¿Es Posible Autenticar Firmas y Certificar Copias

INSTITUTO COSTARRICENSE DE DERECHO NOTARIAL
ICODEN
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¿Es Posible Autenticar Firmas y Certificar Copias Mediante
Videoconferencia?
Se trata de dos temas separados, por una parte la certificación de copias, y por
otra la autenticación de firmas y huellas, pero que tienen una raíz común, la
facultad fedataria y autenticadora del Notario Público.
Cualquier acto que se lleve a cabo y en el cual se pretenda dar fe pública de la
existencia de un documento, a través de una copia fiel del mismo, o a una firma o
huella dactilar, el requisito esencial e insoslayable es la inmediatez, que por
definición implica la presencia física del Notario, de los documentos cuya copia
va a certificar, o de las personas cuya firma o huella va a autenticar.
Esta función fedataria y autenticadora puede ser auxiliada a través de medios
tecnológicos, pero no sustituida.
Paso a explicarme con un ejemplo. En el Notariado Colombiano se puso en
práctica este año el proceso, que nuestro país ha intentado desarrollar pero que se
encuentra aún en una etapa inicial, de la llamada “Identificación Biométrica”. A
través de este procedimiento la parte se presenta ante el Notario Público con su
documento de identidad, el cual es escaneado y enviado a la base de datos del
Registro Civil, que lo valida. De inmediato la parte pone su huella en un lector
digital, y la misma también es validada por el Registro Civil, completándose así la
identificación del compareciente.
Como se aprecia, aún en esos casos la presencia física Notario-Usuario es
insoslayable, pues no existe otro medio distinto para constar, con la certeza
requerida por el ordenamiento, que una actuación ha sido hecha por una persona
determinada.
En el caso de las certificaciones de copias, el texto de las normas es por demás
claro. Nuevamente bajo el concepto presencial el Notario da fe que copia y
original son idénticos, constatación que no es posible hacer a través de medios
tecnológicos.
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Distinto es el caso de los documentos digitales, cuya constatación ha de hacerse
por iguales medios, y sobre los cuales no se extendió la consulta. A manera de
ejemplo se cita el de las actas consignadas en libros digitales de las sociedades
mercantiles. El Notario que al que se le requiera protocolizarlas debe contar con
los medios tecnológicos para poder verlas y constatar la autenticidad de las
mismas, tanto en su contenido como en su firma. Para ello, y en estos casos
específicos, documentos digitales desde su origen, esa presencia física podría ser
diferente, pues la función autenticadora se hará una vez constatada la veracidad
de documento y sus firmas digitales, lo cual puede ser hecho en cualquier sitio
por el Notario.
Este último tema concreto requiere, sin duda, mucho más análisis.
CARLOS EDUARDO QUESADA HERNÁNDEZ
PRESIDENTE – ICODEN