Automatización de procesos de captura electrónica de datos

“Automatización de procesos de
captura electrónica de datos,
enfocada en la Gestión de la
Calidad Total”.
INE – Uruguay
Introducción
Antecedentes:
Los procesos productivos de las encuestas llevadas a cabo por la
Institución, resultan ser engorrosos y costosos.
El proceso de recogida de información por parte del Instituto
implica altos costos en tiempo, recursos humanos y materiales, re–
procesos producto de no conformidades (errores) detectadas
durante el envío de formularios a los informantes y en la digitación
de los datos contenidos en el formulario de la encuesta. Así como
también los costos asociados con la no calidad del proceso
productivo.
Esta aplicación informática tiende a minimizar estos costos,
simplificando los procesos de envío y captura de información
contenida en el formulario de las encuestas y los procesos relativos
a la difusión de los resultados finales a través de medios
electrónicos.
Introducción (continuación)
Objetivo:
El objetivo de este proyecto es la automatización de los procesos
de producción de encuestas mediante una aplicación informática
integral enfocada en la gestión de la calidad total.
En ese marco la Internet pasa a ser el canal principal de captura
de la información por parte de las encuestas a empresas y
paralelamente se reconoce como el elemento idóneo para la
difusión de resultados o datos agregados.
Temario de la presentación
Módulo de generación y envío de formularios electrónicos.
La aplicación informática genera y envía los formularios personalizados (con los
datos de la empresa correspondiente) de acuerdo con el medio de comunicación
que haya solicitado la empresa (formulario electrónico por e-mail o página Web,
fax automático, o papel). Difusión de cuadros de resultados junto con el
formulario electrónico.
Presentación del módulo y comentarios sobre los resultados obtenidos en las
experiencias realizadas en las diferentes encuestas.
Módulo de captura de información de los formularios electrónicos.
Presentación de la herramienta de captura automática de la información contenida
en los formularios electrónicos recibidos.
Formulario electrónico en la página Web del INE.
Módulo de administración de la muestra.
Módulo de crítica.
Módulo de cálculos e imputaciones.
Temario de la presentación (continuación)
Módulo de generación de cuadros de resultados finales en formatos preestablecidos.
Los cuadros finales son generados por las aplicaciones informáticas de las
respectivas encuestas y quedan disponibles para la publicación en la página Web.
Sistema de publicación y difusión de resultados.
Sistema de mantenimiento de la página Web del INE.
Proceso productivo del INE
•Generación de la Muestra
Esta presentación está
enfocada en estos dos
módulos
•Generación y envío de formularios electrónicos
•Captura de formularios electrónicos
•Administración de formularios de la muestra
•Crítica e imputación de formularios
•Generación de cuadros de resultados finales
•Publicación de cuadros finales
Especificación del sistema informático
Cada empresa elige el método de envío/recepción que prefiera para
hacer llegar su información: Página Web, correo electrónico, Fax
automático, Fax, Correo o entrega personalmente.
Se envían avisos por e-mail de que están disponibles en la página
Web del INE los formularios electrónicos correspondientes al mes en
curso para su llenado.
Los informantes de las encuestas (empresas) completan el
formulario disponible en la página Web del INE y la información se
almacena directamente en la base de datos de la encuesta. Uso de la
firma digital a los efectos de preservar la información intercambiada
entre el INE y sus informantes (empresas).
Una vez recibida la información en el formulario Web, se envía
automáticamente por correo electrónico comprobante de acuse de
recibo.
Especificación del sistema informático (continuación)
El módulo de generación y envío formularios electrónicos, genera
los formularios personalizados mediante la definición de
METADATOS a partir de la información de cada empresa
contenida en la Base de Datos. Inmediatamente son enviados como
adjunto vía e-mail al informante de cada empresa.
Los mensajes de e-mail enviados por las empresas al INE son
capturados, interpretados y transferidos por el módulo de entrada
de datos.
Genera los formularios en formato adecuado para su envío
automático vía Fax, con su correspondiente registro y control de
envío.
La digitación de los formularios recibidos por correo o
personalmente se efectúa por personal del INE en el propio
formulario WEB.
ESPECIFICACIÓN:
ES-732-03
ENTRADA DE DATOS
e-mail para la Empresa con acuse
de recibo de la información
ingresada por Internet
e-mail para la Empresa con
aviso para completar el
formulario por Internet
Digitación por Internet fuera del INE,
por parte de la Empresa
Programa de Generación
de Formularios Mensuales
Formulario
electrónico en
página Web
Base de Datos
de la Encuesta
Formulario
electrónico
mensual
(archivo)
e-mails para las Empresas con
formulario personalizado adjunto
Recepción de e-mails
con formulario adjunto
e-mail con
formulario adjunto
Digitación por Intranet dentro del INE
Impresión
Fax
Automático
Digitación por Intranet dentro del INE
ELABORADO POR: Unidad Sistemas. Instituto Nacional de Estadística - Uruguay.
CARGO
APROBADO POR
Programa de
Captura de datos de
los formularios
recibidos por e-mail
Jefe Unidad Sistemas
FIRMA
FECHA
2002-07-15
Digitación por Internet fuera del INE
e-mail aviso c/Nro.
INE y contraseña.
e-mail acuse
de recibo
Generar Formularios
(Componente
ActiveX)
Componente COM para
la conexión a la BD
en MTS (.dll en VB)
BD de la
Encuesta
Captura de datos de los
formularios Excel recibidos
por e-mail
Recepción de e-mails con
formulario Excel adjunto
(Componente ActiveX)
Planillas Excel
para adjuntar al
mail de cada
informante
Planilla Excel
con el formulario
mensual
Impresión
Fax (WinFax)
e-mail con formulario
Excel adjunto e instructivo
Digitación por Intranet dentro del INE
Digitación por Intranet dentro del INE
Página
DHTML/ASP
en IIS
Comunicación entre aplicaciones Windows
Intercambio Dinámico de Datos ó
Dynamic Data Exchange (DDE)
Mediante DDE se puede enviar un comando a otra
aplicación:
•Enviar datos del Número de Fax y el contenido
de éste a la aplicación WinFax.
•Enviar la dirección de e-mail y la planilla Excel a
la aplicación MS Outlook
Módulo de generación y envío de Formularios Electrónicos
Generación de Formularios Electrónicos vía E-Mail
Base de Datos
de la Encuesta
Nro_INE Informante
C1
1461
16353
25345
...
2
1
1
...
Martín Gómez
Eduardo Pérez
Carla Díaz
...
Definición de
METADATOS
Tipo de
Dato
Campo
Celda
Nro_INE
B20
Informante
D8
Numérico Validar en BD
Texto
C1
B30
Numérico
...
...
...
Edit
Entre 0 y 99
Modelo del mensaje enviado en el e-mail
Contenido del e-mail enviado a las Empresas junto
con el formulario electrónico (planilla Excel)
Contenido del e-mail con el aviso para completar el
formulario electrónico en la página Web del INE
Lista de e-mails enviados
Módulo de captura de Formularios Electrónicos
recibidos por e-mail
Lista de e-mails recibidos
Captura y lectura de formularios electrónicos
adjuntados a los e-mails
Lista de e-mails capturados
Formulario electrónico en el sitio Web (1a. Parte)
Formulario electrónico en el sitio Web (2a. Parte)
Envío de Fax Automático
Reportes del Módulo de Administración de la Encuesta
Forma de Envío de Formularios en la
Encuesta de Servicios y Comercio Minorista
Personalmente
1%
Fax
Automático
5%
Fax Manual
4%
Internet
3%
E-mail
83%
Resultados (directos) obtenidos en la
Encuesta de Servicios y Comercio
Minorista (1a. Parte)
• Muestra de 730 empresas
• 600 empresas vía e-mail (83% de la muestra)
• Los 600 formularios electrónicos se envían
en 1 hora
• 90% recibido al día 30 del mes
• Disminución del 50% de los RRHH
necesarios para la gestión de formularios
(estimado en base a encuestas similares)
Resultados obtenidos en la Encuesta de
Servicios y Comercio Minorista (2a. Parte)
• Aumento del tamaño de la Muestra
♦
Disminución de errores por muestra pequeña (errores
de muestreo)
• Calidad de los datos
♦
♦
♦
Disminución de errores de digitación
Crítica exhaustiva de los formularios recibidos
Personal altamente especializado en crítica
• Disminución de costos (tiempo, RRHH)
• Disminución de re-procesos debido a
producto no conforme
Resultados (indirectos) obtenidos en la
Encuesta de Servicios y Comercio
Minorista (3a. Parte)
• Calidad del proceso productivo
♦
♦
♦
Disminución de empresas omisas (0,15% de omisas)
Disminución de errores y re-procesos
Disminución de los costos asociados con la no calidad
• Motivación del personal
♦
♦
♦
Pasan a desempeñar tareas de mayor especialización
Requiere mayor compromiso con la tarea
Tareas de mayor responsabilidad
Resultados obtenidos en la Encuesta de
Servicios y Comercio Minorista (4a. Parte)
• Mejora la imagen institucional del INE
• Facilidad para las empresas encuestadas
• Varios medios posibles para el intercambio de
formularios
•
•
•
•
•
Internet (formulario electrónico)
E-mail (formulario electrónico en Excel)
Fax
Correo
Personalmente
Resultados desde un enfoque tecnológico
• Re-utilización del componente ActiveX en
diferentes encuestas.
• Disminución de costos informáticos.
• Disminución de errores de programación.
• Utilización de estándares.
Claves para el éxito del proyecto
• Simplicidad. (planillas Excel, formulario Web)
• Utiliza herramientas de uso común y
ampliamente difundidas. (Excel, Outlook, IE)
• Las áreas sustantivas (productoras, promotoras)
no dependen del área informática para diseñar y
crear el formulario de la encuesta.
• El personal del área sustantiva ha apoyado e
impulsado en gran medida este proyecto.
• Las empresas en Uruguay cuentan con acceso a
Internet en su gran mayoría.
• Gran aceptación por parte de las empresas.
De aquí en adelante...
• Mejora continua de la aplicación informática en
función del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Captura centralizada de todas las encuestas.
• XML como estándar de formulario electrónico:
• Excel
• Internet
• XML como estándar para la difusión
electrónica:
• Publicaciones en CD-ROM (aplicado actualmente)
• Internet
Autor: A/P Federico Segui
([email protected])
Análisis y desarrollo de sistemas
Unidad Sistemas
Instituto Nacional de Estadística – INE
Río Negro 1520
Montevideo – Uruguay
Tel.: (598 2) 902 73 03 ext. 1508