Manual de procedimientos del delegado

Manual de Procedimientos del
Delegado
Aplicación Estadística
APLICACIÓN ESTADÍSTICA
DELEGADO
El Delegado es el representante del ICFES ante la institución educativa y responde porque la aplicación se
realice de acuerdo con los procedimientos establecidos, en todos los salones del sitio a su cargo. Para
lograrlo debe seguir estrictamente las instrucciones descritas en este Manual.
Generalidades
1-
Esquema de la aplicación
2-
Muestra de instituciones participantes
El ICFES seleccionó la muestra de las instituciones educativas en las cuales se realiza la aplicación Estadística, a
partir de la base de datos suministrada por el Ministerio de Educación Nacional. Las secretarías de educación
realizaron la verificación de datos de las instituciones seleccionadas y actualizaron el número de estudiantes
matriculados en los grados 5° y/o 9°.
Manual de Procedimientos del Delegado
3
3-
Convocatoria
4-
Documentos
Las secretarías de educación informaron a las
instituciones educativas seleccionadas, los aspectos
relacionados con la aplicación. Esta misma información
fue divulgada por el ICFES a través de las páginas
www.icfesinteractivo.gov.co y www.icfes.gov.co
Cada Delegado debe llevar consigo y manejar la siguiente documentación:
•
•
•
•
•
•
•
•
5-
Biblia.
Listado de asistencia y asignación de cuadernillos (anexo 1)
Planilla de entrega de material de examen y control de tiempos (anexo 2)
Informe del Delegado (anexo 3)
Formato Preguntas dudosas (anexo 4)
Formato Novedades de cuadernillos y/o hojas de respuestas (anexo 5)
Credencial.
Afiches: Preguntas sociodemográficas, Cuadro de tiempos, Hoja de respuestas.
Material de examen
Para cada grado, existen:
•
•
•
Tres (3) Tipos de cuadernillos.
Hojas de respuestas.
Hojas de operaciones.
Un ejemplo de la organización del material se muestra en el siguiente cuadro:
Tenga en cuenta, que el tipo de la Hoja de respuestas debe coincidir con el
tipo del Cuadernillo, ejemplo, el Cuadernillo O2 lo acompaña una Hoja de respuestas
identificada con el mismo tipo, o sea, O2.
4
Manual de Procedimientos del Delegado
• Cuadernillo
Un Cuadernillo para cada estudiante, organizado en cuatro (4) bloques. Cada estudiante contestará dos
de las tres áreas a evaluar (Lenguaje, Matemática y Ciencias Naturales)
Cada Cuadernillo se identifica con la letra O seguida del número del tipo de cuadernillo: 1, 2 ó 3.
El total de preguntas evaluadas por grado y por área, se puede observar en el siguiente cuadro:
ÁREA
NOVENO
QUINTO
Lenguaje
36
54
Matemática
48
54
Ciencias
48
54
• Hoja de respuestas
Tiene los mismos identificadores del Cuadernillo (letra y cuadernillo tipo) más un número consecutivo.
• Hoja de operaciones
6-
Es una hoja en blanco que le permite al estudiante realizar operaciones.
Logística de aplicación
El ICFES designa los delegados encargados de aplicar las pruebas en las instituciones educativas.
Adicionalmente, para los sitios con tres (3) o más salones, el ICFES designa un Coordinador de salones, que
tiene por función apoyar al Delegado en la coordinación y supervisión de la labor de los aplicadores.
Los aplicadores los selecciona el Rector o Coordinador de sede y
los capacita el Delegado del ICFES.
Se requiere contar con la participación del Rector o del
Coordinador de sede y el Coordinador de disciplina, para apoyar
el proceso y garantizar el buen desarrollo del examen.
La aplicación se realiza durante la jornada académica de cada institución educativa, en los horarios habituales
de clase.
Los delegados recogen el material de examen en las unidades
de agrupación.
El material de examen se encuentra organizado por grado (5°
y/o 9°).
El Delegado realiza la asignación del material para cada salón, según el número de estudiantes reportados y
siguiendo estrictamente el ordenamiento de las hojas de respuestas.
Todos los procedimientos de aplicación serán supervisados por los delegados, coordinadores, y observadores
externos. Sólo estas personas están autorizadas para ingresar a los salones donde se aplica la prueba.
Finalizada la aplicación, los cuadernillos quedan en poder del Rector y el Delegado devuelve las Hojas
de respuestas en las Unidades de agrupación.
Manual de Procedimientos del Delegado
5
Procedimientos antes de la aplicación
1-
Selección de aplicadores
Contacte telefónicamente al rector y solicítele el número de aplicadores que requiere para la aplicación,
infórmele los requisitos que el ICFES establece para quienes van a realizar esta labor:
•
•
En las instituciones educativas donde solo hay un salón, el
Delegado es el Aplicador de ese salón.
Para las instituciones educativas con dos salones o más, el
Rector selecciona a los aplicadores, para esto, debe tener
en cuenta las siguientes recomendaciones:
-
-
-
Personal administrativo de la institución educativa.
Docentes preferiblemente de áreas o grados diferentes
de los que se van a evaluar.
Personas organizadas, dinámicas y colaboradoras.
Informe al Rector o Coordinador de sede que el día de la
reunión previa en la institución educativa, debe convocar a los
aplicadores para que usted los capacite.
2-
Los coordinadores de salones los capacita y nombra directamente
el Coordinador de Nodo. Estas personas se pondrán en contacto
con usted para conocer la hora de la reunión previa a la cual
asistirán.
Reunión previa en la institución educativa
Esta reunión debe realizarse a más tardar el día anterior a la aplicación, en el horario de la jornada académica
respectiva.
Si no logra comunicarse telefónicamente con la institución, tenga en cuenta el horario de la jornada, para
hacer la visita previa a la aplicación:
- Jornada mañana o completa 6:30 a.m.
- Jornada tarde 12:30 p.m.
En esta reunión:
•
•
•
•
6
Preséntese con el Rector o con el Coordinador de sede, en la hora acordada previamente. Porte la
credencial que lo identifica como Delegado del ICFES.
Solicite información sobre la ubicación de los salones de grado 5° y/o 9° y el número de estudiantes de
cada salón.
Con esa información calcule el total de estudiantes por
grado y compárelo con el número de cuadernillos asignados
a la institución.
Si el número de estudiantes de algún grado es
significativamente superior al reportado por el ICFES,
comuníquelo inmediatamente al Coordinador de nodo y
siga sus instrucciones.
Manual de Procedimientos del Delegado
•
Si no encuentra al Coordinador de nodo, plantee con toda sinceridad la situación al Rector y acuerde con
él una alternativa:
-
-
•
•
•
•
•
Si la diferencia es grande, se debe considerar la organización de una actividad alterna en el colegio,
o pedirles a los estudiantes que no asistan el día de la aplicación.
Si la diferencia es pequeña, se puede esperar al día de la aplicación para compensar con ausentes.
Los estudiantes a excluir se deben tomar en orden inverso de las Listas alfabéticas, empezando por el
último grupo del grado.
Si no hay alumnos en un grado, en el que está previsto aplicar, igualmente debe comunicarlo de inmediato
al Coordinador de nodo.
Recorra los salones donde se realizará la aplicación y
verifique las condiciones de aseo, ventilación, iluminación
y seguridad, así como la capacidad de los salones según el
número de estudiantes.
Si algún salón no presenta las condiciones adecuadas,
verifique con el Rector o Coordinador de sede la posibilidad
de realizar un cambio para el día de la aplicación.
Comunique al Rector las instrucciones necesarias sobre
la logística de aplicación y los tiempos establecidos. En
particular, informe que finalizada la primera parte del
examen (bloques 1 y 2), los estudiantes tienen un descanso
de media hora por fuera del salón de aplicación.
Acuerde la hora en que se presentarán el día del examen. Recuerde estar mínimo media hora antes del
tiempo programado para iniciar la aplicación.
SOLICITE LA COLABORACIÓN DEL RECTOR O COORDINADOR DE SEDE, PARA:
•
•
•
•
•
•
Divulgar y desarrollar con los estudiantes las preguntas sociodemográficas, para lo cual debe entregarle
los afiches que contiene esta información.
Disponer de un espacio seguro para que usted pueda
realizar las labores durante la aplicación, en lo posible, un
área donde no ingresen personas no autorizadas por el
ICFES.
Suministrar las copias de las Listas alfabéticas de todos los
salones de grados 5° y/o 9°.
Contar el día del examen con el acompañamiento del
Coordinador de disciplina o el Director de grupo para
solucionar casos de indisciplina que se puedan presentar.
Informar a los estudiantes que el día de la aplicación deben llevar: lápiz de mina negra No. 2, borrador,
tajalápiz y material de lectura y/o dibujo, para que lo utilicen cuando terminen de contestar las pruebas
antes del tiempo establecido.
Disponer de revistas o textos para los estudiantes que no lleven material de lectura y/o dibujo.
CAPACITACIÓN PARA APLICADORES
Para esta capacitación tenga en cuenta lo siguiente:
•
•
•
•
Déles la oportunidad a los asistentes de leer primero el manual de aplicación.
Explique uno a uno, con la ayuda del manual, los procedimientos que deben cumplir los aplicadores.
Aclare cualquier duda que surja en esta capacitación.
Asegúrese que todos los aplicadores entienden los procedimientos para la correcta aplicación de la
prueba, haciendo preguntas al azar y permitiendo la participación de los asistentes.
Asígneles grado y salón.
Manual de Procedimientos del Delegado
7
34-
Material de examen
De acuerdo con la información que le suministre el ICFES, acérquese
a la Unidad de agrupación que le corresponde y retire el material
de examen el día 21 de octubre de 7:00 a.m. a 4:00 p.m., presente
la credencial que lo identifica como delegado de la aplicación
estadística.
Diligenciamiento de los listados de asistencia (Anexo 1)
y de la planilla de entrega de material de examen (Anexo 2)
Realice esta actividad antes de la aplicación.
Diligencie los listados de asistencia y asignación
de cuadernillos (anexo 1) con la ayuda de las listas
alfabéticas que el Rector le entregó, proceda a
transcribir esta información de manera clara y
precisa.
Con la ayuda del anexo 1, proceda a diligenciar la
Planilla de entrega de material de examen (anexo 2),
teniendo en cuenta lo siguiente:
•
•
•
Revise el total de estudiantes.
Traslade a la planilla, los números de los salones
y el total de estudiantes por salón.
Con la información relacionada en la Biblia,
asigne en lápiz la numeración de las hojas de
respuestas, para cada salón en orden numérico
ascendente.
Ejemplo: Cantidad de cuadernillos de grado 5°: 50
Numeración de las hojas de respuestas: del 00101 al 00150
PLANILLA DE ENTREGA DE MATERIAL DE EXAMEN
SALÓN
NÚMERO DE
ESTUDIANTES
5A
5B
30
20
NUMERACIÓN DE HOJAS DE
RESPUESTAS
Del
Al
00101
00131
Procedimientos durante la aplicación
8
Manual de Procedimientos del Delegado
00130
00150
5-
Llegada a la institución
6-
Distribución del material de aplicación
•
•
•
Preséntese puntualmente en el plantel educativo.
Diríjase a la oficina asignada con el material de examen.
Organice el material de aplicación (afiches, lápices, Listados
de asistencia y asignación de cuadernillos…) para los
aplicadores.
Entregue en cada salón el siguiente material:
CUADRO DE TIEMPOS (gigante)
PREGUNTAS SOCIODEMOGRÁFICAS (gigante)
HOJA DE RESPUESTAS (gigante)
Anexo 1
Manual de Procedimientos del Delegado
9
En este momento, aproveche para indicarle a los aplicadores, la hora exacta de ingreso de los estudiantes
al salón de acuerdo con la hora de llegada de estos a la institución y con un margen de tiempo para que se
ubiquen frente a los salones. Recuérdeles que el ingreso se hace con el Listado de asistencia y asignación de
cuadernillos (anexo1) y siguiendo los diagramas que a continuación se presentan:
Diagrama de ubicación de los estudiantes
1
12
13
2
11
14
3
10
15
4
9
16
5
8
…
6
7-
7
Salón con pupitres sencillos
1
2
19
20
21 22
3
4
17
18
…
5
6
15
16
7
8
13
14
10
11
12
9
Salón con pupitres dobles
Organización del material de examen
Organice el material así:
•
•
Arme un paquete de cuadernillos para cada salón, teniendo
en cuenta el número de estudiantes relacionados en la
Planilla de entrega de material de examen (anexo2).
Asegure los paquetes con las bandas de caucho.
Tenga en cuenta que:
•
•
8-
Entrega de cuadernillos de examen a los aplicadores
Desplácese a los salones de aplicación, uno por uno, para
entregar el material de examen una vez los estudiantes estén
ubicados dentro de los salones. Tenga en cuenta lo siguiente:
•
•
910
Sólo debe sacar el material de examen de la oficina, cuando los niños hayan ingresado a los salones.
Si hay más cuadernillos que estudiantes a los que se les van a aplicar las pruebas, guárdelos
provisionalmente, hasta que se haya verificado la cantidad de estudiantes presentes por grado y
confirmado si faltan o sobran cuadernillos en los salones.
•
Solicite al Aplicador que cuente los cuadernillos.
Haga énfasis en que se entregue a cada estudiante el
Cuadernillo que le corresponde, según el orden del Listado
de asistencia y asignación de cuadernillos (anexo 1) y el
número consecutivo de las hojas de respuestas.
Solicite al Aplicador que inicie la aplicación, una vez hayan
sido repartidos los cuadernillos y dadas las instrucciones.
Aplicación bloques 1 y 2
Verifique en cada salón, que todos los estudiantes respondieron las preguntas sociodemográficas y que estén
iniciando la primera partedel examen que corresponde a los bloques 1 y 2.
Manual de Procedimientos del Delegado
10-
Cuadernillos NO aplicados (estudiantes ausentes)
Tenga en cuenta lo siguiente:
•
Usted debe pasar salón por salón, en el mismo orden en que
distribuyó los cuadernillos, y recoger los no aplicados así:
-
-
-
•
Cuente los estudiantes presentes.
Cuente los cuadernillos NO aplicados.
Verifique que la suma de estudiantes presentes y
cuadernillos no aplicados, sea igual al número de
cuadernillos entregados.
Usted puede solucionar los casos de cuadernillos con problemas o de Listas alfabéticas incompletas,
utilizando los cuadernillos no aplicados del mismo salón o de otro. No olvide en ese caso registrar
debidamente esos ajustes en la Planilla de entrega de material de examen (anexo 2) identificando uno
por uno todos los cuadernillos involucrados.
Una vez solucionadas las situaciones especiales de cuadernillos, diríjase a su oficina y:
11-
•
•
Retire las hojas de respuestas de los cuadernillos sobrantes y de ausentes.
Guarde en una bolsa plástica las hojas de respuestas, estas debe empacarlas al finalizar la aplicación con
las hojas de respuestas de presentes.
Rondas
Efectúe constantemente rondas por los salones, con el fin de garantizar el óptimo desarrollo de la aplicación.
En las rondas, haga un estricto seguimiento en todos los salones de la Lista de chequeo que se encuentra en
el Manual del aplicador.
Verifique en cada salón:
•
•
12-
Los estudiantes marcaron el tipo de Cuadernillo en la Hoja
de respuestas.
Los estudiantes de grado 9° marcaron en su Hoja de
respuestas, la prueba que les correspondió (Matemática,
Lenguaje o Ciencias Naturales) tanto en el bloque 1 y 2
como en el 3 y 4.
Disciplina
Durante la aplicación los estudiantes deben permanecer en
su puesto resolviendo las preguntas de manera individual, sin
conversar ni intercambiar objetos con los vecinos.
Cuando se presenten casos de indisciplina (comportamiento
exagerado de desobediencia ante las reglas explícitas de la
aplicación que afecta el desarrollo normal de la prueba, como
conversación entre estudiantes, intercambio de objetos) en
algún salón, solicite la presencia del coordinador de disciplina.
Manual de Procedimientos del Delegado
11
13-
Diligenciamiento de formatos
PLANILLA DE ENTREGA DE MATERIAL DE EXAMEN
Y CONTROL DE TIEMPOS (Anexo 2)
Este formato tiene dos partes, una hace
referencia a la asignación del material de
examen y la otra al control de tiempos.
En la primera ronda después de dar inicio a
un bloque, registre las horas de inicio de los
distintos salones en este formato.
Cada vez que se vaya a cumplir el tiempo de ejecución de un bloque, es decir, cuando hayan transcurrido
unos 40 minutos desde el inicio, realice una nueva ronda, en el mismo orden en que comenzó la aplicación.
En esta ronda asegúrese de que los cierres se hacen en el tiempo establecido y regístrelo en el formato.
FORMATO DE PREGUNTAS DUDOSAS (Anexo 4)
Relacione los cuestionamientos hechos por los
estudiantes para una determinada pregunta.
Tenga en cuenta las instrucciones que aparecen
en el formato.
FORMATO DE NOVEDADES DE CUADERNILLOS Y/O HOJAS DE RESPUESTAS (Anexo 5)
14-
En cada una de las rondas, pregunte a los
aplicadores si hay alguna novedad en la forma
o presentación de los cuadernillos y/o hojas
de respuestas. Si las hay, cerciórese revisando
el documento que presenta la inconsistencia
y relacione la anomalía. Tenga en cuenta las
instrucciones que aparecen en el formato.
Descanso
Finalizada la aplicación de los bloques 1 y 2, los estudiantes deben tener media hora de descanso.
Durante el descanso:
12
•
Verifique que los aplicadores se encuentran en los salones
asignados, custodiando el material que quedó encima de los
pupitres.
•
Recuerde a los aplicadores, que iniciada la segunda parte
del examen (después del descanso) los estudiantes deben
empezar el bloque 3.
Manual de Procedimientos del Delegado
15-
Aplicación bloques 3 y 4
Finalizado el descanso:
•
•
Verifique que el ingreso de los estudiantes al salón, se efectúe nuevamente en el orden del Listado de
asistencia y asignación de cuadernillos y consecuentemente con la ubicación que se realizó al inicio de
la aplicación.
Solicite a los aplicadores revisar que cada estudiante, tenga el material de examen que se le entregó
inicialmente.
Luego:
•
•
16-
•
Verifique que los estudiantes inician la resolución de los bloques 3 y 4 en el tiempo previsto.
Efectué nuevamente las rondas para garantizar el cumplimiento de los procedimientos de aplicación y el
control de tiempos.
Diligencie la Lista de chequeo de cada salón.
Recibo del material de examen
Finalizada la aplicación, recoja el material de examen en cada salón, así:
•
•
•
•
Revise que las hojas de respuestas están ordenadas
numéricamente (de menor a mayor) y cuéntelas.
Cuente los cuadernillos acompañados de las hojas de
operaciones.
Empaque cada grupo en una bolsa plástica.
Recoja los Listados de asistencia y asignación de cuadernillos
(anexo 1)
Procedimientos después de la aplicación
17-
Organización del material de examen
Finalizada la aplicación, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:
HOJAS DE RESPUESTAS
•
•
•
Organice un solo paquete, en orden numérico (de menor a mayor), las hojas de
respuestas de los grados 5° y/o 9°., y cuéntelas. Haga lo mismo con las hojas de
respuestas de los ausentes y colóquelas al final del paquete de las diligenciadas
por los estudiantes.
Empaque las hojas de respuestas protegidas con los cartones. Coloque los
rótulos que identifican la cantidad y rango de numeración de cada curso en el
bolsillo externo de la bolsa de seguridad.
Asegúrese de no sellar la bolsa, pues este material será contado en el momento
de su entrega en la Unidad de Agrupación.
Manual de Procedimientos del Delegado
tes
sen
Au
13
Empaque junto con las hojas de respuestas los Listados de asistencia y
asignación de cuadernillos (anexo 1).
CUADERNILLOS DE EXAMEN
•
•
18-
•
Organice un solo paquete con los cuadernillos de examen
de grado 5°, cada uno con su hoja de operaciones.
Organice un solo paquete con los cuadernillos de examen
de grado 9°, cada uno con su hoja de operaciones.
Entregue los paquetes al Rector o Coordinador de sede para
que realicen trabajo pedagógico con los docentes.
Elaboración del informe del Delegado
Realice una pequeña reunión con los aplicadores para
indagar por su percepción de la aplicación. Registre
en la parte de atrás del formato, la observación o
recomendación más importante que tenga en cuanto
a cada uno de los siguientes puntos:
•
•
•
Reunión de capacitación.
Material de aplicación
(afiches, manuales, formatos)
Aplicación.
Diligencie luego su informe de Delegado (anexo 3) de manera clara y precisa, en el formato preimpreso. Es su
deber informar de manera detallada sobre el desarrollo de la aplicación, reportar las novedades que se hayan
presentado. Posteriormente, diligencie este informe en www.icfesinteractivo.gov.co
Cierre de la aplicación en la institución
Agradezca al personal de la institución que lo acompañó en la
aplicación, la colaboración prestada.
Deje el lugar que le asignaron, en las mismas condiciones de
aseo y orden.
Entrega de las hojas de respuestas en la
Unidad de agrupación
Acérquese a la Unidad de Agrupación para entregar la bolsa de
seguridad que contiene las hojas de respuestas, espere que le
cuenten este material y registradas las cantidades en las planillas,
firme en aceptación del registro de dichas cantidades.
14
Manual de Procedimientos del Delegado
Entrega de los documentos soporte para legalización de los recursos
financieros
Para los procesos posteriores, es fundamental que entregue junto con su informe los siguientes documentos:
•
•
•
Formatos (Planilla de entrega de material y control de tiempos, Preguntas dudosas, Novedades en
cuadernillos y/o hojas de respuestas)
Informe del Delegado.
Cumplidos de comisión (el del Delegado y el de los coordinadores de salones que realizaron su labor en
zonas rurales)
Manual de Procedimientos del Delegado
15