Tutorial : Emisión de facturas electrónicas de forma sencilla

Emisión de
Facturas Electrónicas
de forma sencilla
Tutorial: Emisión de facturas electrónicas de forma sencilla
¿Necesito el consentimiento de mi cliente para poder
facturarle electrónicamente?
Sí, para facturar al cliente
de forma electrónica,
previamente se debe
solicitar su
consentimiento.
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¿Hay que aplicar la facturación telemática a todos los clientes, o
podría ser solo a unos determinados?
No, se puede utilizar la
facturación telemática
con sólo parte de los
clientes. También se
pueden emitir facturas en
papel y telemáticamente en
un mismo ejercicio para el
mismo cliente.
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¿Qué necesito para
emitir facturas electrónicas?
Para la emisión de facturas
electrónicas se tiene que
disponer de un certificado
digital aceptado por la
AEAT para la facturación
electrónica y una
aplicación que permita la
firma de documentos .
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¿Qué es un certificado?
¿Qué tipo de certificado debo usar para firmar la factura?
¿Dónde puedo conseguirlo?
Un certificado es un documento
electrónico mediante el cual una
autoridad certificadora acredita que el
propietario de éste es quien dice ser.
Existen diversos proveedores de certificados
digitales. los certificadores aceptados por la
AEAT.
La Cámara de comercio puede expedir el
certificado que le acredita como
representante legal de su empresa.
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¿Qué software necesito para emitir facturar electrónicamente?
Existen diversos programas
que permiten la facturación
electrónica, incluso este tipo
de facturación se puede
integrar en el sistema que
ya tiene la empresa.
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¡Perfecto! De
momento, puedo
seguir utilizando
Word
¿Puede el formato de expedición de la factura ser diferente
del de destino?
No, el formato de la factura expedida
debe ser compatible con el software que
utilice el receptor, ya que debe permitir
al mismo comprobar la validez de la firma
incluida en dicha factura.
WORD
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WORD
¿Cómo emito una factura electrónica?
Aunque existen varias formas
de emitir facturas electrónicas,
la elegida en este tutorial es
la firma de un documento de
Word.
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FIRMA DE UNA FACTURA EN WORD
Elementos de una Factura
1. Número de la factura
2. Fecha de factura
3. Nombre , dirección completa y CIF del emisor
4. Nombre, dirección completa y CIF del receptor
5. Descripción completa de cada uno de los artículos,
número de unidades, importe total que se envían
6. Descripción de la operación, Base imponible y tipo
impositivo
7. Valor total del envío, incluida la moneda utilizada en la
transición
8. Firma y fecha del emisor
9. Condiciones a practicar
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FIRMA DE UNA FACTURA EN WORD
Paso 1
Creación de la factura en
Word 2007.
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FIRMA DE UNA FACTURA EN WORD
Paso 2 (I)
Agregamos la firma digital al
documento. En ediciones
anteriores de Word la opción
de firmar se encuentra en
Herramientas->opciones
pestaña de Seguridad.
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FIRMA DE UNA FACTURA EN WORD
Paso 2 (II)
Si el nivel de seguridad de
la firma es Alto, cada vez
que intentemos utilizarla
nos solicitará una clave, sin
la cual no podremos firmar
el documento.
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FIRMA DE UNA FACTURA EN WORD
Paso 2 (yIII)
Si el nivel de seguridad de
la firma es Alto, cada vez
que intentemos utilizarla
nos solicitará una clave, sin
la cual no podremos firmar
el documento.
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FIRMA DE UNA FACTURA EN WORD
Paso 3
Su firma se ha agregado correctamente
al documento, si se modifica el
documento, la firma dejará de ser válida.
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FIRMA DE UNA FACTURA EN WORD
Paso 4
Comprobación de la firma
electrónica del documento.
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¿De quien debe ser el certificado que hay que usar para firmar
la factura que se emite?
¿Debe ser siempre firma electrónica reconocida?
El certificado utilizado para la firma de las
facturas debe pertenecer al expedidor de
la factura, y sólo en el caso de existir algún
acuerdo de facturación por terceros o
autofacturación podría variar.
La firma utilizada para la facturación
electrónica debe ser una firma reconocida,
para garantizar la autenticidad del emisor e
integridad del contenido de los documentos.
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¿Por qué medios puedo enviar la factura telemática al receptor?
INTERNET
Una vez obtenido el fichero de la
factura con su firma, se puede enviar
de diferentes modos
(e-mail, ftp, web-service…).
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ENVÍO DE LA FACTURA POR CORREO
Una vez que el documento de la factura
electrónica ha sido firmado digitalmente
puede enviarse por correo electrónico
concluyendo con el proceso de envió de
factura electrónica. Pero para mayor seguridad
y seguir garantizando la autenticidad de quien
envía el correo, se aconseja que el correo sea
firmado digitalmente también.
Por otro lado y sin carácter obligatorio tenemos
la opción de cifrar el contenido de dicho
mensaje garantizando así la confidencialidad
del mensaje y la factura adjunta, aumentando
la seguridad de nuestra transferencia telemática.
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ENVÍO DE LA FACTURA POR CORREO
Paso 1
Configuramos
nuestro cliente de
correo para firmar
digitalmente y cifrar
el contenido de los
datos. Indicamos cual
es nuestro certificado
a usar.
En Correo electrónico cifrado, active la
casilla de verificación Agregar firma
digital a los mensajes salientes.
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ENVÍO DE LA FACTURA POR CORREO
Paso 2
Una vez adjuntada la factura
al correo, en el grupo
Opciones de la ficha Mensajes
correspondiente al mensaje,
haga clic en el botón Firmar
mensaje digitalmente .
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ENVÍO DE LA FACTURA POR CORREO
Paso 3
Insertar PIN del certificado
confirmación de la firma digital .
Para concluir, podemos afirmar que
el requisito principal del emisor es
firmar digitalmente la factura y la del
receptor es verificar la factura,
comprobando la validez del
certificado usado por el emisor
garantizando así la autenticidad e
integridad de la factura y conservarla
en su formato original.
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¿Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrónico?
Se pueden convertir
cualesquiera otros
documentos que se conserven
en papel y que tengan carácter
de originales, pero para ello se
debe utilizar un software de
digitalización que haya sido
homologado por la AEAT.
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Fin del tutorial
Emisión de
Facturas Electrónicas
de forma sencilla
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