procedimiento para la preparación de las reuniones del directorio

PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES
DEL DIRECTORIO DE BANCO SANTANDER CHILE
1.- El Directorio, a más tardar en su última sesión ordinaria de cada año, establecerá, a
propuesta del Presidente, el calendario de sesiones ordinarias del año siguiente,
considerando una sesión cada mes, en fechas precisas, cumpliendo lo dispuesto en la
Ley General de Bancos. Si por alguna circunstancia fuese necesario o conveniente
modificar alguna de las fechas previstas, el Directorio, en su sesión anterior o en otra
precedente, así lo acordará.
2.- Las sesiones del Directorio se realizaran en el domicilio social, salvo que la
unanimidad de los directores acuerde la realización de una determinada sesión fuera del
domicilio social o participen en ella la unanimidad de los directores.
3.- El Presidente, apoyado por la Secretaría del Directorio, establecerá la agenda de
cada sesión ordinaria, considerando los temas habituales que se informen sobre la
gestión del Banco y también aquellos que por alguna regulación deban someterse al
conocimiento o aprobación del Directorio.
En cuanto a las sesiones extraordinarias, la agenda precisará los temas por los cuales se
hace la convocatoria, sea que los proponga el Presidente o un grupo de directores según
permite la ley.
4.- En cada sesión el Presidente consultará a los Directores si hay temas especiales que
consideren necesario analizar o conocer en una próxima reunión. De haberlos, el
Presidente tomará nota de la petición y coordinará con la Administración la manera y
ocasión en que ellos se expondrán, cuidando en todo caso que la agenda de las sesiones
pueda desarrollarse adecuadamente.
5.- La citación a las sesiones se hará por la Secretaría del Directorio y por instrucciones
del Presidente. Bastará con dirigirla a las direcciones de correo electrónico que los
directores hayan comunicado a la Secretaría. La citación a sesiones ordinarias se hará
con 5 días de anticipación y la citación a sesiones extraordinarias con 48 horas de
anticipación a lo menos.
Junto con la citación se despachará a cada director la agenda de temas a tratarse en la
sesión convocada, y de ser posible, el soporte documental o presentación de los
aspectos a desarrollar. En caso de que los expositores no puedan presentar una versión
final de dichos soportes, podrán enviar un borrador señalando dicha calidad e indicando
que se encuentra sujeta a modificaciones.
6.- En cada sesión se levantará acta de lo tratado y la Secretaría enviará el proyecto de
acta a cada director, cuidando de hacerlo con una anticipación suficiente para recibir las
observaciones que pudieren plantearse y considerando que de acuerdo a las normas de
la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras, dicha acta debe enviarse a la
autoridad no después del décimo día hábil bancario de realizada la sesión.
7.- Las actas de sesiones del directorio deberán firmarse por quienes hayan asistido, a
más tardar antes del comienzo de la siguiente sesión.
8.- Las actas quedarán pegadas en un libro especial de actas que será llevado por la
Secretaría del Directorio. Habrá un libro de actas de sesiones ordinarias y otro distinto
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para las sesiones extraordinarias. Los documentos y antecedentes que se hayan
aportado para los temas tratados en las sesiones, también se archivarán en un sobre
que señale el número y naturaleza de la sesión y la fecha correspondiente En cada
documento se estampará un timbre que así lo indique.
Será responsabilidad del Gerente General y de su Secretaría del Directorio mantener la
custodia de los libros de actas del Directorio y sus documentos anexos.