopilación de información La información que se debe recopilar en cada Unidad Administrativa será documental y de campo. La primera permitirá conocer la situación formal de la Entidad o Dependencia y de sus Unidades Administrativas; y comprende el análisis de los siguientes documentos: Leyes, códigos, reglamentos, acuerdos de Cabildo, Circulares y demás documentos jurídicos o administrativos, en los que se establezca la creación o modificación de la Entidad o Dependencia, así como funciones y atribuciones. Archivos documentales de la Entidad o Dependencia. Formatos utilizados por la Entidad o Dependencia. Los Manuales Administrativos existentes. 8 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Los documentos anteriores, permitirán conocer el marco jurídico, el objetivo general, origen y antecedentes de la Entidad o Dependencia, los reportes que se generan, la estructura orgánica formal, atribuciones, etc. La investigación de campo, se refiere a la investigación y obtención de información en forma directa sobre las actividades que se realizan en cada área, que puede ser a través de: Entrevista individual o grupal, libre o dirigida Aplicación de cuestionarios Observación en sitio Las técnicas anteriores, permitirán al analista tener un panorama específico respecto a los objetivos por Unidad Administrativa, la estructura orgánica formal e informal, funciones y actividades actuales, los programas y/o proyectos que se realizan o se llevarán a cabo, etc. La entrevista es una de las técnicas más usuales de investigación, que le permite al analista interactuar con el personal de la Entidad o Dependencia. Su finalidad es obtener información de forma oral, sobre el objeto de estudio, describir con objetividad procedimientos o actividades, interpretar y ampliar la información recabada, así como plantear soluciones a posibles problemas. Previo a la entrevista, se deberá elaborar una guía con los puntos más importantes a tratar, se puede también elaborar una serie de preguntas lo que facilitará la obtención de la información requerida. Se deben definir los propósitos de la misma, las personas a quienes va dirigida, así mismo, se deberá concertar la cita con anticipación. 9 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS El cuestionario, es un instrumento que permite la obtención de información mediante la aplicación de cuestionarios escritos, previamente elaborados, que deberán ser contestados por el personal adscrito a la Entidad o Dependencia en la que se está realizando la investigación para elaborar el Manual Administrativo. (Anexo I) Finalmente el analista complementará la información que obtenga mediante la aplicación de entrevistas y cuestionarios por medio de la observación, lo que permitirá aclarar dudas, detectar las actividades específicas de cada persona, los pasos que siguen para realizarlas y quienes intervienen en ellas. 2.2. Procesamiento de la información Después de reunir la información requerida, esta se debe organizar en forma lógica para proceder a la elaboración de un proyecto del Manual. El primer paso que se recomienda realizar es la clasificación, análisis y depuración de la información, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de la que se incluirá en el Manual. El análisis comprende las actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos funcionales y estructurales de la Entidad o Dependencia y de las áreas que la integran. Para realizar el análisis de la información, es importante formular los siguientes cuestionamientos: 10 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ¿Son necesarias esas actividades? ¿Cuál es el propósito de cada actividad? ¿Qué actividades se realizan? ¿Lugar en donde se realiza? ¿Para qué se realizan? ¿Cómo se realiza? ¿Frecuencia con que se realiza? ¿Medios que se utilizan para realizarla? ¿Quién las realiza? ¿Quiénes intervienen? ¿En qué orden se realizan? ¿Cómo debería hacerse?, ¿Por qué? ¿Podrían modificarse o simplificarse? La finalidad de los cuestionamientos anteriores, es ubicar las actividades principales y secundarias que se llevan a cabo en una área, así como poder eliminar aquellos pasos innecesarios dentro de las actividades que se realizan, con el fin de ordenarlos y simplificarlos. Se deberán identificar y clasificar las funciones que realizan en los diferentes puestos y Unidades Administrativas para poder agruparlos por objetivos similares. Lo anterior, permitirá agrupar y reubicar funciones a los puestos correspondientes, eliminando la duplicidad y sobrecarga de trabajo. La ubicación de funciones, permite la asignación congruente de los puestos en las Unidades con afinidad funcional y la agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de realizar funciones homogéneas. 11 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Después de realizar el análisis funcional, la clasificación y ubicación de funciones, de haber detectado las Áreas y unidades de ejecución, se deberán conformar Áreas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauración de una nueva estructura funcional, jerárquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operación, control y supervisión. Esta etapa es muy importante y deberá ser cuidadosamente analizada, con la finalidad de determinar si es necesario o no establecer un proceso de reorganización ó en su caso modificar la estructura organizacional. Del análisis que se realice, se determinará si la organización actual continuará igual o si son necesarias modificaciones en la estructura organizacional formal o funcional. Si la modificación que se propone es en la estructura formal, ésta deberá ser autorizada por el titular de la Entidad o Dependencia y se turnará con la justificación al Cabildo para su aprobación, siempre que no afecte el presupuesto de la Entidad o Dependencia que se trate. Los posibles motivos para reorganizar la estructura orgánica, pueden ser la falta de claridad en los objetivos generales de las Áreas que integran la Entidad o Dependencia, inadecuada división del trabajo, problemas en la organización, tramos de control muy amplios o muy cortos, deficiencia o falta de controles, baja productividad, crecimientos no programados, entre otros. Una vez realizado el análisis estructural, se realizará la representación gráfica mediante organigramas, mismos que deberán estar basados en la estructura orgánica formal contenida en el Reglamento de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento, si fuera necesario detallar mejor la estructura funcional, se podrá presentar por separado, en organigramas específicos, cada una de las Direcciones y/o Unidades Administrativas que integran la Entidad o 12 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Dependencia para especificar los puestos que las integran y de esta forma estar en posibilidad de detallar todas las actividades que se realizan en el área para el cumplimiento de los objetivos. 2.3. Redacción Una vez analizada y depurada la información, se procederá a la redacción en los formatos preestablecidos para los Manuales Administrativos. 2.4. Integración del proyecto preliminar Para la integración de cada Manual, es indispensable uniformar los criterios tanto en terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. Así mismo, es importante indicar las contradicciones a medida que se van presentando, a fin de poder eliminarlas posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los representantes de las Áreas que van a ser incluidas en el Manual. 2.5. Elaboración de gráficos Los gráficos que se emplearán en los Manuales Administrativos son: organigramas y diagramas de flujo, éstos últimos, se utilizarán en los Manuales de Procedimientos. Para su elaboración, se utilizarán las técnicas que se establecen en ésta Metodología, uniformado su presentación a fin de facilitar la comprensión de los mismos. 13 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 2.6. Revisión y corrección El supervisor designado por la Entidad o Dependencia, deberá coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias. Si se planea una adecuada revisión, se pueden evitar o llevar al mínimo los problemas. Una de las formas más sencillas de reducir los problemas de revisión, consiste en reunirse anticipadamente con las personas que intervienen en la elaboración del Manual y revisar el material conjuntamente. Para que la Dirección General de Recursos Humanos pueda iniciar el análisis de los Manuales, el enlace de la Entidad o Dependencia, deberá enviar, en tomos separados el Manual de Organización, el de Procedimientos, el de Trámites y Servicios al Público, etc., según el caso. La Dirección General de Recursos Humanos, realizará las observaciones y comentarios de los Manuales y los devolverá al enlace de la Entidad o Dependencia, para su corrección o modificación. Después de realizar las correcciones, el supervisor deberá remitir nuevamente a la Dirección General de Recursos Humanos, un ejemplar de los manuales en forma impresa para su dictamen y registro acompañados de un CD con el proyecto final del Manual. 2.7. Aprobación Una vez revisado y corregido el proyecto del Manual por los Jefes de las Unidades Administrativas y/o Directores, deberá someterse a la autorización de los titulares de las 14 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Entidades o Dependencias de que se trate, con el propósito de enviarlo para su aprobación al Cabildo, para su publicación, reproducción y posterior distribución. 2.8. Distribución, control y actualización Se recomienda que la Entidad o Dependencia, elabore una relación y registro de las Entidades, Dependencias y Unidades Administrativas que deben contar con ejemplares de los Manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la información necesaria para que el personal conozca y haga uso del mismo y se realicen revisiones periódicas de los Manuales para mantenerlos actualizados. Considerando que se presentan cambios o modificaciones en las distintas Áreas, debido a que adicionan actividades o se hacen mejoras en las existentes, es que se deberá reflejar inmediatamente en el Manual de Organización, de Políticas, de Procedimientos, de Trámites y Servicios al Público, etc., aunque sea necesario volver a redactar o suplir parte o la totalidad del documento. 3. FORMATO Y HOMOLOGACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los Manuales Administrativos serán elaborados y aprobados por los titulares de las Entidades, Dependencias, Coordinaciones y Delegaciones Administrativas, en coordinación con la Dirección General de Recursos Humanos. En cuanto a los procedimientos, sólo se deberán contemplar aquellos que sean de importancia para las Entidades y Dependencias. 15 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 3.1. Hoja de presentación La hoja de presentación deberá llevar el escudo de Xalapa que será de 2.5 cm por cada lado. Al centro del encabezado: El nombre de la Entidad, Dependencia, Coordinación o Delegación Administrativa de que se trate. En el caso de los Manuales Específicos, deberá especificarse además la Unidad Administrativa, tipo de letra Castletlig de 14 puntos. Al centro de la hoja, el nombre del Manual, especificando si es General o Específico tipo de letra Castletlig de 33 puntos. En la parte inferior derecha de la hoja, deberá llevar tipo de letra Castletlig de 12 puntos el lugar, mes y año de la publicación. 3.2. Uniformidad en el formato Los criterios a seguir para efectos de homologación de los Manuales, serán los siguientes: Se deberá elaborar en el procesador de textos Word para Windows, con tipo de letra Castletlig de 12 puntos para los Manuales de Organización y de Políticas, y de 11 puntos para los Manuales de Procedimientos y 10 puntos para los Manuales de Trámites y Servicios al Público. El interlineado de los párrafos deberá ser de l.5 puntos, excepto en la introducción, el índice y el glosario que será de 1 punto. 16 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS En el Manual de Procedimientos y en el de Trámites y Servicios al Público, el interlineado será de 1 punto. Se utilizarán hojas tamaño carta en forma vertical y en forma horizontal únicamente para los diagramas de flujo, en los Manuales de Procedimientos. Los títulos deberán ir en mayúsculas y negritas, sin sangría. En los subtítulos deberá ir la primera letra en mayúscula y el resto en minúsculas y negritas, sin sangría. Después del título de un capítulo se dejará doble espacio. Se deberán utilizar mayúsculas y minúsculas de acuerdo a reglas gramaticales, para el resto del texto. 3.3. Paginación La paginación de los Manuales deberá anotarse con números arábigos siguiendo el progresivo, iniciando desde la introducción. En los Manuales de Procedimientos, también se deberá enumerar cada Procedimiento con números romanos. 3.4. Márgenes Los márgenes que deben observarse son los siguientes: Superior: 4 cm, a partir del borde. Inferior: 2,5 cm, a partir del borde. Izquierdo: 2,5 cm, a partir del borde. Derecho: 2,5 cm, a partir del borde. 17 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Las sangrías y tabuladores a utilizar, serán de 1,5 cm. El margen para el encabezado deberá ser de: 1,5 cm, a partir del borde. El margen del pie de página deberá ser de: 1,5 cm, a partir del borde. Las barras sombreadas superiores e inferiores serán de 1 cm 3.5. Encabezado y pie de página Todas las hojas de los Manuales, deberán llevar el Escudo de Xalapa. A partir de la primera página y hasta el final del documento: Al centro del encabezado: El nombre del Manual y en el siguiente renglón, el nombre de la Entidad, Dependencia, Unidad Administrativa, Coordinación o Delegación Administrativa de que se trate. Pie de página: Parte inferior derecha paginación en números arábigos, a partir de la Introducción. 3.6. Hoja de autorización Al final de los Manuales de Organización, deberá ir la hoja de autorización, misma que deberá estar firmada por quien elaboró, revisó y por el titular de la Entidad o Dependencia que dió el visto bueno del Manual. 18 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS En los Manuales de Políticas y de Procedimientos, deberán estar firmados, el apartado de Políticas y cada uno de los procedimientos, así como los diagramas de flujo. Las firmas también serán de quien elaboró, revisó y dió el visto bueno. 4. MANUAL DE ORGANIZACIÓN El Manual de Organización, es un documento que sirve para normar y precisar las funciones del personal que conforma la estructura orgánica de la Entidad o Dependencia en general o bien, de una de sus Áreas, delimitando a su vez, las responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación, la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Su finalidad es explicar en forma detallada la estructura organizacional formal de la Entidad o Dependencia y/o de las Áreas que la integran, mediante la descripción de los objetivos, funciones, jerarquía, grados de autoridad y responsabilidad, descripción de puestos, y actividades de cada una de las áreas de la Entidad o Dependencia, señalando y describiendo los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Los Manuales de Organización podrán ser Generales o Específicos, dependiendo de la magnitud de la Entidad o Dependencia y de las Áreas que la integran. 4.1. Contenido y descripción Para efectos de esta Metodología, los Manuales de Organización deberán incluir los siguientes aspectos: 19 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Cubierta o portada Portada interior Índice Introducción Antecedentes Marco jurídico Atribuciones Misión Visión Objetivos generales Organigrama Catálogo de puestos Anexos y formatos Glosario de términos Firmas de autorización Directorio Bitácora de cambios 4.1.1. Cubierta o portada (Anexo II) Es la cara exterior del Manual, es la cubierta del documento, misma que deberá contener los siguientes elementos: 1. Escudo de Xalapa (a la derecha del encabezado). 20 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 2. Nombre oficial de la Entidad, Dependencia, Coordinación o Delegación (si se tratará de un Manual Específico, se deberá anotar también el nombre de la Unidad Administrativa) 3. Título y extensión del documento (Manual General o Específico). 4. Lugar, fecha de elaboración. 4.1.2. Portada interior Contendrá los mismos elementos de la cubierta o portada y contendrá al reverso los siguientes datos: El número de edición o de la reimpresión de que se trate, así como el tiraje y el año de la misma. Créditos o nombres de los colaboradores directos o indirectos de la publicación. 4.1.3. Índice El índice es una parte importante de los Manuales, ya que permite identificar y localizar rápidamente los elementos que integran el documento. En este apartado, deberán detallarse los elementos que integran el Manual de manera ordenada, los capítulos o apartados deberán estar escritos en mayúsculas, especificando el número de página en la que se localiza cada uno de ellos. 21 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Considerando que el Manual puede integrarse por varios apartados, resulta conveniente que la numeración se realice por capítulos, para darle flexibilidad al documento y al momento de modificarse alguna de sus partes puedan sustituirse únicamente los cambios efectuados. 4.1.4. Introducción La introducción debe ser breve, pues si es larga, rebuscada y complicada, los usuarios creerán que todo el Manual está redactado de la misma forma y no continuarán con la lectura. Reglas generales para la introducción: La redacción debe ser concisa, clara y comprensible. Deberá elaborarse en una cuartilla y como máximo en dos, en caso de que el Manual sea muy extenso. Deberá señalarse el ámbito de aplicación del Manual y quienes son los destinatarios o usuarios del mismo. En la introducción se debe explicar brevemente al usuario el tema del Manual, cuál es su alcance y de qué modo pueden usarlo. La naturaleza de la introducción depende del tipo de Manual. Debe contener los propósitos básicos y el ámbito de aplicación, describiendo lo que el Área espera lograr por medio del Manual, con observaciones breves y precisas, explicando claramente el alcance del Manual. 22 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Así mismo, se debe mencionar la aprobación final del Manual, se sugiere utilizar el nombre de los puestos y no el de las personas. Por ejemplo, indicar simplemente que el Director General, el Secretario, el Tesorero, el Coordinador, Unidad, el Delegado, etc., aprobó el Manual. En la Introducción, se debe precisar la necesidad de mantener el Manual actualizado, el departamento o el puesto de la persona con quien deben ponerse en contacto cuando quieran señalar cambios o correcciones o deseen hacer recomendaciones al Manual. Finalmente, deberá hacer referencia al contenido del Manual a grandes rasgos, y describir brevemente a qué se refiere cada punto. 4.1.5 Antecedentes En este apartado, se deberá dar la descripción de la Entidad, Dependencia y/o de las Áreas descritas en el Manual, en la que se indicará el origen, evolución y los cambios significativos que ha sufrido, especificando la ley, decreto o reglamento que la creó. 4.1.6. Marco jurídico En este apartado, se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos o disposiciones jurídicas y administrativas vigentes que sustenten el Manual, anotando la denominación completa sin abreviaturas de cada uno de estos. Los ordenamientos jurídicos y administrativos deberán ser mencionados siguiendo un orden jerárquico descendente, tal como se muestra a continuación: 23 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Veracruz Leyes Códigos Reglamentos Decretos Acuerdos del Cabildo Convenios Documentos normativo-administrativos de la Administración Pública Municipal * Circulares Otras disposiciones ** (*) Se incluirán Manuales, guías técnicas, catálogos, normas, instructivos, avisos, padrones, estatutos, boletines y listas. (**) Se incluirán los documentos que por naturaleza, no pueden contenerse en la clasificación anterior, como: condiciones generales de trabajo, recomendaciones de Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal. 4.1.7. Atribuciones En el apartado de atribuciones, se transcribirán textualmente las facultades y atribuciones conferidas a la Entidad, Dependencia o Área de trabajo. Para este efecto, debe señalarse el título completo de los ordenamientos jurídicos de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades que norman las actividades del Área de trabajo. 24 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Las disposiciones legales, deberán tener el siguiente orden jerárquico: Constitución Federal, Constitución Local, Leyes, Códigos, Convenios, Reglamentos, Decretos, Acuerdos del Cabildo y Circulares. 4.1.8. Misión Es el propósito común de la Entidad, Dependencia o Área que la integra, es la imagen actual y la razón de su existencia, que enfoca los esfuerzos para el logro de sus objetivos fundamentales. En la misión, se describen brevemente las funciones o tareas básicas en términos de corto plazo. Su finalidad es orientar el rumbo y el comportamiento de todos los niveles de la Entidad o Dependencia, para que se dirijan hacia el mismo fin y de esta forma lograr sus objetivos. Para poder elaborar la misión del Área de trabajo, se pueden plantear las siguientes preguntas: ¿Quiénes somos y qué hacemos? = identidad, legitimidad ¿Qué buscamos? = propósitos, objetivos ¿Por qué lo hacemos? = valores, principios, motivaciones ¿Para quienes trabajamos? = para los ciudadanos Para redactar la misión, se debe iniciar con un verbo en infinitivo (verbos terminados en “ar”, “er”, “ir”). 4.1.9. Visión La visión es la meta general o el propósito fundamental de la Entidad o Dependencia. La visión es la definición del estado ideal que se pretende alcanzar, debe ser posible y deseable de lograr para la Entidad, Dependencia o de sus Áreas de trabajo. 25 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Para poder elaborar la visión del Área de trabajo, se pueden plantear las siguientes preguntas: ¿Qué y cómo queremos ver el área a largo plazo? ¿Qué deseamos lograr? ¿Cómo queremos que nos describan? ¿Cuáles son nuestros valores prioritarios? ¿Qué valores queremos que nos distingan? ¿Hacia dónde queremos cambiar o llegar? Es importante aclarar, que una vez que se hayan definido la misión y la visión general de la Entidad o Dependencia, cada Dirección y/o Unidad Administrativa que la integren, deberá a su vez generar la propia, para que todas las Áreas de trabajo se dirijan hacia los mismos fines. 4.1.10. Políticas generales Son criterios de acción que tienen por objeto guiar en el proceso de toma de decisiones, en el desarrollo y ejecución de programas y proyectos específicos del nivel institucional. Las políticas, son lineamientos generales para facilitar la Coordinación de las actividades de las Entidades y Dependencias Municipales, con el propósito de mantener coherencia en la organización y en las decisiones institucionales. Son guías u orientaciones para la acción. Aunque las políticas pueden plantearse en otro Manual por separado, tanto en el Manual de Organización como en el de Procedimientos se puede incluir un apartado para tal fin, siendo optativo para cada Entidad o Dependencia elaborar el Manual de Políticas en otro documento, con los requisitos que se señalan más adelante. 26 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 4.1.11. Organigrama Consiste en representar gráficamente la estructura orgánica formal de la Entidad o Dependencia y debe reflejar de manera esquemática, la posición de Direcciones y/o de las Unidades Administrativas que la integran, así como sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad y asesoría. Para elaborar el organigrama formal, se tomará como base la última estructura orgánica que establezca el Reglamento de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Xalapa o la última autorizada por el Cabildo. (Anexo III). Aunque la estructura formal no incluye todo el sistema organizacional, se le considera de funciones y responsabilidades preestablecidas y las relaciones entre éstas. Por cuanto hace a la organización informal funcional, ésta se refiere a los aspectos, puestos y Áreas que no son planeados explícitamente, sino que surgen espontáneamente de las actividades e interacciones de cada Área. La estructura informal coexiste con la estructura formal, pero no necesariamente es idéntica a ella y puede ser de gran ayuda para poder definir los puestos y las distintas actividades que desarrollan los empleados para el cumplimiento de los objetivos. (Anexo IV) 27 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Las relaciones de autoridad se graficarán de acuerdo a: Relación de línea: entendida como la autoridad para dirigir el trabajo de los subordinados. Relación de apoyo, entendida como los empleados que realizan actividades diversas, tendientes al logro de los objetivos del Área de trabajo. Relación de staff (asesoría), entendida como la autoridad para auxiliar y orientar en el logro de los objetivos. Dentro del Manual de Organización, la estructura funcional se ubicará al final de la descripción de puestos de los mandos medios y superiores de la estructura formal de la Entidad o Dependencia. En la estructura funcional, se describirán los puestos de aquellas áreas en las que se realicen actividades, trámites y servicios encaminados al cumplimiento de los objetivos. 4.1.12. Descripción de puestos En este apartado, se detalla la identificación de cada puesto de la estructura orgánica, con información del Área de adscripción tal como: nombre del puesto, nombre del puesto del superior jerárquico, nombre del puesto de los subordinados inmediatos, descripción general del puesto u objetivo del puesto, las funciones que desarrolla, así como las relaciones con áreas internas y externas con las que se coordina para el desarrollo de sus actividades. (Anexo V) Así mismo, en este apartado se describe el perfil del puesto de los mandos medios y superiores. 28 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS La descripción de funciones, deberán iniciar con un verbo infinitivo. (Verbos terminados en ar, er, ir, por ejemplo: recibir, supervisar, imprimir, autorizar, etc.). En caso de que no haya relación interna y/o externa con otras áreas, se anotará “NO APLICA”, en el lugar destinado para tal fin. La descripción de puestos, deberá contener la siguiente información: Nombre del puesto Área de adscripción Jefe inmediato Subordinados inmediatos Descripción general Funciones Relaciones interna Relaciones externas Perfil profesional Escolaridad Conocimientos necesarios Experiencia laboral previa Habilidades y destrezas Conocimientos tecnológicos 29 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 4.1.13. Anexos y formatos Son los documentos que son utilizados para el desarrollo de las distintas actividades y que pueden ser diagramas, formatos de llenado, catálogos, pases, vales, instructivos de trabajo, ejemplos, etc. En este apartado se deberá presentar una lista de los formatos que se utilizan para cada actividad, anotando su nombre, clave, número de copias requeridas y su descripción (para qué se utilizan); presentando de manera física los formatos con sus instructivos, los cuales explicarán los puntos y conceptos que aparecen en el formato para facilitar su llenado. 4.1.14. Glosario En este apartado, se deberán anotar las definiciones de los términos más relevantes utilizados en el Manual, con la finalidad de que sirvan de referencia a los titulares y a los empleados de las Entidades y Dependencias, para su adecuada interpretación. 4.1.15. Firmas de autorización Deberá ser incluido un apartado para que, una vez que se ha elaborado y revisado el Manual, sea sometido a la autorización o validación de las instancias correspondientes. La validación es un aspecto importante, en virtud de que le da valor y vigencia al Manual. Tomando en consideración, que la autorización de los Manuales Administrativos es atribución del Cabildo, la hoja de firmas de autorización, deberá contener los siguientes datos: nombre y puesto de quien elaboró, revisó y del titular de la Entidad o Dependencia que dio el visto bueno del Manual. 30 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 4.1.16. Directorio Consiste en una relación en la que se incluye el nombre del Presidente Municipal, del Síndico y de los Regidores, así como los respectivos cargos que ocupan. Los datos que se incluirán en el directorio serán: Nombre completo del titular Nombre del puesto que ocupa 4.1.17. Bitácora de cambios En la bitácora, se llevará el control y registro de los cambios del Manual, indicando el número de revisión(es), fecha de la modificación y tipo de modificación. (Anexo VI) 5. MANUAL DE POLÍTICAS Los Manuales de Políticas, son documentos que contienen criterios de acción que sirven para orientar e informar al personal la forma en que deben llevar a cabo sus actividades; pueden ser dirigidos tanto a los titulares de las Entidades y Dependencias a las Unidades Administrativas y/o al personal que desarrolla actividades especificas. Estos documentos se crean con la finalidad de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de la Entidad o Dependencia y de sus Unidades Administrativas. Contienen la descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los 31 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS objetivos, así como en el desarrollo y ejecución de programas y proyectos específicos del nivel institucional. Este tipo de Manuales también pueden ser generales o Específicos. Los primeros, abarcan a toda la Entidad o Dependencia, incluyen disposiciones generales respecto a las responsabilidades y autoridad funcional. Los segundos, se ocupan de una función operacional (Contabilidad, Personal, Adquisiciones, etc.), un departamento o una sección en particular, son políticas que se establecen de una sola Área para su mejoramiento. 5.1. Contenido y descripción Los Manuales de Políticas, se deben integrar con los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del Manual y para mantener los controles indispensables. Para efectos de esta Metodología, los Manuales de Políticas se integrarán por: Cubierta o portada Portada interior Índice Introducción Objetivo y alcance Organigrama Declaración de políticas Anexos y formatos Glosario Firmas de autorización 32 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Directorio Bitácora de cambios Cabe aclarar, que únicamente especificaremos la forma en que debe elaborarse el objetivo, el alcance del Manual y la declaración de políticas; debido a que los criterios para la elaboración e integración de los demás apartados, se deberán seguir los mismos utilizados en los Manuales de Organización y que ya han sido descritos en el capítulo anterior. 5.1.1. Objetivo y alcance El objetivo, es la descripción de lo que la Entidad, Dependencia o Unidad Administrativa, espera alcanzar al elaborar el Manual de Políticas, es el propósito del Manual. En el alcance, se definen las Áreas en las que se aplicarán las políticas contenidas en el Manual. 5.1.2. Declaración de políticas La declaración de políticas, se elaborará una vez que se han identificado las actividades y procedimientos más importantes y que requieren de lineamientos para su cumplimiento. En este apartado, se debe realizar una descripción narrativa de las políticas. (Anexo VII) 6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos, es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades que se realizan en una Entidad, Dependencia o Unidad Administrativa, 33 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS de acuerdo a sus atribuciones, para la ejecución eficiente de las mismas, señalando quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse. Un procedimiento es la sucesión cronológica y secuencial de las acciones para llevar a cabo una actividad o tarea específica, entre una o varias personas dentro de un ámbito predeterminado de aplicación, así como el método de ejecución necesario para realizarla. Los Manuales de Procedimientos, pueden ser Generales o Específicos, son generales cuando se refieren a los procedimientos de toda la Entidad o Dependencia con las Áreas que la integran, y son Específicos cuando únicamente contienen los procedimientos de una función operacional (contabilidad, adquisiciones, etc.), un Área o una sección en particular. Es importante mencionar, que para la elaboración de cualquier tipo de Manual Administrativo se utiliza la misma Metodología de investigación (entrevistas, cuestionarios y observación). El cuestionario que se aplicará para la obtención de información de las actividades y procedimientos será el del (Anexo VIII). Para la elaboración de los Manuales de Procedimientos, deberán redactarse los pasos a seguir de las actividades que el Área considere más importantes, y deberán estar descritas tal como se realizan en ese momento. Los principales propósitos de los Manuales de Procedimientos son: Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades administrativas; 34 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Establecer y delimitar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades; Registrar en forma ordenada, secuencial y detallada, las operaciones que se efectúan, las Áreas que intervienen y los formatos que se utilizarán en la ejecución de las actividades; Dar a conocer la información detallada y ordenada de cada uno de los procedimientos que se realizan; La simplificación de actividades; y Evitar la duplicidad de funciones. 6.1. Contenido y descripción Para efectos de esta Metodología, los Manuales de Procedimientos deberán incluir los siguientes aspectos: Cubierta o portada Portada interior Índice Introducción Organigrama Simbología para los diagramas de flujo Carátula del procedimiento Descripción de procedimientos Diagramas de flujo Glosario Anexos y formatos Firmas de autorización 35 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Directorio Bitácora de cambios En esta sección, también omitiremos la descripción de varios apartados que ya se encuentran contemplados en la descripción y contenido de los Manuales de Organización, por lo que únicamente nos avocaremos a la descripción de la simbología para los diagramas de flujo, carátula del procedimiento, descripción de procedimientos y los diagramas de flujo. 6.1.1. Simbología para los diagramas de flujo Para la descripción gráfica del procedimiento, se utilizarán los símbolos que se encuentran en el Anexo IX. 6.1.2. Carátula del procedimiento (Anexo X) En la carátula del procedimiento, se deberá incluir la siguiente información: Nombre del procedimiento Clave del procedimiento Fecha de elaboración y fecha de autorización Frecuencia Objetivo y alcance Políticas Firmas de autorización 36 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS A continuación se describen las características que deberá cubrir cada punto de la carátula de cada procedimiento: Nombre del procedimiento: Es la denominación del procedimiento, mismo que deberá ser congruente con el fin o con la meta que se pretenda alcanzar al desarrollarlo. Clave del procedimiento: Es el conjunto de signos que identifican al procedimiento. Las letras deberán escribirse en mayúsculas y corresponderán a las iníciales del nombre de la Entidad o Dependencia, después se escribirá un guión, una letra P y el número del procedimiento, que iniciará en 01, posteriormente se escribirá una diagonal y los dos últimos dígitos del año en que se elaboró el procedimiento, tal como se muestra en el ejemplo 1. Ejemplo 1 Clave de Procedimiento, para una Entidad o Dependencia: D G T V - P 0 1 / 10 Clave de la Entidad o Dependencia (Dirección General de Tránsito y Vialidad) Número consecutivo del procedimiento Año de emisión Cuando se elabora un Manual de Procedimientos Específico, la clave deberá contener las iníciales de la Entidad o Dependencia, de la Dirección, en caso de haberla y la de la Unidad Administrativa. (Ejemplo 2) 37 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Ejemplo 2 Clave de procedimiento, para una Unidad Administrativa: DGRH SRH UDCyCyDA P01 / 10 Clave de la Entidad o Dependencia (Dirección General de Recursos Humanos) Clave de la Dirección ó Subdirección (subdirección de Recursos Humanos) Clave de la Unidad Administrativa (Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo) Número consecutivo del procedimiento (POI) Año de emisión /10 Fecha de elaboración: es la fecha en que se concluye la descripción narrativa y gráfica del procedimiento, con todas sus correcciones. Fecha de autorización: Es la fecha en la que el Cabildo aprueba el Manual de Procedimientos. Frecuencia: Es el número de veces que se repite un proceso periódico, en un intervalo de tiempo determinado. 38 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Para efectos de esta Metodología, la frecuencia puede ser: FRECUENCIA SUCEDE O SE REALIZA Diaria Semanal Quincenal Mensual Bimestral Trimestral Todos los días Cada semana Cada quince días Cada mes Cada dos meses Cada tres meses Semestral Anual Esporádica Cada seis meses Cada año Ocasional, que se produce con poca frecuencia. La periodicidad en que se produce no es fija. Variable Objetivo y alcance: El objetivo se refiere a la explicación del propósito que se pretende alcanzar con la aplicación de los procedimientos y deberá redactarse en un párrafo. En el alcance, se detalla el ámbito de aplicación de los procedimientos, es decir los límites dentro de los cuales serán aplicados. Se relaciona principalmente con personas, actividades, Áreas, etc. Políticas: En esta sección se incluyen los lineamientos generales de acción que se establecen en forma explícita, para facilitar la actuación de las distintas instancias y personas que participan en los procedimientos. Así mismo, debe contemplar las situaciones alternativas que pueden presentarse y la forma en que deberán actuar. 39 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Para la formulación de políticas se deberán atender los siguientes criterios: Deberán ser lineamientos imperativos y específicos de acción, rígidos en su interpretación y aplicación, que persigan un fin determinado. Deberán prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones normales, sus consecuencias o responsabilidades, ya sea porque no se den las condiciones supuestas, o por que se violen o alteren deliberadamente. Los lineamientos deberán ser lo suficientemente explícitos para evitar que se consulte constantemente al Área que los emitió o que se presten a libre interpretación. Firmas de autorización: Como ya se mencionó, corresponde al Cabildo la autorización de los Manuales, por lo que las firmas que deberá contener el Manual son las del puesto que elabora, revisa y del titular de la Entidad o Dependencia que dio el visto bueno. Dichas firmas deberán ir en cada una de las carátulas de los procedimientos y al final de la descripción narrativa de cada procedimiento 6.1.3. Descripción de procedimientos Es la descripción narrativa (en forma escrita) de los procedimientos, en la que se detallan el número de las actividades que lo integran, el orden progresivo en el que se deben desarrollar, específica en qué consiste cada actividad, quién la ejecuta, como debe ejecutarla, cuándo, donde y para qué. (Anexo XI) Para la descripción de los procedimientos y la elaboración de los diagramas de flujo, lo primero que se debe hacer es: 40 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Determinar cuáles son las actividades más importantes del Área. Determinar, cuáles son las entradas, los procesos y las salidas. Determinar, quiénes o que Áreas participan en el proceso. Establecer cuál es la primera actividad que se realiza y quién la realiza y, la secuencia, hasta alcanzar el límite final del proceso. Para la redacción de los procedimientos, deberán considerar los siguientes criterios: El texto debe describir el procedimiento, enumerando las actividades de que se compone, en orden cronológico. El texto debe ser sencillo, claro, preciso y debe especificar en que consiste cada actividad, pudiendo auxiliarse de las siguientes preguntas: ¿Quién debe ejecutarla? = unidad responsable ¿Cómo debe ejecutarla?, ¿Orden en el que se debe ejecutar? ¿Cuándo debe ejecutarla? ¿Con qué debe ejecutarla? ¿Dónde debe ejecutarla? Las instrucciones que contenga la descripción narrativa, debe presentarse en orden lógico y secuencial, con la finalidad de facilitar su comprensión e identificación, incluso en los casos en que se presenten varias alternativas en una misma operación. 41 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Se deberá especificar la periodicidad con la que se realizan las actividades. La descripción del procedimiento, deberá iniciar con un verbo en tercera persona singular, en tiempo presente (entrega, recibe, revisa, elabora, autoriza, turna, etc.). Ejemplo: Recibe del enlace designado por la Dependencia o Unidad Administrativa el avance del proyecto del Manual Administrativo, mediante correo electrónico y de manera impresa para su revisión. Cuando se redacten procedimientos que impliquen una condición para su ejecución, se utilizarán términos como “si”, “cuando”, “en caso”, etcétera. Ejemplo: En caso de que la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares no a pruebe el proyecto del Manual Administrativo: Recibe del Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares un oficio en el que comunica las observaciones que determinaron en la revisión del proyecto del Manual Administrativo para su corrección, adjuntando al mismo el ejemplar del proyecto. En caso de que la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares apruebe el proyecto del Manual Administrativo: Recibe del Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares un oficio en el que comunica el dictamen de la aprobación del proyecto del Manual Administrativo. Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotará su nombre, se hará referencia a la trayectoria de su trámite y al número de copias. Tomado de: http://www.cgever.gob.mx Metodología para la elaboración de manuales administrativos, Contraloría General del Gobierno del Estado de Veracruz, Xalapa, Ver. 42 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS El procedimiento se presenta en tres columnas, la primera señala al responsable de su ejecución, la segunda el número de actividad y la tercera la actividad a desarrollar. 6.1.4. Diagramas de flujo Es la presentación gráfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar una actividad determinada, indicando las Unidades responsables de su ejecución. El diagrama de flujo, explica a través de símbolos y texto condensado, las actividades que componen un procedimiento. (Anexo XII). El aspecto más sobresaliente de los diagramas, es que considera a los diversos participantes en el proceso y también describe el flujo de las actividades y la secuencia que debe seguirse para su realización. Criterios para la elaboración de los diagramas de flujo: Se utilizará la simbología que para el efecto se muestra en el (Anexo IX) de esta Metodología. En la parte superior de la hoja, se anotará el nombre del procedimiento. El diagrama se elaborará en columnas, especificando el Área responsable de la ejecución de las actividades. La información de cada acción, debe estar redactada en forma clara y precisa, indicando la secuencia y flujo de información de las mismas, por medio de flechas. Las líneas o flechas de conexión o de flujo deben ser siempre rectas (verticales y horizontales), nunca cruzadas o inclinadas. 43 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Los símbolos se deben dibujar de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha (diseño Top-down). A cada símbolo, se debe acceder por arriba y/o por la izquierda y se sale por abajo y/o por la derecha. Las actividades se expresarán en forma breve y precisa, e iniciarán con un verbo en tercera persona singular, en tiempo presente (entrega, recibe, revisa, elabora, autoriza, turna, etc.). Notas para el diseño de diagramas de flujo: Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida. Ejemplo: Incorrecto Correcto Tomado de: http://www.cgever.gob.mx, Metodología para la elaboración de manuales administrativos, Contraloría General del Gobierno del Estado de Veracruz, Xalapa, Ver 44 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos. Ejemplo. Incorrecto Correcto RECIBE Y ANALIZA RECIBE Y ANALIZA OFICIO DE NOTIFICACIÓN OFICIO DE NOTIFICACIÓN ELABORA Y TURNA ELABORA Y TURNA El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida. Ejemplo: Incorrecto Correcto 45 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Las líneas de unión se deben presentar mediante líneas rectas; en caso necesario se utilizan ángulos rectos. Ejemplo: Incorrecto Correcto Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos tengan tamaño uniforme, salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna situación especial. Ejemplo: Incorrecto Correcto 46 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS En cuanto a su contenido y/o uso: La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada mediante frases breves y sencillas, para facilitar su comprensión. Ejemplo: Recibe y analiza el oficio de notificación en original y determina su procedencia. RECIBE Y ANALIZA OFICIO DE NOTIFICACIÓN O Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que identificar con la letra “o” y las copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, etcétera. Es recomendable hacer esta anotación en el extremo inferior derecho del símbolo. Ejemplo: O OFICIO DE NOTIFICA CIÓN NÓMINA O-1 O-2 El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida. 47 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Ejemplo: Conector de entrada 1 Conector de salida RECIBE Y ANALIZA OFICIO DE NOTIFICACIÓN RECIBE Y ANALIZA OFICIO DE NOTIFICACIÓN O 1 O Es aconsejable que el contenido del conector de página donde continúa el diagrama sea numérico, y a su vez, el símbolo que indica la procedencia contenga el número de página de donde proviene. Ejemplo: Si proviene de la página 2 2 7. MANUAL DE TRÁMITES Y SERVICIOS AL PÚBLICO En este tipo de documentos, se describen todos los trámites que realiza la ciudadanía en el Área y los servicios que se prestan, así mismo, se detallan los tipos de éstos, sus objetivos, tiempos de respuesta, costos, así como las áreas responsables de su realización, los documentos a obtener, su vigencia, el lugar en donde se realizan y los horarios de atención. (Anexo XIII) 48 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Clave del trámite: Es el conjunto de signos que identifican el trámite o servicio. Las letras deberán escribirse en mayúsculas y corresponderán a las iníciales del nombre de la Entidad o Dependencia, después se escribirá un guión, una letra T y el número consecutivo del trámite o servicio, que iniciará en 01, posteriormente se escribirá una diagonal y los dos últimos dígitos del año en que se elaboró. 7.1. Contenido y descripción Carátula o portada Índice Introducción Descripción de trámites y servicios Anexos y formatos Firmas de autorización Directorio Bitácora de cambios 7.1.1. Firmas de autorización En estos Manuales, las firmas de autorización irán en cada uno de los trámites y servicios, con la firma de quien elabora, de quien revisa y de quien da el visto bueno. 8. MANUAL DE CONTENIDO MÚLTIPLE Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos Manuales, puede ser 49 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS conveniente la confección de este tipo de Manuales. Un ejemplo de este Manual es el de "Políticas y Procedimientos", el de "Historia y Organización"; consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un Manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones. 9. MANUALES GENERALES Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Dentro de este tenemos a los siguientes Manuales: Manual general de organización. Este es resultado de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y estructura funcional. Manual general de procedimientos. Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las Unidades de un organismo, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de políticas. Se refiere a presentar por escrito los lineamientos y actitud de la dirección superior para toda la Dependencia o Entidad. Estas políticas generales establecen un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. Las políticas son lineamientos fijados por los altos niveles, con el fin de proporcionar directrices para la realización de los objetivos; además, es necesario que se fijen por escrito para proporcionar una base tangible. 50 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 10. MANUALES ESPECÍFICOS Esta clasificación es utilizada cuando los Manuales se refieren a una función operacional determinada; es decir, contemplan toda la información relacionada con el desarrollo de una función en una unidad administrativa, sea sustantiva o de apoyo. Manual Específico de Personal. Se refiere a parte de un área específica y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección de personal en una organización; las políticas de personal; el uso de servicios y prestaciones, y la capacitación y el adiestramiento, entre otras. Manual Específico de Adquisiciones. Éstos comprenden el proceso de las adquisiciones; definen su alcance; la función de compras; los métodos a utilizar, y las normas correspondientes, entre otros aspectos. Manual Específico de Auditoria Interna. Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad. Aquí se refiere a la auditoría interna en forma particular. Manual Específico de Políticas de Personal. Éste se enfoca a definir "políticas" de un Área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como contratación, permisos, promociones, prestaciones, capacitación, etc. Manual Específico de Procedimientos de Tesorería. Contiene los procedimientos en el orden de importancia del área específica de manejo del dinero, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, 51 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS pago a proveedores, la descripción del sistema contable, las operaciones internas del personal; el manejo de registros, y el control de la información financiera, entre otros. 52 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXOS 53 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO I (Cuestionario) CUESTIONARIO 1.-Nombre del servidor público_________________________________ 2.- Nombre del puesto________________________________________ 3.- Ubicación física en la estructura orgánica ______________________ 4.- Área de adscripción _______________________________________ 5.- Nombre y puesto del jefe inmediato __________________________ 6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 7.- Descripción general del puesto (en qué consiste su trabajo; qué funciones realiza en general; qué fin tiene, etc.). ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de éstas: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual, etc. y para qué se realizan. ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 54 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 10.- Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto con otras Áreas de su Dirección y otras Áreas de la Dependencia y ¿para qué se realizan ? ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 11.-Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias o Entidades y ¿para qué se realizan? ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 12.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que elabora en su trabajo: DOCUMENTOS NO. DE COPIAS OBJETIVO DE SU ELABORACIÓN LO ENVIA A (DEPTO. OFNA. ETC.) OBJETIVO DEL ENVÍO 55 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 13.-Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que recibe en su trabajo: DOCUMENTO NO. DE COPIAS RECIBE DE DEPTO. OFNA., ETC. CON OBJETO DE LO TURNA A: 14.- Sugerencias y comentarios: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 56 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO II (Cubierta o portada) MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN Xalapa Enríquez; Ver., Febrero de 2010 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN IPAL PRESIDENCIA MUNICIPAL AYUNTAMIENTO DE XALAPA 57 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS INDICE ANEXO lll (Índice tomado del Manual General de Organización de la Dirección General de Recursos Humanos) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES MARCO JURIDICO ATRIBUCIONES MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS GENERALES ESTRUCTURA ORGÁNICA FORMAL DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 9.1 DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 9.2 SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS 9.2.1. JEFE DE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL 9.2.2. JEFE DE LA UNIDAD DE CURSOS Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL Y DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 10. GLOSARIO DE TÉRMINOS 11. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 12. DIRECTORIO 13. BITÁCORA DE CAMBIOS 1 3 5 7 16 16 17 18 19 20 29 36 45 54 56 57 58 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN PRESIDENCIA MUNICIPAL AYUNTAMIENTO DE XALAPA 58 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO IV (Estructura orgánica formal) PRESIDENTE MUNICIPAL E DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS DD SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DDDE UNIDAD ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL UNIDAD DEDD CURSOS Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ FECHA: 59 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO V (Estructura orgánica funcional) DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS SECRETARIA (2) RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS (1) SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS U. DE CURSOS Y CAPACITACION DE PERSONAL Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO U. DE AD MINISTRACION Y CONTROL DE PERSONAL SECRETARIA (2) REGISTRO DE MOV. E INCIDENCIAS DEL PERSONAL (4) VALIDACION DE DOCUMENTOS (2) SECRETARIA (2) (8) REGISTRO DE ALTAS E INTEGRACIÒN DE EXPEDIENTES (1) (2) ENCARGADO DE (8)DESARROLLO ADMINISTRATIVO REGISTRO Y CONTROL DE ALTAS AL IMSS (1) CONTROL DE ASISTENCIA (2) PRESTAMOS IPE AUXILIAR ADMINISTRATIVO (2) SUPERVISOR DE PERSONAL (1) ADMINISTRADOR DEL INSTRUCTOR (3) (1) AUXIALIAR ADMINISTRATIVO (2) (2) CAPTURA DE CORRESPONDENCIA P/EXPEDIENTES DE PERSONAL (3) SISTEMA INFORMÁTICO DE NÓMINAS ANALISTA (1) ARCHIVO (3) 60 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO Vl (Descripción de puestos) EJEMPLO IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Director General de Recursos Humanos Jefe inmediato: Presidente Municipal Subordinados inmediatos: Subdirector de Recursos Humanos, Jefe de Unidad de Administración de Personal, y Jefe de Unidad de Cursos y Suplencia en caso de ausencia Capacitación y Desarrollo Administrativo. temporal: La persona que designe el Presidente Municipal, en los términos que establece la Ley Orgánica del Municipio Libre DESCRIPCIÓN GENERAL/ OBJETIVO El titular es responsable de proponer e instrumentar las políticas y directrices para la mejor organización y funcionamiento de la Administración Pública Municipal en materia de recursos humanos, capacitación y desarrollo administrativo UBICACIÓN DE LA ESTRUCTURA PRESIDENTE MUNICIPAL DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS UNIDAD DE CURSOS Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL Y DE DD DESARROLLO ADMINISTRATIVO UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: FECHA: 61 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS FUNCIONES DIRECCION GENREAL DE RECURSOS HUMANOS (EJEMPLO) 1. Conducir la política de administración de Recursos Humanos que apruebe el Presidente Municipal 2. Atender los requerimientos que en materia de Recursos Humanos le presenten las Dependencias del Ayuntamiento, así como presentar al titular de cada área las propuestas del personal que se pretende contratar, con el fin de recabar la autorización correspondiente. 3. Elaborar los nombramientos de los servidores públicos y del personal de base del Ayuntamiento y llevar un registro actualizado de las altas y bajas del personal con todos los datos necesarios; 4. Planear y definir la política del desarrollo del personal, definir los puestos tipo y establecer los perfiles y requerimientos de los mismos; 5. Realizar los procedimientos de reclutamientos, selección, contratación, asignación e inducción de todo el personal que soliciten las diferentes Dependencias del Ayuntamiento; así como vigilar que el personal propuesto como Autoridad Municipal reúna los requisitos establecidos en la Ley Orgánica del Municipio Libre y demás disposiciones legales y aplicables; 6. Proponer convenios con universidades e instituciones que permitan el intercambio de apoyos profesionales; 7. Operar las remuneraciones del personal, llevar el registro de sus modificaciones y verificar que las prestaciones que deben percibir los servidores públicos y demás empleados municipales les sean proporcionadas en tiempo y forma; 62 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS FUNCIONES 8. Representar al Ayuntamiento, por acuerdo del Presidente Municipal en las relaciones laborales con las organizaciones sindicales, participar en los establecimientos de las condiciones de trabajo, vigilar su cumplimiento y procurar la difusión de las mismas; 9. Proponer al Presidente Municipal la designación de representantes del Ayuntamiento ante la comisión mixta de escalafón; 10. Supervisar el cumplimiento de los contratos de trabajo existentes con el personal del Ayuntamiento; 11. Aplicar los sistemas de motivación del personal, otorgar los estímulos y recompensas que establezca la Ley, las condiciones generales de trabajo y las demás disposiciones aplicables y resolver los casos de excepción; 12. Establecer los procedimientos de contratación y selección del personal y mantener debidamente actualizada y clasificada una bolsa de trabajo; 13. Mantener actualizado el sistema de escalafón de los servidores públicos y demás empleados municipales; 14. Establecer programas que fomenten la eficiencia y la productividad, preservando los derechos laborales de los servidores públicos y demás empleados municipales; así como promover prácticas de comunicación, entrenamiento y difusión de las normas que permitan prevenir conflictos laborales; 15. Procurar que todos los servidores públicos municipales sean incorporados al régimen de seguridad social establecido por el estado; 16. Procurar el desarrollo interno con base en el merito de los servidores públicos y empleados municipales y establecer mecanismos orientados a procurar la eficiencia, la eficacia y la productividad en el desempeño de las actividades de los servidores públicos y demás empleados municipales; 63 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS FUNCIONES 17. Recibir y dar trámites a las diversas incidencias del personal que se presente, cuidando que se ajuste las normas y políticas del Ayuntamiento; 18. Elaborar los manuales de organización y procedimientos y los de atención y servicio al público, en coordinación con las dependencias, unidades administrativas, entidades y organismos municipales; 19. Generar propuestas acordes con los requerimientos de modernización y simplificación administrativa, para sustentar las diversas actuaciones que tienen encomendadas las dependencias y entidades públicas municipales; 20. Elabora guías técnicas que promuevan criterios de eficacia en el uso de los recursos humanos y materiales con los que cuenta el ayuntamiento, con el fin de cumplir los objetivos de desarrollo administrativos y los fines programáticos que se determinen; 21. Los demás funciones que le encomiende el Presidente Municipal y las disposiciones legales aplicables en la materia. 64 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS COORDINACIÓN INTERNA CON: 1. Presidente Municipal PARA: 1.-Recibir instrucciones información sobre y las proporcionar actividades y funcionamiento de la Dirección General de Recursos Humanos. 2. Personal subordinado y titulares de las Unidades Administrativas adscritas a la Dirección General de Recursos Humanos. 3. Contraloría 2.-Proporcionar instrucciones, solicitar información y supervisar actividades para el cumplimiento de las funciones de la Dirección General. 3. Asistir con en el procedimiento para la 4. Tesorería imposición de sanciones a los servidores públicos y demás empleados que incurran en 5. Demás Dependencias Municipales responsabilidad. 4. Acordar las prestaciones de empleados de base, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. 5. Solicitar y proporcionar información en materia de recursos humanos y para supervisar el levantamiento de actas administrativas por irregularidades de los servidores públicos y empleados municipales. 65 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS COORDINACIÓN EXTERNA , PARA: CON: 1. Instituto Mexicano del Seguro Social 1. Tratar asuntos relacionados con altas y bajas del personal que labora en el Ayuntamiento. 2.Instituto de Pensiones del Estado 2.Tratar asuntos relacionados con las cotizaciones de los trabajadores. 66 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS PERFIL PROFESIONAL ADEMÁS DE CUMPLIR CON LOS REQUISITOS QUE ESTABLECE EL ARTÍCULO 68 DE LA LEY ORGÁNICA DEL MUNICIPIO LIBRE Y EL ARTÍCULO 11 DEL REGLAMENTO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL, EL TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS, DEBERÁ CUMPLIR CON LO SIGUIENTE: Preparación académica Preferentemente Licenciatura en Ciencias Administrativas, Políticas o Humanísticas. Contar con Título y Cédula Profesional Legalmente Expedidos. Conocimientos necesarios Conocimientos de paquetería office Procesos de administración general Resolución y manejo de conflictos Políticas públicas Normatividad municipal Derecho laboral y seguridad social Derecho administrativo Experiencia laboral previa Un mínimo de seis años de experiencia, a nivel Dirección en la Administración Pública. 67 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS PERFIL PROFESIONAL Habilidades y destrezas Capacidad de análisis y síntesis Dominio de la comunicación oral y escrita Manejo de relaciones interpersonales Capacidad para desarrollar y orientar equipos de trabajo Cualidades de liderazgo y motivación Capacidad para dirigir Capacidad de negociación Iniciativa, creatividad e innovación Ejercicio de austeridad 68 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Descripción de Puestos Tipo Cuando se describe un puesto tipo, en el apartado de identificación, se deberá describir la siguiente información EJEMPLO IDENTIFICACIÓN Nombre del Puesto: Técnico Profesional o Técnico Administrativo Función: Responsable de Jefe Inmediato: Jefe de la Unidad Administrativa y Control de Personal Subordinados Inmediatos: Técnico Administrativo (Auxiliar Administrativo) Suplencia en caso de ausencia La persona que designe el Director General de Recursos temporal: Humanos 69 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO Vll (BITÁCORA DE CAMBIOS) NO. DE REVISIÓN 1 BITÁCORA DE CAMBIOS FECHA DE REVISIÓN 29 de Octubre de 2009 COMENTARIOS En la Administración Municipal 2008-2010 se autorizó el cambio de adscripción de la Unidad de Desarrollo Administrativo dependiente de la Contraloría para estar adscrita a la Dirección General de Recursos Humanos, fusionada con la Unidad de Cursos y Capacitación, quedando como Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo por lo que el presente documento, se actualizó con los datos correspondientes a la mencionada Dirección General, y con la denominación de Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos. 70 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO Vlll (Declaración de políticas) POLÍTICAS GENERALES MANUAL DE POLITICAS PARA LA ASIGNACIÓN DE UNIDADES MOTORAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TRÁNSITO Y VIALIDAD, 1. Las unidades motoras están incluidas dentro del inventario general del Ayuntamiento de Xalapa, y bajo el control de la Subdirección de Recursos Materiales, adscrita a la Tesorería Municipal, mismas que dicha área protege mediante resguardos firmados por los responsables usuarios. 2. Las unidades motoras serán asignadas al personal operativo mediante un resguardo que elabore la Unidad de Control de Inventarios de la Subdirección de Recursos Materiales, a nombre de la persona que haga uso de la misma, quién será responsable de conservar la unidad en las condiciones físicas y mecánicas en que se reciba la misma. 3. La Unidad Administrativa de la Dirección General de Tránsito y Vialidad, verificará y conservará la copia de cada resguardo, y corresponderá a la misma elaborar los nombramientos en los que se comisionan a los oficiales para el uso de las unidades. 4. Un supervisor de la Unidad de Control del parque Vehicular y Maquinaria deberá entregar semanalmente las Bitácoras de Entrega-Recepción de unidades a resguardo, debidamente foliadas y selladas a los responsables de cada una de las unidades que conforman el parque vehicular de la Dirección General de Tránsito y Vialidad. 5. Los responsables de las unidades vehiculares deberán realizar el llenado de la Bitácora de Entrega-Recepción de dicha unidades en cada cambio de turno, en la que se especifique el estado físico que guarda hasta ese momento la unidad, recibiendo de conformidad el personal que tenga a su cargo el siguiente turno de trabajo. 71 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO IX (Cuestionario de Procedimientos) ANÁLISIS DE ACTIVIDADES PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 1. Nombre de la actividad, trámite o servicio: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 2. Mencione cuál es el objetivo o finalidad de la actividad, trámite o servicio: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3. Frecuencia en que se realiza: (diaria, semanal, quincenal, mensual, esporádica, etc.) _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 4. Si se trata de un trámite o servicio, especifique los requisitos que deben cubrir los usuarios, para realizarlo. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 5. Especifique el costo del trámite o servicio _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 6. ¿Existe un tabulador autorizado para el cobro? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 7. ¿En qué se basan para fijar el monto a pagar? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 72 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 8. ¿Mencione en qué tiempo se realiza la actividad, trámite o servicio? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 9. Especifique cuál es la vigencia del trámite ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 10. Especifique el fundamento jurídico de la actividad, trámite o servicio _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 11. Especifique el nombre y puesto del(os) responsable(s) de realizar la actividad, trámite o servicio _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 12. PROCEDIMIENTO (Narre en forma ordenada –cronológica- las actividades que realiza, desde el inicio hasta su conclusión y en caso de que intervengan otros puestos o áreas, mencionar lo que hace cada uno de ellos). Si el espacio no es suficiente, anexe una hoja con la descripción del procedimiento a seguir. NOTA: Mencione qué se hace cuando en el procedimiento se presenta algún documento que no cumpla con los requisitos establecidos. ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 73 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 13. POLÍTICAS (Mencionar las políticas necesarias para realizar esta actividad. Una política es una norma expresada en forma verbal o escrita, son los lineamientos generales de acción que se establecen en forma explícita, para facilitar la actuación de las distintas instancias y personas que participan en los procedimientos. Así mismo, debe contemplar las situaciones alternativas que pueden presentarse y la forma en que deberán actuar.) _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 14. Formatos que utiliza. (Si el procedimiento implica la utilización de formatos, especifíquelo documentos y/o formatos que se reciben nombre del formato, quién lo envía, si recibe original y copias, cuántas) _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 15. Especifique el nombre del formato que se elabora como resultado del procedimiento _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 16. ¿Cuál es el objetivo de la elaboración del formato? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 17. Especifique la cantidad de formatos que se elaboran en original y copias, ¿cómo se distribuye el original y las copias del formato? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 18. Describa las relaciones de coordinación que requiere con otras áreas de esa dirección y/o con otras áreas del Ayuntamiento, para realizar la actividad, trámite o servicio. CON: PARA: ______________________________________ _____________________________________ ______________________________________ _____________________________________ ______________________________________ _____________________________________ 74 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 19.- Describa las relaciones de coordinación que requiere con otras Dependencias o Entidades externas (estatales, federales) CON: PARA: ______________________________________ ___________________________________ ______________________________________ ___________________________________ ______________________________________ ___________________________________ ______________________________________ ___________________________________ 20. Mencione la problemática existente dentro de su área de trabajo para el buen desarrollo de la actividad, trámite o servicio y cuál es su propuesta para evitarla o para mejorar los procesos. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 21. Sugerencias y comentarios: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Xalapa, Equez., Ver., a ____ de ______________ del año 20___ Nombre y Firma del Encuestado Nombre y Firma del Encuestador 75 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO X (Simbologías) SIMBOLOGÍA APLICADA PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO SÍMBOLO DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y término del procedimiento. Operación Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, genere o salga del procedimiento. Multidocumento Representa cualquier tipo de documentos que se utilicen, reciban, generen o salgan del procedimiento. P Archivo permanente Indica que se guarda un documento de forma definitiva. T Archivo temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Sistema informático Indica el uso o procesamiento de información en el procedimiento, a través de un sistema o programa informático. Disquete o Diskette Indica el uso, procesamiento o respaldo de información en el procedimiento, a través de una unidad magnética. Disco compacto Indica el uso, procesamiento o respaldo de información en el procedimiento, a través de un CD. 76 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS SÍMBOLO DESCRIPCIÓN Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento Conector de actividad (en la misma página) Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector fuera de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo. Objeto Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la descripción narrativa y que se quiera representar gráficamente en el diagrama de flujo. 77 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO Xl (Carátula del procedimiento) (EJEMPLO) NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Revisión y Seguimiento para la Elaboración de Manuales Administrativos. CLAVE DGRH/UCYCYDAP01/09 FECHA ELABORACIÓN AUTORIZACIÓN 24/06/09 FRECUENCIA Continua OBJETIVO Y ALCANCE Establecer de una manera ordenada la elaboración de los Manuales Administrativos, con el fin de unificar criterios en las distintas dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal.. POLITICAS -Para la elaboración e integración de cualquier tipo de Manuales Administrativos, las Dependencias o Unidades Administrativas de la administración pública municipal se deberán de apegar a los lineamientos criterios y métodos establecidos en la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida por la Dirección General de Recursos Humanos. -La formulación e integración del Manual Administrativo será responsabilidad de cada Dependencia o Unidad Administrativa responsable, los cuales deberán coordinarse con la Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administración, para su elaboración. -Las Dependencias y Unidades Administrativas, deberán de designar al personal que servirá de Enlace con la Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo, quienes preferentemente deberán de contar con un perfil académico en el área administrativa para facilitar el proceso de análisis y validación de la información para formalizar los proyectos de los mencionados Manuales. -Los Manuales Administrativos se deberán elaborar conforme a la estructura orgánica formal autorizada por el Ayuntamiento y contemplada en el Reglamento de la Administración Pública Municipal de Xalapa. -Los Manuales Administrativos deberán ser actualizados periódicamente de acuerdo a los criterios de las Dependencias y Unidades Administrativas responsables, con el propósito de mantenerlos vigentes. 78 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS POLITICAS -Cuando haya disposiciones administrativas que modifiquen la estructura y organización de las Dependencias y Unidades Administrativas, que afecten más del 20% del contenido del Manual Administrativo, éstas deberán de comunicarlo y prestar en la Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo un nuevo proyecto de Manual para su actualización. -La Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo es la responsable de analizar y validar, desde el punto de vista organizacional los proyectos de Manuales Administrativos, así como de gestionar su autorización. -Las Dependencias y Unidades Administrativas responsables deberán de considerar para la integración de sus Manuales Administrativos sus funciones y procedimientos administrativos sustantivos, que constituyan su razón de ser. -Los procedimientos administrativos en los que se vinculen o intervengan más de una Unidad Administrativa, la responsable de la elaboración será aquella que mayor preponderancia y vinculación tenga con los trámites y procesos respectivos, estableciendo los sistemas de coordinación que permitan determinarlos. -Los Manuales Administrativos se deberán elaborar observando las normas reglamentarias contenidas en las Leyes Federales y Estatales involucradas en la gestión municipal; en la Ley Orgánica del Municipio Libre; en el Código Hacendario para el Municipio; en el Reglamento de la Administración Pública Municipal de Xalapa; en el Reglamento Interior de Gobierno del Ayuntamiento de Xalapa; en los Reglamentos Interiores de las Dependencias y Unidades Administrativas que integran la Administración Pública Municipal de Xalapa; así como también en los Reglamentos, Manuales, Planes, Programas, declaratorias, acuerdos de orden municipal. ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: ÁREA DE DESARROLLO DMINISTRTIVO UNIDAD DE CURSOS Y CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 79 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO XIl (Descripción de procedimientos) NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Revisión y Seguimiento para la Elaboración de Manuales Administrativos. CLAVE DGRH/UCYCYDAP01/09 FECHA ELABORACIÓN AUTORIZACIÓN 11/02/10 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo 1 Elabora un Oficio en original y dos copias, dirigido al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa a la cual se le solicita la elaboración y/o actualización de sus Manuales Administrativos, así como la designación del Enlace de dicha área con el cual se coordinará la revisión y/o elaboración de las mencionadas herramientas administrativas; recaba firma del Director General de Recursos Humanos. 2 Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarlo en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. 3 Recibe oficio de la Dependencia o Unidad Administrativa en el que le menciona los Manuales con que cuenta y la situación actual de éstos, o la información referente en el caso de no contar con éstos, así como el nombre del Enlace designado para la elaboración y coordinación de dicho trabajo. 4 Elabora Oficio en original y dos copias dirigido al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa en el que le informa le envía en medio magnético la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos; recaba firma del Director General de Recursos Humanos. 80 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ÁREA Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 5 Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarlo en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. 6 Acuerda e instruye al Enlace designado por la Dependencia o Unidad Administrativa responsable, en una reunión de trabajo, sobre los puntos referentes a la elaboración y/o revisión del proyecto del Manual Administrativo, tomando como base el organigrama autorizado por el Ayuntamiento. ¿La Dependencia o Unidad Administrativa cuenta con Manuales Administrativos? En caso de que la Dependencia o Unidad Administrativa no cuente con Manuales Administrativos: 6A Recibe del Enlace designado por la Dependencia o Unidad Administrativa el avance del proyecto del Manual Administrativo, mediante correo electrónico y de manera impresa para su revisión. 6B Revisa de forma y fondo el avance del proyecto del Manual Administrativo, en el cual hace de ser necesario algunas sugerencias y/o correcciones al mismo. 6C Acuerda con el Enlace en una reunión de trabajo para indicarle las correcciones y/o modificaciones sugeridas en la revisión del avance del Proyecto del Manual Administrativo, se retroalimenta con datos que le solicita a éste con el fin de complementar la información, así como también proporciona el número de asesorías necesarias que requiere el mismo para su elaboración y conclusión. 81 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ÁREA Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo ACTIVIDAD 6D DESCRIPCIÓN Entrega al Enlace en forma impresa y mediante correo electrónico las sugerencias hechas en la revisión del avance del proyecto del Manual Administrativo. Pasa el tiempo 6E Recibe del Enlace en forma impresa y mediante correo electrónico las correcciones sugeridas al proyecto del Manual Administrativo, verifica que estén debidamente realizadas con el fin de dar su visto bueno, o en su caso hace alguna (s) corrección (es) y/o modificación (es) para que el proyecto quede en su totalidad terminado y adecuadamente revisado. En caso de que la Dependencia o Unidad Administrativa cuente con Manuales Administrativos: 7 Recibe del Enlace el Manual Administrativo requerido, de manera impresa y en medio magnético para su revisión y actualización. Se conecta con la actividad no.7 8 Elabora un Oficio en original y dos copias dirigido al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa, en el que le solicita su firma y las firmas de los Titulares de las Unidades Administrativas adscritas a ésta, a fin de que avalen de conformidad y visto bueno las funciones que corresponden a su área, en un Documento anexo al mismo, en un término de tres días áviles a partir de la fecha de recepción del mismo. 9 Elabora un Documento en el cual firmarán el Titular de la Dependencia y de las Unidades Administrativas adscritas a ésta, con el fin de avalar su visto bueno en lo que concierne a la descripción de las funciones descritas en el Manual Administrativo en cuestión. 82 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo 10 Distribuye el Oficio en original y dos copias, así como el Documento que se menciona en el punto anterior, de la siguiente manera: Oficio original y Documento.- Al Titular de la Dirección o Dependencia 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarla en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. 11 Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarla en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. 12 Recibe oficio del Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa, en el que comunica el visto bueno del proyecto del Manual Administrativo, adjuntando al mismo dicho proyecto de manera impresa y en medio magnético. Pasa el tiempo 13 Realiza en el proyecto del Manual Administrativo una revisión de redacción y diseño conforme a lo establecido en los lineamientos de la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos con que cuenta la Dirección General de Recursos Humanos. 14 Imprime y engargola el proyecto del Manual Administrativo en hoja opalina y con los colores oficiales de la Administración Municipal en turno. 83 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ÁREA ÁREA ACTIVIDAD ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo 15 Elabora un Oficio en original y dos copias dirigido al Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares en el que le solicita realicen el análisis, dictamen y aprobación derivados de la revisión del proyecto del Manual Administrativo, con el fin de que una vez revisado se apruebe o bien se le observe alguna (s) corrección (es) y/o modificación (es); adjunta al mismo el proyecto del Manual de manera impresa y en forma magnética; recaba firma del Director General de Recursos Humanos. 16 Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarlo en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. ¿La Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares aprueba el proyecto del Manual Administrativo? En caso de que la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares no apruebe el proyecto del Manual Administrativo: 16A Recibe del Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares un oficio en el que comunica las observaciones que determinaron en la revisión del proyecto del Manual Administrativo para su corrección, adjuntando al mismo dicho proyecto de manera impresa y en forma magnética. 16B Realiza las correcciones recomendadas por la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares, al proyecto del Manual Administrativo, y actualiza la (s) hoja (s) necesaria (s) en el mismo y en el disco magnético. 84 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ÁREA Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 16C Elabora un Oficio en original y dos copias dirigido a la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares, en el que informa la corrección de las observaciones determinadas por la misma, adjunta a éste el proyecto de Manual Administrativo en forma impresa y en medio magnético; recaba firma del Director General de Recursos Humanos. 16D Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarlo en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo 16E Recibe de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares un oficio en el que comunica el dictamen de la aprobación del proyecto del Manual Administrativo y de que éste se turnará a sesión de Cabildo para su autorización. En caso de que la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares apruebe el proyecto del Manual Administrativo: Se conecta con la actividad no. 24 Pasa el tiempo 17 Recibe oficio y el Manual Administrativo del Titular de la Comisión de Gobernación, Reglamentos y Circulares en el que señala la autorización del Ayuntamiento para que este se aplique y difunda en la Dirección o Dependencia correspondiente. 85 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ÁREA Unidad de Cursos y Capacitación y Desarrollo Administrativo ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 18 Recaba las firmas de las personas que elaboraron, revisaron y autorizaron el Manual Administrativo en cuestión 19 Elabora un Oficio en original y dos copias dirigido al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa, en el que le informa y anexa el Manual Administrativo, para éste sea difundido entre el personal de su área; recaba firma del Director de Recursos Humanos. 20 Distribuye el Oficio en original y dos copias de la siguiente manera: Oficio original.- Al Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa. 1ª. Copia.- Al Presidente Municipal de Xalapa. 2da. Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarla en el expediente correspondiente de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 86 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 87 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 88 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO XIII (Formato para trámites y servicios al público) NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CLAVE FECHA ELABORACIÓN Registro en el padrón de proveedores y Prestadores de servicios C/SA/UA/T01/10 AUTORIZACIÓN 11/Febrero/10 (Personas físicas) ENTIDAD O DEPENDENCIA: CONTRALORIA DESCRIPCIÓN / OBJETIVO DEL TRÁMITE O SERVICIO Registro que otorga la Contraloría del Ayuntamiento de Xalapa, Veracruz, con la finalidad de contar con un padrón confiable, para garantizar el abasto de bienes y servicios que demanda el Ayuntamiento. USUARIO DOCUMENTO A OBTENER Personas físicas y morales que se dediquen a la prestación de bienes y servicios Cédula de Proveedor VIGENCIA COSTO TIEMPO PROMEDIO DE RESPUESTA De la fecha de registro a diciembre del mismo año Ninguno 2 Días ÁREA EN DONDE SE REALIZA HORARIO DE ATENCIÓN TELÉFONOS Contraloría De 9:00 a 14:00 Horas 842-12-00 Ext.5016 y 842-12-52 DOMICILIO Palacio Municipal S/N, Tercer Piso, Zona Centro, C.P. 91000. REQUISITOS Fotocopias y original para cotejo de: 1. Solicitud(proporcionada por la contraloría) 2. Acta de nacimiento 3. Identificación oficial 4. Cédula de identificación fiscal como contribuyente ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (RFC). 5.Últimas declaraciones de obligaciones fiscales ante la Federación, el Estado o el Municipio. (declaración anual y últimos 3 pagos) FUNDAMENTOS LEGALES Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio De La Llave Código Hacendario Municipal Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles y Obra Pública. Reglamento Interno de Gobierno y de la Administración Pública Municipal OBSERVACIONES *En caso de no presentar los documentos originales, deberá entregar copias certificadas ante notario público *En caso de que el trámite no lo realice el propietario o representante legal , deberá presentar carta poder original y anexar fotocopia de la credencial de lector del que recibe el poder y de los 2 testigos. * Para refrendo: durante el mes de diciembre deberá presentar la solicitud, la última declaración anual y pagos provisionales, así como escrito bajo protesta de decir verdad, de que no ha sufrido modificaciones en el resto de los requisitos entregados con anterioridad, de lo contrario presentar todos los requisitos. ELABORÓ: REVISÓ Vo. Bo. 89 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS ANEXO XIV (verbos comunes para describir funciones específicas) Acreditar Concentrar Disponer Gestionar Opinar Registrar Actualizar Conciliar Distribuir Globalizar Orientar Regular Adecuar Conducir Divulgar Grabar Organizar Rehabilitar Administrar Conformar Documentar Hacer Otorgar Remitir Analizar Conservar Efectuar Identificar Participar Rendir Aplicar Consolidar Ejecutar Impartir Planear Representar Apoyar Contratar Ejercer Implantar Practicar Requerir Asegurar Contribuir Elaborar Informar Preparar Resolver Asignar Controlar Emitir Inscribir Prestar Reunir Atender Convocar Emplazar Inspeccionar Prever Revisar Autorizar Cuantificar Entablar Instruir Procesar Sancionar Canalizar Definir Enterar Instrumentar Producir Seleccionar Capacitar Depurar Enviar Integrar Programar Sistematizar Captar Desahogar Establecer Interpretar Promover Solicitar Capturar Desarrollar Estimar Intervenir Proponer Sugerir Certificar Designar Estudiar Investigar Proporcionar Supervisar Clasificar Detectar Evaluar Jerarquizar Proteger Suministrar Coadyuvar Determinar Expedir Manejar Proveer Tramitar Colaborar Dictaminar Fincar Marcar Publicar Validar Compatibilizar Dictar Fomentar Notificar Realizar Valorar Compilar Difundir Formular Observar Recabar Verificar Comprobar Dirigir Fundamentar Obtener Recibir Vigilar Comunicar Diseñar Generar Operar Recopilar Vincular 90 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS GLOSARIO DE TÉRMINOS Actividad: Una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento, ejecutado por una misma persona o por una unidad administrativa. Análisis de puestos: Es el proceso que permite determinar el requerimiento del puesto, a través de los niveles de formación, experiencia y competencias, en función de la misión organizacional. Autoridad: Persona u organismo que ejerce una potestad que le ha sido conferida legalmente para desempeñar una función pública o para dictar al efecto, resoluciones cuya obediencia es indeclinable, bajo la amenaza de una sanción y la posibilidad legal de su ejecución forzosa en caso necesario. Descripción del puesto: Es el proceso que identifica, recolecta, examina y registra la información relativa al contenido, situación e incidencia real de un puesto en la organización, a través de la determinación del rol, atribuciones y responsabilidades; e, interfaz, en función de la misión y procesos organizacionales. Facultad: Posibilidad jurídica que tiene un sujeto de ejercer, bajo su responsabilidad, determinados actos administrativos. Guía técnica: Documento que contiene la metodología, las instrucciones y la información esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversos tipos de documentos técnicosadministrativos. Manual Administrativo: Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar, en forma ordenada y sistemática, la información de diversa índole para la operación de una organización; atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, normas, puestos, sistemas, procedimientos, actividades y tareas, así como instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores. Manual de procedimientos: Medio o instrumento de información en el que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una dependencia o entidad, en ellos se describen, además, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y su participación. Suelen contener información y ejemplos de los formularios, impresos, autorizaciones o documentos necesarios. Metodología: Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado. 91 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS GLOSARIO DE TÉRMINOS Objetivo: Es el propósito que pretende cumplir, y que especifica con claridad el qué y para qué se proyecta y se debe realizar una determinada acción. Establecer objetivos significa predeterminar que se quiere lograr. La determinación del objetivo de una institución se hace con apego a las atribuciones de cada dependencia o entidad pública. Operación: Cada una de las acciones físicas y mentales necesarias para ejecutar una actividad o labor determinada. Política: Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. Regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una organización, así como la actividad de una Unidad Responsable o de toda una Institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. Procedimiento: Es una serie de actividades relacionadas entre sí y cronológicamente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quién, qué, cómo, cuándo, donde y con qué se realiza cada una de las actividades. Es la sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos y la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Los procedimientos deben estar integrados por: objetivo, normas de operación, descripción narrativa, diagramas de flujo, formatos y demás documentos que describan las actividades que se realizan para la ejecución de un trabajo determinada Requerimientos del puesto: Se refiere a los niveles de instrucción formal, especialización, experiencia, establecidos en la descripción y análisis del puesto, que deberá satisfacer la persona para ocupar el mismo dentro de la organización. Técnica: Conjunto de conocimientos, procedimientos y capacidades para elaborar, fabricar y usar bienes, así como para Unidad Responsable alcanzar un resultado esperado o desarrollo de una actividad administrativa.: Es el individuo, puesto u órgano administrativo que participa en las actividades descritas en el procedimiento. 92 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS FIRMAS DE AUTORIZACIÓN ELABORÓ L.A.E. MARÍA LETICIA MORENO MEZA MORENO ENCARGADA DE ÁREA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO REVISÓ LIC. ROSA DELIA RUÍZ BRETÓN JEFA DE LA UNIDAD DE CURSOS Y CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO Vo. Bo. LIC. JORGE JAVIER PABELLO OLMOS DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 93 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS DIRECTORIO . David Velasco Chedraui Presidente Municipal Constitucional de Xalapa Antonio Ballesteros Grayeb Síndico José Alberto Hernández Melgarejo Secretario del Ayuntamiento Ricardo Ruiz Martínez Regidor Primero Miguel Ángel Briones Méndez Regidor Segundo Roberto Carlos Carbajal Hernández Regidor Tercero Minerva Salcedo Baca Regidor Cuarto José Luis Sosa Martínez Regidor Quinto José Luis Hernández López Regidor Sexto Fernando Acosta Velázquez Regidor Séptimo José Luis Lárraga Cruz Regidor Octavo Carlos Gabriel Fuentes Urrutia Regidor Noveno Ana María Córdoba Hernández Regidor Décimo Dulce María Dauzón Márquez Regidor Décimo Primero Esteban Hidalgo Gómez Regidor Décimo Segundo Salomé Jiménez Picazzo Regidor Décimo Tercero 94
