Plan de Manejo para Proveedores

Plan de Manejo para
Proveedores
Junio 2011
INDICE
PRESENTACIÓN ............................................................................................................ 3
INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL CENTRO CIENTÍFICO TROPICAL .......... 4
Misión ............................................................................................................................... 4
Visión ............................................................................................................................... 4
PLAN DE MANEJO DE PROVEEDORES .................................................................... 5
I.
Informacion general: .......................................................................................... 5
II.
Objetivo general del plan ................................................................................... 6
III. Objetivos específicos .......................................................................................... 6
IV. Requisitos para los proveedores de la tiendas naturalistas del CCT .................. 7
V.
Inclusión de nuevos artesanos ............................................................................ 8
VI. Evaluación de proveedores ............................................................................... 11
VII. Actividades a realizar: ...................................................................................... 16
VIII. Cronograma de actividades: ............................................................................. 17
PRESENTACIÓN
El presente Plan de Manejo de Proveedores es un instrumento que organiza
nuestras actividades en la relación CCT - Proveedores como parte de un
proceso de concertación que por su carácter dinámico, evoluciona y se adecua
a un contexto de sostenibilidad ecológica, social y cultural.
Nuestro plan se constituye un instrumento de planificación, el cual ordena y
sistematiza la información de los proveedores de modo que podamos tener una
visión más global del trabajo que realizan con respecto a los diferentes criterios
de selección y evaluación establecidos.
El Plan contiene entre otros aspectos: los objetivos, criterios de evaluación,
actividades que se deben realizar, los responsables de realizar dichas
actividades y un cronograma de trabajo para el año 2011.
Este plan pretende ser práctico, para poder ordenar lógica y secuencialmente
la fase de ejecución, permitiendo realizar el seguimiento de los proveedores,
permitiéndonos la reprogramación y facilitación del proceso de evaluación.
INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL CENTRO CIENTÍFICO TROPICAL
El Centro Científico Tropical (CCT) es una organización no gubernamental sin
fines de lucro, de carácter científico y ambiental, fundada en el año 1962 y
declarada de interés público por el Poder Ejecutivo de Costa Rica en el año
1995.
Los ingresos que genera el CCT son destinados a mantener la operación y la
conservación de su Red de Reservas Biológicas privadas, entre las que
destaca la Reserva Biológica del Bosque Nuboso de Monteverde, así como
para mantener sus programas de investigación y educación ambiental y para el
desarrollo de nuevas iniciativas principalmente en el ámbito ambiental.
Misión
Generar, aplicar y divulgar conocimientos para promover políticas y mejores
prácticas, social y ambientalmente responsables, con énfasis en los trópicos.
Visión
Es una organización que promueve soluciones y nuevos enfoques en la
elaboración de modelos de gestión ambiental y desarrollos tecnológicos, con
proyección hacia el desarrollo sostenible.
PLAN DE MANEJO DE PROVEEDORES
I. Informacion general de la organización:
1.1 Titulo: ONG.
PROVEEDURIA N° 01 :
1.2 Información de la organización.
Dirección
:
Asociación Centro Científico Tropical
Distrito
:
San Pedro
Provincia
:
San Jose
Cantón
:
Montes de Oca
:
Volcán Poas
1.3 Tiendas
Reserva de Monteverde
Volcán Irazú
Los Cusingos
1.4 Proveedores:
:
320
1.5 Artículos
:
4500 item
1.6 Personal
:
17 Empleados
1.7 Líneas
:
14
II. Objetivo general del plan
Establecer los criterios necesarios para asegurar el cumplimiento de las
normas sociales y ambientales en la relación CCT – proveedores de artesanías
en nuestras tiendas naturalistas.
III. Objetivos específicos
1. Fortalecer el concepto de tiendas 100% Naturalistas
2. Crear una serie de criterios sociales y ambientales que se aplicaran a los
proveedores que quieran ofrecer sus productos en las tiendas.
3. Fomentar la actualización del artesano en el manejo del nuevos enfoques
social y ambientalmente responsables.
4. Establecer la evaluación que se aplicará a los proveedores para verificar el
cumplimiento de criterios.
5. Establecer las actividades necesarias por parte del CCT para asegurar la
buena relación con el proveedor y el cumplimiento de los criterios por parte
de los proveedores.
IV. Requisitos para los proveedores de la tiendas naturalistas del CCT
El CCT en concordancia con su misión y visión establece una serie de requisitos o criterios
para los artesanos, personas, empresas u otros que quieran ser proveedores de sus
tiendas naturalistas con el fin cumplir con el propósito de tener tiendas naturalistas. Estos
requisitos se aplican tanto a los proveedores actuales como a los potenciales y buscan
precisamente que el proveedor en la producción del bien que van a comercializar estén
cumpliendo con criterios tanto de responsabilidad social como ambiental ambiental.
A continuación se establecen los criterios que el proveedor debe cumplir con el fin de poder
tener sus productos en las tiendas:
1. Producto nacional: El proveedor deberá probar que el producto que va a vender en
las tiendas es de origen costarricense - hecho en nuestro país, dado que en las
tiendas estos productos tendrán la prioridad, solo en caso de que se identifique que
un producto no se puede encontrar en el país se traerá de otro, pero se identificará en
el empaque el lugar de procedencia para no engañar al turista.
2. Expediente: cada proveedor deberá tener un expediente en el CCT y será obligación
del proveedor mantenerlo al día, indicando la información respectiva a nombre,
cédula, teléfonos, correos, cuentas, información sobre los productos que tiene, y se
tendrá en el expediente la evaluación que se realiza, entre otra información relevante.
3. Criterios Sociales
CCSS: Deberá mantener al día los pagos correspondientes con la caja tanto como
persona como empresa, en cuyo caso debe tener a sus empleados debidamente
asegurados.
Pago de obligaciones con el gobierno: El proveedor deberá mantenerse al día los
pagos correspondientes por concepto de impuestos tanto nacionales como locales.
Trabajo infantil: el CCT verificará que en la elaboración de los productos no exista
trabajo infantil, que pueda considerarse como atropello a los derechos de los niños y
adolescentes.
Salarios: Se deberá cumplir con la norma de salarios mínimos en caso de que el
proveedor tenga personal a cargo.
Seguridad y salud ocupacional: Deberá cumplir con ciertas normas básicas de
seguridad y salud ocupacional que protejan a los que trabajan en la elaboración de los
productos tales como: extintores, mascarillas, guantes, lentes, instalaciones
eléctricas, espacio donde laborar, entre otros que se consideren según la actividad.
4. Criterios Ambientales:
Desperdicios: el proveedor deberá procurar que en los procesos de elaboración de
productos se produzca la menor cantidad de desperdicios, de ser posible debería ser
cero; sin embargo de producirlos deberá indicar que se hacen con esos desperdicios.
Desechos o emisiones contaminantes: se deberá identificar si en el proceso de
elaborar los productos se producen desechos o emisiones contaminantes y si se
producen que hacen para disminuirlo o eliminar y como se podría ayudar al proveedor
para buscar la solución al problema.
Otros problemas ambientales: se verificará si la empresa tiene en el proceso de
elaboración, empaque, distribución u otro problemas de tipo ambiental que puedan
causar algún daño.
Maderas: Aquellos proveedores que elaboran productos a base de madera deberán
cumplir con las siguientes condiciones:
·
No utilizar maderas en vías de extinción o vedadas tales como: Nazareno,
cocobolo, ron ron, cenízaro, u otros contempladas en las listas oficiales de
maderas vedadas y en vías de extinción.
·
Deberán especificar el origen de las maderas que utilizan en la medida de lo
posible.
·
Indicar si las maderas tienen algún certificado y proporcionar una copia del
mismo para su expediente.
V. Inclusión de nuevos artesanos
A la hora de elegir a un proveedor para la tienda, se deberá estar seguro de que los
productos y el proveedor cumplen con los criterios antes mencionados, por lo cual es
importante que se le evalué y de ser posible se le haga una visita, según la evaluación
establecida más adelante en este documento.
A la hora de recibir un proveedor nuevo se deberá abrir un expediente en el cual se tenga
la información básica de contacto y de ahí se parte para incluir información más precisa
sobre sus productos, procesos y demás información según los criterios establecidos.
Como primera parte el proveedor deberá completar una formula donde indique sus datos,
según se muestra en el cuadro No. 2
Una vez que se decida introducir a un nuevo proveedor se realizará una visita al lugar de
trabajo para revisar que el proveedor cumpla con los criterios establecidos, según la
evaluación establecida en el siguiente punto.
Cuadro No. 2 Boleta de inscripción de proveedores
Boleta de inscripción para proveedores
Fecha: ___/___/____
Nombre o razón social: _____________________________________
Cédula: ___________________
En caso de ser una persona jurídica, nombre de la persona a contactar: __________________________
# de teléfono: _____________
Fax: _____________
Correo electrónico ________________________
Dirección exacta: ______________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
Producto (s): _________________________________________________________________________
Forma de pago:
____ Consignación
___ Contado
___ Crédito a ____ días
Régimen tributario:
____ Simplificado
___tradicional
___ Ninguno
…………………………………………………………………………………………………………………………………
Espacio para uso de proveeduría del CCT
Código de proveedor: _____________________
Lista de pago:
___ 1
___ 2
____ Transferencia
.....................................................................................................................................................................................
1.
Información General
Para poder recibir su pago debe entregar una factura timbrada emitida a nombre de Centro Científico Tropical,
de ser el caso que no cuente con factura timbrada, deberá entregar una factura corriente e incluir la siguiente
información:
· Nombre completo del proveedor (mismo del cheque o transferencia)
· # de cédula física o jurídica
· Dirección
· Algún número telefónico
2. Todos los pagos realizados a su persona o empresa serán reportados a tributación, por medio del formulario
D151
3. Los pagos se realizaran en la segunda y tercera semana de cada mes, según lista de pago que se le asigno.
4. Debe indicar si posee cuenta en el banco nacional si desea que se le pague mediante transferencia electrónica.
5. Los días de pago son los martes de 2:30 p.m. a 4:30.
6. La mercadería se recibe los días miércoles en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 m.d. y de 1:00 a 3:00 p.m.
7. El número telefónico del CCT para cualquier consulta es el 22-53-32-67
8. El CCT le realizará vistas para corroborar que este cumpliendo con los criterios establecidos para considerarlo
como proveedor de las tiendas.
_____________________________________
Firma del Proveedor
VI. Evaluación de proveedores
Para la evaluación de proveedores el CCT realiza una serie de visitas sorpresa en las
cuales se verifica que el proveedor realmente este cumpliendo con los criterios
establecidos. En dicha visita se aplica un cuestionario en el cual se han incluido los criterios
y al final se identifica si el proveedor esta cumpliendo y si puede continuar vendiendo sus
productos en las tiendas.
A continuación se presenta el cuestionario utilizado para evaluación de los proveedores
utilizado por el CCT en las visitas que debe realizar a los lugares de trabajo de cada
proveedor.
VII. Actividades a realizar:
1. Eliminar completamente de nuestras tiendas los productos elaborados con
maderas en vías de extinción o vedadas.
2. Realizar talleres que propicien en el artesano un cambio de mentalidad para que
pueda elaborar más productos a base de maderas como la melina, el cipres,
playwood y otras no vedadas ni en vías de extinción.
3. Realizar charlas para incentivar una cultura dinámica, participativa, disciplinada al
reciclado entre los proveedores.
4. Realizar charlas que propicien las buenas prácticas ambientales, mediante la
ejecución del acopio y reciclaje de desechos, así como uso responsable de los
desechos o residuos que quedan de la elaboración de productos.
5. Realizar visitas a los proveedores, con el fin de verificar que realmente estén
cumpliendo con los criterios establecidos en este manual.
6. Organizar giras para los proveedores a las diferentes reservas del CCT, con el fin
de que entiendan la filosofía de la organización.
7. Propiciar espacios de educación ambiental dirigida a los proveedores.
VIII. Cronograma de actividades:
Asociación Centro Científico Trpopical
Cronograma de Actividades con proveedores 2011
Actividades
Producto Esperado
Verificadores
I
II
III
IV
Cronograma mensual 2011
V
VI VII VIII IX
1. Eliminar completamente de nuestras tiendas los
Tiendas con cero productos
Productos a base de
productos elaborados con maderas en vías de extinción o elaborados cpn maderas en vías
madera renobables
de extinción
vedadas.
2. Realizar talleres que propicien en el artesano un
Más productos elaborados en
cambio de mentalidad para que pueda elaborar más
productos a base de maderas como la melina, el cipres, maderas renobables
playwood y otras no vedadas ni en vías de extinción.
Cantidad de
productos elaborados
con maderas
renobables
3. Realizar charlas para incentivar una cultura dinámica,
Más productos elaborados a
participativa, disciplinada al reciclado entre los
base de reciclaje
proveedores.
Cantidad de
productos elaborados
con material de
reciclaje
Más productos
4. Realizar charlas que propicien las buenas prácticas
Proveedores más
elabordos con a base
ambientales, mediante la ejecución del acopio y reciclaje
comprometidos con prácticas de de reciclaje y menos
de desechos, así como uso responsable de los productos
reciclaje
desechos en los
desechables.
procesos
5. Realizar visitas a los proveedores, con el fin de
Tener la mayor cantidad de
verificar que realmente estén cumpliendo con los criterios
proveedores evaluados
establecidos.
Documento con las
evaluaciones
realizadas
X
Tener más productos
amigables con el
ambiente
XII
Responsable
Recursos
Colones
x
Administrador de la
tienda
-
x
Dirección
administrativa administradores - Enc.
Proveeduría
50.000 c/u
Dirección
Administrativa Comité de reciclaje Enc de Proveeduría
50.000 c/u
Dirección Adm Comité de reciclajeEnc Proveeduría
50.000 c/u
x
x
x
x
x
x
6. Organizar giras para los proveedores a las diferentes
Proveedores
Proveedores más integrados a
reservas del CCT, con el fin de que entiendan la filosofía
comprometidos con
la filosofía del CCT
de la organización.
la misión del CCT
7. Propiciar espacios de educación ambiental dirigida a Proveedores más conscientes
los proveedores.
del ambiente
XI
x
x
x
Encargado de
proveeduría administradores - Dir.
Adm
Dirección
Administrativa Comité de reciclaje Enc de Proveeduría
Programa de
educación ambiental Comité de reciclaje Enc de Proveeduría
100.000 c/u
200.000 c/u
50.000 c/u
Lista de Especies Forestales
Vedadas y bajo otras
categorías de Protección en
Costa Rica